Transcript Manual orderwebb - Svenska Retursystem

Manual för webbportalen
Innehållsförteckning
Manual för webportalen
1
1.Startsida:
1
2.Beställa/Förflytta:
1
2.1 Beställa pallar och lådor
2
2.2 Rapportera Godsleverans
3
2.3 Hämtning av pallar och lådor 4
3. Händelser
5
3.1 Söka och filtrera
5
3.2 Exportera till Excel
6
3.3 Se orderkvitto, orderstatus och detaljer 6
4.Stämma av godsleveranser/Justeringar 7
4.2 Stämma av Godsleveranser 7
4.2Stämma av Justeringar
9
5. Meddelanden
9
6. Saldo
10
7. Fakturor
10
8. Inventering
10
9. Dokument
10
10. Inställningar
11
10.1 Användare
11
10.2 Superuser
11
11. Rapportera ärende till Kundservice 11
12. Språk
11
1. Startsida:
Startsidan är den första sidan du kommer till när du loggat in. Startsidan visar ditt
saldo samt genvägar till beställa/rapportera, dina senaste händelser och senaste
meddelanden. I menyraden ser du samtliga rubriker och flikar du kan gå in på.
2. Beställa/Förflytta:
Under fliken Beställa/förflytta gör du dina beställningar och förflyttningar av Lådor och
Pallar. Du rapporterar även godsleverans samt beställer hämtning av pallar och lådor.
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]
Här hittar du även information om alla produkter och genom att klicka dig runt bland
produktbilderna kan du få mer detaljinformation om varje enskild produkt.
2.1 Beställa pallar och lådor
Under Beställ pallar och lådor anger du leveransdatum. Om inget aktivt val av datum
görs kommer din order automatiskt att läggas mot nästa möjliga leveransdatum. Önskar du
hellre ha leverans senare än nästa möjliga dag kan du själv skriva in ett datum eller klicka
på kalendern till höger om datumfältet och välja nytt önskat datum.
I fältet orderreferens anger du din egen orderreferens. Fältet är inte obligatoriskt men om
du väljer att fylla i detta så kommer orderreferensen att synas på webben. Detta för att
underlätta matchning mot till exempel ett inköpsnummer.
Intern notering är valfri och du kan själv skriva en egen notering. Observera att detta
enbart är din egen notering och anges inte på fakturan utan bara i ditt händelseflöde.
Rullista för avtal: Idag har alla användare ett avtal. Denna funktion är framledes tänkt att
användas för tillkommande produkter som inte finns i vårt standardutbud.
Här väljer du vilka tilläggstjänster och produkter som skall vara på ordern.
Om du har möjlighet att lägga helgbokningar måste denna artikel först väljas, innan
helgdatum låses upp.
Under rullgardinsmenyn under varje produkt så väljer du produkt, antal och tilläggstjänst
du önskar att beställa. Längst ned på sidan under belopp ser du en summering av valda
produkter samt kostnaden. Du kan ändra beställningen genom att ändra i rullgardinsmenyn
under vald produkt eller genom att klicka på det röda krysset bredvid belopp.
När du är klar med dina val gör du en beställning genom att klicka på beställ.
När beställningen är lagd kommer kvittosidan upp och du ser en bekräftelse med
information om din order.
Om du önskar lägga en likadan order fast med ett nytt datum går det bra att kopiera din
order från kvittosidan att lägga den ett annat datum.
Om du är en förskottskund och din betalning inte hunnit registrerats kommer du få
information om att du blivit kreditspärrad och hur du går till väga för att lösa detta.
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]
Ta bort/ångra en order: Din order kommer att ligga kvar obeställd tills att du bekräftar den
genom att trycka beställknappen. Det betyder att den order som du påbörjat kommer att
vara synlig i beställningsformuläret tills dess att du tar bort den manuellt (det gör du genom
att ta bort allt som ligger ifyllt i orderformuläret). Det betyder att om du stänger ner fönstret
efter att du har startat en beställning men ännu inte har tryckt på beställknappen så
kommer den att ligga kvar som påbörjad nästa gång du loggar in för att göra en ny
beställning.
Ändra order: Du kan ändra din order fram till orderstopp kl. 11:00 då status ändras till
registrerad. Om ordern läggs efter kl. 11:00 så är det möjligt att ändra den fram till kl. 11:00
nästkommande dag.
Du kan välja att skriva ut ordern om så önskas för att spara eller arkivera en papperskopia.
2.2 Rapportera Godsleverans
Under fliken Rapportera Godsleverans administrerar du dina godsleveranser. Här anger
du hur många Grå Returpallar som du vill registrera genom att skriva in antalet i rutan, du
kan också öka/minska antalet som skall förflyttas med hjälp av pilarna upp och ner till
höger.
Därefter anger du leveransinformationen:
Leveransdatum är det datum då leveransen skall ankomma till mottagaren
Fraktsedelsnummer är obligatoriskt och ska alltid anges. Du kan även ladda upp en
fraktsedel som PDF.
Orderreferens skall anges och kommer att vara synlig för mottagaren.
Under mottagare så anger du kundens kundnummer alternativt skriver du in mottagarens
namn. Här finns en funktion som söker upp mottagaren när du börjar skriva in namnet på
mottagaren. Exempelvis om mottagaren är ICA och du inte vet kodnumret så kan du skriva
ICA i textfältet och då få upp vilka mottagare som heter något med ICA.
Du kan även ta reda på mottagarens kundnummer genom att klicka på Dokument uppe till
höger. Här finns ett dokument som anger vilka mottagare som är anslutna till systemet och
information om deras kundnummer.
Om mottagaren är en butik skall också butiksID anges. En lista över vilka butiker som finns
som mottagare och deras ButiksID finns under fliken Dokument.
Du kan också välja att skriva en kommentar till mottagaren och en Intern notering som ej
kommer att visas för mottagaren.
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]
När all information är ifylld så klickar du på rapportera och Godsleveransen rapporteras.
Detta innebär att ditt saldo av Grå Returpall går över till mottagaren det datum som
godsleveransen avser.
2.3 Hämtning av pallar och lådor
Under Hämtning av pallar och lådor visas alla artiklar och du väljer själv vilken artikel och
antal moduler du önskar hämtning av. När du fyllt i detta anger du leveransinformation.
Datumet ligger som standard och går att ändra om du önskar en hämtning senare.
När all information är ifylld så klickar du på Rapportera och din order skickas till Svenska
Retursystem.
För mer information läs separat manual på webportalen under dokument. Dokumentet
heter ”Justera och skriv ut fraktsedlar”
2.4 Uppdatera hämtorder samt skriva ut fraktdokument
Skriva ut fraktsedlar görs för hämtorder på webbportalen. Innan man skriver ut fraktsedlar
för sin hämtorder uppdaterar man hämtordern så att godset som lastas på bilen
överensstämmer med det som står på fraktsedeln. Detta för att minska risken för differens
vid inleverans hos tvätt och för att säkerställa att era fakturaunderlag blir rätt.
En hämtorders fraktsedlar skrivs således inte ut direkt när man bokar hämtordern, utan
först när man ställt fram godset för lastning, och helst först när bilen är på plats och man
kan verifiera att godset går iväg i enlighet med fraktsedelns angivna kvantiteter.
För att uppdatera sin hämtorder så att artikelmix och kvantitet stämmer med det som går i
väg på bilen går man in via händelser och söker upp hämtordern. Detta görs snabbast
genom att filtrera på ordertyp Hämtning. De hämtorder med senaste datum läggs per
default högst upp om inte annan kolumnfiltrering väljs.
Klicka nu på den hämtorder som avses att lastas så tas du vidare in på kvittot. Klicka nu på
Ändra:
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]
Gör nu de ändringar på samma sätt som när du lägger hämtorder; Ändra via
rullgardinslistan under varje artikel så att antalet blir samma som det som lastas på bilen.
Kom ihåg att det inte går att ändra totala kvantiteten pallplatser. Är 48 pallplatser bokat så
måste 48 pallplatser lastas, även om mixen av artiklar kan variera på bilen.
När du är klar med dina ändringar trycker du på uppdatera. Gå nu via händelser tillbaks till
din hämtorder, klicka in på kvittot, och skriv ut din fraktsedel.
2.5 Rapportera leverans av tompall
Om du har fliken Rapportera leverans av tompall så är det här du rapporterar det antal
pall som du för över till en annan användare. Detta kan ske genom att du själv ansvarar för
transporten eller så kan mottagaren komma och hämta Grå Returpall med egen transport.
Du rapporterar leverans av tompall för att föra över saldot av pallarna till mottagaren. Detta
gör du genom att först fylla i hur många pallar som skall skickas, anges i pall och ej i
moduler. Sedan anger du Leveransinformationen som består av Fraktsedelsnummer,
Orderreferens och mottagare. Om leveransen sker till en butik skall ButiksID anges.
Kommentarer på leveransen är frivilligt men kan anges precis som Intern notering.
När alla fält fyllts i så klickar du på Rapportera och din överföring av pall flyttas över till
mottagaren.
3. Händelser
Under händelser ser du alla orders som är lagda, både bakåt samt framåt i tiden. Du kan
även se dina händelser på startsidan när du loggar in, men då endast som en
sammanfattad vy. Genom att bocka i kryssrutan till höger kan du enkelt få en uppföljning
på vilka leveranser du stämt av. Stäm av transaktionerna med era varuleveranser.
3.1 Söka och filtrera
För att se vilka artiklar en order innehåller väljer du pilen till höger om orderstatus.
Filtrera:
Händelsefliken har flera olika filter och sökfunktioner. Du kan filtrera på Ordertyp,
Orderstatus, Till/Från, samt Artikel. Du filtrerar genom att klicka på respektive funktions
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]
rullgardinsmeny och välja den variabel du vill söka på. För att söka fram en händelse som
redan blivit i bockad som klar finns valet att bocka i ”Visa alla händelser”.
Man kan också välja att filtrera på order som kräver åtgärd. Detta gör du genom att bocka i
rutan Dölj om åtgärd ej krävs. Det är enbart justeringar och godsleveranser som kräver
åtgärd som användaren själv har stämt av. Åtgärd möjlig för godsleverans är avstämning
eller justering. Åtgärd för justering är avstämning. Accepteras inte justeringen måste
konflikten lösas mellan de båda parterna.
Det går även att filtrera på varje kolumns rubrik. Klickar man på rubriken får man
Händelserna i stigande/fallande ordning. (Exempelvis stigande datum, ordernummer eller
dylikt)
Söka:
För att söka ut unik order klickar du på Visa sökfält. Här fyller du i de variabler du önskar.
När man sedan klickar på sök visas enbart de resultat som matchar sökkriteriet i
händelser.
3.2 Exportera till Excel
Du kan enkelt plocka ut en lista på dina händelser, detta gör du genom att exportera till
Excel. Här kan du även filtrera och söka ut begränsad data. Har du Grå Returhelpall som
artikel och vill spåra ditt saldo och enskilda transaktioner via historiken så filtrerar du
genom att välja artikel Grå Returpall innan man exporterar till Excel.
3.3 Se orderkvitto, orderstatus och detaljer
För att se en enskild order klickar du på aktuellt order-id, därefter skickas du till en ny sida
där order visas.
Kundorder och Hämtorder, kvitto
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]
Kundorder och Hämtorder kan ändras så fram tills dess att de har behandlats av Svenska
Retursystem. Detta sker vardagar kl. 11:00. Order lagda efter kl. 11:00 kan ändras fram kl.
11:00 dagen därpå.
Godsleveranser, Justeringar och Transport av Tompall, Orderdetaljer
Justeringsförfrågningar kan skickas inom 7 dagar från godsleveransdatum. Detta gör du
genom att gå in via händelser och välja orderID, längst ner väljer du det antal användaren
faktiskt mottagit och klickar sedan på Rapportera.
Transport av tompall har samma funktionalitet som godsleveranser och kan alltså justeras
inom 7 dagar.
4. Stämma av godsleveranser/Justeringar
4.2 Stämma av Godsleveranser
Under händelser har du möjlighet att stämma av dina inkommade godsleveranser.
När du klickat in på händelser fliken så väljer du ”Ordertyp” och väljer godsleveranser. Nu
kommer alla era godsleveranser att synas i fönstret.
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]
Kolumnerna visar nu datum, Ordertyp, Fraktsedel, Till, Från, Antal, Orderref, OrderID,
Status, Svar inom och Dölj. Till höger finns två stycken oranga knappar för att snabbt och
enkelt kunna stämma av godsleveranser.
Vill du söka upp en specifik godsleverans kan du söka upp den genom att klicka på ”Visa
sökfält” och filtrera listan med ytterligare sök kriterier.
När du stämmer av en godsleverans så kontrollerar du att all information stämmer. Vem
den kommer ifrån och att antalet Grå Returpallar stämmer under ”Antal”. Stämmer
godsleveransen klickar du på en oranga knappen för ”Godkänn”.
Om godsleveranser inte stämmer klickar du på ”Justera” och justerar antalet till det som
du har mottagit.
TIPS
Innan du trycker på godkänn knappen så kan du bocka i rutan för dölj och sedan trycka på
godkännknappen. Då kommer den enskilda godsleveransen att döljas från listan eftersom
du redan stämt av den. För att visa den igen väljer du ”Visa alla händelser” i filtreringen.
OBS Detta går bara att göra för en godsleverans i taget. Du kan inte göra detta för flera
samtidigt utan måste då klicka godkänn för varje enskild godsleverans.
Om du som avsändare vill stämma av dina godsleveranser som du gjort
justeringsförfrågningar på så filterar du ut dina godsleveranser precis som ovan och klickar
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]
på status. Detta gör att de godsleveranser som har status ”Justera” kommer att synas.
Nu kan du kontrollera om mottagren av Justeringsförfrågan har stämt av
justeringsförfrågan eller inte.
4.2
Stämma av Justeringar
För att stämma av dina justeringsförfrågningar går du precis som för
godsleveranser in under fliken ”Händelser” och väljer under ”Välj Ordertyp”
Justeringsförfrågan.
Nu kommer enbart dina justeringsförfrågningar att synas i fönstret.
Under ”OrderID” så kan du nu klicka på de gröna siffrorna för att komma in på varje
enskild justeringsförfrågan och kontrollera att justeringen är rätt.
Om du anser att justeringsförfrågan är felaktig så ta då kontakt med motparten för att lösa
problemet.
Om du som avsändare vill stämma av dina godsleveranser som du gjort
justeringsförfrågningar på
5. Meddelanden
Under meddelandefliken har du möjlighet att skicka meddelanden till andra kunder. du
väljer mottagare genom att söka på namn i fältet ”Till”.
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]
Du klickar på pilen till höger om aktuell rubrik för att läsa ett meddelande. Här kan du också
svara på inkommande meddelanden. I utkorgen ser du dina skickade meddelanden.
I meddelandefunktionen har du även möjlighet att bifoga filer som bilder, fraktsedlar och
dokument.
6. Saldo
I dagsläget finns enbart en artikel, Grå Returhelpall, som är saldoförd. Saldot syns till
höger uppe på startsidan och uppdateras direkt när du loggar in på webbportalen.
Transaktioner som görs påverkar direkt saldot på startsidan.
Kl. 23:00 varje dag fastställs det saldo som du blir debiterad dygnshyra för. Det följer du
upp under fliken saldo där varje dygns saldo visas, här finns också en koppling till
fakturanummer för att underlätta avstämningen. Du kan även exportera till Excel för att
följa upp saldot. Alla transaktioner kan hittas under fliken händelser.
7. Fakturor
Fliken visar alla fakturor som ligger mot kontot. Här kan du filtrera eller söka på dina
fakturor för att se om det är betalda, vad de avser för datum samt fakturanummer. Det går
även att exportera listan med fakturor till Excel.
8. Inventering
Inventeringsfliken är till för saldokunder och aktiveras av SRS när det är dags för
inventering. Inventering sker genom att du fysiskt gör en inventering och fyller i hur många
pallar som du har på lager de datum då inventeringen görs. Under inventeringsfliken
rapportererar och gör du din inventering och du har även möjlighet att se tidigare
inventeringar. Tidigare inventeringar hittar du även under händelser som
inventeringsjournaler.
9. Dokument
Under fliken dokument finns informationsmaterial att ladda ner. Bland annat hittar du
aktuella prislistor, produktblad och specifikationer.
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]
Fliken innehåller även Butikslistor med ButiksID där samtliga butiker som grossisterna
levererar till har angetts. Detta skall användas vi direktleverans till butik
10. Inställningar
För att komma åt inställningar och användaruppgifter väljer du att klicka på kugghjulet
högst upp till höger på sidan.
10.1 Användare
Du som användare kan uppdatera din e-post, telefonnummer, aviserings-mail, språk samt
lösenord. För att uppdatera denna info klickar du på Ändra uppgifter och ändrar den
aktuella datan och sparar. Ändra lösenord har en separat knapp.
10.2 Superuser
En webbanvändare kan även vara superuser. Är du superuser har du ytterligare
Administrationsfunktioner som dyker upp nedanför de personliga uppgifterna. En
superuser ser en lista på alla användare på kontot och konfigurera dessa. Genom att
klicka på pilen till höger om aktuellt användarnamn i listan kan superusern ändra
användarens mail, telefonnummer, aviseringsmail samt behörighet. När info är uppdaterad
väljer superusern Spara.
Superusern kan även lägga till nya användare till kontot genom att klicka på Skapa
användare och därigenom fylla i den nya användarens uppgifter och spara.
11. Rapportera ärende till Kundservice
Längst ner på webbsidan finns en kundserviceknapp där du kan lägga in ärenden på
webben samt spåra dina registrerade ärenden. Här väljer du orsak och produkt, och fyller
sedan i ID-nummer, Ordernummer, Antal och fakturanummer. Fyll i ärendets rubrik och
anger ditt ärende i meddelanderutan. Det går även att bifoga bilder, dokument och
fraktsedlar. När man trycker på sänd så skickas ärendet till Kundservice där det behandlas.
12. Språk
Högst upp till höger på sidan kan kund välja vilket språk sidan ska visas på. Du väljer språk
genom att klicka på antingen den svenska eller engelska flaggan.
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]
13. Övrigt
Så följer du statusen på din order
Din order ändrar statusar under leveransprocessen. Dessa statusar är direkta speglingar
av den process som din order går igenom internt på SRS. Här förklaras hur du följer
dessa statusar i orderwebben.
Status - Ej Beställd

När du registrerar din order, innan du tryckt på knappen ”Beställ”.

Om du försöker lägga en order som är utanför de tillåtna kvantiteterna för en
totalorder. Ex för få antal pallplatser.

Om du lagt en order men hamnar i vår interna bevakningslista för ytterligare
kontroll. Observera att det betyder att du sannolikt kommer att få din order, förutsatt att du
inte har förfallna fakturor etc. Vi stämmer följer upp dessa ordrar löpande och du kommer
se att den ändrar status när leveransdatum närmar sig.
Status - Oplanerad

En intern status på SRS

Avser att vi på SRS internt ännu inte transportplanerat din order. Detta är
inget du som kund behöver oroa dig för.

När statusen är oplanerad kan du fortfarande justera din order. Dvs före
orderstopptiden klockan 11:00
Status - Registrerad

Din order är nu transportplanerad av SRS
Status - Leverans påbörjad
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]


En intern status på SRS
SRS har nu börjat plocka fram ditt gods för leverans
Status - Frisläppt för fakturering

Ditt gods har nu lämnat SRS
Status - Fakturerad

Ordern är nu levererad och fakturerad
Svenska Retursystem AB
Box 6620 | 113 84 Stockholm
Besöksadress | Gävlegatan 16
Tel | 019 33 37 22
Webb | www.retursystem.se
Mail | [email protected]