Transcript Présentation du processus standard la recette

Gestion Budgétaire et
Comptable Publique (GBCP)
Recette
Présentation du processus standard de la recette
Détails et explicitations dans les commentaires du document
Préambule
Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés
2
Domaines
Budget
Modules de formation associés
La gestion en AE et
CP
Présentation des états
budgétaires
Démarche de
programmation
Transverse
Elaboration, allocation et mise à disposition du budget
Comprendre les processus de la dépense
Dépenses
Engagement
juridique marché
Engagement juridique
hors marché
Le service fait
Demande de
paiement sur EJ
Demande de
paiement hors EJ
Mise en paiement
Retenues de
garantie
Gestion des avances
et des acomptes
Gestion des
pénalités
Les
référentiels
La
démarche
de
contrôle
Carte d’achat et dématérialisation
Présentation du processus standard de la recette
Recettes
Gestion des titres
de recette
Recettes globalisées
et fléchées
Recettes au
comptant
70’
Recettes – Cas particuliers
Comptabilités
Articulation
entre les
comptabilités
Opération
pour compte
de tiers
Gestion de la
trésorerie
Comptabilités
– Cas
particuliers
Eléments de comptabilités
Légende :
Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré
xxx
module considéré
Sommaire
3
Concepts clés
• Concepts clés
Processus standard de la
recette
• Acteurs et étapes clés
• Principe de séparation des rôles
Impacts Budgétaires et
Comptables
• Processus standard de recette
Quiz
• Quiz
4
Concepts clés
1
Concepts clés
5
Recettes des organismes
• Le terme « recettes » est pris dans son sens budgétaire : ensemble des moyens
assurant la couverture des « dépenses ».
• Elles sont inscrites au tableau des autorisations budgétaires.
• Les recettes correspondent aux encaissements rapprochés à un titre de recette. Leur
montant prévu au budget a un caractère évaluatif.
• D’origines variées, les recettes d’un organisme peuvent provenir :
• de l’Etat (subvention pour charge de service public, dotation en fonds propres et
autres subventions de l’Etat) ;
• d’un tiers autre que l’Etat (subvention, dons et legs, mécénat, activité
commerciale, etc.).
• Elles sont par défaut globalisées.
Recettes fléchées
•
Un « marquage » des dépenses et/ou des recettes peut être réalisé pour pouvoir
restituer l’ensemble des actes de gestion associés à une même finalité ou un même
dispositif de financement. Il s’agit en particulier du cas des recettes fléchées.
Titre de recette
• Document matérialisant la créance vis-à-vis d’un « tiers »
• Le titre de recette validé par l’ordonnateur vaut ordre de recouvrer.
6
Processus standard de la recette
Processus standard de la recette
Acteurs et étapes
1
7
 Le processus de la recette comporte cinq étapes :
Service
Métier
Rôles
1
Constatation de la
créance
Description
• Un événement
qui fait naître
un droit est
constaté par
un service
métier.
• Cet événement
peut être un
service fait
(réalisation
d’une
prestation, une
vente)
Gestionnaire
et
Responsable
du titre
2
Comptable
chargé de la
prise en
charge
3
Liquidation de
la créance
• Le gestionnaire
collecte les
informations et
pièces
nécessaires
• Il crée un titre
de recette
• Le responsable
du titre de
recette le
valide
4
Prise en
charge du titre
de recette
• Le comptable
contrôle et
prend en
charge le titre
• La facture peut
être envoyée
par
l’ordonnateur
ou le
comptable
Responsable
de la
trésorerie
Comptable du
recouvrement
5
Recouvrement
• La créance est
suivie par le
comptable, qui
mène les
actions de
recouvrement
adaptées en
relation avec
l’ordonnateur
Encaissement /
rapprochement
• La créance est
encaissée
• L’encaissement
est rapproché
du titre de
recette
Processus standard de la recette
1
Etape 1 : Constatation de la recette
8
1
2
Constatation de la
créance
• Un événement
qui fait naître
un droit est
constaté par
un service
métier.
• Cet événement
peut être un
service fait
(réalisation
d’une
prestation, une
vente)
3
Liquidation de
la créance
4
Prise en
charge du titre
de recette
5
Recouvrement
Encaissement /
rapprochement
• L’événement à l’origine peut être :
• Une livraison, la réalisation d’une prestation ou encore une vente
• Le résultat d’une décision. Ex. : une décision d’attribution de subvention au profit
de l’organisme
• Directement l’émission d’une facture.
• Action de l’étape :
• Préparer la facturation le cas échéant
• Réunir les pièces justificatives
• Transmettre ces éléments au gestionnaire des titres de recettes qui pourra
émettre le titre de recettes associé
Rôles
Service
Métier
• Impacts budgétaire ou comptable : aucun
• Points d’attention : cette étape peut prendre la forme d’une constatation des produits
dès l’acquisition des droits.
Processus standard de la recette
1
Etape 2 : Liquidation de la créance – 1/2
9
1
2
Constatation de la
créance
• Le
gestionnaire
collecte les
informations
et pièces
nécessaires et
crée un titre
de recette
• Le responsable
du titre de
recette le valide
3
Liquidation de
la créance
4
Prise en
charge du titre
de recette
5
Recouvrement
Encaissement /
rapprochement
Etape de création d’un titre de recette par le gestionnaire
• Le titre de recette comporte :
• L’ordre de recouvrer
• L’avis des sommes à payer
• Le gestionnaire du titre de recette
• Saisit le titre de recette dans l’outil
• Contrôle la qualité des informations transmises par les services métier. Ex. :
vérification du fondement de la créance, suivi du délai de transmission des
éléments par les services métiers, etc.
• Impacts budgétaire ou comptable : aucun
Rôles
Gestionnaire
• Points d’attention :
• Les titres de recette doivent être identifiés de manière unique, et être restituables
et auditables en permanence dans l'outil informatique.
• Le regroupement par bordereaux n'est, de ce fait, pas reconduit.
Processus standard de la recette
1
Etape 2 : Liquidation de la créance – 2/2
10
1
2
Constatation de la
créance
• Le gestionnaire
collecte les
informations et
pièces
nécessaires et
créé un titre de
recette
• Le
responsable
du titre de
recette le
valide
3
Liquidation de
la créance
4
Prise en
charge du titre
de recette
5
Recouvrement
Encaissement /
rapprochement
Validation du titre de recette par le responsable du titre
• Le titre de recette est transmis par le gestionnaire pour validation au responsable du
titre de recette :
• En cas de refus, le titre est retourné au gestionnaire pour modification
• En cas de validation matérialisée dans le système : le titre vaut ordre de recouvrer
et est transmis au comptable pour la prise en charge.
• Impacts budgétaire ou comptable : aucun
• Points d’attention :
Rôles
Responsable
du titre
• Le titre de recette doit faire l’objet d’un circuit de validation dématérialisé portant
les pièces justificatives.
Processus standard de la recette
1
Etape 3 : Prise en charge du titre de recette
11
1
2
Constatation de la
créance
• Le comptable
contrôle et
prend en
charge le titre
• La facture peut
être envoyée
par
l’ordonnateur
ou le
comptable
3
Prise en
charge du titre
de recette
Liquidation de
la créance
Comptable
chargé de la
prise en charge
5
Recouvrement
Encaissement /
rapprochement
Transmission du titre de recette au comptable de la prise en charge :
• Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité générale (sauf rejet)
Etapes de prise en charge en circuit dématérialisé
Après prise en charge, le titre n’est plus modifiable.
Contrôle du
titre
Rôles
4
L’avis des sommes à payer (la facture dans le cadre
d’une activité commerciale) peut être envoyé
Rejet du titre de
recette, avec
renseignement
d’un motif de rejet
Retour au responsable
du titre de recette
pour modification
Aucun impact
comptable
Processus standard de la recette
1
Etape 4 : Recouvrement
12
1
2
Constatation de la
créance
• La créance est
suivie par le
comptable, qui
mène les
actions de
recouvrement
adaptées en
relation avec
l’ordonnateur
3
Liquidation de
la créance
4
Prise en
charge du titre
de recette
5
Recouvrement
Encaissement /
rapprochement
Si le règlement attendu n’a pas lieu spontanément, des actions sont menées par
le comptable de recouvrement
• Le comptable du recouvrement dispose du titre de recette qui fonde l’action de
recouvrement et a force exécutoire
• Les actions de recouvrement peuvent générer des droits nouveaux pour l’organisme (au
titre des frais engagés)
• Impacts budgétaire ou comptable : aucun
Etapes du Recouvrement
Le règlement
attendu n’a
pas lieu
Recouvrement amiable
Rôles
Comptable du
recouvrement
Si échec du recouvrement amiable, engagement
d’une procédure de recouvrement contentieux, avec
information préalable à l’ordonnateur
Processus standard de la recette
1
Etape 5 : Encaissement – 1/2
13
1
2
Constatation de la
créance
• La créance
est encaissée
• L’encaissement
est rapproché
du titre de
recette
3
Liquidation de
la créance
4
Prise en
charge du titre
de recette
5
Recouvrement
Encaissement /
rapprochement
Cette étape se décompose en deux sous-étape : l’encaissement et le
rapprochement
Première sous-étape : Encaissement par le responsable de la trésorerie :
• L’encaissement est constaté en trésorerie
• L’encaissement de la facture peut être partiel ou total
• Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité générale
Etapes de l’encaissement
Rôles
Responsable
de la
trésorerie
Le règlement
est adressé
L’encaissement est constaté sur le compte de
l’organisme
Une écriture d’encaissement est enregistrée en
comptabilité générale
Processus standard de la recette
1
Etape 5 : Encaissement – 2/2
14
1
2
Constatation de la
créance
• La créance est
encaissée
• L’encaissement
est rapproché
du titre de
recette
3
Liquidation de
la créance
4
Prise en
charge du titre
de recette
5
Recouvrement
Encaissement /
rapprochement
Deuxième sous-étape : rapprochement de l’encaissement et du titre par le
responsable de la trésorerie :
• Identification du titre de recette correspondant à l’encaissement
• Impact en comptabilité budgétaire effectué lors du rapprochement du paiement avec un
titre de recette
• Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité budgétaire
Rôles
Responsable
de la
trésorerie
Processus standard de la recette
1
Principe de séparation des rôles
15
Séparation des rôles de « prise en charge », de « recouvrement »
et de « responsable de la trésorerie » :
Comptable
chargé de la
prise en charge
Le comptable chargé de la « prise en charge » est en
relation avec les gestionnaires et les responsables des titres
de recette :
- Il est responsable des contrôles liés à la prise en charge et
de l’enregistrement des écritures comptables
- Il est chargé de la validation du titre de recette, qui est
ensuite mis en recouvrement
Comptable du
recouvrement
Responsable de
la trésorerie
Le comptable chargé du « recouvrement » met en œuvre
les procédures adéquates de recouvrement ;
Le responsable de la trésorerie réalise l’encaissement des
créances.
Il est nécessaire que chacune des interventions soit tracée dans les
outils.
16
Impacts budgétaires et comptables
Impacts budgétaires et comptables
1
Sur le processus standard de la recette
17
1
Etape
Constatation de la
créance
2
3
Liquidation de
la créance
4
Prise en
charge du titre
de recette
5
Recouvrement
Encaissement /
rapprochement
Impact
comptable
Impact
budgétaire
Lors du
rapprochement
de
l’encaissement
avec le titre
18
Quiz
1
Quiz
19
Question 1
L’étape de prise en charge du titre de recette a un impact sur
:
1- la comptabilité budgétaire
2- la comptabilité générale
3- les deux comptabilités
Réponse :
Réponse 2 : a un impact sur la comptabilité générale
- débit d’un compte de créances – compte de classe 4
- crédit d’un compte de produits – compte de classe 7
1
Quiz
20
Question 2
L’encaissement a un impact
1- en comptabilité budgétaire
2- en comptabilité générale
3- les deux
Réponse :
Réponse 2 : a un impact sur la comptabilité générale
- Débit d’un compte de trésorerie – compte de classe 5
- Crédit d’un compte de créances – compte de classe 4
1
Quiz
21
Question 3
Quand intervient la comptabilisation budgétaire du titre de
recette ?
Réponse :
Réponse : l’impact en comptabilité budgétaire a lieu lors
du rapprochement entre l’encaissement et le titre de
recette