Transcript Återanvänd schemat vid nytt läsår

Återanvänd schemat vid
nytt läsår
2014-05-27
Innehållsförteckning
Innan läsårsarkiveringen – exportera alla lektioner ................................................................................ 3
Valfria förberedelser ............................................................................................................................... 4
Efter läsårsarkiveringen – importera lektioner ....................................................................................... 5
Korrigera perioder ................................................................................................................................... 6
Korrigera schemat ................................................................................................................................... 6
2
Om skolan lägger schemat direkt i SchoolSoft (och inte via något annat schemasystem) är det möjligt
att via funktionen Export-import återanvända tidigare läsårs schema och använda det som en bas
när man lägger schemat för nästa läsår. Det är viktigt att börja med förberedelserna för detta innan
SchoolSofts läsårsarkivering som brukar ske torsdag-fredag vecka 26.
Det är bra man har jobbat i SchoolSoft tidigare när man gör detta samt att man har bra kännedom
om Excel eller andra kalkylprogram-program
Innan läsårsarkiveringen – exportera alla lektioner
Innan läsårsarkiveringen tar du en export på alla lektioner och sparar på datorn.
1. Gå till Lektioner i menyn EXPORT/IMPORT.
2. Klicka på länken Exportera lektioner med alla fält i klartext (ämne, dag, lärare, grupper,
salar och perioder).
3. Markera all information i rutan och kopiera den.
4. Öppna ett nytt Excel-dokument.
5. Markera alla celler.
6. Högerklicka, välj Formatera celler och kategori Text.
7. Klistra in informationen från SchoolSoft.
3
8. Ta bort hela den första kolumnen, id och den sista kolumnen, realweeks. Det är mycket
viktigt att det görs.
9. Spara Excel-dokumentet på din dator.
Valfria förberedelser
Om du vill kan du redan nu börja rensa i schemat och ta bort lektioner från Excel som inte ska tas
med nästa läsår. Du kan också göra det efter att du har läst tillbaks schemat till SchoolSoft.
Om det finns lektioner som inte ska ges nästa läsår (exempelvis friluftsdagar eller andra
schemabrytande händelser)tar du helt enkelt bort hela redan från Excel-dokumentet.
Kolumnrubrikerna motsvarar följande fält i
SchoolSoft:
Subject = Ämne
Day = Dag
Starttime = Tid
Length = Längd
Teacher = Lärare (I Excel visas lärarsignaturen)
Group = Grupp
Room = Sal/resurs
Period = Period
Experiod = Ej i period
Inweek = Veckor
Exweek = Ej i veckor
Exclass = Visas ej I klasscheman
4
Efter läsårsarkiveringen – importera lektioner
Efter att SchoolSoft skickat ut ett meddelande om att läsårsarkiveringen är genomförd kan du
importera lektionerna tillbaks till SchoolSoft igen.
Innan schemat importeras är det viktigt att Ta bort kolumnen id och kolumnen realweeks från Exceldokumentet med lektionerna om det inte är gjort tidigare.
Det är också mycket viktigt att se över namnet på undervisningsgrupperna innan importen och se till
att rätt elever finns i rätt grupp. Om en lektion importeras med gruppen 7A kommer alla elever som
vid tillfället för importen finns i grupp 7A knytas till lektionerna. Om gruppen döps om till 8A efter
importen kommer lektionerna visas på 8A:s schema. Om ni däremot flyttar eleverna från förra
läsårets 6A till gruppen 7A efter importen kommer lektionen visas i 7A:s schema.
1. Gå till Lektioner i menyn EXPORT/IMPORT.
2. Klicka på fliken Import.
3. Ta bort all information som står i rutan.
4. Kopiera alla rader och kolumner i ditt sparade Excel-dokument med schemat.
5. Klistra in informationen i SchoolSoft.
6. Klicka på Importera data.
7. Du får ett meddelande om allt har gått bra och alla poster är importerade.
8. Om du får ett felmeddelande som du inte vet hur du ska rätta till, spara informationen i båda
rutorna vid felmeddelandet och kontakta supporten.
Korrigera perioder
Vid läsårsarkiveringen töms alla datum intervall i perioderna (eftersom de inte stämmer med nästa
läsårs intervaller). Därför måste du nu fylla på perioderna med nya korrekta datumintervall.
1. Gå till Perioder i menyn UNDERHÅLL.
2. Börja med perioden Hela läsåret. Den perioden finns på alla skolor och är den som styr när
schemat överhuvudtaget ska visas. Om perioden är tom kommer inte några lektioner att
visas i schemat.
3. Klicka Ändra på perioden.
4. Lägg in din skolas läsårsdata genom att välja intervall i rutorna Från och Till. Utelämna lov
och studiedagar. Perioden Hela läsåret gäller för alla lektioner där man inte aktivt väljer en
annan period och den perioden kan inte tas bort. Du kan också skriva perioden i rutan
Intervall enligt modellen 20/8-26/10,5/11-21/12 osv.
5. Lägg sedan in datumintervallen i eventuella övriga perioder (ex Höstterminen, Vårterminen,
PRAO-period, udda veckor, Jämna veckor osv). I dessa perioder behöver du inte ta hänsyn till
lov eftersom det styrs av perioden Hela läsåret.
Korrigera schemat
Du kan nu titta på och korrigera skolans schema under Schema i menyn UNDERHÅLL.
Observera att om du tittar på klasscheman ser du inte scheman för lektioner som inte går i helklass
om det inte finns elever i grupperna. Så fort grupperna får elever så visas även de lektionerna i
klasschemat.
Läs gärna mer om hur man skapar och redigerar schemat i manualerna Schemaläggning grundskolan
eller Schemaläggning gymnasiet.
6