Transcript Läs mer om OKQ8 här(pdf)

16 · DECEMBER 2010
HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN
N MEDIAPLANET
NYHETER
TIPS
5
Så lyckas du med
inköp av inköpssystem
■ Fråga: Vad är viktigt att
tänka på när man skaffar ett
inköpssystem till ett företag?
■ Svar: Enligt Per Hanö på
OKQ8 var det bland annat
viktigt att ta god tid på sig att
välja, vara noga med kravspecifikationen och att skaffa ett
användarvänligt system.
Nyligen har OKQ8 Sverige skaffat
ett nytt inköpssystem som ersätter ett gammalt system som till
stor del hanterades manuellt och
utgjordes av egenbyggda arkiv och
blanketter tillgängliga på företagets intranät.
– Det var svårt att få överblick över
det systemet och man fick heller
inte momenten loggade, säger Per
Hanö,inköpschef på OKQ8 i Sverige.
Han berättar att en stor del
av företagets inköp naturligtvis
utgörs av drivmedel, men en inte
föraktlig del inköp är också andra
varor.
– Vi köper torra varor till våra
butiker, men sedan tillkommer
indirekta inköp; allt som vi köper
in för att bedriva verksamheten.
Kontors- och förbrukningsmaterial, bensinpumpar, försäkringar, hyrbilar, banktjänster och nya
bensinstationer byggs ju också,det
är ju stora investeringar.
Olika avdelningar
Företaget har inte en central inköpsavdelning som sköter alla inköp utan dessa är delegerade till
olika avdelningar som gör sina respektive inköp. En teknisk avdelning köper kanske bensinpumpar,
finansavdelningen köper banktjänster, IT-avdelningen IT-tjänster och så vidare. Interna krav med
beloppsbegränsningar anger vad
FOTO: OKQ8
VAR
R NO
NOGA
OGA M
ME
MED
ED
INKÖPSSYSTEM
Ö
”Vi vill vara det
goda företaget
och har satsat
på att bli mest
miljövänligt i vår
bransch.”
Per Hanö
Inköpschef på OKQ8.
enskilda medarbetare får godkänna själva eller om någon chef ska
attestera.
– Vi har ett väldigt stort antal inköpare i företaget, men varje individ gör kanske inte så många inköp
per år. Därför har det varit viktigt
med ett användarvänligt system
som många kan använda även om
man inte är inne i det så ofta, säger
Per Hanö.
Enligt Per Hanö kunde OKQ8 byggt
ett eget inköpssystem i ett CRMverktyg, men man valde istället ett
färdigt system för att kunna dra
nytta av erfarenheter från andra
företag.
Vi har varit i kontakt med andra
företag vid olika seminarier och
nätverksträffar och har lyssnat på
hur de har gjort.
Att hitta det nya systemet tog
tid, ungefär ett år, men det var enligt Per Hanö nödvändigt för att
skapa sig en god bild av de sju olika
system som utvärderades.
Något Per Hanö lyfter fram är
OKQ8:s arbete med CSR, Corporate Social Responsibility, – det har
varit viktigt att ta både socialt och
miljömässigt ansvar.
– Vi vill vara det goda företaget
och har satsat på att bli mest miljövänligt i vår bransch. Det upplevs vi nog också som om man ser
till olika undersökningar som har
gjorts. Vi har gått i spetsen när det
gäller blyfri bensin, biobränslen
och miljövänliga avfettningsmedel.
Urvalsprocess
– Inköpsprocesser är administrativt rätt lika mellan olika företag och det kan man dra nytta av.
SÅ KÖPER DU ETT INKÖPSSYSTEM
■ Ta god tid på dig när det
gäller val av system. Lär dig hur
olika system fungerar.
■ Användarvänligheten var
viktigt för oss på OKQ8, men är
nog även viktig för många företag. Många användare ska kunna använda systemet även om
de inte är inne i det varje dag.
■ Priset spelar roll, men det
är inte den tyngst vägande faktorn. Det finns väldigt billiga och
enkla alternativ, men där får man
inte alla funktioner som i vårt
system. Sedan finns det dyrare
varianter men som också är mer
komplicerade och egentligen in-
te ger så många fler funktioner.
■ Kompabilitet med redan befintliga system kan vara viktig.
För oss på OKQ8 var det exempelvis viktigt att vi skulle kunna
koppla samman det nya inköpssystemet med det system vi har
för att ta emot leverantörsfakturor.
■ Var tydlig med att definiera
vad du ska ha systemet till. Vilka
förväntningar har man? Gör en
bra kravspecifikation innan du
träffar olika leverantörer.
■ Prata med andra företag och
lär av deras erfarenheter. Utnyttja referenser.
Viktig komponent
I det arbetet blir det nya systemet
för inköp en viktig komponent,
då inköpen innebär en lång kedja
med många olika parametrar företaget behöver hålla koll på och ska
kunna verifiera.
– Vi ska kunna säkerställa att allt
från källan till slutkund är korrekt
hanterat. Det handlar om hänsyn
till arbetsrätt, jämlikhet och antidiskriminering; krav som vi redan
nu ställer på våra leverantörer. Nu
ökar kraven på att det ska kunna
verifieras, dokumenteras och tåla
en revision; att det är godkänt på
rätt ställe och av rätt person. Det
blir ett jättejobb om man inte har
system som hanterar detta, avslutar Per Hanö.
Kommers ger kontroll på inköpen och
effektiviserar arbetet, från behov till faktura.
Med systemet i allas webbläsare uppnås
avtalstrohet och överblick. Leverantörerna kan
delta i elektronisk handel oavsett förutsättningar.
Kommers underlättar samarbetet och ni gör bättre affärer.
Läs mer om upphandling, avtalshantering och e-handel på www.primona.se
Primona AB
*
Kungsgatan 35
*
111 56 Stockholm
*
08-612 34 53
*
[email protected]
PERSONALSYSTEM
Förenkla
ditt företags
HR-arbete
Att ha hand om personal
behöver inte vara jobbigt
som många tror. Förr i tiden administrerades allt
manuellt och många HRchefer satt med högar av
papper på sitt skrivbord.
Nuförtiden har det hänt en del
då det finns möjlighet att införskaffa ett personalsystem som
kan ta hand om alla bitarna via
webben och som dessutom förenklar för de anställda att tidrapportering och även uppdatera traktamenten med mera. En
anställds profil läggs upp i systemet och så fort man vill få information om den anställda finns
det sparat i programmet.
Ett personalsystem passar för
både små och stora företag.Företag som har anställda som reser
mycket har märkt att det verkligen underlättar deras arbete då
den anställda och HR-ansvariga kan befinna sig på helt skilda platser men ändå vara uppdaterade över vad den anställda
har för arbetstider och även deras lönespecifikationer. I dessa
system kan inget försvinna och
man kan synkronisera med ekonomiavdelningen för att minska
det manuella arbetet.
När du väljer ett personalsystem är det viktigt att du har en
kravspecifikation som beskriver
vad företaget efterfrågar och vad
syftet är med med implementeringen. När du väljer en leverantör ska du alltid fokusera på vilket system som passar företaget
bäst och att du får en ordentlig
genomgång i hur det faktiskt
fungerar.
PEDER SWARTLING
KRISTIAN TIGER
[email protected]
[email protected]