Transcript Verdt å vite for styremedlemmer 2012

-0-
Til Styret
I dette heftet finnes det informasjon som kan brukes i styrearbeidet. Heftet ligger også på Styreportalen.
Innhold:
1.
Velkommen som styreleder/-medlem, konstituering
side
1-3
2.
Retningslinjer for styrearbeid
side
4-5
3.
Informasjon om Styreportalen og tjenesten Henvendelse
side
6-7
4.
Forretningsførerkontrakt, standard
side
8
5.
Prisliste for tilleggstjenester
side
9 - 12
6.
Individualisering av fellesgjeld
side
13
7.
Kontoplan
side 14 - 20
8.
Bilagsbehandling
side 21 - 24
9.
Diverse viktige punkter – regnskap
side 25 - 26
10. Lønn og godtgjørelser
side 27 - 28
11. Orientering ved betalingsmislighold av felleskostnader
side
29
12.
BEVAR-HMS
side
30
13.
Vaktmesteroppgaver
side
31
14.
Kurs og opplæring
side
32
side
33
side
side
side
34
35
36
15. Innkjøpsavtaler
16. Diverse informasjon
- Advokatkontoret i Usbl
- Tekniske tjenester i Usbl
- Operative vedlikeholdstjenester i Usbl
-1-
VELKOMMEN SOM STYRELEDER/ -MEDLEM !
Styret bør sette seg tilstrekkelig inn i lover, vedtekter og andre regler som gjelder for boligselskaper. Søk
bistand hos Usbl dersom styret er i tvil. Usbl er opptatt av kompetansebyggende aktiviteter for styrene. I dette
inngår årlig seminar, temakvelder og oppstartmøte for nye styreledere.
STYRETS ARBEID
Styrets arbeid er definert i borettslagsloven §§ 8-8 og 8-9 (for borettslag) og eierseksjonsloven § 40 (for
eierseksjonssameier). Generalforsamlingen/sameiermøtet har gitt styret rett og plikt til å forestå den daglige
driften av boligselskapet. Styret forvalter på vegne av eierne store økonomiske verdier i form av bygninger,
tomter, penger og andre eiendeler.
SAMARBEID MELLOM BOLIGSELSKAPETS STYRE OG USBL
Det er styret som er ansvarlig for ledelsen av boligselskapets virksomhet, mens forretningsførselen utføres
av Usbl.
Forretningsførselen omfatter ikke hva som regnes som konsulentoppdrag, juridisk bistand og inkasso ut over
ordinær innkreving av felleskostnader. Oppdrag som ikke inngår i ordinær forretningsførsel faktureres
særskilt. Se Usbls prisliste for tilleggstjenester i dette heftet eller på Styreportalen.
FORSLAG TIL ARBEIDSRUTINE FOR STYRET:
1. Innkalling til styremøte
Snarest mulig etter at ordinær generalforsamling/ordinært sameiermøte er avholdt, innkaller styreleder de
øvrige styremedlemmene til konstituerende styremøte. Avtroppende styreleder overleverer styreansvar til
påtroppende styre, samt redegjør for driften av boligselskapet og økonomisk status.
Styreleder fordeler arbeidsoppgavene innad i styret, slik at alle får bestemte oppgaver. Nestleder og
sekretær velges. Styreleder har ansvar for å kalle inn til styremøte så ofte som det trengs (jf.
Borettslagsloven § 8-5, eierseksjonsloven § 39). Styrets leder og sekretær samarbeider om sakslisten til
styremøtene. Man bør unngå styremøter der sakslisten først blir presentert på selve styremøtet. Det skal
lages referat fra styremøtene. Referatene lastes opp på Styreportalen snarest mulig. Husk å huke av for at
referatet skal være tilgjengelig for forretningsfører (borettslagsloven § 8-7 og eierseksjonsloven § 39, 5.
ledd). Sekretær sørger for at vedtak som er gjort fremgår av referatet og noterer at det er gjennomgått og
godkjent av de tilstedeværende styremedlemmer. Fysisk signatur er ikke nødvendig på den elektroniske
versjonen..
Styret er arbeidsgiver for boligselskapets eventuelle ansatte. Styret skal sørge for at det drives forsvarlig
vedlikehold av selskapets eiendom. Styret vedtar budsjett og fastsetter felleskostnader. Styret gjennomgår
og godkjenner regnskapet, skriver styrets årsberetning og forbereder og innkaller til generalforsamling/
sameiermøter.
Styret godkjenner overdragelser og bytter av andeler/ seksjoner, samt påser at husordensreglene følges. I
den forbindelse behandles klagesaker, eventuelt pålegg om salg eller begjæringer om fravikelser. Det er
viktig at svar på henvendelser gis snarest mulig.
2. Innkjøp og vedlikeholdsarbeider
Innkjøp for den daglige drift ordnes av styrets medlemmer eller vaktmester. Før større innkjøp eller arbeider
igangsettes, bør det foreligge vedtak i et styrereferat. Innhent gjerne tilbud fra flere leverandører ved større
anskaffelser og vedlikeholdsarbeider.
-2-
3. Anvisning og betaling av fakturaer
Av boligselskapets midler betaler Usbl i henhold til forretningsførerkontrakten uten særskilt anvisning:
Renter og avdrag på lån, forsikringspremier, skatt, strøm, kommunale avgifter, forretningsførerhonorar, lønn
til ansatte og andre faste utgifter.
Øvrige fakturaer betales etter attestasjon og anvisning av styret. Attestasjon er en bekreftelse på at
varen/tjenesten er levert i henhold til bestillingen. Anvisning er en godkjennelse av at kostnaden kan betales.
Boligselskapets styre bestemmer, i konstituerende styremøte, hvem som har anvisningsrett. Dette kan være
styreleder alene. Usbl anbefaler imidlertid at et styremedlem anviser sammen med styreleder. De samme
reglene er lagt til grunn ved godkjennelse av fakturaer på Styreportalen.
Kostnader som berører styreleder direkte må anvises av to andre styremedlemmer.
Spesielle refusjoner til styremedlemmer må dokumenteres og fremgå av styrevedtak.
4. Vedlikeholdsbistand
Usbls tekniske avdeling kan mot avtalt honorar bistå med utarbeidelse av tilstandsvurderinger og
vedlikeholdsplaner for boligselskapet. Videre kan de påta seg ansvaret for prosjekt- og byggeledelse,
herunder utarbeide tilbudsdokumenter ved større rehabiliterings-, ombyggings- og vedlikeholdsarbeider.
5. Forsikringssaker
Når boligselskapets forsikring kommer til anvendelse er det styret som må melde skaden til Usbl (da det er
boligselskapet som er forsikringstaker).
Styret må være obs på at bygningsskader ikke dekkes av innboforsikring, og at punktet om
vedlikeholdsplikten i boligselskapets vedtekter ikke har noen sammenheng med forsikringsselskapenes
vilkår.
6. Bruksoverlating
Eier skal selv søke om bruksoverlating ved å fylle ut skjema på www.usbl.no – boligmarkedet –
bruksoverlating – søk om bruksoverlating.
INFORMASJON
Dokumenter og informasjon publisert på www.usbl.no og Styreportalen regnes på lik linje som informasjon
gitt i brev og e-post.
I henhold til etiske regler for styrearbeid er de tillitsvalgte underlagt taushetsplikt om personlige og
forretningsmessige forhold. Taushetsplikten er ment å skulle beskytte slike interesser, og er ikke noe
tillitsvalgte kan påberope seg for å beskytte egne interesser eller begrense andelseiernes alminnelige
innsynsrett i styrets forhold og arbeid. Regelmessig og god informasjon fra styret til beboerne er viktig. Styrer
som ønsker å opprette en egen nettside for boligselskapet kan kontakte Usbl.
-3-
Til
styret i boligselskapet
KONSTITUERENDE STYREMØTE
Når generalforsamlingen/sameiermøtet er avholdt og nytt styre er valgt, er det viktig at enkelte formaliteter
blir ordnet på det første styremøtet. Dette møtet benevnes ofte som et konstituerende styremøte. Den nye
lederen innkaller de øvrige medlemmene, samt tidligere styreleder, til dette.
Forslag til saksliste på konstituerende styremøte er publisert på Styreportalen.
Avtroppende leder skal møte for å overlevere styreansvaret til påtroppende styre, samt redegjøre for driften
og den økonomiske status i sameiet. Når dette er gjort, kan denne, om ønskelig, forlate forsamlingen.
Avtroppende leders oppgaver vil da være fullført.
Fordeling av arbeidsoppgaver:
Usbl anbefaler at styreleder fordeler arbeidsoppgavene innad i styret slik at alle får klare ansvarsområder.
Videre må styret velge nestleder og gjerne sekretær. Nestleder skal fungere som stedfortreder for lederen
ved fravær og sekretær skriver bl.a. referat fra styremøter m.m.
Retningslinjer for styrearbeid:
Styret bør vedta retningslinjer for sitt arbeid. Disse vil klargjøre og bevisstgjøre styret om hvilke krav som
stilles til boligselskapets tillitsvalgte. Disse vil også fungere som en veileder og støtte for utøvelse av vervet
som styremedlem. Vedlagt følger et forslag til slike retningslinjer for styrearbeidet, slik at arbeidet blir utført i
henhold til de lover, regler og organisasjonspraksis som gjelder for dette området.
Det er selvsagt ikke noe i veien for at man lager egne retningslinjer eller lager endringer/ tilføyelser til det
vedlagte forslaget. Gjør man dette, er det viktig at det blir skrevet ned og vedlagt referatet for det
konstituerende styremøtet. Del gjerne ut retningslinjene til styremedlemmene før første styremøte. Dette for
at alle skal få anledning til å gjøre seg kjent med innholdet. Slike retningslinjer vil være med på å sikre en
forsvarlig saksbehandling av de saker styret behandler.
Anvisningsrett:
Vi anbefaler at ett styremedlem, i tillegg til styreleder og nestleder, gis rett til å godkjenne. Det er som regel
svært praktisk for styret at ikke bare styreleder og nestleder har slik myndighet.
-4-
RETNINGSLINJER FOR STYREARBEID
1.
FORMÅLET MED RETNINGSLINJENE
Formålet med retningslinjene er å klargjøre de ønsker og krav som stilles til boligselskapets tillitsvalgte.
Disse ønsker og krav skal være en veileder og støtte i de tillitsvalgtes utøvelse av sine verv.
2.
FORVALTERANSVAR FOR FELLESMIDLER
De tillitsvalgte i boligselskapet forvalter på vegne av eierne store økonomiske verdier i form av
bygninger, tomter, penger og andre eiendeler. Gjennom generalforsamlingen/sameiermøtet blir de vist
den tillit det er å forvalte felles eiendom og midler.
3.
TILLITSVALGTES LOJALITET TIL BOLIGSELSKAPET
De tillitsvalgte skal ivareta boligselskapets interesser og kan i anledning rettshandel for selskapet ikke
ta imot godtgjørelse fra andre enn selskapet. Tillitsvalgte kan ikke begunstige seg selv eller gi andre
særfordeler eller særbehandling, herunder bestikkelser, smøring og returprovisjon e.l.
4.
TILLITSVALGTES HABILITET
Tillitsvalgte kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av saker der vedkommende har en
fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse, jfr. borettslagsloven (brl) § 8-14 (for borettslag),
jfr. §8-15, eierseksjonsloven § 42 (for boligsameier), aksjeloven §6-27 (for boligaksjeselskap). Det
samme gjelder når det foreligger slike forhold for den tillitsvalgtes nære familie, slektninger, venner eller
forretningsforbindelser.
Tillitsvalgte plikter uoppfordret og uten ugrunnet varsel å meddele styrets øvrige medlemmer hvis det
kan foreligge grunn til å reise spørsmål ved egen habilitet.
5.
INNHENTING AV TILBUD – EFFEKTIV RESSURSBRUK
For å sikre effektiv ressursbruk bør styret innhente flere konkurrerende tilbud ved utførelse av større
arbeider eller oppdrag for boligselskapet. Styret kan ut fra boligselskapets størrelse og aktivitet
fastsette en beløpsgrense for hva som regnes som større beløp og den fastsatte beløpsgrense
opplyses i årsberetningen. Hvis styret i enkeltsaker finner å måtte fravike regelen om bruk av anbud
skal dette opplyses i boligselskapets årsberetning.
6.
TAUSHETSPLIKT OG INNSYNSRETT
De tillitsvalgte er underlagt taushetsplikt om personlige forhold man får kjennskap til i egenskap av å
være tillitsvalgt. Taushetsplikten er ment å skulle beskytte slike interesser, og er ikke noe tillitsvalgte
kan påberope seg for å beskytte sine egne interesser eller hindre eierne alminnelig innsynsrett i styrets
forhold til arbeid. Regelmessig og god informasjon fra styret til eierne er viktig.
7.
TILLITSVALGTES BELØNNING FOR INNSATS OG RESULTATER
Tillitsvalgte honoreres normalt for sin innsats og resultater gjennom fastsettelse av styrehonorar på
generalforsamlingen/sameiermøtet.
Det ligger innenfor styrets alminnelige beslutningsmyndighet å ansette funksjonærer/vaktmester.
Denne adgang bør ikke benyttes til å ansette eller honorere tillitsvalgte eller personer eller enheter som
er omfattet av disse retningslinjenes pkt. 4 på hel-, deltid eller for enkeltoppdrag. Hvis styret kommer til
at et arbeid krever en særlig fagkyndighet eller ikke kan utføres av andre enn tillitsvalgte eller personer
eller enheter som er omfattet av pkt. 4, kan dette likevel skje. Alt arbeid som gjelder slike forhold skal
redegjøres for av styret i årsberetningen.
I de tilfeller det er nødvendig for tillitsvalgte å ta fri fra lønnet arbeid for å delta i møter, kurs eller utføre
arbeid for boligselskapet, kan dokumentert tapt arbeidsfortjeneste erstattes. Alle utbetalinger av lønn og
honorarer til tillitsvalgte, herunder dekning av tapt arbeidsfortjeneste, utover det generalforsamlingen/
sameiermøtet har vedtatt, skal oppgis i årsberetningen og med angivelse av hvilke tillitsvalgte og hvilke
beløp dette gjelder. Tilsvarende skal alle utbetalinger til andre personer eller enheter som omfattes av
pkt. 4 oppgis i årsberetningen med angivelse av hvilke tillitsvalgte som forårsaker opplysningsplikten,
hvilke beløp det gjelder og til hvilke personer eller enheter utbetalingene er foretatt.
For å unngå uheldig kobling av ulike roller, bør tillitsvalgte som ansettes i boligselskapet, tre tilbake fra
sitt verv som tillitsvalgt. Dette gjelder ikke hvis den tillitsvalgte er ansatt i stilling eller har utført oppdrag
som er godkjent av generalforsamlingen/sameiermøtet.
-5-
Kostnader forbundet med styrets møtevirksomhet skal spesifiseres i selskapets regnskap.
8.
ATTESTASJON OG ANVISNING AV UTBETALINGER. BRUK AV KONTANTUTBETALINGER.
Alle utbetalinger skal attesteres og anvises. Attestasjon (benyttes i dag i liten utstrekning) er en
bekreftelse av at varen/tjenesten er levert. Anvisning er en godkjennelse av at kostnaden gjelder
boligselskapet og kan utbetales.
Selskapets leder/nestleder og ytterligere ett styremedlem har vanligvis anvisningsrett i fellesskap. På
første styremøte etter generalforsamlingen/sameiermøtet beslutter styret hvem som skal ha rett til å
anvise fakturaer. Benytt gjerne skjema for konstituerende styremøte som finnes på Styreportalen.
I Styreportalen godkjennes fakturaer vanligvis ved at styreleder/nestleder samt et styremedlem
godkjenner faktura i fellesskap. Se punkt 3 på side 2.
Godkjennelse av fakturaer i papirformat, gjøres ved full signatur, ikke bare med initialer.
Ingen kan attestere eller anvise for utbetalinger til seg selv eller til andre nære personer eller enheter
som jfr. pkt. 4 gjør vedkommende inhabil. Alle utbetalinger til tillitsvalgte og/eller andre personer eller
enheter som er omfattet av pkt. 4 skal attesteres og anvises av minst to styremedlemmer som er å
betrakte som habile jfr. pkt. 4. Alle slike utbetalinger skal inntas i styremøtereferatet, uansett beløp.
Utlegg for kostnader lagt ut av styrets medlemmer spesifiseres på utleggsskjema (se skjemaer på
Styreportalen). Styret kan beslutte å opprette en kontantkasse på et mindre beløp. Kontantkasse skal
gjøres opp hvert tertial. Usbl anbefaler ikke at styret har kontantkasse. Utlegg og opprettelse av konto i
butikk eller lignende er langt bedre og gir bedre trygghet i styrearbeidet.
9.
PERSONLIG ADFERD
De tillitsvalgte opptrer på vegne av boligselskapet. Tillitsvalgte må derfor opptre hensynsfullt, aktsomt
og forsiktig i sin kontakt med ansatte, eiere, leverandører og offentlige myndigheter.
10.
FORHOLDET TIL OFFENTLIGHETEN
Når tillitsvalgte på vegne av boligselskapet opptrer i offentlige sammenhenger er det av stor betydning
at boligselskapet og bomiljøet omtales på en måte som ikke er egnet til å skade boligselskapet, strøket
eller bomiljøet.
-6-
STYREPORTALEN
- Et eget nettsted for tillitsvalgte i Usbl
Styreportalen er en kostnadsfri nettløsning for styrets medlemmer.
Hvert styremedlem får et unikt brukernavn og passord til Styreportalen fra Usbl. Som styremedlem bør
man å logge seg inn minimum hver tredje måned, ellers vil passordet bli ugyldig.
For å komme inn på Styreportalen, bruk denne linken https://portal.bbl.no/usbl eller gå inn på
www.usbl.no . Har du problemer med å logge på Styreportalen, kontakt Usbl.
Via Styreportalen har du tilgang til:
-
Kontaktinformasjon for styret, eiere og Usbl
Godkjennelse av fakturaer, innsyn i regnskapstall til enhver tid
Korrespondanse, avtaler og annet (E-arkiv) – husk å søke på dokumenttype!
Løpende informasjon fra Usbl samt nyttige skjemaer til bruk i styrets arbeid
Usbl oppfordrer styrene til å lagre dokumenter på Styreportalen.
Usbl har E-faktura som standard i forretningsføreravtalen. Dette forenkler styrets arbeid.
Benytt Henvendelse i Styreportalen ved beskjeder, informasjon og annet. Se punkt på side 7.
Usbl tilbyr opplæring til styrene i Styreportalen.
-7-
HENVENDELSE
Styreportalen har en funksjon som heter Henvendelse. Henvendelsen registreres og svar gis fra Usbl.
Fordelen med dette:
 Henvendelsen tildeles en unik referanse og en ansvarlig saksbehandler
 Helt frem til saken avsluttes kan det legges inn kommentarer, e-post, dokumenter og andre filer
 Henvendelser og svar blir tilgjengelig for alle i styret
 Videreføring av saker til kommende styrer og kontaktpersoner i Usbl ivaretas
Henvendelse skal håndtere kontakt mellom Usbl og styremedlemmene, men ikke direkte mellom
styremedlemmer og eiere.
Dine henvendelser skal registreres med følgende kategorier:
 Bestilling
 Forespørsel
 Klage/reklamasjon
 Informasjon
Usbl vil oppfordre til at Henvendelse i størst mulig grad skal erstatte e-postkorrespondanse.
Profil:
Gå inn på Profil i Styreportalen og huk av for varsler som hører til Henvendelse. Dette er samme sted
hvor man regulerer varsler for E-faktura.
Hvordan opprette en ny henvendelse?
1. Logg inn på Usbl Styreportalen, velg flipp Henvendelse
2. Klikk på Opprett ny henvendelse.
3. Velg Type henvendelse i rullegardinmeny.
4. Legg inn alternativ kontaktperson i boligselskapets styre, hvis det er andre som kan kontaktes
dersom du ikke er tilgjengelig.
5. Fyll inn informasjon i feltet Henvendelse. Start med en overskrift med STORE BOKSTAVER,
og deretter mer detaljert informasjon om saken.
6. Vedlegg til saken legges inn i feltet vedlegg.
7. Klikk på Opprett henvendelse nederst og henvendelsen er registrert.
8. Hvis du vil legge til flere vedlegg, så gjøres det når saken er registrert.
På flippen Henvendelse er det også en oversikt over nåværende og tidligere henvendelser.
Når Usbl har behandlet din henvendelse, ligger tilbakemeldingen på samme flipp.
Ta kontakt med Usbl for opplæring.
-8-
FORRETNINGSFØRERKONTRAKT
Boligselskapets egen signerte forretningsførerkontrakt med eventuelle tilleggskontrakter tilgjengelig på
Styreportalen. Søk på dokumenttype Forretningsførerkontrakt.
Kontrakten omfatter tjenester og oppgaver Usbl utfører og som er dekket av forretningsførerhonoraret
med mindre det er angitt at andre skal dekke kostnadene.
Forretningsførselen omfatter følgende oppgaver og bestemmelser innenfor nedenstående områder:
1) Rådgivning og informasjon
2) Styreportal
3) Generalforsamling/årsmøter/styremøter
4) Forsikringer
5) Overdragelse av leiligheter, utleie/bruksoverlating og forkjøpsrett (kun borettslag)
6) Andre tjenester
7) Budsjett
8) Felleskostnader/fellesutgifter
9) Forvaltning av kapital/Fullmakt
10) Betaling av utgifter
11) Regnskap og årsmelding
12) Revisor
13) Ligningsoppgaver/selvangivelse
14) Styrehonorar
15) Registrering, arkivering og videreformidling av opplysninger om boligselskapet
16) Taushetsplikt
17) Forretningsførerhonoraret
18) Reklamasjonsfrister og ansvarsbegrensning
19) Ikrafttreden og oppsigelse av forretningsførerkontrakt.
20) Fullmakt elektronisk oppgavelevering.
21) Evt tilleggskontrakter som styret har inngått med Usbl.
-9-
PRISLISTE FOR TILLEGGSTJENESTER
(Supplement til forretningsføreravtalen)
Dersom boligselskapet skulle ha behov for noen av tilleggstjenestene regelmessig, kan boligselskapet
inngå en fast avtale om leveranse av disse. Dette kan for eksempel være særlig aktuelt i perioder med
stor aktivitet i selskapet. Grunnet administrativ forenkling ved faste avtaler vil selskapet få rabatt på
tjenestene avhengig av omfang og varighet.
Alle prisene i prislisten er oppgitt ekskl mva.
ADMINISTRATIVE TJENESTER
Møtedeltakelse / Møteledelse
Møter i selskapet som ikke omfattes av forretningsførerkontrakten.
Pr. medgått time kr 990,Møtedeltakelse/møteledelse på ordinær generalforsamling/sameiermøte er inkludert i forretningsførerhonoraret.
Utskrifter
Liste med oversikt over eiere og boligdata, adresseetiketter og lignende. Leveres sortert på ulike måter
etter behov, f.eks. etter leilighetsnummer eller alfabet. NB! – lister/data kan hentes ut kostnadsfritt
fra Styreportalen.
Kr 200,Ekstra girosett for felleskostnader
Trykking av 12 giroer årlig (også dersom man bestiller 2 x 6 mnd.) er inkludert i kontorholdskostnadene.
Ønsker styret hyppigere utsendelse, eller ombestilling, må det betales ekstra for dette. Porto faktureres
i tillegg.
Pr. girosett pr. enhet kr 50,min. kr 1.500,-, maks. kr 4.000,Markedspriserklæring
Bekreftelse fra Eierskifte på boligens markedsverdi.
Honorar som betales av eier kr 500,Lån med annen ligningsmessig fordeling enn fordelingsnøkkel
Pris pr lån:
Etablering kr 7.500,Årlig oppfølging kr 3.000,Full individualisert fellesgjeld iht. avtale
Gjelder individualisering av gjeld med egen reskontroføring på hver enkelt leilighet.
Pris pr lån:
Etablering kr 12.500,Årlig oppfølging kr 5.000,Kostnad for eier pr. nedbetaling kr 500,Avlønning av fast- eller deltidsansatte
Omfatter utbetaling av lønn og andre godtgjørelser etter anvisning fra styret, samt innberetning til
offentlige myndigheter. Gjelder ikke styrehonorar, som er inkl i forretningsførerkontrakten.
Honorar pr. ansatt/år
kr 4.000,For avlønning under kr 4.000,- pr år er honoraret pr ansatt pr år:
kr 1.200,Forsikring
Innhenting av pristilbud og videreformidling til selskapet er inkludert i forretningsførerhonoraret.
Behandling og oppfølgning av skadesaker er inkludert når selskapet benytter forsikringsselskap (ikke
assurandør) Usbl har rammeavtale med.
Rådgivning og kontakt med andre forsikringsselskap pr påbegynt time.
kr 890,Fakturering/kreditering
- 10 -
Innkreving og regnskapsoppfølging av tilleggsinnbetalinger som ikke gjelder felleskostnader, samt
utstedelse av kreditnota. Belastes selskapet eller beboer etter anvisning fra styret. Ved større volum
avtales honoraret særskilt.
Honorar pr. faktura kr 60,Honorar pr kreditnota kr 60,Kopiering
Pris pr. ensidig kopi kr 1,00
Pris pr tosidig kopi kr 1,50
Pris pr. ensidig fargekopi kr 3,00
Pris pr. tosidig fargekopi kr 5,00
For volum over 1000 sider gis individuelt pristilbud med lavere pris avhengig av omfang.
Utsendelse pr post
Usbl sender post til styrene to ganger pr uke, dette er inkludert i forretningsførerkontrakten. Øvrig
faktureres etter påløpt kostnad.
Masseutsendelser som skal distribueres beboere sendes styret mot dekning av porto, eventuelt til
eierne mot betaling av medgått tid og porto.
Medgått tid for oppdrag utenfor kontrakt faktureres iht. gjeldende timesats, kr 890,Avtale om godkjenning av bruksoverlating/utleie
Usbl godkjenner søknad om bruksoverlating på vegne av styret.
Egen kontrakt inngås.
Fastpris pr leilighet pr år kr 40,Behandling av bruksoverlating/utleie
Behandling av søknad, utsendelse av kontrakt, registrering og rapportering til ligningsmyndighetene.
Honorar som betales av eier kr 500,Fornyelse eller endring av leietaker og registrering av leietaker.
Honorar som betales av eier kr 500,Avtale om godkjenning av ny andelseier/seksjonseier/aksjonær
Usbl godkjenner ny andelseier/seksjonseier/aksjonær på vegne av styret.
Egen kontrakt inngås.
Fastpris pr leilighet pr år kr 40,Overdragelse av garasje/p-plass – også ved intern overdragelse/bytte av plass
Belastes kjøper/leietaker ved registrering.
Kr 500,Nøkkelbestilling
Administrasjon av systemnøkler.
Usbl håndterer bestilling av systemnøkler på vegne av boligselskapet.
Egen kontrakt inngås.
1-50 enheter:
51-150 enheter:
151-250 enheter:
251-350 enheter:
350 enheter eller mer:
pr. år kr 2.000,pr. år kr 4.000,pr. år kr 6.000,pr. år kr 8.000,pr. år kr 10.000,-
- 11 -
Opprettelse av ny andel/seksjon
For arbeidet med opprettelse av ny andel/seksjon faktureres engangsbeløp som også inkluderer
tinglysningsgebyret.
Pris kr 7.000,FINANSTJENESTER
Gjennom våre bankforbindelser kan vi tilby gode og fleksible låneordninger til selskapet.
I tillegg kan vi tilby bistand og veiledning ved valg av finansieringsløsninger.
Bistand ved låneopptak
Innhenting av lånetilbud, oversendelse av nødvendige opplysninger og dokumentasjon til minimum tre
långivere etter skriftlig oppdrag fra selskapet.
Forberede arbeid i forbindelse med vedtatt låneopptak, herunder fylle ut pantobligasjon og
oversendelse av denne til selskapet for underskrift, samt tinglysning av dokumentene.
Tinglysningsgebyret betales av selskapet direkte.
Eventuell innløsing av eksisterende lån og oppgjør knyttet til nytt og gammelt lån.
Honorar kr 6.000,Honorar ved bistand for opptak av Husbanklån er kr 890,- pr time. Minimumshonorar for utarbeidelse
av lånesøknad til Husbanken er kr 6.000,- maksimum kr 10.000,-.
Overføring av midler til eller fra andre banker
Gjelder dersom selskapet har opprettet egen bankforbindelse, og når Usbl engasjeres til å overføre
midler til eller fra en slik konto. Samt byggelånsbank til driftskonto.
Honorar pr. overføring kr 200,ØKONOMISKE TJENESTER
Hovedbok
Hovedbok ved årsavslutning er kostnadsfri for selskapet. Øvrige utskrifter og utsendelser faktureres
særskilt.
For selskap med færre enn 100 leil. pr. stk kr 300,For selskap med flere enn 100 leil. pr. stk kr 400,Regnskapsutskrift med årsbudsjett
Regnskapsutskrift med årsbudsjett blir levert ved første og annet tertial i tillegg til årsregnskapet. Dette
er inkludert i forretningsførerhonoraret. Ønskes hyppigere utsendelse av rapporter, kan dette bestilles.
Pris gjelder standardrapport som ikke er bearbeidet.
Pr. stk kr 300,Andre økonomiske rapporter
Bearbeidede rapporter for bestemte tidsperioder med periodisering som i årsregnskapet, eller andre
rapporter satt opp etter styrets ønske.
Pr. time kr 890,Avdelingsregnskap og prosjektregnskap
Spesifikasjon av fyring, garasje, rehabilitering eller andre deler av selskapets drift.
Pris etter avtale eller ordinær timepris
Restanseoversikt
Rapport med oversikt over restanser for fellesutgifter i selskapet. Utsendelse av restanseoversikt to
ganger pr år er inkludert i forretningsførerhonoraret og sendes til selskap som ønsker denne oversikten.
Ønskes hyppigere utsendelse av rapporter, kan dette bestilles.
Pris pr. rapport for selskap med færre enn 50 leil. kr 200,Pris pr. rapport for selskap med 50 leil. Eller flere kr 300,Likviditetsbudsjett
Likviditetsbudsjett utarbeides på forespørsel.
Pr time. kr 890,-
- 12 -
Langtidsbudsjett med likviditetsutvikling
Langtidsbudsjettet viser forventet utvikling i inntekter, kostnader,
fellesutgifter og likviditet over ønsket antall år/perioder.
Honorar kr 2.500,Ligningsoppgaver
Inkludert i kontorholdskostnader.
Omkjøring av ligningsoppgaver på grunn av forsinkelser fra selskapet, inkludert ny utsendelse til eierne
og Skattedirektoratet ekskl porto. Porto blir fakturert i tillegg.
Grunnhonorar kr 1.500,Pris pr. leilighet kr 10,ANDRE TJENESTER
Utvidet forretningsførsel
Vi kan tilby en utvidet forretningsførerkontrakt som bl.a. omfatter mottak av post, bestilling av varer og
tjenester til ordinær drift, kontering og anvisning av fakturaer, innkalling og deltakelse på styremøter og
administrativ oppfølging av vedtakene styret har fattet.
Pris etter avtale
Konsulenttjenester
Utforming av søknader, utredninger og saksfremstillinger som krever innhenting av dokumentasjon,
selvstendig bearbeiding og bruk av Usbls kompetanse. Eksempler på dette er søknad om offentlige
tilskudd, arbeid i forbindelse med ekstraordinær generalforsamling/sameiermøte, kontraktsutarbeidelse
og skriftlige vurderinger til styret.
Pr. time kr 890,ANDRE TJENESTER
Oppstartskostnad for innpostering av nye boligselskaper
Arbeidet for innpostering av nye selskaper til forvaltning skjer i utgangspunktet vederlagsfritt. Ved
ekstraordinære forhold (manglende data fra tidligere forretningsfører m.v.) faktureres ordinær timepris.
Pr. time kr 890,Dokumentpakke
For boligselskaper som har regnskapsførsel kan nødvendige maler for et driftsår kjøpes. Dette gjelder
bl.a. årsmelding, budsjett, styrereferater, kontrakter etc.
Pris for dokumentpakke kr 4.000,Telefon-/e-posthenvendelser fra beboere og styret
For boligselskaper som har avtale om regnskapsførsel vil henvendelser fra beboere og styret bli
fakturert etter timepris.
Pr. time kr 890,Elektronisk fakturabehandling
For boligselskaper som ikke er på elektronisk fakturabehandling (Styreportalen) faktureres årlig
behandlingskostnad
Årlig behandlingskostnad kr 3.000,Leie av møterom
Ordinære møterom kr 1.000,- eller etter avtale
- 13 -
INDIVIDUALISERING AV FELLESGJELD (IN)
IN innebærer at hver eier får anledning til å innfri hele sin andel av selskapets lån før ordinær løpetid.
IN forutsetter at banken, i vårt tilfelle (långiver) godkjenner slik individualisering. I tillegg krever en slik
løsning at det eller de lånene som er knyttet opp til ordningen har flytende rente. Alternativt kan en
kjøpe seg ut av fastrenteavtalen slik at ordningen kan bli iverksatt.
Innføring av IN krever generalforsamlingsvedtak med simpelt flertall.
IN forutsetter avtale mellom selskapet og Usbl, mellom selskapet og långiver og mellom selskapet og
andelseieren. Nedenfor følger litt informasjon om noen av disse forholdene:











Långiver må akseptere og inngå avtale om sidestilt sikkerhet i forhold til de andelseierne som
foretar ekstraordinære innbetalinger.
Felleskostnadene (husleien) må splittes slik at det tydeliggjør eierens kapitalkostnader.
Selskapet har ikke anledning til å gi fritak for felleskostnader til eierne for den del av husleien
som benyttes til betaling av renter og avdrag på lån omfattet av IN- avtalen.
Selskapet kan ikke benytte disponible midler til ekstraordinær nedbetaling av lån tilknyttet IN-avtalen.
Selskapet må være medlem i et sikringsfond mot husleietap eller ha tegnet tilsvarende forsikring.
Terminforfall for lånet må i utgangspunktet være 01.01, 01.04, 01.07, og 01.10 for å
omfattes av IN- avtale.
Eierne gis anledning til å innbetale gjennom IN- ordningen 2 ganger pr. år, 01.04 og 01.10.
Minimum innbetaling er i h t avtalen kr. 30 000,- og innbetaling må skje til særskilt konto senest
14 dager før terminforfall.
Ved ønske om innfrielse av sin andel fellesgjeld må Usbl kontaktes og faktura for denne
innbetalingen vil bli utstedt eier.
Månedlige felleskostnader får forfall den 20. hver måned, og endringer i kapitalkostnader som
følge av renteendringer blir ikke varslet særskilt.
En IN- avtale innebærer en mer korrekt avregning i henhold til innbetalt av eier og innbetalt bank
ved ordinære forfall. Dette er på grunn av at det genereres felleskostnader for 3 måneder om
gangen, og ikke 6 måneder som ved ett ordinært lån. Renteendringer vil bli tatt hensyn til på ett
hyppigere stadium.
Eier får en god oversikt over hva som blir innbetalt ved ordinære låneforfall i form av presisering
av renter og avdrag på husleiegiroene.
Usbls arbeid knyttet til IN- ordingen faktureres etter gjeldende prisliste for tilleggstjenester. P.t. er
prisene uten mva. som følger:
Full individualisert fellesgjeld iht. avtale
Pris:
Etablering (pr. lån)
Årlig oppfølging(pr. lån)
Kostnad for eier (pr. nedbetaling)
kr. 12.500,kr. 5.000,kr.
500,-
Det er viktig å merke seg at det knyttes usikkerhet til lønnsomheten ved en ekstrainnbetaling på
fellesgjelden fra eiers side. Det er så langt ikke dokumentert at eieren ved salg av boligen oppnår en
tilsvarende høyere pris ved salget. Total salgssum utgjør kjøpesum + andel av fellesgjeld. Kjøper må i
disse tilfellene finansiere mer selv og som regel til høyere pris enn den boligselskapet har oppnådd ved
fellesfinansiering.
Giroer
IN-ordningen medfører noen endringer. Forfallsdato vil fremdeles være den 20. hver måned. Det vil bli
sendt ut giroer for 3 måneder av gangen i stedet for 6. Det vil bli spesifisert renter og avdrag knyttet til
restgjeld. Ved en IN- innbetaling vil eier for de kommende månedene se at de har fått en reduksjon
enten både og, eller kun på rentene. Dette er basert på en maskinell utregning av hva eier skal betale
per måned i renter og avdrag etter en reduksjon av fellesgjeld. For eksempel vil en ved full innfrielse få
en full reduksjon på både avdrag og renter slik at sum kapitalkostnader på dette lånet vil være 0,- per
måned for eieren etter innbetaling.
- 14 -
KORT INNFØRING I KONTOPLANEN
Regnskapet er fordelt på konti for at det skal gi best mulig informasjonsverdi for brukerne. Kontoplanen
gir en oversikt over de ulike kontoene som benyttes i regnskapsføringen. Disse kontoene blir
hovedsakelig delt inn i 8 kontoklasser:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Eiendeler, selskapets eiendeler: biler, eiendom, bankinnskudd, kundefordringer etc
Egenkapital og gjeld, dokumenterer hvordan eiendelene er anskaffet
Salgs- og driftsinntekter, inntekter fra salg
Varekostnad, varekjøp, alt som kjøpes for videresalg
Lønnskostnader, kostnader med ansatte
Andre driftskostnader, alle kostnader relatert til driften(vedlikehold), husleie strøm, telefon, etc
Andre kostnader, vedlikehold bil, parkering, annonsekostnader, forsikring og møtevirksomhet,
etc
8. Finansinntekter og -kostnader, renter og gebyrer på lån eller bankinnskudd
Klasse 1 og 2 utgjør balansen, mens 3-8 er selve resultatføringen for det aktuelle året. Balansen er
utformet gjennom tid fra oppstart og til nåtid, og gir ett bilde av hvordan den økonomiske situasjonen til
selskapet har utviklet seg. Det er viktig å sette seg inn i kontoplanen som Usbl benytter seg av for å
kunne følge med på selskapets regnskap. Dette finner du på styreportalen under dokumenttype
”Informasjon fra Usbl”.
Oppstillingsplan resultatregnskap
RESULTATREGNSKAP
Inntekter
Leieinntekter og tilskudd
Andre driftsinntekter
Sum inntekter
Kostnader
Varekostnad
Lønn og annen godtgjørelse
Annen driftskostnad
Sum kostnader
Klasse
38XX
39XX
43XX
5XXX
6XXX og 7XXX
Driftsresultat
Finansposter og ekstraordinære poster
Finansinntekt
Finanskostnad
Ekstraordinær inntekt
Ekstraordinær kostnad
Sum finansposter og ekstraordinære poster
80XX
81XX
84XX
85XX
ÅRSRESULTAT
På de neste sidene har vi lagt med kontoplanen for resultatet. Det er et gunstig verktøy for at styret skal
kunne følge med på årets utvikling hva gjelder inntekter og kostnader.
- 15 -
KONTOPLAN USBL-BOLIGSELSKAP - RESULTATET
3 SALGS- OG DRIFTSINNTEKTER
38 LEIEINNTEKTER
3800 Innkrevde felleskostnader
3801 Innbetalte fellesutgifter
3802 Kapitalkostnader
3805 Husleiefri(e) måned(er)
3806 Innbetalt fra tidligere avskrevet leie
3807 Innbetalt fra sameiere/andelseiere
3810 Leie forretningslokaler
3811 Leieinntekter, hybler gjesterom
3812 Leie parkering
3814 Brenselinntekter
3815 Dugnadstillegg
3816 Leietillegg kabel-TV
3817 Leietillegg renhold fellesarealer
3818 Leietillegg bomiljøprosjekt
3820 Leietillegg strøm
3822 Leietillegg heis
3823 Leietillegg trygghetsalarm
3824 Leietillegg dørtelefoner
3826 Leie boder
3827 Leietillegg lager
3828 Leietillegg fryseboks
3830 Leietillegg balkonger
3831 Leietillegg utleieboliger
3832 Leietillegg vindusutskiftning
3833 Leietillegg bad
3834 Leietillegg loftsutbygging
3835 Leietillegg ventilasjonsanlegg
3836 Leietillegg fellesutgifter
3837 Leietillegg soilrør
3842 Mer-/mindre inntekter v/ utleie
3849 Diverse leietillegg
3850 Inntekt renter IN
3860 Inntekt avdrag IN
3866 Innbetalt fra andelseiere
3867 Innbetalt egenandel
3868 Innbetalt på fellesanskaffelser
TILSKUDD
3871 Tilskudd fra det offentlige
3872 Tilskudd fra Usbl
3873 Driftstilskudd eiere
3874 Tilskudd ENØK
3879 Andre tilskudd
Forklaring
Husleieinntekt
Både renter og avdrag. (gjelder ikke fullt IN lån)
Innt. fra hybler/ gjesterom eget eie
Ved utleie av egne andelsleiligheter
Innkrevde renter IN
Innkrevde avdrag IN
Tilskudd fra stat/kommune
- 16 39 ANDRE DRIFTSINNTEKTER
396
3961
3962
3963
3964
3965
3966
GEVINST VED ADGANG AV ANLEGGSMIDLER
Salg eiendom/leil. v/skatteplikt
Kostpris eiendom/leil. v/skatteplikt
Kostpris og salgsrelaterte kostnader
Salg av anlegsmiddel v/gevinst
Bokført verdi anlegsmiddel v/gevinst
Salg eiendom/leil. skattefritt
Kostpris eiendom/leil. skattefritt
Kostpris og salgsrelaterte kostnader
395 ANDRE DRIFTSINNTEKTER
3950 Servicetjenester
3951 Vaktmestertjenester
3952 Forsikringsutbedringer
3953 Renhold/tilleggsarbeider
3954 Kontortjenester
3955 Fellesvaskeri
3956 Fritidsaktiviteter/kiosksalg
3957 Nøkkelsalg
3958 Bompenger
3959 Renholdsavtaler
399
3990
Egen utbedring
Polettsalg, vaskekort
ANDRE DRIFTSINNTEKTER
Andre driftsinntekter
4 VAREKOSTNAD
4300 Innkjøp varer for videresalg
4310 Varekjøp for videresalg
5 LØNNSKOSTNADER
5100 Lønn til fast ansatt
5102 Lønn for overtid
5120 Lønn til ekstrahjelp
5129 Annen lønn
5131 Lønnstilskudd
5150 Påløpne feriepenger
5151 Påløpne feriepenger, 6. ferieuke
5215 Reduksjon telefonutgifter
5800 Refusjon sykepenger
5330
5331
5332
5333
5360
Honorar
Styre- og møtehonorar
Styrehonorar forrige forretningsfører
Styrehonorar ikke utbetalt
Styrehonorar boligsameier
Honorarer
5400
5403
5405
5406
Arbeidsgiveravgift
Arbeidsgiveravgift
Avsetning arbeidsgiveravgift
Arb.giv.avg.feriepenger
Arb.giv.avg.forrige forr.fører
Vaktmester, portner, renholder
Overtid iht. tariffavtale
Sommervikarer, + all timelønn
Diverse lønn (ikke timelønn)
Lønnstilskudd fra det offentlige
12,0% av all lønn
Gjelder ansatte over 60 år
Ved viderefakturering av telefonutgifter
Tilbakebetaling fra trygdekontor
Kun etter vedtak på generalforsamlimg
Avsetter ved årets slutt hvis uteglemt utbetaling
Avgift av alle lønns- og hon.utbet. (stoppet for manuelle føringer)
Brukes ved avsetning av ikke fakturert arbeidsgiveravgift og feriepenger
Ingen manuelle føringer
Ingen manuelle føringer
- 17 -
5210
5212
5220
5350
5354
5424
5425
5500
5600
5635
5752
5753
5915
5965
5990
5996
Andre Personalkostnader
El.komm.tj. (s-fritt)
El.komm.tj. (s-pliktig)
Avisabonnement styre/ ansatte (innb.plikt)
Selvstendig næringsdrivende
Hjemmekontor, pliktig
Avtalefestet pensjon
Sluttvederlag
Kurs- og studiearbeid ansatte
Gruppelivsforsikring
Yrkesskadeforsikring
Pensjon og pensjonsforsikring
Tjenestepensjon (OTP)
Mat v/ overtid
Arbeidstøy
Andre personalkostnader
Velferdsutgifter, arbeidsmiljø
Telefongodtgjørelse, ansatte/ styremedl.
Abonnement privat er innb.pliktig
Usbl fører iht. gjeldende sats
Viktig å føre beløpet slik den er fordelt på bilaget.
Usbl fører iht. gjeldende avtaler
Usbl fører iht. gjeldende avtaler
Usbl fører iht. gjeldende avtaler
Usbl fører iht. gjeldende avtaler
Gjelder ansatte
Bedriftshelsetjeneste, annen legebesøk, og lignende
Fellesarrangement ansatte, og sosiale kostnader
6 ANNEN DRIFTSKOSTNAD, AV- OG NEDSKRIVNING
60 AV- OG NEDSKRIVNING
6010 Avskrivning arbeidsmaskiner/kontorutstyr
6011 Avskrivning div. tekniske anlegg
6013 Avskrivning inventar
62 ENERGI OG BRENSEL
6200 Strøm -/energikostnader
6202 Vei- og gårdslys
6204 Refusjon av energikostnader
6220 Fyringsolje
6260 Fjernvarme
6290 Andre energikostnader
63 KOSTNADER EIENDOMMEN/LOKALER
6300 Leie av lokaler
6305 Leie av grunn- / festeavgift
6310 Faste kostnader innleid vaktmestertjenester
6315 Faste kostnader servicesentraler
6329 Kommunale avgifter
6330 Eiendomsskatt
6340 Heisalarm
6341 Brannalarm
6360 Renhold/sanitærartikler
6361 Trappevask v/byrå
6362 Skadedyrutryddelse
6363 Søppelsug
6390 Andre driftskostnader eiendom
6391 Snøbrøyting og strøing
6392 Containerleie/tømming
64 LEIE MASKINER, INVENTAR M.V.
6400 Leie av maskiner
6450 Parkeringsleie
6460 Matteleie
6490 Andre leiekostnader
Kraftlev. fellesanl.som oppganger ol.
Utebelysning
Eks.refusjon vedr. tidligere år.
Olje til fyringsanlegg
Bet. for lev. av varme/ varmt vann
Biobrensel oa.
Leie av lokaler til møter etc.
Vann etter areal /renovasjonsgebyr
Telefonlinjer til heisalarm
Telefonlinjer til brannalarm
Hovedrengjøring, søppelsekker og lignende.
Vinterutgifter inkl. fjerning av sand etc.
Tømming av avfall, kumring og lignende.
Rengjøringsmaskin, lift ol.
- 18 65 VERKTØY, INVENTAR OG DRIFTSMATERIALER SOM IKKE SKAL AKTIVERES
6500 Verktøy og redskaper
6525 IT- utstyr
Kjøp av PC, skriver etc.
6540 Innkjøp kontormøbler
6541 Kontormaskiner/ utstyr og inventar
Kjøp av kontormaskin, fax oa.
6542 Møbler/utstyr etc. til felleslokaler
6543 Vaskerianlegg
Kjøp av nytt utstyr
6550 Lyspærer, lysrør, sikringer etc.
6551 Nøkler, låser, navnskilt , postkasser, o.l.
6552 Driftsmateriell - innkjøp
Skruer, batt. oa. materiell
6581 Dataprogrammer
Kjøp av programvare
66 REPARASJON OG VEDLIKEHOLD
6601 Vedlikehold Bygg
6602 Vedlikehold VVS(Rørlegger)
6603 Vedlikehold elektro(Elektriker)
6605 Vedlikehold fellesanlegg
6606 Vedlikehold antenne/kabel TV
6607 Vedlikehold Bad
6608 Vedlikehold varmeanlegg/ fjernvarmeanlegg
6609 Andre vedlikeholdskostnader
6611 Vedlikehold heiser
6612 Vedlikehold lekeplasser
6613 Vedl.hold park.plasser og grøntanlegg
6616 Vedlikehold Vaskeri
6617 Vedlikhold brannvernutstyr
6619 Dugnadsutbetalig
6620 Vedlikehold utstyr
6621 Vedlikehold teknisk anlegg
6630 Egenandel - forsikring
6641 Malerarbeid
6642 Snekkerarbeid
6643 Glassarbeid/vindu
6644 Fasade/balkonger
6645 Tak/blikkenslagerarbeid
6646 Mur,betong,grunnarbeid
6647 Garasjeporter / inngangsdører
6648 Vedlikehold dører
6691 Vedlikehold egeneide leiligheter / lokaler
6692 Annet rep. og vedlikehold
67 KONSULENT TJENESTER
6700 Revisjonshonorar
6701 Tilleggstjenester revisor
6710 Forretningsførerhonorar
6714 Tilleggstjenster fra forretningsfører
6716 Andre tjenester/ honorarer
6720 Juridisk honorar
6721 Juridisk honorar Usbl
6730 Teknisk honorar
6731 Teknisk honorar Usbl
6750 Vakthold
Galvvegg/Kontroll/ soppskade etc
Oppgradering
Rep.radiator
Erstattes av konto 4300 og 4310
Innkludert årskontroll fra kommunen
Inkl. uteplasser og veier
Kun vedlikehold og rep. Nytt kjøp er 6543!!
Innkludert årskontroll
F.eks pipe
Porttelefon, calling, ventilsasjonsanlegg, pumper
Inkl. innkjøp av maling og materialer
Inkl. innkjøp av materialer
tagging
Innv. dører, inkl. utskiftning av lås.
Honorar til revisor
Tjenester utover rev. honoraret
Honorar til Usbl
Tjenester utover kontrakt med Usbl
Inkassobyrå
Statens kartverk
Utrykning brann
- 19 68 KONTORKOSTNADER, TRYKKSAKER, M.V.
6800 Kontorrekvisita
6810 Datarekvisita
6811 Rep/ vedlikehold IT og kontormaskiner
6820 Trykksaker
6825 Kopiering
6840 Aviser/tidsskrifter/faglitteratur
6890 Andre driftskostnader, kontorhold
69 TELEFON, PORTO M.V.
6900 Telefon/Fax styrekontor/vaktmester
6905 Mobiltelefon styret/vaktmester
6910 Internett styret/vaktmester
6940 Porto
6942 Scanning
6951 Avgifter radio-/TVanlegg
Skrivesaker, konvolutter, papir
Blekkpatroner ol.
Serv.avtaler oa.
Innkallingshefter årsmøte/generalforsaml.
Protokoller, rundskriv, tegninger etc.
Inkl. HMS håndbok og lignende
Kun fasttelefon på kontorer
Ikke fradragsberettighet
Ikke fradragsberettighet
Avgift fra signalleverandør
7 ANNEN DRIFTSKOSTNAD
70 KOSTNADER TIL BIL, TRAKTOR, M.V.
7020 Vedlikehold bil/arb.maskiner
Reperasjoner oa.
7070 Driftskostnader traktor,gressklippere med mer Drivstoff til for eksempel gressklipper og snøfreser
7071 Driftskostnader bil
Tollvesenet (årsavgift), Parkeringsbøter
71 KOSTNAD OG GODTGJ.FOR DIETT, BIL OG LIGNENDE
7100 Bilgodtgjørelse, statens satser Oppgavepliktig IDA
7120 Parkeringskostnader/bompenger
7140 Reisekostnader tog/buss/båt etc.
7142 Reisekostnader taxi
7150 Diettgodtgjørelse, oppgavepliktig
7190 Andre reisekostnader
73 SALGS OG REKLAME KOSTNAD
7340 Annonsekostnader
7719 Møter, div.styret
74 KONTINGENTER OG GAVER
7400 Kontingent velforening oa.
7420 Gaver, oppmerksomhet
7450 Kontingent Usbl
75 FORSIKRING- OG GARANTI KOSTNAD
7500 Forsikringspremie
7510 Hussoppforsikring
7520 Forsikring mot husleietap
Eks. gulesider og lignende
Utgifter til styremøter oa. (mat til styremøter)
Fotballlag og korps etc.
Blomster, foreninger oa.
All premie - inkl. skadeforsikring
NBBLs husleiefond
77 ANNEN KOSTNAD
7712 Økologi og miljøtiltak
Budsjettkonto og tilskudd fra Usbl
7713 ENØK-tiltak
7717 Aktivitetstilskudd
7718 Fellesarrangement
Jubileum, dugnad, julearrangem. oa.
7719 Innkjøp fritidsmateriell klubbdrift
7720 Generalforsamling
Servering, leie lokaler mm til avholdelse av GF
7721 Innkjøp kioskvarer klubbdrift
7740 Kurs tillitsvalgte
Kursavgift; Usbl-seminar og temakvelder
7770 Betalingskostnader
også purregebyr
7771 Provisjonskostnader og gebyrer
Geb. v/terminforf. lån.,låneoppt. Fradragsberettignhet
7772 Omkostninger ifm.inkasso
Salær
7780 Tilskudd bomiljø Boligsameier
7790 Andre kostnader
Brønnøysund
7791 Telledifferanse kasse
7792 Øredifferanse
7795 Tap på husleie, garasje m.m. (tap på leieinntekt)
7796 Tomgangsleie
- 20 78 TAP OG LIGNENDE
7800 Tap ved adgang av anleggsmidler
7801 Bokført verdi eiendom/leil. (ved tap)
7830 Tap på fordringer
Salgspris
Kostpris
Ved tapsføring av kundefordringer
8 FINANSINNTEKT OG -KOSTNAD
80 FINANSINNTEKTER
8045 Renteinntekter, høyrenteplassering
8046 Renteinntekter, PPV-plassering
8050 Renteinntekter av bankinnskudd
8059 Renteinntekter skatt
8060 Andre renteinntekter
8052 Renteinntekter, mellomregning
8080 Provisjon og gebyrinntekter
81 FINANSKOSTNADER
8141 Renter skatt
8150 Pantegjeldsrenter, Husbanken
8151 Pantegjeldsrenter, andre
8152 Påløpte renter IN lån(nr.1)
8153 Påløpte renter
8154 Påløpte renter IN lån (nr.2)
8160 Rentekostnader depositum
8170 Rentekostnader mellomregning
8174 Andre rentekostnader
8181 Morarenter
8195 Individuelle renter(nr.1)
8196 Individuelle renter(nr.2)
8197 Renter lån annen fordeling
Høyrentekonto i Usbl
Renter av midler plassert i Usbl
Gjelder bankkonto utenfor Usbl
Renter av utestående krav
Driftskonto Usbl
V/utlån til ansatte, beboere oa.
Krav til formål
Krav til formål
Krav til formål
Krav til formål
Krav til formål
Rente ved overtrekk
Ved forsinket betaling til leverandør, rentenotaer
Rentekostn. IN lån nr.1
Rentekostn. IN lån nr.2
Renter gamle IN-light (2267 / 8197)
83 SKATTEKOSTNAD PÅ ORDINÆRT RESULTAT
8300 Betalbar skatt
8320 Endring i utsatt skatt
84 OG 85 EKSTRAORDINÆRE INNTEKTER OG KOSTNADER
8400 Ekstraordinære inntekter
8500 Ekstraordinære kostnader
89 OVERFØRINGER OG DISPONERING
8970 Overført annen egenkapital
8976 Andre overføringer
8980 Overført sameiekapital
8990 Udekket tap
- 21 -
BILAGSBEHANDLING
Bilagsbehandling skal alltid være i henhold til gjeldende lovverk.
Grunnlag for at regnskapsavdelingen i Usbl skal kunne foreta en utbetaling på vegne av boligselskapet
vil være en faktura eller regning som er anvist av selskapets godkjennere (1 eller 2). Antallet
godkjennere/anvisere blir bestemt av styret på konstituerende styremøte. Denne informasjonen blir
lagret av Usbl og håndtert ut ifra dette møtet.
En faktura skal inneholde organisasjonsnummer, firmanavn og adresse og bankkontonummer. I tillegg
må det fremkomme hva som er kjøpt. Ved tilfeller der det er vanskelig for regnskapsansvarlig å se hva
som er kjøpt anbefales det at styret orienterer om det, samt til hvilket formål.
Usbl har gått inn for at flest mulig selskap skal ta i bruk e-faktura system. Det vil si at alle styrene skal
kunne se og godkjenne ”ikke bokførte” fakturaer gjennom portal. Ved å bruke e-faktura vil en kunne se
fakturagrunnlaget til alle historiske kostnader, samt fremtidige som ikke er bokførte. Det er også en
kostnadsmessig fordel ved å benytte seg av e-faktura. En slipper å være avhengig av å sende fakturaer
frem og tilbake og det gjør at fakturaer blir bokført og betalt i tide, en sparer selskapet for purringer og
forsinkelsesrenter.
Hvis selskapet ikke benytter seg av e-faktura må godkjenning fra styret komme gjennom innsendelse
av originalfaktura og ett konteringsskjema. Dette skjemaet skal benyttes som ett hjelpemiddel for
styret ved kontering av fysiske fakturaer. Kontering av faktura betyr å godkjenne fakturaen samt
orientere regnskapsfører om hva denne fakturaen dreier seg om. En kan også påføre regnskapskonto
som ett forslag/hjelpemiddel til å plassere denne kostnaden korrekt i deres regnskap.
Som sagt tidligere så prøver Usbl å få det meste av fakturabehandling elektronisk. Det er mer
systematisk og gjør arbeidet mer effektivt for alle. Ved tilfeller der selskap vil fortsette med manuell
behandling vil det forekomme et honorar fra Usbl på kr.3.000,-.
Utleggsskjema:
I tilfeller der styremedlemmer eller andre beboere foretar innkjøp fra egen bank må denne refusjonen
forekomme gjennom et utleggsskjema. Dette skjemaet finner du på styreportalen under ”Skjema”.
Denne refusjonen må anvises av styret for at den skal bli utbetalt. Faktura eller kassalapp må
vedlegges. Av denne dokumentasjonen må det klart og tydelig fremkomme hva som er kjøpt og til
hvilket formål. Utleggskjemaet må bli levert inn i originalformat til respektiv regnskapsavdeling i Usbl.
Utlegg blir tilbakebetalt fra Usbl dagen etter mottak hvis alt av dokumentasjon stemmer. Der det er
inngått en avtale og det henvises til denne på fakturaen, må avtalen foreligge ved første betaling til
leverandør. Usbl oppbevarer deretter denne elektronisk for senere betaling.
- 22 -
Håndkasse
Formålet med håndkassen er at selskapet kan ha en ”intern” kassabeholdning Istedenfor håndkasse
anbefales boligselskapet å benytte utleggsskjema. Utleggsskjema finnes på Styreportalen.
Evt opprettelse av håndkasse må vedtas på styremøte. Det må også vedtas et bestemt beløp og
hvem som skal forvalte håndkassen. Det må foretas et oppgjør for hvert tertial, men ved stor pågang
kan dette gjøres oftere. Her er prinsippene det samme som med utleggsskjema: at original kvittering på
kostnadene skal fysisk følge oppgjøret.
Håndkasserutine ved oppgjør (tertial):
1.
Alle kostnader skal dokumenteres, og regnskapskonto skal foreslås.
2. For eksempel: oppgjør den 31.03.XX skal bevegelsene tilbake til forrige oppgjør dokumenteres,
både kostnader og inntekter (salg av vaskerikort eller nøkler).
3. På bunnlinjen skal det summeres opp, og om kostnadene er større enn inntekten for den
aktuelle perioden så skal det følgelig krediteres kto 1905. Håndkassen har blitt mindre.
4. Disse kostnadene skal ikke føres gjennom håndkassen :
-
Alle kostnader som gjelder lønn
Kilometergodtgjørelse
Telefongodtgjørelse
Styrehonorar
- lønningskontoret Usbl
- lønningskontoret Usbl
- lønningskontoret Usbl
- lønningskontoret Usbl
5. Ved kostnader som dreier seg om middager til styremøter/julebord, skal navnene på de som
deltar være med.
6. Usbl vil etter oppgjør fylle opp håndkassen ved å utføre en betaling til hånkasseansvarlig via
bank, da vil kto 1905 bli debitert med det samme beløp som gikk ut. Håndkassen vil etter
overførsel fra Usbl inneha minimumsbeløpet.
7. Ved tertial skal styret sende inn et avstemningsskjema (finnes på Styreportalen) som Usbl
bruker til dokumentasjon. Denne avstemningen er for å bekrefte overfor Usbl og revisor at saldo
i regnskap er àjour med fysisk pengebeholdning.
8. Ved gjentakende mangler av innlevering av avstemningsskjema og oppgjør pr tertial, må
ordningen etter hvert bli avviklet på grunn av manglende dokumentasjon og at det strider imot
god regnskapsskikk.
Skjema for håndkasseoppgjør finnes på Styreportalen under ”Skjema”.
KONTERINGSRUTINE (Viktig)
Anvisning av fakturaer via styreportalen (E-faktura)
Dersom boligselskapet har inngått avtale om elektronisk fakturabehandling er styret pliktig til å orientere
leverandører om korrekt fakturaadresse:
Boligselskapets navn,
c/o Fakturamottak Boligbyggelaget Usbl,
Postboks 4391 Vika,
8608 Mo i Rana.
Fakturaene går fysisk til Mo i Rana for deretter å bli skannet og sendt Usbl over fil hvor de blir lest av
og ført inn i portal. Dette foregår automatisk hver dag.
- 23 -
Konteringsregler for styret via Styreportal:








Det bør bli kommentert hva fakturaen omhandler, dette gjør det lettere for Usbl å forstå
innkjøpet og sikre en korrekt plassering i regnskapet.
Ved behov kan styrets godkjennere foreslå kontonummer, men det er Usbl som foretar den
endelige beslutningen.
Oppdages det at fakturaene i portalen har feil eller mangler, må styret selv ta kontakt med
leverandør. Dette forekommer i de situasjoner der styret anviser fakturaer som avvist.
Ved etterlysning av en spesifikk faktura må styret ta kontakt med leverandør og få den tilsendt til
Usbl eller via Fakturamottaket.
Skal en faktura settes av for ett spesifikt år eller periode bør dette kommenteres.
Styret er selv ansvarlig for å kontere og godkjenne fakturaer fortløpende.
I tilfeller der styret godkjenner kun en del av fakturaen skal kreditnota av leverandør
fremskaffes. Dette gjelder også i tilfeller der styret vil dele fakturaen opp i flere innbetalinger.
Personlige utlegg skal ikke opp via portal, de skal alltid behandles manuelt.
Manuell behandling (papir, ikke e-faktura)
Ved manuell behandling må styret påse at leverandører har korrekt fakturaadresse:
Boligselskapets navn,
v/Boligbyggelaget Usbl,
Postboks 8944 Youngstorget,
0028 Oslo.
Til hver faktura som blir utsendt fra Usbl vil det bli stiftet på et konteringsskjema. Styreleder i selskapet
påfører så selskapsnummer, kontonummer, eventuelt avdelingsnummer, fakturadato og beløp, samt
undertegner sammen med et styremedlem.
For fakturaer som kommer direkte til styreleder ber vi om at konteringsskjemaet stiftes til fakturaen av
styret. Konteringsskjemaer oversendes styret ved henvendelse til regnskap.
NB: Bilagsdato er fakturadato - ikke forfallsdato eller dato for kontering.

Det må framgå tydelig av faktura eller konteringsskjema hva beløpet gjelder. Bruk rubrikken
TEKST (UTFYLLENDE) til slike opplysninger.
- 24 -




Usbl minner om at det skal foreligge dokumentasjon for alle kostnader i form av originalbilag
(kvittering eller originalfaktura)
Konteringsskjemaet skal anvises av styrets godkjennere.
Kostnader som gjelder styreleder direkte, må anvises av to andre styremedlemmer.
Styret må alltid kontakte leverandøren og eventuelt be om kreditnota dersom fakturaen ikke
stemmer.
Eksempel på utfylt konteringsskjema:
Viktig:
Bilaget må være sendt til Usbl i god tid før forfall.
Det skal kun være ett konteringsskjema vedheftet hvert bilag. Om et bilag omfatter forskjellige typer
kostnader og/eller inntekter, fordeles kostnadene pr. linje på ulike konti.
I de tilfeller hvor styremedlemmer og andre har lagt ut for utgifter, skal utleggsskjemaet benyttes, også
her vedlagt originale kvitteringer (refusjon).
- 25 -
DIVERSE VIKTIGE PUNKTER - REGNSKAPAVDELINGEN
Betalingsrutiner
Betaling skjer først etter en intern kontroll som utføres av regnskapsansvarlig. Usbl sjekker at de som
anviser for styret har fullmakt, at rett selskapsnummer, konto og eventuelt avdelingsnummer er
benyttet. Ved åpenbar feilkontering blir konto rettet av regnskapsansvarlig hos Usbl. Alle fakturaer
legges inn i systemet med forfallsdato. Når styret godkjenner en faktura vil det i godkjenningsdato bli
oppdatert av oss. Dette blir sammenlignet mot forfallsdato i de tilfeller der purringer og inkasso
forekommer.
Kostnader uten godkjenning
Av selskapets midler betaler Usbl på eget initiativ renter og avdrag på lån, forsikringspremier og
eventuell egenandel ved skade, skatter, offentlige avgifter, energi samt honorar regulert av
forretningsførerkontrakten og tilleggskontrakter. Usbl utbetaler styrehonorar på vegne av selskapet
etter anvisning fra styret. Ved utbetaling av styrehonorar behandler Usbl skattetrekk og
arbeidsgiveravgift. Usbl utarbeider lønns- og trekkoppgave og besørger innsending av offentlige
oppgaver på vegne av selskapet.
Tilleggsfakturering
Hvis selskapet har opparbeidet seg ett etterslep når det gjelder godkjenning av fakturaer innen forfall vil
det strømme på med purringer og inkassovarsel. Ved gjentakende dårlig syklus over tid vil regnskap
fakturere for medgått tid i henhold til prislisten hvis dette ikke straks bedrer seg. En slik
tilleggsfakturering vil tre i kraft etter orientering (brev) fra Usbl. Man unngår denne ekstra kostnaden
ved å ha gode rutiner i styret.
Ved godtatt overgang til elektronisk fakturabehandling må styret benytte seg av denne ordningen, men
det finnes så unntak som er akseptert. Slike eksempler kan være forsinkede fakturaer, manglende
fakturaer og korte frister. Men generelt skal disse fakturaene til Fakturamottaket, og således følge
vanlig prosedyre. Ved en bevisst unnvikelse av elektronisk fakturabehandling vil det bli tilleggsfakturert
for medgått tid i henhold til prislisten. Her vil det også komme varsel i form av utsendelse av brev fra
Usbl.
Det er viktig å være klar over hvilke tjenester som er inkludert i forretningsførerkontrakten. Usbl kan
ikke tilleggsfakturere så lenge det ikke har blitt varslet i forkant.
Lønnsutbetalinger
All utbetaling av lønn skal gå via Usbls lønningskontor. Lønn utbetales den 15. i hver måned forutsatt at
underbilag (dvs. timelister etc.) er Usbl i hende senest den 4. i hver måned. Egne honorarer gjelder for
lønnskjøring.
Se for øvrig eget informasjons ark om lønn og andre godtgjørelser på side 26.
Aktivering/påkostninger
Kjøper eller oppgraderer boligselskapet anleggsmidler for mer enn kr. 50.000,-, skal kostnaden
aktiveres og deretter avskrives (det benyttes andre regnskapsprinsipper der boligselskapet er
skattepliktig). Anleggsmidler er eiendeler bestemt til varig eie eller bruk.
Vedlikehold er arbeider som utføres for å bringe formuesgjenstanden tilbake i den stand den tidligere
var. Vedlikehold blir kostnadsført direkte i regnskapsåret som tidligere.
Påkostning kan vi litt forenklet si er arbeider som fører formuesgjenstanden til en bedre stand enn
tidligere (sammenlignet med dagens alminnelige standard). Det er også en påkostning dersom
anleggsmiddelet endres til en annen stand, f.eks. om man river en vegg for å få et større fellesrom
(dette er ikke vedlikehold, men påkostning). Det er ikke avgjørende om arbeidene fører til verdistigning
av anleggsmiddelet (mange former for vedlikehold vil også innebære verdistigning). Påkostning av
bygg blir ikke avskrevet, men vil være en stillestående verdiøkning av byggets verdi i balansen.
- 26 -
Aktivering vil si at driftsmiddelet oppføres som en eiendel i balansen og at det avskrives over et visst
antall år. Eksempelvis vil et boligselskap som kjøper en traktor til kr 100.000,- måtte betale
kjøpesummen med en gang (og vil få redusert likviditeten med kr 100.000,-), men i regnskapet vil dette
med en årlig avskrivning på 10 % kun komme som kostnad med kr 10.000,- det første året (og deretter
med samme beløp i 9 år til). Etter 10 år vil ikke denne traktoren være i selskapets regnskap lenger,
uavhengig om selskapet fremdeles eier den eller ikke. Aktivering har en direkte sammenheng med
anleggsmidler som skal avskrives.
Avdeling
Å legge til en avdeling i regnskapet kan være gunstig hvis behovet for direkte kontroll mot en eller
annen type drift er ønskelig. Da kan en avdelingsføre enkelte kostnader og balansebevegelser. Dette
for å skille disse tallene ifra hovedregnskapet. En kan for eksempel bruke avdeling for parkeringsdrift,
der inntekter og kostnader vedrørende denne driften kommer opp som ett lite regnskap, med ”egne”
anleggsmidler og avskrivninger. Avdelingsregnskapet blir skilt ut, men er samtidig en del av
hovedregnskapet.
Usbl fakturerer etter avtale eller timepris ved etablering og regnskapsførsel av en avdeling foruten
hovedregnskapet.
Forsikringsoppgjør
Når det gjelder refusjon av utlegg som boligselskapet har i forbindelse forsikringssaker, må styret være
påpasselig med å angi at fakturaen gjelder forsikringsskade (gjerne også påføre skadenummeret) når
fakturaen betales.
- 27 -
Lønn og godtgjørelser
Utbetaling av styrehonorar
I henhold til aksjeloven § 6-10 skal honorar til styret bevilges av generalforsamlingen. Styret kan med
andre ord ikke bevilge sitt eget honorar.
Eget styrehonorarskjema skal fylles ut før innsendelse til boligselskapets rådgiver. Rådgiver kontrollerer
mot signert generalforsamlingsprotokoll, og sender til lønningskontoret for utbetaling.
Vær nøye med å fylle ut alle opplysningsfelt (navn, fødselsnummer, kontonummer, skatteprosent
m.m.).
Usbl får fra tid til annen spørsmål om utbetaling av styrehonorar til selvstendige næringsdrivende. Det
følger av skattebetalingsloven § 5, bokstav b at styrehonorar alltid skal betraktes som skattepliktig
personlig inntekt og utbetales som lønn (dermed også skattetrekk), selv om mottakeren er selvstendig
næringsdrivende. Man kan derfor ikke føre slik inntekt over firmaet.
Timelønn og overtid
Ved utbetaling av timelønn, overtid eller diverse lønn skal skjemaet ”Timeliste” benyttes.
Honorar eller andre lønnsgodtgjørelse
For utbetaling av jobb gjort for boligselskapet skal det i tillegg til skjema for utbetalingen vedlegges kopi
av styrevedtaket som bekrefter godtgjørelsen.
Skatt- og oppgavefri utbetaling
Engangsutbetaling inntil kr 1.000,- er skatt- og oppgavefritt, men det skal alltid utbetales av
lønningskontoret da det medfører arbeidsgiveravgift.
Kilometergodtgjørelse
Eget skjema skal benyttes som grunnlag for å få utbetalt godtgjørelse for egentransport. Her skal bl.a.
kjørelengden og formålet (side 2) med reisen bekreftes. Godtgjørelsen utbetales til enhver tids
gjeldende sats.
Hjemmekontor
Styret kan motta inntil kr 1.600,- for hjemmekontor, men det stilles krav om at det er eget rom som kun
benyttes til dette formål. De som har en slik ordning sender årlig regning til styret for utbetaling av
godtgjørelsen og fyller ut skjema utgiftsoppgave for utleie. Innberettes som honorar og skattelegges.
Møtegodtgjørelse
Møtegodtgjørelse utbetales som honorar, innberettes og skattelegges.
Telefon og andre elektroniske tjenester
Utlegg for bruk av elektroniske tjenester (telefon, mobiltelefon, internett, bredbånd og lignende) i
forbindelse med styrearbeid kan refunderes i h.t. styrevedtak og etter gjeldende regler. For å få
godtgjort slike utlegg må det alltid fremlegges dokumentasjon på at faktiske kostnader minst tilsvarer
det man får refundert. Med dokumentasjon menes her original faktura fra teleoperatør og styrevedtak
på godtgjørelsen.
Ifølge skatteloven med forskrifter 2006 kan godtgjørelse for bruk av telefon og internett utbetales
skattefritt med inntil kr 1.000,- pr person pr år. Godtgjøres et høyere beløp enn kr 1.000,- i løpet av et
år, er dette i hovedsak skattepliktig inntekt. Det er imidlertid laget en unntaksbestemmelse som sier at
man kan motta skattefri refusjon så fremt at man framlegger spesifisert regning fra teleoperatøren og
tydelig har merket alle tjenestelige samtaler og kun får refundert disse. Ta kontakt med
lønningskontoret hos Usbl dersom du har ytterligere spørsmål om regelverket rundt godtgjørelse av
elektroniske tjenester.
- 28 -
Ansettelser
Når boligselskapet ansetter eller engasjerer personer til lønnet arbeid, må det skrives en arbeidsavtale.
Avtalen sendes lønningskontoret. Husk bankkontonummer og skattekort.
Ved alle typer avtaler som gjøres mellom boligselskapet og ansatte, må det komme klart frem antall
timer pr uke eller det må være beregnet en arbeidstidsprosent. Forslag til ”Arbeidsavtale” kan også
hentes på Styreportalen.
Gaver
Vær oppmerksom på at gaver til ansatte kan utløse skatteplikt for den som mottar gaven. Gaven er
skattefri dersom den har en lavere verdi enn kr 1.000,-. Utgjør verdien av gaven mer enn kr 1.000,-,
skattelegges differansen mellom gavens verdi og kr 1.000,-.
Ved jubiléer eller andre spesielle anledninger for ansatte gjelder andre grenser for når gaven blir
beskattet. Ta kontakt med lønningskontoret dersom du har spørsmål om regelverket rundt beskatning
av gaver.
Frister
All innlevering av lønnsbilag (timelister, styrehonorarskjema, kilometergodtgjørelse, telefongodtgjørelse
m.m.) skal være lønningskontoret i hende senest den 4. i måneden, for lønnsutbetaling den 15.
samme måned.
Gebyr
Ordinær lønnutbetaling er den 15. i hver måned. Dersom man ønsker forskudd på lønn/eller at
utbetalinger skal skje utenom den 15. i en måned, belastes et gebyr på kr. 400,- pr utbetaling.
Lønnsopplysninger
Før alle typer utbetaling via lønn (ordinær lønn, time lønn, ansettelseskontrakter, div. godtgjørelser
m.m.) kan foretas, må alle relevante opplysninger på lønnsmottageren være levert lønningskontoret.
Tips
Forsøk å levere lønnsbilagene riktig første gangen. Da slipper man å få bilagene i retur og unngår
derved at utbetalinger blir unødig forsinket.
Husk alltid at alt av lønnsbilag skal være attestert av styreleder og et styremedlem før utbetaling.
Bilag som inneholder feil eller mangler blir returnert avsender.
Alle skjemaer kan hentes på Styreportalen, under dokumenter – skjemaer.
- 29 -
ORIENTERING I FORBINDELSE MED TVANGSSALG AV ADKOMSTDOKUMENTER SOM FØLGE
AV MISLIGHOLDTE FELLESKOSTNADER TIL BOLIGSELSKAPET
Usbl sender årlig mange begjæringer om tvangssalg av eierseksjoner til tingretten på grunn av
misligholdte felleskostnader. Dette skrivet er derfor ment som en orientering/forklaring på hva som skjer
når felleskostnadene ikke betales i rett tid. Fremgangsmåten i sakene, konsekvensene, samt hva som
faktisk påløper i omkostninger og gebyrer dersom felleskostnadene uteblir fremgår nedenfor.
Usbls utgangspunkt for saksbehandlingen er panteretten som fremgår av eierseksjonsloven § 25
(begrenset til folketrygdens grunnbeløp på det tidspunktet gjennomføringen av tvangsdekningen blir
gjennomført). Seksjonen kan da kreves solgt etter reglene om tvangssalg i
tvangsfullbyrdelseslovens kap 11.
Den nye borettslagsloven trådte i kraft 15. august 2005, og medførte at vi i stedet for å begjære
fravikelse ved utbetalte felleskostnader nå må sende inn en begjæring om tvangssalg.
Usbl inngår ikke avtaler om nedbetalinger av utestående felleskostnader. Blir det aktuelt så er det styret
som må vedta dette og følge opp nedbetalingsavtalen av utestående felleskostnader.
Saksbehandlingen hos Usbl i de saker der felleskostnadene ikke blir betalt er i korte trekk:
1. Dersom felleskostnadene ikke blir betalt innen forfall, som er den 20. hver måned, sendes det ut en
purring 18 dager etter forfall. Denne har en betalingsfrist på 14 dager.
2.
Deretter sendes det ut et varsel etter tvangsfullbyrdelseslovens § 4-18. I dette varselet går det
klart frem at saken vil bli oversendt namsretten med begjæring om tvangssalg, dersom
restansen ikke blir betalt innen 14 dager.
Disse brevene påfører eier en kostnad på:
Purring nr. 1
1/10 Inkassosats
kr 61,Purring nr. 2
3/10 Inkassosats
kr. 183,-
3.
Uteblir fortsatt betalingene, sendes saken over til namsmyndighetene, og det påløper da ytterligere
rettsgebyr til retten og saksomkostninger til vårt kontor, til sammen kr. 5.068,-. Når beslutning om
tvangssalg blir avsagt, påløper ytterligere et gebyr på pt kr. 7.740,- med tillegg av salær til megler.
4.
Saksøkte gis normalt én måneds frist til å komme med innsigelser til begjæring om tvangssalg.
Innsigelser sendes vanligvis til saksøker for uttalelse. Et eventuelt krav om erstatningsbolig må
fremsettes til namsretten innen månedsfristen for tilsvar.
5.
De aller fleste tvangssalg skjer ved bruk av medhjelper som vanligvis er en eiendomsmegler.
Salgsprosessen er ganske lik et vanlig, frivillig salg.
6,
I tilfeller der saksøkte vanskeliggjør salgsprosessen blir det begjær fravikelse av andelen.
7.
Hvis namsretten godkjenner salget, blir det avsagt en såkalt stadfestelseskjennelse. Fordelingen
av kjøpesummen mellom panthavere og eier skjer i en egen fordelingskjennelse.
- 30 -
BEVAR-HMS
Alle boligselskaper er underlagt forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i
virksomheter (i dagligtale kalt Internkontrollforskriften).
Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at boligselskapet planlegger, organiserer, utfører og
vedlikeholder virksomheten sin i samsvar med de krav som er fastsatt i helse-, miljø- og
sikkerhetslovgivningen (HMS).
Usbl har utviklet et web-basert HMS-system for å forenkle det daglige HMS-arbeidet for styrene og for
å sikre at systematisk HMS-arbeid og dokumentasjon tilfredsstiller myndighetenes krav. Løsningen
innebærer at alle data ligger lagret sentralt, og den enkelte styreleder eller andre medlemmer med gitte
rettigheter har tilgang gjennom internett på sin pc.
I den nye løsningen er det lagt stor vekt på funksjonalitet og brukervennlighet og vesentlige elementer i
systemet er:
Avvik
Registrering av avvik er et helt vesentlig punkt i det daglige HMS-arbeidet. Forskriften sier at det skal
gjennomføres minimum to vernerunder i året. Systemet har digitale sjekklister for vernerunder som gjør
det mulig å utføre denne vernerunden digitalt med eksempelvis en smarttelefon eller ved å krysse av
manuelt på et skjema og legge resultatet inn i systemet gjennom sin pc.
Hvis det oppdages feil eller mangler som kan være til fare for liv og helse, legges dette inn som avvik i
systemet. Det nye systemet er da bygd opp slik at det legges inn en tid for når dette skal utføres og
hvem som har ansvaret for at det blir utført. Systemet har et register der man kan legge inn faste
samarbeidspartnere.
Oppdatert og lett tilgjengelig oversikt
Man får en kontinuerlig oversikt over alle aktiviteter. Dette er viktig med tanke på eksempelvis
styremøter, brannsyn eller el-sjekk. Man kan ved et tastetrykk få utskrift av all aktivitet som har foregått
i perioden.
Nye lover, forskrifter, rutiner og andre dokumenter oppdateres automatisk i systemet, slik at brukeren
slipper å følge med og skifte ut utdaterte dokumenter.
Løsningen gir også en smidig og oversiktlig overgang i skifte av et styre i boligselskapet. Ved ulike
arbeidsformer så er det også en stor fare for at viktig dokumentasjon kommer på avveie, og med dette
systemet så sikres at alt relatert HMS-arbeid lagres på ett sted.
Priser
Kostnader knyttet til systemet skiller mellom tre kategorier: etablering, årlig lisens og aktiv HMSbistand, hvorav etablering og årlig lisens er nødvendig for å gå inn på systemet, mens aktiv HMSbistand er valgfritt for hver enkelt.
Etablering
Etablering inkluderer programvarelisens, kartlegging av bygningsmassen, risikovurdering, innhenting
og arkivering av informasjon, dokumenter og serviceavtaler, tilpassing av systemet mot kunde og
opplæring.
Årlig lisens
Årlig lisens gir kontinuerlig oppdatering av lover, forskrifter, dokumenter, sikring (bakc-up) og drift av
web-løsningen, samt enkel support.
Aktiv HMS- bistand
Aktiv HMS-bistand inkluderer Årlig lisens samt 2 vernerunder pr år, utført av Usbls HMS-rådgiver.
For mer informasjon om Bevar-HMS, kontakt oss på telefon 08725 eller e-post: [email protected]
- 31 -
VAKTMESTEROPPGAVER
Mange boligselskaper har engasjert en vaktmester til å utføre vedlikehold og enklere reparasjoner.
Avhengig av boligselskapets størrelse og behovet for vaktmester, er det flere alternativer:
1
2
3
Egen ansatt vaktmester, som er lønnet av og jobber kun i eget boligselskapet. Styret har da
arbeidsgiveransvar og ansvar for helse, miljø og sikkerhet i forhold til vaktmesters
arbeidsoppgaver.
Vaktmester som er ansatt av og lønnes av et driftssameie. Driftssameiet kan være opprettet og
eiet av flere boligselskaper, med formål å ivareta fellesfunksjoner.
Innleid vaktmestertjeneste. Et firma betales mot at man mottar avtalte tjenester: snørydding,
strøing, havearbeid, og lignende.
Uansett boligselskapets behov for vaktmestertjeneste, er det viktig at de daglige og periodiske oppgaver
er klart beskrevet i ansettelseskontrakt eller annen avtale. Nedenfor følger eksempel på
vaktmesteroppgaver som kan inngå i en vaktmesterinstruks:
Hovedettersyn på eiendom:
Foretas ukentlig. Dører, låser, oppganger kontrolleres. Skifting av lyspærer foretas. Papirkurver tømmes
ukentlig. Ethvert forhold som ikke er i overensstemmelse med hva som menes med god stand eller
tilfredsstillende virkemåte, rettes opp. I tvilstilfeller kontaktes styret.
Utendørs:
Sandfangkum:
Gårdsrom:
Fortau:
VINTER:
VÅR:
SOMMER:
HØST:
Etterses 1 gang pr år.
Feiing ukentlig eller etter behov.
Rydding og feiing ukentlig eller etter behov.
Snøbrøyting og strøing. Sikring ved fare for ras fra tak.
Gjødsling med fullgjødsel på fuktig plen eventuelt etter regn. Kalking v/behov.
Raking og rydding av grøntområder. Flekksåing hvor dette behøves.
Gress klippes 1 gang pr uke i vekstsesongen. Luking og vedlikehold.
Raking og bortkjøring av haveavfall.
Eiendom:
Fellesareal i kjeller og loftsrom:
Felles garasjeanlegg:
Takterrasser, sluk og avløp:
støvsuging/feiing 2-4 ganger pr år. Avfall fjernes
feies med feiekost eller maskin 2-4 ganger pr år
rengjøres 4-6 ganger pr år
VVS-innretninger:
Fellesvaskeri:
Felles ventilasjonsanlegg:
Kjøleanlegg:
Reduksjonsventil med vannfilter:
Varmvannsbereder:
service utføres minimum 2 ganger pr år, eller v/behov
service i henhold til leverandørenes spesifikasjoner
kjøleribber støvsuges 4 ganger pr år
filter rengjøres 2 ganger pr år og byttes ved behov
ukentlig tilsyn med vanntemperatur og rensing av sluk
Annet:
Heisspor renses 1 gang pr måned. Sjaktbunn feies 4 ganger pr år. Sjaktvegger støvsuges.
Garasjeporter etterses 2 ganger pr år, eller i henhold til brukeranvisning
Avfallsrom/avfallsplass kontrolleres 3 ganger pr uke.
Løpende mindre vedlikeholdsoppgaver og bestilling av service ved behov.
- 32 -
KURS OG OPPLÆRING
INTRODUKSJONSMØTE FOR NYE STYRELEDERE
Her gjennomgår vi i løpet av ca 1,5 time:
 Presentasjon av Usbl
 Gjennomgang av Styreportalen
 Forretningsførerkontrakten og styrets oppgaver
 Kort om regnskap/økonomi, lover og regler
 Øvrige rutiner og emner relevant for vervet som styreleder
Usbl gjennomfører årlig kundeundersøkelser og disse har de siste årene vært spesielt rettet mot
styrelederne i de boligselskaper hvor Usbl er forretningsfører. Gjennom disse undersøkelsene er det blitt
avdekket et ønske og behov for oppfølging av så vel nye som eksisterende medlemmer av styrene.
TILLITSVALGTSEMINAR
Usbl arrangerer hver høst et helgeseminar for styreledere og styremedlemmer i boligselskapene som Usbl
er forretningsfører for.
I 2012 er arrangementet planlagt helgen 19.- 21. oktober på Radisson Blu Lillehammer Hotel. Vi
oppfordrer styrene til å avsette midler på årets budsjett for seminaret.
Seminaret er svært populært. Ca 320 tillitsvalgte deltok fra boligselskaper i 2011. Vi oppfordrer spesielt
boligselskaper med færre enheter til å sende representanter. Kostnaden for seminaret belastes
boligselskapet.
Seminaret er nyttig og gir faglig og sosialt utbytte i forhold til arbeidet i boligselskapets styre. Dette er en
fin arena for å knytte nye kontakter. Deltakerne er både erfarne og nyvalgte styremedlemmer.
ØVRIG KURS OG OPPLÆRING
Usbl arrangerer i tillegg kurskvelder og mindre seminarer innen ulike emner. Disse vil bli annonsert i god
tid, og omfatter alt fra jus, regnskap/budsjett til rehabilitering og vedlikehold.
Usbl benytter Styreportalen til å informere styremedlemmene i våre boligselskaper.
Dokumenter publisert på Styreportalen anses meddelt styrene på lik linje som informasjon sendt i brev,
e-post eller andre informasjonskanaler.
- 33 -
INNKJØPSAVTALER FOR VÅRE BOLIGSELSKAPER
Disse avtalene kan du benytte deg av for innkjøp boligselskapet ditt gjør. Så lenge boligselskapet bruker
Usbl som forretningsfører, er dere berettiget til betingelsene avtalene gir. Kontakt din rådgiver for
nærmere informasjon om hvordan du går fram. Oversikten er àjour pr 1. januar 2012. Usbl arbeider
kontinuerlig med nye avtaler og fordeler, så sjekk gjerne på våre hjemmesider for siste nytt, se under
forretningsførsel – storkundefordeler.
Fyringsolje
Usbl har forhandlet frem en rammeavtale for levering av fyringsolje med ESSO Energi AS. Avtalen er
fremkommet i konkurranse med de store oljeleverandørene, og den gir de beste totalbetingelser det er
mulig å oppnå i markedet. Avtalen gir en rabatt på opptil 25 % av listepris, avhengig av type og mengde.
Fellesstrøm
Usbl har inngått en meget gunstig avtale med Hafslund Strøm på kraftforvaltning. Avtalen er lukket frem til
31.12.2012. I løpet av høsten kommer det nye tilbud på strømavtale.
Containerleie
Usbl har inngått avtale med firmaet RagnSells som gir boligselskapene en fast pris på containerleie i
forbindelse med våropprydding eller annet. Se informasjon på Styreportalen
Vaktmestertjeneste
ISS Vaktmesterkompaniet AS gir 5 % rabatt på faste vaktmestertjenester.
Rassikring
Det er et økt fokus på gårdeiers plikt til varsling og avverging av ras fra tak. Boligselskaper kan benytte
egen avtale med Rasfare.no, med gunstige priser både på avvisere og faste avtaler om rydding.
Vakthold
G4S gir meget gode priser på vakthold av fellesområder, sikring av garasjer etc. Dette omfatter også
utrykninger ved husbråk og lignende.
Forsikring
Usbl har rammeavtaler med Gjensidige, If og Tryg om bygningsforsikring for boligselskaper.
Totalforsikring for boligselskaper dekker de aller fleste forsikringsbehov for et boligselskap, herunder
styreansvar. Usbl ivaretar boligselskapets interesser i forbindelse med skadeoppgjør, uten kostnader for
boligselskapet.
Felleslån/refinansiering
Usbl har en avtale med DNB. Denne avtalen sikrer at boligselskaper under vår forvaltning får DNBs beste
betingelser. Vi kan også ellers bistå med innhenting av tilbud på refinansiering/ lån til boligselskaper.
Pling
Pling er et webbasert kommunikasjonsverktøy som gjør det mulig å raskt nå alle medlemmer av en
gruppe (for eksempel eiere/leietakere i boligselskapet) via SMS. Tjenesten kan www.pling.as.
Medlemsrabatter
Medlemmer i Usbl kan benytte en rekke medlemsfordeler, også for innkjøp til boligselskapet de bor i.
For eksempel har Usbl-medlemmer store rabatter både hos Flügger (maling etc.) og hos Kjell’s
markiser. Full oversikt finner du på usbl.no.
Savner du noe? Gi oss et tips, så kanskje vi kan få til en avtale!
- 34 -
ADVOKATKONTORET I USBL
Advokatkontoret i Usbl har spesialkompetanse innen bolig- og
eiendomsrett. Våre advokater har lang og bred erfaring fra privat og
offentlig sektor. Styrene i borettslag og sameier som er forvaltet av
Usbl og Usbl-medlemmer tilbys tjenestene til en rimeligere pris enn
andre. Vi rådgir også innen flere privatrettslige områder.
Timeprisen for forvaltede boligselskap er kr 1.500,- + mva. Ordinær
timepris er kr 2150,- + mva. Ordinær timepris benyttes i tvistesaker.
Her vil det normalt foreligge rettshjelpsforsikring som dekker
hoveddelen av advokatkostnadene.
Våre spesialområder er:

Boligrett, herunder tvister rundt naboforhold, mangler, kjøp og salg

Eierseksjonsloven, burettslagslova, herunder rådgivning til styrer i
deres arbeid

Husleierett for private og i næringsforhold, herunder oppsigelse,
tvangsfullbyrdelse og forhandling/opprettelse av leiekontrakt

Lov om håndverkertjenester

Lov om boligoppføring

Generell kontrakts- og entrepriserett, herunder
utbyggingsavtaler

Kjøp/salg av næringseiendom, herunder selskapskjøp/salg,
strukturering av salg/kjøpsprosess med mer

Arverett, herunder opprettelse av testament

Familierett, herunder opprettelse av samboeravtale og
ektepakt
Vi er alle medlemmer av Advokatforeningen, hvilket betyr at vi blant
annet tar etterutdanning og gir skriftlig oppdragsbekreftelse.
Ta kontakt for en uforpliktende samtale!
KONTAKTINFORMASJON:
Advokat Marianne Raa Bjaaland (leder av advokatkontoret)
e-post: [email protected], tlf. 450 20 271
Advokat Atle Thorsell
e-post: [email protected], tlf. 916 75 155
Advokat Tina Berg
e-post: [email protected], tlf. 936 99 931
- 35 -
En komplett leverandør av tekniske tjenester for ditt boligselskap
Usbl har bred kompetanse fra ulike fag- og virksomhetsområder, med ingeniører, mur- og tømrermestere
og takstmenn. Vi har lang erfaring med vedlikehold og rehabilitering av bygg, og tilbyr tjenester som kan
gjøre hverdagen for styret enklere. Vi deltar gjerne på styremøter og evt. på generalforsamlinger for å
informere nærmere ved forberedelse til og igangsetting av vedlikeholds- og rehabiliteringsarbeider. Usbl
har sentral godkjenning for ansvarsrett, og er godkjent våtromsbedrift.
Styret har et stort juridisk ansvar for sikkerheten til beboerne, som omfatter brannvern, rømningsveier,
elektriske anlegg, lekeplasser og mye annet. Byggherreforskriften pålegger byggherrer omfattende
ansvar.
Vi bistår med:
Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø på byggeplassen
Byggherreforskriften pålegger boligselskap å utarbeide en SHA-plan (Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø)
før man går i gang med bygge- og vedlikeholdsarbeider. Vi kan hjelpe deg og ditt boligselskap med dette.
Vedlikeholds- og rehabiliteringsprosjekter
Å gjennomføre prosjekt fra planlegging og helt til ferdigstillelse. Dette omfatter:
Befaringsrapporter, utredninger, forprosjektering, utarbeide tilbudsgrunnlag, tegninger og offentlige
søknader, budsjettering, kontrahering av entreprenører, oppfølging av byggearbeidene.
Nybygg, påbygg og tilbygg
Gjennomføring av prosjekt fra planlegging og helt til ferdigstillelse.
Vi utarbeider: befaringsrapporter, utredninger, forprosjektering, tilbudsgrunnlag, tegninger og offentlige
søknader, budsjettering, kontrahering av entreprenører, oppfølging av byggearbeidene.
Våtrom og sanitæranlegg
Gjennomføring av prosjekt fra planlegging og helt til ferdigstillelse.
Vurdering og prosjektere fornyelse av røranlegg og våtrom, Vi kan systematisk gjennomgå alle våtrom
(bad, wc, vaskerom og kjøkken) og rapportere feil/mangler.
Sjekk av elanlegg og våtrom kan gi rabatt på forsikringspremien.
Miljø- og energitiltak
Oppgradering av fyrrom, fasader, nye vinduer, ventilasjon, etterisolering, vurdering av alternative
energikilder osv. Enova eller Oslo kommunes enøkfond kan gi tilskudd, og hjelper deg med
søknadsprosessen for tilskudd og gjennomføringen av arbeidene.
Bevar - Vedlikeholdsplanlegging
Etablering av vedlikeholdsplan som gir oversikt over vedlikeholdstiltak som bør iverksettes og hva de
koster. Rapporten viser også vedlikeholdskostnader i årene fremover, Anbefalt avsetning på
felleskostnader, Bistand til budsjettering. Det kan gis statsstøtte via Husbanken på inntil 50 % av
etableringskostnadene.
Bevar-HMS
Bevar- HMS er et WEB-basert system som ivaretar HMS-kravet som stilles til styret i boligselskapet:
HMS-håndbok med oppdaterte lover, Aktivitetsplan og sjekklister for periodiske egenkontroller,
servicekontroller og rapporter, Arkiv for dokumenter, Kontaktregister over egne interne og eksterne
kontakter, systemet gir varsling via SMS og/eller e-post,
Skader
Vi utarbeider rapporter på bygningsfeil, lekkasjer og sørger for oppretting og istandsetting av skader.
Arve Breen, Teknisk direktør
Stig Paugard, Fagsjef
- 36 -
Operative vedlikeholdstjenester fra Usbl
Våre operative vedlikeholdstjenester omhandler vaktmester- og håndverkstjenester, og vårt mål er å gi
et komplett og kvalitetsmessig godt tilbud i forbindelse med regelmessig tilsyn og løpende vedlikehold av
bygninger og øvrig fellesareal.
Usbls vaktmester- og håndverkstjenester har sentraler i Oslo, Nittedal, Horten, Holmestrand og
Sandefjord, og består av personer med høy kompetanse innenfor sine områder.
Vårt vedlikeholdstilbud omhandler følgende tjenester:
Vaktmestertjenester
 Avfallshåndtering
 Rydding av fellesarealer
 Daglig vedlikehold – lyspæreskift, smøring av låser med mer
 Heiser
 Vann og avløp
Sesongtjenester
 Gressklipping
 Gartnertjenester
 Snøbrøyting
 Strøing
 Feiing
Håndverkstjenester
 Forsikringssaker
 Vedlikehold og oppussing
Har du spørsmål eller ønsker å knytte deg til våre vaktmester- eller håndverkstjenester, kontakt oss på
telefon, 08725 eller e- post: [email protected] for Nittedal/Oslo og [email protected] for
Vestfold.