Transcript Innføring av elektroniske styringsverktøy – kontroll - Min side

Innføring av elektroniske styringsverktøy – kontroll og
overvåking etter arbeidsmiljøloven
1.0
Innledning
De overordnede spørsmål fra et bedriftsperspektiv vil ofte være: Kan vi innføre
et nytt system og hvordan skal vi gå frem? Fra arbeidstakersiden vil bedriften
kunne bli møtt med spørsmål og skepsis. Derfor er det viktig å ha
grunnleggende kunnskap om de juridiske problemstillingene som oppstår. Det
er helt nødvendig å gjennomføre en åpen og fornuftig dialog med de
ansatte/tillitsvalgte for å skape forståelse og trygghet i forhold til de systemer
som ønskes innført.
Begrepet kontrolltiltak er i mange sammenhenger ikke treffende idet
bedriftene ofte innfører verktøyer av driftsmessige årsaker og ikke av
kontrollhensyn. I det følgende benyttes både begrepet ”styringsverktøy” og
”kontroll/overvåkning” om aktuelle tiltak. Det er viktig å være oppmerksom på
at det er de samme regler som kommer til anvendelse uansett begrepsbruk.
Denne veilederen tar sikte på å gi en oversikt over hvilke regler som regulerer
bruk av elektroniske styringssystemer og kontrolltiltak. Veilederen gir ingen
fullstendig oversikt, og den må benyttes som et utgangspunkt og en innføring.
Ethvert tilfelle må deretter vurderes konkret.
Om det kan iverksettes kontrolltiltak i en virksomhet reguleres for det første
av arbeidsmiljøloven kapittel 9, se under punkt 2.0 Disser reglene gjelder
alle former for kontrolltiltak - både de som utføres ved hjelp av elektroniske
hjelpemidler, og mer tradisjonelle kontroller, for eksempel veskekontroll.
Loven har videre særlige regler for helsekontroller som ikke omtales nærmere.
Personopplysningsloven (pol) er videre sentral. Dersom kontrolltiltak
innebærer at bedriften får hånd om personopplysninger, vil reglene i
personopplysningsloven gjelde for behandlingen av disse, se nærmere under
punkt 3.
I tillegg finner vi bestemmelser om kontrolltiltak i Tilleggsavtale V til
Hovedavtalen LO-NHO. Denne vil være gjeldende for tariffbundne bedrifter.
Avtalen legger opp til at det skal søkes oppnådd lokal enighet om
kontrolltiltak, og hver av partene kan bringe saken inn til for organisasjonene
om dette ikke oppnås. Arbeidsgivers plikter etter tilleggsavtale V samsvarer for
øvrig i grove trekk med lovgivningen og omtales således ikke nærmere.
Under punkt 4 tar vi for oss enkelte praktiske eksempler knyttet til bruk av
elektroniske hjelpemidler.
Hva gjelder bruk av elektronisk generert informasjon fra styringsverktøy i
forbindelse med stillingsvernssaker, har dette vært fremme i flere saker for
domstolene. Temaet behandles kort under punkt 5.
2.0
Arbeidsmiljølovens regler om kontrolltiltak i virksomheten
Arbeidsgivers står ikke fritt til å innføre kontrolltiltak i bedriften.
Begrensningene i arbeidsgivers styringsrett i så måte fremgår av
arbeidsmiljølovens kapittel 9. Vilkårene for å innføre kontrolltiltak følger av §
9-1 og er følgende:
‐
‐
tiltaket må ha saklig grunn i virksomhetens forhold,
tiltaket må ikke innebære en uforholdsmessig belastning for arbeidstaker
Vurderingen av om tiltaket er saklig må foretas i forhold til bedriftens behov –
har den et saklig behov for kontrollen. Saklige behov kan være av både
økonomisk, sikkerhetsmessig eller teknologisk karakter og må knytte seg til
bedriftens virksomhet.
Videre må tiltaket også i forhold til den enkelte
arbeidstaker/arbeidstakergruppe være saklig. Det vil eksempelvis kunne være
saklig å innføre veskekontroll av personell som har tilgang til apotekvarer,
mens det kanskje ikke er det samme behovet for kontroll av ansatte på
lønningskontoret i samme bedrift. Her skal det understrekes at det skal
foreligge gode grunner til å forskjellsbehandle ansatte grupper.
At tiltaket må være forholdsmessig, betyr at bedriften må foreta en avveining
mellom egne behov og det inngrepet kontrollen innebærer for den ansatte. Jo
større inngrep tiltaket innebærer for den enkeltes personvern, desto større
interesse må bedriften ha i å gjennomføre det. Det skal mye til for at mer
tradisjonelle kontrolltiltak i arbeidslivet som for eksempel tidsregistrering,
adgangskontroll, produksjons- og resultatkontroll vil bli ansett som
uforholdsmessig.
Er det snakk om flere kontrolltiltak, må summen av disse vurderes.
Dersom det foreligger konkrete, velbegrunnede mistanker om misligheter i
arbeidsforholdet, vil det være større adgang for arbeidsgiver til å iverksette
kontroll.
Dersom vilkårene for kontroll er oppfylt, vil arbeidsgiver ha rett til å
gjennomføre tiltaket, og det foreligger en motsvarende plikt for den enkelte
arbeidstaker til å medvirke. Dersom det er tvist om hvorvidt tiltaket er
rettmessig, må den enkelte som hovedregel medvirke inntil saken eventuelt
prøves i rettssystemet eller bringes inn for Arbeidstilsynet.
Arbeidsmiljøloven har videre regler for saksbehandlingen når systemer for
kontroll og overvåkning skal innføres eller endres, jf. § 9-2. Reglene skal sikre
at arbeidstakerne får informasjon om kontrolltiltakene og at de tillitsvalgte gis
anledning til å komme med innspill i prosessen.
Side 2 av 12
Før kontrolltiltaket iverksettes/endres vesentlig skal arbeidsgiver drøfte med
de tillitsvalgte:
‐
‐
behovet for tiltaket
utforming og gjennomføring av tiltaket
Hvis bedriften ikke har tillitsvalgte, må tiltaket drøftes med andre
representanter, f.eks. verneombud eller andre som kan opptre på vegne av de
ansatte.
Det fremgår av loven at drøftelsene skal foretas ”så tidlig som mulig”. Dette
innebærer at drøftelsene må foretas på et tidspunkt før beslutningene reelt
sett er tatt slik at de tillitsvalgtes innspill kan vurderes i prosessen.
Drøftingsplikten gjelder i forhold til innføringen av selve tiltaket. Det er ikke
drøftelsesplikt for hvert konkrete tilfelle av kontroll under det innførte
systemet. Eksempelvis vil en rutinemessig veskekontroll ikke utløse
drøftelsesplikt når et system for dette har vært drøftet i forkant.
Når tiltaket er innført, skal arbeidsgiver sammen med de tillitsvalgte jevnlig
evaluere behovet for fortsatt kontrolltiltak. Det kan være at behovene endres
slik at tiltaket ikke lenger anses som forholdsmessig selv om det opprinnelig
var det. Hvor ofte en evaluering skal gjennomføres, er ikke nærmere presisert
i loven. Dette vil avhenge av tiltakets karakter. Det er å anbefale at det i
drøftelsene før innføring av tiltaket avklares hvordan og hvor hyppig den
etterfølgende evalueringen skal foretas.
Før tiltaket iverksettes, skal arbeidsgiver gi de ansatte som berøres av tiltaket
informasjon om:
‐
‐
‐
formålet med kontrolltiltaket
hvilke praktiske konsekvenser dette har og hvordan det vil bli gjennomført,
for eksempel hva slags utstyr som vil bli brukt og hvor det plasseres,
hvordan det virker, om bruk av eksterne medhjelpere etc.
hvor lenge tiltaket antas å vare
Manglende overholdelse av drøftelses- og informasjonsplikten medfører ikke
automatisk at tiltaket er ulovlig, men dette vil være av betydning i en slik
vurdering. Det anbefales uansett av hensynet til en god prosess at bedriftene
er påpasselige med å følge reglene om informasjon og drøftelse.
3.0
Personopplysningsloven
Personopplysningsloven gjelder for det første behandling av
personopplysninger med elektroniske hjelpemidler. Begrepet personopplysning
er definert som enhver opplysning /vurdering som kan knyttes til en
enkeltperson, jf. § 2. Forenklet sagt omfatter dette det meste av informasjon
en arbeidsgiver har om en ansatt. Informasjon som innhentes gjennom ulike
kontrollmekanismer (adgangskontroller, GPS, timeregistrering, datalogging
etc.) vil omfattes der informasjonen kan kobles opp mot den enkelte ansatte.
Bedriften må, for å vurdere om et aktuelt tiltak kan iverksettes, undersøke
vilkårene i arbeidsmiljøloven, mens personopplysningsloven har regler for om
Side 3 av 12
informasjonen man da får kan behandles og hvordan dette skal gjøres.
Behandling omfatter forenklet sagt alt en bedrift gjør med opplysninger, fra
innsamling til kun oppbevaring.
Loven omfatter også manuell behandling av opplysninger der disse inngår i et
register, dvs. en systematisk fortegnelse, for eksempel organisert alfabetisk
etter navn, ansattnummer, fødselsdato eller lignende. Dette behandles ikke
nærmere i det følgende.
3.1.
Grunnvilkår for behandling av personopplysninger
For at det skal være anledning til å behandle personopplysninger med
elektroniske hjelpemidler, stilles det krav i personopplysningsloven om et
behandlingsgrunnlag. Dette vil for det første kunne være et samtykke fra den
registrerte, at behandlingen har en særlig hjemmel i lov, eller at den må anses
nødvendig for å oppfylle nærmere bestemte formål, eksempelvis for å oppfylle
en avtale med den registrerte. Dette fremgår av loven § 8.
Det kan i en del tilfeller være tvilsomt om samtykke er reelt frivillig slik loven
krever idet ansatte kan oppleve å være i en pressituasjon i forhold til å
samtykke til tiltaket. Dette må man se nærmere på for hvert enkelte
kontrolltiltak. Som oftest er det nærliggende å vurdere hvorvidt behandlingen
kan foretas ut fra en nødvendighetsvurdering. En slik skjønnsmessig hjemmel
finner vi i § 8 f) som viser til at opplysninger kan behandles dersom det er
nødvendig for å ivareta en berettiget interesse og hensynet til personvernet
hos den registrerte ikke veier tyngre. Her må bedriften altså se på det tiltaket
man vurdere å igangsette og ta stilling til om det er så sterke behov for å
gjennomføre dette at det blir avgjørende i forhold til den enkelte ansattes
personvern. Det er arbeidsgiver selv som må foreta vurderingen av om det er
grunnlag for behandling. Ofte vil rasjonelle tiltak for hensiktsmessig drift være
hjemlet i denne bestemmelsen, f.eks. flåtestyring og adgangskontroll, men
arbeidsgiver må se konkret på hvor tyngende tiltaket er for den ansatte, og
om det eventuelt kan gjennomføres på en mindre inngripende måte.
Den interesseavveiningen som bedriften da må foreta, er som hovedregel den
samme som er foretatt etter arbeidsmiljøloven § 9-2 – om det er et saklig
behov og om tiltaket er forholdsmessig. Finner man først at innføringen av
tiltaket er lovlig etter arbeidsmiljøloven, vil grunnvilkåret for behandling av
opplysningene som genereres som oftest også være oppfylt.
For hver type behandling som foretas, må det videre fastsettes et formål med
behandlingen, og bedriften må opplyse om dette. Formålet med behandlingen
må ha en saklig begrunnelse i den virksomheten som drives – for eksempel vil
det kunne være et saklig formål å registrere et kjøretøys posisjon i forhold til å
kunne disponere kjøretøy og personell på en hensiktsmessig måte. Dersom
opplysningene benyttes til et annet formål enn det angitte, vil behandlingen
kunne være lovstridig. Bedriften må vurdere om et nytt formål er uforenlig
med det som opprinnelig ble oppgitt. F.eks. vil det kunne være uforenelig med
det opprinnelige formålet om å disponere kjøretøy og personell hensiktsmessig
Side 4 av 12
hvis opplysningen også brukes til å kontrollere om arbeidstakeren har oppfylt
arbeidsplikten. Dette formålet ligger langt fra det første, og en slik bruk
utløser krav om en ny prosess etter arbeidsmiljøloven og en ny vurdering etter
personopplysningsloven.
3.2.
Sensitive personopplysninger
Noen opplysninger er mer følsomme for den det gjelder - såkalte sensitive
personopplysninger. Det er presisert i loven hvilke opplysninger som kan
karakteriseres som sensitive. Dette er for eksempel opplysninger om
helseforhold, om politisk eller religiøs tilknytning og seksuell legning, samt
medlemskap i fagforening. Det gjelder noe strengere vilkår for behandlingen
av disse. Disse fremgår av lovens § 9 og kommer i tillegg til kravene nevnt
over.
3.3.
Melde- og konsesjonsplikt
Som hovedregel skal det gis melding til Datatilsynet før behandling av
personopplysninger med elektroniske hjelpemidler igangsettes. Det samme
gjelder ved manuell behandling av sensitive opplysninger. Melding er kun en
orientering til Datatilsynet om behandlingen, og det verkes kreves eller gis
noen godkjenning på at behandlingen er i overensstemmelse med loven. Dette
er bedriftens ansvar. Melding gis på eget skjema utarbeidet av Datatilsynet.
Dersom det behandles sensitive personopplysninger, kreves det i
utgangspunktet konsesjon fra Datatilsynet.
I forskrift til personopplysningsloven er det fastsatt en rekke unntak fra
melde- og konsesjonsplikten. Praktisk viktig i arbeidsforhold er unntaket i § 716 om personalregistre. Av denne bestemmelsen fremgår at en arbeidsgivers
behandling av ikke- sensitive personopplysninger er unntatt meldeplikt under
visse forutsetninger.
Dersom det behandles sensitive personopplysninger, er disse unntatt fra
konsesjonsplikten under visse forutsetninger som fremgår av bestemmelsen.
Det gjelder da kun meldeplikt. Grensen for melde/konsesjonsplikt behandles
ikke nærmere her. Det vises til Datatilsynets nettsider for ytterligere
informasjon.
3.4.
Informasjon/innsyn/sletting/lagring
Ansatte har krav på informasjon om hvilke data som samles inn og har som
hovedregel rett til innsyn i de opplysningene som gjelder vedkommende selv.
Bedriften kan kreve at begjæring om innsyn skjer skriftlig. Personopplysninger
skal ikke lagres lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med
behandlingen. Her må det utvises et skjønn. Er formålet eksempelvis
flåtestyring i sanntid, vil lagringsbehovet ikke være tilstede. På den annen side
kan formålet også omfatte planlegging for fremtiden slik at lagring i en viss tid
vil være nødvendig.
4.0
Nærmere om enkelte særlige tiltak
Side 5 av 12
4.1.
Bruk av datautstyr - Internett
Alle datasystem har automatiske loggfunksjoner. Virksomheten er forpliktet
etter I forskrift til personopplysningsloven til å logge alle bevegelser i
datasystemet som har betydning for informasjonssikkerheten. Logging
innebærer en behandling av personopplysninger som i utgangspunktet er
meldepliktig etter personopplysingsloven. Loggingen er likevel fritatt fra
meldeplikten dersom opplysningene bare skal brukes til administrasjon av
datasystemet eller oppdagelse og oppklaring av brudd på sikkerheten. (jf.
forskrift til personopplysningsloven § 7-11.)
Ved å undersøke loggene kan det avdekkes en rekke opplysninger om
brukerne, eksempelvis hvilke internettsider som er besøkt. Det følger av
personopplysningsforskriften § 9-2 at arbeidsgiver ikke har rett til å overvåke
arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr, herunder bruk av Internett, ut over
logging for administrasjonshensyn/sikkerhet. En konstant overvåkning av den
ansattes PC-bruk og internettbruk er således ikke tillatt.
Enkeltstående innsyn i den enkeltes internettbruk er noe annet enn
overvåkning. Dette vil under gitte omstendigheter kunne tillates, men her må
det tas som utgangspunkt at personverninteressene er sterke. Det anbefales
at virksomheten utarbeider en datadisiplininstruks for bruk av systemet.
Denne må gjøres kjent blant de ansatte. Har man en begrunnet mistanke om
at instruksen brytes, vil det kunne bære lovlig å foreta en nærmere kontroll av
loggene og følge opp mistanken. Dette synes å følge av Høyesteretts
avgjørelse i Rt. 2005 side 518. Det må vurderes i hvert tilfelle hvorvidt innsyn
er den riktige fremgangsmåte fra arbeidsgivers side. Ved mindre alvorlige
forhold kan det være tilstrekkelig å gjøre kjent blant de ansatte at uberettiget
bruk er avdekket og må opphøre, mens det ved mistanke om alvorlige
pliktbrudd/straffbare forhold, vil være berettiget/påkrevet å avdekke hvem
som står bak misbruket.
4.2.
Innsyn i e-post
Personopplysningsforskriften kapittel 9 (link) inneholder regler om
arbeidsgivers rett til innsyn i arbeidstakernes epostkasse mv. Reglene omfatter
både innsyn i epostkasser den ansatte har fått av virksomheten til bruk i sitt
arbeid, men også innsyn i og gjennomsøkning av arbeidstakernes personlige
område i virksomhetens nettverk og innsyn i annet elektronisk utstyr som
eksempelvis telefon, iPad el. Forutsetningen er at det er arbeidsgiver som eier
utstyret og at arbeidstaker har fått tilgang til utstyret for bruk i sitt arbeid.
Arbeidsgivere har bare rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i
arbeidstakerens epostkasse dersom vilkår satt i § 9-2 er oppfylt.
Side 6 av 12
Bestemmelsen inneholder flere alternative vilkår, og det er tilstrekkelig at ett
av dem er oppfylt. Bestemmelsene skiller ikke ut fra om innholdet er å anse
som privat eller virksomhetsrelatert. Vilkårene er imidlertid utformet slik at det
bare unntaksvis vil være anledning til innsyn i private e-poster.
Innsyn kan være aktuelt i følgende situasjoner:
‐
‐
‐
‐
Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften.
Når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved
virksomheten.
Ved begrunnet mistanke om at bruk av epostkassen medfører grovt brudd
på de plikter som følger av arbeidsforholdet.
Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av epostkassen kan gi
grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Hva som er nødvendig, må vurderes konkret og bero på en
interesseavveining. Dersom det samme kan oppnås på annen og mindre
belastende måte, kan dette tale for at innsyn ikke er nødvendig.
Det er ikke anledning til å avtale innsyn i andre situasjoner enn det som følger
av denne bestemmelsen. Bestemmelsen er ikke til hinder for at arbeidstakeren
selv uoppfordret gir arbeidsgiver rett til innsyn, for eksempel ved uventet
sykdom.
Merk at det er forskjell på innsyn i konkrete tilfeller som kan skje dersom
vilkårene er oppfylt, og kontinuerlig overvåkning av den ansattes epostkorrespondanse. Slik kontinuerlig overvåkning er ikke tillatt.
Reglene i personopplysningsforskriften oppstiller videre konkrete regler for
hvordan arbeidsgiver skal gå frem dersom arbeidsgiver ønsker. Arbeidstaker
skal så langt som mulig får varsel og anledning til å uttale seg før innsynet blir
gjennomført. I tillegg sikrer reglene at arbeidstaker og tillitsvalgt eller annen
representant så langt som praktisk mulig har rett til å være tilstede under
innsynet.
Dersom innsyn er begrunnet i mistanke om misligheter i arbeidsforholdet, kan
det være fare for at varsling om innsyn kan medføre at arbeidstakeren sletter
relevante opplysninger. Arbeidsgiver kan i slike situasjoner sikre en kopi av
innholdet før innsynet gjennomføres i kopien etter forskriftens
saksbehandlingsregler.
4.3.
Elektronisk adgangskontroll - tidsregistrering
Med elektronisk adgangskontroll menes tekniske løsninger som sørger for at
bare de som rettmessig har adgang til et bestemt område, slipper inn. Dette
gjøres for eksempel ved bruk av elektroniske nøkkelkort. Elektronisk
adgangskontroll vil innebære behandling av personopplysninger. Arbeidsgiver
har derfor plikt for å sørge for at bestemmelsene i personopplysningsloven
overholdes.
Side 7 av 12
Arbeidsgiveren kan kreve at de ansatte registrerer seg automatisk når de
kommer på arbeid og når de forlater arbeidsplassen. Det kan også kreves at
de registrerer seg ut på forskjellige koder dersom de forlater arbeidsplassen i
avtalt arbeidstid, for eksempel for å gå til eksterne møter, tannlegen eller
lignende. Dette følger av arbeidsgiverens styringsrett og arbeidsavtalen der de
ansatte stiller sin tid til arbeidsgiverens disposisjon mot betaling. Et slikt tiltak
vil regelmessig være et kontrolltiltak som også ligger innenfor
arbeidsmiljøloven kapittel 9.
Innenfor enkelte bransjer har arbeidstakerne ikke noe fast arbeidssted. Dette
gjelder typisk for sjåfører, håndverkere og for arbeidstakere innen en rekke
servicevirksomheter. I disse tilfellene kan arbeidsgiveren ha et ønske eller
behov for å vite hvor den enkelte ansatte befinner seg til enhver tid. Det vil på
samme måte som for ansatte med fast arbeidssted være rettmessig å kreve
en rapportering om arbeidsoppstart og slutt, for eksempel via SMS. Det må
videre legges til grunn at arbeidsgiver har anledning til å benytte
lokaliseringsdata til registrering av arbeidstid ut fra en konkret
interesseavveining etter arbeidsmiljøloven § 9-1. I denne vurderingen blir det
imidlertid av betydning at kontrollen ikke genererer mer informasjon enn det
som er nødvendig, gjennomføres på den måten som er minst inngripende
overfor den ansattes personvern, samt at saksbehandlingsreglene er fulgt og
de ansatte tilstrekkelig informert.
4.4.
GPS-sporing av kjøretøy – flåtestyring – elektronisk kjørebok
Arbeidsgivere kan også av andre årsaker enn tidsregistrering (se under punkt
4.3) ønske å installere sporingsenheter i virksomhetens egne kjøretøy.
Lokalisering av kjøretøy har vel så ofte det formål effektivt å kunne styre
ressurser slik at arbeidsgiver for eksempel til enhver tid vet hvilken budbil som
befinner seg nærmest kunden. Slike systemer har et klart saklig formål, og det
vil som hovedregel være rettmessig etter AML § 9-1. Som ellers må det
vurderes om hensynet kan oppnås på en mindre belastende måte, og det har i
den forbindelse vært reist spørsmål ved om det er berettiget å benytte
systemer som konstant lokaliserer, eller om det må kreves at enheten kan slås
av slik at arbeidstaker ikke overvåkes ved private (berettigede!) ærend i
arbeidstiden, eksempelvis legetime. Datatilsynet peker på at denne type
løsninger vil kunne gjøre at interesseavveiningen lettere faller ut i
arbeidsgivers favør. Videre vil denne type systemer kunne registrere en rekke
opplysninger som ikke er nødvendige for selve lokaliseringen – eksempelvis
data knyttet til kjøremønster. Flåtestyring i seg selv vil antagelig ikke
nødvendiggjøre slik registrering, mens andre saklige formål kan tilsi en annen
vurdering. Det vil således bero på en konkret vurdering ut fra hvilken saklig
interesse virksomheten har i registrering av slike opplysninger og hvilke
inngrep i personvernet tiltaket innebærer om dette er rettmessig.
Side 8 av 12
GPS benyttes videre i forbindelse med føring av såkalt elektronisk kjørebok for
å oppfylle skattelovgivningens krav om dokumentasjon på at yrkeskjøretøy
ikke benyttes til privat bruk. Et slikt tiltak vil som utgangspunkt være
rettmessig, men igjen må det da vurderes nærmere hvilke opplysninger som
registreres og hvorvidt disse er nødvendige for å oppfylle formålet. Videre
kommer lagringsspørsmålet opp – hvor lenge er det ut fra formålet nødvendig
å lagre disse opplysningene? En naturlig tolkning vil da være at man har
gjennomført formålet når dokumentasjonsplikten opphører. Behovet vil i
utgangspunktet strekke seg parallelt med skattekontorenes adgang til å foreta
bokettersyn eller lignende kontroller. Datatilsynet tar dette som utgangspunkt.
4.5.
Automatisk opptak av telefonsamtaler
Dagens it-systemer gir mulighet for automatiske opptak av telefonsamtaler.
Enkelte arbeidsgivere kan ønske å gjøre dette. Det er ikke ulovlig å ta opp
telefonsamtaler man selv deltar i. Det settes likhetstegn mellom arbeidsgiver
og den ansatte i denne sammenhengen. Det anses dermed normalt ikke som
ulovlig at arbeidsgiver foretar opptak av en samtale mellom seg selv, ansatte
og eventuell tredjeperson.
Opptak gjøres eksempelvis ofte på call senter for å ha kontroll med effektivitet
og kvalitet hos den enkelte ansatte, men også for å kartlegge hensiktsmessig
bemanning og kapasitet. Opptak kan også gjøres i opplæringsøyemed. Så
fremt saksbehandlingsreglene er fulgt, må det antas at dette i stor grad er
rettmessige tiltak i forhold til de ansatte. Informasjon til ansatte vil særlig
være av stor betydning.
4.6.
Kameraovervåking
Kamera/fjernsynsovervåkning av ansatte, vil falle inn under AML kap. 9, og må
vurderes ut fra interesseavveiningen det her legges opp til, og
saksbehandlingsreglene i denne må følges. I tillegg reguleres
kameraovervåkning generelt (ikke bare på arbeidsplasser) av strengere regler
i personopplysningsloven. I praksis blir disse spesialreglene derfor avgjørende
for når slik overvåkning kan finne sted.
Med kameraovervåkning siktes i personopplysningsloven til ”vedvarende eller
regelmessig gjentatt personovervåking ved hjelp av fjernbetjent eller
automatisk virkende fjernsynskamera, fotografiapparat eller lignende apparat”
(§ 36). Fjernsynsovervåking av sted hvor en begrenset krets av personer
ferdes jevnlig, er bare tillatt dersom det ut fra virksomheten er et særskilt
behov for overvåkingen (§ 38).
Side 9 av 12
I dette ligger noe mer enn saklig grunn, og samtykke vil ikke være
tilstrekkelig. Vilkåret antas å innebære at det må være en særskilt og konkret
risiko enten for sikkerhetsmessige forhold eventuelt for å avdekke kriminalitet.
Typisk kan dette foreligge i produksjonsvirksomheter som medfører fare for
den enkelte, oljeindustrien og så videre, eller på områder med stor fare for
ran, slik som banker og postkontor. Datatilsynet er av den oppfatning at
rutinemessig overvåkning av kassa for butikkansatte, ikke uten videre er tillatt.
Det må for den konkrete virksomheten foreligge et dokumentert problem eller
en konkret fare for svinn eller underslag av en viss størrelse.
Kameraovervåkning skal varsles ved skilting eller lignende. Sletting av opptak
skal foretas når det ikke lenger er saklig grunn til å oppbevare dem og senest
etter 7 dager – med visse spesifikke unntak (§ 40).
4.7.
Særskilt om PDA
Bruk av såkalte PDA i arbeidslivet har ført til enkelte konflikter de siste årene.
En PDA er en liten håndholdt datamaskin og kan som arbeidsverktøy ikke i seg
selv være særskilt kontroversielt. En PDA kan for eksempel brukes for å føre
fortløpende elektroniske timelister, noe som kan ha stor betydning for
virksomhetens rapporterings- og faktureringsmuligheter. Bedriften kan også
benytte programvare som sikrer en best mulig arbeidsflyt ved at
arbeidsoppgaver logges og fordeles elektronisk. Slik programvare kan
eventuelt kobles mot sporingsutstyr som GSM og GPS. Dette betyr at det ikke
er PDA i seg selv som byr på personvernsmessige problemstillinger. De
personvernmessige problemstillinger må i stedet drøftes ut fra den enkeltes
bedrifts faktiske bruk av PDA. Vi viser for øvrig til redegjørelsen ovenfor.
5.0
Begrensninger i bruk av innhentet informasjon.
Bevisavskjæringsspørsmål.
Som gjennomgangen over viser, forutsetter både arbeidsmiljøloven og
personopplysningsloven at tiltaket/kontrollen har et uttalt formål som det skal
informeres om. I forhold til personopplysningsloven vil behandling av
opplysninger til annet formål enn det oppgitte i utgangspunktet være
behandling i strid med loven, og således ulovlig etter personopplysningsloven.
Dette innebærer eksempelvis at har bedriften innført lovlig adgangskontroll av
sikkerhetsmessige årsaker, vil det som utgangspunkt ligge utenfor formålet
med denne å kontrollere den ansattes tilstedeværelse. Benyttes
informasjonen slik, vil dette kunne innebære et brudd på
personopplysningsloven. Konsekvensene for overtredelse av
personopplysningsloven er regulert i loven og omfatter bl.a. ileggelse av gebyr
samt erstatningsansvar.
Side 10 av 12
En praktisk problemstilling vil være hvorvidt arbeidsgiver da også er avskåret
fra å bruke informasjonen i en disiplinær prosess mot arbeidstakeren. Dette
reguleres av regler om rettens adgang til å avskjære bevis, jf. § 22-7:
”Retten kan i særlige tilfeller nekte føring av bevis som er skaffet til veie på
utilbørlig måte.”
Det må legges til grunn at opplysninger innhentet i strid med
arbeidsmiljøloven og/eller personopplysningsloven som utgangspunkt vil være
utilbørlig innhentet bevis. Det klare utgangspunktet er imidlertid at enhver står
fritt til å benytte de bevis man ønsker i en sak for domstolene slik at dette er
en innskrenkning som begrenses til de ”særlige tilfeller”. Hvorvidt en
informasjon innhentet i strid med reglene i personopplysningsloven skal
avskjæres (dvs. at domstolen ikke tillater at man legger dem frem i saken)
eller ikke, beror på en avveining av på den ene side hensynet til sakens
opplysning og hensynet til et materielt riktig resultat mot det prinsipielt
betenkelige ved å tillate bevis som er innhentet på kritikkverdig måte. I denne
type saker vil det altså være avgjørende om personvernhensyn taler mot at
prinsippet om fri bevisførsel skal legges til grunn. Praksis fra domstolen viser
eksempler både på at informasjon ikke er tillatt ført som bevis og på det
motsatte. Høyesterett har i flere avgjørelser konkludert med at hemmelig
videoovervåkning innebærer en slik krenkelse at vesentlige personvernhensyn
taler mot å tillate dette ført som bevis. I en mye omtalt kjennelse fra
Hålogaland lagmannsrett 10. mars 2011 la lagmannsretten til grunn at
informasjon om den ansattes timebruk og pauser innhentet fra et GPS system
innført for effektiv drift, ikke skulle avskjæres i en oppsigelsessak. Retten gikk
konkret gjennom personverninteressen i dette tilfellet, og kom til at den ikke
tilsa bevisavskjæring. Avgjørelsen viser hvordan hvert tilfelle må vurderes for
seg.
6.0.
9 gode råd ved innføring av kontrolltiltak/elektroniske
styringsverktøy
1. Sørg for å starte prosessen etter arbeidsmiljøloven i god tid og hold en åpen
og lyttende dialog. Forklar hvorfor bedriften ønsker innføre ny teknologi og
hvordan.
2. La de ansatte få komme med sine synspunkter tidlig i prosessen – lytte, evt.
justere i forhold til dette.
3. Legg arbeid i avveiningen mellom behovet for å ivareta bedriftens interesser
contra hensynet til den enkeltes personvern. Kan målet nås på en mindre
Side 11 av 12
belastende måte? Skaff deg grundig kjennskap til hvilken informasjon systemet
du ønsker faktisk genererer – det kan være mer enn ditt behov tilsier.
4. Fastsett i drøftelsene tidspunkt for evaluering av tiltaket.
5. Skriv referat fra møtet med de ansatte/tillitsvalgte der saken er drøftet.
6. Vær bevisst på hva som nedfelles i eventuelle avtaler med tillitsvalgte om bruk
av elektroniske verktøy.
7. Vurder behovet for lagring og hvor lenger lagring er nødvendig.
8. Vær forsiktig med kopling av data – vurder alltid om bruk av informasjonen er
innenfor det opprinnelige formålet med tiltaket.
9. Søk bistand om du er usikker!
Side 12 av 12