Transcript Invitasjon og årsberetningen

MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Innkallelse til årsmøte 19. april 2014 kl 12:00
Styret i Myrefjell og Omegn hytteforening ønsker med dette velkommen til årsmøte,
påskeaften lørdag 19. april 2014 kl. 12:00, utenfor hytta til Norsk Folkehjelp ved Sundtjønn.
Den foreslåtte sakslisten er som følger:
1. Valg av
a. referent
b. to personer til å underskrive protokoll
2. Styrets beretning
3. Godkjenning av regnskapet for 2013
4. Godkjenning av budsjett 2014
5. Valg
a. Medlemmer til styret
b. Valgkomite 2 personer
c. Revisor
d. Medlemmer løypekomite
6. Innkomne skriftlige forslag
7. Eventuelt
Eventuelle forslag til saker til årsmøtet
Forslag om evt andre saker til årsmøtet sendes, ihht vedtektene, skriftlig innen 29. mars 2014 til
e-postadresse [email protected] eller pr. brev til Ole Bjørn Sjulstad, Bjørnebærveien 16, 3032
Drammen.
Påskeskirenn
Vi viderefører tradisjonen med påskeskirenn i samarbeid med Norsk Folkehjelp. Rennet starter
kl. 14:00 påskeaften, og vi ønsker alle små og «store» barn velkommen!
Thore Steffensen er koordinator for selve arrangementet (email [email protected], mobil
95086758).
Side 1
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Ad sak 2 - Styrets årsberetning
Styret har i perioden bestått av:
Styremedlem og nestleder:
Styremedlem og ansvarlig
løypekomite
Styremedlem og kasserer:
Styremedlem og sekretær:
Styremedlem og leder fiskekomite:
Styreleder:
Varamedlem:
Varamedlem:
Thore Steffensen
Ole Petter Hobbelstad
Bent Eikmo
Rune Reffhaug Johansen
Knut Nordahl
Ole Bjørn Sjulstad
Morten Strøm Andersen
Arne Erkki Kristoffersen
Annet:
Revisor:
Valgkomite:
Koordinator hyttenummer:
Løypekomite:
Web-kamera:
Web-siden:
Styrerepresentanter til Vegglifjell
friluftslag (utmarkslag):
Deltakere i Søre Vegglifjell
Grunneierlags årsmøte / styremøter
Deltaker i Skjærbrekka veilags
årsmøte
Paul Røland
Helge Wetterstad og Thore Steffensen
Finn Otto Moskvil
Ole Petter Hobbelstad (leder), May Britt
Andersen, Harald Hassel, Arne Erkki
Kristoffersen, Lars Kvadsheim, Bjørn
Nordahl, Paul Røland, Knut Håkon
Berglia, Svein Holthe
Bent Eikmo
Ole Bjørn Sjulstad
Ole Petter Hobbelstad,
varamedlem Ole Bjørn Sjulstad
Ole Bjørn Sjulstad, Ole Petter Hobbelstad
Thore Steffensen
Det har i perioden fra forrige årsmøte vært avholdt 6 styremøter. I tillegg har representanter for
styret deltatt i styremøter arrangert av Vegglifjell Friluftslag BA / Vegglifjell Utmarkslag, i
Skjærbrekka fiskelag, i Søre Vegglifjell Grunneierlag, og i Skjærbrekka veilag.
Det har vært jobbet med følgende hovedsaker i perioden:
 Videreutvikling av skiløypenettet og løypekjøring i området
 Dugnad skiløypenettet, sykkelforbindelse sør-nord, noe stiarbeid
 Fiskekortordning
 Web-kameraets funksjon og plassering
 Modernisering av administrative rutiner
Betalende medlemsmasse siste år er stabil, dvs. som forrige sesong på om lag 330 betalende
medlemmer. Det er imidlertid alltid rom for flere medlemmer og vi håper at dere kan være
ambassadører og rekruttere eventuelle hyttenaboer eller bekjente i området.
Side 2
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Skiløypenettet og løypekjøring
Skiløyper
Snøen kom relativt tidlig til Vegglifjell denne sesongen. Julen 2013 var Vegglifjell et av få
områder med skimuligheter. Vi er svært godt fornøyd med at vi nå har nådd frem med budskap
om tidligpakking med snøscooter. Dette fungerte bra i år.
Forholdene i juleferien var svært bra, selv om det var noen diskusjoner hvor tidlig det er mulig å
kjøre med tråkkemaskin. I januar og februar kom det unormalt mye snø. I perioder opp mot 2
meter løs nysnø. Løypekjører gjorde en bra jobb under vanskelige forhold.
Forberedelser til ny avtale for løypekjøring.
Gjeldende avtale mellom Vegglifjell Friluftslag og løypekjører Olav Svensrud går ut etter denne
sesongen etter 3 år. Styret har engasjert seg i og bidratt i arbeidet med å utforme en
tilbudsinvitasjon for ny avtale. Intensjonen er at friluftslaget signerer en nye 3-5 års avtale før
sommeren.
Samarbeid med Grunneiere i Søre Vegglifjell
Hytteforeningen har et godt samarbeid med Søre Vegglifjell Grunneierlag. Representanter fra
vårt styre er invitert til Grunneierlagets styremøter og årsmøte. Grunneierne viser stor vilje til å
legge til rette for fritidsaktiviteter i fjellet, selv om vi og friluftslaget har hatt diskusjoner med to
enkeltgrunneiere om bruk av grunn for preparering av skiløyper.
For inneværende sesong er det kommet til enighet med grunneieren i Rollag – Buskerud, mens
det fortsatt er uavklart med grunneier i Telemark. Det jobbes videre med dette kommende år.
Dugnad på Søre Vegglifjell høsten 2013
Myrefjell og Omegn hytteforening inviterte til dugnad 5. oktober. Det var svært godt oppmøte,
mellom 30 og 40 medlemmer deltok på dugnaden. Alle planlagte oppgaver ble gjennomført.
Friluftslaget hadde i forkant tilrettelagt med materiell (såfrø, plank og skruer).
Berørte grunneiere var kontaktet av Søre Vegglifjell Grunneierlag.
Det ble satt opp staur og det ble ryddet og kvistet i mange deler av løypenettet. I tillegg ble det
bygget flere klopper og sådd til etter maskinpreparering.
Et viktig initiativ fra Friluftslaget er starten på sykkeltrase mellom Sør og Nord. Trase er valgt og
grunneiere har gitt sin samtykke. En del rydding er allerede foretatt, men dette er et prosjekt som
vil kreve en del innsats og ta litt tid. Grunneier ønsker begrenset bruk av maskinelt utstyr.
Planer om utbedringer på dugnad sommer/høst 2014:
- Utvidelse av en klopp i traseen ved Kroktjønn + 2 klopper mellom Myrefjell og
Skjærbrekka.
-
Bygge klopp over bekken som renner ut av Nordre Kjølvann
Videre rydding, planering og gruslegging av sykkeltrase mellom Svartløk og Svartli
-
Bygge klopp i nedre del av Grohølsrunden (Skjærbrekka)
Rydding, kvisting og merking av sommerstier i samråd med grunneierlaget.
-
Kvisting / rydding av Matfisk-runden
Side 3
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Forventninger til utbedringer i regi av grunneierforeningen/Friluftslaget 2014:
- Utbedre klopp i Sundtjønn-oset
- Utbredding av skitraseen langs Sundtjønn
- Maskinell utbedring i deler av Grohølsrunden (skjærbrekka)
-
Planering og gruslegging av sykkeltrase.
Løpende status for løypekjøringen har vært å finne på websiden www.vegglifjell.no og på
www.skisporet.no.
Vi har fortsatt en avtale med Norsk Folkehjelp om kjøring av scooterløypen mot Øvre Fjellstul
som kjøres opp ifm vinterferien og fram til og med påskeferien.
Fiskekortordning
Fiskekortordningen ble utvidet i løpet av 2013. I tillegg til å kunne benytte medlemskapet til
stangfiske (to stenger) i spesifiserte vann i området til Skjærbrekka Fiskeforening, så ble Sørkje
Fiskelag med på samme ordning. Intensjonen er å videreføre ordningen, gitt at en kommer til
enighet om kommersielle betingelser.
Webkamera / værstasjon
Etter forrige sesong ble web-kameraet tatt ned fra Folkehjelpshytta for omfattende testing. En har
nå fått kameraet til å fungere tilfredsstillende, og det er enighet med friluftslaget om en
«vinterposisjon» og «sommerposisjon». I tillegg kan interesserte også se mer detaljert værdata fra
den fungerende værstasjonen.
Vedlikehold av hytteeierregisteret
Hytteforeningen ønsker at vårt register over hytteeiere til enhver tid er oppdatert. Her er vi
avhengig av at dere sender oss oppdatert informasjon når det skjer eierskifte eller at deres
bostedsadresse endres. Send dette til vår kasserer ([email protected]), som mange allerede har
gjort siste år.
Ellers oppfordres fortsatt hytteeiere til å lage nødplakat som kan henges opp på hytta. Denne kan
lages på http://www.startkart.no/nor/Land/Kart og produkter/Nordplakat/ og kan suppleres med
telefonnummer til Folkehjelpshytta.
Side 4
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Ad sak 3 - Regnskap 2013
Side 5
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Kommentarer til regnskap for 2013:
Konto
Kommentar
Eiendeler/Gjeld
1920 Bruks konto
2400 Gjeld
Ubetalt faktura fra 2012 for Netcom mobilt bredbånd - web camera
Kostnader
6010 Løypekjøring
Til Vegglifjell utmarkslag og Folkehjelpen for løypekjøring i Søre Vegglifjell
6020 Nettsider
Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no
6030 Styremøter
6040 Drift WebKamera
Kostnader i forbindelse med data abonnement
6100 Kontingent Organisasjon
Vegglifjell Friluftslag og Norges Hytteforbund
6303 Fiskekortavtaler
Avtale med Sørkje og Skjærbrekka fiskelag
6370 Dugnad/løyper/badeplasser
6800 Kontorrekvisita
Materiell i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse
6810 IT kostnader
StyreWeb - verktøy for regnskap, medlemsregister og kontingenthåndtering
6940 Porto
Porto i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse
7770 Bank og kortgebyr
7790 Andre kostnader
Inntekter
3200 Kontingent medlemmer
332 Medlemmer
3960 Andre inntekter
Barneskirenn Påsken 2013
8040 Renteinntekter
Årsresultat
Årsresultat for 2013 ble på kr 42477,24. Bakgrunn for overskuddet for 2013 begrunnes med at innbetaling for
løypekjøring basert på ny kontingent ikke ble justert opp før andre halvår 2013, forbruket generelt var noe lavere
enn antatt samt at det også kom et lite positivt bidrag fra startkontingent for barneskirennet 2013.
Side 6
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Ad sak 4 - Budsjett 2014
Side 7
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Kommentarer til budsjett for 2014 :
Konto
Eiendeler/Gjeld
1920 Bruks konto
2400 Gjeld
Kostnader
6010 Løypekjøring
6020 Nettsider
6030 Styremøter
6040 Drift WebKamera
6100 Kontingent Organisasjon
6303 Fiskekortavtaler
6370 Dugnad/løyper/badeplasser
6800 Kontorrekvisita
6810 IT kostnader
6940 Porto
7770 Bank og kortgebyr
7790 Andre kostnader
Inntekter
3200 Kontingent medlemmer
3960 Andre inntekter
8040 Renteinntekter
Årsresultat
Budsjettet er i balanse for 2014
Kommentar
Beløp er i hovedsak basert antall fult betalende medlemmer. Liten økning
basert på en moderat økning i medlemsmassen (Snitt på 332 fult betalende
medlemmer for 2014). Det er lagt inn en ekstra pott på kr 15000 for ekstra
kjøring fra Folkehjelpen.
Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no
Diverse kostnader i forbindelse med styremøter
Kostnader i forbindelse med data abonnement
Vegglifjell Friluftslag og Norges Hytteforbund
Videreføring av avtale med Sørkje og Skjærbrekka fiskelag
Ikke planlagt aktiviteter som krever annet enn arbeidsinnsats for 2014
I forbindelse med utsendelse av kontingent
StyreWeb - Verktøy for vedlikehold av medlemsregister,
kontingentfakturering, regnskap og utsendelse av informasjon.
I forbindelse med utsendelse av kontingent
Ny avtale med DNB med reduserte gebyr
Blant annet innkjøp av utstyr til barneskirenn
Basert på en moderat økning på 6 medlemmer til totalt 338
Startkontingent fra barneskirenn Påsken 2014
Styret
Side 8
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Ad sak 5 – Valg
Valgkomiteen har bestått av Helge Wetterstad og Thore Steffensen.
Følgende styremedlemmer er på valg
ved årsmøtet i 2014
Valgkomiteens innstilling
Styremedlem Thore Steffensen
som nytt medlem velges Per Hobbelstad
Styremedlem Bent Eikmo
gjenvalg
Styremedlem Ole Petter Hobbelstad
gjenvalg
Revisor Paul Røland
gjenvalg
Løypekomite
gjenvalg
Valgkomite Thore Steffensen
Helge Wetterstad
gjenvalg
ett styremedlem som går ut av styret i årsmøtet 2015
Valgkomiteen
Side 9
http://www.vegglifjell.no/myrefjell