Transcript För väldigt många är det här sinnebilden av Astrakanmetoden – en

För väldigt många är det här sinnebilden av Astrakanmetoden – en
processkarta med koppling till ett resurslager. Några kanske tror färgvalet på
symbolerna är viktigt, och att kartan i sig är viktig.
Och visst! Processmodeller är en viktig del i metoden, men i den här lilla
sammanfattningen berättar vi om vad som egentligen är viktigt.
Du får en introduktion till Astrakanmetodens fundament samt bakomliggande
teoretiska och filosofiska grund.
Vi berättar om analysens grunder och sammanhang, om processmodellens roll
i ett större sammanhang. Och, framför allt berättar vi om vad som är viktigt för
att nå effekt i form av nyttor för verksamheten.
Du kommer att förstå att färger och symboler är det minst viktiga i
Astrakanmetoden.
1
Astrakanmetoden har fyra fundament som alla finns till för att åstadkomma ett resultat i
sak, i person och i grupp och resultatet ska leda till effekt genom handling.
En grundprincip är - för att få något gjort måste det vara accepterat av den som ska göra
det. För att kunna acceptera något måste det först vara beskrivet och förstått.
Så bildas en värdekedja: Beskrivet -►förstått -►accepterat -►använt -► uppnådd effekt.
Astrakanmetodens fundament handlar om att skapa beskrivning, skapa förståelse och
skapa acceptans – hos var och en som ska utföra någonting för att nå önskad effekt.
Arbetsformen
är fokuserad på workshop och gruppkommunikation. Avsikten är att skapa gemensam
beskrivning, förståelse och acceptans för ämnet
Visualisering
är ett av de kraftfullaste sätten att kommunicera och understödjer därmed arbetsformen
och dess syfte. Visualiseringen är också sättet att skapa resultat i sak (dokumentation).
Analysramverket
är baserat på hur vår hjärna tänker och sorterar olika sorters kunskap. Analysramverket
säkerställer att analyser och beskrivningar görs utifrån alla nödvändiga perspektiv så att
komplett förståelse kan uppstå.
Värdeskapande
är ett mantra i metoden. En drivkraft i analysen som gör att resultatet inte bara blir ett nytt
sätt att jobba, utan faktiskt ett bättre sätt att jobba.
Astrakanmetoden är för övrigt ingen metod, utan bara en samling principer och idéer som
kan tillämpas när och var som helst, till vad som helst. Inom ramen för vilken
utvecklingsprocess/-metodik som helst.
2
Att visualisera intressenter
Intressentmodellen är ett mycket effektivt sätt att bilda sig en första
uppfattning om det som ska analyseras (verksamhet projekt, etc.).
Genom att identifiera intressenter och deras intresse kan vi skaffa en första
uppfattning om vad som är affären, vilka processer som finns, vilken
information som utbyts, vem som bestämmer, vem som utför jobbet, etc.
En mer djuplodande analys av respektive intressent kan ge självklart ge
massor av ytterligare viktig kunskap.
3
Att visualisera intention
En målmodell är ett sätt att visuellt analysera intention (avsikt).
Vad är syftet? Vad vill man uppnå?
Med analysfrågan ”varför” identifieras överordnade mål, till relevant nivå
(drivs analysen för långt hamnar man i mål som ”mänsklighetens
överlevnad” och ”demokratins bevarande”).
I andra riktningen drivs analysen mot underliggande mål med
analysfrågan “hur”. Genom att ställa frågan ”hur” tillräckligt många gånger
hamnar man via en sammanhängande resonemangskedja i konkreta
aktiviteter.
Modellen i sig uttrycker inte “mål”, den uttrycker ett resonemang
framdrivet genom en analys. Ur detta resonemang kan man sedan
formulera relevanta mål.
Tips: skilj på aktivitetsbaserade och effektbaserade mål. Annars riskerar
man att som polisen terrorisera nyktra bilister i rusningstrafik på
Essingeleden för att uppnå det aktivitetsbaserade målet ”ytterligare 400
blås denna vecka”. Det effektbaserade målet var ”minskat antal döda och
skadade i trafiken”. Till detta bidrogs inte.
4
Att visualisera begrepp
Språket är den mest grundläggande komponenten i kommunikation.
Alla verksamheter har dessutom sitt invanda språk, med en särskild
innebörd i verksamheten. Språket i verksamheten är viktigt. Det har ofta
en precis innebörd för de insatta och bidrar till identitet och kultur. Men
språket kan också bli en fälla, när inte alla lägger samma innebörd i orden.
Att ha en gemensam begreppsapparat är en förutsättning för att kunna
prata om verksamheten, och därmed en förutsättning för att kunna
utveckla densamma.
Att utveckla system utan en gemensam begreppsapparat kan få mycket
kostsamma följder. Ett exempel är en myndighet som har 70 olika
databaser med geografisk information, eller teleoperatören som måste titta
i fem olika system för att få en bild av det totala åtagandet mot en
företagskund.
5
Att visualisera process
Processmodeller är enkla att förstå. Det betyder tyvärr inte att de är enkla
att göra. Att göra bra processmodeller kräver mycket kunskap, lång
erfarenhet och sunt förnuft.
Processanalysen resulterar i en strukturerad beskrivning
av verksamhetens aktiviteter, dvs. av det arbete som utförs och det värde
som skapas.
Med Astrakans processmodeller kan vi också visa vilken information
processerna behöver, eller mer generellt, de resurser processerna nyttjar i
form av information, kompetens, material, pengar, maskiner, etc. Vi kan
också visa kopplingen mellan processer och mål, vilket förstås är helt
nödvändigt vid all form av verksamhetsutveckling/effektivisering.
En processmodell kan ha olika syften, till exempel att beskriva
verksamheten för nyanställda, kunder eller andra intressenter. Den kan
också ligga till grund för verksamhetsutveckling/effektivisering eller för att
identifiera behov av IT-stöd som kan översättas till krav på IT-stöd, till
grund för analys, design och implementation för att få spårbarhet från
affärsmål till tekniska lösningar. Och förstås förvaltningsbarhet.
6
Visualisera det som behöver visualiseras
Föregående bilder visade ett axplock av modeller som används i
Astrakanmetoden för att visualisera. Dessa tillhör de oftast använda. Men
Astrakanmetoden sätter ingen gräns för vilka modelltyper som får
användas.
Använd de som stödjer syftet. Använd de som leder till förståelse och
acceptans!
Fiskbensdiagram – för problemnedbrytning
Statusdiagram – för att visa livscykler
Samverkansdiagram, sekvensdiagram och flödesdiagram för att visa på
flöden och interaktion
Hierarkiska trädstrukturer för att visa ansvar i en organisation
(instansdiagram)
Osv
Osv
Osv
© Astrakan Strategisk Utbildning AB 2010
7
”it’s all about communication …”
En ”målbild” - en bild av hur det ska se ut när man ”har kommit fram” - kan
ta sig många olika former.
Att utveckla någonting innebär så gott som alltid att införa någon form av
förändring som involverar människor. Må det vara ett nytt IT-stöd eller en
rent organisatorisk förändring. Människor kommer att påverka och
påverkas av förändringen.
Människor är som människor är, och vi är inte stöpta i samma form. Vi har
gått våra egna vägar genom livet och skaffat oss egna erfarenheter,
referensramar och värderingar. Nästan alltid betraktar varje individ
omvärlden på sitt eget sätt. Det handlar inte om rätt och fel, det handlar om
olika uppfattningar, baserade på våra egna personliga bakgrunder
För att lyckas med förändringen/utvecklingen måste vi säkerställa att de
berörda människorna enas om, och accepterar, målbilden.
För att nå dit måste vi kommunicera.
Astrakanmetoden är i huvudsak ett sätt att kommunicera.
Kommunikation handlar om att överföra mentala modeller, inre bilder.
8
Effektiv kommunikation
Grundläggande kommunikationsteori a’la Börje Langefors:
När människor kommunicerar ”sänder” vi meddelanden över en ”kanal”.
Meddelandets innehåll är utformat utifrån sändarens referensramar, men
tolkas av mottagaren med dennes referensram.
Det är lätt att misstolka budskapet. Kanalen kan vara mer eller mindre
störningsfri.
På telekombolaget Ericsson gjorde man en gång en undersökning om
kommunikationseffektivitet för några olika kommunikationsformer. Man fann
bland annat att:
• skicka pappersdokument är ett uselt sätt att kommunicera
• skicka elektroniskt är bättre
• allra, allra bäst kommunicerar man vid en whiteboard, där idéer kan prövas
och missförstånd redas ut.
Astrakans arbetssätt
Astrakanmetodens arbetssätt bygger på kommunikation vid väggen, där vi
kan dela med oss av våra egna mentala modeller, våra egna inre bilder, och
ta till oss av varandras mental modeller, till dess att vi faktiskt har uppnått en
gemensam mental modell. En gemensam överenskommen målbild över hur
vår verksamhet borde fungera.
9
Hjärnans olika kunskapscentra – människans naturgivna förmågor
Det finns hjärnforskning som har identifierat ett antal olika kunskapscentra
inne i våra huvuden. Olika delar där vi hanterar olika förmågor:
• Det intentionella centrat där vi hanterar målsättningar och värderingar.
Vad vill vi uppnå.
• Det procedurella centrat där vi hanterar kunskapen om att göra saker
i viss ordning.
• Faktacentrat där vi hanterar vår uppfattning om hur saker är beskaffade
och förhåller sig till vartannat.
• Det logiska centrat där vi utifrån tidigare erfarenheter kan dra slutsatser
och göra beräkningar
Våra inre bilder, våra mentala modeller, bygger på uppdelningen i dessa
centra.
10
När vi betraktar vår omvärld
Våra inre bilder, våra mentala modeller ger förutsättningar för hur vi
betraktar vår omvärld.
När vi betraktar någonting (UOD = Universe Of Discourse) applicerar vi ett
antal egenskaper på detta, som följer samma struktur som vårt inre.
Vi betraktar företeelser och läger på dem en intention, inte att de har en
egen intention, men att vi kan se vad intentionen är. vi betraktar
företeelsens procedurer, dess statiska strukturer samt dess logik och
regelverk.
När vi kommunicerar är det vår uppfattning om dessa aspekter av
någonting, våra mentala modeller av detta något, som vi försöker
förmedla.
11
Hur vi skapar gemensamma bilder
I modelleringsformen, där vi kombinerar det effektivaste sättet att
kommunicera, med det sätt som våra hjärnor fungerar, så skapar vi
gemensamma mentala modeller av det objekt vi analyserar. Vi beskriver
för varandra hur vi själva ser på saken, och får förklarat av varandra. Till
slut enas vi om en gemensam bild – vår målbild, vårt börläge. Dit vi vill nå.
Och vi är överens.
12
Förståelse är uppfattning av sammanhang
Astrakanmetodens analysramverk ger oss struktur och ryggrad för
analysen. Den beskriver vilka perspektiv vi behöver modellera för att
beskriva vårt analysobjekt.
Ramverket visar också på de nödvändiga sambanden, sammanhangen
mellan perspektiven. För all förståelse bygger på uppfattning av
sammanhang. All förståelse ÄR uppfattning av sammanhang!
13
Ett tillämpat exempel där några modeller beskriver de olika perspektiven,
och de olika modellerna går i vartannat.
Sambanden mellan modellerna bidrar till förståelse.
14
Sic vos non vobis = sålunda är vi inte till för oss själva.
Principen att vår egen framgång beror på hur vi lyckas tillfredsställa vår
omgivning.
Denna princip är alltigenom rådande i Astrakanmetoden. När vi modellerar
process fokuserar vi hela tiden hur varje steg i processen kan bidra med ett
värdeskapande. Värdet bedöms alltid utifrån nästa steg i processen.
För att förstå vår “kund” gör vi gärna mer eller mindre kompletta beskrivningar av
denne. Vi gör hans målmodell för att första vad han försöker uppnå. Vi gör hans
probleminvientering för att förstå vad han har problem med. Vi gör hans
processmodell för att förstå hur han jobbar. Etc. Sedan vet vi mycket mer om
vilket värde vi kan skapa till honom, och definierar våra processer utifrån detta.
15
Process eller arbetsflöde
Processerna beskriver verksamhetens värdeskapande arbete oavsett hur
det faktiskt genomförs. Fokus på vad som görs/åstadkoms.
Arbetsflödet är den rationella lösningen för att organisationens människor
och IT ska åstadkomma värdeskapandet. Fokus på vem som gör.
Att tänka process är att fokusera värdeskapandet snarare än aktiviteterna.
(I praktisk modellering med en grupp är det inte alltid möjligt att skilja på
process och workflow).
Nationalencyklopedien: Process
Förändring av ett objekt över tiden
Wikipedia: workflow
A workflow is a depiction of a sequence of operations, declared as work of
a person, work of a simple or complex mechanism, work of a group of
persons ...
16
Astrakanmetoden är ingen metod!
Astrakanmetoden är i själva verket en samling principer och verktyg för att
driva ett arbete fram till dess att personer i grupper har tillräckligt mycket
kunskap och motivation i sin egen skalle för att sedan göra rätt saker – så
att förväntad effekt kan nås. Oavsett om det gäller affärsutveckling,
verksamhetsutveckling eller mjukvaruutveckling!
Astrakanmetoden kan därför mycket lätt tillämpas tillsammans med snart
sagt vilken metod eller styrform som helst.
17
Astrakan Strategisk Utbildning AB
Växel: 08 54 54 23 00
e-post: [email protected]
Stockholm
Sankt Eriksgatan 113, 113 43 Stockholm
Göteborg
Postadress: Box 9171, 400 94 Göteborg
Besöksadress: Olof Asklunds Gata 10, 421 30 Västra Frölunda
18