Transcript Anbudsgivarens handbok

Anbudsgivarens handbok
Guide för Vasa stads upphandlingar
1. FÖRORD
2. PROSESSBESKRIVNING
1. Förord
Syftet med denna handbok är att introducera principerna för Vasa stads
upphandlingar för lokala företag och också andra samt att uppmuntra dem
oavsett storlek att erbjuda sina produkter och tjänster till Vasa stad. Avsikten är
inte att referera upphandlingslagens innehåll, utan att informera om Vasa stads
verksamhetsprinciper och processer samt att ge praktiska råd och anvisningar
för att göra det lättare att delta i stadens konkurrensutsättningar och
upphandlingar. Som tillägg till guiden rekommenderar vi Suomen Yrittäjät ry:s
guide ”Julkiset hankinnat – opas yrittäjälle”.
Vasa stad har inlett en stor satsning på systematiseringen av upphandlingar och
leverenskedjor. Det här är nödvändigt eftersom en allt större del av stadens service produceras av utomstående företagare och aktörer, för att inte tala om stödtjänsterna till stadens verksamhet. Vårt mål är att flytta tyngdpunkten från konkurrensinriktad upphandling mot tätare leverantörssamarbete och kontrollerade leverantörsmarknader.
2. Prosessbeskrivning
Inom Vasa stad framskrider upphandlingarna enligt följande process:
Inlämnande
av frågor
Utarbetande
av anbudsbegäran
Upphandlingsannons
och publicering av
anbudsbegäran
Fastställande
av behovet
Pärmbild: A-B Pada
Layout: Jouko Keto Vasa stad | Grafiska tjänster 2013
2
Inlämnande
av frågor
Svar på frågor
Svar på
kompletteringsbegäran
Mottagande av
anbud
Bedömning av
anbudens kvalifikation
Besvärsrätt / möjlighet till diskussion och att
bekanta sig med dokumenten
Jämförelse av anbud
Upphandlingsbeslut
Upphandlingsavtal
Provanvändning
3
Foto Mikko Lehtimäki
Foto: A-B Pada
4
3. BEREDNING AV UPPHANDLINGAR |
TEKNISK DIALOG |
PRODUKTPRESENTATIONER | MÖTEN
3. Beredning av upphandlingar | teknisk dialog |
produktpresentationer | möten
Företagarna kan fritt marknadsföra sina produkter och tjänster till Vasa stad. Vid planeringen av upphandlingar
är det mycket viktigt att upphandlingsenheten har tillgång till aktuell information om marknadsläget. Om du vill
presentera dina produkter och tjänster för Vasa stad, men inte vet vem du ska kontakta, är det bästa sättet att ta
kontakt med upphandlingsservicecentralen som kan kalla samman berörda. Helst vill vi att kontakten tas per
e-post eller telefon.
Under pågående avtalsperiod kan Vasa stad inte ta med nya produkter eller leverantörer i produktgrupper för
vilka upphandlingsavtal redan ingåtts. Detta är inte möjligt på grund av upphandlingslagen och naturligtvis vill vi
också själva respektera gällande avtal på det här sättet.
Vasa stads upphandlingsservicecentral och Vaasan Yrittäjät ordnar i samarbete även presentationer, där företagarna har möjlighet att presentera sina produkter och tjänster för stadens enheter. Vid dessa presentationsmöten koncentrerar man sig, i mån av möjlighet, på stadens små upphandlingar som vanligtvis inte ens behöver konkurrensutsättas. I bästa fall kan man alltså vid presentationsmötena göra affär med staden! Vasa stads upphandlingsservicecentral och Vaasan Yrittäjät informerar om eventuella presentationer i varje enskilt fall. Tilläggsuppgifter finns också på Vasa stads och Vaasan Yrittäjät ry:s webbsidor.
Vasa stad använder även som en beredningsmetod vid upphandlingar, särskilt inom serviceupphandling, en s.k.
teknisk dialog. Detta innebär att diskussioner förs med anbudsgivarna om upphandlingens innehåll och de krav
som ställs på den innan upphandlingsannonsen och anbudsförfrågan publiceras. Om diskussionsmötena informerar upphandlingsservicecentralen och Vaasan Yrittäjät även skilt.
5
4. ANBUDSFÖRFRÅGAN
4. Anbudsförfrågan
Om Vasa stads upphandlingar publiceras alltid en upphandlingsannons i Hilma (www.hankintailmoitukset.fi). Anbudsförfrågan publiceras alltid på Vasa stads webbsidor, under punkten Näringslivsservice Öppna anbudsförfrågningar. På sidorna hittar du också stadens konkurrensutsättningskalender, där det
står om kommande upphandlingar och när de planeras bli konkurrensutsatta.
Vasa stads anbudsförfrågningar publiceras alltid på finska för att man ska undvika fördröjningar i tidtabellen. En översättning till svenska av anbudsförfrågan kan fås, men den ska begäras minst 14 vardagar innan anbudstiden går ut.
Vasa stads upphandlingsservicecentral leder också den regionala upphandlingsringen, till vilken hör
Korsholm, Laihela, Vörå, Malax, Korsnäs, Kristinestad och Storkyro. I anbudsförfrågan ska alltid uppges
om regionens kommuner deltar i upphandlingen. För kommunerna reserveras även möjlighet att ansluta
sig till avtalet mitt under en avtalsperiod enligt behov.
Är det i anbudsförfrågan någonting som du inte förstår? Saknas bilagan? Tycker du att någonting viktigt
inte har beaktats? Bland annat med tanke på dessa problem reserveras anbudsgivaren alltid möjlighet
att ställa frågor vid upphandling. Inlämningstiderna för frågor och svar finns i slutet av anbudsförfrågan.
Vi önskar att frågorna framförs i första hand skriftligt inom ramen för den tidtabell som reserverats för
dem. Detta för att vi på bästa möjliga sätt kan säkerställa ett så jämlikt bemötande som möjligt av
anbudsgivarna och ge alla samma svar på samma frågor.
Foto: A-B Pada
6
5. INLÄMNANDE AV ANBUD
5. Inlämnande av anbud
Anbuden ska inlämnas inom den utsatta tiden till meddelad adress. Säkraste sättet att lämna in anbud i tid är
att skicka det per e-post till den meddelade adressen eller att lämna in anbudet personligen. Om posten är
försenad medför det att anbudet förkastas, om anbudet kommer in efter den utsatta tiden. Granska anbudet
ännu två gånger innan du lämnar in det, så att allt som krävs säkert finns med. Ofta finns det också en checklista som bilaga till anbudsförfrågan, där du kan bocka av uppgifterna allteftersom du fogar dem till anbudet.
De intyg och utredningar som krävs ska alltså finnas med i anbudet, det räcker inte enbart med kryss i rutan.
Om flera företag lämnar in ett anbud tillsammans, ska företagen kontrollera om det är möjligt att använda
underleverantörer i upphandlingen. Om detta är möjligt, kan anbudet lämnas in så att ett företag lämnar in
anbudet och uppger sina samarbetspartner som underleverantörer. Om det inte är tillåtet att använda underleverantörer, bör företagen bilda någon form av samföretag som offererar den helhet som ska upphandlas.
Vasa stad strävar också under år 2013 att ta i bruk ett nytt dataprogram för konkurrensutsättningarna. Datasystemet är till hjälp för företagarna vid anbudsgivningen, eftersom det via det är nästan omöjligt att lämna in
ett felaktigt anbud. Programmet meddelar i det skedet då anbudet ska skickas om eventuella brister eller fel
som bör rättas till.
Företagaren kan också lämna in ett anbud, fastän han då anbudet inlämnas inte skulle ha den kapacitet eller
personal som behövs för produktion av tjänsten eller varan. I det här fallet bör man ändå försäkra sig om att
det finns tillräckligt med tid mellan upphandlingsbeslutet och upphandlingsperiodens början så att tillräcklig
kapacitet kan skaffas. Vasa stad strävar efter att konkurrensutsätta sådana upphandlingar som kräver
eventuella investeringar av producenterna i god tid.
7
6. BEGÄRAN OM KOMPLETTERING
7. UPPHANDLINGSBESLUT
6. Begäran om komplettering
Upphandlingsenheten kan begära tilläggsuppgifter av anbudsgivaren om någonting är oklart i anbudet. Anbudet kan emellertid inte göras bättre genom tilläggsuppgifterna. Också på den här punkten ska anbudsgivarna behandlas jämlikt. Svara på
kompletteringsbegäran inom den utsatta tiden och noggrant, eftersom du bara får en möjlighet att svara.
7. Upphandlingsbeslut
Det är bara tjänstemän eller stadens beslutande organ som får fatta upphandlingsbeslut. Inom Vasa stad har tjänstemännens
upphandlingsbefogenheter i regel begränsats till 30 000 euro, med undantag av byggentreprenader, där tjänstemännen har
större upphandlingsbefogenheter. Detta innebär att största delen av de upphandlingar som konkurrensutsätts föreläggs olika
nämnder och direktioner för beslutsfattande, vilket fördröjer upphandlingsprocessen med cirka en månad. Upphandlingsbeslutet finns alltså oftast inte tillhanda särskilt fort efter anbudens inlämningstid.
Upphandlingsbeslutet baserar sig på anbudens jämförelsegrunder som har framförts i anbudsförfrågan. Vasa stad använder
som jämförelsegrund ofta s.k. totalekonomisk förmånlighet, varvid jämförelsen förutom priset även innehåller kvalitetsfaktorer. Ibland görs emellertid upphandlingen enbart utgående från priset. I upphandlingsbeslutet bör upphandlingsenheten
motivera de poäng som den ger och poängsättningen ska vara jämlik. Om du tycker att det är oklart hur ditt företags eller
konkurrentens poäng har fastställts, kan du fråga om det av kontaktpersonen för anbudsförfrågan.
Av upphandlingsbeslutet ska alltid framgå namnet på den person som ger tilläggsuppgifter. Kom ihåg när du lämnar ditt anbud
att uppge delgivningsadress, dit meddelandet om beslutet kan skickas. Vasa stad delger alltid upphandlingsbesluten elektroniskt för att påskynda processen.
Foto: A-B Pada
8
8. DOKUMENTINSYN & BESVÄRSRÄTT
9. UPPHANDLINGAR SOM UNDERSKRIDER
DET NATIONELLA TRÖSKELVÄRDET
8. Dokumentinsyn & besvärsrätt
Man kan bekanta sig med konkurrensutsättningsdokumenten efter delgivningen av upphandlingsbeslutet. Det är
möjligt att få se konkurrenternas anbud till den del som de är offentliga. Det prisanbud som getts kan inte anses
vara en affärshemlighet och därför är åtminstone det alltid offentligt. Kom ihåg att dina konkurrenter kan anse att
andra saker är affärshemligheter än ditt företag gör och därför är alla detaljer i anbudsförfrågan inte
nödvändigtvis tillgängliga. Tid för att bekanta sig med dokumenten ska bokas hos den person som ger
tilläggsuppgifter om upphandlingsbeslutet. Tid att bekanta sig med dokumenten ordnas under tjänstetid.
Anbudsgivaren har också rätt att besvära sig över upphandlingsbeslutet, om han inte är nöjd med det. Då skickas en
s.k. upphandlingsrättelseyrkan inom 14 dagar till den myndighet som har beslutat om upphandlingen. Som bilaga
till beslutet finns alltid anvisningar för hur man gör en rättelseyrkan. Om anbudsgivaren vill besvära sig över upphandlingen till marknadsdomstolen, ska även detta ske inom 14 dagar efter att delgivningen av det ursprungliga
upphandlingsbeslutet har skett. Om upphandlingsenheten gör en upphandlingsrättelse i enlighet med anbudsgivarens krav, dras ärendet bort från marknadsdomstolens behandling. Om anbudsgivaren är missnöjd, önskar vi att
han kontaktar upphandlingsservicecentralen den här officiella vägen så att ärendet kan behandlas i gott samarbete. Rättelseyrkandets form har inte definierats, utan det kan vara ganska fritt formulerat, bara det framgår de
saker som anbudsgivaren är missnöjd med. Rättelseyrkandet ska alltid skickas skriftligt till den adress som uppges i anvisningen för rättelseyrkande.
9. Upphandlingar som underskrider det
nationella tröskelvärdet
Vasa stad gör även mycket små upphandlingar, vilka underskrider det nationella tröskelvärdet. Då ordnas sällan en
officiell anbudsförfrågningsrunda, utan anskaffningarna görs snabbt av den köpande enheten. Då det gäller små
upphandlingar kan företagen göra reklam för sina produkter eller tjänster vid presentationsmöten eller kontakta
upphandlingsservicecentralen per e-post eller telefon. Staden gör även sitt bästa för att samla ihop de små
upphandlingarna årligen i samband med budgeteringen, då företagarna kan inrikta marknadsföringen av sina
produkter eller tjänster till dem som behöver dem.
9
Foto: Rita Lukkarinen
10. SAMARBETE UNDER
PÅGÅENDE
AVTALSPERIOD
10. Samarbete under pågående avtalsperiod
Upphandlingslagen begränsar upphandlingsavtalsperiodens längd. I praktiken kan avtalet jämte
optionsperiod vara maximalt åtta år långt. Vasa stad bestämmer avtalsperiodens längd utgående från
den vara eller tjänst som ska upphandlas - i regel är avtalsperioden för serviceupphandlingar längre än
för varor. Anbudsgivarna bör komma ihåg att avtalets eventuella option inte automatiskt innebär en
fortsättningsperiod för avtalet. Optionen tas i bruk endast om förhållandena är gynnsamma för detta
och beställaren är nöjd med villkoren. Beslutet fattas ur beställarens perspektiv, anbudsgivaren kan
inte påverka det.
Under avtalet önskar vi av anbudsgivaren en service- och utvecklingsinriktad attityd och att eventuella
problem som uppstår avgörs i gott samarbete. Stadens personal gör även sitt bästa för att upprätthålla samarbetet. Tyvärr har vi dock ofta bråttom - om du tycker att du träffar för sällan kontaktpersonerna, önskar vi att du anmärker om detta och vi försöker ordna tid för möten. Då ett nytt avtal inleds strävar vi efter att kunna träffa den nya producenten regelbundet och på så sätt säkerställa att eventuella
initialsvårigheter sköts exemplariskt samt att samarbetet fås i gång så fort som möjligt.
Att inköp görs utanför avtal händer tyvärr även då och då i en stor organisation. Ingen gör detta avsiktligt, utan detta beror ofta på okunskap. Om du alltså vet att staden har gjort upphandlingar ”hos grannen” utanför avtalet, vill vi att du meddelar även detta till avtalets kontaktperson. Vi kan påverka eventuella problem bara om vi vet att de finns.
Foto: A-B Pada
10
11. KONTAKTUPPGIFTER
11. Kontaktuppgifter
Vasa stads upphandlingsservicecentrals kontaktuppgifter finns på webben, adress:
http://www.vaasa.fi/WebRoot/380444/Vaasa2010SubpageWithBanner.aspx?id=532681
Kontaktpersonen för en enskild upphandling framgår alltid av underskriften på
anbudsförfrågan. Om du har någonting allmänt att fråga om upphandlingar kan du kontakta
stadens upphandlingschef.
Heidi Hirsimäki
Upphandlingschef
Vasa stad
heidi.hirsimaki(at)vasa.fi
06 325 1257 / 040 716 8038
11