Transcript Referat fra møte i Arbeidsutvalget 16.03.2011.

MØTEREFERAT
ARBEIDSUTVALGET I VÆRNESREGIONEN
Møtedato/sted: 16.03.11 kl. 11.45 – 16.00 i Stjørdal rådhus, møterom Værnes
Tilstede:
Arne Ketil Auran, Kjell Fosse, Kari L. Øfsti, Karsten Reitan, Gunnbjørn Berggård,
Kristian Rolstad, Kari Krogstad, Marit Bjerkli.
Forfall:
Henrik Vinje, Randi Rasmussen
Andre:
Asbjørn Brenne, Geir Olav Flåan, Anne Karin Veisetaune (09/10), Elin W. Darell (1011/11), Ketil Aas (10-11/11), Jan Erik Slind (10-11/11), Sissel Austheim (10/11), Kjetil
Nyborg (10/11), og Liv Heidi Valla (13/10).
Referent:
Asbjørn Brenne
Innkalling og saksliste ble godkjent.
Sak 08/11
Referat fra møte 16.02.11 ble godkjent.
Sak 09/11
Referatsaker
1. PL Anne Karin Veisetaune orienterte om status i arbeidet med
forprosjektplan for samarbeid om PPT i VR.
2. Status – møter med kommunestyrene om politisk styringsstruktur
3. Møte med lensmannen i Selbu og Tydal om regional organisering av politiet.
4. Referat fra møte 22.02.11. i adm. styringsgruppe for arbeidsgiverkontrollen
5. Deltakelse i samarbeidet innenfor lønn/regnskap og skatteoppkrever; skriv av
04.03.11 fra rådmannen i Meråker
6. Status - Landskonferansen for regionråd
7. Sekretariatet lokaliseres til Kjøpmannsgt. 13 i Stjørdal fra april 11. Stjørdal
kommune forhandler med utleier.
Vedtak:
Til pkt. 1
Til pkt. 2
Til pkt. 3
Til pkt. 4
Tas til orientering. Forprosjektplan legges fram for AU 27.april.
Tas til orientering. Program for felles møte med kommunestyrene
4.april sendes ut snarlig.
Politiet inviteres til møte i AU 27.april i Meråker. Lensmenn i
Selbu/Tydal, Stjørdal og Malvik inviteres.
Tas til orientering. Det registreres at det gjøres en god jobb i
tjenestesenteret.
Til pkt. 5
Til pkt. 6
Til pkt. 7
Sak 10/11
Tjenestelederne for hhv lønn/regnskap og skatteoppkrever i
samarbeid med sekretariatet utreder kostnader og forslag til endring
av samarbeidsavtalene (inkl.fordelingsnøkler) ved at Meråker
kommune eventuelt inngår i samarbeidet. Sak om tilbud til Meråker
kommune fremmes for AU 27.april og RR 1.juni. Det føres dialog med
rådmannen i Meråker i arbeidet.
Tas til orientering.
Tas til orientering.
Årsmelding 2010
Rapporter ble lagt fram for disse områder:
- IT
- Lønn/regnskap/fakturering
- Skatteoppkrever
- Barnevern
- Legevakt
- Innkjøp
- Sekretariatet
Vedtak:
AU tar årsrapportene til etterretning slik:
 IT – avvik på driftsbudsjett og mulige endringer i netto fordeling forklares.
Likeså må avvik i investeringsbudsjettet forklares.
 Justert årsrapport for barnevernstjenesten sendes ut til AU og RR.
Rapportene legges fram for RR og kommunene.
Behovet for budsjettjusteringer framlegges fortløpende i budsjettåret.
Sak 11/11
Innsparinger på budsjett 2011
Forslag til konkrete innsparinger på 2 % i budsjett 2011 ble lagt fram fra
tjenestelederne.
Vedtak:
AU slutter seg til forslag til innsparinger slik:
 Budsjett før/etter innsparinger inntas i oversikten.
 Oversikt over innsparinger for skatteoppkrever legges fram for RR.
 Kostnadsreduksjoner innen legevakt bør vurderes og legges fram for RR.
 Elektroniske lønnsslipper iverksettes for alle fra 1. oktober 2011.
Tjenesteleder informerer om endringene.
Sak 12/11
AU fremmer forslag til innsparinger for RR 4.april.
Sluttrapport fra delprosjekt ”Hjemmeside i felles Portal i VR” og status
for intranett
Geir Olav Flåan orienterte om rapport fra arbeidet med hjemmesider og opplegg for
arbeidet med intranett.
Vedtak:
1. Sluttrapport for arbeidet med hjemmesider, godkjennes.
2. Skissert opplegg for arbeidet med innsida (intranett) og ekstranett,
godkjennes.
Sak 13/11
Kvalitets- og avvikshåndteringssystemet
PL Liv Heidi Valla orienterte om status, framdrift, økonomi og utfordringer med
innføring av nytt elektronisk kvalitets- og avvikshåndteringssystem. Det ble også vist
eksempel på praktisk bruk av systemet.
Vedtak:
1. Tas til orientering.
2. Prosjektledelsen følger opp økonomien i prosjektet og rapporterer tilbake til
AU.
Sak 14/11
Eventuelt
1. ROS-analyse IT innen helse ble drøftet, jfr. vedtak i AU 16.febr.
2. PL orienterte om status i utviklingsprosjekt ”Arealplanlegging, byggesak og
deling/oppmåling”. Arbeidsgruppa har bedt styringsgruppa om å vurdere
mandatet i prosjektet ut fra resultat fra utredningsarbeidet så langt.
3. Lokalisering av fagpersonell.
4. Informasjon fra Orkdalsregionen.
5. Personvernombud i VR
Vedtak:
1. ROS-analyse for IT gjennomføres for å ha et akseptabelt nivå, i samsvar med
krav i personopplysningsloven, for håndtering av helse- og
personopplysninger
i
samhandlingen
mellom
kommunene
og
helseforetakene. Analysen vil oppfylle de krav som Helse MN stiller. Analysen
gjennomføres for alle 6 kommuner i VR innenfor en kostnadsramme på kr.
60.000 + mva med lik kostnadsfordeling.
2. Modellen med kjøp og salg av tjenester kan vanskelig gi måloppnåelse
innenfor gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Modellen vil med
stor sannsynlighet ikke gi resultater slik som tiltenkt. Tjenestesentermodellen
(vertskommune) med desentralisert tilstedeværelse for fagpersonell må
utredes. Saken fremmes som referatsak for RR 23.mars.
3. Ved utlysing av stillinger i tjenestesentra bør en være bevisst på plassering av
arbeidssted.
4. Orkdalsregionen inviteres til møte i AU for å informere om prosjektet innen
IT-helsekommunikasjon som er støttet med statlige midler.
5. Sak om personvernombud i VR fremmes for RR 4.april med positiv innstilling.