Transcript Prosedyre XN-QA-P08 Dokumentstyring og registreringer

Prosedyre
XN-QA-P08 Dokumentstyring og registreringer
Referanser:
NS-EN ISO 9001:2008
XN-QA-P01 Nummerering av styrende dokumenter
XN-QA-P02 Etablering og vedlikehold av styrende dokumenter
Hensikt og omfang:
Prosedyren skal sikre at standardens krav til registreringer blir ivaretatt.
Definisjoner:

XN:
Xervon Norway AS

Dokumenter:
Dokumenter kan foreligge på papir eller elektronisk format

HMS:
Helse, Miljø og Sikkerhet

KS:
Kvalitetssikring

Operating System:
Intranettbasert Kvalitetsledelsessystem ved TKXN

Styrende dokumenter:
Prosessbeskrivelser, Arbeidsinstrukser, Prosedyrer, Funksjonsbeskrivelser, Sjekklister, Håndbøker og Brukermanualer
Alle tekniske dokumenter skal distribueres gjennom Dokumentstyring
Prosedyre:
1.
Dokumentstyring: (Kap 4.2.3, NS-EN ISO 9001:2008)
En dokumentert prosedyre skal etableres for å
fastsette styringen som er nødvendig for å:
a) godkjenne at dokumenter er tilstrekkelige før de
Referanse til styrende dokumenter ved ThyssenKrupp Xervon Norway AS samt beskrivelse av
arbeidsmetoder som ikke dekkes av andre styrende dokumenter.

XN-QA-P01
Nummerering av Styrende Dokumenter
utgis,

XN-QA-P02
b) gjennomgå og hvis nødvendig, oppdatere og

XN-QA-P02
Etablering og vedlikehold av Styrende Dokumenter
godkjenne dokumenter på nytt,

XN-QA-P09
Ledelsens gjennomgåelse
c) sørge for at endringer og gjeldende utgave av

XN-QA-P01
Nummerering av Styrende Dokumenter
dokumenter fremgår,

XN-QA-P02
Etablering og vedlikehold av Styrende Dokumenter

Eventuelle Kundekrav om nummerering av dokumenter
d) sørge for at riktige utgaver av aktuelle

XN-QA-P02
Etablering og vedlikehold av Styrende Dokumenter
dokumenter er tilgjengelige der de brukes,

XN-QA-P08
Dokumentstyring
e) sørge for at dokumentene er lesbare og lette å

XN-QA-P01
Nummerering av Styrende Dokumenter
identifisere,

XN-QA-P08
Dokumentstyring

Designdokumenter følger kundekrav
f) sørge for at dokumenter fra eksterne kilder

XN-QA-P08
identifiseres, og at deres distribusjon er under

Alle tekniske dokumenter skal distribueres gjennom dokumentstyring
g) forhindre utilsiktet bruk av foreldede dokumenter

XN-QA-P01
Nummerering av Styrende Dokumenter
og anvende passende identifikasjon på dem hvis de

XN-QA-P02
Etablering og vedlikehold av Styrende Dokumenter
beholdes for et bestemt formål.

XN-QA-P08
Dokumentstyring

For styrende dokumenter skal alltid siste revisjon legges over gammel revisjon, ved oppdatering av
Etablering og vedlikehold av Styrende Dokumenter
Dokumentstyring
kontroll og
intranett, slik at link alltid peker tilbake til gjeldende revisjon. Utgåtte revisjoner lagres i egen lett
identifiserbar mappe på server.
Nr. XN-QA-P08 // Tittel: Dokumentstyring og registreringer // Dato/Rev.: 06.06.12/3 // Ansvarlig: QA/HMS Leder
2.
Kontroll med registreringer: (Kap 4.2.4, NS-EN ISO 9001:2008)
Registreringer
Standardens
krav
Kommentar
Lagringstid - i
år
Arkivsted
Referat
5.6.1
Ledelsens gjennomgåelse (møtereferat)
10
Elektronisk i mappe på server
Kompetansebevis
6.2.2
Kursbevis, fagbrev, skolebevis
10
På papir i personalmappe og
elektronisk i personaldatabase
7.1
Måledata fra produksjon,
overflatebehandling
10
Elektronisk i prosjektmappe
7.1
Måledata fra produksjon, Stillas
10
Elektronisk i WinScaff
Realisering fra realiseringsprosessen
Konstruksjonsgrunnlag
7.3.2
Krav i lover og forskrifter, kundekrav og
tidligere konstruksjonsdata
10
Elektronisk i prosjektmappe
Møtereferater med dokumentasjon
7.3.3
Konstruksjonsgjennomgåelser
10
Elektronisk i prosjektmappe
Verifikasjonsbevis
7.3.5
Dokumentasjon iht. kundekrav
10
Elektronisk i prosjektmappe
Valideringsbevis
7.3.6
Dokumentasjon iht. kundekrav
10
Elektronisk i prosjektmappe
Leverandørbedømming
7.4.1
Leverandørbevis, liste over godkjente
leverandører etc.
10
Elektronisk på server, iht. prosedyre
Sporbarhetsdokumentasjon
7.5.3
Når sporbarhet er et krav
10
Elektronisk i prosjektmappe
Kundens eiendeler (tap)
7.5.4
Når kundens eiendeler tapes skal dette
registreres
10
Elektronisk i prosjektmappe
Fra måle og prøveutstyr
10
Elektronisk i egen database
Kalibreringsbevis
7.6
Revisjonsrapporter
8.2.2
Internrevisjon
10
Elektronisk på server
Avviksbehandling
8.3
Avviksregister
10
Elektronisk, www.antenor.no.
Korrigerende tiltak
8.5.2
Avvik med korrigerende tiltak
10
Elektronisk, www.antenor.no.
Forebyggende tiltak
8.5.3
Dokumentasjon fra forbedringsprosjekter
10
Elektronisk, www.antenor.no.


Registreringene skal slettes eller makuleres når lagringstiden går ut.
Ved skifte av datasystemer må det sikres at elektroniske registreringer er lesbare ut lagringstiden .
Nr. XN-QA-P08 // Tittel: Dokumentstyring og registreringer // Dato/Rev.: 06.06.12/3 // Ansvarlig: QA/HMS Leder