Transcript Last ned rapporten - Vestfold Kommunerevisjon

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT
”ØREMERKEDE TILSKUDD –
HORTEN KOMMUNE”
2010
UTARBEIDET AV
www.vestfoldkommunerevisjon.no
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
INNHOLDSFORTEGNELSE:
0. SAMMENDRAG............................................................................................................................................... 3
1. INNLEDNING................................................................................................................................................... 4
1.1
1.2
1.3
BAKGRUNN FOR PROSJEKTET......................................................................................................... 4
AVGRENSING AV PROSJEKTET ....................................................................................................... 4
HØRING ................................................................................................................................................. 5
2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER...................................................................................................... 5
2.1
2.2
FORMÅL ................................................................................................................................................ 5
PROBLEMSTILLINGER....................................................................................................................... 5
3. REVISJONSKRITERIER ............................................................................................................................... 5
4. METODEBRUK OG GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET ................................................................. 6
5. FAKTADEL ...................................................................................................................................................... 6
5.1 GENERELT OM ØREMERKEDE TILSKUDD ......................................................................................................... 6
5.1.1 Øremerkede statlige tilskudd................................................................................................................. 7
5.1.2 Øremerkede tilskudd via Fylkesmannen i Vestfold.............................................................................. 7
5.2 PROBLEMSTILLING 1: ..................................................................................................................................... 8
HAR HORTEN KOMMUNE RUTINER SOM FANGER OPP RELEVANTE TILBUD OM ØREMERKEDE STATLIGE
TILSKUDD?........................................................................................................................................................... 8
5.2.1 Rutiner ................................................................................................................................................... 8
5.2.2 Revisors gjennomgang ......................................................................................................................... 9
5.2.3 Sammenligning med Re ...................................................................................................................... 14
5.2.4 Andre tilskudd ..................................................................................................................................... 14
5.2.5 Revisors totalkonklusjon problemstilling 1: ....................................................................................... 14
5.3 PROBLEMSTILLING 2: ................................................................................................................................... 15
HAR HORTEN KOMMUNE TILFREDSSTILLENDE RUTINER SOM SIKRER RIKTIG BEHANDLING AV REFUSJONSKRAV
KNYTTET TIL ØREMERKEDE STATLIGE TILSKUDD? ............................................................................................. 15
5.3.1 Revisors gjennomgang ........................................................................................................................ 16
5.3.2 Flyktninger .......................................................................................................................................... 20
5.3.3 Revisors totalkonklusjon problemstilling 2: ....................................................................................... 21
6. REVISORS ANBEFALINGER ...................................................FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT.
Vedlegg 1 - Oversikt tilskudd Horten kommune
Vedlegg 2 - Sammenligning tilskudd 2009 og 2010 for Horten og Re kommune
Vedlegg 3 - Statlige overføringer til kommunesektoren 2009 og 2010
Utarbeidet av
Side 2 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
0. SAMMENDRAG
Vestfold Kommunerevisjon har i denne rapporten undersøkt om Horten kommune har
tilfredsstillende rutiner som fanger opp relevante tilbud om øremerkede statlige tilskudd og
som sikrer riktig behandling av refusjonskrav knyttet til øremerkede statlige tilskudd.
Formålet med prosjektet har vært å bekrefte at Horten kommune fanger opp og utnytter de
muligheter kommunen har for å motta øremerkede tilskudd samt sikrer riktig behandling av
disse tilskuddene i regnskapet.
For å kunne svare på problemstillingene har revisor innhentet informasjon fra fylkesmannen,
gjennomført intervjuer med kommunalsjefer, sendt ut spørreundersøkelse til enhetsleder og
utført revisjonshandlinger i regnskapet.
Revisors hovedinntrykk etter gjennomgangen er at Horten kommune fanger opp og søker på
mange av de tilskuddene som er aktuelle, men det framkom også enkelte tilskudd som
kommunen ikke har søkt på. Øremerkede tilskudd er ikke en ensartet gruppe, og kommunen
har ingen skriftlige rutiner på området.
Kontrollen er avgrenset til de tilskudd som er medtatt på vedlegg 3 til statsbudsjettet, Statlige
overføringer til kommunesektoren i 2009 og 2010. Med utgangspunkt i dette vedlegget har vi
satt opp en oversikt som viser hvilke beløp Horten kommune har inntektsført for det enkelte
tilskudd. Oversikten følger som vedlegg 1 til rapporten.
Hovedmålsettingen i prosjektet har vært å få svar på følgende problemstillinger
Har Horten kommune tilfredsstillende rutiner som fanger opp relevante tilbud om
øremerkede statlige tilskudd?
Horten kommune har ikke skriftlige rutiner, men gjennomgangen viser at de har fanget opp de
fleste tilskuddsordningene som er aktuelle. Tilskuddsområdet er meget uoversiktlig og det er
tidkrevende å lete etter informasjon. For enkelte av tilskuddsordningene er heller ikke
retningslinjer lagt ut på nettet.
Revisjonen vurderer at det bør utarbeides en skriftlig rutine på et overordnet nivå hvor
ansvarsfordelingen mellom enhetene og regnskapsavdelingen er tydeliggjort. Rutinen bør
beskrive de ulike faser fra søknad, tilsagnsbrev, føring av prosjekt, rapportering og eventuell
fondsavsetning og bruk av fond.
Tilskudd som kommunen, etter revisors vurdering, kan være søknadsberettiget til er følgende:
•
•
•
•
Lindrende behandling
Kommunale innvandrertiltak
Rusmiddelforebyggende
Helsestasjonstjeneste
Vi har ingen mulighet til å tallfeste noen beløp på eventuelle inntekter Horten kommune kan
ha gått glipp av ved ikke å søke på ovennevnte tilskudd.
Utarbeidet av
Side 3 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
Har Horten kommune tilfredsstillende rutiner som sikrer riktig behandling av
refusjonskrav knyttet til øremerkede statlige tilskudd?
Kommunen har ingen skriftlige rutiner på området. Resultatet av revisjonshandlingene viser
at kommunen for 2009 har sendt refusjonskrav for aktuelle tilskudd, og at inntektene
hovedsakelig er ført på riktig år selv om kommunen har vært sent ute med å sende
refusjonskrav. Vi har valgt å gjennomføre detaljkontroller for ett av tilskuddene,
integreringstilskudd til flyktninger.
Flere enheter har etablert rutiner med faste tidspunkt for sending av refusjonskrav. Alle
enheter som har slike inntekter bør etablere faste skriftlige rutiner for sending av
refusjonskrav slik at disse også kan ivaretas ved sykdom, ledighet i stilling osv. For enkelte
tilskudd er det ikke sendt refusjonskrav for 2010 pr 31.08.10.
De fleste kommunalsjefer og enhetsledere er kjent med at regnskapsavdelingen skal ha kopi
av refusjonskrav og tilsagnsbrev. Revisors gjennomgang viser at ofte mangler dette som
bilagsdokumentasjon, slik at bilaget mangler opplysninger for kontroll av korrekt
regnskapsføring og etterlevelse av anordningsprinsippet.
Tilskudd gis ofte til et prosjekt som er ment å skulle gjennomføres innenfor en gitt periode.
Manglende bruk av midler ett år kan også medføre lavere tilskudd påfølgende år. Revisors
gjennomgang viste at det er flere prosjektmidler som er avsatt, men som ikke brukes.
Revisors gjennomgang av regnskapet viser at det er flere konti som har stått urørt over flere
år, noen helt tilbake til 2005. Oppfølging av ovennevnte konti har ikke vært tilfredsstillende.
Revisor har satt opp en oversikt over bundne fond som det ikke har vært bevegelse på. Totalt
har kr 1,4 mill stått urørt siden 2007, av disse var 950 000 kr også på fondskontoen i 2005.
1. INNLEDNING
1.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET
Generelt
Gjennomføring av forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave i kommuner og
fylkeskommuner, jf. Kommuneloven med forskrifter. Kontrollutvalget har ansvar for at det
årlig blir gjennomført forvaltningsrevisjon og at det utarbeides plan for forvaltningsrevisjon
basert på en overordnet analyse.
1.2 AVGRENSING AV PROSJEKTET
Prosjektet er avgrenset til å kontrollere om Horten kommune har rutiner som fanger opp
relevante tilbud om øremerkede tilskudd. Videre er prosjektet avgrenset til å kontrollere
Horten kommunes sikring, bokføring m.v. av øremerkede statlige tilskudd og refusjonskrav
knyttet til disse, for årene 2009 og 2010.
Utarbeidet av
Side 4 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
Av øremerkede statlige tilskudd, har revisor avgrenset kontrollen til tilskudd som
fremkommer i Vedlegg 3 til statsbudsjettet, dvs. Statlige overføringer til kommunesektoren i
2009 og 2010.
1.3 HØRING
Rapporten er oversendt rådmannen til høring. Rådmannens uttalelse av 23. september 2010 er
følgende:
”Viser til oversendt rapport samt gjennomgang av rapporten i møte den 21.09.2010.
Rådmannen kan ikke se at rapporten innholder vesentlige faktafeil.
Revisjonens anbefalinger vil bli fulgt opp i organisasjonen.”
2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER
2.1 FORMÅL
Formålet med prosjektet er å bidra til at Horten kommune fanger opp og utnytter de
muligheter kommunen har for å motta øremerkede tilskudd samt sikrer riktig behandling av
refusjonskrav knyttet til disse tilskuddene.
2.2 PROBLEMSTILLINGER
Med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak har revisor utledet følgende problemstillinger:
• Har Horten kommune rutiner som fanger opp relevante tilbud om øremerkede
statlige tilskudd?
Har Horten kommune tilfredsstillende rutiner som sikrer riktig behandling av
refusjonskrav knyttet til øremerkede statlige tilskudd?
•
3. REVISJONSKRITERIER
Revisjonskriterier er en samlebetegnelse for de krav og forventninger revisor bruker for å
vurdere funn som undersøkelsen har avdekket. Dvs. revisjonskriterier er de krav revisor
reviderer opp mot.
Nedenfor følger en oversikt over revisjonskriterier som er brukt i dette prosjektet:
•
Kommuneloven av 25.09.1992, § 23. nr. 2;
”……….. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar
med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for
betryggende kontroll.”
•
Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000
Utarbeidet av
Side 5 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
•
Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner av
15.12.2000
•
Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000
•
Standard for God Kommunal Regnskapsskikk GKRS
•
Sentrale føringer
statsbudsjettet 2009 og 2010
ulike rundskriv/brev fra fylkesmannen og departementene
4. METODEBRUK OG GJENNOMFØRING AV
PROSJEKTET
Revisjonen har blant annet gjennomført:
Oppstartsmøte med rådmann/stab
Oppstartsmøte med representant fra Fylkesmannen i Vestfold
Intervju med kommunalsjefer
Intervju med regnskapsavdelingen
Spørreundersøkelse til enhetsledere
Rutinegjennomgang
Innhenting av informasjon om tilskuddsordninger
Regnskapsgjennomgang
Bilagskontroll
Sluttmøte med rådmann
Vestfold Kommunerevisjon vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon til vår
rapport.
5. FAKTADEL
I dette kapittelet vil vi først si litt om øremerkede statlige tilskudd generelt. Videre tar vi for
oss prosjektets problemstillinger, besvarer disse med innhentet fakta fra fylkesmannen i
Vestfold og de ulike fagområdene i Horten kommune. Fakta vurderes opp mot
revisjonskriteriene.
5.1 Generelt om øremerkede tilskudd
Staten påvirker kommunesektorens prioriteringer både gjennom det generelle
rammetilskuddet og gjennom øremerkede tilskudd. Øremerkede tilskudd er tilskudd som er
rettet spesielt inn mot visse områder. Bakgrunnen for å overføre penger på denne måten er at
staten ønsker å påvirke aktivitetene innenfor spesielle områder.
Utarbeidet av
Side 6 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
5.1.1 Øremerkede statlige tilskudd
Øremerkede statlige tilskuddene er en mangeartet gruppe, som har ulike rutiner. Enkelte
tilskudd kommer automatisk uten søknad, andre tilskudd er prosjektmidler som det må søkes
om, eller kommunen sender refusjonskrav for sine utgifter etter nærmere retningslinjer.
Vi har tatt utgangspunkt i Vedlegg 3 til statsbudsjettet Statlige overføringer til
kommunesektoren i 2009 og 2010, tabell 3.1 som har undertekst Øremerkede tilskudd.
Vedlegget ligger som vedlegg 3 til denne rapporten og henviser til aktuelt kapittel og post i
statsbudsjettet.
Øremerkede tilskudd kan defineres på ulike måter, mange tenker nok på øremerkede tilskudd
som midler til spesielle tiltak eller prosjekt hvor det sendes inn rapportering på hvordan
midlene er benyttet. Vi har i vår rapport lagt en videre definisjon til grunn, i det vi har
avgrenset tilskuddene til å gjelde de tilskuddsordninger som er medtatt i statsbudsjettets
Vedlegg 3, som heter øremerkede tilskudd til kommunesektoren. Alle tilskudd som
framkommer av vedlegget er ikke øremerket i kommunen, det ligger også frie inntekter, som
eksempel kan nevnes rammetilskudd, mva-kompensasjon og integreringstilskudd for
flyktninger.
Vedlegg 3 til statsbudsjettet gir ikke en fullstendig oversikt over øremerkede tilskudd fra
staten. Horten kommune har også mottatt tilskudd som henviser til andre kapitler og poster i
statsbudsjettet. Det er også mottatt tilskudd som ikke henviser til kapittel og post i
statsbudsjettet.
Vi har valgt ut et tilskudd for å kartlegge rutiner og gjennomføre detaljkontroller.
Driftstilskudd til barnehager utgjør kr 85 mill, men blir en del av rammetilskuddet fra 2011 og
revisor har vurdert det ikke hensiktsmessig å kontrollere disse rutinene nærmere. Flere av de
øvrige tilskuddene er omfattet av kontroll og revisjonsuttalelse fra Vestfold
Kommunerevisjon, og det er derfor ikke hensiktsmessig å velge ut disse. Revisor har
imidlertid vurdert å se på rutinene rundt integreringstilskudd til flyktninger.
Tidligere abonnerte Horten kommune på Tilskuddsportalen. Tilskuddsportalen er en
nettbasert tjeneste som skal gjøre det enklere å få oversikt over aktuelle tilskudd og
søknadsfrister. Gjennom tilskuddsportalen kan en innhente opplysninger om alle mulige
tilskudd fra stat, stiftelser eller andre, hva tilskuddene handler om og søknadsfrister. Horten
kommune hadde ikke anledning til å ta dette i bruk, og sa opp tjenesten etter en kost/nytte
vurdering.
5.1.2 Øremerkede tilskudd via Fylkesmannen i Vestfold
Flere av tilskuddene fra staten videreformidles av fylkesmannen. Revisor har hatt møte med
representant fra Fylkesmann i Vestfold, for å få informasjon om hvilke tilskudd som
formidles via fylkesmann og hvordan disse håndteres. Hos fylkesmannen er det heller ikke en
spesielt entydig eller enhetlig behandling av tilskudd. Hvert enkelt tilskudd blir kommunisert
for seg. Noen av tilskuddene som går via fylkesmannen er ren ekspedisjon, mens det for
andre tilskudd gjennomføres saksbehandling og vurdering av tiltak. Fylkesmannen sender
brev til kommunene, og det er opp til kommunene å følge opp.
Utarbeidet av
Side 7 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
Fylkesmannen forholder seg til rundskriv fra departementene som gir retningslinjer for hva
som skal gjøres. Dersom tildelinger er basert på skjønn har fylkesmannen en intern rutine som
involverer mer enn en saksbehandler.
Fylkesmannens organisasjon er oversiktelig, og det purres dersom kommunen ikke søker på
aktuelle tilskudd innen fristen.
De største midlene fylkesmannen fordeler pr i dag er driftstilskudd og skjønnstilskudd til
barnehager. Driftstilskuddet og skjønnstilskuddet vil bli innlemmet i rammetilskuddet fra
2011. Noen av de andre tilskuddene som går via fylkesmannens kontroll, er tildeling av
kvoter til bygging av sykehjem/ omsorgsboliger vedrørende investeringstilskudd fra
Husbanken, tilskudd vedrørende funksjonshemmede barn i barnehager, tilskudd vedr
Kvalifiseringsprogrammet og kompetanse for bemanning innen helse og sosial.
Gjennom behandlingen av kommuneproposisjonen gir Stortinget Kommunal- og
regionaldepartementet fullmakt til å fordele skjønnstilskuddet til kommunesektoren for
kommende år. Innenfor de fylkesvise skjønnsrammene er det Fylkesmannen som foreslår
fordelingen på den enkelte kommune. Denne fordelingen tas inn i forslaget til statsbudsjett.
Skjønnsmidlene er en del av rammetilskuddet. Etter forslag fra Fylkesmannen reserveres en
del av skjønnsmidlene til utviklings- og fornyingsprosjekter i kommunene. For 2010 er 5 mill.
kr, av en samlet skjønnsramme på 41,3 mill kr for Vestfold reservert til slike prosjekter.
Kommunene søker om disse midlene (5 mill. kr) i tilknytning til gjennomføring av konkrete
prosjekter. Fylkesmannen fordeler midlene etter de mottatte søknadene. For kommunene er
fornyingsmidlene bundne midler til det omsøkte tiltak eller prosjekt og krav til kommunens
rapportering gis i tilsagnsbrevene.
5.2 Problemstilling 1:
Har Horten kommune rutiner som fanger opp relevante
tilbud om øremerkede statlige tilskudd?
For å få svar på denne problemstillingen har revisor hatt intervju med hver av
kommunalsjefene i Horten kommune, hvor tilskudd fra Vedlegg 3 har vært et sentralt tema og
rutiner knyttet til disse. I tillegg ble det sendt spørsmål om samme tema til alle enhetslederne i
Horten kommune på mail.
Videre har revisor tatt utgangspunkt i Vedlegg 3 til statsbudsjettet, jf. rapportens vedlegg 3, og
utarbeidet en oversikt som viser hvilke inntekter fra kommuneregnskapet som kan henføres til
det enkelte kapittel og post i statsbudsjettet. Denne oversikten fremkommer som vedlegg 1 til
rapporten.
5.2.1 Rutiner
Den enkelte avdeling og enhet i Horten kommune har ikke skriftlige nedtegnede rutiner for
håndtering av tilskudd. Når tilbud om tilskudd mottas i kommunen blir det registrert i websak, og blir omfattet av kommunens saksbehandlingsrutine. Dersom det ved journalføring
registreres at dokumentet skal besvares av saksbehandler, vil journalposten komme på
Utarbeidet av
Side 8 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
saksbehandlers restanseliste fram til denne er besvart. Det er ikke etablert rutine for fast
oppfølging av den enkelte ansattes restanselister.
Kommunalsjefene fanger hovedsakelig opp tilskudd via brev eller rundskriv. Enkelte fanger
også opp tilskudd via departementets nettsider, egen kunnskap og internt i organisasjonen.
Brev om tilskudd, søknad og tilsagn går direkte mellom enhetene og staten/ fylkesmannen.
Regnskapsavdelingen skal ha kopi av tilsagnsbrev og refusjonskrav slik at de kan gjenkjenne
beløpet når kommunen mottar tilskuddet.
Det er den som søker sitt ansvar å overholde eventuelle tidsfrister for søknad og rapportering.
Den budsjettansvarlige er også ansvarlig for inntektssiden.
Det er den enkelte budsjettansvarlige som vurderer om det skal søkes eller ikke om tilskudd.
Vurderingen foretas ofte i samarbeid med medarbeidere eller overordnet. Budsjettansvarlig
må vurdere hva som er hensiktsmessig. Flere tilskuddsordninger er spleiselag som binder opp
egne midler, eller prosjekter som går utover lovpålagte oppgaver og krever ressurser til
prosjektorganisering.
Svarprosenten fra enhetslederne, som fikk mail med spørsmål om rutiner, var på 20%, etter en
purring. Svarene viser at enhetsledere innhenter informasjon om tilskudd fra flere kilder. Brev
og rundskriv fra departementene, skriv og møter hos fylkesmannen, egne søk på nettet,
informasjon fra faggrupper og egen kunnskap er kilder til informasjon om tilskudd.
Revisors vurdering:
Det er ikke nedtegnet skriftlige rutiner vedrørende øremerkede tilskudd. De fleste nevnte at
kopi av tilsagnsbrev skal sendes regnskapsavdelingen og at det er den budsjettansvarlige som
er ansvarlig for å søke og følge opp tilskuddene. Revisor anbefaler at rutinene nedtegnes
skriftlig.
Svarprosenten fra enhetslederne var lav. Det kan være flere grunner til dette. Det framkom i
svarene, fra to av rektorene, at de overlot til kommunalsjefen å svare. Øvrige rektorer ga
ingen tilbakemelding. Selv om Vedlegg 3 var vedlagt mailen, kan det også være enkelte
enhetsledere som mener at de ikke har øremerkede tilskudd og av den grunn lot være å gi
tilbakemelding.
5.2.2 Revisors gjennomgang
På bakgrunn av Vedlegg 3 har revisor utarbeidet en oversikt, for å avklare om Horten
kommune har fanget opp relevante tilbud om øremerkede tilskudd. Innholdet i det enkelte
tilskudd er kartlagt ut i fra opplysninger som framkommer på regjeringens og
departementenes nettsider. Ut fra beskrivelsene framkommer det at noen av tilskuddene ikke
er aktuelle for Horten kommune, disse tilskuddene er merket med IA og feltene er merket med
grått og tilskuddene er ikke fulgt nærmere opp. Oversikten følger som vedlegg 1 bak i
rapporten.
Revisor har gjennomgått de tilskuddene som er inntektsført i Horten kommune i 2009 og
2010 på artene 700 og 810. På art 700 føres det mange mindre tilskudd, og det kan være at
noen av de beløpsmessige lave tilskuddene som burde vært med, ikke er fanget opp.
Inntektsførte tilskudd er forsøkt knyttet til det enkelte kapittel og post som framkommer i
Utarbeidet av
Side 9 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
statsbudsjettets vedlegg 3. Hvilke beløp Horten kommune har mottatt framkommer av
oversikten. De linjene som står åpne, er tilskudd kommunen ikke har mottatt og som vi har vi
beskrevet nærmere. Beløpene i 2010-kolonnen er pr 30.08.2010 så langt regnskapet var
ajourført i begynnelsen av september.
Flere tilskudd som kommunen mottar, henviser til kapittel og post i statsbudsjettet. Disse
tilskuddene er således enkle å plassere i oversikten. Det er imidlertid flere av tilskuddene som
ikke har slik henvisning, og disse er plassert etter en skjønnsmessig vurdering. Kommunen
mottar også andre tilskudd enn det som framkommer i vedlegget, disse er medtatt i avsnitt
5.2.4.
De to første kolonnene i vedlegg 1 henviser til kapittel og post i statsbudsjettet. Det har vært
enkelte endringer i kapittel og post fra 2009 til 2010. I oppsettet har vi valgt å bruke det
kapittel og post som gjelder 2010, slik at hvert tilskudd framkommer på en linje i oppsettet.
Tredje kolonne inneholder navn på departement og tekst på tilskuddet. I fjerde kolonne har vi
satt IA for de tilskuddene som virket uaktuelle for Horten kommune ut fra informasjonen vi
hentet på nettet. I kolonne fem er søknadsmåte. Enkelte tilskudd kommer automatisk,
eventuelt etter rapportering, noen tilskudd må en søke om i år 1, for at de deretter kommer
automatisk i en gitt periode. Andre tilskudd må en søke om og det er gjenstand for en
vurdering om man får innvilget tilskuddet, mens andre tilskudd sendes det refusjonskrav for
da tilskuddet er hjemlet i rundskriv
Et kapittel og post i statsbudsjettet kan omfatte flere ulike tilskuddsordninger. Kontrollen vår
vil ikke avdekke manglende tilskudd innen samme kapittel og post, dersom kommunen har
mottatt ett tilskudd fra den aktuelle posten i statsbudsjettet. Det er variabelt hvor detaljerte
opplysninger som framkommer om innholdet i den enkelte post.
5.2.2.1 Tilskudd kommunen ikke har inntektsført
Vedlegg 1 viser at det er flere linjer hvor vi ikke har registrert at Horten kommune har mottatt
tilskudd. Det vil si at Horten kommune ikke har mottatt tilskudd som vi har kunnet knytte til
den aktuelle posten i statsbudsjettet. Det kan være mange grunner til at kommunen ikke har
inntekt for de åpne linjene i den kontrollerte perioden. Nedenfor følger en beskrivelse av
tilskuddene, som revisor ikke kan se at Horten kommune har mottatt, og med en eventuell
forklaring til hvorfor kommunen ikke har søkt eller mottatt tilskuddet.
Barnehager
Horten kommune har ikke mottatt investeringstilskudd eller tilskudd til midlertidige lokaler.
Dette er tilskudd som kommunen har mottatt tidligere og som framkommer i de opplysninger
vi har innhentet fra kommunalsjefer og enhetsleder. I følge opplysninger fra fylkesmannen
har kommunen ikke mottatt slike midler i 2009 og 2010. Ved utbygginger kan
merverdiavgiftskompensasjonen overstige investeringstilskuddet og da bortfaller grunnlaget
for søknad. Tilskuddet vil heller ikke være aktuelt når det ikke bygges barnehage i
kommunen. Ved utbetaling av tilskudd til midlertidige lokaler forplikter kommunen seg til å
åpne ny barnehage innen 3 år. Kommunen har fått avslag på søknad fordi det ikke forelå
konkrete planer om bygging av ny barnehage. Erfaringen fra fylkesmannen generelt er at
kommunene er flinke til å søke om tilskudd og at de har god oversikt over mulighetene. At en
kommune går glipp av tilskudd innenfor dette området hører til sjeldenhetene.
Utarbeidet av
Side 10 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
Kriminalomsorgens sentrale forvaltning
Dette tilskuddet er refusjon for kommunene til utgifter for plassering av forvaringsdømte.
Etter de opplysninger vi har mottatt har Horten kommune ingen forvaringsdømte, og
tilskuddet vil av den grunn være uaktuelt.
Tilskudd til omsorgsboliger og sykehjemsplasser
Det er ikke inntektsført investeringstilskudd i regnskapet i kontrollperioden. Vi har fått
opplyst at kommunen har søkt om og fått godkjent investeringstilskudd for Åsgårdstrand
sykehjem. Det vil bli søkt om utbetaling av totalt 31,2 mill fra Husbanken i 2010.
Rusmiddelforebyggende
Rusmiddelforebyggende tilskudd er et tiskudd til utarbeidelse av kommunale
rusmiddelpolitiske handlingsplaner og rusforebyggingskoordinator. Helsedirektoratet har i
samarbeid med de regionale kompetansesentrene for rusmiddelspørsmål prioritert arbeidet
med å bistå kommunene i å lage helhetlige rusmiddelpolitiske handlingsplaner. Det er sju
kompetansesentre innenfor rusfeltet. Horten kommune kommer inn under ansvarsområdet til
Borgestadklinikken.
Horten kommune har utarbeidet en rusmiddelpolitisk handlingsplan gjeldende i perioden 2008
– 2011. Horten kommune mottok et tilskudd fra Borgestadklinikken i 2007 på kr 328 940. Det
ble avsatt kr 280 000 til bundet fond. I 2010 er det resterende av fondet kr 280 000
inntektsført på prosjektnummer som heter Rus – gave fra Borgestadklinikken.
Borgestadklinikken er ikke et tilskuddsorgan, de formidler imidlertid tilskuddene på kap 718
post 63 i statsbudsjettet. De bidrar med midler til de kommuner som har prosjekt i samarbeid
med Borgestadklinikken. Tilskuddet er ment som stimulering og gis til dekning av
vikarkostnader for frikjøp av tid. Når kommunen tidligere har mottatt midler til ruspolitisk
handlingsplan, vil kommunen ikke motta flere tilskudd til dette. Kommunen kan imidlertid
søke tilskudd til andre prosjekter innenfor rus-området.
Kommunen mottar tilskudd til rusarbeid under Kap 763 rustiltak. Dette gjelder feltsykepleier
som er et lavterskel-helsetiltak (LAV) . Kommunen har i 2010 fått avslag på søknad om
tilskudd til LAR-tiltaket (legemiddelassistert rehabilitering) - utdeling av medisiner,
sikkerhetstiltak.
Primærhelsetjeneste
Målet med tilskuddet til helsestasjonstjenesten og skolehelsetjenesten er at kommuner med
store sosiale helseforskjeller skal få et bedre skolehelsetjenestetilbud. I 2009 ble 6,5 mill.
kroner fordelt til 15 kommuner og fem bydeler i Oslo. Ved hjelp av midlene er det blant annet
iverksatt tiltak for innvandrergrupper og etablert bedre samarbeid mellom helsesøster og
ungdomsskoler. Tilskuddet er oppført med eget kapittel og post på vedlegg 3 fra 2010, vi har
ikke funnet retningslinjer eller søkekriterier for tilskuddet.
I følge opplysninger fra departementet er det sendt ut brev til alle kommuner. Det var kr 6,5
millioner til utdeling i 2010. Departementet kunne ikke imøtekomme alle søknader. Det var
kommuner som har utfordringer med stort fravær, tilflytning, hybelboere og ikke vestlige
minoriteter som ble prioritert. Kommuner som ble tildelt tilskudd ble valgt ut i samarbeid med
fylkesmannen og på bakgrunn av statistikk og KOSTRA-rapportering.
Utarbeidet av
Side 11 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
Etter de opplysninger revisjonen har innhentet har dette tilskuddet ikke vært kjent i Horten
kommune.
Tilskudd forvaltet av helsedirektoratet
Det er to av tilskuddene som er forvaltet under helsedirektoratet som vi ikke kan se at Horten
kommune har mottatt tilskudd. Dette gjelder tilskudd til brukerstyrt personlig assistanse og
tilskudd til særskilte utviklingstiltak.
Brukerstyrt personlig assistanse
Formålet med tilskuddet til brukerstyrt personlig assistanse er å stimulere kommunene til å
bruke ordningen med brukerstyrt personlig assistanse, BPA. Tilskuddet går til dekning av
utgifter til opplæring av arbeidsleder og assistent, til utlysing og ansettelsesprosedyrer og
oppfølging. Tilskuddet dekker ikke kommunenes utgifter til tjenestetilbudet, men skal
stimulere til at nye brukere får tjenestetilbudet. Det gis tilskudd for maks 4 år pr bruker.
Horten kommune har søkt om de tilskuddene de kan for sine brukere, de har mottatt tilskudd i
perioden 2003- 2008. For en av personene ble det ikke utbetalt første års-tilskudd da
personene hadde mottatt dette mens vedkommende var bosatt i annen kommune. Det vil
muligens søkes om tilskudd neste år, da det er nye personer som vurderes å bli med i
ordningen.
Tilskudd til særskilte utviklingstiltak
Tilskudd til særskilte utviklingstiltak omfatter kompetansehevende tiltak for lindrende
behandling og omsorg ved livets slutt. Tilskuddet skal forvaltes i samhandling med regionale
kompetansesentra for lindrende behandling i spesialisthelsetjenesten, og legge til grunn
Nasjonal strategi for arbeid innenfor kreftomsorgen.
Horten kommune har tidligere mottatt tilskudd for lindrende behandling og omsorg ved livets
slutt siste gang var i 2007. Horten kommune har ikke søkt om dette tilskuddet etter 2007 i
følge tilbakemelding fra enhetsleder.
Dersom Horten kommune har hatt nye tiltak eller prosjekter ville det ha vært mulig å søke om
midler. Kommunene kan søke om tilskuddet hvert år til prosjekt som er innenfor rammen av
tilskuddet. I følge opplysninger fra departementet følger de en uskreven regel om at
kommuner som har mottatt tilskudd tre år på rad ikke blir prioritert ved neste tildeling.
Kriterier for tildeling etter rundskriv er at søknaden om tilskuddsmidler må være forankret i
ledelsen i kommunen og beskrive prosjektets/ tiltakets målgruppe og omfang,
hovedmålsetting og resultatmål, tiltak/planer, ansvarlig for gjennomføringen,
kostnadsoverslag, beregnet tidsperspektiv, samarbeidsforhold, planer for videreføring av
tiltakene etter prosjektperioden og evalueringsmetode og tidspunkt.
Tilskudd til særskilte utviklingstiltak omfatter også tilskudd til undervisningssykehjem og
tilskudd til undervisningshjemmetjenester. Målsetting om et undervisningssykehjem i hvert
fylke er nådd. I Vestfold er det Nygård sykehjem i Sandefjord som er
undervisningssykehjemmet. Undervisningssykehjemmet er i løpende dialog med de andre
kommunene i fylket, blant annet gjennom 12 kommunesamarbeidet (12K), for å sikre
kompetanseutvikling, forskning og kvalitetsutvikling til beste for pleie- og omsorgstjenesten i
Vestfold.
Utarbeidet av
Side 12 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
Tilskudd til undervisningshjemmetjenester er etablert i alle fylker etter modell fra
undervisningssykehjem. Også her foreligger det målsetting om et senter i hvert fylke. Det er
Sandefjord kommune som også har denne tjenesten i Vestfold.
Særskilt transporttiltak
Det er ikke inntektsført tilskudd til kollektivtransport pr i dag. Horten kommune fikk i 2010
tilsagn om tilskudd til oppgradering av Horten busstasjon på nær 3 mill av totalt 57 mill som
var til utbetaling over samferdselsdepartementets budsjett til kommunesektoren.
Vilt- og fisketiltak
Målet med tilskuddsordningen er å medvirke til å gjennomføre en bærekraftig viltforvaltning i
kommunen. Vi har fått bekreftet fra fylkesmannen at det ikke har vært utbetaling til Horten
kommune for dette tilskuddet.
Horten kommune samarbeider med Horten Natursenter om søknad om tilskudd til bevaring av
beverstanden. Søknaden er sendt fra Horten Natursenter til kommunen som har videresendt
denne til fylkesmannen.
Direktoratet for forvaltning og IKT
Horten kommune har ikke mottatt prosjekttilskudd til digital fornying i kommunene.
Kommunen søkte om tilskudd til prosjektet Heldiks (helhetlig digitalt internkontrollsystem) –
EPOS (HR-system) i 2009, men fikk endelig avslag.
Kommunale innvandrertiltak
Dette er tilskudd til Ny sjanse. Ny sjanse er en forsøksordning som har til hensikt å kvalifisere
innvandrere uten fast tilknytning til arbeidsmarkedet, til utdanning eller arbeid. Formålet er å
prøve ut spesielt tilrettelagte kvalifiseringstiltak og metodikk slik at de kan få en varig
tilknytning til arbeidslivet og bli økonomiske selvhjulpne.
Etter de opplysninger vi har fått har Horten kommune ikke søkt på dette tilskuddet etter en
avveining av kapasiteten ved kontoret. Det er krevende å drive flere store prosjekter samtidig.
Horten kommune mottar tilskudd for et annet prosjekt som heter Samordning av tiltak for
tilbakeføring – fra fengsel til kvalifiseringsprogram som belastes statsbudsjettet kapittel 621
post 63.
Revisjonens vurdering:
Vedlegg 1 viser at Horten kommune mottar tilskudd for de fleste av tilskuddene som er
aktuelle for kommunen, men det er også tilskudd hvor kommunen ikke har blitt overført
midler i 2009 eller 2010.
Beskrivelsene av de tilskudd, hvor kommunen ikke har bokført inntekt, viser at kommunen
har søkt eller vil søke om tilskudd for flere av tilskuddsordningene. Dette gjelder
investeringstilskudd til sykehjem, særskilt transporttiltak og prosjekttilskudd til digital
fornying av kommunen. For sistnevnte tilskudd fikk kommunen avslag.
Tilskudd, som kommunen etter revisors vurdering, kan være søknadsberettiget til, er
følgende:
•
•
Lindrende behandling,
Kommunale innvandrertiltak
Utarbeidet av
Side 13 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
•
•
Rusmiddelforebyggende
Helsestasjonstjeneste
5.2.3 Sammenligning med Re
Prosjektet er gjennomført parallelt i Re kommune. Tallene fra Re kommune er medtatt i
vedlegg 2.
Sammenligningen med Re gir kun et par avvik vedrørende tilskudd. Re kommune har mottatt
investeringstilskudd til barnehager og tilskudd til brukerstyrt personlig assistanse. Disse
tilskuddene var som det framkommer av beskrivelsen ovenfor uaktuelle for Horten kommune
i 2009 og 2010.
5.2.4 Andre tilskudd
Horten kommunen har mottatt flere tilskudd enn det som framkommer av vedlegget.
Nedenfor har vi satt opp en oversikt over driftstilskudd som kommunen har mottatt som vi
ikke har kunnet knytte til statsbudsjettets Vedlegg 3.
ABM-utvikling
Fylkesmannen
Fylkesmannen
Fylkesmannen
Husbanken
Husbanken
KS
Kultur og kirkedep.
Nav Helsetjforv Sør
Norsk kulturråd
Enova SF
2009
529 000
50 000
410 000
660 000
500 000
2 000 000
100 000
300 000
197 000
200 000
2010
568 000 Adm-tilskudd bastøy fengselsbibliotek
35 000 Kvinners helse i eksil
310 000 Etterutdanning lærere
Kyststi og naturvern, karljohv
700 000 Boligtilskudd tilpasning
2 000 000 Boligtilskudd etablering
Sammen for barn og unge - stimuleringsm.
Den kulturelle spaserstokken
221 000 Oppgjør multidose
Gamle hager i Horten
10 252 855 ISSR1224 - 09/386
5.2.5 Revisors totalkonklusjon problemstilling 1:
Har Horten kommune tilfredsstillende rutiner som fanger opp relevante
tilbud om øremerkede statlige tilskudd?
Horten kommune har søkt og mottatt mange av tilskuddene som ligger til grunn for vår
kontroll. Revisors gjennomgang har imidlertid avdekket at det er enkelte tilskudd som
kommunen ikke har søkt på.
Selv om kommunen ikke har skriftlige rutiner, viser gjennomgangen at de har fanget opp de
fleste tilskuddsordningene som er aktuelle.
Det er ikke nedtegnet skriftlige rutiner vedrørende øremerkede tilskudd. De fleste nevnte at
kopi av tilsagnsbrev skal sendes regnskapsavdelingen og at det er den budsjettansvarlige som
er ansvarlig for å søke og følge opp tilskuddene. Revisor vurderer at det bør utarbeides en
skriftlig rutine på et overordnet nivå hvor ansvarsfordelingen mellom enhetene og
regnskapsavdelingen er tydeliggjort. Rutinen bør beskrive de ulike faser fra søknad,
tilsagnsbrev, føring av prosjekt, rapportering og eventuell fondsavsetning og bruk av fond.
Utarbeidet av
Side 14 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
Svarprosenten fra enhetslederne var lav. Det kan være flere grunner til dette. Det framkom i
svaret fra to av rektorene at de overlot til kommunalsjefen å svare, øvrige rektorer ga ingen
tilbakemelding. Selv om vedlegg 3 var vedlagt mailen, kan det også være enkelte enhetsledere
som mener at de ikke har øremerkede tilskudd og av den grunn lot være å gi tilbakemelding
Tilskudd, som kommunen etter revisors vurdering kan være søknadsberettiget til, er følgende:
•
•
•
•
Lindrende behandling,
Kommunale innvandrertiltak
Rusmiddelforebyggende
Helsestasjonstjeneste
Vi har ingen mulighet til å tallfeste noen beløp på eventuelle inntekter Horten kommune kan
ha gått glipp av ved ikke å søke på ovennevnte tilskudd.
For to av tilskuddene, som er søknadsberettiget, har vi sendt mail til en ledende ansatt
innenfor det aktuelle området hvor vi stilte spørsmål om de var kjent med tilskuddet, om
tilskuddet var aktuelt for kommunen, om det ble søkt og eventuell grunn dersom det ikke var
søkt. Tilbakemeldingene revisor har mottatt er følgende; for ett av tilskuddene var tilskuddet
ikke kjent, mens for det andre tilskuddet fikk vi ingen forklaring på hvorfor det ikke var søkt.
Revisors gjennomgang viser at Horten kommunes rutiner hovedsakelig fanger opp relevante
tilbud om øremerkede statlige tilskudd. Revisor vurderer at tilskuddsområdet er meget
uoversiktlig og at det er tidkrevende å lete etter informasjon. For enkelte av
tilskuddsordningene er heller ikke retningslinjer lagt ut på nettet.
En gjennomgang av dokumenter i web-sak på søkebegrepet tilskudd avdekket ingen
informasjon om ovennevnte søknadsberettigede tilskudd. Kommunen har, etter det revisor
kan se, ikke mottatt informasjon om ovennevnte tilskudd i 2009 og 2010. Revisor vurderer at
Horten kommune ikke har hatt kjennskap til minst ett av disse søknadsberettigede
tilskuddene.
5.3 Problemstilling 2:
Har Horten kommune tilfredsstillende rutiner som sikrer
riktig behandling av refusjonskrav knyttet til øremerkede
statlige tilskudd?
For å besvare denne problemstillingen, bygger vi på opplysningene som er innhentet fra
fylkesmannen, kommunalsjefer og enhetsledere. I tillegg har vi gjennomført flere kontroller
mot regnskapet. Føring på riktig år, art og funksjon er kontrollert, likeledes at tilskudd mottatt
fra fylkesmannen er riktig inntektsført. Revisor har også gjennomgått fondskontiene for å se
at avsatte midler brukes til formålet. Videre har vi valgt å gjennomføre kontroller mot
integreringstilskudd for flyktninger og tilskudd for enslige mindreårige flyktninger.
Utarbeidet av
Side 15 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
Brev om tilskudd, søknad og tilsagn går direkte mellom enhetene og staten.
Regnskapsavdelingen har ikke alltid kjennskap til hvilke tilskudd det er søkt om når
tilskuddet innbetales til bank. Innbetalinger kan bestå av flere tilskudd som blir overført i et
samlet beløp. Etter rutinen skal regnskapsavdelingen ha kopi av tilsagnsbrevet.
Enhetslederne ble stilt spørsmål om hvilke rutiner som er etablert for sending av
refusjonskrav knyttet til statlige øremerkede tilskudd. Flere av svarene oppgir faste frister,
hyppighet og at en følger reglene for de ulike tilskudd. På spørsmål om hvordan enhetslederne
sikrer at øremerkede tilskudd blir brukt i henhold til tilsagn, svarer de fleste at dette skjer via
rapportering og regnskap.
På spørsmål om ubrukte øremerkede tilskudd avsettes til bundne fond, har de fleste
enhetslederne svart at ubrukte øremerkede midler avsettes til bundne fond dersom de ikke
skal tilbakebetales. Det er imidlertid enkelte enhetslederne som mangler kjennskap til rutinene
rundt fondsavsetning.
På spørsmål om enhetslederne har oversikt over enhetens bundne fond er det et lite overtall
som svarer ja, mens 9 enhetsledere enten har svart nei, at dette ikke er aktuelt, henviser til at
økonomiavdelingen har oversikt eller har ikke svart.
Regnskapsavdelingen skal ha kopi av tilsagnsbrevet. Revisor har fått opplyst at innbetalinger
kan være tidkrevende å finne ut av for regnskapsavdelingen når kopi av tilsagnsbrev mangler.
På kopien skal også konteringen framkomme. Alle tilskudd skal bokføres med
prosjektnummer. Det er opprettet en egen art på konto 1701 som heter øremerket tilskudd for
enklere å følge opp bruken av midlene. Dersom det er midler igjen avsettes disse på fond. Det
sendes hvert år ut årsoppgjørsbrev til enhetene som også innholder informasjon om å melde
fra om midler vedrørende bruk og avsetning til bundne fond.
5.3.1 Revisors gjennomgang
Tilskudd føres etter anordningsprinsippet. Det vil si de skal inntektsføres når de er kjent. Når
kommunen mottar et øremerket tilskudd til et bestemt prosjekt eller tiltak, inneholder dette en
forpliktelse for kommunen om å bruke tilskuddet til det bestemte prosjektet. Dersom alle
midlene ikke er benyttet til formålet i regnskapsåret, må det resterende beløpet avsettes til
bundne fond.
Med unntak av refusjoner som faktureres, blir de fleste tilskudd inntektsført når beløpet
innbetales til kommunens bankkonto. De ulike tilskuddene har forskjellig hyppighet for når
tilskuddet innbetales til kommunen.
Som vedlegg 1 viser, framkommer det at det er flere tilskudd som kommunen ikke har mottatt
i 2010. Følgende tilskudd blir utbetalt sent på året og det er derfor logisk at kommunen ikke
har inntektsført tilskuddene pr 31.08.2010:
•
•
•
Tilskudd for ressurskrevende tjenester inntektsføres i forbindelse med årsoppgjøret, og
kommunen mottar beløpet påfølgende år.
Rentekompensasjon for skole- og svømmeanlegg, kirkebygg og omsorgsboliger/
sykehjemsplasser utbetales i desember.
Tilskudd til opplæring av barn og unge asylsøkere utbetales i august/september.
Utarbeidet av
Side 16 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
Tilskudd til kvalifiseringsprogram og sosiale tjenester og tiltak for vanskeligstilte ble også
utbetalt i 2 halvår i 2009. Sammenligningen med Re viser at heller ikke de har inntektsført
disse tilskuddene i 2010, og vi har derfor ikke fulgt disse nærmere opp.
Gjennomgangen av tilskuddene viser at kommunen for enkelte tilskudd ligger etter egne
rutiner med å sende refusjonskrav. For enslige mindreårige flyktninger er rutinen at det skal
sendes refusjonskrav 3 ganger i året. Revisjonen skriver uttalelse til kravet. Det er ikke sendt
krav for refusjon av kommunale utgifter til barneverntiltak knyttet til enslige mindreårige
flyktninger i 2010. Revisor har fått opplyst at manglende refusjonskrav skyldes sykefravær
ved avdelingen.
Tilsvarende er det heller ikke sendt krav vedrørende statlig forvaltning av barnevernet kap
855 post 60. For 2009 ble kravene sendt i januar 2010. Det er pr dato ikke sendt refusjonskrav
vedrørende 2010. Enhetene bør sørge for å ha rutiner som ivaretar kommunens inntekter også
ved sykefravær.
Revisors gjennomgang avdekket at flere av tilskuddene manglet tilsagnsbrev som
dokumentasjon av inntekten i regnskapet. Innbetalingen kan være merket med en kontostreng,
slik at inntekten kommer riktig i regnskapsår. Revisor vurderer at overføring fra bank med
melding er en for svak dokumentasjon av inntektene.
Enkelte refusjonskrav er sendt sent i forhold til årsregnskapet og kun en gang i året. Revisor
vurderer at slike krav minimum bør sendes hvert halvår.
5.3.1.1 Periodisering
Regnskapet for 2009 inneholder enkelte tilskudd som gjelder 2008. Regnskapsavdelingen
forsøker å fange opp inntekter rundt årsavslutningen for å få disse riktig periodisert.
Flere refusjonskrav sendes sent på året og for disse inntektene mottar kommunen
innbetalingen i påfølgende år, og inntekten må periodiseres i henhold til anordningsprinsippet.
Det er ikke bare forhold i kommunen som gjør at tilskudd havner på feil år. Flere som
utbetaler tilskudd utbetaler eller avregner tilskudd etterskuddsvis og en innbetaling kan gjelde
både for 2. halvår foregående år og første halvår inneværende år.
Revisors vurdering:
Revisor har ikke avdekket vesentlige feil når det gjelder periodisering av regnskapene for
2009 og 2010 når en ser hele året under ett. For den enkelte regnskapsperiode i regnskapsåret
vil imidlertid regnskapet ikke være riktige periodisert for refusjonskravene.
Revisor vurderer at etterlevelse av rutinen om å sende tilsagnsbrev til regnskapsavdelingen,
vil bidra til bedre dokumentasjon og riktig periodisering av regnskapet. Tilsagnsbrev bør også
vedlegges fondsavsetningen som dokumentasjon på avsatte midler for å etterleve
bokføringslovens krav om dokumentasjon av balanseposter.
5.3.1.2 Regnskap - KOSTRA
KOSTRA-veileder som er hjemlet i Forskrift om rapportering, inneholder bestemmelser om
hvilken art og funksjon de ulike tilskudd skal føres i kommuneregnskapet.
Utarbeidet av
Side 17 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
Øremerkede tilskudd skal inntektsføres i kommuneregnskapet på art 700 refusjoner eller art
810 andre statlige overføringer. Det er fritt opp til kommunen å splitte artene opp i
undernummer. Som hovedregel føres tilskudd som krever gjenytelse på art 700, mens tilskudd
som skal videreformidles eller ikke krever spesifikk gjenytelse føres på art 810.
En kontroll av kostra-artene avdekket at det i Horten kommunes regnskap er et par tilskudd
som føres på feil art. Boligtilskudd til etablering og tilpasning er ført på konto 1701. Etter
kostraveileder skal Utbedringstilskudd til boliger føres på art 810. Tilskudd som gjelder ren
videreformidling herunder spillemidler skal føres på art 810. Horten kommune har ført
spillemidler feil på konto 1703.
Revisors vurdering:
Revisjonen anbefaler at beskrivelsene i kommunens kontoplan tilpasses KOSTRA-veileder.
5.3.1.3 Kontroll av tilskudd fra fylkesmann
I forbindelse med prosjektet har vi fått tilsendt flere tilsagnsbrev direkte fra fylkesmannen,
Disse tilsagnsbrevene er også benyttet som grunnlag for kontroll av inntektsføring i
regnskapet. Med unntak av ett brev om tilskudd som var sendt ut i juli 2010, var tilskuddene
inntektsført i regnskapet. Det ble avdekket et avvik med feilføring på feil tjeneste for ett av
tilskuddene som ble mottatt i juli 2010.
Revisors vurdering:
Feilføringen revisjonen avdekket er forholdsvis ny, og det er mulig enheten vil avdekke dette
ved rapportering.
5.3.1.4 Prosjektnummer
I Horten kommune brukes prosjektnummer for flere tilskudd. Det er ikke pålagt å føre
tilskudd med prosjektnummer i regnskapsforskriftene. Kommunen har i sine interne rutiner at
øremerkede tilskudd skal bokføres med prosjektnummer. Dersom det er midler igjen avsettes
disse til fond.
For prosjekt opprettet i den senere tid henviser prosjektnummer til ansvarsnummer og
fondskonti henviser til prosjektnummer. Ved bruk og avsetning til fond benyttes
prosjektnummer i teksten. Dette bidrar til å se sammenhengen mellom midlene i regnskapet.
Når man fører bruk av bundne midler på eget prosjektnummer er det viktig at alle kostnader
som gjelder prosjektet og er godkjente kostnader i tilsagnsbrev/ retningslinjer føres på
prosjektet.
5.3.1.5 Fond
Bundne driftsfond føres i regnskapet på konto 2510101 til konto 2520203. Saldo på de
bundne fondene pr 31.12.09 er kr 43 mill. Disse fondene omfatter imidlertid også gaver og
selvkostfond slik at det er ikke kun ubrukte fondsmidler som ligger i dette beløpet.
Rutinen er at regnskapsavdelingen gjennomgår fondskontiene i forbindelse med hvert
årsoppgjør.
Det er vanskelig å bekrefte at alle avsetningene gjelder tilskudd ut fra teksten på bilaget i
regnskapet. Enkelte av kontiene har imidlertid ordet tilskudd i balansekontoen. For regnskapet
Utarbeidet av
Side 18 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
har det ingen betydning om pengene stammer fra øremerkede tilskudd eller er gaver.
Balansekontiene bør uansett følges opp og midler bør ikke stå urørt over flere år.
En gjennomgang av regnskapet viser at det har vært bevegelse på mange fond, og særlig de
største fondene. Det er imidlertid flere konti som har stått urørt over flere år, noen helt tilbake
til 2005, muligens også enda lenger tilbake i tid. Oppfølging av ovennevnte konti har ikke
vært tilfredsstillende. Oversikt nedenfor viser bundne fond som det ikke har vært bevegelse
på. Totalt har 1,4 mill stått urørt siden 2007, av disse var 950 000 også på fondskontoen i
2005.
For enkelte prosjekt blir det opprettet prosjektnummer når midlene mottas og avsettes. Etter
dette er det ikke bevegelser på prosjektet.
Det har for enkelte fond vært ført utgifter på tilhørende prosjekt i etterfølgende periode uten at
midlene fra fond er benyttet.
Det kan se ut som et prosjekt har tilknytning til to balansekonti. En balansekonto ser også ut
til å inneholde annet prosjekt enn det som framkommer av teksten.
Kto
Tekst
Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap
2510104 BECKERBO BARNEHAGE
2510105 SKAVLI BARNEHAGE, ØVINGSLÆRER
2010
2009
2008
2007
2006
2005
-136979
-136979
-136979
-136979
-136979
-136979
-27581
-27581
-27581
-27581
-27581
-27581
2510107 LYSHEIM SKOLE, TILRETTELEGGINGSTILSKUDD
-27000
-27000
-27000
-27000
-27000
-27000
-100000
-100000
-100000
-100000
-100000
-100000
2510117 EVAKUERT OG PÅRØRENDESENTER
-42000
-42000
-42000
-42000
-42000
-42000
2510120 NORDSKOGEN SKOLE
-44748
-44748
-43748
-43748
-43748
-43748
2510123 DIV. REFUSJONER, BLÅBÆRLYNGEN BARNEHAGE
-21901
-21901
2510113 FOREBYGGENDE ARBEIDSMILJØ
-21901
-21901
-21901
-21901
-27340103531-27340
2510126 VOX GRUNNLEGGENDE DATAOPPLÆRING, PROSJ.
-27340
-27340
-4890
0
2510127 KOMPETANSEUTVIKLING BRAARUDÅSEN, PROSJEKT
-4000 102221
-4000
-4000
-4000
-4000
0
0
2510135 KOMPETANSEMIDLER NAV
-47000
-47000
-47000
-47000
-47000
2510136 KOMPETANSELØFTET, VIRKSOMHET BARNEHAGE
-219000
-219000
-219000
-219000
-110000
0
2510137 FOREBYGGENDE RUSARB., VIRKS. SKOLE, "HYSJ"
-40000
-40000
-40000
-40000
-40000
0
2510140 TIGRIS, PROSJ. 105010, HELSE- OG BARNEVERNTJENESTEN
-29159
-29159
-29159
-29159
-29699
0
2510150 TILRETTELEGGINGSTILSKUDD, ANSVAR 2260 -23200
- PERSONAL-23200
-23200
-23200
0
0
2520103 SAMTAK-STØTTESEKSJONEN
-16207
-16207
-16207
-16207
-16207
-16207
2520107 FERDSELSHINDR.INNRETN.STRANDSONEN
-40000
-40000
-40000
-40000
-40000
-40000
2520112 OMRÅDETILTAK BORREVANNET
-39414
-39414
-39414
-39414
-39414
-39414
2520114 SLT (TILHØRER FELLESOMRÅDE GRUNNSKOLE)
-396875
-396875
-396875
-396875
-396875
-299938
2520165 STATSTILSK.BASTØY BILBL. TILLEGGSBEVILG-23254
-23254
-23254
-23254
-23254
-23254
-109578
-109578
-109578
-109578
-109578
-109578
-26554
-26554
-26554
-26554
-26554
-26554
-1441790
-1441790
-1440790
-1440790
-1286680
-954154
2520166 DEN GODE BARNEHAGE
2520194 INNSK. OMSORGSBOLIGER ILEHAUGEN
SUM
Revisors vurdering:
Oversikten over viser at rutinene rundt bruk av fondsmidler ikke fungerer tilfredsstillende.
Her bør det gjennomføres en opprydning og det bør utarbeide en politisk sak hvor en vurderer
inntektsføring for det enkelte fond.
Utarbeidet av
Side 19 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
5.3.2 Flyktninger
Vi har valgt å gjennomføre kontroller mot integreringstilskudd for flyktninger og tilskudd for
enslige mindreårige flyktninger. Tilskuddet er ikke øremerket for kommunen. Inntekten føres
på ansvar 1900 finans som er et fellesområde, og ikke direkte på tjenesten som sender og
følger opp inntekten.
Integreringstilskudd utbetales for fem år når det gjelder flyktninger og tre år ved
familiegjenforening. For enslige mindreårige flyktninger mottas i tillegg et ekstra tilskudd.
Det må søkes om år 1- tilskudd. I Horten kommune sendes år 1-krav to ganger i året, i januar
og på sommeren. År 2-5 utbetales automatisk over 4 terminer. Det er vedlagt lister som
kontrolleres av administrasjonen ved NAV. Listene henger noe etter med oppdateringer ved
blant annet flytting.
Flyktningkontoret sender krav til IMDI (Integrerings- og mangfoldsdirektoratet) for alle
flyktninger med unntak av de enslige mindreårige. Enslige mindreårige flyktninger hører inn
under barnevernet, som sender søknad om tilskudd for disse. Det sendes krav om år-1 tilskudd
en gang i året.
Regnskapet og bilagene inneholder ikke lister med navn. Vi gjennomførte en kontroll basert
på antall flyktninger og bosettingsår og det framkom differanser i forhold til antall. I 2009 ble
det for eksempel mottatt integreringstilskudd år 1 for 24 flyktninger. I oppgavene fra IMDI
mottar kommunen i 2010 år 2 tilskudd for 23 personer, dvs en mindre enn registrert i 2009.
Fra Nav har vi mottatt følgende tilbakemelding på avviket:
Personer holder seg ikke i ro på ett sted fra de bosettes til det er gått 5 år. De flytter avhengig
av hvor de har familie og bekjente. Innenfor 5-årsperioden må de ha kommunenes
godkjennelse til å flytte til annen kommune hvis de ikke er selvhjulpne økonomisk. Innenfor
segmentet "familiegjenforening" er det svært mange forskjellige økonomiske situasjoner, fra
de som mottar sosialhjelp som eneste livsoppholdskilde til mer ressurssterke yrkesaktive
personer. Den første gruppen er enkel for NAV å holde oversikt over, men de som ikke har
behov for hjelp fanger NAV først opp i "år-2" når det framkommer på IMDI-listene at det har
flyttet noen til Horten som NAV ikke vet noe om.
Personer som kom i 2009, og som vi fikk år-1 tilskudd bokført i 2009, kan i 2010 bo et helt
annet sted i landet enn Horten. Hvis de flyttet før 31.12.09 så vil med stor sannsynlighet
tilskuddet for år-2 bli sendt direkte til den kommunen der de bor. Personer som kom i 2008 på
familiegjenforening med økonomisk uavhengig person, ble først fanget opp i 2009 da
kommunen fikk år-2 tilskudd for disse personene. Deretter ble det søkt om ÅR-1 tilskudd for
2008 som ble bokførte først i 2009.
Det er også litt spesielle regler knyttet til når kommunen får, og når kommunen ikke får
penger for barn som er født etter ankomst til Norge. Mange kommer seg ikke gjennom
mottaksperioden uten å få et barn eller to, og avhengig av bosettingsdatoen kan det godt
oppstå tidsforskyvninger her. Det er også enkelte andre spesielle situasjoner, hvor NAV har
påklaget avslag på tilskudd. I noen tilfeller har kommunen fått medhold. Endringen medfører
at tidligere lister blir feil, og tilskuddet blir utbetalt lenge etter det skulle.
Endringene på antall personer og årskull er summen av variasjoner. Ved flyktningkontoret
blir samtlige enkeltpersoner registrert, voksne som barn, med alle bevegelser over en 5-års
periode. Dette sikrer at kommunen får de tilskuddene de skal.
Utarbeidet av
Side 20 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
Revisors vurdering:
Som det framkommer av tilbakemeldingen fra sosial vil det naturlig være avvik ved at
personer flytter. Økonomiske selvhjulpne personer kan fritt flytte uten kommunens
godkjennelse, og antall personer kommunen mottar tilskudd for vil variere. Den kontrollen
som gjennomføres ved NAV ved kvartalsvis gjennomgang av lister på personnivå sikrer
kommunens inntekter.
Dagens rutiner inneholder en svakhet ved at kommunene ikke får melding om
tilskuddberettigede personer som flytter til kommunen. Det er opp til kommunen å fange opp
nye innbyggere som har krav på tilskudd fra lister til IMDI. Disse listene er ofte ikke helt à
jour. Dersom det flytter noen inn til kommunen i det siste året kommunen har krav på
tilskudd, vil dette ikke fanges opp av IMDI-listene, da IMDI-listene gir oversikt over hvilke
personer som er medtatt i tilskuddsutbetalingen.
Revisor vurderer at statlige myndigheter bør tilrettelegge for at kommunene kan følge opp
tilskuddsberettigede personer på et tidligere tidspunkt. Dette vil gi en sikrere oppfølging av
det kravet kommunen har på integreringstilskuddet.
5.3.3 Revisors totalkonklusjon problemstilling 2:
Har Horten kommune tilfredsstillende rutiner som sikrer riktig behandling
av refusjonskrav knyttet til øremerkede statlige tilskudd?
Øremerkede tilskudd er ikke en ensartet gruppe, og det foreligger ingen skriftlige rutiner.
Flere enheter har etablert rutiner med faste tidspunkt for sending av refusjonskrav. Revisor
vurderer at alle enheter, som har slike inntekter, bør etablere faste skriftlige rutiner for
sending av refusjonskrav slik at disse også kan ivaretas ved sykdom, ledighet i stilling osv.
De fleste kommunalsjefer og enhetsledere er kjent med at regnskapsavdelingen skal ha kopi
av refusjonskrav og tilsagnsbrev. Når regnskapsavdelingen ikke mottar sin kopi, blir bilagene
ført kun etter bankbilaget som ofte har svært sparsommelige med opplysninger. Dårlig
bilagsdokumentasjon gjør det ikke mulig å kontrollere om bilaget føres riktig i regnskapet og
om anordningsprinsippet følges. Tilsagnsbrev bør også vedlegges fondsavsetningen som
dokumentasjon på avsatte midler.
Tilskudd gis ofte til et prosjekt som er ment å skulle gjennomføres innenfor en gitt periode.
Manglende bruk av midler ett år kan også medføre lavere tilskudd påfølgende år.
Revisor vurderer at det bør nedtegnes en rutine for prosjekter, hvor det framkommer hvem
som er ansvarlig for oppfølging av disse. Når en først har valgt å bruke prosjektnummer ved
mottak av tilskudd er det viktig at de som konterer er kjent med dette og også fører tilhørende
utgifter på prosjektnummeret. Revisjonens gjennomgang viste at det er flere prosjektmidler
som er avsatt, men som ikke brukes.
De største bundne fondene har bevegelser for bruk og avsetning, men 21 fond som totalt
utgjør 1,4 mill har stått urørt siden 2007. Revisor har registrert at rutinene rundt oppfølging av
fond ikke har fungert tilfredsstillende. Regnskapsavdelingen er avhengig av informasjon fra
enhetene for føringer vedrørende fond og avslutning av prosjekter.
Utarbeidet av
Side 21 av 22
Øremerkede tilskudd - Horten kommune
Utarbeidet av
Side 22 av 22