Transcript Nätverksmöte 1 rörande myndighets/institutionsvisa

1 (5)
Digisam
Datum
2013-10-30
Nätverksmöte 1 rörande myndighets/institutionsvisa planer
Medelhavsmuseet den 22 oktober 2013
Minnesanteckningar
I onsdags, den 22 oktober, höll Digisam det första av tre planerade nätverksmöten för
att diskutera gemensamma frågor kring arbetet med de planer som på regeringens
uppdrag ska presenteras av 23 kulturmyndigheter/institutioner senast vid utgången av
år 2015.
Utgångspunkt för diskussionen var de vägledningsdokument för arbetet som Digisam
tagit fram i samverkan med en expertgrupp med representanter för åtta av de berörda
myndigheterna/institutionerna. En första version presenterades vid ett bredare
informationsmöte på Arkitektur- och Designcentrum i maj 2013, och har därefter
stämts av med Kulturdepartementet. Uppdaterat underlag finns här:
http://digisam.se/index.php/pagaende-arbete/myndighets-och-institutionsvisa-planer.
Tidplan:
2013
Oktober
2014
Januari
Mars
Maj
Sep/okt
December
2015
December
Nätverksmöte 1
Nätverksmöte 2
Nätverksmöte 3
Myndigheter/institutioner lämnar underlag till Digisam
Digisam bjuder in till rundabordssamtal på
ledningsnivå, med utgångspunkt i sammanställt
underlag
Digisam lämnar enligt uppdrag sin rapport till
Regeringen
Myndigheter/institutioner lämnar enligt uppdrag sina
planer till Regeringen
En genomgång av de presenterade dokumenten gav ett grundläggande intryck av
samförstånd, och väckte en del frågor. Diskussionen under nätverksmötet utmynnade
i följande klargöranden:
1. Det enda som är direkt bindande för berörda myndigheter/institutioner är vad som framgår
av den nationella strategin Digitalt kulturarv och Regeringens beslut 2011-12-15. Digisams
Postadress: Krigsarkivet, 115 88 Stockholm · Besöksadress: Banérgatan 64, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 ·
Telefax: 010-476 75 20 · E-post: [email protected] · Internet: www.riksarkivet.se/digisam · Organisationsnr: 202100-1074
2 (5)
insatser på området är tänkta att vara till stöd i arbetet, men den myndighet/institution som
eventuellt vill driva sin interna arbetsprocess på egen hand är fri att göra det.
2. Det presenterade vägledningsdokumentet ”Digisams disposition för myndighets/institutionsvisa planer” är felaktigt rubricerat. Vi ser det som en påminnelse om vikten av att alltid
begreppsmodellera innan man sätter igång nya processer, och döper härmed om dokumentet
till ”Digisams frågeschema för arbetet med myndighets/ institutionsvisa planer”. Det kan ses
som ett stöd i arbetet med att formulera verksamhetens strategiska inriktning, och utgör
samtidigt ett enkätunderlag som lägger grund för Digisams fortsatta processer, arbete med
råd och riktlinjer, samt förslag till Regeringen.
3. Det betyder att Digisam, fortfarande, vill ha in underlag i linje med frågeschema och mängdmatris senast i maj 2014. Mer detaljerade, interna planer i enlighet med Regeringens uppdrag
kan utformas helt efter respektive myndighets/institutions behov och lämnas till
Kulturdepartementet senast i december 2015. Enligt ”Digitalt kulturarv” ska Digisam
beredas möjlighet att lämna synpunkter på myndigheters/institutioners interna riktlinjer, och
det gör vi gärna, men vi kommer från hösten 2014 att ha mindre tid avsatt för att granska och
ge feedback på era texter.
4. Tidplanen för planerade insatser för att öka och/eller utveckla arbetet med att digitalisera,
digitalt tillgängliggöra och bevara är i frågeschemat skisserad mot utgången av år 2015. Det
beror på att alla politiska initiativ på digitaliseringsområdet är skrivna mot samma tidshorisont, här kan nämnas Regeringens nationella agenda ”IT i människans tjänst”,
Digitaliseringskommissionen, Regeringens strategi för kulturområdet ”Digitalt kulturarv”
och Digisam. Vi förstår att myndigheter/institutioner kan ha behov av att planera mot en mer
fjärran tidshorisont och hoppas att ni inte känner er hindrade av schemats utformning.
5. Mötet bedömde att frågeschemats avsnitt, tillsammans med mängdmatrisen, i stort sett täcker
in allt som kan behöva presenteras inom arbetets ram. När man skriver svar på Digisams
frågor får man försöka tänka sig den större bild som myndigheter/institutioner ger
sammantaget, och de egna uppgifterna som delmängder i det perspektivet.
6. De digitaliseringsfrågor som rör den allmänna myndighets/institutionsförvaltningen men inte
riktas mot kulturarvsdata, som ekonomi- och ärendehanteringssystem, faller utanför
Digisams ansvarsområde – och därmed även utanför frågeschemat. Vi hänvisar till de andra
aktörer som arbetar med utvecklingsprocesser för dessa områden, främst E-delegationen och
inom Riksarkivet eARD (som jobbar specifikt med e-arkiv och e-diarium).
7. Ett huvudmål i den nationella strategin ”Digitalt kulturarv” är ökning. Mer kulturarvsmaterial ska digitaliseras, digitalt tillgängliggöras och bevaras. För att kunna tala om ökning
på ett meningsfullt sätt behöver man utgångsvärden, och det är bakgrunden till den
mängdmatris som arbetats fram av expertgruppen. Utgångspunkten är där skattade mängder
3 (5)
analoga material, och det är inte tänkt att myndigheter/institutioner ska behöva göra om de
inventeringar som genomfördes i samband med 2010 års uppdrag att lämna underlag till en
nationell strategi. Vi är väl medvetna om att det finns många osäkerheter i en
mängdredovisning av det här slaget, men är ändå tacksamma om berörda
myndigheter/institutioner kan försöka lirka in sina värden i rutorna. Lämna gärna förklarande
eller förtydligande kommentarer om det behövs!
8. Digisam uppfattar det som viktigt att försöka ensa rapporteringen från så många myndigheter/institutioner som möjligt, så att det blir lättare att hitta gemensamma styrkeområden,
utvecklingsbehov och samarbetsmöjligheter. Vi har i uppdrag av Regeringen att lämna
förslag på hur en samordnad digital informationshantering bör se ut i framtiden, och hur
roller och ansvar bör fördelas på olika parter. För att kunna göra det behöver vi en aktuell
bild av situationen på en generaliserad/abstraherad nivå, och kvalificerade underlag från
myndigheter/institutioner är ovärderliga i den processen. Vi tänker oss också att proaktiva
prioriteringar och ställningstaganden i strategiska frågor kan ge myndigheter/institutioner
bättre beredskap för att fånga upp t ex nya finansieringsmöjligheter på ett optimalt sätt. Som
påpekades av några mötesdeltagare kan Digisams dokument och processer även komma till
nytta på andra sätt inom respektive organisation; i årsredovisning, kvalitetsuppföljning eller
som allmän hävstång för internt drivet utvecklingsarbete.
9. Många av de berörda myndigheterna/institutionerna har redan utarbetat visions- och
policydokument, rutiner och riktlinjer för (vissa delar av) sitt arbete med digitalisering,
digitalt tillgängliggörande och bevarande. Digisam vill gärna sprida bred kännedom om
sådana resurser som kan fungera som vägledning och inspiration för övriga organisationer,
och är tacksamma om ni vill dela med er av relevanta dokument. Maila dem så lägger vi upp
dem på vår webbsida Digisam.se!
Nästa nätverksmöte blir på Armémuseum torsdagen den 23 januari klockan 13-17
(separat kallelse kommer) och det tredje infaller onsdagen den 19 mars samma tid. På
dessa möten finns möjlighet att fördjupa sig på områden som eventuellt uppfattas som
särskilt trängande av nätverket. Tänkbara teman som kom upp på det första mötet är
upphovsrätt och licensiering (punkt 4.4) och beräkning av personella insatser för
arbetet med digitalisering, digitalt tillgängliggörande och bevarande (punkt 2.5). Fler
frågor kan komma upp, den som har förslag är välkommen att höra av sig före Lucia!
Välkommen också med frågor och funderingar kring frågeschema och mängdmatris,
och med utkast till svar om ni vill ha feedback på dem under gång.
Tack till alla som deltog i mötet, och framöver kommer att delta i processen!
Susanne Danelius & Johanna Berg, Digisam
4 (5)
5 (5)
Nätverksmöte 1 rörande myndighets/institutionsvisa planer
Medelhavsmuseet den 22 oktober 2013
Deltagare
Marinette
Markus
Susanne
Alexandra
Fredrik
Annika
Magdalena
Camilla
Ulrika
Ulf
Fredrik
Per
Anna-Lena
Madeleine
Margareta
Johanna
Fredrik
Sofia
Johan
Teddy
Stefan
Ingrid
Ida
Magnus
David
Pia
Matts
Fogde
Blomfelt
Sellei
Urefalk
Andersson
Gunnarsson
Gram
Vaara
Sundberg
Bodin
Ronquist
Dahl
Olsson
Wolke
Carlsson
Forsberg
Jones
Svalmark
Schuisky
Hallingström
Evensen
Hall Roth
Sixtensson
Johansson
Jansson
Nyström
Ramberg
Arbetets museum
Filminstitutet
KB
Konstrådet
LSH
Moderna museet
Nationalmuseum
Nationalmuseum
Nordiska museet
Nordiska museet / Kultur-IT
NRM
RAÄ
Riksarkivet
Riksarkivet
Riksutställningar
SFHM
SFHM
SFHM
Skansen
Skansen
SMM
SMM
SMM
SMVK
Statens musikverk
Statens musikverk
Tekniska museet
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]