Transcript Integration mellan WinLas och Time Care Pool

Time Care Pool
Integration mellan WinLas WinLas TM
och Time Care Pool
WinLas
WinLas TM
och Time Care Pool version 1.4.xx eller
högre
Integration mellan WinLas och Time Care Pool.doc
Time Care och dess logotyp är registrerade varumärken som tillhör Time Care AB
1 av 8
Time Care Pool
Innehållsförteckning
Allmänt ................................................................................................................................. 3
Integration............................................................................................................................ 4
Time Care Pool .................................................................................................................. 4
Målkatalog för data ............................................................................................................ 4
Nya flikar och funktioner i Time Care Pool när integrationen WinLas aktiverats ........... 5
Modulen Personal .............................................................................................................. 5
Modulen Översikt personal ................................................................................................ 5
Översikt beställningar ........................................................................................................ 6
Modulen Inställningar ......................................................................................................... 7
Hämta data från WinLas ...................................................................................................... 8
Modulen Integration ........................................................................................................... 8
Importera data manuellt ..................................................................................................... 8
Automatiserad hämtning av data........................................................................................ 8
Loggning ............................................................................................................................ 8
Synkronisering av hämtning av data .................................................................................. 8
Integration mellan WinLas och Time Care Pool.doc
Time Care och dess logotyp är registrerade varumärken som tillhör Time Care AB
2 av 8
Time Care Pool
Allmänt
Denna dokumentation beskriver hanteringen samt funktionerna vid integration med WinLas.
WinLas tillhandahålls av WinLasTM. Tel: 0515-60 50 50, Fax: 0515 - 64 00 10, Epost:
[email protected]
För övrig hantering i Time Care Pool eller hantering i WinLas hänvisas till specifik
dokumentation för dessa.
Time Care Pool hämtar aktuell information om LAS- VIK- och AVA-saldon från WinLas.
Utifrån denna information spärrar Time Care Pool de vikarier som är på väg att överskrida de
antal dagar i tjänst som är gränsen för att erhålla en tillsvidareanställning (konvertering).
Spärren kan visas och hanteras på olika sätt.
Time Care Pool beräknar inte LAS- VIK- och AVA-saldon utifrån respektive lag. Detta görs
av WinLas. Time Care Pool hämtar endast färdigberäknade saldon. Således sker ingen
direkt uppdatering av något saldon när en vikarie får ett pass i Time Care Pool.
Time Care Pool levererar inte information om vikariepass till WinLas. Det är därför av största
vikt att känna till hur WinLas erhåller information om de olika vikariernas arbetspass, då
fördröjning av informationen till WinLas kan förekomma, och därmed också till Time Care
Pool
I Time Care Pool kan ett antal dagar anges om en säkerhetsmarginal innan vikarierna
kvalificeras/konverteras in för en tillsvidareanställning, i de fall en eftersläpning finns i
informationsflödet.
Vikarierna kan själva genom sin Webbsida se sina LAS- VIK- och AVAsaldon.
Hämtningen av LAS- VIK- och AVA-saldon kan göras manuellt eller automatiseras.
Nyckeln för importen till Time Care Pool är vikariernas personnummer.
För detaljerad beskrivning av hur LAS- AVA- och VIK-saldona skall beräknas, hänvisas till
respektive lagtext.
Integration mellan WinLas och Time Care Pool.doc
Time Care och dess logotyp är registrerade varumärken som tillhör Time Care AB
3 av 8
Time Care Pool
Integration
Time Care Pool
För att kunna hämta LAS- VIK- och AVA-saldon från WinLas till Time Care Pool krävs att en
integration aktiveras i Time Care Pool. Detta görs genom att en aktiveringsnyckel registreras.
För att kontrollera om integrationen är aktiverad i Time Care Pool, gå till Hjälp längst till
vänster i menyraden, välj Om... Ett informationsfönster med en listbox öppnas då. Om
integrationen till WinLas är aktiverad, finns alternativet ”Indikering av LAS, AVA, Vik” att
välja.
I och med att denna aktiveringsnyckel är aktiverad tillkommer nya flikar och funktion i Time
Care Pool. Dessa beskrivs nedan.
Målkatalog för data
WinLas sammanställer data och exporterar detta till en målkatalog på nätet. Time Care Pool
hämtar sedan data i målkatalogen och läser in detta. Hämtningen bör göras varje dag för att
de mesta aktuella saldona skall erhållas. Hämtningen kan göras manuellt eller
automatiseras.
Vanligtvis är det företagets interna IT avdelning som skapar målkatalogen. Viktigt är att alla
som skall hämta data har läsrätt till denna katalog.
Integration mellan WinLas och Time Care Pool.doc
Time Care och dess logotyp är registrerade varumärken som tillhör Time Care AB
4 av 8
Time Care Pool
Nya flikar och funktioner i Time Care Pool när integrationen WinLas aktiverats
Modulen Personal
I modulen Personal tillkommer en flik som heter LAS-saldo.
Under denna flik kan man följa de olika vikariernas LAS- VIK- och AVA-saldon. För varje
import av dessa saldon från WinLas uppdateras saldona. OBS; det sker ingen direkt
uppdatering av något saldo när en vikarie blir tilldelad ett pass i Time Care Pool.
Modulen Översikt personal
I modulen Översikt personal finns kolumner för LAS- AVA- och VIK-saldon. Dessa saldon är
de senaste uppdaterade från WinLas.
Integration mellan WinLas och Time Care Pool.doc
Time Care och dess logotyp är registrerade varumärken som tillhör Time Care AB
5 av 8
Time Care Pool
Översikt beställningar
I modulen Översikt beställningar, när man har sökt ut en vikariebeställning (träfflistan), finns
flera funktioner för LAS- AVA- och VIK-hantering.
Vid sökning av vikarier till ett vikariepass kommer de vikarier inte upp, som har färre dagar
kvar till kvalificering för en tillsvidareanställning (konvertering), än vad som finns angivet efter
respektive LAS, AVA och VIK, under Urvalskriterier.
Eftersom LAS, AVA och VIK-saldon beräknas på ett fast antal dagar bakåt i tiden från dags
dato, och hur mycket en vikarie har arbetat inom detta tidsspann, kan detta innebär att en
vikare inte kommer upp på matchningslistan idag, men däremot i morgon.
Integration mellan WinLas och Time Care Pool.doc
Time Care och dess logotyp är registrerade varumärken som tillhör Time Care AB
6 av 8
Time Care Pool
Under Urvalskritirer kan man vid sökning av vikarier till ett vikariepass ta bort bocken framför
respektive Las, AVA och VIK. Det innebär att de vikarier som skulle ha filtrerats bort vid
matchningen nu kommer upp på träfflistan, men att de har en röd färgmarkering. Dessa
vikarier är bokningsbara.
”Antal dagar kvar” är de dagar som är kvar, för respektive saldon, till dess vikarien passerar
de antal arbetade dagar som kvalificerar till en tillsvidareanställning. Om man erhåller få
träffar vid en matchning, kan en eller flera av dessa dagar minskas.
”Antal dagar kvar” är parameterstyrda och defaultvärdet ställs in i modulen Inställningar,
avsnittet LAS, VIK, AVA.
Ändras antalet ”Antal dagar kvar” i Översikt beställningar, återgår dessa värden till
defaultvärdet när man byter modul.
Modulen Inställningar
I modulen Inställningar finns 4 parametrar som styr funktionen LAS. Den första är
”LASIndikator” som styr om flikar och funktioner i programmet skall var synliga. Parametern
styrs med Ja eller Nej. De övriga tre parametrarna utgör defaultvärden för respektive kontroll.
De värden som anges här, är defaultvärden i modulen Översikt beställningar.
Integration mellan WinLas och Time Care Pool.doc
Time Care och dess logotyp är registrerade varumärken som tillhör Time Care AB
7 av 8
Time Care Pool
Hämta data från WinLas
Modulen Integration
Klicka på modulen Integration i Time Care Pools Huvudmeny. Modulen öppnas.
I listboxen ”Välj integration” väljs WinLas.
Om inte korrekt sökväg till
målkatalogen finns under
Filnamn,
väljer
man
Bläddra, och i filstrukturen
söks målkatalogen fram,
och
rätt
importfil
markeras.
Klicka
på
Öppna och filen hämtas
och läggs under Filnamn.
Importera data manuellt
För att manuellt läsa in data klickar man på knappen Importera. Inläsningen startas och LASVIK- och AVAsaldon uppdateras i Time Care Pool.
Automatiserad hämtning av data
Time Care Pool har automatiserade funktioner för olika processer i programmet. Så även för
att importera data från WinLas. Hanteringen av denna process hanteras i modulerna
Integrationsprofiler och Schemalagda processer. Dessa moduler är tilläggsmoduler till Time
Care Pool.
Loggning
Om något fel uppstår vid inläsningen av data, skapas ett loggfönster på skärmen som
beskriver vad som inte kunde läsas in. Vanliga fel är att personnummer saknas för en vikarie
i Time Care Pool, eller att en vikarie som kommer med i importen har ett slutdatum i Time
Care Pool, som ligger före ett datum för ett vikariepass. Läs alltid loggfilen och vidta lämpliga
åtgärder.
Synkronisering av hämtning av data
En synkronisering av när WinLas lägger ut en ny fil i målkatalogen och när inläsning till Time
Care Pool görs, bör göras. WinLas bör först lägga ut filen i målkatalogen och sedan sker
inläsningen i Time Care Pool.
Viktigt är också att kontrollera när WinLas blir uppdaterad. Oftast sker detta från PA-system
eller lönesystem. WinLas kan inte vara aktuellare än vad dessa system levererar, och
därmed inte heller Time Care Pool.
Integration mellan WinLas och Time Care Pool.doc
Time Care och dess logotyp är registrerade varumärken som tillhör Time Care AB
8 av 8