Styresak

Går til: Styremedlemmer Føretak: Sjukehusapoteka Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: 28.08.2013 Administrerande direktør Jannicke Daae Tønjum Økonomisjef Ola Rye/ Innkjøp- og logistikkleiar Hilde Wangen

Sjukehusapoteka Vest sitt ansvar, myndigheit og rollefordeling knytt til investeringar gjort i samarbeid med sjukehusføretaka Styresak 44/13 (O) Styremøte 04.09.2013

Forslag til vedtak:

Styret tek saka til orientering.

Oppsummering

Styret har bedt om ei orientering om samarbeidet mellom Sjukehusapoteka Vest (SAV) og sjukehusføretaka når det gjeld investeringar og ombyggingar i lokale som SAV leiger av sjukehusføretaka. SAV har i 2005 gjennomført ei ombygging/innreiing av rom for produksjon av cytostatika ved Sjukhusapoteket i Bergen i samarbeid med Helse Bergen. Det har ikkje lukkast å finne fram til eigne avtaler for gjennomføring og finansiering av ombygginga. Det går fram av rekneskapet at anskaffingskost var 8 mill. Ombygginga var finansiert med lån frå Helse Bergen til SAV med ei avdragstid på 10 år. I SAV er ombygging bokført som finansiell lease med avskrivingstid over låneavtalen. Ved utgangen av 2012 er restverdi av investeringa og gjeld til Helse Bergen 1,6 mill. Investeringa er ferdig avskriven og gjelda gjort opp mot Helse Bergen ved utgangen av 2015. Det er under planlegging ombygging av lokalar for Sjukehusapoteket i Haugesund med ei samle kostnadsramme på ca.26 mill., fordelt på ca. 19 mill. på bygg og 7 mill. på innreiing. Ein legg opp eit samarbeid mellom SAV og Helse Fonna om gjennomføring av prosjektet. Planlegging er i hovudsak gjennomført og det er lyst ut anbodskonkurranse med frist 30.8. Lita interesse for prosjektet hjå leverandørar kan føre til auka kostnadsramme. Vilkåra for samarbeid og teknisk gjennomføring av prosjektet skal nedfellast i eit eige notat til leiinga i SAV og HF. Det er og under planlegging ombygging av apoteklokalar ved Sjukehusapoteket i Stavanger som ein tenkjer å organisere dette etter same modell som eining om for lokala i Helse Fonna. Det er beklageleg at det ikkje avtaler for ombygging i Hels Bergen i 2005. For dei komande ombyggingane er det viktig at ein får avtalt vilkår for samarbeid og finansiering, samt lagt planer for oppdatering av leievilkår og driftsavtalar.

Fakta

Tidligare ombyggingar i samarbeid med Sjukehusføretaka:

Etter det vi kan sjå har SAV berre ei større ombygging der finansiering har vore gjennomført i samarbeid med Sjukehusføretak. I 2005 vart det gjort ei ombygging-/om-innreiing av rom produksjon av cytostatika ved Sjukhusapoteket i Bergen i samarbeid med Helse Bergen. Det har ikkje lukkast å finne fram til eigne avtaler for gjennomføring og finansiering av ombygginga. I hovudavtalen mellom SAV og Helse Bergen vert det vist til Bilag nr 1, Husleigeavtalen pkt. 10 Ombyggingar: «

Utleier skal på forhånd forelegges og skriftlig godkjenne enhver ombygging. Kostnadene ved slike ombygginger og endringer av lokalet dekkes i sin helhet av leietaker, med mindre annet er særskilt avtalt mellom partene».

Vi går ut frå at ombygginga i 2005 vart gjort i tett samarbeid mellom SAV og Helse Bergen, og at ein har vore einige om særskilte vilkår. Det er ikkje noko som tyder på noko anna i den dialogen som har vore siste åra. Det går fram av rekneskapet at anskaffingskost var 8 mill. Ombygginga var finansiert med lån frå Helse Bergen til SAV bokført med ei avdragstid på 10 år. I SAV er ombygginga bokført som finansiell leasing med avskrivingstid over låneavtalen. Ved utgangen av 2012 er

restverdi av investeringa og gjeld til Helse Bergen 1,6 mill. Investeringa er ferdig avskriven og gjelda gjort opp mot Helse Bergen ved utgangen av 2015. Det er beklageleg at det ikkje føreligg avtaler for ombygging i Helse Bergen i 2005. For dei komande ombyggingane er det viktig at ein får avtalt vilkår for samarbeid og finansiering, samt lagt planer for oppdatering av leievilkår og driftsavtalar.

Ombyggingsprosjekt som er under planlegging

Det er under planlegging ombygging av lokalar for Sjukehusapoteket i Haugesund der ein legg opp eit samarbeid mellom SAV og Helse Fonna om gjennomføring av prosjektet. Ombygginga (bygnings-messig del) er så langt kostnadsrekna til ca. 19 mill. og inventar/ produksjonsutstyr er kostnadsrekna til ca. 7 mill. Det er allereie etablert ei prosjektgruppe i Helse Fonna (Intern drift) i samband med planlegginga av prosjektet. Øystein Tufteland er prosjektleiar og prosjektgruppa er samansett av teknisk personell frå Intern drift i HF. SAV er representert med apotekar Lene Svanberg Jakobsen. Planlegging er for ein stor del gjennomført og det er lyst ut ein ambodskonkurranse med frist 30.8. Det er risiko knytt til manglande tilbod i konkurransen. Anbodet vart lyst ut i slutten av juni med tilbodsfrist i slutten av august. Ved synfaring medio august var det representantar frå 3 firma tilstade, ingen av desse var interesserte i gi tilbod ved direkte spurnad om dette. Firma har i etterkant av synfaring vorte kontakte og oppmoda om å gje tilbod. Alternativ dersom det ikkje kjem inn tilbod er å nytta rammeavtalar Helse Fonna har. Det er risiko for at manglande interesse kan auke kostnaden ved prosjektet. Ombygginga er planlagt gjennomført ved at apoteket flytter over i midlertidige lokalar (gymnastikksalen). Flytting startar 1. september og skal være ferdig innan 1. oktober. Nye lokale er planlagt ferdigstilt mars 2014, gitt føresetnad om 6 månadars byggetid. Sidan det allereie er etablert ei prosjektgruppe for styring av prosjektet er det naturleg å vidareføre denne. I tillegg føregår der eit arbeid med å finne den beste løysinga med omsyn til regnskaps-messig og avgifts-messig handsaming, samt finansiering under den gjeldande leigeavtale som føreligg mellom SAV og HF. Utdrag frå denne:

I leigeavtalen mellom Helse Fonna og Sjukehusapoteket i Haugesund står det følgjande: Punkt. 3 «All ombygging og innredning av lokalet bekostes av leietaker» Punkt. 5 «Leietaker har ansvar for vedlikehold av de lokaler som han har eksklusiv bruksrett til, slik at disse til enhver tid er i håndverksmessig stand» Punkt. 6 «Utleier har ansvar for å holde bygningen operativ, det vil si at bygningens infrastruktur skal fungere som planlagt. Punkt. 6.1. «Utleier skal på forhånd skriftlig godkjenne alle ombygginger, endringer og installering av utstyr som skal tilkobles byggets infrastruktur eller påvirker byggets brannsikkerhet. Etter nærmere avtale mellom partene skal utleier som byggherre gjennomføre eventuelle ombygginger, endringer og installasjoner. Kostnadene ved ombygginger av lokalet dekkes av leietaker, med mindre annet er avtalt»

Avtalen går ut i februar i 2014 og skal då fornyast. Vilkåra for samarbeid ,mellom SAV og HF, her under teknisk gjennomføring, finansiering og rekneskaps-messig handsaming skal nedfellast i eit eige notat til leiinga til hhv. SAV og HF.

Også ved Sjukehusapoteket i Stavanger er det under planlegging ombygging av produksjonslokalar. Planarbeidet er ikkje kome så langt at ein har kome fram til førebels kostnadsramme. I leigeavtalen mellom sjukehusapoteket i Haugesund og Helse Stavanger står det følgjande når det gjeld ombygging:

«Punkt 2. Drift og vedlikehold Sjukehusforetaket har ansvar for å holde bygningen operativ. Dette inkluderer ikke bruksendringer, ombygginger eller større arbeider som har sin årsak i driftsendringer eller økte krav til lover og forskrifter. Sjukehusforetaket skal på forhånd skriftlig godkjenne alle ombygginger, endringer og installering av utstyr som skal tilkobles byggets infrastruktur eller tiltak som påvirker byggets brannsikkerhet».

Det er tenkt at modell og avtaler for gjennomføring i Haugesund kan være retningsgjevande for gjennomføring i Stavanger.