Transcript 556kb - Wärtsilä

Wärtsilä Guidelines for Implementation
e-Invoices
Document ID:
Revision:
1. VAD ÄR EN E-FAKTURA?
En elektronisk faktura innehåller samma information som en pappersfaktura och består
av fakturainformation samt fakturabild. En e-faktura kan mottas direkt till ett
faktureringssystem och behandlas automatiskt utan någon manuell bearbetning,
såsom skanning, innan den vidarebefordras för godkänning. Användare kan granska
fakturan på samma sätt som en inskannad pappersfaktura genom att använda
fakturabilden. E-faktura kan både behandlas och arkiveras på samma sätt som en
pappersfaktura, men är mer kostnadseffektivt.
2. E-FAKTURERING GYNNAR BÅDA PARTERNA
Genom e-fakturering sparar både fakturaavsändaren och -mottagaren på sina
kostnader. Elektronisk fakturering minskar även kostnaderna för utskrifter, postning och
skanning. Dessutom arkiveras fakturorna elektroniskt, vilket sparar utrymme och tid.
FÖRDELAR FÖR FAKTURAAVSÄNDAREN

Snabb fakturaöverföring

Lätt spårning och uppföljning av e-fakturor

Inga kostnader för utskrift och postgång

Bättre kundbetjäning

Reducering av manuella arbetsprocesser

Möjlighet till elektronisk arkivering
Mottagaren får en e-faktura direkt till sitt faktureringssystem, vilket gör att många
manuella arbetsfaser elimineras. En e-faktura kan även innehålla mera information,
vilket snabbar upp godkänningsprocessen. En e-faktura kan också automatiskt
matchas ihop med en inköpsorder (PO) om detta förs in i faktureringssystemet.
2 (12)
Document ID:
Revision:
3. OLIKA TILLVÄGAGÅNGSSÄTT ATT SKICKA E-FAKTUROR
Det finns olika alternativ på hur e-fakturor kan skickas. Elektroniska fakturor skickas via
operatörer eller förmedlare och Wärtsilä har valt Tieto som sin operatör. Våra
samarbetspartners kan fritt välja en lämplig operatör eller förmedlare. Att skicka efakturor till Wärtsilä kan göras på följande sätt:
1.
Leverantören väljer sin egen e-faktureringsoperatör
Om leverantören väljer någon annan operatör än Tieto för att skicka e-fakturor till
Wärtsilä, är det skäl att kolla om den operatören har förbindelsetrafik med Tieto. För
närvarande har Tieto roaming-förbindelser med e-faktureringsoperatörer i de nordiska
länderna, Europa och USA. I Finland är förbindelsetrafiken mellan operatörer väldigt
omfattande.
För tillfället finns det flera möjliga e-faktureringsoperatörer att välja mellan. Bland
andra, banker och revisionsfirmor tillhandahåller ofta e-fakturerings-tjänster. I Finland
erbjuder nästan alla banker dessa tjänster.
2.
Leverantören väljer Tieto som sin e-faktureringsoperatör
Ifall ni väljer att använda samma operatör som Wärtsilä det vill säga Tieto, ber vi er
vänligen kontakta Tieto direkt.
3.
Användning av e-fakturaportalen
Leverantören har också valmöjligheten att använda en Internetbaserad e-fakturaportal
för att skicka elektroniska fakturor till Wärtsilä. Tieto står för portalen, och via den kan
fakturor skickas i elektronisk form inte bara till Wärtsilä utan också till andra företag
som mottar e-fakturor. Portalen är speciellt lämplig för mindre företag som årligen
skickar endast små fakturamängder till Wärtsilä.
3 (12)
Document ID:
Revision:
4. HUR KOMMA IGÅNG MED E-FAKTURERING?
Följande frågor borde tas i beaktande innan företaget tar i bruk e-fakturering:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Är kunder/leverantörer redo?
Hur ska e-faktureringen skötas? Vilket format eller vilken standard skall
användas?
Borde en e-faktureringsoperatör anlitas? I så fall, vem och vad kommer det att
kosta?
Vilka förändringar behövs i IT-systemet?
Vilka förändringar behövs i de interna förfaringssätten?
Är bokföringsavdelningen redo?
Är organisationen redo?
Det vanligaste första steget med e-fakturering är att ta reda på möjligheterna med det
egna faktureringssystemet. Det måste kontrolleras om systemet redan klarar av efakturor eller om det kan uppdateras för att inkludera en e-fakturafunktion. När
funktionen existerar borde företaget kontakta e-faktureringsoperatören för att komma
överens om e-faktura tjänsterna.
Om det inte är möjligt att uppdatera det nuvarande faktureringssystemet så att efakturor kan processeras, kan banker eller revisionsfirmor och andra efaktureringsoperatörer kontaktas för att utforska möjligheterna att påbörja e-fakturering
trots faktureringssystemet som är i bruk.
5. E-FAKTURA ADRESSER
En e-fakturaadress berättar till vem e-fakturorna är adresserade och från vem de är
skickade. Detta betyder att både avsändaren och mottagaren har en e-fakturaadress.
Typiska e-fakturaadresser är OVT*, DUNS** eller EAN*** koder. I Finland är typiska
adresser 0037 + 8-siffrigt organisationsnummer, t.ex. 003711111111.
Wärtsiläs e-fakturaadresser kan ses på vår hemsida www.wartsila.com och i det
officiella TIEKE register, som är ett register för e-fakturaadresser i Finland.
4 (12)
Document ID:
Revision:
6. TEAPPSXML- Detaljer
Wärtsilä har uppdaterat sitt e-faktureringsformat och krav på fakturainnehåll. Dessa
krav bör uppfyllas när e-fakturor sänds till Wärtsilä.
Wärtsiläs krav på innehåll är mer begränsat än det allmänna TEAPPSXML 2.7schemat tillåter. Wärtsiläs specifika krav på innehåll kan sammanfattas som följande:
Lagstadgade krav:
1.
Wärtsiläbolagets officiella namn (ges av inköparen), affärsenhet och VATnummer
2.
Wärtsiläbolagets officiella adress (ges av inköparen)
3.
Leverantörens officiella namn, adress och VAT-nummer
Minimumkrav på fakturadata:
4.
Referens: Wärtsiläs ordernummer eller inköparens namn/e-postadress
(fö[email protected])
5.
Beskrivning av levererade varor och/eller tjänster med pris, kvantitet och
överenskommen information om betalningsvillkor
6.
Om leverantören får en order från Wärtsilä som baseras på inköpsorder, måste
den utfärdade leverantörsfakturan överensstämma med informationen och
specifikationen i Wärtsiläs inköpsorder
7.
Korrekt och giltig information om bankkonton
Därtill måste alla fakturor som utfärdas till Wärtsilä uppfylla EU-, bokförings- och
momslagstiftning.
Vänligen notera att fakturor som inte uppfyller dessa krav kommer att avvisas
och en ny och korrekt e-faktura måste utfärdas.
5 (12)
Document ID:
Revision:
6 (12)
Följande sidor ger detaljerad TEAPPSXML 2.7 information.
1 HEADER structure
Required structures for each invoice
Explanation
Invoice number
Message type
Förklarning
Fakturanummer
Meddelande typ
(kod)
TEAPPSXML 2.7 structure
//HEADER/INVOICE_ID
//HEADER/INVOICE_TYPE
00 = sales invoice, 01 = credit note, 02 =
collecting invoice
Date stamp
Due date
Meddelande datum
Förfallodatum
Invoicing period or
Faktureringsperiod
eller leveransdatum
//HEADER/INVOICE_DATE/DATE
//HEADER/DUE_DATE/DATE|VERBOSE_DAT
E
Optional in credit notes.
//HEADER/START_PERIOD/PERIOD_TEXT, or
//HEADER/START_PERIOD/DATE and
//HEADER/END_PERDIOD/DATE, or
Date of delivery
DELIVERY_DATE/DATE
Required in invoice or row level, but only if
different than invoice date.
Terms of payment, free text
Betalningsvilkor, fri
text
Currency for total sum incl taxes
Valuta av
skattebelagd
slutsumma
Ordernummer
Order number
//HEADER/TERMS_OF_PAYMENT
Optional in credit notes.
//HEADER/CURRENCY/CODE
//HEADER/ORDER_INFORMATION[@ORDER
_TYPE="CO"]/ ORDER_NUMBER
Required if Wärtsilä has given the order
number.
Name of a buyer's contact person
Also required for credit notes
Credit note number
Namnet av
beställarens
kontaktperson
Kreditnotans
nummer
Do not include any letter or empty space in
the beginning of the order number. Correct
format e.g. “4500765038”, wrong format
e.g. “E 4500765038”. Optional in credit
notes.
//HEADER/ORDER_INFORMATION[@ORDER
_TYPE="CO"]/ ORDER_REFERENCE
Required in sales invoices if the invoice do
not contain order number given by Wärtsilä.
Optional in credit notes.
//HEADER/CREDIT_INVOICE_NUMBER
Document ID:
Revision:
7 (12)
2 PAYEE structure
Required structures for each invoice
Explanation
Supplier (name)
VAT number
Förklarning
Leverantör
TEAPPSXML 2.7 structure
//PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/CUSTO
MER_NAME
Leverantörens
moms-nummer
//PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/VAT_N
UMBER
Correct format is without space or hyphen ().
Bank's name
Bank namn
//PAYEE/BANKS[1]/BANK_NAME
Account number
Kontonummer
//PAYEE/BANKS[1]/BANK_ACCOUNT_NUMB
ER
Bank SWIFT code
IBAN number
Bank SWIFT-kod
Kontots
internationella IBANnummer
//PAYEE/BANKS[1]/SWIFT_CODE
//PAYEE/BANKS[1]/IBAN_ACCOUNT_NUMB
ER
Supplier e-ID
Leverantörens eidentifiering
Home town
Payment reference
Hemort
Referensnummer
Seller identifier
Leverantörens
organisationsnumme
r
//PAYEE/NET_SERVICE_ID
Add this information in case you have it.
//PAYEE/DOMICILE
//PAYEE/DETAILS_OF_PAYMENT/
FI_PAYMENT_REFERENCE|IPI_REFERENCE
//PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/ORGA
NIZATION_NUMBER
Correct format is without space or hyphen ().
3 RECEIVER structure
Required structures for each invoice
Explanation
Invoicee (name)
Förklarning
Fakturerat
TEAPPSXML 2.7 structure
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/CU
STOMER_NAME
Invoice address
Faktureringsadress
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/AD
DRESS/ STREET_ADDRESS1 or
STREET_ADDRESS2,
or STREET_ADDRESS1 and
STREET_ADDRESS2
Document ID:
Revision:
8 (12)
Zip code
Fakturerats
postnummer
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/AD
DRESS/ POSTAL_CODE
Post office/ postal code
Fakturerats
postanstalt
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/AD
DRESS/ POST_OFFICE
Country
Land
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/AD
DRESS/COUNTRY
VAT number
Moms-nummer
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/VA
T_NUMBER
See allowed values below. Correct format is
without space or hyphen (-).
Name of a invoicee’s contact person
Fakturerats
kontaktperson
//RECEIVER/ CUSTOMER_INFORMATION
/CONTACT_INFORMATION/CONTACT_PERS
ON
Invoicee e-ID
Fakturerats eidentifiering
//RECEIVER/NET_SERVICE_ID
Fakturerats
organisationsnumme
r
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/OR
GANIZATION_NUMBER
Förklarning
Rad typ
TEAPPSXML 2.7 structure
//ROWS/ROW/@ROW_TYPE=”SPECIFICATIO
N”
In EU´s intra-Community invoices
also required
Invoicee identifier
Correct format is without space or hyphen ().
4 ROW structure
Required structures for each invoice
Explanation
Row type
In collecting invoices that contain Wärtsilä´s
posting information, each row that contains
DEFAULT_ROW_POSTING structure must be
specified as SPECIFICATION row.
Description
Invoicing period or Date of delivery
Beskrivning
Faktureringsperiod
eller leveransdatum
//ROWS/ROW/ARTICLE/ARTICLE_NAME
//ROWS/ROW/START_PERIOD/PERIOD_TEX
T, or
//ROWS/ROW/START_PERIOD/DATE and
//ROWS/ROW/END_PERDIOD/DATE, or
//ROWS/ROW/ARTICLE/DELIVERY_DATE
Required if different than invoice date and
varies between lines (i.e. invoice rows)
Quantity
Kvantitet
//ROWS/ROW/QUANTITY/CHARGED
When quantity is included, also Q_UNIT
attribute must be included.
Document ID:
Unit
Order number
Enhet (Produktens)
Ordernummer
Revision:
9 (12)
//ROWS/ROW/QUANTITY/CHARGED/@Q_U
NIT
Must be defined in English according to ISO
standard i.e. as an ISO measurement unit.
Correct format e.g. PC, wrong format e.g.
KPL
//ROWS/ROW/ORDER_INFORMATION[@OR
DER_TYPE="CO"] /ORDER_NUMBER
Required only if the invoice concerns several
orders given by Wärtsilä i.e. the order
number varies between lines (i.e. invoice
rows). Optional in credit notes.
Do not include any letter or empty space in
the beginning of the order number. Correct
format e.g. “4500765038”, wrong format
e.g. “E 4500765038”.
Line number
Beställningsposition
//ROWS/ROW/ORDER_INFORMATION[@OR
DER_TYPE='CO']/ ORDER_POSITION
Correct format “10”, “20”, “30”, “40”, “50”,
“60”, etc. Optional in credit notes.
Unit price (VAT 0 %)
Enhetspris (moms
0%)
//ROWS/ROW/PRICE_PER_UNIT/AMOUNT[
@VAT='EXCLUDED']
Total sum per line including taxes
Radens skattebelagd
summa
//ROWS/ROW/ROW_TOTAL/AMOUNT[@VA
T='INCLUDED']
Total sum per line excluding taxes
Radens skattefri
summa
//ROWS/ROW/ROW_TOTAL/AMOUNT[@VA
T='EXCLUDED']
VAT %
Moms-%
//ROWS/ROW/VAT/RATE
In collecting invoices Wärtsilä´s
posting information is expressed in
following structures:
G/L account
G/L -konto
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/CR
EDIT_ACCOUNT
Cost Center
Kostnadställe
e.g. 7420100
Mandatory:
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI
MENSIONS/DIMENSION/LEVEL
Fixed value ”1”
Mandatory:
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI
MENSIONS/DIMENSION/DIMENSION_VALUE
Example value e.g. 10404
Document ID:
Revision:
10 (12)
Optional:
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI
MENSIONS/DIMENSION/DIMENSION_NAME
WBS element
WBS-element
Informative name = “Cost pool”
Mandatory:
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI
MENSIONS/DIMENSION/LEVEL
Fixed value ”2”
Mandatory:
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI
MENSIONS/DIMENSION/DIMENSION_VALUE
Optional:
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI
MENSIONS/DIMENSION/DIMENSION_NAME
Informative name = e.g. “Project”
5 SUMMARY structure
Required structures for each invoice
Explanation
Total sum incl taxes
Förklarning
Skattebelagd
slutsumma
TEAPPSXML 2.7 structure
//SUMMARY/INVOICE_TOTAL/AMOUNT[@V
AT="INCLUDED"]
Tax free total sum
Skattefri slutsumma
//SUMMARY/INVOICE_TOTAL/AMOUNT[@V
AT="EXCLUDED"]
VAT %
Amount of taxes
Moms-%
Skattemängd
//SUMMARY/VAT_SUMMARY/RATE
//SUMMARY/VAT_TOTAL/AMOUNT
Invoices where amount of taxes is 0
also requires
The grounds for VAT 0%
Grund av skattefrihet //SUMMARY/VAT_SUMMARY/VAT_DESCRIP
TION
Invoices where currency is not EUR
also requires
Total VAT amount in Euros
Skattemängd i euro
//SUMMARY/VAT_SUMMARY[CURRENCY_C
ODE='EUR']/ VAT_RATE_TOTAL/AMOUNT
Currency
Transaktionsvaluta
//SUMMARY/INVOICE_TOTAL_IN_OTHER_C
URRENCY/AMOUNT and
//SUMMARY/INVOICE_TOTAL_IN_OTHER_C
URRENCY/ CURRENCY/CODE
Document ID:
Revision:
För mera information om e-fakturor i Wärtsilä, vänligen kontakta:
Arda Özdemir
Process Developer
Wärtsilä Shared Service Center
Tel. +358 10 709 1997
[email protected]
*****************************************
Eller skicka ett e-post till vår e-faktura team:
[email protected]
Appendix
Service Provider/Operator
Operator ID
Tieto Corporation
003701011385
Wärtsilä Business Unit
Old/Supplement
Definitions
E-invoice Address
VAT Number
TE00370773744300
FI07737443
Wärtsilä Finland Oy - Ship
Power
TE00370773744301
FI07737443
Wärtsilä Finland Oy Services
TE00370773744302
FI07737443
TE00370773744303
FI07737443
Wärtsilä Finland Oy Administration
Wärtsilä Finland Oy –
Delivery Centre Vaasa
Communications,
HR, Finance
Engine, WIO,
PowerTech, DCV
11 (12)
Document ID:
Wärtsilä Finland Oy - Power
Plants
Revision:
TE00370773744304
FI07737443
TE00370773744305
FI07737443
TE00370773744306
FI07737443
TE003701286311
FI01286311
TENL801144632B01
NL801144632B01
Wärtsilä Switzerland Ltd
TECH229218
CHE-108.762.947
Wärtsilä Projects
TE003725085581
FI25085581
Wärtsilä Technology
TE003707742066
FI07742066
Wärtsilä Solutions
TE003725085629
FI25085629
TE0007556046955201
SE556046955201
TEDK14281746
DK14281746
TENO940193575
NO940193575
TENO985958246
NO985958246
TENL001449679B01
NL001449679B01
TEDE118603561
DE118603561
Wärtsilä Finland Oy –
Research & Development
Technology, PCE,
Ecotech, R&D
Wärtsilä Finland Oy - Real
Estate
Wärtsilä Corporation
Wärtsilä Switzerland GLS
Wärtsilä Sweden AB
Wärtsilä Danmark A/S
Wärtsilä Norway AS
Wärtsilä Moss AS
Wärtsilä Netherlands B.V.
Wärtsilä Deutschland GmbH
Oyj
Wärtsilä Global
Logistics Services
12 (12)