Transcript presentasjon

Effektiv reiseadministrasjon
Xledger frokostseminar
1
Eurocard presentation
12.03.2013
SEB Kort – Hvem er vi?
•
No 1 i Corporate
løsninger i Norden
•
67 % av Norges 500
største bedrifter er våre
kunder
•
•
•
Antall kort: Over 3.5 mill.
•
Antall ansatte i Norden:
800
•
Utsteder av Eurocard,
Diners Club og en rekke
cobrand kort
Antall ansatte i Norge:
150
2
Eurocard presentation
Eurocards tilbud
• Spesialister i
betalingsløsninger
• Vi benytter en arbeidsmetode
som hjelper oss å finne den
beste løsning for nettopp din
bedrift, og deretter
implementeres den i hele
bedriften
• Vi tilbyr mer enn produkt og
service
– Vi tilbyr resultater
3
Eurocard presentation
Eurocard arbeidsmetodikk
Analyse & Inspirasjon
Forslag & Løsninger
Fundamentet i vår prosess er at vi sammen med
deg som kunde undersøker og analyserer nåsituasjon for å kunne synliggjøre muligheter og gi
forslag på endringer og forbedring som sparer tid og
penger.
Basert på deres behov og muligheter foreslår vi de
løsninger og tjenester som gir best effekt på bedriftens
kostnader og lønnsomhet. Og som også gjør det enklere
og smidigere for alle ansatte.
Evaluering & Neste steg
Implementering & Effekt
Eurocards statistikk og analyser gjør at dere, sammen
med oss, kan følge opp og evaluere resultatene og
løpende oppdage flere muligheter for å senke
kostnadene, minske administrasjon og forbedre
betalningsprosessene ytterligere.
En smidig og enkel implementering er en kritisk faktor for
å nå de oppsatte mål. Vi tar ansvar og bistår dere steg
for steg, slik at løsningene og tjenestene benyttes på
optimal måte i hele bedriften.
4
Eurocard presentation
Verdiskapning for alle
Bedrift
En
partner
Kortholder/Ansatt
5
Eurocard presentation
Beslutningstaker
Eurocard Corporate
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Fordeler:
Mer enn 35 millioner brukersteder
Mer enn 1.8 millioner minibanker
Chip – sikkerhet
Mastercard SecureCode
Selvvalgt PIN
Elektronisk billett (fly/tog)
Selvvalgt fakturadato
Travel Pass ”pay as you fly” integrert
Reiseforsikring
EuroStop / SmartSafety Sperreservice
Lounger
Priority Pass
Nettsaldo med sms-varsling
Book Now Pay Later
Korttransaksjoner integrert mot reiseregning
ID-tyveri forsikring
Privatkort
Rabattløsninger
6
Eurocard presentation
Reisekonto egenskaper
• Én månedlig faktura for alle kjøp
• Fleksibel og lang kreditt-tid
• Faktura satt opp i henhold til
kundens behov (informasjon og
sortering)
• Elektroniske filer til alle store
reiseregningssystem
• Elektroniske filer direkte til
økonomisystem for automatisk
bokføring
• Faktura i flere valuta (Nordiske
valuta, USD, Euro og GBP)
• Samarbeid med reisebyrå
• Enkel implementering
7
Eurocard presentation
Besparelser
8
Eurocard presentation
Våre løsninger gir
besparelsesmuligheter
besparelse på føring
av reiseregninger...
9
Eurocard presentation
besparelse på
fakturaadministrasjon...
direkte besparelse på
flybilletter...
Mange bedrifter gjør det slik…
Fly
Reisebyrå
Leiebil
Reisebyråfaktura
Fakturabetaling
Voucher
Faktura
Fakturabetaling
Hotell
Faktura
Kortfaktura
Reiseregning
Restaurant
Bankkort
Økonomiavd.
Betale
bankkort
Reiseregning
Faktura
betaling
Taxi
Kontanter
Forskudd
Reiseutlegg
Bensin
Annet
10
Eurocard presentation
Bensinkort
…dette er mer lønnsomt!
Fly
Reisebyrå
Leiebil
Hotell
Daglig overføring av kortog reisekontotransaksjoner
Restaurant
Reiseregningssystem
Kort og Reisekonto
Fleksibilitet
Taxi
Bensin
Annet
11
Eurocard presentation
Kontroll
Statistikk
Elektronisk faktura
(Reisekonto)
ERP-/Økonomisystem
Mange bedrifter mottar
mengder av papirfakturaer
Mottak, intern behandling og
betaling av én enkelt faktura
kan ta over 1 time.
Hva koster det?
12
Eurocard presentation
Redusere fakturaadministrasjon
med 90%
Oppgave
Hvem
Faktura fra reisebyrå
Attestering (skjer på reiseregningen)
Registrering i økonomisystem
Kontroll
Retting, purring, avsetning
Føring i regnskap
Avstemme faktura mot reiseregning
Tidsbruk (minutter)
Tidsbruk (timer)
Reisebudsjett, fly:
Internpris/time:
Snittpris flybillett:
Ant fakturaer:
13
Eurocard presentation
15 000 000,600,1 500,7 000
Fakturamottak
Overordnet
Økonomi
Økonomi
Økonomi
Økonomi
Økonomi
Tid,
direktefaktura
5
5
10
10
10
10
16
66
1,08
0
0
0
0
0
3
3
6
0,10
Kostnad direkte faktura:
4 550 000 kr
Besparelse med kortløsning
4 095 000 kr
Redusere fakturaadministrasjon
med 90%
Papir
Oppgaver
Faktura fra reisebyrå
Attestering (på reiseregningen)
Registrering i økonomisystem
Kontroll
Retting, purring, avsetning
Klargjøring for utbetaling
Føring i regnskap
Kontrollere faktura mot
reiseregning
Total tidsbruk, minutter
Total tidsbruk, timer
Kostnad
14
Eurocard presentation
1010001
0010011
0011001
Elektronisk
VIA
Reisekonto
Reisekonto
5
5
10
10
10
0
10
1
0
13
7
3
2
7
1
0
0
5
3
2
0
0
0
0
0
0
0
3
16
7
1
3
66
1,08
4 550 000
40
0,65
2 730 000
12
0,22
910 000
6
0,10
455 000
Direkte faktura
Eurocard
(Privat ansvar)
Føring av reiseregninger
trenger ikke være slitsomt,
tidkrevende, frustrerende
og irriterende.
Det skal være enkelt og
greit, slik at vi kan bruke
tiden vår på
andre ting!
15
Eurocard presentation
Behandling av reiseregninger,
eksempel på tidsbruk v manuell prosess
Kunde
Totalt reisebudsjett: 15 millioner,
4 000 reiseregninger/år, intern kost 600 kr/t
Oppgave
Hvem
Tid (min)
Andel
Utfylling av reiseregning
Ansatt
17
22%
Attestering
Registrere i økonomisystem
Total Leder
indirekte kostnad
9
pr. år
Økonomi
16
20%
Kontroll av reiseregning
Økonomi
Feilretting, purring, avsetning
Økonomi
Klargjøring for utbetaling
Økonomi
6
8%
Føring i regnskap
Økonomi
6
8%
Tidsbruk (minutter)
78.0
100%
Tidsbruk (timer)
1.30
16
Eurocard presentation
13
11%
3 120 000
kr
11
17%
14%
60% besparelser på
reiseregningsprosessen
Totale årlige indirekte kostnader i dag
3 120 000 kr
Total besparelse
Besparelse pr
reiseregning
17
Eurocard presentation
Besparelse med
elektronisk
reiseregning
Ytterligere
besparelse ved
filintegrasjon
fra Eurocard
40%
20%
60%
1 248 000 kr
624 000 kr
1 872 000 kr
312 kr
156 kr
468 kr
Total besparelse:
Reiseregningssystem og
integrasjon av kjøpsinfo
Unngå to reiseregninger
Uten Book Now – Pay Later
Booke
Reiseregning,
fly
Betale faktura
fly
Reise
Reiseregning,
Betale faktura
andre kostnader andre kostn.
Med Book Now – Pay Later
Booke
Reise
Reiseregning
alle kostnader
Betale faktura med
fly og andre kostn
Å redusere antall reiseregninger er en effektiv måte å kutte reiserelaterte
administrasjonskostnader på. En Europeisk undersøkelse fra 2008 viser at
reiseadministrative prosesser står for opp til 17,5% av det totale reisebudsjettet*.
* A.T. Kearney European Indirect Spend Management Study 2008
18
Eurocard presentation
5% besparelse på flyreiser
- eksempel
Bestill 20% av reisene tidlig, spar
minimum 30% på hver reise
Kostnad før:
1 000 reiser for 1.000 kr.
1 000 000
Kostnad etter:
800 reiser for 1000 kr.
+ 200 reiser for 700 kr.
940 000
+ Book Now- Pay Later gebyr: 14 000
Total
954 000
(~5 % direkte besparelse)
19
Eurocard presentation
Implementering av løsning
– nøkkelen til suksess
For å oppnå målene trenger
man optimal bruk av
løsningene – i hele
organisasjonen
• Høy andel kortholdere
• Integrering av løsninger
• Kunnskap om hvordan man
skal bruke løsningene
20
Eurocard presentation
Dette kjennetegner de beste
innenfor reiseadministrasjon
•”Best in Class”
 Eierskap fra ”toppen”
 Synlig og tydelig reisepolicy
 99% bruk av ”riktig” kort
 Løsninger for gjenbruk av data
 Kommunikasjon og forankring
 Aktive brukere av statistikker
21
Eurocard presentation
Tusen takk
22
Eurocard presentation