Transcript helios 4 - Notaplan

HELIOS 4
HELIOS 4
Quick Guide
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Velkommen til Helios 4 veiledning.
Veiledningen er en introduksjon til Helios 4 menynavigasjon, bruk av snarveier og linker, vedlikehold av
kartoteker, normal bruk av ordrebildet og generell kundeoppfølging.
Generelt om denne Quick Guiden:
Tegnene [ ] henviser til en tast. F.eks. [F9] = trykk på funksjonstasten F9
[V] = trykk på bokstavtasten V eller v
Når noe står med Fet skrift, er det et menypunkt eller en funksjon.
Når det i en meny er en bokstav med strek under, betyr dette at man kan taste den markerte
bokstaven for å starte funksjonen.
Start av Helios-avsnittet er meget detaljert, da det er en del grunnleggende funksjonalitet som virker
på samme måte i hele Helios.
Dersom du ser dette ikonet:
- så angir dette en smart snarvei i systemet.
Denne boksen brukes til å vise tilleggsmuligheter i Helios, som ikke er påkrevet for å kunne fullføre
en operasjon i programmet, men snarere en beskrivelse av noe som man kan få god bruk for.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Start av Helios ............................................................................................................................................. 4
Menysystemet .............................................................................................................................................. 7
•
Helios hovedmeny............................................................................................................................. 7
•
Undermenyer..................................................................................................................................... 9
Funksjonstaster og verktøysknapper i Helios ........................................................................................ 10
•
Verktøysknapper i Helios desktop .................................................................................................. 10
•
Tastatur-funksjoner og tilsvarende verktøysknapper...................................................................... 11
•
Verktøysknapper i ordrebildet ........................................................................................................ 12
•
Verktøysknapper i kassekladden..................................................................................................... 14
•
Samlet oversikt på verktøysknapper ............................................................................................... 16
Opprettelse av faste kartoteksdata .......................................................................................................... 18
•
Legge inn firmaopplysninger .......................................................................................................... 19
•
Opprette kunder: ............................................................................................................................. 20
•
Opprette kundens bil: ...................................................................................................................... 21
•
Opprette varer: ................................................................................................................................ 22
•
Grupper – redigere eller opprette .................................................................................................... 23
Bruk av ordrebildet .................................................................................................................................. 25
•
Opprette Ordre (åpen ordre)............................................................................................................ 25
•
Opprette Tilbud ............................................................................................................................... 27
•
Lage kreditnota (kreditfaktura) ....................................................................................................... 27
•
Hvordan kreditere en bestemt faktura ELLER rette opp en feil på utskrevet faktura ................... 27
•
Skrive ut formular (Eller: å skrive ut original faktura igjen) .......................................................... 29
•
Fakturering til forsikringsselskap.................................................................................................... 30
Linker - sparer deg for tid og arbeid...................................................................................................... 33
•
Norsk Bildelkatalog ........................................................................................................................ 33
Kundeoppfølging og rapporter ................................................................................................................ 36
•
Registrere innbetalinger fra kunder................................................................................................. 37
•
Utskrifter som gir oversikt og kontroll over utestående beløp hos kunder..................................... 41
•
Renteberegning på utestående beløp............................................................................................... 45
•
Purrebrev til kundene ...................................................................................................................... 46
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Start av Helios
Kjører du Helios på en egen server eller eks. på NotaPlan ASP Server, må du først koble deg opp mot
denne.
Helios startes med et dobbeltklikk på Helios ikonet.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Helios starter med et velkomstbilde - klikk for å komme til adgangskontroll.
Tast Brukernavn samt evt. Passord, klikk på Ok eller [Enter]
Nå starter Helios desktop og firmamenyen vises
Trykk [v] eller klikk på "Velg firma", eller bruk piltaster (på tastaturet) for å velge og trykk [Enter]
(du finner raskt ut hvilken metode du foretrekker å bruke).
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
For å velge et annet firma enn vist, skal du klikke på linjen med
Velg riktig firma, og trykk på [Enter] eller klikk på OK knappen. For å avbryte, kan du trykke [Esc] eller
klikke på Avbryt knappen.
Merk: Ikonet
betyr at det finnes en valgliste tilgjengelig. Listen vises ved å klikke på ikonet og du
velger så det ønskede valg ved å klikke igjen.
Helios starter da opp og stiller seg i Hovedmenyen for det aktuelle firma.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Menysystemet
Helios hovedmeny
Noen menyer har undermenyer som kommer frem etterhvert som man velger punkter.
Derfor er det 3 kolonner Hovedmenyen. Det kan navigeres med Mus + klikk, Piler eller de understrekede
_ bokstaver.
Menyvalgene Salg/Ordre/Ordre kan velges på disse 3 alternative metoder:
Metode 1) Klikk på Salg
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Ny Meny vises i den midterste kolonnen. Klikk på Ordre
Ny meny vises i den høyre kolonnen. Klikk på Ordre igjen.
Og funksjonen startes.
Metode 2) Velg ønsket menyvalg med [Pil] og trykk [Enter]
Metode 3) Trykk [S] [O] [O] etter hverandre, og funksjonen startes. Det kan brukes store eller små
bokstaver (uten betydning).
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Undermenyer.
Det finnes også undermenyer i Helios.
Her velges den ønskede undermeny med musen ved å klikke på ønsket liste eller
med [Pil] og [Enter]
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Funksjonstaster og verktøysknapper i Helios
Verktøysknapper i Helios desktop
Ikon
Beskrivelse
Hjelp må p.t. hentes på www.notaplan.no under Support
Marker
Klipp
Kopier
Sett inn
Angre
Verktøy
Hovedmeny - viser firmamenyen
Verktøy har en undermeny som gir adgang til forskjellige oppsetninger, avhengig av fra hvor den
aktiveres.
Innstilling: Her tilpasses skjermbilder
Nullstille brukerliste: Om behovet oppstår
Sortér registre: Om behovet oppstår
Gjenoppbygg saldi: Om behovet oppstår
Om HELIOS: Viser velkomstbilde med systemopplysninger
Innstillinger: er det eneste av disse valgene du kan starte når du er inne i Helios (dvs. har valgt ditt
firma og er i ”Hovedmeny”). De andre kan bare aktiveres før ”Hovedmeny” i Helios er startet.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Tastatur-funksjoner og tilsvarende verktøysknapper
Tabell 1
Tast(er)
Ikon
Beskrivelse
F1
Benyttes ikke p.t.
F2
Liste/Søking
F3
Lagre/Godkjenn inntasting
F4
Hent data
F5
Gjenta verdien fra forrige felt / feltet rett
ovenfor.
F6
Åpner opp et kartotekskort for å redigere
den aktuelle posten du står på.
F7
Notatfelt/Kommentar
F8
Tilføy
F9
Sett inn
F10
Slett
F11
Benyttes ikke p.t.
F12
Benyttes ikke p.t.
Esc
Avslutt/Avbryt
Første post
[PageUp]
Forrige post
[PageDown]
Neste post
Siste post
Liste
Vis kort (kartotekskort)
Kontakter
Tilføy
Brukes til listeutskriving
Gjenta forrige kriterier
Fyller ut boksen med de sist brukte
opplysningene
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
De neste avsnittene viser resten av verktøyene som finnes i Helios. Det er tilfeldig hvilke funksjoner som
vises. Verktøyene har samme virkemåte uansett hvilken funksjon de finnes i.
Verktøysknapper i ordrebildet
Linje 1
Linje 2
Her er det 2 forskjellige verktøyslinjer.
Linje 1
Under og på neste side er det en forklaring til de verktøysknapper som er i verktøylinje 1, og som ikke er
omtalt i Tabell 1 på forrige side.
Ikon
Beskrivelse
Kopier ordre/faktura til ny åpen ordre
* Ikke i bruk i norsk versjon*
* Ikke i bruk i norsk versjon*
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Start registrering av bilsalg
Lakkmodul - * Ikke i bruk i norsk versjon*
Start tidsregistrering
Bildehåndtering (for den aktuelle bil i ordrebildet /
bilkartoteket).
Viser rapport over dekningsbidrag ordre/faktura
Funksjonen åpner en undermeny til forhåndsvisning av
ordre/faktura.
Linje 2
Under er det en forklaring til verktøy som er i underopplysningene, og som ikke er omtalt i Tabell 1 (på
de 2 foregående sider).
Ikon
Beskrivelse
Hopp til første linje på ordre
Hopp til siste linje på ordre
* Ikke i bruk i norsk versjon *
Hent linjer fra kjøpsordre
Kopiér fra feltet ovenfor
Hent servicenumre
Merk:
Hvis du er ferdig med å taste inn i ordrehodet (øvre del av ordrebildet) - kan du trykkke [Ctrl]+[Enter].
Markøren vil da hoppe ned fra ordrehodet (hovedopplysninger) og ned til ordrelinjene (varelinjene).
[Ctrl]+[PageUp] blar tilbake i ordrekartotek til den forrige ordre/faktura for den gjeldende kunde.
[Ctrl]+[PageDown] blar fram i ordrekartotek til den neste ordre/faktura for den gjeldende kunde.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Du må bruke musen og klikke for å komme fra fane til fane. F.eks. fra Generelt til Diverse:
Verktøysknapper i kassekladden
Her er det nye verktøysknapper:
Se neste side for nærmere beskrivelse på disse.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Under er det en forklaring til de nye verktøy som ikke er omtalt i Tabell 1.
Ikon
Beskrivelse
Vis posten som kartotekskort
Vis posteringer. Hvis kontonummer er utfylt, vises en liste
over de posteringer som er åpne på det gjeldende
kontonummer. Hvis det er en innbetaling, hvor det er flere
åpne poster, kan de velges i valgboksen ”Tag” til venstre.
Se figur 2.
Vis poster sortert på forfallsdato.
Avhengig av reskontro type; viser ordreoversikt
Vis avtemmingsrapport. Inkluderer kun de hovedbokskonti
som er avkrysset i feltet ”Avstem” i kontoplanen.
Figur 2
Merk:
Hvis du er ferdig med å taste inn på linjen, kan du trykkke [Ctrl]+[Enter] for å hoppe til ny posteringslinje.
Dette vil også registrere/lagre den aktuelle posteringen.
Man kan ikke lage blanke linjer, samt linjer med 0 i beløp.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Samlet oversikt på verktøysknapper
Tast(er)
Ikon
Beskrivelse
F1
Benyttes ikke p.t.
F2
Liste/Søking
F3
Lagre/Godkjenn inntasting
F4
Hent data
F5
Gjenta verdien fra forrige felt / feltet rett ovenfor.
F6
Åpner opp et kartotekskort for å redigere den aktuelle
posten du står på.
F7
Notatfelt/Kommentar
F8
Tilføy
F9
Sett inn
F10
Slett
F11
Benyttes ikke p.t.
F12
Benyttes ikke p.t.
Esc
Avslutt/Avbryt
Første post
[PageUp]
Forrige post
[PageDown]
Neste post
Siste post
Liste
Vis kort (kartotekskort)
Kontakter
Tilføy
Brukes til listeutskriving
Gjenta forrige kriterier
Fyller ut boksen med de sist brukte opplysningene
Kopier ordre/faktura til ny åpen ordre
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Tast(er)
Ikon
Beskrivelse
* Ikke i bruk i norsk versjon *
* Ikke i bruk i norsk versjon *
Start registrering av bilsalg
Lakkmodul * Ikke i bruk i norsk versjon*
Start tidsregistrering
Bildehåndtering (for den aktuelle bil i ordrebildet /
bilkartoteket).
Viser rapport over dekningsbidrag ordre/faktura
Funksjonen åpner en undermeny til forhåndsvisning av
ordre/faktura.
Hopp til første linje på ordre
Hopp til siste linje på ordre
* Ikke i bruk i norsk versjon *
Hent linjer fra kjøpsordre
Kopiér fra feltet ovenfor
Hent servicenumre
Vis posten som kartotekskort
Vis posteringer. Hvis kontonummer er utfylt, vises en liste
over de posteringer som er åpne på det gjeldende
kontonummer. Hvis det er en innbetaling, hvor det er flere
åpne poster, kan de velges i valgboksen ”Tag” til venstre.
Se figur 2.
Vis poster sortert på forfallsdato.
Avhengig av reskontro type; viser ordreoversikt
Vis avtemmingsrapport. Inkluderer kun de hovedbokskonti
som er avkrysset i feltet ”Avstem” i kontoplanen.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Opprettelse av faste kartoteksdata
For å kunne bruke programmet til daglig, trenger du noen grunnleggende opplysninger i systemet – som
kunder, varer og biler. Dette er viktige kartoteker – og har en viktig sammenheng med ordreregistrering
og fakturering. Her er en liten skisse på sammenhengen mellom ordrebildet, kunden, bilen og varene:
Kunderegister
Bilregister
Ordrebilde
Lagerregister
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Bokføringsgrupper
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Legge inn firmaopplysninger
Før du begynner med de vanlige kartotekene, bør du sørge for at de nødvendige opplysninger om deres
firma er lagt inn. Det er da snakk om f.eks. firmanavn, adresse, tlf, e-post, organisasjons nr.,
bankkontonr, osv.
Velg System, Diverse parametre i menyen. Nedenfor vises et eksempel på utfylt skjermbilde:
På forhånd er det allerede opprettet noen få standard varer og kunder i Helios. Her følger en kort
forklaring til hvordan du kan legge til flere opplysninger.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Opprette kunder:
1. Velg: Kunde, Kunderegister. Du får dette skjermbildet opp:
2. Fyll ut Kundenummer. (Eller trykk på knappen ”Neste kundenr.”)
3. Fyll ut resten av de opplysninger du ønsker å ha, og lagre opplysningene med [F3] eller
klikk på knappen
.
Det finnes også en snarvei direkte fra ordrebildet.
Knappen
når du står i feltet kundenummer:
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Opprette kundens bil:
1. Velg: Bil, Bilregister :
2. Tast inn Reg. nr. /merke/modell osv. (Eller importér fra Norsk Bildelkatalog).
Dette knytter bilen sammen med eieren.
3. Sett markøren på feltet ”Kundenr” (midt i 1. kolonne) og trykk [F2] eller knappen
:
Søk etter kunden ved å skrive inn navnet i kolonnen ”Navn” og trykk [Enter].
4. Velg Kunden som eier bilen, og lagre opplysningene med [F3] eller knappen
Du har nå fått registrert bilen ferdig, med dens rette eier.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
.
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Det finnes også en snarvei direkte fra ordrebildet:
Knappen
når du står i feltet Basisnummer:
Opprette varer:
1. Velg: Lager, Lagerregister:
2. Tast inn ønskede opplysninger for den nye varen. Feltet Gruppe er viktig! Med dette lagt
inn, vil du kunne få salgsstatistikk alt etter som hvilken gruppe du velger på varen. Med
[F2] eller knappen
får du en liste på eksisterende grupper (Merk: Dette kalles også for
Bokføringsgrupper ).
3. Lagre opplysningene med [F3]
Det finns også en snarvei direkte fra ordrebildet:
Knappen
når du står i feltet Varenummer på ordrelinjen
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Følgevare:
I Helios har du mulighet for å kjede sammen forskjellige varer. F.eks. kan verkstedmateriell
automatisk komme opp når du taster inn arbeidstime.
1. Velg: Lager, Lagerregister
2. Opprett den varen som skal ”følge med” f.eks. VM – Verkstedsmateriell. Lagre med [F3]
eller
knappen.
3. Gå inn på den varen som skal ”hente” følgevaren. F.eks arbeidstime.
4. Gå ned til feltet ”Følgevare”. Trykk [F2] eller klikk
. Velg f.eks. VM – Lagre med [F3]
eller
knappen.
Grupper – redigere eller opprette
Du kan splitte salget opp i forskjellige grupper f.eks. arbeid, deler, olje, osv. Du kan opprette så
mange grupper du vil. Hver vare bør tilknyttes en gruppe. Legg for øvrig merke til at en
”Gruppe” også kalles for en ”Bokføringsgruppe” eller ”Varegruppe” i Helios!
Ved konsekvent bruk av grupper, får du over tid muligheten til å få ut statistikker på salget
innenfor de enkelte grupper – og også mulighet til å kjøre prisjustering på en bestemt
varegruppe (uten at øvrige varer endres).
Når du fakturerer eller skriver ut kreditnotaer (kreditfaktura), vil virkningen regnskapsmessig
inne i Helios – dvs. hva som bokføres på hvilke hovedbokskonti, styres av disse bokføringsgruppene. Dette skjer automatisk når du skriver ut en faktura, kontant faktura, kreditnota og
kontant kreditnota.
På hver "vare" i lagerkartoteket er det tilknyttet en Gruppe. Dersom en vare ikke har noen
gruppe, blir salget automatisk bokført på den kontoen som er angitt i feltet "Varesalg" i systemoppsettet (menyvalg: System, Diverse parametre, klikk deretter på arkfanen Konti).
Hvordan endre gruppe på en vare
a) Du kan undersøke hvilke grupper som benyttes på varene i Helios (de som er lagt inn
med egne varenumre). Fra Helios hovedmeny går du inn på Lager, Lagerregister.
b) Hent fram en vare du vil sjekke varegruppen på. Bruk [F2] eller knappen
opp.
for å slå
c) Sjekk nå hva som står i feltet "Gruppe". Hvis det står angitt feil gruppe på en vare - kan
du selvsagt endre dette med det samme. Da velger du en annen gruppe ved først å
trykke
og deretter [Enter] på ønsket gruppe. Husk å lagre med [F3] eller
knappen.
d) Fortsett med punktene a – c til du har sjekket alle varene du ønsker å se på.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Hvordan lage ny gruppe eller endre hovedbokskonto (salg/kjøp) en gruppe styrer til
Når du ønsker å lage en ny gruppe, eller f.eks. endre på hvilke salgskonti en bokføringsgruppe
posterer på (når det faktureres) – kan du gjøre som følger:
a) Fra Helios hovedmeny velger du System, Tabeller, Bokføringsgrupper. Du får opp
bildet som vist under:
b) Hvis du ønsker å lage en ny gruppe (varegruppe), kan du først sette inn en ny linje i
tabellen ved å trykke [F9] eller knappen
. Deretter kan du taste inn et passende navn
på gruppen i 1. kolonne ( ”Gruppe”). Du trenger nå minimum å taste inn riktig kontonr. for
”Salg” og ”Rabatt salg” - se neste punkt.
c) For å angi de hovedbokskonti som gruppen skal bokføre på (i Helios regnskapet) –
trenger du minimum å taste inn dette i kolonnene "Salg" og "Rabatt salg" (avmerket i
bildet over). Ved behov, kan du legge til flere kontonumre i de øvrige kolonner.
d) Inntastingen lagres ved å trykke [Ctrl] + [Enter]. Din markør vil også skifte til ny linje når
du gjør dette.
e) Når du er ferdig med vedlikeholdet av bokføringsgruppene, avslutter du med [ESC].
Det finnes også en snarvei direkte fra lagerregisteret:
Knappen
når du står i feltet Gruppe:
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Bruk av ordrebildet
Opprette Ordre (åpen ordre)
(Arbeidsordre/ Faktura)
1. Velg: Salg, Ordre, Ordre. Alternativt (raskere metode) kan du trykke [S] [O] [O] på
tastaturet. Du får nå dette skjermbildet opp:
Finn riktig kunde
2. Nå – ta stilling til ett av følgende spørsmål (velg én):
a) Er kunden kommet for å levere sin bil hos dere – gå direkte til punkt 4.
b) Skal kunden ikke levere sin bil (f.eks. bare betale for noen deler/rekvisita) – gå videre til
punkt 3. under.
3. Trykk [F2] eller klikk
for å finne riktig
kunde. Du søker ved å skrive direkte inn i
kolonnen ”Navn” (eller ”Nummer”) og så
trykke [Enter]. Hvis det er riktig kunde som
ble funnet, så skal du trykke [Enter] igjen. Gå
videre til punkt 5.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
Tast inn varelinjer
Eller: Finn riktig bil
HELIOS 4
4. Gå til feltet
. Trykk [F2] eller klikk
for å finne riktig bil. Du
søker ved å skrive direkte inn i kolonnen ”Registreringsnr” (eventuelt ”Kundenr” eller ”Navn”)
og så trykke [Enter]:
Hvis det er riktig bil som ble funnet, så skal du trykke [Enter] igjen.
5. Trykk [Ctrl] + [Enter] samtidig (For å hoppe ned til varelinjene). Gå til kolonnen
”Varenummer” med [Enter].
6. Nå kan du enten skrive varelinjen direkte inn (taste varenr) eller ved å slå opp i ditt
varekartotek med [F2] eller knappen
.
7. Når ordren er ferdig utfylt (så langt) lagres den med [F3] eller
knappen.
Skriv ut
Du har valget nå, om du vil ha en utskrift av dette. De mest vanlige utskriftene er Arbeidskort,
Faktura, Kontant faktura, Kreditnota, Kontant kreditnota og Tilbud.
Hvis du ikke vil skrive ut ordren nå med en gang, så kan du avslutte ordrebildet ved å trykke
[Esc]. Da kan du se helt bort i fra punkt 8. nedenfor!
8. Klikk på knappen
, så får du en liste på tilgjengelige utskrifter. Velg det du vil ha skrevet
ut. OBS! Hvis du skriver ut fakturaen, så blir den låst (stengt) i Helios. Den kan da ikke
endres på etterpå!
E-post
I Helios4 har du også muligheten til å sende faktura, kreditnota, tilbud, osv. på
e-post til kunden. Du trenger bare å klikke på knappen
og så velge hva du
vil ha sendt.
Forhåndsvisning
Du har muligheten til å se hvordan ordren/fakturaen blir seende ut – før du skriver den ut på
papir. Du skal da klikke på knappen
og velge ”Preview ordre”.
Kommentarer
Hvis du trenger å skrive noen utfyllende kommentarer på ordren (skrives ut på bl.a.
arbeidskortet og fakturaen) – kan du trykke knappen
og skrive det du ønsker.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Opprette Tilbud
Dette kan gjøres på 2 måter. Du kan selv velge hvem av de du vil bruke. Forskjellen på de to er
at den ene starter utskriften med en gang (noe den andre metoden ikke gjør).
Med direkte utskrift
1. Opprett en ordre slik det er beskrevet ovenfor. Utfør trinnene fram til og med punkt 7.
2. Klikk på knappen
, og velg ”Tilbud”.
3. Utskriften vil da starte og ordren er nå gjort om til et tilbud.
4. Lagre med [F3] eller
knappen.
Ikke utskrift
1. Opprett en ordre slik det er beskrevet ovenfor. Utfør trinnene fram til og med punkt 7.
2. Gjør dette til et tilbud ved først klikke på
i det øverste feltet:
3. Velg alternativet ”Tilbud”. Lagre med [F3] eller
knappen.
Hvis tilbudet senere skal endres tilbake til en Ordre, klikker du på samme sted som nevnt i
punkt 2 rett ovenfor. Du velger da ”Ordre”.
Lage kreditnota (kreditfaktura)
1. For å skrive ut en kreditnota, oppretter du først en ordre slik det er forklart tidligere. Husk å
lagre den før du går videre. OBS! En kreditnota skal skrives inn som en vanlig faktura. IKKE
tast inn negative beløp!
2. Klikk på knappen
og velg ”Skriv ut kreditnota”.
3. Det var det hele!
Lag en kopi av originalen
Hvordan kreditere en bestemt faktura ELLER rette opp en feil på
utskrevet faktura
1. Slå opp på den ordren (fakturaen) som skal krediteres/rettes. Ved behov, så bruk gjerne
søke-muligheten på ordrer:
2. Klikk på knappen
øverst i skjermbildet. Det som nå skjedde, var at det ble laget en ny
åpen ordre – i form av en kopi av den originale fakturaen.
3. Endre på ordrens status til ”Kreditnota” i dette feltet:
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Skriv den ut som kreditnota
4. Nå må Helios få vite hvilken faktura dette skal krediteres mot. Klikk på arkfanen ”Ordre”:
5. Du ser nå dette feltet:
. Der taster du nå inn fakturanummeret
på den fakturaen du ønsker kreditert eller rettet. Lagre dette med [F3] eller
knappen.
6. Ta stilling til følgende (meget VIKTIG): Dersom originalfakturaen er en helt vanlig Faktura
(med x antall dager kredittid) – så gjør bare det som står i punkt a) nedenfor. Dersom det er
en Kontanfaktura – så gjør det som står i punkt b).
a) Klikk på
og velg ”Skriv ut kreditnota”.
b) Klikk på
og velg ”Skriv ut kontantkreditnota”.
Kreditnotaen er nå låst for videre redigering. Hvis du bare skulle kreditere en faktura, er du nå
ferdig med hele operasjonen!
Gjelder dette en situasjon hvor du skal rette opp en faktura som ble feil, går du videre med
de neste punkter (du er snart i mål):
Det er nå nødvendig å opprette en ny ordre som er helt lik den fakturerte ordren. Denne nye
ordren opprettes ved å kopiere fakturaen. Den nye ordren skrives ut som en faktura eller
kontantfaktura:
Lag ny kopi og skriv ut som faktura
7. Finn fram den originale fakturaen (eller ta utgangspunkt i kreditnotaen du nettopp laget).
8. Klikk på knappen
originalen.
øverst i skjermbildet. Du fikk nå en ny åpen ordre – helt maken til
9. Gjør de nødvendige endringer på ordren, slik den var ment å være til å begynne med.
Merk: Hvis du tok utgangspunkt i kreditnotaen, må du nå fjerne fakturanummeret du tastet
inn i feltet ”Motfakturanr” under skillearket ”Ordre”.
10. Lagre dette med [F3] eller
knappen.
11. Dersom originalfakturaen er en helt vanlig Faktura (med x antall dager kredittid) – så gjør
bare det som står i punkt a) nedenfor. Dersom det er en Kontanfaktura – så gjør det som
står i punkt b).
a) Klikk på
og velg ”Skriv ut faktura”.
eller
b) Klikk på
og velg ”Skriv ut kontantfaktura”.
Da skal alt være i orden (forhåpentligvis)!
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Skrive ut formular (Eller: å skrive ut original faktura igjen)
Hvis du vil skrive ut en gammel faktura eller kreditnota igjen, så skal du bruke funksjonen ”Skriv
ut formular”. Du får da en utskrift som er helt lik den originale.
1. Slå opp på ordren som skal skrives ut igjen.
2. Klikk på knappen
og velg Velg ”Skriv ut formular”:
3. Trykk [F2] eller knappen
for å få en liste over de tilgjengelige formularene.
4. Velg det formularet du vil ha en utskrift av og trykk [Enter].
5. Start utskriften med
knappen.
Forhåndsvisning
Du har muligheten til å se hvordan formularet blir seende ut – før du skriver den ut på papir. Du
skal da krysse av i feltet ”Preview” :
før du trykker Ok-knappen.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Fakturering til forsikringsselskap.
A) Lag faktura til forsikringsselskap
1. Opprett en vanlig ordre på kunden.
2. Bytt ut kunden med forsikringsselskapet
3. Opprett en ny linje for egenandel (sett inn ”varen” egenandel). Sett antall til ”-1”
4. Skriv ut fakturaen.
B) Lag faktura til kunden
Du starter med å kopiere fakturaen du laget til forsikringsselskapet, som forklart her:
1. Slå opp den aktuelle fakturaen til forsikringsselskapet. Ved behov, så bruk gjerne søkemuligheten på ordrer:
2. Klikk på knappen
øverst i skjermbildet (for å lage en kopi). Du har nå en åpen ordre, som
er en eksakt kopi av originalfakturaen.
3. Velg kundens bil igjen (skifter ut forsikringsselskapet med kunden igjen)
4. Sett antall til ”0” på alle linjer, bortsett fra egenandel som skal være ”1”
5. Skriv ut fakturaen.
Hvis forsikringsselskapet krever at momsbeløpet skal belastes kunden, gjøres det på
følgende måte:
Det må lages en faktura på momsbeløbet til kunden og en kreditnota på momsbeløpet til
forsikringsselskapet. Tipset er bare aktuelt for kunder som er momsregistrert.
(Lag faktura til forsikringsselskap og kunden som beskrevet over.)
C) Lag faktura til kunden på momsbeløpet
1. Opprett en vanlig ordre på kunden
2. Hent inn varen ”MOMS” (Se neste side vedr. opprettelse av varen ”MOMS”)
3. Skriv momsbeløpet fra fakturaen til forsikringsselskapet.
4. Skriv ut fakturaen.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
D) Lag kreditnota til forsikringselskapet på momsbeløpet:
1. Opprett en vanlig ordre på forsikringsselskapet
2. Endre på ordrens status til ”Kreditnota” i dette feltet:
3. Hent inn varen ”MOMS”
4. Nå må Helios få vite hvilken faktura dette skal krediteres mot. Klikk på arkfanen ”Ordre”:
5. Du ser nå dette feltet:
. Der taster du nå inn fakturanummeret
til fakturaen for momsbeløpet til kunden (den du laget i punkt C) på forrige side). Lagre dette
med [F3] eller
knappen.
6. Tast inn mva-beløpet nede på varelinjen ”MOMS” (samme mva-beløp som på fakturaen for
moms til kunden).
7. Skriv ut kreditnotaen.
Slik oppretter du varen ”MOMS”.
Mange forsikringsselskaper krever at momsbeløpet på reparasjonen blir belastet kunden.
Det må opprettes en ny gruppe og en ny vare.
A) Opprett en gruppe som heter ”Moms”
1. Velg System, Tabeller, Bokføringsgrupper
2. Før du kan skrive inn noe nytt, kan du lage ny ledig linje med [F9].
3. Skriv inn navn og konto-info slik du ser nedenfor:
4. Trykk [F3] for å lagre.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
B) Opprett en vare som heter ”Moms”
1. Velg Lager, Lagerregister
2. Sjekk først om du har varen ”Moms” fra før ved å enten trykke [F2] eller klikke på
i feltet
”Nummer”. Dersom du har den fra før – skal du bare sjekke at opplysningene på den
stemmer med bildet nedenfor.
3. Hvis du ikke har denne varen fra før, skal du fylle ut opplysningene som beskrevet under:
Opprett en vare som heter ”Moms” med varetekst ”Moms” og med gruppen ”Moms”.
HUSK Å SLETTE MVAKODER PÅ SALGS-MVA OG KJØPS-MVA!! (Ikke skriv ”0” –Slett kode 1
og 3 helt).
4. Lagre dette med
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
knappen eller [F3].
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Linker - sparer deg for tid og arbeid
I Helios ligger det på forhånd lagt inn spesielle tilleggsknapper helt øverst i ulike skjermbilder.
Det finnes også andre ekstraknapper som ikke vises – men som kan legges inn ved behov (vi
hjelper deg med dette). Disse tilleggsknappene er smarte linker for å gjøre ulike oppgaver som
ellers ville medført en del ekstratid og arbeid for få å utført manuelt.
Typiske eksempler på slike link-knapper er som følger (noen må kanskje legges inn av oss
først):
Integrasjon mot NotaPlan as sine produkter, som Avtalebok / NotaPlan Time, SMS og
Online Ordre.
Du kan fra Helios slå opp på bilens reg.nr direkte inn i Norsk Bildelkatalog (NBK) og
f.eks. finne deler til akkurat denne bilen.
Du kan hente alle tilgjengelige tekniske data om bilen fra Norsk Bildelkatalog (NBK) og
inn i bilkartoteket i Helios. Veldig praktisk ved ny-registrering av en bil i Helios
bilkartotek.
Du kan slå opp på bilens reg.nr. i Autodata – og finne de nødvendige tekniske data.
Du som er Automester-verksted, kan f.eks. hente tekniske bildata fra AM-Start siden og
inn i Helios bilkartotek.
Du som er et Meca-verksted kan slå opp bilen direkte på Meca Webshop og finne f.eks.
deler til bilen – eller hente tekniske data inn i Helios bilkartotek.
Hente inn varekurven for NBK eller Meca Webshop inn på varelinjene i Helios
ordrebilde.
Integrasjon mot BUSPek-2000. Du kan ta med deg opplysninger om bilen og kunden fra
Helios, og starte en ny kontroll i BUS (du slipper da å taste inn opplysn. om bil/kunde på
nytt).
Fra kunderegister bildet kan du slå opp telefon-nr direkte inn på Gule Sider.
++++
Her følger noen veiledninger på praktisk bruk av slike linker.
Norsk Bildelkatalog
A) Hvordan ”Slå opp” på riktig bil i Norsk bildelkatalog - ONLINE-VERSJON (internett)
1. Opprett en ordre i Helios. Tast inn bilens reg.nr. i feltet
.
2. Trykk på knappen ”NBK” som vist her:
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
3. Du får en undermeny fram, og her skal du velge ”Slå opp bilen i NBK” – som vist her:
Merk: Første gang denne brukes, blir du bedt om å taste inn brukernavn og kode (den får du
fra Norsk Bildelkatalog). Tast da inn dette, og klikk
eller trykk [F3].
4. Du kommer nå inn på internettsiden til NBK – med riktig bil hentet fram.
5. Klikk på bilnavn/modell, og du får siden med de ulike reservedels-kategorier.
Hvis ønskelig, har du nå anledning til å plukke ut deler til bilen, og legge dem i varekurven i
NBK (for etterpå event. hente varene inn i Helios ordrebilde).
B) Hvordan hente inn bildata til Helios bilkartotek
Når det skal opprettes en ny bil i Helios, er det lurt å starte med å slå opp på bilen i NBK. (Du
trenger altså IKKE å taste noe annet enn bilreg.nr. i Helios før du slår opp bilen i NBK).
Helios henter inn: Reg.nummer, Merke, Modell, Chassisnummer, Produksjonsår og måned fra
og til, KW, HK, og CCM.
Hvis bilen allerede er opprettet i Helios, er det mulig å oppdatere data ved å hente inn bildata
fra NBK. Dette er nødvendig å gjøre for senere å kunne slå opp i NBK.
1. Finn bilen først – enten ved at du manuelt slår opp på reg.nr i Norsk Bildelkatalog – eller –
gjøre punkt 1. – 5. i beskrivelsen ovenfor ( A) Hvordan ”Slå opp” på riktig bil........)
2. Gå tilbake til Helios. Gå inn i bilkartoteket ved å klikke denne knappen
i feltet:
3. Trykk på knappen ”NBK” øverst i skjermbildet.
4. Du får samme undermeny som tidligere. Her velger du ”Hent bilinformasjon”. Nå har du
alle tilgjengelige data ferdig fylt ut!
5. Du bør nå samtidig passe på å legge inn kunden (eieren) i nederste del av bilkartotek-bildet.
6. Avslutt med knappen
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
eller trykk [F3] – og gå ut av bildet med [ESC].
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
C) Hente varene fra varekurven inn til en ordre i Helios
1. Opprett en ordre i Helios - hvis det ikke er gjort fra før. Legg inn bil og/eller kunde og klikk
eller trykk [F3] (for at ordren skal få et ordrenummer).
2. Gå inn i Norsk Bildelkatalog for den aktuelle bilen (du kan gjerne slå den opp – som forklart
tidligere). Velg deler og legg dem i handlekurven.
3. Trykk på ”NBK” knappen - og i undermenyen skal du nå velge ”Hent varer”. Delene fra
handlekurven i Norsk Bildelkatalog vil nå bli hentet inn.
4. Lagre ordren på nytt.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Kundeoppfølging og rapporter
HELIOS inneholder mange standard statistikker som du kan ha meget stor glede av.
Se under menyvalget Kunde, Utskrifter for å velge den rapporten du ønsker.
Det som spesielt kan nevnes i forbindelse med oppfølgingen av kundene er: ”Saldoliste”,
”Forfalte saldi”, ”Forfalte poster” og ”Åpne poster”. Du kan selvsagt bruke de andre rapportene
også, når du måtte ha behov for dette.
Legg for øvrig merke til at du har disse utskriftene + mange andre i tillegg i menyen Utskrifter
som vist under:
Hovedpoenget her er at du velger hvilket kartotek du ønsker rapporter og statistikker fra, og
deretter velger du konkret hvilken utskrift du ønsker. På de neste sidene er det beskrevet hva
du trenger å gjøre for å ha en tilfredsstillende kundeoppfølging og oversikt.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Registrere innbetalinger fra kunder
For i det hele tatt å kunne ha en tilfredsstillende kundeoppfølging, er det nødvendig å holde
kontroll på fakturaene og hva som er betalt og ikke betalt. Med andre ord; når en kunde betaler
en faktura (via bank) må dette registreres i Helios. Her følger en generell beskrivelse av
hvordan dette gjøres.
Vi tar her utgangspunkt i et tenkt eksempel i illustrasjonene som følger. Du må selvsagt erstatte
opplysningene med det du skal registrere i ditt tilfelle.
1. Velg Kunde, Kundekladd, Inntasting.
2. Du får opp dagens dato automatisk. Tast inn datoen for når betalingen skjedde, og trykk
[Enter] for å gå til neste felt – som er ”Bilag”. (Du kan også bruke [Tabulator] for å flytte
framover) Hvis dere har regnskapet i Helios også (bilagsføring), er det viktig å holde styr på
nummeret i dette feltet. Du kan eventuelt korrigere dette bilagsnummeret nå (for at det skal
samsvare med bilaget i din bilagsperm) – hvis ikke, går du videre til feltet ”Kontonr” med
[Enter]-tasten.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
3. I feltet ”Kontonr” skal du angi kundenummeret. Hvis du ikke vet/husker det – kan du slå opp i
kundekartoteket med knappen
, eller ved å trykke [F2].
Søk etter kunden ved f.eks. skrive inn navnet i kolonnen ”Navn” og trykke [Enter]. Hvis riktig
kunde kom fram – henter du den inn ved å trykke [Enter] igjen. Bildet ditt ser noe slikt ut nå:
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Nå kommer et veldig viktig punkt. Vi må fortelle Helios hvilken faktura denne kunden har betalt.
Hvis vi ikke gjør dette – vil vi etter hvert miste kontrollen på hva som er betalt og hva som står
ubetalt på kundene. Først; sørg for at du nå står i feltet ”Kontonr”. Hent opp listen over
posteringer på denne kunden ved enten trykke [Shift]+[F2] eller klikke knappen
:
Avmerke flere fakturaer
For å avmerke 2 eller flere fakturaer (når kunden har betalt flere stk i en sum) – skal du merke
disse fakturaene ved å klikke på boksen i kolonnen ”Tag”, slik som vist her:
4. Stå på samme linje som den fakturaen kunden har betalt, og trykk [Enter]. Da har du
avmerket den riktige fakturaen som betalingen gjelder. Du ser også at Helios har lagt inn
fakturanummeret i kolonnen ”Tilsvarer”:
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
5. Det kan være en fordel å gi denne posteringen en tydelig og beskrivende tekst – slik at det
vil være lettere å sjekke posteringer i ettertid. Dette gjør du ved først å trykke [Tab] for å gå
til kolonnen ”Posteringstekst”.Trykk deretter [Insert] (eller [Ins]). Nå kan du bruke piltastene
for å flytte skrivemarkøren inne i feltet. Legg nå til teksten ”Innbet” og trykk [Enter].
6. Gå til feltet ”Motkonto”. Der skal du taste inn hvordan kunden har betalt – via bank eller
kasse (eller bankkort-terminal). Her følger et forslag til kontonumre du kan bruke. Merk: hvis
du har en kontoplan som er litt annerledes enn de numre som angis nedenfor, skal du bruke
det som passer best for ditt firma:
Hvis det er bank, taster du enten 1920 eller 2380
Er det kasse, taster du 1900
Er det bankkort, taster du 1905.
7. Gå til ny linje med [Ctrl] + [Enter]. Din inntastede linje kan se omtrentlig slik ut:
8. Da er registreringen av første innbetaling foretatt. Du kan begynne på neste nå, og gjøre på
samme måte som vi gjorde nettopp.
Når alle innbetalinger er registret, trykk [F3] for å lagre kladden. Da er du tilbake til
hovedmenyen.
9. Du kan nå be Helios sjekke om posteringslinjene er ok (kontroll på om sum debet/kredit
stemmer, gyldige beløp, osv). I menyen velger du nå Sjekk kundekladd. Hvis ingen
feilmelding kommer – klikker du på ”Ok”-knappen.
NB! Dette er ingen kontroll på om du har valgt riktige kunder, beløp eller kontonr. for
bank/kasse – dette må du selv passe på!
10. Skriv nå ut de registrerte innbetalingene ved å velge Posteringsjournal i menyen:
Velg en skriver her, for
å få utskriften rett ut på
papir.
Standard forslag fra Helios er å vise den på skjermen først. Hvis du vil ha dette ut på papir
med en gang – velger du din skriver på alternativet ”Skriv ut til”.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
11. Klikk ”Ok” for å vise eller skrive ut posteringsjournalen. Hvis du gikk inn på
forhåndsvisningen på skjerm – kan du skrive ut på papir ved å klikke knappen
.
12. Til slutt – et veldig viktig punkt: Nå må du bokføre innbetalingene, for at dette skal få
virkning i Helios systemet og kundestatistikker. Du KAN velge å bokføre senere – men husk
at dette MÅ gjøres før eller siden. Velg Bokføring i menyen.
13. Du vil få to spørsmål. Du må klikke knappen ”Ja” på begge for at bokføringen skal bli
gjennomført.
Da er innbetalingene fullført. Gratulerer!
Utskrifter som gir oversikt og kontroll over utestående beløp hos kunder
Det er noen forutsetningen for at utskrifter fra kunde-historikken skal ha noe nytte og mening i
denne sammenhengen. Forutsetningene er at du har passet på å registrere kundenes
innbetalinger OG at de er avmerket mot den enkelte faktura dette gjaldt.
Saldoliste
Denne gir et godt oversiktsbilde over kundemassen din, hvor du får se hvor mye den enkelte
kunder skylder og hvordan dette fordeler seg på tid – dvs. målt i forhold til fakturaenes
fakturadato.
Her er et litet eksempelbilde på hvordan denne utskriften ser ut:
Når du etter hvert begynner å ta i bruk denne rapporten, vil du selvsagt få en liste som er en
god del lenger enn dette eksempelet.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Du får denne utskriften ved å gjøre følgende:
1. Velg Kunde, Utskrifter. I undermenyen velger du Saldoliste.
2. Du får en dialogboks fram, hvor du i all hovedsak skal velge hvilke kunder og for hvilket
tidsrom du vil ha rapport på:
Hvis du ønsker å avgrense hvilke
kunder som skal skrives ut – kan du
spesifisere Fra- og Til- kundenr.
Hvis ikke, la disse to felt stå tomme.
Dersom du har dine kunder inndelt i
kundegrupper – har du mulighet til å
avgrense utskriften på gruppenavn.
Hvis ikke, la disse to felt stå tomme.
Hvis du ønsker å avgrense for et
bestemt tidsrom Helios skal finne
fakturaer, skal du angi Fra- og Til- dato.
Hvis du vil ha alt – uansett dato, la
disse to felt stå med Fra-dato som start
på kalenderåret i år eller i fjor. Til-dato
bør være dagens dato.
3. Fyll ut de opplysningene du trenger og klikk Ok.
4. Helios spør deg nå om hvor du vil ha utskriften sendt:
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Standardforslaget er å sende den til forhåndsvisning på skjerm. På den måten får du
mulighet til å se på rapporten før du eventuelt bestemmer deg for å skrive ut på papir. Hvis
du vil ha den direkte til skriveren, må du angi det slik:
5. Klikk på Ok for å lage rapporten. Hvis du har utskriften på skjermen nå, kan du skrive den
direkte ut ved å klikke på knappen
helt øverst i bildet.
Forfalte saldi
Denne utskriften gir deg et totalbilde på hvor mye av de utestående beløp som allerede har
forfalt. Den gir bare totalsummer pr. kunde – og ser omtrent slik ut:
1. Du får denne ved å velge Kunde, Utskrifter i menyen. Deretter velger du Forfalte saldi.
2. Du får nå en dialogboks – hvor du kan velge ut de kundene du ønsker utskrift på. Valgene er
akkurat som på forrige utskrift (”Saldoliste”).
3. Hvis du er ferdig med event. å endre noe her, går du videre med Ok.
4. Det spørres nå etter hvor du vil ha utskriften din. Velg selv om du vil ha dette ut på skriveren
– hvis ikke, så kommer dette som forhåndsvisning på skjermen. Klikk Ok.
5. Du har nå rapporten din – enten på skjermen, eller utskrevet på papir.
Forfalte poster
Denne utskriften er en variant av den forrige. Forskjellen her er at denne gir deg detaljert liste
på hvilke fakturaer som er forfalt til betaling.
Denne utskriften ser omtrentlig slik ut som vist på neste side (etter hvert vil du helt sikkert få en
mye lengre liste):
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Du finner denne rapporten i samme meny som de forrige rapportene:
1. Du velger Kunde, Utskrifter i menyen. Deretter velger du Forfalte poster.
2. Resten av operasjonen gjør du akkurat som med de to foregående rapportene.
Åpne poster
Det du får av informasjon her – er en liste over hvilke fakturaer på den enkelte kunde som ikke
er betalt (status=”Åpen”), eller de fakturaer som det står igjen restbeløp på (status =
”Halvåpen”), eller de fakturaer du ikke har fått avmerket innbetalingen på (post-mot-post
avmerking når du registrerte innbetalingen) (status=”Åpen”). Utskriften kan se noe slik ut:
Du finner denne rapporten i samme meny som de forrige rapportene:
1. Du velger Kunde, Utskrifter i menyen. Deretter velger du Åpne poster.
2. Resten av operasjonen gjør du akkurat som med de foregående rapportene.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Renteberegning på utestående beløp
Før du skriver ut purringer, kan du beregne renter av det utestående. Før du kan gjøre dette,
må de kunder som skal ha beregnet renter, ha tilknyttet en rentekode i kunderegisteret (noe de
gjør som standard). Disse rentene vil fremkomme på purrebrevet etterpå.
Rentesatsene og kodene er definert i et eget kartotek – som du kan endre på ved behov. Du
finner dette i menyvalget: System, Tabeller, Renter.
Du skal også være klar over at når du har fullført renteberegningen, blir rentebeløpet liggende på
kunden som en ”ubetalt” post (slik fakturaene gjør) – hvilket påvirker kundens totalsaldo. Det bør
også tas med i betraktning at i praksis vil en del kunder ikke betale selve rentebeløpet. Når disse
kundene da bare betaler selve fakturabeløpet – blir det stående igjen restsaldoer på disse kundene.
Du risikerer da å måtte bokføre rentebeløpet manuelt bort fra kundesaldoen (ved hjelp av rutinen
Kundekladd, Inntasting ).
1. Velg Kunde, Renter, Beregn renter. Du får opp dette bildet:
Dette felt har kun
virkning dersom du
IKKE bruker ”Av
forfalt saldo” som
renteberegningsmetode.
Det mest vanlige er å ha
avkrysning på feltet ”Av
forfalt saldo”.
2. Du kan nå avgrense hvilke kunder det skal kjøres purring på – ved å spesifisere ”Fra
kundenr” og ”Til kundenr”. Ved behov, kan du gjøre endringer på de andre alternativene i
bildet. Klikk
når du er ferdig her.
3. Renteberegningen utføres nå – og resultatet av dette blir automatisk plassert i
kundekladden.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
4. Du bør gå inn og sjekke resultatet : Velg Kunde, Kundekladd, Inntasting
5. Slett de linjer som ikke skal belastes kunden – med [F10] tasten. Når du er ferdig, lagrer du
med [F3].
6. Ta nå en utskrift av de beregnede rentebeløpene – det gjør du ved å velge menyvalget
Posteringsjournal. Denne skal du arkivere i regnskapet ditt (eller gis til din regnskapsfører).
7. Avslutt prosessen ved å bokføre kladden: Velg Bokføring i menyen og svar ”Ja” på de to
spørsmålene du får. Det er først nå disse rentene vil komme med på kundeutskrifter og
purrebrev!
Purrebrev til kundene
For at utskrift av purrebrev til kundene skal ha noe hensikt, er det selvsagt nødvendig at du på
forhånd har holdt orden på innbetalinger og de enkelte fakturaer kundene betaler.
Det er viktig å være klar over at i Helios er det 3 purrebrev i systemet: Den første er et ”vanlig”
betalingsvarsel med info om utestående, den andre er en mer alvorlig varsel til kunden – også
med info om utestående. Det tredje purrebrevet er en utskrift som er ment til internt bruk hos
dere – her står det kun en melding om at ”kunden bør sendes til inkasso”. Helios vil selv velge
hvilket purrebrev den enkelte kunde skal ha:
Hvordan vet Helios hvilket purrebrev som skal brukes?
På hver enkelt kunde er det et felt som heter ”Purringer”. Der står det en tallverdi (se bildet
under); 0, 1 eller 2. Tallverdien 0 betyr at kunden ikke har fått noen purrebrev ennå. Kunden vil
da få første purrebrev (første betalingsvarsel) hvis vedkommende har noen forfalte poster.
Tallverdien 1 betyr at kunden har fått 1 betalingsvarsel – og vil nå eventuelt få andre
betalingsvarsel, osv.
Når du skriver ut et purrebrev på kunden, øker denne tallverdien automatisk fra 0 til 1 (første
gang) – neste gang øker den til 2. Du kan selv manuelt endre denne tallverdien på kundene
(ved å gå inn på Kunde - Kunderegister) – dette er svært nyttig hvis du har tatt noen
”testutskrifter” (eller noe gikk galt første gang). På neste side ser du avbildet hvor du finner
disse innstillingene:
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
Slik får du skrevet ut purrebrev:
1. Velg Kunde, Purringer, Skriv ut purrebrev:
Ved behov, kan du nå avgrense utskriften ved å angi et Fra- og Til- kundenr.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]
HELIOS 4
2. Velg om du vil legge til et purregebyr. Hvis du gjør det, må du angi et kontonr i feltet
”Motkonto” (hovedbokskonto i regnskapet) som purregebyret skal bokføres på.
Du skal også være klar over at når du benytter purregebyr – OG bokfører dette etterpå (se
punkt 6.), blir gebyret liggende på kunden som en ”ubetalt” post (slik fakturaene gjør) – hvilket
påvirker kundens totalsaldo. Det bør også tas med i betraktning at i praksis vil en del kunder
ikke betale selve gebyret. Når disse kundene da bare betaler selve fakturabeløpet – blir det
stående igjen restsaldoer på disse kundene. Du risikerer da å måtte bokføre gebyret manuelt
bort fra kundesaldoen (ved hjelp av rutinen Kundekladd, Inntasting ).
3. Valgfritt: Du kan taste inn dato i feltet ”Seneste purring” – noe som vil medføre at alle som
allerede er purret ETTER denne datoen vil ikke bli purret igjen.
4. Klikk
for å godkjenne innstillingene, og klikk ”Ja” for å starte utskriften.
5. Nå skrives det ut purrebrev på ALLE (eller de du avgrenset på kundenr) som har en forfalt
saldo. Hvis du etterpå ser at det er noen som IKKE skal ha purring, kaster du bare papiret og
går inn på kunden (menyvalg: Kunderegister). Du skal bare endre på feltet
. Sett den tilbake til 0.
6. Dersom du hadde tastet inn et purregebyr i punkt 2. - vil gebyrene nå ligge i kundekladden,
som du kan bokføre eller slette som du selv vil. Dette gjør du slik:
a) Velg Kunde, Kundekladd, Inntasting
b) Hvis du ønsker det, kan du slette de linjer som ikke skal belastes kunden - med [F10]
tasten.
c) Lagre endringene med [F3].
d) Skriv ut Posteringsjournal – og ta vare på denne utskriften, for regnskapets skyld.
e) For at gebyrene skal bli belastet på kundenes saldo, avslutter du nå med å bokføre
kladden : Velg Bokføring, og svar ”Ja” på begge spørsmålene.
Da er du i mål !
Hvis du sørger for å ha faste rutiner med registrering av innbetalinger, utskrifter av saldolister,
forfalte saldi, ubetalte poster og purrebrev – vil du ha god oversikt og kontroll over utestående
beløp på kundene.
Kongensgate 6
3210 Sandefjord
Tlf.: 33 80 42 50
Faks: 33 47 88 28
Web: www.notaplan.no
Mail: [email protected]