Transcript Svenska Neptun i Molnet - en beskrivning.pdf

NEPTUN UPP I MOLNET
Lars Anderhus MolnExperterna, Per Adolfsson VD Svenska Neptun AB, Mats Ulf MolnExperterna
Bakgrund till projektet
Svenska Neptun AB är ett av de äldsta företagen i branschen. De har ett
högklassigt sortiment av badkar, bubbelbad, massagebad, ångduschar,
SPA-bad och utomhus-SPA. Sedan starten 1991 har de under årens lopp
hela tiden utvecklat och finslipat sitt koncept. Företagets anställda är ofta
på resande fot och besöker kunder och leverantörer globalt.
Neptuns VD Per Adolfsson berättar:
”Vi har under alla år haft våra egna servrar och vi har anlitat externa
företag för att sköta dom. I servrarna har vi haft vårt ekonomiprogram,
lagrat dokument och annat material. Genom åren har vi på olika sätt tagit
backuper på band och USB-stickor för att ha en kopia utanför företaget.
Med vår gamla IT-lösning kunde vi koppla upp oss utifrån med en dator.
När man varit ute på tjänsteresor har det dock för varit för krångligt och
otillförlitligt att snabbt få fram de dokument man behövt och det har
dessutom varit fördröjningar i mailkommunikationen.
Vi har installerat om servrarna ungefär vart annat år beroende på
krascher, inbrott och att servrarna har blivit för gamla och långsamma.
Sida 1
© MolnExperterna 2014
Varje ominstallation har inneburit störningar i verksamheten då det alltid
tar flera dagar innan tekniken fungerar som den skall.
I början på sommaren kände vi att det var dags att skaffa ny server då
den gamla upplevdes långsam. Efter ett tips kontaktade jag
MolnExperterna eftersom jag hört att de arbetar med moderna ITlösningar som borde passa vårt arbetssätt bättre.”
Mats från MolnExperterna flikar in:
”Från vår sida har vi poängterat att företag skall undvika att binda kapital
i egen teknik som ju snabbt blir omodern. Man skall i första hand försäkra
sig om att medarbetare kan arbeta effektivt och säkert i realtid oavsett tid
eller plats. Med vårt molnkoncept så kan ni snabbt enkelt komma åt allt
material ni behöver oavsett var ni är. Använd en dator, surfplatta eller
telefon.
Mailkommunikationen sker dessutom helt utan fördröjning oavsett var ni
befinner er i världen. Ni behöver inte tänka på att ha traditionella
backuper utanför företaget. Vårt molnkoncept sköter det automatiskt.”
Lars från MolnExperterna säger:
”Ambitionen är att även ekonomisystemet skall flyttas från er lokala
server till molnet. Idag saknar er leverantör av ekonomisystem en
molnlösning men vi på MolnExperterna ser möjligheten att ta fram en
egen lösning på problemet. Målet är att hela Neptun skall vara
Sida 2
© MolnExperterna 2014
molnbaserat och att ni inte längre behöver egna lokala servrar. Detta
kommer att öka säkerheten, tillgängligheten och markant minska era
totala IT-kostnader.”
Projektet genomförs i olika steg
Projektet döptes till Neptun upp i Molnet för att det skulle var tydligt för
alla inblandade vad som är målet.
E-posthanteringen
Problembeskrivning
Neptun använde dagligen mycket tid för att åtgärda fel med sin e-post.
Den fastnade, eller var fördröjd, hos webbhotellet eller i den egna lokala
mailservern. Verksamheten blev lidande på grund av fördröjningarna och
den osäkerhet som fanns om all e-post kommit fram eller inte.
MolnExperternas lösning
Att all e-post kommer fram i tid är fundamentalt för att kunna bedriva en
effektiv verksamhet. Som ett första steg säkerställde vi därför att Neptun
bytte till en lösning som uppfyllde detta grundläggande krav.
Vi flyttade hantering av e-post till Microsofts molntjänst Office365.
Neptun har nu ett snabbt och säkert e-postflöde som kan nås med dator,
surfplatta eller telefon oavsett tid och plats.
Sida 3
© MolnExperterna 2014
All e-post passerar ett säkerhetscenter med ett oerhört effektiv virus- och
spamskydd vars nivå inte är möjlig med en egen lokal lösning.
Webbhotellet och den lokala mailservern togs bort från e-postflödet.
Dessa två led var tidigare huvudorsaken till de upplevda problemen.
Behovet av en lokal backuprutin för e-post är inte längre nödvändig.
Lagring och åtkomst till dokument, kalkyler med mera
Problembeskrivning
Personal utanför företaget saknade enkel och snabb åtkomst till dokument
lagrade i företagets lokala server. Vid tjänsteresor tog man med sig de
dokument man bedömde sig behöva. Om det under resan gång saknades
dokument var man tvungen att kontakta kollegor för att få dessa skickade
med e-post. Utanför lokal kontorstid fick man vänta till nästa arbetsdag.
Det saknades automatisk versionshantering vilket innebar risk för att olika
dokumentversioner förekom inom företaget.
Om den medhavda datorn försvann eller havererade uppnåddes inte målet
med tjänsteresan. Känsliga dokument kunde hamna i orätta händer och
om backup saknades var dokumenten borta för alltid.
Sida 4
© MolnExperterna 2014
MolnExperternas lösning
Media-Arkivet
Vårt koncept Media-Arkivet bygger på tanken att allt material förvaras
säkert och skall samtidigt vara tillgängligt för behörig personal. Med en
dator, surfplatta eller telefon skall man kunna arbeta med materialet
oavsett plats och tidpunkt.
Samarbete med länkar och versionshantering
I stället för att skicka dokument med e-post skickar man nu istället en
säker länk till materialet. Personalen kan nu i realtid arbeta i samma
dokument även om de befinner sig på olika platser. Versionshanteringen
gör att man säkerställer att alla använder rätt version och risken för
förväxlingar elimineras.
Neptuns VD Per Adolfsson avslutar:
”Vi märker en stor skillnad mot hur det var tidigare. Övergången till vår
nya lösning har inneburit mycket mindre krångel oavsett om vi är på
kontoret eller på tjänsteresor. Vi är tryggare nu med att tekniken fungerar
och tänker inte så mycket på den längre. Vi kan koncentrera oss mer på
våra egentliga arbetsuppgifter och har fått en betydligt lugnare och mera
stressfri miljö.
När vi är på tjänsteresor kan vi nu enkelt och snabbt komma åt allt
material och slipper tidigare krångel med en mer eller mindre fungerande
uppkoppling mot hemmakontoret.
Som VD slipper jag numera fundera så mycket på IT-problem eftersom
allt viktigt material finns i molnet och inte på vårt kontor. Skulle det bli
brand eller inbrott kan vi ändå jobba vidare utan något längre avbrott.
Neptuns konkurrenskraft, trovärdighet och profil är beroende av vi alltid är
tillgängliga och utan fördröjning kan ge våra kunder, leverantörer och
partners den information de efterfrågar. Tidigare kunde vi inte fullt ut
Sida 5
© MolnExperterna 2014
jobba på det sätt som vi kan nu. Det är oerhört viktigt att alla upplever att
Neptun håller högsta kvalitet i alla led.”
Sida 6
© MolnExperterna 2014