Transcript innkalling og opne saker til styremøte 14-12-10NY

STYREMØTE
Helse Vest IKT AS
10.12.2014
INNKALLING TIL STYREMØTE
HELSE VEST IKT AS
Stad:
Radisson BLU Bryggen hotell, Bergen
Møtetidspunkt:
Onsdag 10.12.2014, kl. 08.30 – 14.00
Går til:
Styremedlemmer
Herlof Nilssen
Eivind Gjemdal
Anne Hilde Bjøntegård
Bård Lilleeng
Stener Kvinnsland
Mette Kamsvåg
Anne Kristin Kleiven
Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen
Bodil Lekve
Svend B. Jacobsen
Agnete Sjøtun
Styremøtet er ope for publikum og presse
Erfaringar frå arbeidet med informasjonssikkerhet i banksektoren og rapportering
innanfor IKT-sikkerhetsområdet.
Presentasjon i møtet ved Eivind Gjemdal.
Sakliste:
Underlag:
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
76/14
77/14
78/14
79/14
80/14
81/14
82/14
83/14
84/14
85/14
B
B
O
B
O
B
B
B
B
B
Sak
Sak
86/14 O
87/14
OPNE SAKER
Godkjenning av innkalling og dagsorden
Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 12.11.2014
Administrerande direktør si orientering
Rapportering frå verksemda per oktober 2014
Prosjektportefølje for Helse Vest RHF for 2015
Investering i infrastruktur for Helse Vest IKT for 2015
Budsjett for Helse Vest IKT for 2015
Status risikostyring for Helse Vest IKT for 2014
Utkast til årlig melding til Helse Vest RHF for 2014
Møteplan for styret for 2015
Vedlagt
Vedlagt
Vedlagt
Vedlagt
Vedlagt
Vedlagt
Vedlagt
Vedlagt
Vedlagt
Vedlagt
LUKKA SAKER
Status risiko- og sårbarheit for Infrastruktur
Styrets eigenevaluering og evaluering av adm. dir.
Vedlagt
Vedlagt
Eventuelt
Skriv og meldingar
Bergen 03.12.2014
Helse Vest IKT AS
Herlof Nilssen
Styreleiar
Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS
Tid:
Møtestad:
12.11.2014 kl. 08:30 – 11:30
Videokonferanse
Styremøtet var ope for publikum og presse
Deltakarar frå styret
Herlof Nilssen
Eivind Gjemdal
Anne Hilde Bjøntegård
Stener Kvinnsland
Mette Kamsvåg
Anne Kristin Kleiven
Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen
Bodil Lekve
Agnete Sjøtun
Ørjan Midttun
Leiar
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Vara styremedlem (møtte for Svend B. Jacobsen)
Forfall frå styret:
Svend B. Jacobsen
Deltakarar frå administrasjonen:
Erik M Hansen, administrerande direktør
Leif Nordland, økonomisjef
Maria Gabriela Fehr Johansen, styresekretær
Styremedlem
Sakliste:
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
Sak
63/14
64/14
65/14
66/14
67/14
68/14
69/14
70/14
71/14
72/14
73/14
74/14
B
B
O
B
B
O
O
B
O
O
O
B
Sak
75/14 D
OPNE SAKER
Godkjenning av innkalling og dagsorden
Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 17.09.2014
Administrerande direktør si orientering
Rapportering frå verksemda per september 2014
Overgang frå overvakingssenter til driftssenter
Prosjektportefølje for Helse Vest RHF for 2015
Konsolidering av RIS/PACS
Forslag til budsjett for Helse Vest IKT for 2015
IKT utfordringsbildet i helse- og omsorgssektoren
Komparativ analyse av dei regionale helseføretaka innan IKT-området
Gartner survey of EHR suppliers and systems in the Norwegian market
Møteplan for styret for 2015
LUKKA SAKER
Ny avtale med Microsoft
Eventuelt
Skriv og meldingar
OPNE SAKER:
63/14 B Godkjenning av innkalling og dagsorden
Oppsummering:
Det var ingen merknadar til innkalling og dagsorden.
Vedtak (samrøystes):
1. Styret godkjente innkalling og dagsorden.
64/14 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 17.09.2014
Oppsummering:
Det var ingen merknadar til protokoll.
Vedtak (samrøystes):
1. Styret godkjente innkalling og dagsorden.
65/14 O Administrerande direktør si orientering
1.
Fellessamling – Helse Vest IKT – 10 år
* Notat vart lagt fram. Tilbakemeldingane har vore gode. Evaluering vert gjennomført.
2.
Utvikling for flyreiser i Helse Vest IKT
* Notat vart lagt fram
Helse Vest IKT har som ein del av arbeidet med miljøsertifisering, jfr. tidlegare
orienteringar, sett fokus på utvikling for flyreiser internt i Helse Vest IKT.
3.
Ny nasjonal avtale for mobiltelefoner
* Notat vart lagt fram
For første gang har HINAS, på vegne av dei 4 RHFa, gjennomført ein nasjonal konkurranse
på området mobiltelefonar. Avtalen gjeld frå 1. november 2014 og i eitt år, med
moglegheit for prolongering i ytterlegare eitt år om gangen i tre år. Resultatet viser
kostnadsreduksjon for alle RHF.
4.
Orientering om omfattande episodar med beredskap
* Notat vart lagt fram
5.
Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav
* Ingen relevante saker
6.
Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker
* Ingen relevante saker
7.
Oversikt over høyringar
Mottatt
19.09.2014
Avsendar
Helse- og
omsorgsdepartementet
Tema
Forskrift til tilgang til
helseopplysninger mellom
virksomheter
Frist
14.11.2014
Vedtak:
1. Styret tok meldingane til orientering
66/14 B Rapportering frå verksemda per september 2014
Oppsummering:
Administrasjonen presenterte rapport om verksemda for september ved målekortet som viser overordna
status for produksjon, bidrag til bruk av IKT (status program og prosjekt) og ressurssituasjonen.
Administrasjonen informerte òg om rekneskap for oktober. Styret ba om å få med tal utan Tele og signal,
slik at ein kan sjå det som ikkje er Tele og signal tydelegare.
Styret kom òg med eit ønskje om å få meir informasjon om utviklinga i talet på applikasjonar.
Administrerande direktør kommenterte at det er 1000 applikasjonar som kan delast i to grupper: 250 av
dei har stor betyding, medan 750 vert nytta av mindre grupperingar. Helse Vest IKT brukar 6 årsverk på
å handtere dei 750 applikasjonane, dermed er det mindre å hente ved redusjon for desse.
Administrasjonen påpeikte at potensialet og moglegheit for gevinst ligg mellom dei store applikasjonane,
til dømes på røntgen og lab. Det vart uttrykt at innanfor røntgen går ein no i gang med konsolidering,
medan laboratoriesystem kjem seinare. Styret kommenterte at måten ein tel applikasjonar på er noko
uklar, og administrasjonen presiserte at ein tel med alle applikasjonar Helse Vest IKT distrubuerer pakkar
for. Administrasjonen vil kome tilbake med ei eiga sak om desse tema.
I tillegg påpeikte styret at sikkerheitsavvik bør kommenterast utover det som kjem fram av tabellane,
samt at tabellar med avvik bør forklarast. Styret understrekte at det er liten vits i å få informasjon når ein
ikkje veit kva for ein alvorligheitsgrad avviket inneheld. I framtiden må det kommenterast meir kva som
er kritisk og ikkje, og kva for nokre tiltak som er gjort.
Styret stilte spørsmål ved om nedetid innan teleradiologi. Administrasjonen kommenterte at det pågår
arbeid med dette, men gav og uttrykk for at det er krevande å utbetre svakhetar før ein får gjennomført
konsolidering av RIS/PACS. Det vert og vurdert å auke graden av overvaking dersom det er eit daglig
problem på radiologi/teleradiologi. Det vert foretatt ei eiga ROS-analyse av drift for røntgen i Helse
Bergen HF.
Administrasjonen ba om tilbakemelding på om talmaterialet kan erstattast med tekst i rapporteringa
framover, men òg kva for nokre tabellar styret meiner det bør rapporterast på. Det var semje om at
endringar vert avventa til etter presentasjon frå Eivind Gjemdal i neste styremøtet.
Vedtak (samrøystes):
1. Styret tok rapport om verksemda per september 2014 til etterretning.
67/14 B Overgang frå overvakingssenter til driftsenter
Oppsummering:
Administrasjonen la fram ei anbefaling om vidareutvikling av dagens overvakingssenter i steg fram til eit
24/7 driftssenter. Administrasjonen la fram, i tillegg til vidareføring av dagens ordningar, tre ulike
alternativ. Alternativa har vore lagt fram for SIKT. SIKT gav positive tilbakemeldingar på den anbefalinga
som no er lagt fram for styret. Det har òg vore utført ein ROS-analyse for å kartleggje risiko ved de ulike
alternativa. Analysen viser at eit 24/7 driftssenter gir lågast risiko i forhold til driftsavbrot, medan dagens
løysing gir høgaste risiko.
Styret ba om utdjuping av kostnadsbiletet. Adminstrasjonen forklarte at kostnaden aukar fordi Helse Vest
IKT uansett må ha ei god bakvaktordning. Administrasjonen påpeikte også at framover i tid må Helse
Vest IKT ha 4 personar i bakvakt som er fysisk tilstede på dei store sjukehusa. På spørsmålet om kor
mykje rekruttering som må til, svarte administrasjonen at noko personale er på plass og noko må
rekrutterast.
Vedtak:
1. Styret godkjente plan for ein stegvis overgang fra overvakingssenter til eit 24/7 driftssenter frå
01.09.2015.
2. Styret ber administrasjonen gjennomføre overgangen i dialog/drøfting med tillitsvalde og
verneombud.
68/14 O Prosjektportefølje for Helse Vest RHF for 2015
Oppsummering:
Det er viktig at styret i Helse Vest IKT er kjent med kva som er venta innhald og omfang av
prosjektporteføljen for 2015. Utfordringa for Helse Vest IKT er å sikre tilstrekkeleg bemanning til å levere
nok ressursar til dei program og prosjekt som vert prioritert i porteføljen. I tillegg er det utfordringar
knytt til lokal aktivitet som kjem «utanfor» porteføljen. Dette er ofte godt begrunna og vel forankra tiltak
av stor verdi for dei ulike helseføretaka, men dei er ikkje inkludert i porteføljen.
Porteføljen for 2015 inneheld viktige og krevjande prosjekt for heile helseføretaksgruppa Helse Vest. Etter
RHF-administrasjonen sitt syn bør hovudfokuset haldast på fylgjande tiltak; Program Klinisk IKT
(herunder særleg Konsolidering av Felles EPJ og overgang til DIPS Arena), Alle møter, Støtte til
Samhandling, KULE, Digitalt Media Arkiv (DMA) og konsolidering av RIS/PACS. Eit viktig argument for
denne prioriteringa er at føretaksgruppa på denne måten kan ferdigstille viktige initiativ, og hente ut
gevinstane før ein tek tak i for mange nye initiativ.
Helse Vest deltek og i nasjonale anskaffelser:
- FDVU system for MTU/BMH er eit prosjekt der Helse Førde er først ute.
- Multimonitorar for ambulanser er eit felles nasjonalt prosjekt der Helse Fonna er først ute.
Styret kom med innspel på tabellen for økonomiske gevinstar og lurte på om det også er laga eit system
på oppfølging. Når det vert brukt så store summar, bør det å følgje opp vere prioritert, påpeikte styret.
Vedtak:
1. Styret tok saka til orientering.
69/14 O Konsolidering av RIS/PACS
Oppsummering:
Porteføljestyret i Helse Vest godkjende i møte 13.10.2014 gjennomføring av RIS/PACS konsolidering i
tråd med anbefaling frå det pågåande DMA-prosjektet. Det innleiande arbeidet som DMA-prosjektet har
gjennomført har vurdert at det vil vera muleg i ferdigstille ei konsolidering innan slutten av 2016, så
lenge juridiske avklaringar er på plass, det er tilgang på ressursar og at prosjektet kjem raskt i gang og
blir tilstrekkeleg prioritert.
Administrasjonen meiner at ei slik konsolidering av RIS/PACS-løysingane i Helse Vest, basert på same
leverandør og teknologi som blir levert gjennom DMA-prosjektet, vil bidra til eit meir heilskapelege
systemlandskap i Helse Vest og at dette vil kunne bidra til betre samhandling mellom helseføretak, mot
private leverandørar av radiologitenester og ut mot pasient. Det vil bidra til auka standardisering som kan
støtte opp under felles kliniske arbeidsprosessar og meir effektiv bruk av IKT-ressursar gjennom drift og
vedlikehald av eit felles system.
Styret kom i møtet med ein kommentar om at dei trudde felles RIS /PACS som en opsjon til DMA-prosjekt
var avklart funksjonelt. Administasjonen understrekte at dersom dette er noko som kan brukast i heile
Nord- og Midt Norge, skal det mykje til at ikkje Helse Vest skal kunne nytte seg av same løysing.
Styret lurte på nedskriving av noverande system. Administrasjonen forklarte at Helse Vest IKT nyttar 5
år for avskriving og for oppgradering av desse systemar. Dermed må dei siste oppgraderingane
avskrivast over kortare tid.
Vedtak:
1. Styret tok saka til orientering.
70/14 B Forslag til budsjett 2015
Oppsummering:
Budsjett for 2015 vart gjennomgått. Styret kommenterte auken i budsjettet. Kva er gjort for å sørge for
relevant effektivisering? Styret saknar ein dokumentasjon på dette.
Administrasjonen påpeikte at Helse Vest IKT framstår meir kostnadseffektive med omsyn til
tenesteproduksjon enn når det gjeld gjennomføring av program/prosjekt. Det er dermed krevjanda å
effektivisere produksjonen ytterlegare. I tillegg presiserte administrasjonen at Helse Vest IKT er den mest
kostnadseffektive regionen på IKT-drift i Norge i dag med ein andel av driftskostnad på 16 %, samenlikna
med 21 % av den samla aktiviteten på nasjonalt nivå.
Styret kommenterte moglegheiten for å gjennomføre eit telefoniprosjekt kor ein ryddar opp i bruken av
fasttelefon versus mobiltelefon, særleg i forbinding med nye bygg. På denne måten vil det verte lettare å
finne fram både for pasientar og interne.
Produktivitetsauking vart nemnd som eit viktig punkt. Auka krav til effektivitet er eit krav i alle foretaka,
og styret meinar administrasjonen i Helse Vest IKT òg bør vurdere om ytterligare grep som kan takast.
Administrasjonen kom med ein kommentar om at ikkje alle grep vert synleggjort. Til dømes har Helse
Vest IKT levert fleire timer til prosjekt enn det er budsjettert for, samtidig som driften har halde seg bra.
Administrasjonen nemnde og at det vert arbeid med LEAN i fleire delar av organisasjonen. Korleis kan
Helse Vest IKT synleggjere at dette er noko vi får til?
Styret lurte på kva grunnen er for at føretaka har så ulik kost for PC-leie, noko administrasjonen forklarte
med at dei med nyast maskinpark har høgst kostnad, i tillegg vert prisen påverka av kor mykje ein har
planlagt å bytte ut i 2015.
Det vart òg kommentert at det var vanskeleg å lese tala i nokre av tabellane. Administrasjonen
oppdaterer og kjem med ei oppstilling som er lettare å lese ved neste budsjetthandsaming.
Vedtak:
1. Styret vart orientert om framlagt forslag til budsjett for Helse Vest IKT for 2015.
2. Styret ba administrasjonen vidareføre dialog og avklaringar med helseføretaka og
Porteføljestyret, slik at det kan leggast fram endeleg budsjett i styremøtet 09.12.2014.
71/14 O IKT utfordringsbildet i helse- og omsorgssektoren
Oppsummering:
Helse- og omsorgsdepartementet har bedt Helsedirektoratet utarbeide ein samanstilt oversikt over
utfordringsbildet innanfor IKT i heile helse- og omsorgssektoren. Rapporten vart sendt frå direktoratet til
departementet i oktober 2014. Følgjande 7 utfordringar er ei syntese av det samla utfordringsbildet som
vert teikna i rapporten.
1.
2.
3.
4.
5.
Informasjonsstrukturar og IKT-system støttar ikkje arbeidsflyt og heilskaplege pasientforløp.
Informasjonen er ustrukturert, og det manglar felles terminologi og omgrepsapparat.
Manglar funksjonalitet for å støtte beslutningar og kvalitetsforbetringar.
Få og begrensa digitale innbyggartenester.
Samhandlingsinfrastruktur har lav endringsevne og er ikkje tilrettelagt for meir deling av
informasjon.
6. Dagens styringsmodell gir lav gjennomføringsevne med lite koordinert utvikling av IKT i helse- og
omsorgssektoren.
7. Dagens organisering av IKT-funksjonane i sektoren utnytter i liten grad potensialet for stordrift
og realiserer får synergiar knytt til anskaffingar, drift, forvaltning og utvikling av løysingar.
Rapporten har reist store spørsmål, men gir færre store svar. Kva er poenget med å lage ein rapport som
ikkje har nokon forslag til tiltak?
Administrasjonen la til at tiltak basert på rapporten vil kunne påverke den neste tiårsperioden. Ein av
hovedutfordringane er at helsetenesta bør ha løysingar som dekkar heile verdikjeden som pasienten skal
følgje ved hjelp av eitt system. Dette ligg nærmare deler av den private amerikanske marknaden, og er i
liten grad i samsvar med måten vi har organisert helsetenesta på i Noreg. Styret meinte og at rapporten
viser ein forenkla tru på at svaret er å lage løysingar som skal dekke alt. Det ligg ein stor risiko i dette
arbeidet.
Vedtak:
1. Styret tok saka til orientering.
72/14 O Komparativ analyse av dei regionale helseføretaka på
IKT-området
Oppsummering:
Helsedirektoratet har på oppdrag frå Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) utarbeidd ein komparativ
analyse av IKT-situasjonen i dei regionale helseføretaka (RHF). Rapporten er utarbeid av
Helsedirektoratet basert på intervju og skriftlege svar på ei rekkje spørsmål. Informasjonsinnhentinga er
gjennomført i perioden mars – august 2014.
I samandraget i rapporten vert det sagt; «Basert på denne oppstillinga, og utan å ta omsyn til
tenestekvalitet, kan Helse Vest RHF hevdast å ha den mest kostnadseffektive IKT-operasjonen.»
Administrasjonen vil arbeide vidare med heile rapporten for å kunne lære av dette samanstilte materialet.
Vedtak:
1. Styret tok saka til orientering.
73/14 O Gartner survey of EHR suppliers and systems in the
Norwegian market
Oppsummering:
Helsedirektoratet har på oppdrag frå Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) utarbeid ein analyse av
leverandørar av elektronisk pasientjournalsystem (EPJ) til den norske marknaden. Analysen er
gjennomført av det internasjonale analyseselskapet Gartner Group. Administrasjonen vil særleg peike på
to forhold som vert kommentert i samandraget:
•
“The only successful examples of a common electronic health record that are used for clinical
decision support and clinical workflow are in regions that have selected a common integrated
solution that is used throughout the whole spectre of health services.”
Dette er, både på grunn av lovgjeving (Helseregisterloven §13) og på grunn organisering av helse- og
omsorgssektoren, ikkje situasjonen i Noreg i dag. Dette utgangspunktet er òg forklaringa på kvifor norske
leverandørar så langt ikkje har utvikla og marknadsført system som har dette som mål.
•
“Gartner is unaware of any Health Delivery organisation that has successfully evolved a best-ofbreed environment into a fully functioning generation 3.”
Gartner rangerar EPJ system i generasjonar frå 1 til 5. Dei hevdar at norske system er i generasjon 2. Det
finst i dag nokre store amerikanske system som kan rangerast til generasjon 5. Alle norske RHF eller HF
arbeider med utgangspunkt i ein «best-of-breed» tilnærming. Dette er fordi ingen av dagens norsk eller
nordiske leverandørar tilbyr «suite» løysingar for helseføretak eller for heile helse- og omsorgstenesta i
Norge. Ei viktig årsak til dette er omfanget av nasjonale regulatoriske krav som gjeld for slike system.
Initiativet i Helse Midt-Norge ser ut til å ha som ambisjon å finne løysingar som tilfredsstiller begge desse
forhold peikt på av Gartner.
Vedtak:
1. Styret tok saka til orientering.
74/14 O Møteplan for styret 2015
Oppsummering:
Basert på gjeldande status har administrasjonen laga fylgjande forslag til møteplan for 2014;
•
Mandag 16. mars 2015, styremøte, kl. 13.00, Stavanger
•
Torsdag 23. april 2015, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse
•
Torsdag 18. juni 2015, styreseminar og påfølgende middag kl. 15.00, Berg
Fredag 19. juni 2015, styremøte fram til 14.00, Bergen
•
Onsdag 16. september 2015, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse
•
Onsdag 18. november 2015, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse
•
•
Onsdag 2. desember 2015, middag for styret kl. 19.30, Bergen
Torsdag 3. desember 2015, styremøte, 08.30 - 14.00, Bergen
Administrasjonen sender ut møteinnkallingar via outlook.
Vedtak:
1. Styret vedtok møteplan for 2015
LUKKA SAKER:
75/14 D Ny avtale med Microsoft
Oppsummering:
Helse Vest IKT må forhandle fram ein ny avtale med Microsoft gjeldane frå 01.04.2015 og er no i
forhandlingar med Microsoft om ein ny avtale. Administrasjonen gjennomfører forhandlingar med
Microsoft i den hensikt å etablere ei langsiktig og god avtale som tar omsyn til både totaløkonomi og
tilgang på naudsynt programvare.
Vedtak:
1.
Styret ba administrasjonen fylgje opp forhandlingane med Microsoft i tråd med føringane gitt
av saksførelegg og drøfting.
Eventuelt
Det ingen saker til eventuelt.
Skriv og meldingar
Ingen
Ref. Maria Gabriela Fehr Johansen / Erik M. Hansen
16.11.2014
Herlof Nilssen
Styreleiar
Anne Kristin Kleiven
Eivind Gjemdal
Anne Hilde Bjøntegård
Bård Lilleeng
Stener Kvinnsland
Mette Kamsvåg
Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen
Bodil Lekve
Ørjan Midttun
Agnete Sjøtun
Styresak
Går til:
Føretak:
Dato:
Frå:
Sakshandsamar:
Saka gjeld:
Styremedlemmer
Helse Vest IKT AS
27.11.2014
Administrerande direktør Erik M. Hansen
Erik M. Hansen
Administrerande direktør si orientering
Styresak 078/14 O
Styremøte 10.12.2014
Open del
1.
Gjennomgang av organisering av Helse Vest IKT
* notat vedlagt
2.
Anskaffelse av tenester for infrastruktur for Sykehuspartner
* notat vedlagt
3.
Klager knyttet til anskaffelser
* munnleg orientering i møtet
4.
Orientering om omfattande episodar med beredskap
* ingen episodar i perioden
5.
Orientering om relevante lover, forskrifter og
myndigheitskrav
* ingen relevante saker
6.
Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker
* ingen relevante saker
7.
Oversikt over høyringar
Mottatt
Avsendar
Forslag til vedtak:
1. Styret tek meldingane til orientering
Tema
Frist
Notat
Går til:
Føretak:
Dato:
Frå:
Sakshandsamar:
Saka gjeld:
Helse Vest IKT AS
28.11.2014
Administrerande direktør
Erik M. Hansen
Gjennomgang av organisering av Helse Vest IKT
Styresak 078/14 O
Administrerande direktør si orientering pkt. 1
Styremøte 10.12.2014
Gjennomgang av organisering av Helse Vest IKT
Helse Vest IKT gjennomførte ei større omorganisering i juni 2011. Etter denne
omorganiseringa har talet tilsette vokse frå ca. 250 til ca. 390. Det er i denne perioden lagt til
3 seksjonar, men det er ikkje gjort ei samla vurdering av organiseringa.
Adm. dir. har difor igangsett arbeid med ein samla gjennomgang av organiseringa i den
hensikt å sørge for god samanheng mellom dei ulike seksjonane, god balanse mellom tal
tilsette og leiarar i seksjonane, godt samarbeid mellom linjene og prosessane (ITIL) i
organisasjonen, god samhandling mellom linjene og program/prosjekt, etc. Figuren nedanfor
viser kor viktig det er at linjeorganisasjonen samhandlar godt både med ITIL-prosessane og
program- og prosjektdimensjonen.
Dei tilsette sine organisasjonar og vernetenesta er munnleg orientert om den pågåande
prosessen. Temaet har
vore drøfta i leiargruppa
og på utvida
leiarsamling.
Dei tilsette sine
organisasjonar og
vernetenesta vil verte
involvert i tråd med
regelverket i den vidare
prosessen.
Det vert i utgangspunktet
lagt opp til ein prosess
der resultat av
gjennomgangen av
organiseringa kan
implementerast i løpet av
fyrste kvartal 2015.
Notat
Går til:
Føretak:
Dato:
Frå:
Sakshandsamar:
Saka gjeld:
Helse Vest IKT AS
28.11.2014
Administrerande direktør
Erik M. Hansen
Anskaffelse av tenester for infrastruktur for Sykehuspartner
Styresak 078/14 O
Administrerande direktør si orientering pkt. 2
Styremøte 10.12.2014
Anskaffelse av tenester for infrastruktur for Sykehuspartner
Adm. dir. er av det syn at styret i Helse Vest IKT bør vere kjent med at Sykehuspartner har
kunngjort ein omfattande anskaffelse knytt til infrastruktur, mellom anna og tenester knytt til
infrastruktur. Anskaffelsen er basert på «Konkurranseprega dialog», dermed vil ein fyrst
seinare i prosessen vite noko om resultatet av konkurransen. Sykehuspartner publiserte
prekvalifikasjonsdokumentet på DOFFIN med fylgjande intensjon for konkurransen; «… for
selection of a strategic partner for development, transformation and mangement of IT
Infrastructure Services.»
To utdrag frå dokumentet lagt ut på DOFFIN, jfr. nedanfor, viser omfang av kontrakten når det
gjeld tenesteområder og tenesteomfang.
Det er lagt opp til ein relativt
«aggressiv» tidsplan for
arbeidet, jfr. fylgjande henta
frå kunngjeringa.
Sett frå Helse Vest IKT si
side representerer denne
anskaffelsen ein mogeleg
«retningsendring» for
leveranse av infrastruktur og
tenester knytt til infrastruktur
til norske helseføretak. Av
den grunn bør styret vere
kjent med dette pågåande
arbeidet.
2
Styresak
Går til:
Føretak:
Dato:
Sakshandsamar:
Saka gjeld:
Styremedlemmer
Helse Vest IKT AS
03.12.2014
Fredrik Eldøy, Erik M Hansen, Leif Nordland, Rolf Ruland
Rapportering frå verksemda per oktober 2014
Arkivsak
Styresak 079/14 B
Styremøte 10.12.2014
Oppsummering
Viser til ”Rapport om verksemda per oktober 2014” som er lagt ved i vedlegg 1. Administrasjonen har
oppsummert rapport om verksemda i ein figur som viser overordna status for produksjon, bidrag til bruk
av IKT (status program og prosjekt) og ressurssituasjonen.
Det er til dette styremøtet ikkje gjort vidare arbeid med rapportering innanfor IKT-sikkerheit og tal
applikasjonar.
Figuren nedanfor viser målekortet for oktober 2014. Parametrane innanfor dei tre områda er vist i kvar
kolonne. Tema øvst, deretter mål og nedanfor resultat plassert i grøn, gul eller raud sone. Når det gjeld
oppetid og program-/prosjektstatus er det vist talet applikasjonsgrupper eller program/prosjekt i kvar
sone basert på dei detaljerte tala. Under figuren er dei gjeldande grenseverdiar for måltala:
Forslag til vedtak:
1. Styret tek rapport om verksemda per oktober 2014 til etterretning.
1
VEDLEGG 1 til SAK 079/14
Verksemdsrapport
for
Helse Vest IKT AS
per
oktober 2014
Versjon: 1.0
Dato: 02.12.2014
Side 1 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
Adm. dir. sin vurdering
Utviklinga for oktober viser at Helse Vest IKT framleis er pressa, og meir pressa enn
målekortet viste for september 2014. Dei større endringane i målekortet er alle i negativ
retning. Dette er servicegrad telefon som er endra frå 81% i september til 76% i oktober,
prosenten brotne episodar som har auka frå 44% i september til 50% ved utgangen av oktober
og talet leverte nye integrasjonar som er redusert frå 4 til 3. Rett nok er akkumulert tal leverte
integrasjonar (53) godt framfor måltalet på 40 over heile året. Saker løyst på timen er og
redusert frå 66% til 61% for oktober. Det er og ein svak auke i raude prosjekt når det gjeld
kostnad (frå 1 til 7) og risiko (frå 2 til 6).
Årsakene til denne utviklinga er to-delt. Dels har belastninga gjennom prosjektportefølje vore
omfattande. Dette har og gitt høg endringstakt, med konsekvensar for driftssituasjonen. Dels
har perioden vore prega av mange omfattande episodar (50 i oktober).
Helse Vest IKT vil bruke perioden med endringsfrys rundt årsskiftet til å betre måltala. Helse
Vest IKT vil i tillegg arbeide meir med balansen mellom allokering av ressursar til
gjennomføring av “den daglige drifta” og allokering av ressursar til gjennomføring av
prosjektporteføljen.
Økonomi er under framleis under god kontroll, administrasjonen har tidlegare endra
prognosen for året til eit overskot på 5 mill. kr. Denne prognosen vert oppretthalden.
Personalområdet er under god kontroll.
Side 2 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
1 Produksjon
Rapporten viser tenestekvalitet knytt til produksjonen i løpet av siste månad.
1.1
Førespurnader til Helse Vest IKT
14000
12000
11233
10821
10445
10000
11605
11241
9874
8936
9539
8968
8283
8000
8267
7762
6524
6000
5517
5078
4226
4841 4708
4079
4069
3331
4000
5406
2704
2848
3118
2356
4663
3979
2694
2884
2807
3263
356
329
396
340
329
266
259
240
3210
2642
2070
2000
0
4726
222
1975
2155
157
234
2573
387
409
Definisjonar:
Epost support: Teller all e-post til Kundesenteret med unntak av spam-mail.
Epost bestilling: Teller all e-post med unntak av spam-mail som kommer inn til ikt-bestillingsadressene til Sal.
Kundeweb: Mengd oppdateringar på eksisterande saker eller nye saker
Telefon: Mengd telefoner svara på av Kundesenteret
NB! Dette er mengd meldingar pr. e-post til bestillingsboksane og må ikkje forvekslast med mengd bestillingar.
Det ligger også ein feilmargin her, ettersom noko e-post blir sletta undervegs og noko blir lagt i våre personlige
boksar. Med andre ord, tall som bare gir ein peikepinn.
Kommentar til utviklinga:
•
•
•
Gjennomgåande travlare haust enn i fjor. Grafen viser 20-25% auke for både tal
telefonar og kundewebmeldingar
Høgt tal (50) på omfattende episoder gjennom oktober.
Oppdatering til Internett Explorer 10 skapte mye trafikk i oktober.
Side 3 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
1.1.1 Detaljert telefonstatistikk
14000
12000
10000
8000
6000
4000
2000
0
11233
10445
9539
8968 8283
8267 8936
8781
8533
6524
8983 8591
8568 7826
7257
6181
3623
1462
1869 1119
1719
789 1135 889
2294 2642
755
1009 402
397 457
342
10821
11605 11241
9874 10714
9889
9348 7762 8697
7278
2108
2420
687 1012 1987
1470
1345
484 1171 883
Definisjonar:
Antal telefonar: Alle telefoner via 55976540 uavhengig av om svara på eller ikkje; dvs all innkomande trafikk.
Teller også telefonane utanom avtalt opningstid.
Besvarte telefonar: Viser tal på telefonar som er svara på.
Tapte telefonar: Viser tal på telefonar som er lagt på utan å få svar. (innanfor avtalt opningstid)
Telefonar Svara på etter 1 min: Viser mengd som ventar over 1 minutt og får svar.
Kommentar til utviklinga:
• Når et høgt tal på telefonar kjem på same tid ved omfattande episodar (OE), aukar
talet på tapte telefonar. Dette heng saman med høgt tal på omfattande episodar.
1.1.2 Servicegrad – % mengd svart innan SLA-krav
100
90
90
85
90
80
86
80
74
73
88
81
78
85
70
60
56
50
Serv…
40
30
20
10
0
Side 4 av 29
76
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
Definisjonar:
Telefon: Krav i SLA2012 – 80% av samtalene skal svarast på innan 1 minutt.
E-post: Ikkje mogeleg å måle. Kundesenteret nyttar vanleg outlook og for å telje tall e-post som er svare på
innan 8 timer må vi gå gjennom kvar og ein av alle og telje manuelt. Det er for tidkrevjande å gjere.
Dei telefonane som blir lagt på før 1 minutt er ikkje med i berekninga av servicegraden, berre de som blir lagt på
etter 1 minutt.
Kommentar til utviklinga:
• Meir telefontrafikk enn Kundesenteret har kapasitet til, fører til resultat like under 80grensa.
• 30. og 31. oktober var det fellessamling i Helse Vest IKT ifbm. 10 årsjubileet.
Kundesenteret gjekk med halv bemanning og servicegraden sank til 50% i snitt for
desse to dagane.
• Dobbelt så lang gjennomsnittleg svartid for oktober 2014 samanlikna med oktober
2013.
1.1.3 Gjennomsnittleg svartid på telefon
1,6
1,4
1,4
1,2
1
0,9
0,8
0,8
0,8
0,7
0,6
0,5
0,5
0,5
0,4
0,4
0,2
0
Oktober NovemberDesember Januar Februar Mars
April
Mai
Juni
0,8
0,5
Juli
0,5
0,6
August SeptemberOktober
Definisjonar:
Grafen viser gjennomsnittleg svartid, i minutt, på telefonar inn til kundesenteret.
1.2 Behandling av sakene.
Grunna prosessendring i Helse Vest IKT vil ein førespurnad frå kunde nå registrerast enten
som ein episode eller som ein leveranse.
1.2.1 Episodar
Definisjon av episode: Stans eller forseinking i arbeidsprosessar hjå kunde, der stansen eller
forseinkinga er relatert til tenester levert av Helse Vest IKT, uavhengig av om den
underliggjande årsak er avvik på tenestene.
Side 5 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
1.2.1.1 Mengd episodar logga:
Antall episoder logget siste 13 mnd
10 000
9041
8044
7732
8 000
9317
8942
8493
8154
9210
8243
7686
7190
6126
6158
6 000
4 000
2 000
4
10
.2
01
4
08
.2
01
09
.2
01
4
4
07
.2
01
4
06
.2
01
4
4
05
.2
01
03
.2
01
04
.2
01
4
4
02
.2
01
4
3
01
.2
01
10
.2
01
11
.2
01
12
.2
01
3
3
0
Definisjonar:
Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader
Kommentar til utviklinga:
• Oppgangen i episodar skal være midlertidig grunna i oppdateringen av Internett
Explorer til versjon 10.
1.2.1.2 Mengd opne episodar, utvikling over tid
Antall åpne episoder ved Kundesenterets åpningstid
mandag, siste 53 uker
1400
1200
1000
800
600
400
200
27
-1
0-
20
14
-1
0-
06
15
-0
9-
20
14
20
14
-0
8-
25
04
20
14
-0
8-
14
20
14
20
14
-0
7-
23
02
-0
6-
20
14
-0
6-
12
20
14
-0
5-
21
20
14
20
14
-0
4-
31
10
-0
3-
20
14
-0
3-
20
14
-0
2-
17
27
20
14
-0
1-
06
-0
1-
20
14
20
14
20
13
-1
2-
25
04
-1
1-
-1
1-
20
13
20
13
16
0
Definisjonar:
Viser mengd episodar som er open måndag morgon siste 53 veker.
Kommentar til utviklinga:
• Helse Vest IKT har ikkje makta å halde talet opne episodar under 1000. Med tal over
1000 er det ei erfaring at «produktiviteten» går ned pga. «administrasjon» av
episodane.
Side 6 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
1.2.1.3 Løyst på timen:
Definisjonar:
Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader, som er løyst innan en time. Helse
Vest IKT har et internt mål om at 70 % av alle førespurnader blir løyst på timen.
Episoder løyst på timen
68,4 % 68,4 % 66,0 % 69,6 % 69,3 % 65,5 %
68,0 % 65,9 % 65,8 % 68,2 %
63,5 % 65,2 %
61,3 %
Oktober
September
August
Juli
Juni
Mai
April
Mars
Februar
Januar
Desember
November
58,1 % 55,2 % 54,9 % 58,4 % 55,9 % 57,5 % 61,1 % 58,2 % 55,9 % 59,8 % 58,5 % 56,9 %
52,6 %
Oktober
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
2014
Kun manuelt behandla
Alle episoder
Målsetjing
Kommentar til utviklinga:
• Stor pågang på telefon viser seg igjen i lågare løyst på timen også for oktober. Saker
blir raskare sendt vidare til 2.linje når telefontrafikken er høg.
• Mange nye tilsette og høg intern turnover bidrar til lågare del løyst på timen.
1.2.1.4 Total mengd lukka episodar, fordelt etter prioritet:
Avsluttede episoder fordelt på prioritet siste måned
Oktober 2014
5000
709
4000
3000
4 199
2000
167
1000
33
0
8
275
685
1. Kritisk 2timer
løsningstid
2. Høy 4timer
løsningstid
1 502
3. Middels 8timer
løsningstid
Side 7 av 29
0
616
4. Normal 16 timer
løsningstid
9. Planlagt Avtalt
løsningstid
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
Definisjonar:
Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA
(dvs. raud = brot, grøn = ok).
Kommentar til utviklinga:
• Ein stor del av pri 1 og pri 2 sakene er som vanleg passord.
• NB: Ein stor andel av passord og tilgangssakar er ikkje med i denne rapporten grunna
manglande integrasjon mellom Samlepunktet og assyst. Grafane for Samlepunktet ligg
i den interne rapporten.
1.2.2 Leveransar
Definisjon av Leveranse (Service Request): Ein førespurnad frå bruker om informasjon,
rådgjeving, levering av ein standard leveranse eller tilgang til system. Ein leveranse er
normalt ikkje relatert til en prosesstopp for kunde.
Det er ein betydelig mengd leveransar som blir handsama i samlepunktet, disse kjem ikkje
med i rapporten da det er assyst som dannar grunnlaget for rapporten.
Definisjon av Standard leveranse: Leveranse definert i SLA
1.2.2.1 Mengd leveransar logga
Antall leveranser logget siste 13 mnd
6 000
5057
4981
5 000
4497
4154
4563
4263
4281
3821
4 000
4471
3807
3812
3220
3107
3 000
2 000
1 000
10
.2
01
4
4
09
.2
01
4
4
08
.2
01
07
.2
01
4
06
.2
01
05
.2
01
4
4
04
.2
01
4
03
.2
01
4
02
.2
01
4
01
.2
01
3
12
.2
01
3
11
.2
01
10
.2
01
3
0
Definisjonar:
Viser mengd leveransar logga fordelt etter loggedato siste 13 månader
Kommentar til utviklinga:
• Lågare vekst i tal på nye leveranser, men talet åpne leveranser er framleis høgt.
Side 8 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
1.2.2.2 Mengd opne leveransar, utvikling over tid
Antall åpne leveranser ved Kundesenterets åpningstid
mandag, siste 53 uker
3500
3000
2500
2000
1500
1000
500
20
13
20 -11
1 3 -0 4
20 1113 18
20 -12
1 3 -0 2
20 -12
1 3 -1 6
20 -12
1 4 -3 0
20 -01
1 4 -1 3
20 -01
1 4 -2 7
20 0214 10
20 -02
1 4 -2 4
20 -03
1 4 -1 0
20 -03
1 4 -2 4
20 -04
1 4 -0 7
20 -04
1 4 -2 1
20 -05
1 4 -0 5
20 0514 19
20 -06
1 4 -0 2
20 -06
1 4 -1 6
20 -06
1 4 -3 0
20 -07
1 4 -1 4
20 -07
1 4 -2 8
20 0814 11
20 -08
1 4 -2 5
20 -09
1 4 -0 8
20 -09
1 4 -2 2
20 -10
1 4 -0 6
20 -10
1 4 -2 0
-1
103
0
Definisjonar:
Viser mengd opne leveransar måndag morgon siste 53 veker
Kommentar til utviklinga:
• Det er nærast ei linær veksande trendlinje frå oktober 2013 til oktober 2014. Passerer
snart 3500 åpne leveranser. Helse Vest IKT har initiert ein gjennomgang av
leveranseprosessen for å finne meir ut om årsaker og virkning knytt til denne
utviklinga.
1.2.2.3 Total mengd lukka leveranse saker, fordelt etter prioritet:
Avsluttede leveranser fordelt på prioritet siste måned
Oktober 2014
2800
204
2400
2000
1600
2 492
1200
89
800
Pl
a
lø nla
sn
g
in t A
gs vt
tid alt
9.
Pl
a
lø nla
sn gt
in
3
gs U
tid ke
r
Pl
a
lø nla
sn gt
in
2
gs U
tid ke
r
7.
Pl
a
lø nla
sn
g
in t 1
gs
U
tid ke
6.
Pl
an
lø lag
sn t 3
in
gt 2t im
id
er
N
or
l ø ma
sn l 1
6
in
gs tim
tid
er
4.
391
10
109
11
80
8.
22
119
0
2.
H
lø øy
sn
4
in t im
gs
e
tid r
0
792
443
5.
400
7
Definisjonar:
Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA
(dvs raud = brot, grøn = ok).
Kommentar til utviklinga:
• Pri 2 er hasteleveransar, Pri 3 og 7 nyttast normalt ikkje for leveransar.
Side 9 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
1.3 Sikkerheitsavvik
Rapportering av sikkerheitsavvika Synergi starta frå og med september 2012.
1.3.1 Sikkerheitsavvik registrert totalt av Helse Vest IKT splitta på avvikskategorier
sep. 13 okt. 13 nov. 13 des. 13 jan. 14 feb. 14 mar. 14 apr. 14 mai. 14 jun. 14 jul. 14
Registrert av Helse Vest IKT
Drift - Konfigurasjonsfeil
aug. 14 sep. 14 okt. 14
2
Drift - Programmvarefeil
1
Lagring/forsendelse av data - Usikker forsendelse av data
1
IKT-utstyr - Feilmontering av IKT-utstyr
1
IKT-utstyr - Tilkobling av privat/uautorisert utstyr på internt nettverk
1
Skjerming - Manglende skjerming av pasient/personopplysninger
1
1
1
Skjerming - Manglende skjerming av sensitive personopplysninger
1
Tilgang til data - Feil/manglende tilgangsstyring
1
Tilgang til data - Forbigå/unngå systembarrierer
TOTAL
2
2
1
2
2
4
3
1
1
2
3
2
0
0
0
4
0
1
1
2
2
0
Vi gjør oppmerksom på at et sikkerhetsavvik først blir registrert med hendelsestype når den avsluttes.
Avvik som er åpne vil derfor ikke dukke opp i tabellen før de er avsluttet og kategorisert.
Definisjonar:
Tabellen viser sikkerheitsavvik registrert av HVIKT fordelt på avvikskategori.
Tala er henta frå Synergi.
1.3.2 Sikkerheitsavvik innmeldt totalt av helseføretaka splitta på avvikskategorier
sep. 13 okt. 13 nov. 13 des. 13 jan. 14 feb. 14 mar. 14 apr. 14 mai. 14 jun. 14 jul. 14
Registrert av foretakene
Drift - Feil/mangelfull backup
1
2
Drift - Konfigurasjonsfeil
2
1
Drift - Maskinvarefeil
2
1
Drift - Programmvarefeil
2
1
2
3
4
2
2
2
1
1
1
1
4
6
2
3
2
1
2
Drift - Uønsket sletting/flytting av systemfiler
1
1
1
Pasientadministrasjon - Annet
aug. 14 sep. 14 okt. 14
1
1
1
2
2
1
2
2
7
1
1
2
1
Pasientadministrasjon - Epikrise
1
Pasientadministrasjon - Journaldokumentasjon
1
Pasientadministrasjon - Pasientjournal
1
1
1
Pasientbehandling og pleie - Diagnostiske undersøkelser
1
Pasientbehandling og pleie - Informasjon
1
Lagring/forsendelse av data - Usikker forsendelse av data
2
2
1
3
4
Lagring/forsendelse av data - Usikker/uautorisert lagring av data
Skjerming - Manglende skjerming av pasient/personopplysninger
4
1
8
1
1
10
Skjerming - Manglende skjerming av sensitive personopplysninger
8
8
2
1
Tilgang til data - Etablert personregister uten godkjenning
3
5
1
9
10
3
2
1
1
3
1
8
5
2
1
1
3
3
8
1
1
Tilgang til data - Feil/manglende tilgangsstyring
3
Tilgang til data - Forbigå/unngå systembarrierer
1
2
1
2
14
2
2
1
1
1
Tilgang til data - Innhentet personopplysninger uten samtykke
2
1
1
Tilgang til data - Uautorisert bruk av eksterne nettverk
1
Utstyr - Teknisk utstyr
1
1
TOTAL
26
1
15
20
6
3
18
41
26
22
11
16
8
Vi gjør oppmerksom på at et sikkerhetsavvik først blir registrert med hendelsestype når den avsluttes.
Avvik som er åpne vil derfor ikke dukke opp i tabellen før de er avsluttet og kategorisert.
Definisjonar:
Tabellen viser totalt mengd registrert sikkerheitsavvik som er logga av Helseføretaka og behandla av
Helse Vest IKT. Fordelt på sikkerheitskategori. Tala er henta frå Synergi.
Side 10 av 29
18
21
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
1.4
Applikasjonsgrupper - status mengd applikasjonar
Tal applikasjonsinstallasjonar totalt i regionen:
Hovedgrupper
Systemforvaltning, produksjon HF
Desktop, produksjon HF
Sept Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt
1208 1218 1222 1231 1247 1255 1278 1292 1299 1312 1326 1346 1364 1374
107 108 111 111 114 116 115 114 116 115 116 114 112 112
(lokalinstallert programvare)
Test/Kurs/Utvikling, HF
Interne verktøy Helse Vest IKT
149
152
154
154
165
155
171
165
174
163
177
173
188
178
188
176
192
176
191
176
195
174
199
174
203
175
Gruppa ”Systemforvaltning, produksjon HF” fordelt per avtalte applikasjonstenestegrupper i
regionen:
Applikajonsteneste-gruppe
”Systemforvaltning, produksjon HF:
Administrativ Diverse
Administrativ Dokumentasjon - ePhorte
Administrativ Dokumentasjon - Ytterleg
Akuttmottak - RadioMedico
Akuttmottak - Ytterleg
Avdeling Diverse
BUP
Datavarehus - Profitbase
Datavarehus - Ytterleg
Eiendom
Finans - Oracle Financials
Finans - Ytterleg
Hjerte
HMS - Synergi
Hørsel
Innkjøp og Logistikk - Merida
Innkjøp og Logistikk - Visma
Innkjøp og Logistikk - Ytterleg
Integrasjon
Kvalitetsregister
Laboratorie - Mikrobiologi
Laboratorie - Prosang
Laboratorie - Ytterleg
Legemiddel
Lønn og Personal - Agresso
Lønn og Personal - GAT
Lønn og Personal - Ytterleg
Mor og Barn - Natus
Mor og Barn - Ytterleg
Operasjon
Pas og EPJ - DIPS
Jan Feb
35 35
9
9
8
8
Mar
35
8
8
1
60
26
1
2
20
4
1
8
4
1
4
4
13
18
11
38
1
6
24
19
1
36
4
2
11
7
7
1
59
31
1
2
20
4
1
8
4
1
4
4
13
18
11
38
1
6
37
21
1
36
4
2
8
7
8
1
58
31
1
2
20
4
1
8
4
1
4
4
13
18
11
38
1
6
25
20
1
36
4
2
13
7
8
Pr. månad – 2014
Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des
35 35
35
35 39
39
42
8
8
8
8
8
8
8
8
7
7
7
7
7
7
1
59
31
1
2
20
4
1
7
4
1
4
4
13
18
11
38
1
6
38
21
1
36
4
2
8
7
8
Side 11 av 29
1
59
31
1
3
20
4
1
7
4
1
4
4
13
19
12
38
1
6
38
21
1
36
4
2
8
7
12
1
61
31
1
3
20
4
1
7
4
1
4
4
13
19
12
38
1
6
39
23
1
40
4
2
8
7
11
1
63
37
1
3
20
4
1
7
4
1
4
4
13
19
12
39
1
6
40
22
1
40
4
2
8
7
11
1
63
38
1
72
39
1
74
40
3
20
4
1
7
5
1
4
4
13
19
12
41
1
6
41
22
1
40
4
2
8
7
11
3
22
4
1
7
5
1
5
5
13
19
12
41
1
7
40
19
1
40
4
2
8
7
11
3
22
4
1
7
5
1
5
5
13
19
14
41
1
7
40
19
1
41
4
2
8
7
11
203
176
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
Pas og EPJ - Ytterleg
Portør
Register og Kodeverk
Røntgen - Teleradiologi
Røntgen - Ytterleg
Skåring - Checkware
SMSYS - Mellomstore
SMSYS - Små
Web og portaltjenester - Sharepoint
Web og portaltjenester - Ytterleg
Øye
Sum
1.5
33
29
29
32
34
34
34
34
34
35
3
3
3
3
4
4
4
4
4
4
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
40
40
39
41
40
39
40
41
41
43
1
1
1
1
1
1
1
9
9
10
162 161 169 167 167 169 170 172 172 164
561 564 571 582 580 583 586 586 593 598
28
30
30
30
31
32
32
33
33
33
22
22
23
23
23
23
23
23
23
23
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
1247 1255 1278 1292 1299 1312 1326 1346 1364 1374
0
0
Oppetid per applikasjonstenestegruppe/driftstenester
Gjeld total leveranse i regionen.
Oversikt under viser alle applikasjonsspesifikke avvik som har ført til nedetid siste månad.
Fargekodane i tabellen nedanfor er som fylgjer;
- Rødt markerer grupper av applikasjonar der det har vore brot på avtalt oppetid.
- Gult markerer grupper av applikasjonar som har oppetid innanfor avtalt
tenestenivå, men der eit eller fleire applikasjonar har hatt nedetid (nedetida kan
variere frå 1 minutt for ein applikasjon i gruppa til 3,5 time for mange av
applikasjonane i gruppa).
- Grønt markerer grupper av applikasjonar der det har vore 100% oppetid.
Tal på produksjonsinstallasjonar i applikasjonstenestegruppe kan varierer frå 2- 95, men i dei
fleste gruppene varierer talet system mellom 5 – 40. Sjå tabell ovanfor.
Applikasjonstenestegrupper som har få applikasjonsinstallasjonar er meir utsett for brot på
avtalt oppetid enn applikasjonstenestegrupper som har mange applikasjonsinstallasjonar.
Applikajonsteneste-gruppe
(42 grupper)
Administrativ Diverse
Administrativ Dokumentasjon ePhorte
Administrativ Dokumentasjon Ytterleg
Akuttmottak - RadioMedico
Akuttmottak - Ytterleg
Avdeling Diverse
BUP
Datavarehus - Profitbase
Datavarehus - Ytterleg
Eiendom
Finans - Oracle Financials
Pr. månad – 2014
Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Side 12 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
Finans - Ytterleg
Hjerte
HMS - Synergi
Hørsel
Innkjøp og Logistikk - Merida
Innkjøp og Logistikk - Visma
Innkjøp og Logistikk - Ytterleg
Integrasjon
Kvalitetsregister
Laboratorie - Mikrobiologi
Laboratorie - Prosang
Laboratorie - Ytterleg
Legemiddel
Lønn og Personal - Agresso
Lønn og Personal - GAT
Lønn og Personal - Ytterleg
Mor og Barn - Natus
Mor og Barn - Ytterleg
Operasjon
Pas og EPJ - DIPS
Pas og EPJ - Ytterleg
Portør
Register og Kodeverk
Røntgen - Teleradiologi
Røntgen - Ytterleg
Skåring - Checkware
Web og portaltjenester - Sharepoint
Web og portaltjenester - Ytterleg
Øye
SMSYS - Mellomstore
SMSYS - Små
1.6
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
N/A
N/A
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Overvaking
Denne grafen visar prosentdel episodar oppretta av overvakinga (dvs. tenesta sjølv), i forhold
til det totale talet episodar som vert registrert.
Grafen visar dei siste 12 månadene.
Side 13 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
Prosent episoder registrert av Overvåking
12
11,69
10
9,12
8,86
7,55
6,63
6,34
7,44
6,08
5,47
5,31
05.2014
6
04.2014
Prosent
8
6,84
6,42
6,87
4
2
10.2014
09.2014
08.2014
07.2014
06.2014
03.2014
02.2014
01.2014
12.2013
11.2013
10.2013
0
Måned
Kommentar til grafen:
• ITIL anbefaler at, for å gje eit godt bilete av kvalitet og kvantitet i overvakinga, skal
ein måle kor mange prosent av totalt oppretta episodar som kjem frå overvakinga.
o Døme: Når Kundesenteret opprettar 10.000 episodar og Overvakingssenteret
opprettar 500 episodar så vil grafen vise 5%.
• Helse Vest IKT har som mål å nå 5% innan året er omme, har vidare ei målsetting om
at 10% av alle episodar som vert oppretta, skal verte oppretta frå overvaking.
• Toppen på 11.69% skuldast nyoppretta overvaking av ei rekke servere som ga mange
varsel om 100% CPU last. Disse vart raskt rydda opp i og nivået sank tilbake til 6%.
1.7 Status Omfattende Episoder (OE) og Problem
Denne delen av virksomhetsrapporten er ny og viser status for arbeidet med episoder som er
samordnet til problem. Figurene viser først hvilke tjenester som har flest Omfattende
episoder. Deretter antallet episoder for de 10 problemene med flest tilknyttede episoder.
Deretter vises de 30 problemene med flest tilknyttede episoder over de siste 30 dager.
Side 14 av 29
2 Prosjektstatus
Det er nedanfor vist eit oversyn over status mht. framdrift, kostnad og kvalitet for alle IKT prosjekt i Helse Vest pr. 1. november
PROGRAM Klinisk IKT
P-navn
P-nr.
PROGRAM Klinisk IKT
Fore
-tak
HVE
Tid
Kost
Kvalitet
Risiko
HVE
Kliniske integrasjoner
Regionalt
HVE
Felles EKG Database
Regionalt
HVE
484
432
455
Innføring TønSys –
elektronisk legemiddelbestilling
517 Regionalt
Innføring av DIPS Arena
Regionalt (UNDER OPPSTART) Rapportering er gjort
på delprosjekt Strukturert journal
534
Prosjektleder for hovedprosjektet er på plass. med oppstart 28.10.14.
Introduksjon pågår. Prosjektdirektiv utarbeidet.
Strukturert journal
Samtlige arbeidsgruppesamlinger er gjennomført (fire i hver arbeidsgruppe). Demoer med
oppdaterte utkast i DIPS Arena har vært gjennomført mellom samlingene. Opplegg for
brukertest er utarbeidet, tid, sted er avtalt og aktuelle deltakere kalt inn til test
Etableringen er tidkrevende pga behov for avklaring/fastsetting av scope og mangel på
ressurser. Scope og ressurssituasjonen drøftet med porteføljekontor og med prosjekteier.
Prosjektdirektiv utarbeidet.
HVE
522
BRO-prosjektet
Regionalt
Kommentar
Mangler ass. programleder (80 % stilling). Rekruttering pågår. Ressurs/arbeidssituasjonen
for programledelsen er krevende. Overforbruk drift har de siste månedene ligget jevnt på
3 MNOK. Det er levert endringsmelding til Porteføljekontoret hvor programmet ber om en
styrkning av driftsbudsjettet lik 3 MNOK for å få dekket inn underforbruket i 2014.
Innføring av DIPS Arena krever samordning/koordinering mot andre program og prosjekt i
Helse Vest.
Konsolideringen Bergen – Førde – Fonna starter 07.11.14 kl.16:00 iht. plan.Rydderessurse
i Helse Stavanger er tildelt. Vurderes nå som tilstrekkelig for å kunne opprettholde
kvaliteten etter konsolidering.
Saken ang. endrede id’er i NPR-rapportering er løst.
Avventer tilbakemelding ang. «leiekostnad» diskplass frem til fullført Stavanger
konsolidering.
Flere integrasjoner tar lengre tid enn planlagt grunnet ressursutfordring i helseforetakene
ofte med konsolideringen som underliggende årsak. De enkelte forsinkelsene truer ikke
prosjektets fremdrift, men det er imidlertid klart at antallet øker, og mengden utgjør en
risiko.
EKG-db er satt i produksjon ved MIO enheten i Helse Bergen. Prosjektet har møtt på
utfordringer for å kunne teste de siste leveransene. Tilrettelegging av testmiljø har ført til
ekstra kostander i prosjektet. Arbeidet med regionale rutiner samt sluttraport pågår.
All opplæring er planlagt og det meste er avtalt, men fremdeles tidkrevende å opprette og
få tilbake legegodkjente lister.
795424
EPJ Konsolidering
Regionalt
Personell
HVE
Side 15 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
P-nr.
PROGRAM Støtte til samhandling
P-namn
795 440 PROGRAM Støtte til samhandling
Fore Tid
-tak
HVE
795 444 Adressering
Regionalt
HVE
795 495 IHR – innføring
Regionalt
HVE
Kost
Kvali- Risiko Pertet
sonell
Oppstart av regionalt prosjekt for innføring av kjernejournal. Mye
driftsproblemer, blir rapporter gjennom programmet og prosjekter,
også det som er overført til forvaltning. Jobber med å beskrive behov
og å få etablert regional forvaltning.
NHN har stoppet sitt prosjekt for bredding av OSEAN (tjenestebasert
adressering på legekontor ), videre bredding skjer i lavere tempo.
Utfordringer knyttet til adressering mot kommuneløsninger. Jobber
med å teste ny adressering . Ser behov for mer opplæring i OSEAN på
legekontor.
Forsinkelser på leveranser fra leverandører og integrasjonssenteret gir
mindre fremdrift enn planlagt- Ny leveranseplan fra DIPS blir vurdert
mot kontrakt.
Endringsmelding for budsjett levert, men ikke godkjent.
Forprosjektet avsluttes i september og forslag om videre organisering
legges frem for programstyret.
Prosjektet er under etablering, regional bred sammensatt
styringsgruppe etablert, utkast til direktiv og plan utarbeidet.
Test av dialogmeldinger har avdekket feil i håndtering av adressering.
Jobber med å finne løsning, sammen med utvidet test for å sikre at
dialogmeldinger mot kommuner ikke blir påvirket, har medført at
oppstart er noe forsinket.
Endringsmelding for budsjettøkning levert, men ikke godkjent. Følger
opp appkvitt-feil hos CGM i jevnlige møter med Helsedir og HSØ. Også
store problemer med appkvitt hos Infodoc legekontor, følger
leverandør tett.
283 legekontor har epikrise og 167 har labsvar på ny plattform.
Store problemer med appkvitt fra Infodoc-legekontor, gir mye manuelt
arbeid.
145 legekontor får epikrise og 24 har labsvar på ny plattform.
795 497 Forprosjekt Langvarige og koordinerte tjenester
Regionalt
795 540 Innføring av Nasjonal kjernejournal i Helse Vest
795526 Pilot Dialogmeldinger
Regionalt
795 449 Basismeldinger
Regionalt
HVE
Basismeldinger
Helse Bergen
HBE
Basismeldinger
Helse Stavanger
HST
Kommentar
Side 16 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
P-nr.
PROGRAM Støtte til samhandling
P-namn
Basismeldinger
Helse Fonna
795 446
P-nr.
Fore
-tak
HFO
Basismeldinger
Helse Førde
Pleie og omsorgsmeldinger
Regionalt
HFD
Pleie og omsorgsmeldinger
Helse Bergen
HBE
Pleie og omsorgsmeldinger
Helse Stavanger
HST
Pleie og omsorgsmeldinger
Helse Fonna
Pleie og omsorgsmeldinger
Helse Førde
Pleie og omsorgsmeldinger
Haraldsplass Diakonale Sykehus
HFO
PROGRAM LIBRA
P-namn
795 520 Program LIBRA
795 529 LIBRA - Felles arbeidsprosesser
Regionalt
795 537 LIBRA - Felles registre
Regionalt
LIBRA – Anskaffelse
Regionalt
Tid
Kost
Kvalitet
Risiko
HVE
Per- Kommentar
sonell
Vil sende ut Patologisvar fra Sympathy inntil ny løsning blir valgt og
implementert (2016). En rekke aktiviteter satt i gang for å bedre
kvalitet i håndtering av meldinger.
Epikriser og henvisninger overført til forvaltning. Signaliserer behov for
økt regionalisering, både av rutiner og konkrete problemstillinger.
Vil pilotere og teste PLO for psykiatri i noen foretak, erfaringer herfra
oppsummeres i regionalt prosjekt før de tas videre til de resterende
foretak.
Helse Bergen har valgt å avslutte PLO-somatikk –prosjektet, Utfordring
når det regionale arbeidet ikke er ferdigstilt. Starter nytt prosjekt for
innføring av psykiatri.
Koblet opp alle kommuner, bortsett fra to som ikke er klare. .Dårlig
funksjonalitet og tekniske feil , kombinert med stor brukergruppe er
krevende.
Koblet opp alle kommuner, bortsett fra 2. Overført til forvaltning.
HFD
Overført til forvaltning.
Rullet ut til alle døgnposter og 13 kommuner.
Fore Tid
-tak
HVE
Kost
Kvali- Risiko Pertet
sonell
Kommentar
Oppstart av nye prosjekt krever tilgang til ressurser med riktig
kompetanse. Utfordrende å finne prosjektleder og arkitekt til
anskaffelsesprosjektet.
Videre framdrift avventes til det er utarbeidet et tydeligere målbilde
for programmet. Prosjektet vil bli replanlagt.
Prosjektdirektiv under utarbeidelse. Framlegges for godkjenning i
programstyret i november.
Ikkje starta
HVE
HVE
HVE
Side 17 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
P-nr.
Prosjekt ikkje tilknytt program
P-nr.
Tid
Teleradiologi - sømløs informasjonsutveksling
HVE
Anskaffing og innføring av stamcelle
HBE
795 402
795 403 Oppgradering Carestream PACS/RIS
HST
Kost
Kvali- Risiko Pertet
sonell
Går ut over tid grunnet leveranse fra Dips i Helse Førde (import).
Systemtest (eksport) i nytt konsolidert Dips miljø må gjennomføres, når
HV IKT har fått ny løsning/endring på plass.
Konfigurasjon av produktdel for autologt forløp, allogene forløp og
infusjonsforløp ferdigstilles uke 45. Ressurstilgjengelighet interne
ressurser AIT, timeforbruk er under budsjettert tid, vanskelig å få
frigjort mer prosjekttid for fagressursene bioingeniører og sykepleiere.
795 303
Digitalt mediaarkiv (DMA)og RIS/PACS
konsolidering)
HVE
Follow me print
HVI
Utsettelse av AD integrasjon mot RIS og PACS, må planlegge ny nedetid
(ca 1t). Planlegge ny nedetid for utvidelse av legekode i RIS( ca 8 t).
Forsinkelse i prosjektet pga ny løsningsskisse knyttet til billedtaking.
Den nye løsningen vil bli vesentlig enklere og betydelig mer
brukervennlig enn tidligere løsninger. Påvirker ikkje oppstart av pilot.
Utfordring i forhold til tilgang på ressurser.
Fortsatt litt utfordringer med leverandør i HINAS. Dialog mellom
forvalter, Konica Minolta og Safecom for å få stabilisert driften av
løsning mot KM produkter.
Sluttrapport levert 23.10.2014.
Prosjektdirektiv godkjennes på styringsgruppemøte i november.
Fase 2 BKM: Beslutning i styringsgruppen den 24.09.2014 om å
avvente videre arbeid rundt denne aktiviteten til det foreligger
tilbakemelding fra prosjekt for konsolidering av RIS/PACS i Helse Vest
(DMA prosjektet).
Fase 3 nytt kodeverk: Tentativ plan for innføring av
laboratoriekodeverk i Helse Vest er godkjent av Helsedirektoratet.
Helse Vest har løsninger som er under utskiftning og hvor eksisterende
leverandør er lite endringsvillig. Omfang av endringer kan påvirke
fremdrift.
795 465
795 480
795 481 Kort og sikkerhetsløsninger
795 483 Kvalitet og test
HVI
(BKM) Utfasing av POLK fase 2 – Nytt
laboratoriekodeverk fase 3.
Fase 2 BKM:
HVE
Fase 3 Nytt laboratoriekodeverk:
HVE
Kommentar
795 485
Side 18 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
P-nr.
795 491
Prosjekt ikkje tilknytt program
P-nr.
Felles bruk innkjøpssystem/leverandørregister
795 489 PoPP
Tid
Kost
Kvali- Risiko Pertet
sonell
I Helse Bergen er overføring av oppgaver til linjen startet.
I Helse Fonna er det fra 1.10 krav om at alle bestillinger skal være
registrert i system før de sendes til leverandør.
Helse Førde: Foreløpig ikke startet lokalt prosjekt. Dialog pågår.
SAV: Forsinket oppstart i bruk av innkjøpsmodul.
Helse Stavanger: Ryddejobb i tilganger i Visma forsinket pga ressurssit.
I HVIKT.
Prosjektet har skjøvet på kompetanse leveranser en måned for å lage
utkast til oppdatert samlet gevinst- og endringsledelse metodikk.
Verktøy og prosess delprosjekt er på plan. Prosjektet har ikke fått
allokert ressurser for gevinst og endringsledelse – Prosjektet innhenter
praksis på området fra pågående prosjekt og program.
Prosjektet i rute med leveranser. Neste leveranse krever tekniske
forberedelser til rett tid i forhold til frys-periode.
Oppdaterte tilbud ble gjennomgått 6 November. Tildelingsbrev skal
skrives.
Prosjektet er satt på hold. Det foretas i disse dager en vurdering i
forhold til å gjøre dette til et regionalt prosjekt. Bergen og Førde har
meldt interesse, venter på svar fra Fonna. Saken opp på SIKT-møte.
Sluttrapport er under utarbeiding.
HVE
HVE
795 496
Alle møter
HVE
795 506
Anskaffelse nytt LMS
HVE
795 508
Transportadministrasjon HST
HST
795 511
Innføring av Auditbase og utfasing av "Høresentral"
i Helse Fonna HF
Leveranse frå Agresso EDAG innehar ikkje all funksjonalitet for å kunne
avlevere a-melding som planlagt. Dette og funksjonalitet for
permisjoner kommer i versjon 1.3 ca medio desember. Prosjektet vil gå
over i 2015.
Den analytiske plattformen (ANP) er driftsatt. Videre framdrift i
prosjektet er under planlegging.
Tekniske utfordringer og feil skal nå være utbedret. Overleveringsmøte
m HVIKT drift er avholdt. Arbeider med verifisering av løsning for SAV
Bergen. Resterende sjukehusapotek planlegge soppsatt i november.
eDag Agresso
795513
795 514
795 516
Innføring av ANP integrert med Sympathy HST
Integrasjon FarmaPro – OF
Kommentar
HST
HVE
Side 19 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
P-nr.
Prosjekt ikkje tilknytt program
P-nr.
795 521
Eigedom FDVU-anskaffing
795 523
Anskaffelse av sporing og LIS-system patologi
795 524
SEBRA
795 527
BEST
KULE Innføring
795 536
Tid
Kost
Kvali- Risiko Pertet
sonell
HVE
Kommentar
Runde 4 og avsluttende møter gjennomføres i uke 46, evaluering og val
i uke 47. Deretter skrives sluttrapport.
WLAN-utbygging HBE påbegynt. Allereie spesifiserte endringer kommer
frå Alfasoft medio november. HBE og HST må beslutte bruk av
gjenstående funksjonalitet. Alfasoft leverer i forhold til dette.
Modningsprosess på design påvirker framdrift. Prosjektet strekker ut i
tid på siste leveranse Del 1.
Forberedelser til modenhetsanalyse pågår.
Planlegging noe forsinket grunnet ressursmangel i prosjektledelsen.
Oppstartsmøte med prosjektgruppe gjennomført. Ressurser til
gevinstrealiseringsarbeid koordineres med program Klinisk IKT.
HVE
HVE
Program/prosjekt
Program Klinisk IKT
Program Støtte til Samhandling
Andre medisinsk-faglege system
Administrative system (HR/økon/komm.)
IKT/ teknisk/ infrastruktur
Side 20 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
3 Økonomisk resultat per utgangen av oktober
3.1 Oversikt
Rapporten synar eit drifts- og månadsresultat under budsjett, resultat hittil i år er over
budsjett. Fakturerte inntekter hittil i år er noko over budsjett, det skuldast i hovudsak stor
prosjektaktivitet, inntektsføring av investeringstilskot for å dekke avskrivingar av
«konsolidert EPJ» og varesal.
Prognose på eit overskot på 5 mill i 2014 vert opprettholdt.
3.2 Resultat
Resultatrapport per 31.10.2014
Denne perioden
Resultatrapport per oktober 2014
Salsinntekter - Tenester HF
Salsinntekter - Tenester Øvrige
Salsinntekter - Varer
Salsinntekter - Anna
Sum Salsinntekter
Driftskostnader - Varer
Driftskostnader - Personal
Driftskostnader - Avskrivingar
Driftskostnader - Eksterne tenester
Driftskostnader - Lisensar
Driftskostnader - Reise
Driftskostnader - Linjeleie
Driftskostnader - Anna
Sum Driftskostnader
Driftsresultat
Inntekt - Finans
Kostnad - Finans
Sum Finans
Resultat
Faktisk
Budsjett
64 984 385
2 716 247
1 459 489
475 028
69 635 148
937 484
19 292 537
15 587 636
11 786 322
15 700 958
610 817
2 725 211
4 491 128
71 132 095
-1 496 947
227 364
604 417
-377 053
-1 873 999
55 662 836
2 650 625
466 667
-0
58 780 127
291 667
19 939 769
13 207 362
4 656 269
14 680 267
381 000
3 171 659
2 137 512
58 465 504
314 623
83 333
1 250 000
-1 166 667
-852 044
Hittil
Avvik
budsjett
9 321 549
65 622
992 822
475 028
10 855 021
645 817
-647 232
2 380 274
7 130 053
1 020 692
229 817
-446 447
2 353 616
12 666 590
-1 811 569
144 031
-645 583
789 614
-1 246 644
Faktisk
573 397 891
25 465 156
9 172 051
5 346 650
613 381 748
9 112 722
174 098 315
142 981 252
61 283 108
154 493 517
5 784 269
24 281 417
28 604 496
600 639 095
12 742 653
1 732 754
7 700 621
-5 967 867
6 774 786
Budsjett
557 285 413
26 506 248
4 666 667
-0
588 458 327
2 916 667
185 048 668
134 615 091
49 012 680
146 822 672
4 005 179
31 716 589
21 737 614
575 875 160
12 583 167
833 333
12 500 000
-11 666 667
916 500
Avvik
budsjett
16 112 479
-1 041 092
4 505 384
5 346 650
24 923 421
6 196 055
-10 950 353
8 366 161
12 270 429
7 670 845
1 779 089
-7 435 172
6 866 881
24 763 935
159 487
899 421
-4 799 379
5 698 800
5 858 286
Hele året
Løpende
Budsjett
prognose
680 500 000 670 564 227
32 000 000
31 807 497
10 500 000
3 500 000
6 500 000
-0
729 500 000 705 871 724
11 500 000
3 500 000
213 500 000 223 327 067
174 500 000 160 637 450
70 000 000
58 325 224
182 000 000 176 183 205
7 000 000
4 767 180
30 000 000
38 059 907
29 000 000
26 012 647
717 500 000 690 812 680
12 000 000
15 059 044
2 000 000
1 000 000
9 000 000
15 000 000
-7 000 000 -14 000 000
5 000 000
1 059 044
Salsinntekter tenester helseføretak (HF) ligg 16,1 mill. over budsjett så langt i år, og 9,3 mill
over i oktober. Avviket skuldast i hovudsak høg prosjektaktivitet, og er jamt fordelt mellom
føretaka. Noko av avviket skuldast tele/signal som ikkje ligg i budsjettet (1,5 mill), og noko
skuldast feil avsetning på DMA som blir korrigert i november med 1,5 mill. Reellt avvik så
langt i år er 13 mill. Vi forventer at litt lågare aktivitet i viderefakturerbare prosjekt i
november og desember.
Føretak (tall i 1 000)
Apotekene Vest
Helse Bergen
Helse Fonna
Helse Førde
Helse Stavanger
Helse Vest RHF
Sum kunder Helse Vest
Regnskap
12 044
257 956
84 719
65 151
138 549
22 839
581 258
Budsjett
10/12 deler
10 459
242 778
84 198
67 132
136 518
19 825
560 909
Avvik
-1 585
-15 178
-522
1 981
-2 032
-3 014
-20 349
Herav
Korr for mye
avsatt drift DMA tele/signal Restavvik
Kommentar
innsparing på applikasjoner, merforbruk leieprodukt
-1 585
630
merforbruk prosjekter, leieprodukt og varesalg
547
-14 001
210
innsparing på applikasjoner, merforbruk på prosjekter
398
87
182
innsparing på applikasjoner, merforbruk på prosjekter
262
2 425
378
merforbruk prosjekter, tele/signal
339
-1 315
merforbruk prosjekter og varesalg
-3 014
1 400
1 546
-17 403
Tele/signalområdet inngår i regnskapet fra og med september, ligger ikke i budsjett. Gir avvik per sept på 1,5 mill. Ble dessverre ikke med i fakturering for oktober,
kostnaden mangler derfor med ca 1,5 mill.
Avsetning på kostnader til DMA (795465) er ført som drift, ikke investering - blir korrigert i november.Totalt 1,4 mill
Salsinntekter tenester øvrige ligg 1,0 mill under budsjett så langt i år. Vi har i prognosen lagt
til grunn at inntekta vil bli som budsjettert.
Side 21 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
Salsinntekter Anna er tilskot til drift og utvikling av medisinke kvalitetsregistre og
inntektsført andel av tilskot til raskare innføring av elektroniske tilvisingar frå revidert
nasjonalbudsjett 2013 og statsbudsjett 2014.
Personalkostnader ligg 10,9 mill under budsjett. Avviket ligg i all hovudsak på fast løn og
fleire prosjekttimar i aktiverbare prosjekt. Vi har i prognosen lagt til grunn at innsparing på
fast løn vil halde seg ut året.
Avskrivingar ligg 8,3 mill over budsjett. Avviket skuldast mellom anna at konsolidert EPJ er
delaktivert for det som gjelder Bergen/Førde, noko som først var budsjettert i 2015, auke i leie
PC-ar og nettverk, overtaking Haraldsplass. Vi har i prognosen lagt til grunn at vi vil ha eit
aukande avvik mot budsjett resten av året. Noko av avskrivingane dekkes av tilskot frå
revidert nasjonalbudsjett (EPJ-konsolidering og Støtte til samhandling).
Eksterne tenester ligg 12,3 mill over budsjett, i dette er kostnadar til strategisk utredning av
kundegrupper inkludert med 0,8 mill. Budsjettet er forholdsvis fordelt mellom eksterne
tenester og lisensar, og desse to postane må ses i samanheng. Ein må også sjå i samanheng
med posten Anna, kor avsetning på fakturaer i flyt er bokført. I avviket ligg også avsetning til
DMA på 1,5 mill som blir korrigert i november.
Vi har i prognosen lagt til grunn at vi vil få mindre avvik resten av året.
Lisenskostnadar ligg 7,7 mill over budsjett. Posten er må ses i samanheng med Eksterne
tenester. Samla gir det et avvik på 20,0 mill, noko som speglar den høge prosjektaktiviteten.
Linjeleige ligg 7,4 mill under budsjett. Avviket ligg i hovudsak på betre avtale med
leverandør som gjer lågare leiepriser og at kjøp av nye nettverk er gjort som investeringar (sjå
kommentar på avskriving). Linjeleige inngår i variabel del av nettverkskostnadar som blir
viderefakturert HF. Vi har i prognosen lagt til grunn ei auke i utbygging av trådløst nett.
Andre kostnader er i hovudsak avsetning for fakturaer som er under behandling, og som skal
fordelast på øvrige grupper.
Netto finanskostnad ligg 5,7 mill under budsjett. Det er særleg svært låg lånerente og mindre
låneuttak som slår ut. Vi har i prognosen lagt til grunn at lånerenta vil halde seg låg.
Side 22 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
3.3
Balanse 31.10.2014
Oktober 2014
Immatrielle eiendeler
Varige driftsmidler
Finansielle anleggsmidler
Sum anleggsmidler
Varer
Forskuddsbetaling til leverandører
Kundefordringer
Andre fordringer mv
Sum fordringer
Investeringer
Bankinnskudd, kontanter og lignende
Sum omløpsmidler
Sum eiendeler
Hittil i år
Balanse (2013)
502 577 831
465 843 648
259 869 346
234 801 802
1 623 160
1 317 543
764 070 337
701 962 992
7 916 970
6 453 522
0
0
88 987 469
71 635 233
52 133 520
18 903 923
149 037 958
90 539 156
0
0
55 829 031
74 924 349
204 866 989
171 917 026
968 937 326
873 880 019
Aksjekapital
Innskutt egenkapital
Opptjent egenkapital
Sum egenkapital
Avsetning for forpliktelser
Annen langsiktig gjeld
Kortsiktig gjeld
Sum gjeld
Sum egenkapital og gjeld
1 000 000
150 319 000
29 144 904
180 463 904
96 275 653
544 555 140
147 642 629
788 473 422
968 937 326
1 000 000
150 319 000
21 411 556
172 730 556
50 730 065
545 709 707
104 709 691
701 149 463
873 880 019
Note 1 tilgang anleggsmidlar 205 089 000, fordelt på prosjekt. I dette er overtaking av
Tele/signal inkludert med 25,8 mill.
Likviditeten var god ved utgangen av oktober.
Side 23 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
Prosjekt
000000
000000
000000
795030
795031
795032
795033
795038
795060
795061
795063
795067
795069
795074
795075
795303
795372
795402
795403
795417
795421
795424
795425
795428
795432
795438
795440
795444
795449
795451
795454
795455
795464
795465
795468
795470
795476
795478
795480
795481
795484
795485
795486
795487
795492
795495
795496
795498
795499
795500
795501
795502
795504
795507
795511
795512
795513
795514
795515
795516
795518
795523
795524
795536
IKT068
IKT085
IT0017
IT0025
IT0029
IT0034
IT0036
IT0038
IT0039
IT0040
IT0041
IT0043
IT0047
IT0052
IT0053
IT0054
IT0055
IT0062
IT0063
IT0065
IT0066
IT0067
IT0068
Totalsum
Prosjektnavn
Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring)
Tele/signal overført frå HF
Anskaffelse av PC
DFU - HR - Ressurs fase 2 - AML
DFU - HR - Agresso - flere kildedata
DFU - HR - Kompetanseportal
DFU - VØA - Virksomhetsrapportering
DFU - KVAL - Sjekkliste trygg kirurgi
DFU - KVAL - Trygg pleie
DFU - IR - Publisere KPI'er i styringsportalen
DFU - IR - Regionale innkjøpsrapporter
DFU - VA - Nytt test og produksjonsmiljø
DFU - VA - Nytt brukergrensesnitt styringsinformasjon
DFU - IR - Spend Analyse
DFU - VA - Veikart styringsinformasjon
Teleradiologi - sømløs informasjonsutveksling
Samlepunktet/ Felles Brukeradministrasjon
Innføring og anskaffelse av sporing- og dokumentasjonssystem for celleterapi
Oppgradering Carestream PACS/RIS HST
Nytt logistikksystem kjøkken Stavanger/regionalt
Digital patologi
Program Klinisk IKT
Talegjenkjenning regionalt prosjekt
Fra bestilling til betaling fase 2
Kliniske integrasjoner
Talegjenkjenning Helse Stavanger
Støtte til Samhandling Programledelse
Adressering
Basismeldinger - regionalt prosjekt
Innføring av utgående eFaktura i Helse Vest
DIPS brukeradministrasjon
Felles EKG - database
Virtuell AMK Helse Vest
Digitalt media-arkiv
Nytt IVF Fagsystem
Arkitekturpraksis, systemlandskap og regionale prosesser
Nytt Intranett
eResept utrulling
Follow-me
Kort og sikkerhetsløsninger fase 1
EPJ konsolidering
BKM - Fase 2
Konvertering av Radiologiske undersøkelser for Stord
Media-arkiv (Investering)
Felles leverandørregister
IHR innføring
Alle møter
GAT/Dips
GAT/Sharepoint
GAT/Exchange
GAT/Operasjonsplanleggingssystem
Ringetjeneste
Vestlandspasienten
ePhorte 5 pilot
Innføring av Auditbase og utfasing av "Høresentral" i Helse Fonna HF
Nye nettsider i Helse Vest
EDAG Agresso
Innføring av ANP integrert med SymPathy HST
Innføring av Digital Patologi HST
Integrasjon FarmaPro - OF
Nytt kassasystem Helse Fonna HF
Anskaffelse av sporing og LIS-system for Patologi
SEBRA
KULE innføring
Nasjonalt arkitekturarbeid
Nasjonalt sæddonor register
Datakom Utbygging WLAN Helse Fonna
Nytt klinisk genetisk datasystem
WLAN utbyggingsplan HBE
eSeng 2015 Hovedprosjekt
Datakom Dagkirugi Torgveien, HST
Datakom Prehospitalt bygg Førde
Datakom Sengebygg Sør Haukeland
Oppgradering telefonsentral HBE
Overdraging av verksemd innan tele, signal, video og audio
Datakom WLAN Stavanger
Datakom DPS Adjunkt Hauglands gate 34, Helse Stavanger
2-faktor autentisering for Helse Vest
Nytt nettverk Haraldsplass
Datakom ny hovedfordeler Sentralblokk etg 00 f13, HBE
Nytt Statistikkprogram Flexlab
Datakom Mottaksklinikken, HBE
Ny ekstern meldingsplatform
Castor vare- og logistikksystem
SAV Virksomhetsstyring
Utrulling av trådløse nett i Helse Vest
Datakom Møllendalsveien 31, HBE
Side 24 av 29
Tilgang per oktober
31 715 651
26 398 673
39 146 128
55 640
40 125
1 070
94 160
67 673
83 193
101 041
1 070
152 906
71 478
2 140
49 875
140 843
21 084
1 184 157
1 207 684
114 750
280 834
1 499 308
6 688
45 851
3 307 321
47 788
1 721 355
575 068
5 824 168
831 046
499 686
1 037 653
-73 789
4 243 020
901 303
36 085
2 408
5 040 455
421 680
1 177 787
20 158 804
350 488
848 274
519 214
79 448
4 046 439
1 836 511
1 882 144
212 101
11 886
1 842 903
1 851 734
9 943 782
1 047 857
24 343
4 954 601
5 714 325
-252 150
-2 080
813 924
288 057
4 196 946
867 800
4 260 702
1 967
27 900
4 280
59 309
15 855
20 678
1 053 864
201 464
1 873
157 484
9 224
327 670
878 134
1 547 218
4 143 829
165 610
2 675
498 583
50 290
513 075
1 694 999
85 333
54 180
205 088 597,19
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
4 Personellressursar
Viser perioden frå november 2013 til og med oktober 2014.
201311
Sjukefråværs
prosent
5,04
201312
5,86
201401
201402
4,6
5,33
201403
5,17
201404
201405
4,34
4,46
201406
201407
4,47
201408
4,31
201409
3,89
201410
4,98
4,76
Snitt fravær
8,0
6,0
5,6
5,9
4,9
4,8
4,8
5,0
4,0
2,0
0,0
2008 2009 2010 2011 2012 2013
Side 25 av 29
Snitt siste
12 mnd
4,77
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
Rapporterer sykefraværsdagsverk og brutto/netto månadsverk frå ny kube.
Side 26 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
Brutto og netto månadsverk frå ny kube
Side 27 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
Tar med en tabell som viser antall tilsette i selskapet, tal frå ny kube.
Mange nye i september, skuldast i hovudsak at vi har overtatt tele og signal fra helseføretaka.
Tabellen har med tilsette med status slutta i perioden og ikke slutta i perioden.
Tall medarbeidere kan difor fremstå som litt for høge i måneder der medarbeidere slutter.
Side 28 av 29
Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS
Turnover siste 12 mnd, datagrunnlag henta fra ny kube. Kun fast tilsette.
Reel turnover for organisasjon: Alle avdelinger, stillingsgruppe: Alle yrkesgrupper, alder: alle aldre, ansattype: fast
201311 201312 201401 201402 201403 201404 201405 201406 201407 201408 201409 201410 Snitt siste 12 mnn
Antall sluttet i
perioden
3
5
2
3
2
1
1
2
2
21
Tal
medarbeidarar
310
312
314
321
319
320
323
325
326
332
345
347
325
Turnover i
prosent
0%
0,96 %
0%
1,56 %
0,63 %
0%
0,93 %
0,62 %
0,31 %
0,30 %
0,58 %
0,58 %
6,47 %
Side 29 av 29
Styresak
Går til:
Føretak:
Dato:
Sakshandsamar:
Saka gjeld:
Styremedlemmer
Helse Vest IKT AS
03.12.2014
Erik M. Hansen, Johnny Heggestad og Leif Nordland
Investeringsportefølje for 2015
Arkivsak
Styresak 080/14 O
Styremøte 10.12.2014
Forslag til vedtak:
1. Styret tek saka til orientering.
1
Oppsummering
Viser til sak 068/14 i styremøtet 12.11.2014, der styret fekk ei orientering om status for arbeidet med
prioritering av porteføljen for Helse Vest RHF for 2015.
Porteføljestyret hadde møte 01.12.2014. Viser her sak P09/14 i dette porteføljestyremøtet, jfr. vedlegg
1. Det er i denne saka kort orientert om vedtatt portefølje for 2015.
Fakta
Porteføljestyret drøfta i møtet 01.12.2014 inngåande utfordringane knytt til investeringsnivået for 2015.
Det har over nokre år vore ei erfaring at 15% - 20% av investeringsramma ikkje vert nytta. Dette biletet
gjeld og for inneverande år. Det har og kome tilbakemeldingar frå helseføretaka om at evna til å ta imot
nye prosjekt for innføring i den kliniske kvardagen er krevjande.
Basert på dei to forholda over, valde porteføljestyret å vedta ei investeringsramme som er lågare enn
summen av foreslåtte program og prosjekt. Porteføljestyret vedtok ei investeringsramme for 2015 på
260 MNOK for investeringar og ei kostnadsramme på 60 MNOK for ikkje-aktiverbare kostnader i
porteføljen. Dermed må porteføljestyret i løpet av 1. kvartal 2015 gjennomgå portefølje for å sjå etter
kostnadsreduksjon og ytterlegare prioriteringar. Fylgjande er henta frå utkast til referat frå møtet i
porteføljestyret;
«P22-14 B
Prosjektportefølje 2015 – prioritering
Sidan rapporteringa for september/oktober har overføring frå 2014 til 2015 samt auke i
estimata for 2015 medført eit ekstra investeringsbehov i 2015 på omlag 23 MNOK. Desse
fordeler seg med 12 MNOK for program støtte til samhandling, 6,5 MNOK for Klinisk IKT og
4,5 MNOK frå øvrige prosjekt.
Tilsvarande er det også eit auka behov for prosjektdrift i porteføljen på omlag 24 MNOK.
Denne auken fordeler seg med omlag 18 MNOK frå Klinisk IKT (DIPS Arena) og 6 MNOK frå
program Støtte til samhandling. Dette medfører at det er ei underdekning for investeringar i
2015 på 25 MNOK i forhold til det som var handsama i oktobermøtet. I tillegg er det
ytterlegare underdekning på 35 MNOK i forhold til forsert RIS/PACS-konsolidering. Alt dette
gitt ei investeringsramme på 260 MNOK.
Den store aktiviteten på klinisk side tilseier at vi også må vurdere om vi har ei optimal
organisering i prosjekt og program, som sikrar mest mogleg effektiv koordinering, og som
minimerer kostnader til «overhead». Dette siste krev noko prosesstid, og det vil vere naturleg
å arbeide med dette fram mot eit beslutningspunkt for RIS/PACS-konsolidering, som vil vere
rundt mars/april neste år.
I forhold til organisering av prosjekt og program i porteføljen, peika porteføljestyret på at all
aktivitet innan klinisk IKT må sjåast i samanheng – KULE, DMA, RIS/PACS og ikkje minst DIPS
Arena. Organiseringa må sikre overordna og felles beslutninger på kva som skal ligge i t.d.
KULE og DIPS.
Det var semje om at Erik kontaktar DIPS-leiinga, og ber om at dei kjem til Helse Vest og
presenterer innhaldet i DIPS Arena for Porteføljestyret. Helse Vest IKT vil og følgje opp at vi er
involvert i forhold til Helse Nord sine prosessar med DIPS og at grep som blir tatt i regionane
Vest, Midt og Sør-Øst blir koordinert.
Gitt erfaringane frå tidlegare år, gir dette grunnlag for ikkje å gjennomføre kutt i porteføljen
no, men køyre gjennom første kvartal 2015 med ei underdekning på rundt 25 MNOK.
2
I denne perioden vil det vere tid til å utarbeide ei samla vurdering av program- og
prosjektorganisering, samtidig som ein vil kunne sjå noko tydelegare korleis porteføljen 2015
utviklar seg, og kunne gjere dei meir avgrensa prioriteringane. Porteføljestyret er av det syn
at det i så fall må gjerast ei samla omprioritering i lys av at ei forsert RIS/PACS konsolidering
vil vere til stor nytte for alle partar.
Konsekvensane av eit slikt vedtak, vil vere at det er ein underdekning på ca. 60 MNOK i
forhold til det som no har fått prioritet i prosjektporteføljen. Porteføljestyret legg til grunn at
investeringsramma for 2015 vert 260 MNOK og kostnadsramme for ikkje-aktiverbare
kostnader vert 60 MNOK. Porteføljestyret må handtere denne situasjonen i løpet av fyrste
kvartal 2015.
1.
2.
Porteføljestyret slutta seg til å gjennomføre tilrådd prosjektportefølje med gitt
underdekning fram til utgangen av første kvartal 2015.
Ved neste gjennomgang til våren skal kostnadane for prosjekt og program
framskrivast med 12 mnd.»
Konklusjon
Helse Vest IKT har i utkast til budsjett for 2015, jfr. sak 082/14, lagt vekt på å sikre ei bemanning som
vil kunne bidra til gjennomføring av den prioriterte porteføljen innanfor den vedtekne
investeringsramma.
Administrasjonen i Helse Vest IKT har gitt sin støtte til den framlagde porteføljen for 2015.
Administrasjonen er av det syn at 2015 vert nok eit krevjande år. Administrasjonen vil her særleg peike
på utfordringane gjennom 2014 med å oppretthalde avtalt servicegrad. Her har Helse Vest IKT vore
«pressa» særleg i «vårsemesteret» dels pga. konvertering av Haraldsplass Diakonale Sykehus, men og i
delar av «haustsemesteret», jfr. rapport om verksemda for oktober (sak 079/14).
Gjennom 2014 har Helse Vest IKT arbeid med å få fram ein «Master plan» for program, prosjekt og
større forvaltingsoppgåver. Dette arbeidet bidrar til ein betre samhandling mellom dei to sidene av Helse
Vest IKT, «fabrikken som leverer tenester i tråd med Tenesteavtalen» og «den delen som bidrar til
prosjektleveransar i tråd med porteføljen.
3
Vedlegg 1 til sak 080/14
Prosjektportefølje 2015 - prioritering
Til:
Frå:
Dato:
Vedrørande:
Sak:
Porteføljestyret
Johnny Heggestad
24.11.2014
Prosjektportefølje 2015 - prioritering
P22-14 B
Bakgrunn
Viser til porteføljestyret si handsaming av rammer for 2015 i sak P18-14 B i møte oktober 2014.
Sidan rapporteringa for september/oktober har overføring frå 2014 til 2015 samt auke i estimata for 2015
medført eit ekstra investeringsbehov i 2015 på omlag 23 MNOK. Desse fordeler seg med 12 MNOK for
program støtte til samhandling, 6,5 MNOK for Klinisk IKT og 4,5 MNOK frå øvrige prosjekt.
Tilsvarande er det også eit auka behov for prosjektdrift i porteføljen på omlag 24 MNOK. Denne auken
fordeler seg med omlag 18 MNOK frå Klinisk IKT (DIPS Arena) og 6 MNOK frå program Støtte til
samhandling.
Fordelinga mellom investering og drift når det gjeld DIPS Arena kan framleis vere noko usikker.
Vurderingar
Dette medfører at det er ei underdekning for investeringar i 2015 på 25 MNOK i forhold til det som var
handsama i oktobermøtet. I tillegg er det ytterlegare underdekning på 35 MNOK i forhold til forsert
RIS/PACS-konsolidering. Alt dette gitt ei investeringsramme på 260 MNOK.
For den samla prosjektdrifta, direkte kost, er det estimert ei underdekning på 19 MNOK i forhold til gitt
budsjett på 60 MNOK. Her er det framleis stor usikkerheit, spesielt i forhold til DIPS Arena.
Det store trykket i porteføljen for 2015 kjem på klinisk side. Konsolideringa av Felles EPJ og DIPSdatabasane pågår for fullt og er i rute. Innføringa av DMA og KULE følgjer rett i etterkant av dette.
Av eit totalt behov for prosjektinvesteringar på 198 MNOK utgjer prosjekta DMA og KULE til saman
nærare 100 MNOK. Tek vi med eit eventuelt vedtak om RIS/PACS konsolidering er dette i tillegg
berekna til å utgjere 35 MNOK i investering for 2015.
Dei to fagmedisinske programområda Klinisk IKT (20 MNOK) og Støtte til samhandling (16,7 MNOK)
utgjer 37 MNOK i investering. Andre, mindre fagprosjekt utgjer til saman 20 MNOK.
Alle møter utgjer 21 MNOK i investeringar medan økonomiske, administrative og tekniske prosjekt utgjer
til saman 24,5 MNOK.
Den store aktiviteten på klinisk side tilseier at vi også må vurdere om vi har ei optimal organisering i
prosjekt og program, som sikrar mest mogleg effektiv koordinering, og som minimerer kostnader til
«overhead».
Dette siste krev noko prosesstid, og det vil vere naturleg å arbeide med dette fram mot eit
beslutningspunktfor RIS/PACS-konsolidering, som vil vere rundt mars/april neste år.
Balansert portefølje
Gitt den store aktiviteten i den kliniske porteføljen, og at tilgangen på tilstrekkeleg personale og
kompetanse i klinikkane også er ein flaskehals, bør porteføljen optimaliserast ved at dei ulike andre
områda blir utvikla i parallell. Slik tilnærming vil gi mindre risiko for ressurskonfliktar og
utrulling/innføringskonfliktar med arbeid i ulike område av verksemda.
Side 1
Vedlegg 1 til sak 080/14
Desse prosjekt-/programområda på klinisk side treng god samordning både for ressursbruk og
innføringsplanar:
•
•
•
•
•
•
•
Alle møter
Program Klinisk IKT med DIPS Arena
Innføring KULE
Innføring DMA (og RIS/PACS)
Program Støtte til samhandling
BKM og nytt laboratoriekodeverk
Program for Pasienttryggleik (utanfor porteføljen)
Sjølv om vi oppnår god balanse i prosjektporteføljen, er det viktig å understreke at to faktorar likevel vil
vere kritiske i forhold til kapasitet:
Tilgangen til klinisk personale og kompetanse frå helseføretaka samt prosjektleiing, programleiing og
tekniske ressursar vil vere ein flaskehals.
Nedanfor er sett opp behova som dannar grunnlaget for prioriteringa for 2015:
Portefølje
Program Klinisk IKT
EPJ-konsolidering
Kliniske integrasjonar (overheng, jan.15)
BRO-prosjektet
Psykometriske testar (CheckWare)
DIPS Arena
Sum Program Klinisk IKT
Program Støtte til Samhandling
Adressering
Basismeldinger
PLO-meldinger
IHR (overheng)
LKT – Langsiktige og koordinerte tenester
Pilot Dialogmeldinger
Nasjonal kjernejournal
Sum Program Støtte til samhandling
DMA Digitalt MediaArkiv
Innføring er under etablering
Forprosjekt RIS/PACS-konsolidering
KULE Kurve og legemiddel * i)
Innføring er under etablering
AMK – Ny teknologi
AMK – organisasjonsprosjekt
Patologi – sporing
Celleterapi – Sporing og dokumentasjon
BKM fase 3 – Lab.kodeverk
Biobank
Prehospital EPJ i Helse Vest
HFO02 AMS mellomvare lab.
Nødnett
Multimonitorar
Sum andre fagmed. Prosjekt
Sum alle fagmed./ klinisk:
Estimert 2015 (KNOK)
Investering
DriftsKost
4 057
1 145
8 879
386
3 112
3 011
7 389
1 000
1 000
18 559
20 059
28 479
1 700
802
1 281
203
4 140
278
1 518
9 654
602
2 008
66
639
16 775
6 116
32 100
7 306
65 474
10 612
660
2 534
3 700
576
4 320
4 330
1 000
700
95
187
242
247
65
4 000
2 200
117 846
22 495
154 682
57 087
Side 2
Vedlegg 1 til sak 080/14
Administrative
Alle møter
GAT / Op.planl.
Ringeteneste
Vestlandspasienten
Telefoni *ii)
Sum Alle møter
Nytt LMS (læringsportal)
eDAG
LIBRA *iii)
Felles arbeidsprosessar
Felles register
Anskaffing og prosjekt
Sum LIBRA
FDVU eigedom
Transportadministrasjon – regional
Test og innføring (TINN)
SEBRA – brukeradm.
Porteføljestyringsverktøy
Sum andre adm.
Sum alle Adm.
Sum prosjekt
IKT infrastruktur
Sum prosjektportefølje
Tilgjengeleg budsjett
Manglande finansiering for prosjekt og
program ovanfor
Framskunda RIS/PACS konsolidering
2 000
1 000
6 000
12 000
21 000
2 112
2 556
1 120
(12 000)
1 120
918
5 268
1 185
1 770
7 776
16 000
10 088
895
3 425
1 690
3 900
24 666
44 150
4 990
22 110
200 348
73 500
349
3 722
85 000
285 348
260 000
-25 348
79 195
60 000
-19 195
-35 000
-14 000
Strategiske forprosjekt
7 000
Andre prosjektkandidatar:
HVE01 – Journalsystem for bedriftshelsetj.
Tilrådd som forprosjekt
HFO01 – TDMS dialyse
Tilrådd under KULE
Følgande nye kandidatar er då ikkje tilrådd i 2015:
HFO03 – Pilot automatisert GTT
HST02 – Talegjenkjenning psykiatri
6 700
1 160
600
392
* i) KULE:
Av dei 65 MNOK i investering, utgjer 49 MNOK lisensar og konsulentarbeid som ikkje påverkar
eigne ressursar.
Side 3
Vedlegg 1 til sak 080/14
* ii) Alle møter:
Avtalen om Vestlandspasienten mellom Helse Vest og Helsedirektoratet blir finansiert av RHF-et.
For telefoni leverer forprosjektet i des.-14, og kandidaten vil vere aktuell for 2.halvår 2015.
Kandidaten her er estimert i storleik 12 MNOK i investering.
Det er også ei viss usikkerheit knytta til dei 6 MNOK i investering for ringetenestene.
*iii) LIBRA:
LIBRA programstyret har drøfta eventuelle tidlege investeringar i 2015, dette vil i så fall vere
system for konkurransegjennomføring, evt. andre mindre investeringar for rask nytte og gevinst.
Usikkerheit
Det er framleis ein risiko for at større og mindre endringar i overheng frå 2014 til2015 vil kunne påverke
desse rammene utover hausten.
Andre forhold som er usikre i samband med budsjettrammene for 2015:
Nødnettet:
Det aller meste av kostnadene med Nødnettet vil bli ført som driftskost sidan investeringane er gjort
nasjonalt. Dette medfører at kostnadene treff HF-a direkte. Det er framleis usikkerheit om kva som blir
fakturert frå nasjonalt hald, og kva Helse Vest må svare for sjølve.
Nye bygg:
Nødvendig IKT infrastruktur som inngår i anlegget hos Helse Vest IKT vil vere ein del av
investeringsbehovet. Vi har pr i dag ikkje oversikt over omfanget av dette, anna enn kunnskapen om at det
går føre seg ein betydeleg byggeaktivitet, og at det er forventa at IKT-ressursar og midlar vil vere
nødvendige også i samband med byggeaktivitetane.
Nytt medisin teknisk utstyr:
Teknologiane konvergerer og det vil vere behov for kapasitet hos IKT selskapet når det gjeld
integrasjonar og infrastruktur knytt til MTU.
Lokale prosjekt:
Det vil til ei kvar tid vere behov for nokre lokale prosjekt utover dei som ligg til porteføljen, men som
også etterspør ressursar og kompetanse i konkurranse med dei øvrige prosjekta. Vi har i porteføljen
oversikt over deler av dette, men også her ligg det ei viss usikkerheit i forhold til omfang.
Samla vurdering
Gitt erfaringane frå tidlegare år, gir dette grunnlag for ikkje å gjennomføre kutt i porteføljen no, men
køyre gjennom første kvartal 2015 med ei underdekning på rundt 25 MNOK.
I denne perioden vil det vere tid til å utarbeide ei samla vurdering av program- og prosjektorganisering,
samtidig som ein vil kunne sjå noko tydelegare korleis porteføljen 2015 utviklar seg, og kunne gjere dei
meir avgrensa prioriteringane.då
På noverande tidspunkt ser det likevel vanskeleg ut at vi skal kunne klare å gjennomføre også ei forsert
RIS/PACS konsolidering innafor den gitte totalramma.
Tilråding
Porteføljestyret sluttar seg til å gjennomføre tilrådd prosjektportefølje med gitt underdekning fram til
utgangen av første kvartal 2015.
Side 4
Styresak
Går til:
Føretak:
Dato:
Sakshandsamar:
Saka gjeld:
Styremedlemmer
Helse Vest IKT AS
01.12.2014
Harald Flaten og Erik M. Hansen
Investering i infrastruktur for 2015
Arkivsak
Styresak 081/14 B
Styremøte 10.12.2014
Forslag til vedtak:
1. Styret godkjenner forslag til investering i infrastruktur for 2015.
1
Oppsummering
Administrasjonen har i denne saka lagt fram forslag til disponering av investeringsramme for
infrastruktur for 2015.
Fakta
I investeringsbudsjettet for 2015 har administrasjonen lagt inn behov for utskifting av gamalt utstyr,
samt ein del tiltak for å betre kvaliteten på tenestene Helse Vest IKT leverer. Det er og lagt inn
investeringar for å møte ein forventa vekst på lagring for basistenestene.
Det er ikkje tatt med kostnader til infrastruktur til nye prosjekt. Slik infrastruktur skal budsjetterast av
kvart enkelt prosjekt og kjem i tillegg til dei investeringane som er vist nedanfor.
Server og lagring har behov for å skifte ut lagringsløysingar som er gått ut/går ut på
support/garanti/service avtale. Dette gjeld utstyr som er over 4 år gamalt. For nettverk har ein lagt opp
til å skifte ein del av utstyret som er over 5 år. Utbygging av trådlaust nettverk er ikkje med i dette
budsjettet. Det er kvart enkelt HF som lagar utbyggingsplaner og stiller med investeringsramme for
utbygging av trådlaust nett, jfr. og budsjett for Helse Vest IKT (sak 082/14).
Det er også lagt inn Autentiserings- og profileringsløysing. Løysinga er for sikker authentisering og
autorisering samt profilering av maskinvare (dvs. identifisere type enhet, OS, osv).
Datahall nr. 2 i Stavanger er lagt inn med ei kostnadsramme på 4,9 mill. Det dekker rackmonterte
kjøleeiningar, distribusjon av straum, intern kabling i datahallen, rack, osv. Dette er investeringar som
gjeld anlegg eigd av Helse Vest IKT. Dette kjem i tillegg til dei investeringane i bygning og infrastruktur
som Helse Stavanger må gjennomføre. Realisering av Datahall nr. 2 i Stavanger er, av fleire grunnar,
forseinka. Av den grunn har Helse Vest IKT brukt investeringsmidlar allokert for det formålet i 2014 til
investeringar i lagring, for å gje rom for den utsette investeringa i datahallen i 2015.
Applikasjonsdrift utfører mange manuelle arbeidsoppgåver som ein kan effektivisere og automatisere ved
å gå til innkjøp av eit automatiseringsverktøy. Det er lagt inn med ei kostnadsramme på 1,0 mill. Dette
er ei investering som er utsett frå 2014 til 2015. Allokerte investeringsmidlar for 2014 er nytta for
investeringar knytt til server.
Ved overdraging av verksemd knytt til tele- og signal per september 2014, vart det ikkje avklart korleis
handtering av investeringar innanfor dette området skal handterast. Helse Vest IKT legg til grunn at
dette må sjåast i samanheng med porteføljestyringa i Helse Vest.
I tillegg til investeringar i infrastruktur, vert det og nytta 35 mill. kr. for reinvestering i utstyr innanfor
den etablerte leigeordninga for PC, skrivarar, etc, jfr. sak 080/14.
2
Investeringsbudsjett infrastruktur 2015
Server og lagring
Server, 4 nye chassis
Reinvestering i lagringsløysingar
Backup utvidelse
Datahall #2 Stavanger
Vmware, MS SQL
Lagring, utvidelse NAS
Lagring, utvidelse
Lagring, speiling
VmWare, lisenser
5 200 000
8 000 000
2 100 000
5 200 000
3 100 000
1 500 000
4 500 000
4 500 000
1 700 000
Nettverk
Authentisering og profilerings løysing (802.1x)
Fordeler oppgradering HST
Fordeler oppgradering HFO
Fordeler oppgradering HBE
Fordeler oppgradering HFD
Trådløst nett, utskifting av 100 baser
Investeringsramme for dei private ideelle
Sikkerhet, proxy
Bytte ut TMG med Netscaler
3 000 000
1 650 000
1 000 000
2 900 000
900 000
500 000
700 000
400 000
650 000
Applikasjonsdrift
Automatiseringsverktøy
1 000 000
Uforutsette utgifter for alle grupper
1 500 000
Sum
50 000 000
3
Styresak
Går til:
Føretak:
Dato:
Sakshandsamar:
Saka gjeld:
Styremedlemmer
Helse Vest IKT AS
03.12.2014
Leif Nordland og Erik M. Hansen
Budsjett for Helse Vest IKT for 2015
Arkivsak
Styresak 082/14 B
Styremøte 10.12.2014
Forslag til vedtak:
1. Styret godkjenner budsjett for Helse Vest IKT for 2015.
1
Vedlegg 1 til sak 082/14
Budsjett 2015
Oppsummering frå styremøte 12. november 2014:
«Oppsummering:
Budsjett for 2015 vart gjennomgått. Styret kommenterte auken i budsjettet. Kva er gjort for å sørge
for relevant effektivisering? Styret saknar ein dokumentasjon på dette.
Administrasjonen påpeikte at Helse Vest IKT framstår meir kostnadseffektive med omsyn til
tenesteproduksjon enn når det gjeld gjennomføring av program/prosjekt. Det er dermed krevjanda å
effektivisere produksjonen ytterlegare. I tillegg presiserte administrasjonen at Helse Vest IKT er den
mest kostnadseffektive regionen på IKT-drift i Norge i dag med ein andel av driftskostnad på 16 %,
samenlikna med 21 % av den samla aktiviteten på nasjonalt nivå.
Styret kommenterte moglegheiten for å gjennomføre eit telefoniprosjekt kor ein ryddar opp i bruken
av fasttelefon versus mobiltelefon, særleg i forbinding med nye bygg. På denne måten vil det verte
lettare å finne fram både for pasientar og interne.
Produktivitetsauking vart nemnd som eit viktig punkt. Auka krav til effektivitet er eit krav i alle
foretaka, og styret meinar administrasjonen i Helse Vest IKT òg bør vurdere om ytterligare grep som
kan takast. Administrasjonen kom med ein kommentar om at ikkje alle grep vert synleggjort. Til
dømes har Helse Vest IKT levert fleire timer til prosjekt enn det er budsjettert for, samtidig som driften
har halde seg bra. Administrasjonen nemnde og at det vert arbeid med LEAN i fleire delar av
organisasjonen. Korleis kan Helse Vest IKT synleggjere at dette er noko vi får til?
Styret lurte på kva grunnen er for at føretaka har så ulik kost for PC-leie, noko administrasjonen
forklarte med at dei med nyast maskinpark har høgst kostnad, i tillegg vert prisen påverka av kor
mykje ein har planlagt å bytte ut i 2015.
Det vart òg kommentert at det var vanskeleg å lese tala i nokre av tabellane. Administrasjonen
oppdaterer og kjem med ei oppstilling som er lettare å lese ved neste budsjetthandsaming.
Vedtak:
1.
Styret vart orientert om framlagt forslag til budsjett for Helse Vest IKT for 2015.
2.
Styret ba administrasjonen vidareføre dialog og avklaringar med helseføretaka og
Porteføljestyret, slik at det kan leggast fram endeleg budsjett i styremøtet 09.12.2014.»
Administrasjonen har etter styremøtet vore i dialog med Porteføljekontoret og HF’a, og avklart
investeringsnivå ytterligare. Det har i tillegg vore dialog rundt driftskostnadar på trådlaust nett, og
dialog om ny SLA for 2015. Endringar i SLA har ikkje gitt kostnadsendringar.
Vi har følgjande endringar i budsjettet frå behandling 12. november:
Endringar etter budsjettmøte 12. november
Korreksjon avskrivingar tele/signal etter mottak av faktura Helse Bergen
Korreksjon avskrivingar tele/signal etter mottak av faktura Helse Stavanger
Overføring av oppgåver til Nasjonal IKT
Datalinjer, bytte leverandør
E-post til mobil, bytte løsning
Innføring fleire ITIL-prosesser
Sum endring
607
292
-743
-120
-80
-1 000
-1 044
Investeringar 2015
I Porteføljestyret 1. desember vart ramme i porteføljen på investeringar 260 mill. (inkludert
konsolidering PACS/RIS) og 60 mill. på drift vedteke.
I tillegg kjem investering til ny versjon av ekstern meldingsplattform hos Helse Vest IKT, sjå orientering
i styresak 051/14, vedlegg 3. Investering på om lag 6,0 mill dekkast av rest tilskot til raskare innføring
av elektroniske tilvisingar frå revidert nasjonalbudsjett 2013.
Prosjektportefølje 2015
Investering
Drift
154 682
45 666
200 348
-25 348
50 000
35 000
260 000
-35 000
57 085
22 110
79 195
-19 195
60 000
-14 000
(tal i 1 000)
Fagmedisinske program/prosjekt
Administrative program/prosjekt
Sum program/prosjekt
Uprioritert buffer
Infrastruktur, nettverk, lagring/backup
Leige PC'ar og anna utstyr
Sum
Framskunda RIS/PACS konsolidering
I tillegg kjem investeringar initiert frå Helse Vest IKT og HF’a, mellom anna til trådløst nett og
tele/signal. Fordelt per HF:
Investeringer (tal i 1 000)
Stavanger
Investering regionale prosjekter
72 020
Investering i ny meldingsplattform
Investering HF-spesifike prosjekt
5 500
- Tilskot til investeringar
-4 155
- Avskrivingar frå regionale prosjekt
-32 741
- Avskrivingar frå HF-spesifikke prosjekt
-17 391
Behov for tilført likviditet Helse Vest IKT
23 232
Fordelingsnøkkel etter inntektsmodell
27,7 %
Historisk nøkkel
27,0 %
Fonna
38 740
Bergen
117 260
Førde
31 980
1 500
-2 235
-17 612
-14 421
5 972
14,9 %
15,0 %
8 400
-6 765
-53 308
-41 229
24 358
45,1 %
45,0 %
1 045
-1 845
-14 539
-8 559
8 082
12,3 %
13,0 %
Totalt
260 000
6 000
16 445
-21 000
-118 200
-81 600
61 645
100,0 %
100,0 %
Kommentar
Fordelt etter inntektsmodell
Finansieres av tilskot
Trådløst nett, mottaksklinikk, tele/signal mv
Rest tilskot 2013 og 2014
Fordelt etter inntektsmodell
Avskriving på historisk aktiverte
Gevinstar i porteføljen
Gevinstar per prosjekt i porteføljen for 2015 er under arbeid hos porteføljekontoret.
Innsparingar/effektivisering i 2014 – 2015
For å sikre god bruk av alle ressursar i selskapet, både tekniske og personalmessige, har vi innført ITILprosessar på 9 områder, og skal i løpet av 2015 ha fokus på disse:
Fullføre gjennomgang og innføring av Leveranseprosessen
Innføre Testprosess og Releaseprosess, mellom anna ved eigen seksjon for Test og Innføring.
Helse SørØst har etter innføring redusert tal på kritiske hendingar knytt til
produksjonssetting med om lag 40%.
Innføre Informasjonssikkerhetsprosessen.
Bruk av standardiserte og dokumenterte prosesser gir oss muligheit til å gjøre små forbetringar
løypande, og gjennom det ta imot fleire oppgåver og system utan å auke bemanning eller teknisk
kapasitet tilsvarande. Reduksjon i kostnad må analyserast nærare, men innsparing på 1,0 mill er tatt
inn i budsjettet.
I tillegg er forslag om å sjå nærare på følgjande punkt i 2014/2015 (noko er allereie i gang):
• Integrasjonssenteret har gjort ein LEAN-gjennomgang av prosessen rundt utvikling av
integrasjoner, noko som har auka talet på leverte integrasjonar. Dette vil gje ei auke i talet på
leverte integrasjonar også i 2015, samanlikna med talet planlagt levert i 2014, utan
tilsvarande auke i kostnaden. Dette vil i hovudsak redusere investeringskostnad, og verdi er
berekna til 1,0 mill. Endringa av prosessen har i tillegg gitt betre kvalitet på integrasjonane.
• Datatrafikken i Helse Vest går i dag på linjer levert frå Telenor. Det vil bli vurdert om ein kan
bytte leverandør, noko som kan gje ei innsparing på om lag 120 000, tatt inn i budsjett.
2
•
Løysing for e-post på mobil er i dag levert av Afaria MDM. Det vil bli vurdert om ein kan bytte
leverandør til Citrix MDM våren 2015, noko som kan gje ei halvering av lisenskostnad.
Innsparing på 80 000 er tatt inn i budsjettet.
• Løysing for rollebasert tilgangsbehandling, «Sebra», vil gje enklare brukaradministrasjon for
mellom anna Agresso og Dips. Gevinsten ligg i hovudsak som enklare rutine i føretaka, men
og i meir automatikk i Helse Vest IKT. Innsparing vil først komme i slutten av 2015, og er
berekna til å gi ei innsparing for Helse Vest IKT på 150 000 årleg.
• Helse Vest IKT skal gjøre ein LEAN-gjennomgang (verdistrømsanalyse) av området
«Meldingsutveksling». Det er venta at gjennomgang kan gje effektivisering i prosessen, og
gjennom det unngå høgare bemanning som følgje av auka aktivitet.
• Innføring av ny teknisk meldingsplattform vil gje muligheit til å auka tal på meldingar utan å
auke bemanning.
• Tilpassing til ny Microsoftavtale dersom det kommer muligheit for endringar som gir
kostnadsreduksjon, til dømes færre databaselisensar og Officepakkar.
I tillegg vises det til mulige tiltak i langtidsperioden (sak 037-14). Av disse er arbeid med konsolidering
av RIS/PACS og gjennomgang av dagens systemportefølje satt i gang.
Driftskostnader, vesentlige endringar frå 2014
• Microsoft lisensar aukar frå 25,5 mill til 26,7 mill, noko som i hovudsak er knytt til auka tal på
brukarar og BizTalk. Avtalen med Microsoft er under forhandling, og det kan kome endringar
i løpet av 2015.
• Konsolidering EPJ forventast å gi redusert ressursbruk hos Helse Vest IKT på omkring 5,4 mill
per år. Effekten av konsolideringa forventast ikkje å komme før i slutten av 2015 og i 2016.
• Overtaking av drift på Haraldsplass til såkalla «fulldrift» gir ei auke i driftskostnader, samt
endring av fordeling felleskostnader på m.a. EPJ. Dette inneber at Haraldsplass i 2015 vil
betale sin del av alle aktuelle produkt/tenestegrupper – og det vil bli tilsvarande mindre for
HF’a. Samtidig vil ordninga med «rabatt» for HF’a falle bort. Netto effekt for HF’a skal være
tilnærma 0, men det blir fleire å dele kostnaden på, noko som skal gje ein gevinst for alle.
• Overtaking av tele- og signalområdet frå 1. september 2014 gir ei auke av budsjettet for 2015
på 22,0 mill (tal for avskriving kvalitetssikra etter mottak av faktura frå HF). I tillegg kjem
auka budsjett på varesal frå Helse Vest IKT som følgje av overtaking av sal mobiltelefoner
med 2,5 mill.
• Oppretting av Driftssenter 24/7 frå 1. september 2015 gir ei auke i budsjettet for 2015 på 3,0
mill. Her inngår 6 nye årsverk for å dekke døgndrift, nødvendig utstyr og opplæring mv.
• KULE og DMA skal settast i pilot/drift i løpet av 2015, og vi er usikre på kva dette vil krevje av
ressursar og infrastruktur i 2015. Dette vil i hovudsak gå som investeringskostnader i 2015,
og vil ikkje treffe driftsbudsjettet med full effekt før i 2016. Vi har i budsjettet lagt inn eit
auka ressursbehov på 10 årsverk. I tillegg kommer de ressursane som er lagt inn i
Driftssenter 24/7 som også skal dekke behov i kundesenteret som følgje av KULE/DMA.
• Auka bemanning i regionale system/funksjoner etter ønske frå systemeigar
o RAK aukars frå 2,75 årsverk til 5,5 årsverk
o HR/GAT/MOT aukar med 2 årsverk
o Tofaktorautentisering med 1 årsverk
o Oracle Financials aukar med 1 årsverk (knytta til Libra)
o ePhorte aukar med 0,5 årsverk
o Datavarehus aukar med 2 årsverk
o Sharepoint aukar med 2 årsverk og med 2,0 mill i konsulentkostnadar for å auke
kapasitet som kan ta igjen etterslep på leveransar inn mot nytt intra- og internett.
• Eventuell utviding av Microsoft Enterprice lisensar for bruk i Datavarehus/Sharepoint er
under utredning og kan medføre økt kostnad i 2015. Dette er ikkje tatt inn i budsjettet.
• Desktop pris reduserast frå 7 800 i 2014 til 5 000 i 2015, hovudsakelig som følgje av tilskot frå
Helse Vest RHF (sjå eige avsnitt), Plattform skilt ut som eiga teneste, auka leveranse av
prosjekttimer frå Fagsenter og Tenesteproduksjon, samt betre allokering av kostnadar til de
ulike produkt/tenester.
3
•
•
Vedtak om konsolidering PACS/RIS i løpet av 2015-2016 medfører at dagens løysningar må endra
avskrivingstid. Dette gjer ei nedskriving i 2015 og 2016 på totalt 11,3 mill.
Regionalt systemansvarleg på EPJ har blitt tilsett i Nasjonal IKT, og tek med seg oppgåvene frå
Helse Vest IKT.
Prosjekt
Vi ser at behovet for ressursar inn i prosjekt fortsatt er aukande, og at vi ikkje klarer å levere alt som
det spørjast etter – sjølv om vi leier inn fleire eksterne konsulentar enn budsjettert. Vi ser også at
prosjekter som konsolidert EPJ, KULE og DMA i større grad trenger ressursar frå Tenesteutvikling og
Tenesteproduksjon. Helse Vest IKT har så langt i 2014 levert langt fleire timar enn budsjettert, og vi
forventar fortsatt auke inn i 2015. For å møte dette krevjast auke i bemanning i alle avdelingar, og vi
legg opp til eit ambisiøst budsjett i 2015 med auka bemanning og økt leveranse av timar inn i prosjekt.
Leverte timer 2013
Prognose leverte timer 2014
Budsjett leverte timer 2015
83 500
115 000
134 000
Timepris på timer levert i drift vert endra frå 760,- til 780,-.
Timepris på timer levert til investering vert endra frå 535,- til 555,-.
Administrasjonen vil saman med revisor vurdere om timepris på timar til investering kan aukast
ytterlegare.
Tilskot i revidert nasjonalbudsjett 2013/statsbudsjett 2014
• Helse Vest IKT fikk 13,3 mill. i tilskot til raskare innføring av elektroniske tilvisingar. Dette vert
nytta som finansiering i prosjektet «Støtte til samhandling», og vil redusere kostnad for HF-a
tilsvarande. Budsjettert inntekt i 2015 er 1,5 mill. Tilskotet vil også dekke investering i 2015
til ny meldingsplattform med om lag 6,0 mill.
• Helse Vest IKT fikk 47,4 mill. i tilskot til auka satsing på elektronisk samhandling. Dette vert
nytta til å dekke investering «Konsolidert EPJ» og vert inntektsført for å dekke avskrivingar,
og vil redusere kostnad for HF-a tilsvarande. Budsjettert inntekt i 2015 er 7,0 mill.
• Helse Vest IKT får tilskot til å dekke drift og utvikling av medisinske register. Dette er
budsjettert til 4,0 mill.
• Helse Vest IKT får dekket utvida kapasitet på innkjøp med 0,8 mill.
Tilskot går gjennom Helse Vest RHF, og reduserer inntekt mot HF’a tilsvarande. Reduksjonen på
«Støtte til samhandling» reduserer faktura på vidarefakturerbare, mens dei tre
andre kjem som reduksjon på Desktop, ikkje på det enkelte produkt/teneste.
• I tillegg dekker Helse Vest RHF meirkostnaden til pensjon, og vi har foreløpig estimert dette
til 5,0 mill. Beløpet må avklarast nærare med Helse Vest. Dette reduserer Desktoppris.
4
Budsjett kostnadar
Budsjett/prognose
Varer for videresalg
Personalkost
Personalkost - aktiverte timer
Avskrivingar
Eksterne tenester
Lisensar og årleg vedlikehald
Reisekostnadar
Linjeleige
Driftskostnader - Anna
Driftskostnader - Anna aktivert
Finanskostnadar
Resultatkrav
Sum
Budsett 2014 Prognose 2014 Budsjett 2015
3 500
11 500
7 500
253 703
249 500
278 047
-30 285
-36 000
-42 746
160 637
174 500
203 654
58 325
70 000
62 533
176 183
182 000
200 615
4 767
7 000
5 633
38 059
30 000
34 789
32 186
36 373
39 751
-6 203
-7 373
-8 755
14 000
7 000
8 800
1 000
5 000
1 000
705 872
729 500
790 821
Endring frå
prognose
-4 000
28 547
-6 746
29 154
-7 467
18 615
-1 367
4 789
3 378
-1 382
1 800
-4 000
61 321
Endring frå
2014
4 000
24 344
-12 461
43 017
4 208
24 432
866
-3 270
7 565
-2 552
-5 200
84 950
Budsjettet viser ei auke på 84,9 mill. (12%), noko som er på same nivå som frå 2013 – 2014. Om vi tek
omsyn til overdradd verksemd frå Haraldsplass og Tele/signalområdet får vi ei auke på 58,5 mill. (8%).
Hovudårsaken til forholdsvis låg kostnadsauke, til tross for ei auke på over 15% i bemanning, er at ein
større del av interne prosjekttimar går til aktivering i prosjekt som «Konsolidering EPJ», «KULE» og
«DMA». Mykje av timane i disse prosjekta er ført som driftskostnad i 2014.
Oppsummering større endringar frå budsjett 2014
Endring budsjett 2014-2015
84 950
Tele/signalområdet overført frå HF'a (ekskl avskriving)
Tele/signal salg mobiltelefoner
Haraldsplass (lavt anslag i budsjett 2014)
Økt pensjonskostnad KLP (dekkjast av tilskot frå RHF)
Økt varesalg/varekjøp
Generell pris- og lønnsvekst
Etablering 24/7 Driftssenter
Avskr nye systemer og økt infrastruktur, nedskriving RIS/PACS
Nye system, lisenser og nettverk, utvidet bruk
Redusert linjeleie (avtale Atea)
Redusert rentekost
Økt leveranse timer til investering
Sum enkeltposter drift
Økt varesalg, inkudert mobiltelefoner
Tilskot meirkostnad pensjon
Endre e-post til mobil og datalinjer
Innsparing som følgje av innføring fleire ITIL-prosessar
Økt leveranse integrasjoner til investering (LEAN integrasjonssenter)
Generell innsparing/effektivisering
5
18 000
2 500
5 000
6 000
1 500
17 000
3 000
43 000
35 381
-3 000
-5 000
-16 400
106 981
4 000
5 000
-200
-1 000
-1 000
15 231
2,2 %
Desktoppris
Som følgje av tilskot direkte frå Helse Vest RHF, Plattform som eiga teneste og auka leveranse av
prosjekttimar frå «fabrikken» blir desktopprisen redusert meir enn venta, til kr 5 000,-. Vi har i ny
budsjettmodell prøvd å vise kva som går inn i Desktop:
6
Bemanning
Det er i budsjettet lagt opp til ei auke i bemanninga på totalt 57 årsverk, fordelt:
Sum bemanning 2014 - 2015
Stab, inklusive AD
1002 Direktør
1003 HR
1022 Økonomisjef
1023 Økonomistab
1024 Innkjøp
Årsverk aug 2014 Årsverk des 2014 Årsverk 2015
12,0
12,0
13,0
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
7,0
7,0
8,0
2,0
2,0
2,0
IKT Fagsenter
2000 IKT-Fagsenter - felles
2010 Kundesenter
2020 Plattformstøtte
2030 Tilgangsbehandling
2040 Applikasjonsstøtte
81,3
1,0
22,8
18,0
25,4
14,1
81,5
1,0
23,8
17,3
25,4
14,1
87,5
1,0
29,8
17,3
25,4
14,1
Tjenesteproduksjon
4000 Tjenesteproduksjon - felles
4010 Applikasjonsdrift
4020 Plattform
4030 Server og lagring
4040 Kommunikasjon
4050 Leveranse
4060 Tele og Signal
115,3
6,0
21,0
33,5
20,0
16,8
8,0
10,0
128,3
7,0
23,0
36,5
23,2
16,6
8,0
14,0
145,6
12,3
27,0
38,5
28,0
17,8
8,0
14,0
Tjenesteutvikling
6000 Tjenesteutvikling - felles
6010 EPJ-løsninger
6020 Kliniske- og administrative løsninger
6030 Styrings- og kvalitetsdata
6040 Regionalt systemansvarlige
66,7
1,0
22,4
24,2
17,1
2,0
68,7
1,0
24,4
24,2
17,1
2,0
81,2
2,0
27,9
29,2
21,1
1,0
Virksomhetsutvikling
8000 Virksomhetsutvikling - felles
8010 Innovasjon og arkitektur
8020 Integrasjon og løsningsutvikling
8030 Seksjon Prosjektledelse
8040 Seksjon Test og Innføring
79,2
1,0
19,0
25,4
21,5
12,3
80,2
1,0
19,0
25,4
21,5
13,3
100,6
1,0
25,0
28,6
27,5
18,5
Sum Helse Vest IKT
354,3
370,6
427,8
Etablering av eigen seksjon for «Test og Innføring» skal gi ein enklare prosess for release av nye
system, og dermed færre feil, noko som reduserer «topper» hos Kundesenteret.
7
Budsjett inntekt per HF
Plattform er skilt ut som eiga teneste, gjelder infrastruktur som understøtter klient/server, mellom
anna med Workspace Manager, Antivirus og Sikkerheit.
Tele og Signal vert fakturert som eiga teneste.
Ekstern finansiering er tilskot som vert gitt via Helse Vest RHF, og som reduserer beløp dekka av
Desktop.
8
Likviditet
Budsjettet, jfr. tabell på neste side, gjev ein indikasjon på lånebehov i 2015. I sak 028/14 vart det
søkt om 60 mill i langsiktig finansiering frå Helse Vest RHF. Av dette vil 10 mill vere disponibelt
inn i 2015. Trongen for nytt låneopptak i 2015 er estimert til 45 mill, og det vil bli lagt fram sak
om langsiktig finansiering frå Helse Vest RHF i løpet av 2015.
9
Vedlegg 1 til sak 082/14
Likviditetsbudsjett 2015
JAN
FEB
MAR
APR
MAI
JUN
JUL
AUG
SEP
OKT
NOV
DES
0
000
000
000
000
0
16 000 000
-3 500 000
100 000
16 000 000
-4 000 000
100 000
16 000 000
-3 500 000
100 000
16 500 000
-4 000 000
100 000
17 000 000
-4 500 000
100 000
17 000 000
-532 000
100 000
17 000 000
-3 500 000
100 000
17 500 000
-4 000 000
100 000
17 500 000
-4 500 000
100 000
18 000 000
-4 500 000
100 000
18 257 000
-3 500 000
15 000 000
5 000 000
5 000 000
2 229 167
2 229 167
2 229 167
-26 750 000
2 229 167
2 229 167
2 229 167
2 229 167
2 229 167
2 229 167
2 229 167
2 229 167
2 229 167
4 729 167
19 729 167
19 329 167 -11 920 833
14 829 167
14 829 167
18 797 167
15 829 167
15 829 167
15 329 167
15 829 167
32 086 167
3 231 500
3 231 500
-6 490 000
3 231 500
3 231 500
3 231 500
-6 490 000
3 231 500
3 231 500
3 231 500
-6 490 000
3 231 500
3 231 500
3 231 500
-6 490 000
3 231 500
7 960 667
16 470 667
22 560 667
-8 689 333
11 570 667
18 060 667
22 028 667
12 570 667
19 060 667
18 560 667
12 570 667
35 317 667
-12 000 000
-4 000 000
-2 500 000
-13 000 000
-5 000 000
-3 000 000
-15 000 000
-5 000 000
-3 000 000
-15 000 000
-3 000 000
-2 500 000
-15 000 000
-5 000 000
-3 000 000
-15 000 000
-7 000 000
-3 000 000
-10 000 000
-3 500 000
-2 000 000
-5 000 000
-3 000 000
0
-20 000 000
-4 500 000
-2 500 000
-20 000 000
-5 000 000
-3 000 000
-20 000 000
-5 000 000
-3 000 000
-15 000 000
-5 000 000
-2 500 000
KONTANTSTRØMMER FRA OPERASJONELLE AKTIVITETER:
Månedens resultat
Ordinære avskrivninger
Korreksjon for egne aktiverbare/viderefakturerbare timer
Betaling av fakturaflyt fra 2014/overføring av flyt til 2015
Forskuddsbetalt i 2014 fra 1720
Microsoftfakturaer inkl. mva
Periodisert kostnad Microsoft
16
-3
-15
5
= Netto kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter
Periodisert pensjonskostnad
Betalt pensjonspremie
= Endring i driftslikviditet
KONTANTSTRØMMER FRA INVESTERINGSAKTIVITETER:
Utbetalinger applikasjonsprosjekter
Infrastrukturinvesteringer
Aktivert leieutstyr alle
= Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter
KONTANTSTRØMMER FRA FINANSIERINGSAKTIVITETER:
Utbetalinger ved nedbetaling av langsiktig gjeld (gmlt lån)
Utbetalinger ved nedbetaling av langsiktig gjeld (nytt lån)
= Netto kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter
000
500
000
000
-18 500 000 -21 000 000 -23 000 000 -20 500 000 -23 000 000 -25 000 000 -15 500 000
-8 000 000 -27 000 000 -28 000 000 -28 000 000 -22 500 000
0
0
0
10 000 000
25 000 000
0
0
0
0
0
0
20 000 000
0
0
0
0
35 000 000
0
0
0
0
0
20 000 000
0
0
Over-/underskuddslikviditet investeringer
-18 500 000 -21 000 000 -23 000 000
14 500 000 -23 000 000 -25 000 000 -15 500 000
-8 000 000 -27 000 000
-8 000 000 -28 000 000 -22 500 000
= Total endring likviditet
Inngående likviditetsbeholdning i perioden
= Utgående likviditetsbeholdning
ubenyttet innvilget lån
= Utgående likviditetsbeholdning inkl. ubenyttet
-10 539 333
20 000 000
9 460 667
10 000 000
19 460 667
5 810 667 -11 429 333
4 492 000 10 302 667
10 302 667 -1 126 667
10 560 667 -15 429 333
-4 906 000
5 654 667
5 654 667 -9 774 667
12 817 667
-9 774 667
3 043 000
15 654 667
13 043 000
-4 529 333
9 460 667
4 931 333
-439 333
4 931 333
4 492 000
14 931 333
14 492 000
20 302 667
8 873 333
-6 939 333
-1 126 667
-8 066 000
6 528 667
-8 066 000
-1 537 333
4 570 667
-1 537 333
3 033 333
-7 939 333
3 033 333
-4 906 000
1 934 000
8 462 667
13 033 333
5 094 000
225 333
Styresak
Går til:
Føretak:
Dato:
Sakshandsamar:
Saka gjeld:
Styremedlemmer
Helse Vest IKT AS
03.12.2014
Erik M. Hansen, Fredrik Eldøy, Harald Flaten, Ørjan Andersen og Gjertrud Fagerli
Status risikostyring for Helse Vest IKT for 2014
Arkivsak
Styresak 083/14 B
Styremøte 10.12.2014
Forslag til vedtak:
1.
Styret tar rapportering av risiko for Helse Vest IKT for 2014 til etterretning.
2.
Styret ber administrasjonen fylgje opp risikobiletet i Helse Vest IKT.
Oppsummering
Viser til «Retningslinjer for risikostyring i Helse Vest» versjon 4.0 for 2012 som blei behandla og godkjent
Helse Vest RHF styresak 033/12 «Gjennomføring av risikostyring i føretaksgruppa i helse Vest, revidering
av retningslinjer». Frå og med 2013 skulle ikkje risikovurderinga rapporterast til Helse Vest RHF, men
som tidlegare år følgjast opp av styra. Rapportering på risiko i Helse Vest IKT fylgjer vedtekne
retningslinjer.
Fakta
Administrasjonen har utarbeid ei vurdering av status på risiko per utgangen av 1. og 2. tertial 2014.
Denne er presentert i vedlegg 1 til denne saka.
Konklusjon
Administrasjonen er av det syn at risikovurderinga viser ein handterleg situasjon for Helse Vest IKT for
2014.
1
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Rapportering av risiko for Helse Vest IKT AS per 3. tertial 2014
Matrise for rapportering av risiko:
Risikomatrise 1. tertial 2014:
Konsekvens
Sannsynligheit
Ubetydeleg
Svært stor
Stor
Moderat
Lav
Moderat
Alvorleg
Svært
alv./kritisk
1.1B
1.1A, 1.1F 2.2E, 2.3E
1.1G, 2.1D, 1.1E, 2.1A, 2.1B, 1.1C
2.2D
2.2A, 2.3A,
2.4E, 2.5E
1.1D,2.3C 2.1C, 2.2C,
2.1E
Liten
Svært liten
Risikomatrise 2. tertial 2014:
Konsekvens
Sannsynligheit
Ubetydeleg
Svært stor
Stor
Moderat
Liten
Svært liten
2.1D
Lav
Moderat
Alvorleg
Svært
alv./kritisk
1.1.B,1.1E
1.1C,1.1D,1.1F, 2.1B, 2.3A
1.1G, 2.1A, 2.2E, 2.3E
2.2A
2.3C, 2.2D 2.1C, 2.2C,
1.1A
2.5E
2.1E, 2.4E
Risikomatrise 3. tertial 2014:
Konsekvens
Sannsynligheit
Ubetydeleg
Lav
Moderat
Svært stor
Stor
Moderat
Liten
Svært liten
Grønt: Tiltak er ikkje naudsynt
Gult: Tiltak må vurderast
Rødt: Snarlege tiltak er naudsynt
1
Alvorleg
Svært
alv./kritisk
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Oppsummering
Styringsmål 1: Helse Vest IKT skal sørgje for stabil drift med god kosteffektivitet, høg
brukartilfredshet og god informasjonstryggleik.
Delmål 1A:
Risikoelement
1.1A
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
Delmål 1B:
Risikoelement
1.1B:
Delmål 1C:
Risikoelement
1.1C:
Delmål 1D:
Risikoelement
1.1D:
Delmål 1E:
Risikoelement
1.1E:
Delmål 1F:
Risikoelement
1.1F:
Delmål 1G:
Risikoelement
1.1G:
Styringsmål 2: Helse Vest IKT skal bidra til å gjere pasientbehandlinga enklare ved
utvikling av tenester i nær dialog med føretak og brukarar og ved bidrag til innovativ
bruk av IKT.
Delmål 2A:
Risikoelement
2.1A:
2.2A:
Tertial 1
2
Tertial 2
Tertial 3
Vedlegg 1 til Sak 083/14
2.3A:
Delmål 2B:
Risikoelement
2.1B:
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
Delmål 2C:
Risikoelement
2.1C:
2.2C:
2.3C:
Delmål 2D:
Risikoelement
2.1D:
2.2D:
Delmål 2E:
Risikoelement
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
2.1E:
2.2E:
2.3E:
2.4E:
2.5E:
Fylgjande skalaer for sannsynlegheit og konsekvens er brukt. Dette er i samsvar med
retningslinjer for risikostyring i Helse Vest.
Sannsynligheit
Svært liten
Liten
Moderat
Stor
Svært stor
Skjer tilnærma ikkje/er ikkje tilfelle
Vil skje sjeldan/er sjeldan tilfelle
Kan skje/vere tilfelle
Vil med stor sannsynligheit skje/vere tilfelle
Vil skje/er tilfelle
Konsekvens
Ubetydeleg
Lav
Moderat
Alvorleg
Svært alvorleg/kritisk
Ingen betydning for måloppnåinga
Liten betydning for måloppnåinga
Vil ha innverknad på måloppnåinga
Betydeleg innverknad på måloppnåinga
Svært stor innverknad på måloppnåinga
3
Vedlegg 1 til Sak 083/14
OVERORDNA MÅL:
Helse Vest IKT skal bidra til forenkling av pasientbehandlinga
Styringsmål 1
Helse Vest IKT skal sørgje for stabil drift med god
kosteffektivitet, høg brukartilfredshet og god
informasjonstryggleik.
Delmål 1A
Gjennomføre overtaking av it-drift ved Haraldsplass Diakonale
Sykehus. Dette inkluderer mellom anna utskifting og omsofting av
625 PCar. Dette vil auke informasjonstryggleiken og gje brukarane
betre verktøy.
Kritisk suksessfaktor 1.1A
Risikoelement 1.1A
Overhalde planlagt framdriftsplan
Tertial 1
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Tertial 3
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Tertial 2
No-situasjon
Forseinkingar i gjennomføringa på grunn av uføresette forhold. Dette
vil føre at servicenivå overfor Haraldsplass Diakonale Sjukehus vil gå
ned i perioden og risiko for omdømmetap.
Arbeidet med kartlegging og planlegging har tatt lenger tid enn planlagt.
Prosjektet har oppdatert framdriftsplanen og skal levere dette til 15.06.14
Stor
Moderat
Harald Flaten
Ha tett dialog med prosjekt leiar
Frode Langeland
Følgje med at prosjektet leverer etter oppdatert framdriftsplan
Prosjektet har levert etter oppdatert framdriftsplan. Det står igjen arbeid med
å flytte nokre system og server løysingar. Dette arbeidet vil vere sluttført i
første tertial 2015
Liten
Lav
Harald Flaten
Ha tett dialog med prosjekt leiar
Frode Langeland
Dialog med prosjekt leiar
Delmål 1B
Auka krav til oppfølging av meldingsflyt.
Kritisk suksessfaktor 1.1B
Tettare og betre overvaking og oppfølging av meldingsflyt i Helse Vest.
Meldingar som ikkje kjem fram genererer ei negativ applikasjonskvittering,
desse må følgjast opp tettare i samråd med Helse Føretaka.
Det er mange årsakar til at ein melding ikkje kjem fram. Feil adresse, ingen
mottakar, mottakar har flytta, mottakar kvitterar ikkje ut etc. Ansvarsforhold
mellom HF, mottakar og meldingsbringar Helse Vest IKT må klargjerast
meir.
Helse Vest IKT sitt overvakingssenter byggjer stadig fleire
overvakingsløysninger rundt meldingsflyt men det er ingen som følgjer med
på varslinga om natta eller mellom laurdag kl 15 og måndag kl 0730
Stor
Lav
Fredrik Eldøy
Starte arbeid med å planlegge 24/7 Driftssenter
Ronny Grønsdal
Risikoelement 1.1B
Tertial 1
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
4
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Tertial 3
Tertial 2
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Etablerast som prosjekt, der leiargruppa er styringsgruppe
Kraftig auke av talet på meldingar som skal overvakast. Framleis ingen
oppfølging av overvakingsvarslar på natt og helg.
Stor
Moderat
Fredrik Eldøy
Få etableringsprosjektet for 24/ Driftssenter forankra og godkjent
Ronny Grønsdal
Tett oppfølging av prosjektet
Delmål 1C
Sikre og vidareutvikle god bruk av Felles EPJ for Helse Vest.
Kritisk suksessfaktor 1.1C
Risikoelement 1.1C
Kompetansebygging rundt DIPS for å sikre nok kompetanse og kapasitet.
Den samla kompleksiteten mellom system og organisasjon gjer at
samhandlinga lokalt, regionalt og nasjonalt om bruk og utvikling av DIPS
ikkje er godt nok innretta for å sikre at feil ikkje oppstår.
Ved inngangen av året er teamet som jobba med integrasjoner rundt DIPS
styrka, men det er fortsatt behov for forsterkingar rundt kapasitet og
kompetanse rundt MessageBroker. Spesielt ift konsolideringsarbeidet i 2014
vil det bli stor prosjektaktivitet.
Tertial 1
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Tertial 2
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Det er også veldig problem som er oppretta rundt systemet DIPS. For å sikre
at saker til desse problema blir handtert nær kunde så må det utarbeidast meir
dokumentasjon/kunnskapsartikler i Assyst.
Moderat
Alvorleg
Ørjan Andersen
Rekrutterte meir kapasitet på MessageBroker og integrasjoner. Bidra til auka
dokumentasjon i Assyst gjennom betre dekning av problem med
kunnskapsartikler
Hildegunn Isene
Starte rekruttering av kompetanse
Følgje opp statistikk og rapporter frå Assyst
Fortsatt manglande kapasitet på integrasjon og MessageBroker, noko som er
krevjande for både driftssituasjonen og prosjektdeltaking.
Moderat
Moderat
Ørjan Andersen
Ferdigstille rekrutteringsprosess
Systematisk utarbeide dokumentasjon/kunnskapsartikler til DIPS-problem i
Assyst
Hildegunn Isene
Følgje opp statistikk og rapporter frå Assyst
Tertial 3
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
5
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Delmål 1D
DIPS konsolidering vil gi høgare toppar på telefonkø ved evt problem
Kritisk suksessfaktor 1.1D
DIPS problem for hele Vestlandet setter krav om høg effektiv Kundesenter
med utvida standby-gruppe og gode telefonstøttesystem som kan spille av
driftstalemelding til mange samtidige innringarar.
Kundesenteret kan maksimalt handtere 100 telefonar pr time, DIPS nede vil
generere 200-300 telefonar pr time. Telefonmelding kan maksimalt spille av
driftstalemelding til 16 om gangen.
4 HF med kvar sin DIPS installasjon. Ved feil eller tregt system vil berre 1
av 4 bli råka.
Liten
Lav
Fredrik Eldøy
Betre system ( fleire kanalar) og betre organisering ( fleire på telefon)
Thomas Yrvin
Dialog mellom avdelingsleiar og seksjonsleiar for Kundesenter
Helse Bergen og Helse Førda skal slå saman DIPS basane 16.juni 2014, Vi
får då 1 stor DIPS installasjon og 2 mindre (Helse Stavanger og Helse Fonna)
Moderat
Moderat
Fredrik Eldøy
Betre system ( fleire kanalar) og betre organisering ( fleire på telefon)
Thomas Yrvin
Dialog mellom avdelingsleiar og seksjonsleiar for Kundesenter
Risikoelement 1.1D
Tertial 1
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Tertial 3
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Tertial 2
No-situasjon
Vurdering av tiltaka
Delmål 1E
Etablere «SLA» avtale med helseføretaka om tekniske leveranse til
datahallar.
Kritisk suksessfaktor 1.1E
Inngå balansert tenesteavtale som tek omsyn til krav og leveranseevne for
begge partar. Dette føreset ein god dialog mellom partane.
Manglande dialog og dermed manglande resultat.
Ein har ikkje fått framdrift på SLA-prosessen for datarom med Helse Førde.
Moderat
Moderat
Harald Flaten
Lag felles utkast til SLA for alle HF.
Lars Erik Baugstø-Hartvigsen
Dialogmøter med helseføretaka.
Ein har ikkje fått framdrift på SLA-prosessen for datarom med Helse Førde.
Det er krevjande å få på plass ein felles SLA for alle helseføretaka.
Ein har derfor beslutta at ein skal lage tilpassa SLA avtaler for kvart HF.
Vi har kartlagt statusbilde på de ulike dataromma (teoretisk), men ynskjer
også befaring i datahallane. Målbildet legges inn i fremtidig plan.
Vi tek og med metodikk og for kontroll av tilgang for eksterne rutiner
(utvikla av HFO).
Stor
Moderat
Harald Flaten
Befaring på alle datahaller og lage avtaler til kvart enkelt HF
Lars Erik Baugstø-Hartvigsen
Følgje opp arbeidet
Tertial 2
Tertial 1
Risikoelement 1.1E
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
6
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Tertial 3
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Delmål 1F
Betre samhandling og handtering av medisinsk-teknisk utstyr
Kritisk suksessfaktor 1.1F
Levere ihht teknologiplanen: «Ei betra samordning av dei ulike
teknologiområda vil auke verdiskapinga.»
Manglande samarbeid, manglande felles forståing, prioritering, manglande
fokus.
Har ikkje hatt nokon fast arena for å komme i dialog med dei medisinsk
tekniske miljøa. Skal etablere arena for samhandling mellom Helse Vest
IKT, MTA og IKT-leiarar. Helse Vest IKT er med i teknisk forum i Helse
Bergen.
Stor
Moderat
Harald Flaten
Etablere WS
Seksjonsleiarar Tjenesteproduksjon
Følgje opp arbeidet
Har hatt ein WS der ein fekk gode tilbakemeldingar. MTA v/Jan Randa og
Helse Vest IKT v/Harald Flaten tar ansvar for neste WS i oktober.
Moderat
Moderat
Harald Flaten
Fortsette å arrangere WS med MTA,
Harald Flaten og Seksjonsleiarar Tjenesteproduksjon
Følgje opp arbeidet
Risikoelement 1.1F
Tertial 3
Tertial 2
Tertial 1
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Delmål 1G
Betre samhandling og handtering av tele- og signalområdet.
Kritisk suksessfaktor 1.1G
Levere ihht teknologiplanen: «Ei betra samordning av dei ulike
teknologiområda vil auke verdiskapinga.»
Helse Vest IKT skal no gjennomføre ei overtaking av verksemd frå
helseføretaka innanfor områda tele, signal, audio og video. Det er viktig å
lukkast med denne overføring av desse ansvarsområda.
Tap av kompetanse ved manglende tilslutning fra medarbeidere til å være
med ved overdragelse av virksomhet til Helse Vest IKT (bruk av
reservasjonsrett).
Samhandling mellom ansatte som blir overført og de som blir igjen i HF’ene.
Prosjektet har gjennomført informasjonsmøter for å sikre god informasjon og
dialog med medarbeidarane innanfor Tele og signal.
Moderat
Lav
Harald Flaten
Følgje opp med god informasjon og samtalar med medarbeidarane
Rune Thunes
Risikoelement 1.1G
Tertial 1
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
7
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Tertial 3
Tertial 2
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Følgje opp arbeidet
Det er sendt ut brev om virksomhetsoverdragelse til Helse Vest IKT¨. Av dei
som har fått tilbod, så er det 2 som takka nei.
Moderat
Moderat
Harald Flaten
Rekruttere inn nye medarbeidarar i Stavanger og Haugesund.
Rune Thunes/John Arne Lillestøl
Følgje opp arbeidet
Vurdering av tiltaka
8
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Styringsmål 2
Helse Vest IKT skal bidra til å gjere pasientbehandlinga
enklare ved utvikling av tenester i nær dialog med føretak
og brukarar og ved bidrag til innovativ bruk av IKT.
Delmål 2A
Bidra til kontinuerlig utvikling av IKT-løysingar gjennom å legge til
rette for eit tett samarbeid med helseføretaka og med dei ulike
leverandørane av teknologi og løysingar.
Kritisk suksessfaktor 2.1A
Bidra til å vidareutvikle ein forvaltningsmodell saman med helseføretaka
som tek innover seg endringar i volum og kompleksitet frå dei pågåande
utviklingsprosjekta i regionen som skal overleverast til linjeorganisasjonen.
Manglande kompetanse frå linjeorganisasjonen som bidreg i
utviklingsprosjekta og forbereder ein komande driftssetting av løysingane
Ved innføring av nye system eller tenester så er det ofte manglende eller
ikkje fullstendige ansvarslinjer til alle drifts- og forvaltningsoppgåver som
system krev i produksjon.
Moderat
Moderat
Ørjan Andersen (og systemeigarar i HF/RHF)
Allokere forvaltningsressurser inn i prosjekt og bidra til gode
overleveringsmøter, samt utarbeide og bli einige om tydelege
ansvarskart.Synleggjera kapasitetsbehov for drift både i Helse Vest IKT og
HFa.
Seksjonsleiarar Tenesteutvikling
Sjekke om hensiktsmessige overleveringsmøter er gjennomført og
tilstrekkeleg dokumentasjon er utarbeida for ein driftsituasjon.
Det blir fortsatt gjennomført prosjekt utan tilstrekkeleg med
forvaltningsressurser involvert.
Moderat
Moderat
Ørjan Andersen (og systemeigarar i HF/RHF)
Frigjera kapasitet i dagleg drift for å kunne delta i aktuelle prosjekt der vi
skal overta system/tenester
Seksjonsleiarar Tenesteutvikling
Identifisere om det er pågåande prosjekt utan tilstrekkeleg deltaking frå
forvaltningsorganisasjonen
Risikoelement 2.1A
Tertial 1
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Tertial 2
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tertial 3
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Bidra til å etablere og vidareutvikle drifts- og utviklingsmøter for
prioriterte IKT-løysningar/ tenestegrupper
Risikoelement 2.2A
No-situasjon
Lite formålstenleg form og deltaking på møta.
Arbeidet er i kontinuerleg prosess. Ulike systemeigarskap har ulik form på
desse møta, alt etter behov og kapasitet. Det er god oppslutning rundt
etablerte fora. System eller prosessar som treff fleire systemeigarar er
vanskelegare finn god struktur for.
Moderat
Moderat
Ørjan Andersen
Tertial 1
Kritisk suksessfaktor 2.2A
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
9
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Tiltak
Tertial 3
Tertial 2
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Kritisk suksessfaktor 2.3A
Tertial 1
Risikoelement 2.3A
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tertial 3
Tertial 2
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Regelmessig oppfølging med dei som har ansvar for kvar enkelt
systemområde. Sørge for at ansvar for møta og oppfølging blir gjennomført
av dei som har mest kjennskap til systemområdet. Flytte ansvar i enklte
tilfeller frå seksjonsleiarar til systemforvaltere av ulike områder. Vurdere om
det er behov ein anna type møtestruktur på prosesser/tenester som treff fleire
systemeigarar.
Ørjan Andersen
Følgje opp struktur for nye system og tenesteområder.
Identifisert manglende struktur for drifts og utviklingsmøter av blant anna
Talegjenkjenning. Ulike feilsituasjoner kan muligens vore identifisert
tidlegare om det hadde vore ein betre intern struktur rundt dette systemet i
Helse Vest.
Moderat
Moderat
Ørjan Andersen
Identifisere kva spesifikt behov som treng for oppfølging av
Talegjenkjenning og andre system som blir identifisert med manglende
strukturert oppfølging frå Helse Vest IKT og HFa.
Ørjan Andersen og seksjonsleiarar Tenesteutvikling
Sjå til at drifts- og utviklingsmøter er planlagde.
Skaffe oss eit betre heilskapsbilete av utvalde store system- og
konsulentleverandørar, samt vidareutvikle dialog med desse.
Lite formålstenleg form og deltaking på dialogmøta.
Vidareutvikling av dialogen med DIPS og andre store systemleverandører.
Moderat
Moderat
Ørjan Andersen
Heile tida vurdere kva systemleverandører som skal få ekstra oppfølging i
perioder. Sikre tett dialog i perioder med større endringer.
Ørjan Andersen og seksjonsleiarar Tenesteutvikling
Identifisert behov for å ha tettare oppfølging av leverandør for
Talegjenkjenning pga feilsituasjon som blei identifisert i løysinga og behov
for gjennomgang av risikoelement rundt dette systemet.
Moderat
Alvorleg
Ørjan Andersen
Tett oppfølging av leverandør for Talegjenkjenning etter feilsituasjon og
finne tiltak til å løfte bruken og tilliten til systemet
Ørjan Andersen og systemforvalter for talegjenkjenning
Delmål 2 B
Medverke til at verksemdsarkitektur blir operasjonalisert og
forvalta i Helse Vest slik at den støtter opp under innovasjon og
føretaksgruppa sine strategiske målsettingar.
Kritisk suksessfaktor 2.1B
Medverke til at Regionalt arkitekturkontor (RAK) leverer ressursar og
10
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Risikoelement 2.1B
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Tertial 3
Tertial 2
Tertial 1
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Delmål 2 C
tenester slik at målbilde for verksemdsarkitektur blir etablert og endringar
gjennom t.d. prosjektleveransar vert gjennomført i tråd med målbildet.
Manglande kapasitet, kompetanse og koordinering mellom prosjekt /
satsingar.
Krevjande å rekruttere fleire arkitektar med tilfredsstillande kompetanse.
Krevjande å oppfylle alle prosjektbehova knytt til arkitektur.
Forprosjekt BEST - «Beslutningsstøtte for strategiske teknologiprosjekt» er
starta i regi av RAK, og Helse Vest IKT drar det vesentlege arbeidet her.
Moderat
Alvorleg
Gjertrud Fagerli
Jobbe offensivt med rekruttering, vurdere innleige
Geir Granerud
Tal tilsette; Tal innleigde
Framleis krevjande å tilsette arkitektar med tilfredstillande erfaring og
kompetanse. Tal innleigde er auka frå 1 til 2.
SIKT (arkitekturstyret) har i august vedteke følgjande for BEST-prosjektet:
SIKT støtter RAK sin tilnærming og anbefaler videreutvikling og
bruk av virksomhetsmodellen for å gi bedre struktur i diskusjons- og
beslutningsunderlag.
SIKT anbefaler at det iverksettes tiltak for
å måle og synliggjøre modenhet innen ulike
virksomhetsområder som grunnlag for å identifisere
forbedringsområder. Dette tas med som innspill til arbeid
med revisjon av Helse 2020 og til vurderingsfasen i
porteføljeprosessen.
å kartlegge og synliggjøre applikasjonsoverlapp som
grunnlag for vurderinger om konsolidering, ønsker om nye
applikasjoner (portefølje, RAPP), etc.
SIKT ber RAK aktivt følge opp arbeid med helhetlig arkitektur på
tvers av program og prosjekt.
Moderat
Alvorleg
Gjertrud Fagerli
Jobbe offensivt med rekruttering, vurdere ytterleg innleige
Geir Granerud
Tal tilsette; Tal innleigde
Medverke til auka satsing på innovasjon der teknologi spelar ei
vesentleg rolle.
Tertial
2
Tertial 1
Kritisk suksessfaktor 2.1C
Risikoelement 2.1C
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Helse Vest IKT er ein reell bidragsytar i innovasjonsarbeidet i Helse Vest.
Manglande kompetanse og/eller kapasitet til å kunne gje gode bidrag.
Kompetanse og kapasitet er godt balansert mot behovet som helseføretaka
uttrykkjer på innovasjonssida.
Liten
Moderat
Gjertrud Fagerli
Overvake behov for kompetanse og kapasitet
Geir Granerud
Dialogmøter med helseføretaka
Kompetanse og kapasitet er godt balansert mot behovet som helseføretaka
uttrykkjer på innovasjonssida.
Liten
Moderat
11
Tertial 3
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Kritisk suksessfaktor 2.2C
Risikoelement 2.2C
Tertial 1
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Tertial 3
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Tertial 2
No-situasjon
Kritisk suksessfaktor 2.3C
Tertial 1
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Tertial 3
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Tertial 2
Risikoelement 2.3C
No-situasjon
Gjertrud Fagerli
Overvake behov for kompetanse og kapasitet
Geir Granerud
Dialogmøter med helseføretaka
Utnytte dei teknologiske mogelegheitene for eksisterande tenester
Manglande kunnskap om mogelegheiter eller ressursmessige avgrensingar
for utnytting av teknologi.
Tilstrekkeleg oppdatering av kompetanse på det teknologiske
mogelegheitsbilete.
Liten
Moderat
Gjertrud Fagerli
Sikre kompetansebygging for innovatørar
Geir Granerud
Dialogmøter med helseføretaka for avdekking av behov
Tilstrekkeleg oppdatering av kompetanse på det teknologiske
mogelegheitsbilete.
Liten
Moderat
Gjertrud Fagerli
Sikre kompetansebygging for innovatørar
Geir Granerud
Dialogmøter med helseføretaka for avdekking av behov
Delta i nasjonale og internasjonale nettverk og på konferansar der teknologi
vert diskutert i forhold til å utvikle framtida sine helsetenester.
Manglande kapasitet og /eller kompetanse for å delta.
Deltaking på konferansar, regionalt innovasjonsnettverk og nasjonale
samlingar gjennomført.
Liten
Lav
Gjertrud Fagerli
Sikre deltaking
Geir Granerud
Sjekk mot kompetanseplan
Deltaking på konferansar, regionalt innovasjonsnettverk og nasjonale
samlingar gjennomført.
Liten
Lav
Gjertrud Fagerli
Sikre deltaking
Geir Granerud
Sjekk mot kompetanseplan
12
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Levere program-, prosjekt- og testleiing til gjennomføring av viktige
prosjekt i føretaksgruppa, primært med interne ressursar.
Kritisk suksessfaktor 2.1D
Risikoelement 2.1D
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Tilføre intern kapasitet og kompetanse iht. budsjett
Utfordrande å rekruttere slik kompetanse
Fleire prosjekt- og testleiarar rekruttert
Moderat
Lav
Gjertrud Fagerli
Fokus på rekruttering
Eirik Aaserød og Pål Gaute Sætre
Tal tilsette mot budsjett
Fleire prosjekt- og testleiarar rekruttert, budsjett oppnådd
Ubetydelig
Svært liten
Gjertrud Fagerli
Vurdere behov for ytterlegare rekruttering (for 2015)
Eirik Aaserød og Pål Gaute Sætre
Tal tilsette mot budsjett
Kritisk suksessfaktor 2.2D
Risikoelement 2.2D
Redusere talet på innleigde prosjekt- og testleiarar
Behovet for prosjekt- og testleiing samsvarar ikkje med budsjettert tal på
stillingar, slik at talet på innleigde må oppretthaldast eller aukast.
Fleire prosjekt- og testleiarar rekruttert, innleige redusert
Moderat
Lav
Gjertrud Fagerli
Vurdere behov for tilsettingar utover budsjett
Eirik Aaserød og Pål Gaute Sætre
Dialog med porteføljekontoret og helseføretaka
Innleige ytterlegare redusert, konsulentar og andre tilsett. Noko uvissheit om
behov for innleige framover.
Liten
Lav
Gjertrud Fagerli
Vurdere behov for tilsettingar utover budsjett
Eirik Aaserød og Pål Gaute Sætre
Dialog med porteføljekontoret og helseføretaka
Tertial 3
Tertial 2
Tertial 1
Tertial 3
Tertial 2
Tertial 1
Delmål 2 D
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Levere integrasjoner iht. prioriteringer i Prioriteringsforum og avtalt
tid, kost og kvalitet.
Kritisk suksessfaktor 2.1E
Risikoelement 2.1E
Gode prosesser som sikrar at vi leverer riktig kvalitet til riktig tid og kost.
Gjeldande prosesser vert ikkje godt nok kommunisert til og forstått av
involverte aktørar.
Prioriteringsforum fungerer godt, og prosessane verkar.
Liten
Te
rti
al
Delmål 2 E
No-situasjon
Sannsynlegheit
13
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Tertial 3
Tertial 2
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Kritisk suksessfaktor 2.2E
Tertial 3
Tertial 2
Tertial 1
Risikoelement 2.2E
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Tertial 2
Tertial 1
Kritisk suksessfaktor 2.3E
Risikoelement 2.3E
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Moderat
Gjertrud Fagerli
Følgje opp prosessane
Kristin Farestvedt
Framdrift i m.a. prosjekta i porteføljen
Prioriteringsforum fungerer godt. Nokre innspel «frå sidelinja» må hentas inn
i avtalte prosessar; dette fungerer godt.
Svært liten
Moderat
Gjertrud Fagerli
Følgje opp prosessane
Kristin Farestvedt
Framdrift i m.a. prosjekta i porteføljen
God integrasjonsstrategi og integrasjonsarkitektur, inkludert bruk av
nasjonale standardar.
Integrasjonsarkitekturen er ikkje definert for å handtere dagens kompleksitet
innan integrasjonsområdet. Dette gir ein høg implementerings- og
forvaltningskost.
Plattform for eksterne meldingar særskilt utfordrande
Stor
Alvorleg
Gjertrud Fagerli
Kartlegge situasjonen, identifisere tiltak
Kristin Farestvedt
Følje opp utviklings- og forvaltningskost
Prosjekt for skifte av plattform for eksterne meldingar etablert
Moderat
Alvorleg
Gjertrud Fagerli
Gjennomføre prosjekt frem mot Q3 2015.
Kristin Farestvedt
Følje opp utviklings- og forvaltningskost
Den tekniske meldingsplattforma støtter nasjonale krav.
Naudsynt oppgradering av plattforma er komplekst, tid- og ressurskrevjande
arbeid.
Kartlegging av omfang, tid og kost sett i verk.
Stor
Alvorleg
Gjertrud Fagerli
Sikre prioritet på arbeidet
Kristin Farestvedt
Følje opp prioritet
Grov oversikt over omfang, tid og kost utarbeidd; prosjekt sett i verk.
Moderat
Alvorleg
Gjertrud Fagerli
Sikre prioritet på arbeidet
14
Tertial 3
Vedlegg 1 til Sak 083/14
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Tertial 3
Tertial 2
Tertial 1
Kritisk suksessfaktor 2.4E
Risikoelement 2.4E
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Tertial 3
Tertial 2
Tertial 1
Kritisk suksessfaktor 2.5E
Risikoelement 2.5E
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
No-situasjon
Sannsynlegheit
Konsekvens
Risikoeigar
Tiltak
Tiltaksansvarleg
Kontrollaktivitet
Situasjon ved årsslutt
Vurdering av tiltaka
Kristin Farestvedt
Følje opp prioritet og arbeid i prosjektet
Ha nok kompetanse og kapasitet
Krevjande å bygge opp kompetanse og ha nok kapasitet i
integrasjonssenteret, i Tenesteproduksjon, i helseføretaka og hjå
leverandørane.
Har så langt evna å levere integrasjoner opp mot avtala mål.
Moderat
Moderat
Gjertrud Fagerli
Tydeliggjere kompetanse- og kapasitetsbehov
Kristin Farestvedt
Avklaringar mot integrasjonsbestillar og i prioriteringsforum
Har levert integrasjoner langt over avtalte mål, men observerer at der i nokre
høve ikkje er mottakskapasitet hos bestillar.
Svært liten
Moderat
Gjertrud Fagerli
Tydeliggjere kompetanse- og kapasitetsbehov
Kristin Farestvedt
Avklaringar mot integrasjonsbestillar og i prioriteringsforum
Integrasjonar vert meldt tidleg og med god kvalitet.
Integrasjonsbehov vert avdekka og meldt inn for seint og/eller med for
dårlig kvalitet slik at det oppstår omprioritering og effektivitetstap.
Avtalte prosessar bidrar til tidlegare innmelding av behov
Moderat
Moderat
Gjertrud Fagerli
Tydeleggjere behov for å fokusere på integrasjonsbehov tidleg i prosjektløpa,
samt tydeleggjere krav til bestillingar.
Kristin Farestvedt, Eirik Aaserød
Måle effektivitet i leveransane.
Behov blir i større grad meldt inn i tide og i tråd med kvalitetskrava
Liten
Moderat
Gjertrud Fagerli
Tydeleggjere behov for å fokusere på integrasjonsbehov tidleg i prosjektløpa,
samt tydeleggjere krav til bestillingar.
Kristin Farestvedt, Eirik Aaserød
Måle effektivitet i leveransane.
15
Styresak
Går til:
Føretak:
Dato:
Sakshandsamar:
Saka gjeld:
Styremedlemmer
Helse Vest IKT AS
03.12.2014
Maria Fehr Johansen, Fredrik Eldøy, Harald Flaten, Ørjan Andersen, Gjertrud Fagerli
og Erik M. Hansen
Utkast til Årlig melding til Helse Vest RHF for Helse Vest IKT for 2014
Arkivsak
Styresak 084/14 B
Styremøte 10.12.2014
Forslag til vedtak:
1. Styret godkjenner utkast ”Årleg melding til Helse Vest RHF for Helse Vest IKT for 2014” med dei
merknadane som kom fram under handsaming av saka.
2. Administrasjonen innarbeider innspel, oppdaterer talgrunnlag og oversender endeleg versjon av
”Årleg melding til Helse Vest RHF for Helse Vest IKT for 2014” innan fristen 15. januar 2015.
1
Oppsummering
Administrasjonen har utarbeida eit utkast til Ӂrleg melding til Helse Vest RHF for Helse Vest IKT for
2014”, jfr. vedlegg 1. Administrasjonen ber styret om innspel til utkastet. Administrasjonen vil innarbeid
innspel frå styret i endeleg versjon av dokumentet.
Fakta
I styringsdokumentet for Helse Vest IKT for 2014 er det i punkt 5 ”Rapportering” teke med fylgjande om
årleg melding:
” Årleg melding
I medhald av § 34 helseføretakslova skal Helse Vest RHF sende ei årleg melding til Helse- og
omsorgsdepartementet innan 15. mars 2015.
Helse Vest IKT skal sende ei tilsvarande årleg melding til Helse Vest RHF. Fristen for årlig
melding er 15. januar 2015. Denne meldinga skal inngå som underlag for Helse Vest RHF si
melding til departementet. Det skal rapporterast på alle krav i styringsdokumentet. Det vil i løpet
av 2013 bli sendt ut mal for årleg melding som Helse Vest IKT skal halde seg til.”
I lys av at frist for oversending til Helse Vest RHF er 15.01.2015, har administrasjonen valt å utarbeide
ein førebels versjon. I den endelege versjonen vil grafar og statistikkar bli oppdatert slik at talgrunnlag
for heile 2014 vert inkludert. I den grad det kjem til relevant informasjon i siste del av desember 2014,
vil dette også bli innarbeid i den endelige versjonen.
Administrasjonen har avklart med Helse Vest RHF at det ikkje er laga ein eigen mal for årleg melding frå
Helse Vest IKT for 2014. Dokumentet er dermed basert på same mal som for tidlegare år.
Styret gav innspel til årleg melding for 2012 om at det var ynskjeleg å korte ned dokumentet. Dette er, i
tråd med føring gitt frå styret, gjort ved at oppdragsformuleringane ikkje er kopiert inn i den årlege
meldinga, og ved at oppsummeringane er gitt på eit heilt overordna nivå.
Styret har tidlegare og gitt innspel om at den generelle delen av årleg melding i mindre grad bør
fokusere på korleis Helse Vest IKT er organisert og kva oppgåver som i detalj er utført, og i større grad
fokusere på kva effektar Helse Vest IKT bidrar med overfor helseføretaksgruppa Helse Vest RHF.
Administrasjonen har lagt begge desse føringane til grunn for årets utkast til årleg melding.
2
1
Vedlegg 1 til sak 084/14
Årleg melding til Helse Vest RHF
2014
Helse Vest IKT AS
Versjon 0.9
03.12.2014
2
ÅRLEG MELDING TIL HELSE VEST RHF FOR HELSE VEST IKT AS FOR 2014
Om Helse Vest IKT AS
Helse Vest IKT AS vart etablert som eige aksjeselskap 01.11.2004. Helse Vest IKT feira 10
årsjubileum i 2014. Helse Vest IKT AS er eit resultat av samanslåing av IKT-avdelingane ved
helseføretaka i Helse Vest. Selskapet er eit heileigd dotterselskap av Helse Vest RHF.
Selskapet er etablert med hovudkontor i Bergen, og kontor i Stavanger, Haugesund og Førde.
Helse Vest IKT AS har fylgjande forretningsidé;
”Helse Vest IKT AS skal være leverandør av IKT-produkter og IKT-tjenester til
spesialisthelsetjenesten i Helse Vest, med særlig fokus på foretaksgruppen Helse Vest
RHF.
Helse Vest IKT AS skal være den foretrukne IKT-leverandør basert på kosteffektivitet,
kvalitet, nærhet, bransjekunnskap og bred erfaring.
Helse Vest IKT AS skal bidra til å forbedre helsetjenesten ved innovativ bruk av IKT.
Helse Vest IKT AS skal bidra til at løsninger blir anskaffet, innført og forvaltet i tråd
med brukernes behov og foretaksgruppens strategiske mål.
Helse Vest IKT AS skal levere IKT-tjenester som alltid er tilgjengelig for kundene ved
behov.”
Helse Vest IKT AS har som formål å levere IKT-tenester til alle helseføretaka som inngår i
føretaksgruppa Helse Vest RHF. I tillegg kan Helse Vest IKT AS levere IKT-tenester til ein
avgrensa ekstern marknad innan helsesektoren der dette er naturlig. Helse Vest IKT skal
bidra til at IKT vert nytta av helseføretaka slik at desse kan nå sine målsetjingar om å yte
gode og effektive spesialisthelse-tenester til brukarane. Helse Vest IKT er organisert slik det
framgår av figuren
organisasjonskartet.
Den årlege meldinga
for 2014 er to-delt,
fyrst ein
gjennomgang av
nokre av Helse Vest
IKT sine bidrag til
«forenkling av
pasientbehandlinga»
i 2014 og deretter
ein gjennomgang av
korleis Helse Vest IKT
har levert i høve
oppdragsdokumentet for
2014.
3
Helse Vest IKT sine bidrag til «forenkling av pasientbehandlingen»
Ein Vestlending – ein sjukehusjournal
I 2014 har Helse Vest IKT arbeida målretta med å få på plass ein felles
pasientjournaldatabase for at informasjonen i pasientjournalsystemet på ein enklare måte
kan delast mellom føretaka i Helse Vest. På sikt skal informasjonen òg kunne delast med
primærhelsetenesta.
Gjennom prosjektet «EPJ-konsolidering» har Helse Vest IKT samla tre av fire helseføretak i
ein felles pasientjournaldatabase i løpet av 2014.
Våren 2015 er heile Helse Vest klar til å ta ut effekten av lovendringane som no vil tillate
deling av pasientinformasjon mellom ulike juridiske einingar. Dette betyr at helseføretaka i
Helse Vest og dei private, ideelle sjukehusa som har behov for å dele informasjon kan gjere
dette i pasientbehandlinga.
Prosjektet «EPJ-konsolidering» bidreg til at informasjonen i større grad kan følgje pasienten. Foto: Helse Vest RHF
Omfattande endringar
Journalsystemet vert nytta av 22 000 brukarar i Helse Vest og inneheld meir enn 2 millionar
pasientjournalar og 50 millionar journaldokument. Store endringar på dette feltet stiller
derfor strenge krav til prosjektstyring og kontroll. Prosjektet har hatt vesentlege bidrag frå
store delar av Helse Vest IKT og dei ulike helseføretaka. Sjølv om prosjektet har hatt ein
krevjande tidsplan, har leveransane vore av god kvalitet.
Gjensidig nytte
Ein felles konsolidert database med pasientjournalinformasjon opnar opp for større grad av
samhandling i regionen, og legg til rette for meir effektiv IKT-drift og vedlikehald. Sjukehusa
vil òg ha stor nytte av innføringa av ein felles database, både gjennom auka samarbeid og
fleire felles rutinar og prosedyrar mellom sjukehusa. Dette vil også kunne betre tilgang til
pasientinformasjon til pasientgruppa som får behandling på fleire sjukehus.
4
Først ute med eResept
Haukeland universitetssjukehus var første norske sjukehus som hausten 2012 tok i bruk
«eResept» på ei avdeling. Voss sjukehus var pilot for prosjektet i 2013, før det vart innført i
resten av regionen. I løpet av fyrste halvår 2014 var «eResept» i bruk ved alle sjukehusa på
Vestlandet.
Enklare rutinar og betre kommunikasjon
Tenesta gir tryggare legemiddelbruk og enklare rutinar for handtering av reseptar både for
pasientar og helsepersonell. Gjennom innføringa av «eResept» kan sjukehusa på ein sikrare
måte følgje med på kva for medisin primærlegen skriv ut. I praksis fungerer dette ved at all
informasjon vert samla i ein felles nasjonal database som alle apotek har tilgang til når
pasienten kjem for å hente medisin. Med andre ord er kommunikasjonen rundt
legemiddelbruk betra betrakteleg, noko som og er med på å redusere uheldige
kombinasjonar av legemiddel.
Sikker legemiddelbruk
«eResept» har stilt store krav til å etablere både ny IKT-infrastruktur og gode
arbeidsprosessar i sjukehusa og apoteka. For å sikre at rett lege skriv ut resept til rett pasient
er det etablert sikkerheitsløysingar med høgaste sikkerheitsnivå (PKI 4). I tillegg er systemet
for «eResept» tett integrert med sjukehusa sine pasientjournalsystem.
Helse Vest IKT bidrar til at Helse Vest fortsatt er langt framme i digitalisering av pasientbehandlinga og gjennom eResept og
KULE medverkar til sikrare legemiddelbruk. Foto: Sjukehusapoteka Vest HF
Eit betre pasienttilbod
Helse Vest IKT har i 2014 aktivt lagt til rette for Helse Stavanger sitt prosjekt
«Helse@hjemme». Den nye løysinga er basert på bruk av nettbrett og gir eit betre og meir
kostnadseffektivt tilbod til pasientane.
Helse Vest IKT har medverka i prosjektet ved å sørgje for teknisk plattform på nettbrett. Det
har òg vorte gjennomført test av løysinga i tett dialog med brukarane. Prosjektet har i første
omgang vore retta mot KOLS-pasientar.
5
Tryggleik i heimen
I praksis fungerer løysinga ved at levande bilete og lyd vert overført mellom pasient og
sjukehus. Tiltaket har gjort det mogleg å gjennomføre daglege konsultasjonar utan at
pasientane treng å møte opp på sjukehuset. På denne måten kan pasientane nyte dei gode
dagane heime.
Leiar av helse@hjemme-prosjektet og Seksjon for innovasjon i Helse Stavanger Anund
Rannestad er begeistra over tilbodet og har stor tru på nytten av prosjektet.
– Det har vist seg at telemedisinsk oppfølging av pasientane etter utskriving har ein positiv
effekt med tanke på tryggleik i heimen og re-innleggingsdøgn, seier han.
Kortare sjukehusopphald
Oppfølginga gjer at pasientane kan skrivast ut tidlegare, og har medverka til ein reduksjon i
mengda med liggedøgn på sjukehuset. Den nye telemedisinske løysinga vil òg vere mogleg å
overføre til andre pasientgrupper etter kvart.
Gunhild Østtveit Kvinen, avdelingssjef ved Dalane distriktsmedisinske senter i Helse
Stavanger, håpar løysinga etter kvart kan nyttast av mellom anna hjertesviktpasientar og
kreftpasientar.
– Vi håper også at tilbodet kan vere eit godt verktøy i samhandlingsreforma for å skape
tettare samarbeid mellom spesialisthelsetenesta og kommunane, seier Østtveit Kvinen, og
understrekar at tilbodet er i tråd med reforma sine intensjonar og forventningar om at
pasientar skal behandlast på så lågt omsorgsnivå som mogleg.
«Helse@hjemme» gjer at pasientane kan ha konsultasjonar heimanfrå og sørgjer for kortare sjukehusopphald.
Foto: Helse Vest RHF.
For meir informasjon om «helse@hjemme» sjå:
http://www.helse-stavanger.no/no/nyheter/Sider/fra-kols-koffert-til-helsehjemme-.aspx
Når alle møter vert ventetida kortare
Sjølv om kapasiteten på poliklinikkane vart auka, var ventelistene lange. Dette fekk Helse
Vest RHF sin HR-direktør til å undre seg over måten helsepersonell planlegg dagen sin på.
Kvifor fekk ikkje pasientane time med ein gong? Resultatet vart «Alle møter».
– Vi såg at vi hadde ein teoretisk kapasitet til å behandle 300 000 fleire pasientar, men
korleis skulle vi klare å utnytte tida betre? Legane sin planleggingshorisont er ofte ikkje meir
6
enn eit par veker, så timar vert tildelt med veldig kort frist. Då er det ikkje så rart at mange
ser seg naud til å endre timeavtalen sin, fortel HR-direktør i Helse Vest RHF Hilde
Christiansen.
Pasientane møter ikkje opp
Opningstider på berre to timar midt på dagen gjer at pasientane ikkje kjem gjennom på
telefon, noko som igjen fører til at mange ikkje møter opp på avtalt time.
I 2012 var det over 82 000 pasientar som ikkje møtte utan å seie ifrå. Det betydde meir replanlegging for sjukehusa og lengre ventetider for pasientane. Prosjektet «Alle møter» fekk
sitt startskot i 2013 som eit samarbeid mellom helseføretaka i føretaksgruppa, Helse Vest
RHF, Helse Vest IKT og Helsedirektoratet.
Service heile døgnet
Ei undersøking i «Alle møter» viste at omlag 40 % av alle innkomande telefonsamtalar er
knytt til spørsmål om informasjon rundt pasientanes timeavtalar. For å få fleire pasientar til
å møte ved å sørgje for betre informasjonsutveksling vart innloggingsløysinga
«Vestlandspasienten.no» lansert
januar 2014. Prosjektet er eit samarbeid med
helsenorge.no som vert utvikla av Helsedirektoratet.
På «Vestlandspasienten.no» kan ein logge seg inn med bank-ID og få oversikt over timeavtaler ved helseføretak på
Vestlandet. Foto: Helse Vest RHF.
Tilbodet gjer at pasientane kan sjå status på tilvisingane sine, legge timen i kalender,
bekrefte at ein kjem til timen, samt sende melding om ein har spørsmål, ønskjer å endre
timen eller å avslutte behandlinga.
Pasientane får i tillegg påminning på SMS når dei får tildelt time og rett før dei skal på
sjukehuset. Om nokon står i fare for å ikkje møte til avtalt time får helsepersonell beskjed
om dette, og kan derfor ringe desse pasientane for å minne dei om timen eller tilby ny time.
Frå november 2014 vert og status for tilvising vist til pasienten gjennom
Vestlandspasient.no.
Helse Vest fekk eHelseprisen for 2014 for arbeidet med Vestlandspasienten.no!
7
Haraldsplass – betre drift og enklare samhandling
I januar 2014 valde Haraldsplass Diakonale sjukehus å nytte Helse Vest IKT som sin
leverandør av IKT-tenester. Sett i lys av den tette samhandlinga mellom Haraldsplass og
helseføretaka i Helse Vest, særleg Helse Bergen HF, er dette samarbeidet innan IKT til nytte
for pasientar og helsepersonell.
Helse Vest IKT har levert ei moderne IKT-løysing til sjukehuset med nytt PC-oppsett basert på
ein oppgradert infrastruktur. Systema som er levert til Haraldsplass er i hovudsak dei same
som helseføretaka i Helse Vest nyttar. Dette gir store fordelar fordi drift av løysingane vert
enklare.
Ved at Helse Vest IKT er leverandør for Haraldsplass er òg samhandlinga mellom sjukehusa i
Helse Vest vorte betre.
Haraldsplass Diakonale Sykehus nyttar no Helse Vest IKT som sin IKT leverandør, noko som fører til betre samhandling for
alle partar. Foto: Helse Vest RHF.
Ny seksjon, betre kvalitet
I 2014 etablerte Helse Vest IKT seksjonen «Test og Innføring». Den nye seksjonen skal levere
kostnadseffektive tenester som aukar kvaliteten på IKT-løysingane i Helse Vest.
Seksjonen vert først og fremst oppretta for å auke kvaliteten på IKT-løysingane som vert
tekne i bruk i Helse Vest, dette ved å bidra med testleiing og testrådgjeving. Dess tidlegare
test vert sett på dagsorden i eit prosjekt, desto tidlegare kan feil verte avdekt. Dette fører òg
til lågare prosjektkostnad.
Eit anna viktig mål med den nye seksjonen er å gjere Helse Vest IKT til ein endå betre partnar
for IKT-relatert endringsarbeid i Helse Vest, gjennom å etablere ein funksjon for
koordinering av leveransar frå Helse Vest IKT til program og prosjekt. Desse leveransane kan
vere både i form av produksjonssetting, tekniske leveransar og tilgang til ulike testmiljø.
8
Oppfølging av styringsdokumentet for Helse Vest IKT for 2013
Det er i nedanfor gitt ei kort oppsummering av resultat i høve dei krav som er gitt i
styringsdokumentet for Helse Vest IKT for 2014, jfr. sak 010/14.
Leveransar
Helse Vest IKT har gjennom heile 2014 arbeid med å levere på dei overordna målsetjingane
som det er peikt på i oppdragsdokumentet. Resultata har vore framlagt både for styret og
for helseføretaka gjennom rapport om verksemda til styret og månadleg servicerapport til
helseføretaka.
E-helse
I styringsdokumentet for 2014 er Helse Vest IKT beden om å arbeide for ei framtidsretta
utvikling av e-helseområdet ved å medverke til effektiv samhandling, betre ressursbruk,
betre pasientsikring og kvalitetsheving i alle deler av behandlingskjeda. Dette er viktig for å
nå måla om heilskaplege helse- og omsorgstenester og ei sterkare pasient- og brukarrolle.
Helse Vest IKT har, saman med Helse Vest RHF og i samarbeid med Helsedirektoratet og dei
andre regionale helseføretaka, deltatt i arbeidet med oppfølging av St. meld. 9: «En
innbygger – en journal». Gjennom «Alle møter» og arbeidet med Vestlandspasienten.no, har
Helse Vest IKT aktivt tatt del i vidareutvikling av tenesta www.helsenorge.no.
Helse Vest IKT har godt samarbeid med Norsk Helsenett SF sine prosjekt for
meldingsutveksling, bruk av adresseregister (OSEAN) og arbeidet med å utvikle HelseCSIRT
(Computer Security Response Team).
Helse Vest har som fyrste region rulla ut eResept til alle legar i alle helseføretak.
Helse Vest RHF har hatt rolla som leiar av Nasjonal IKT sitt systemeigarforum for EPJ.
Gjennom dette arbeidet, og gjennom godt regionalt samarbeid, har det vore arbeidd
systematisk for å førebyggje, forhindre og avdekke svikt/avvik i dei pasientadministrative
systema.
Adm. dir. i Helse Vest IKT sit anna som bisittar (til Herlof Nilssen) i Helse- og omsorgsdepartementet si eHelse-gruppe. Adm. dir. i Helse Vest IKT representerer Helse Vest RHF i
Nasjonalt utval for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT). Adm. dir. i Helse Vest
IKT var i perioden 01.01.2014 – 30.09.2014 også kst. adm. dir. for Nasjonal IKT HF.
Regional samhandling
Helse Vest IKT AS har delteke i arbeidet med å vidareutvikle styringsstrukturen for IKT i Helse
Vest. Dette er prioritert med nødvendige ressursar og kompetanse for å sikre at program og
prosjekt når sine mål i tråd med dei rammene som blir vedtekne for investeringar og volum i
prosjektporteføljen.
9
Kvalitet og utvikling
I styringsdokumentet for 2014 er Helse Vest IKT AS bedt om å arbeide kontinuerleg med
kunnskapsutvikling og kvalitet, og at nasjonale og regionale tiltak som understøttar dette blir
følgt opp.
Helse Vest IKT har etablert eit eige overvakingssenter. Senteret skal samarbeid tett med IKTfagsenter og avdeling Tenesteproduksjon for å sørge for at feil vert avdekka før brukarane
merkar effekten av feilen.
Helse Vest IKT leverer månadleg servicerapport til alle kundar og til kvart styremøte ein
verksemdsrapport som inneheld kvalitetsindikatorar for IKT-produksjonen, oppetid for
system, status for prosjektportefølje, økonomi og personellressursar/fråvær/”turn over”.
Helse Vest IKT har gjennom 2014 delteke i arbeidet med vidareutvikling av «Portefølje,
program og prosess» (PoPP).
Helse Vest IKT har gjennom 2014 vidareført deltaking i det regionale arbeidet med
medisinske kvalitetsregister.
Informasjonssikkerheit
I styringsdokumentet for 2014 er Helse Vest IKT beden om å sørgje for at gjennomarbeidde
risikovurderingar blir lagt til grunn for å oppretthalde nødvendig sikkerheit i IKT-løysingane
og tilgangen til desse.
Helseføretaka er svært avhengige av IKT. Bruk av IKT er kritisk i drifta av helseføretaka og
stiller difor krav om forsvarlige løysingar for beredskap knytt til IKT. Liv og helse for pasientar
ved ei rekkje avdelingar kan verte utfordra ved bortfall av IKT.
Helse Vest IKT arbeider kontinuerleg med tiltak knytt til risiko- og sårbarheita for
infrastrukturen. Risiko- og sårbarheitsvurdering og status for gjennomføring av tiltaksplan
vert lagt fram for styret i Helse Vest IKT minst ein gong årleg.
Helse Vest IKT har i 2014 arbeid med risiko- og sårbarheit i tråd med det regionale
retningslinjene for risikostyring.
Helse Vest IKT har også i 2014 deltatt i arbeidet med vidareutvikling av lov og regelverk på
området, jfr. særleg prosessen som leia til ny lov om pasientjournal vedteken av Stortinget i
juni 2014, og til utkast til forskrift om tilgang til pasientinformasjon mellom verksemder lagt
fram hausten 2014.
Innovasjon
I styringsdokumentet for 2014 er det gitt mål om at Helse Vest IKT skal vidareføre satsinga
på innovasjon i tråd med gjeldande tiltaksplanar og føringar». Helse Vest IKT etablerte i juni
2011 ein eigen seksjon for arkitektur og innovasjon. Seksjonen har gjennom 2014 delteke i
fleire innovasjonsprosjekt i Helse Vest. Helse Vest IKT har gjennom dette arbeidet deltek i
utviklinga av Helse Stavanger sitt prosjektet Helse@hjemme. Arbeidet knytt til innovasjon
10
vart presentert ved ein stand under Forskingsdagane i Bergen hausten 2014. Helse Vest IKT
fekk god respons.
Tiltak på personalområdet
I styringsdokumentet for 2014 er Helse Vest IKT AS beden om å ha høg merksemd kring
helse, miljø og sikkerheit. Helse Vest IKT har følgt dette opp gjennom 2014.
Adm. dir i Helse Vest IKT deltek i dei nasjonale toppleiarsamlingane. Leiargruppa i Helse Vest
IKT har gjennom 2014 deltatt aktivt i dei regionale toppleiarsamlingane. Helse Vest IKT er av
det syn at dette er gode og nyttige samlingar, særleg for å vidareutvikle samarbeidet internt i
føretaksgruppa Helse Vest RHF. Helse Vest IKT har gjennom året 4 leiarsamlingar der alle
leiarane deltek.
Informasjonsteknologi og digitale tenester (E-helse)
I styringsdokumentet for 2014 er Helse Vest IKT beden om bidra til at Regjeringa når sine
overordna mål for IKT-utviklinga i helse- og omsorgstenesta. Desse måla er;
• helsepersonell skal ha enkel og sikker tilgang til pasient- og brukaropplysningar
• innbyggjarane skal ha tilgang på enkle og sikre digitale tenester
• data skal være tilgjengelege for kvalitetsforbetring, helseovervaking, styring og
forsking
Helse Vest IKT har gjennom 2014 arbeid med desse måla gjennom nasjonale prosjekt
(primært gjennom Nasjonal IKT HF og i samarbeid med Helsedirektoratet), gjennom
regionale prosjekt i Helse Vest RHF og ved lokale prosjekt i samarbeid med helseføretaka.
Økonomisk resultat, miljø og likestilling
(Dette vert først ferdigstilt ved godkjenning av årsrekneskap og styret sin årsberetning).
Om miljø
Helse Vest IKT AS er ein ny organisasjon samansett av ulike IT-avdelingar med ulik bakgrunn,
kultur og identitet. Organisasjonsutvikling mot felles verdiar, god lagånd og omstilling frå
forvaltningskultur til ein kundeorientert kultur er viktige utfordringar for selskapet. Ein
opplever å ha komen langt i arbeidet med ein god og felles kultur på tvers av lokasjonar og
avdelingar, internt i selskapet og med føretaka i Helse Vest.
Om likestilling
43% av dei eigarvalde styrerepresentantane er kvinner. 45 % kvinner i styret samla sett. 17 %
av leiinga (inkl. stabsleiarar) er kvinner, 25 % av avdelingsleiarane er kvinner, 24 % av
seksjonsleiarane er kvinner.
Helse Vest IKT AS tilset den best kvalifiserte søkjaren til stillingar uavhengig av kjønn.
Selskapet vurderer det som viktig å ha bredde i arbeidsstyrken og vil føretrekke kvinner i
stillingar innanfor mannsdominerte seksjonar og menn innanfor kvinnedominerte seksjonar,
når andre kvalifikasjonar elles er like.
Styresak
Går til:
Føretak:
Dato:
Sakshandsamar:
Saka gjeld:
Styremedlemmer
Helse Vest IKT AS
27.11.2013
Maria Fehr Johansen, Erik M. Hansen
Møteplan for styret for 2015
Arkivsak
Styresak 085/14 B
Styremøte 10.12.2014
Forslag til vedtak
1. Styret vedtek møteplan for 2015.
Samandrag
Viser til sak 075/14 vedr. Forslag til møteplan for 2015. Administrasjonen har i denne saka lagt fram
endeleg møteplan for styret for 2015, denne er i tråd med vedtak gjort i sak 075/14.
Møteplan for 2015
-
Mandag 16. mars 2015, styremøte, kl. 13.00 - 16.00, Stavanger
Torsdag 23. april 2015, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse
-
Torsdag 18. juni 2015, styreseminar kl. 15.00 – 19.00, middag kl. 20.00, Bergen
Fredag 19. juni 2015, styremøte 08.30 – 13.00, styremøte, Bergen
-
Onsdag 16. september 2015, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse
-
Onsdag 18. november 2015, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse
-
Onsdag 2. desember 2015, middag for styret kl. 19.30, Bergen
Torsdag 3. desember 2015, styremøte, 08.30 - 14.00, Bergen
1