Kundcase

Röda Korset:

Ett komplett verksamhetssystem för medlems- och hjälporganisationer.

Med Microsoft systemplattform kan du få en systemlösning som hanterar företagets eller organisationens samtliga informationsflöden, funktioner och arbetsprocesser. Detta oavsett om det gäller strukturerad data från affärssystem eller ostrukturerad data som uppkommer i e-post, hemsida och liknande informationskällor. Röda Korset stod inför faktumet att man behövde byta ut alla sina gamla egenutvecklade IT-system, såsom medlemshantering, ekonomisystem, intranät, extranät och en rad andra special system som tillkommit under 10-tals år. Det vill säga gå in i ett IT-projekt som ingen önskar sig. Så mycket stod på spel. Om projektet misslyckades kunde det i slutänden drabba tusentals nödlidande och utarma ett mycket värdefullt varumärke. Valet av nytt system var inte enkelt och med erfarenhet från ett lapptäcke av olika systemprogram varor, fanns ett önskemål om att hitta en enhetlig systemlösning. Efter år av förstudier med mera, fick man genom Microsoftplattformen en integrerad lösning byggd på Microsoft Dynamics CRM, Dynamics AX, SharePoint, Microsoft Beslutsstöd och integrationsplattformen BizTalk. För första gången i Sverige har en organisation genom en och samma partner införlivat Microsoft-plattfor mens alla delar – och allt samtidigt i ett projekt.

Kund:

Webbplats: Land: Bransch:

Svenska Röda Korset www.redcross.se

Sverige Medlems- och Välgörenhetsorganisation

Partner:

Accigo AB

Företagsinformation:

Röda Korset är världens främsta katastrof organisation. Finns lokalt över hela världen och består av miljontals frivilliga som bestämt sig för att hjälpa andra människor.

Lösning & Produkter

Medlemshantering integrerat i Dynamics CRM och Dynamics AX Relationshantering bidragsgivare integrerat i Dynamics CRM och Dynamics AX Ekonomisystem med fakturering, reskontra, inköp, leverantörsreskontra i Dynamics AX Intranät och “Frivilligportal” med SharePoint, integrerat med Dynamics CRM Beslutsstöd med hjälp av Microsoft Beslutstöd Integrationsplattform byggd på Microsoft BizTalk Server

Kontaktpersoner

Jan Mentzer, Accigo AB, e-post [email protected], tel. 0708 - 101 202 Röda Korsets mål var och är tufft: 15% tillväxt per år. På en marknad som mognat handlar det om att ta marknadsandelar från andra givar- organisationer.

- För att ta vår marknad och befästa vår position måste vi ge våra givare rätt erbjudanden. För detta krävs att vi känner våra olika givargrupper väl och kan hantera dem på rätt sätt. Vårt gamla affärssystem klarade inte detta, samtidigt som andra organisationer

bara blev allt duktigare på dessa områden, säger Nicklas Wigren, Avdelningschef Ekonomi & Stöd hos Röda Korset. I vanliga företag handlar ett sådant här projekt mycket om strukturarbete, där fördelaktiga processer, affärsnytta och vinstintressen ska tillgodoses. Välgörenhetsorganisationer lyder under andra krav, alla bidrag ska gå till nödlidande och IT-investeringen måste de facto innebära att man på detta sätt kan ge mer pengar i framtiden. Dessutom krävs enligt lag att organisa tionen ligger under en viss procent i administrationskostnad.

Känsliga tentakler

Utmärkande för Röda Korset är dess förmåga att tidigt känna av oros härdar, att de finns i alla länder med lokal närvaro och snabbt kan nå fram med sina hjälpinsatser. Det nya stödet gör det möjligt för organisationen att snabbare få in och ut pengar. Genom sin nya IT-baserade affärslösning knyter man ihop allt – testa menterade pengar, övriga gåvor och månadsgivare, så att man kan få ett samlat grepp om pengarna. Nu kan alla medarbetare samtidigt få tillgång till samma information, ett måste för att snabbt kunna få reda på var peng arna finns när exempelvis tält omgående måste fram i en annan världsdel. Den nya “Frivilligportalen” är en central pusselbit, som gör det möjligt för de frivilliga (ej anställda) i landets tusentals kretsar (ungefär lokalkontor) att enkelt komma åt den information de behöver. Ett stöd som ska göra dem ännu bättre i sitt arbete med allt från besök hos äldre till läxhjälp hos behövande barn på sina respektive orter.

Omvälvande förändring och framgång

- Vårt IT-projekt är inget litet ingrepp, vi har bytt ut allt, både “hjärta och lungor” i vårt system. Även om alla bitar ingår i en och samma plattform är det lika svårt rent

tekniskt som vilken annan leverans som helst, det krävs specialistkompetens, säger Niklas Wigren.

Den ideella världen blir alltmer professionell och tar mycket intryck av näringslivet. Niklas Wigren menar att det här projektet skulle kunna införas på vilket företag som helst och att nyckeln till framgången ligger mycket i de många eldsjälarnas insatser, det stora engagemanget hos partnern och Röda Korset som helhet.

- Jag skulle till och med säga att Röda Korsets projekt blivit bättre än det man normalt

ser ute i näringslivet, tillägger Niklas Wigren.

Rätt i relationer.

För Röda Korsets del är effektiv relationshantering verksamhetskritisk. Medlemmar, givare, testamenten och frivilligarbetare knyts samman genom Microsoft Dynamics CRM, där man bland annat har möjligheten att göra insamlingskampanjer och ge givare uppföljning om hur pengarna använts. Som givarorganisation är Röda Korset dessutom skyldiga att uppvisa full spårbarhet för alla ekonomiska transaktioner. Rent praktisk möjliggörs detta genom att samtliga transaktioner i Dynamics AX integreras mot CRM-systemet. På detta sätt kan man enkelt ta ut de rapporter som krävs.

Bättre än support.

Genom den nya Frivilligportalen kan Röda Korsets olika grupper snabbt få den information de behöver för att fullgöra sina uppdrag. En SharePoint lösning som gör det lättare att dela information och hjälpa varandra. Samtidigt slipper man bygga upp dyra supportfunktioner.

Med så många intressenter blir mängden information ofantlig. Röda Korset tar hjälp av ett beslutstöd som ger tillgång till samlad information från alla system och underlättar processen med att göra urval vid exempelvis uppföljning och bearbetning av givare. Här används bland annat Microsoft SQL.

Rätt prestanda och infrastruktur.

Som integrationsplattform utnyttjar Röda Korset en BizTalk-lösning där Accigo står för förvaltning. Jämfört med så kallade “spagetti-kopplingar” betyder det bättre kontroll, säkrare drift och lägre förvaltningskostnader. Summa summarum: Trygghet.

Teknik och infrastruktur är avgörande när man har så sagolikt många transaktioner som Röda Korset. Prestanda och överblick är mycket viktigt. Istället för att ha alla olika applikationer i sina respektive miljöer har man valt en samlad lösning, där de olika systemen kan kommunicera med varandra och där något man gjort i ena änden alltid kommer att synas i andra änden, utan manuella insatser. Exakta resultat är ännu för tidigt att se, men en sak är enligt Niklas Wigren säker:

- Nu har vi den möjlighet som krävs för att bygga för framtiden. Nu ska vi konsolidera och räkna hem investeringen.