Transcript Varer, kontrakter og kontraktsmaler i Xakt

Varer, kontrakter
og kontraktsmaler i
Xakt
Ta Xakt i bruk – Artikler og kontrakter
Innhold
VARER (Artikler) ................................................................................................................................................. 3
Kontraktvarer ................................................................................................................................................ 3
Endre innlagte varer ...................................................................................................................................... 4
Legge inn en ny vare ...................................................................................................................................... 4
Kontrakter (kontraktsforslag/maler) ................................................................................................................. 6
Se på og endre eksisterende kontraktsforslag (kontraktsmaler) .................................................................. 6
Kontraktmaler (Nye) ...................................................................................................................................... 8
Klippekort (kontraktsmal)............................................................................................................................ 10
Kortleser og klippekortkontrakter. .............................................................................................................. 10
Eksempelmaler ................................................................................................................................................ 11
6 måneder trening, betales kontant............................................................................................................ 11
Kontraktmal med sponsing.......................................................................................................................... 11
Klar til bruk ...................................................................................................................................................... 13
Versjon 2010.1
Revidert 15.05.14
Side 2
Ta Xakt i bruk – Artikler og kontrakter
VARER (Artikler)
Før vi begynner å legge inn kunder må vi ha varer å selge til dem.
Neste steg blir derfor å legge inn aktuelle artikler slik som forskjellige treningsavgifter, innmeldingsavgift
etc.
Når Xakt installeres er det allerede lagt inn noen artikler i
vareregisteret. Disse kan naturligvis endres slik at de passer til
egne behov.
Kontraktvarer
For ordens skyld;
Dette er IKKE selve kontraktene/avtalene, men bare de varene som senere skal brukes på kontraktene.
Det ligger noen allerede noen få artikler inne i denne varegruppen ved levering, og disse varene kan
naturligvis brukes, men mange vil ønske å endre navn og priser og også legge inn sine egne kontraktsvarer.
En liten regnskapsteknisk sak før vi begynner med vareregistreringer:
Registrer alle treningsavgifter med månedspris selv om det f.eks gjelder et årsmedlemskap.
(Ikke klippekortvarer da).
Altså :
Hvorfor:
Ikke registrer en vare som heter
12 mnd treningsavgift Kr. 4800.Registrer i stedet
12 mnd treningsavgift Kr. 400.En kontrakt som har en varighet på ett år vil få denne varen fakturert 12 ganger.
Dette har med periodisering av senterets inntekt å gjøre, altså få inntekten riktig fordelt
over den tiden kontrakten gjelder. Senterets regnskapsfører og revisor vil nikke
anerkjennende til dette.
Versjon 2010.1
Revidert 15.05.14
Side 3
Ta Xakt i bruk – Artikler og kontrakter
Endre innlagte varer
På menylinja klikker du på: Dataregistre, Økonomi og regnskap, Artikler
Du får nå se de artiklene som ligger inne i vareregisteret. Ved å klikke på de ulike artikkelnavnene får du se
alle detaljer om varen. Du kan gå inn og endre både Varenummer, Navn, Pris og hovedbokskonto.
(påvirker momsberegningen)
Etter at du har gjort endringer klikk [Lagre].
NB Hvis du får opp beskjed om at varen allerede er i bruk i
kontraktsmaler så svar JA på alle de spørsmål som stilles.
Dette sikrer oss oppdatering av denne varen i alle
eksisterende kontraktsforslag (kontraktsmaler)
NB Dette vil ikke påvirke allerede inngåtte
kontrakter/treningsavtaler, bare forslagene (malene) til
nye kontrakter.)
Legge inn en ny vare
På menylinja klikker vi på: Dataregistre, Økonomi og regnskap, Artikler Deretter klikker du [ Ny ] –
knappen.
Du kommer da inn i vareregisteret, og
klikker på knappen [Ny]
Du får opp registreringsvinduet for ny vare.
Skriv inn det varenummeret du ønsker.
Dette senteret har valgt å starte
varenumrene til kontraktsvarene med
bokstaven K. Eks. K-000
Skriv inn navnet på varen. Kontraktsvarer
har normalt ingen strekkode, så du hopper
bare over det feltet.
I feltet for Hovedbokskonto vil det for
kontraktsvarer som oftest være rett å velge
konto Treningsavgift (kto nr. 3200) som
ligger forhåndsdefinert i kontoplanen.
Kontonummeret du velger her vil påvirke momsbehandlingen, så det er viktig å få dette valget riktig.
Treningsavgifter, bruk konto nummer 3200
Adgangskort , bruk konto 3000,
Innmelding/startavgift, bruk gjerne konto 3210
Legg inn prisen . NB Det SKAL brukes månedspriser for trening selv om det f.eks gjelder 6 mnd kontant
Versjon 2010.1
Revidert 15.05.14
Side 4
Ta Xakt i bruk – Artikler og kontrakter
NB Det er også mulig å angi en egen pris
for senterets ansatte om det er ønskelig.
Som leverandør velger du naturligvis ditt
eget senter når det gjelder treningsvarer.
Til slutt velger du at denne nye varen
tilhører varegruppen Kontraktsvarer
Treningsvarer skal ikke være med i
varelagerbehandlingen, for dette er ikke
varer som ligger på lager eller må kjøpes
inn fra en leverandør.
Det skal derfor IKKE settes hake her.
Under fanen Kostnadsbærer, kan du legge
inn avdeling, prosjekt og ansatt som er ansvarlig for denne varen, men det er ikke nødvendig.
Du kan nå klikke på Lagre, ( Øverst til venstre i bildet) og fortsette med å legge inn de andre treningsvarene
senteret tilbyr.
Hvor mange forskjellige treningsvarer skal vi legge inn?
Vi kan for oversiktens skyld ha så få som praktisk mulig. Har vi flere treningsavgifter med samme
månedspris legger vi inn bare en treningsartikkel for denne.
Eksempel.
Treningsavgift bedrift
Treningsavgift student
Treningsavgift senior
Disse slås sammen til:
Treningsavgift rabatt
670
670
670
670 i stedet.
Desto færre treningsvarer vi har, desto bedre blir oversikten og vedlikeholdet blir lettere.
Det er jo muligheter for å sette rabattsatser i de ulike kontraktstyper – eller man kan lage rabattgrupper –
f.eks Studenter (f.eks – 33%) De som er medlemmer av denne rabattgruppen får derved dette avslaget.
Xakt håndterer dette samme hvordan du ønsker å løse rabatteringsspørsmålene.
Versjon 2010.1
Revidert 15.05.14
Side 5
Ta Xakt i bruk – Artikler og kontrakter
Kontrakter (kontraktsforslag/maler)
Alle medlemmer skal knyttes opp til kontrakter. Uten kontrakt på minst én aktivitet vil medlemmet i praksis
være inaktivt, og vil ikke kunne delta i noen treninger.
For å lette registreringen av nye kunder kommer Xakt med noen ferdige kontraktsforslag (maler) ved
installering. For å gjøre det enklest mulig å registrere nye medlemmer og deres aktiviteter bør senteret se
gjennom og tilpasse disse kontraktsmalene og kanskje opprette noen nye som passer til senterets
aktiviteter.
Se på og endre eksisterende kontraktsforslag (kontraktsmaler)
Ved å gå inn på Dataregistre, Kontrakt, Kontraktsmaler ser du hvilke maler som allerede er innlagt.
Fra dette bildet kan du gjøre
endringer på kontraktsforslagene.
Det meste er selvforklarende, men
vi skal se litt nærmere på utbytting
av varelinjene.
Fjern varelinje:
Klikk med høyre mustast på
varenummeret.
Klikk deretter på [Fjern]
Legg inn varelinje:
I det gule feltet skriver du inn litt av
varenavnet/varenummeret. Skriv
K- og trykk Enter så får du se alle kontraktsvarene
som er innlagt.
Dobbelklikk på ønsket vare, og varen legges derved
inn i kontraktsforslaget.
Repetisjon:
Det er viktig å se over repetisjonen.
Noen varer skal faktureres hver måned, andre skal
bare faktureres på første faktura.
Kontroller at alt er som du ønsker før du trykker på [ Lagre ] øverst til venstre i bildet.
Versjon 2010.1
Revidert 15.05.14
Side 6
Ta Xakt i bruk – Artikler og kontrakter
Synkronisering (etter endring av kontraktsmaler)
NB: Hvis du velger å gjøre endringer i malen medfører det IKKE uten videre at det blir endret noe i
kontraktene til dine eksisterende kunder. Endringer i kontraktsmalen vil bare virke inn på NYE medlemmer
som blir registrert mot denne kontraktsmalen.
Men - Ved bruk av knappen Synkronisere kan vi overføre endringer i malen til eksisterende kontrakter, og
det vil kunne få økonomiske konsekvenser både for senteret og kundene. Synkroniseringsknappen må
derfor brukes med forsiktighet.
Det anbefales å ta en sikkerhetskopi av systemet før du kjører synkronisering.
(Verktøy, Sikkerhetskopiering, - følg veiviseren videre, bare godta det som foreslås.)
Etter å ha trykket på Synkroniser kommer det opp et bilde
hvor du kan hake av for hvilke endringer i malen som skal
oppdateres i eksisterende kontrakter.
Du KAN herifra også velge å oppdatere kontrakter som
fortsatt er bundet, men vi skal jo normalt ikke endre
kontrakter i bindingstiden.
Når du har valgt hva som skal oppdateres i eksisterende
kontrakter klikker du [ Synkroniser ]
Oppdateringen kan ta noe tid alt etter hvor mange
kontrakter som er involvert.
Versjon 2010.1
Revidert 15.05.14
Side 7
Ta Xakt i bruk – Artikler og kontrakter
Kontraktmaler (Nye)
Hvis senteret har aktiviteter som ikke naturlig kan bruke de tilpassinger av eksisterende maler kan du lage
nye som passer bedre til senterets aktiviteter.
Gå inn på Dataregistre, Kontrakt, Kontraktsmaler
Klikk på [Ny] knappen.
Du får da opp følgende registreringsbilde
hvor du kan legge inn de nødvendige
opplysninger.
Gi denne malen et navn.
Velg om denne kontrakten skal ha
minimum løpetid, og i så fall for hvor
lenge. Dette er den korteste tiden en
kunde kan ha denne kontrakten.
Medlemmet binder seg til å ha/betale for
kontrakten så lenge. Skal denne
kontraktstypen ikke ha en minimums
løpetid, så ta bort haken for dette. I dette
eksempelet har vi gitt den nye malen
navnet Dansetrening, og angitt
bindingstiden til 3 mnd.
Som standard for dansetreningen
faktureres det for inneværende måned
pluss neste måned. Derfor tallet 2.
Kontrakter som inngås fra denne malen gis
en varighet på seks måneder fra startdato.
Som standard angir vi at denne kontrakten faktureres månedlig og at det skal benyttes avtalegiro hvis
kunden har inngått en slik avtale.
Normalt vil en kontrakt betales på forskudd.
Hvis en kontrakttype av en eller annen grunn skal betales etterskuddsvis settes en hake her.
Fortsettes neste side:
Versjon 2010.1
Revidert 15.05.14
Side 8
Ta Xakt i bruk – Artikler og kontrakter
Du må nå legge inn de varene som skal være standard
for denne kontraktstypen.
Klikk deg inn i det gule søkefeltet og skriv litt av
varenavnet eller varenummeret og trykk Enter.
I vårt eksempel vet vi at alle kontraktsvarer har
nummer som starter med K- og du skriver derfor ”K-” i
gulfeltet.
Når du trykker Enter får du opp ei rute med de innlagte
varene som passer til søkeordet ditt.
Dobbelklikker du nå på riktig vare kommer den inn i
kontrakten, og søkevinduet lukker seg.
Nå kan du klikke på den ønskede vare og deretter kan du klikke deg inn i de ulike feltene og angi evt.
rabattsats, pris, antall eller repetisjon på denne varen.
OBS! For innmeldingsavgift er det viktig å angi at denne bare
skal være med på første faktura og aldri mer.
I vårt eksempel er neste vare Innmeldingsavgift.
(faktureres bare på første faktura)
Til slutt varen Dansetrening som skal faktureres månedlig.
Ved å gå inn på fanen Tilhørighet kan du angi om
denne kontraktstypen tilhører noen spesiell
avdeling, prosjekt eller som standard tilhører en
spesiell ansatt. Det vil også være den ansatte som
settes her som får utbetalt eventuell provisjon om
ikke noen andre angis.
NB Hvis senteret ikke skal bruke tilgangskontroll fra Xakt kan dere bare hoppe over neste punkt.
Xakt skal også etter hvert kunne styre porter og lås, og derved kan vi sette tilgang til forskjellige områder
tilpasset medlemmets aktiviteter.
Ved å gå inn på fanen Tilgangskontroll kan vi aktivere denne
funksjonen ved å sette en hake i dette feltet.
Deretter kan vi fortelle hvilke soner denne kontraktstypen skal gi
tilgang til, og også angi hvilke dager og klokkeslett tilgangen skal gjelde.
Du kan også bestemme hvor mange besøk som tillates pr dag, måned
eller totalt.
Husk å trykke på [ Lagre ] knappen øverst til venstre for å lagre dette
kontraktsforslaget når du er ferdig.
Versjon 2010.1
Revidert 15.05.14
Side 9
Ta Xakt i bruk – Artikler og kontrakter
Klippekort (kontraktsmal)
En spesiell kontraktsvariant er klippekort.
I vareregisteret finnes allerede en forhåndsdefinert artikkel som vi kaller Enkeltklipp.
Som et forslag er prisen på denne kontraktsartikkelen satt til Kr. 100.(Denne har du kanskje endret allerede)
Her ser vi hvordan en slik løsning kan brukes for å lage en Klippekort 10 klipp– mal.
Gå inn via: Dataregistre, Kontrakt, Kontraktsmaler
Deretter klikker du på [ NY ] nederst til venstre i bildet.
For å merke av at dette skal være klippekort, merker du av Aktiv og Antall klipp
Gi kontraktsmalen et greit navn før du klikker
deg inn i det gule søkefeltet, skriver K- og
trykker Enter.
Du får da se alle varene som ligger med
nummer K- (kontraktsvarene)
Fra denne lista velger du de varene som skal
inn. I eksemplet er det vist to varer;
Medlemskort – innmelding og Klipp.
(Velg ”Bare første faktura” i gjentakelse på
denne)
varen Klipp settes også inn.
Sett samme antall på denne varelinja som du
har i feltet Klippekort i toppen på bildet.
Disse klippekortkontraktene skal normalt
betales kontant, så derfor setter vi Alt på 1. faktura under faktureres.
Trykk Lagre-knappen for å lagre denne .
Mange lager også en eller to klippekortmaler med flere klipp – for eksempel 25 og 50 klipp hvor det legges
inn rabatt på varelinjen for klipp.-
Kortleser og klippekortkontrakter.
Hvis Xakt er knyttet opp mot en kortleser for innsjekk vil antallet klipp reduseres med 1. Hvis kortet trekkes
flere ganger vil IKKE klipp reduseres igjen før det er gått 4 timer.
Hvis en kunde også har en annen gyldig kontrakt (ikke klippekort), så vil ikke klipp automatisk reduseres ved
innsjekk med kort. Hvis en kunde har flere gyldige klippekortkontrakter vil klippet trekkes fra den eldste
klippekortkontrakten.
Versjon 2010.1
Revidert 15.05.14
Side 10
Ta Xakt i bruk – Artikler og kontrakter
Eksempelmaler
Nedenfor finner du eksempler på to ulike maler. Disse kan du benytte som modeller for dine egne
kontraktsforslag.
6 måneder trening, betales kontant
I dette eksemplet ser vi på et kontraktsforslag for de som vil betale kontant for 6 mnd trening.
Kontraktsbinding er uviktig i dette tilfellet,
men varighet skal settes til 6 mdr.
Klikk Kontrakt med fast varighet:
Deretter klikk fra opprettelsesdato
og sett inn månedsantallet.
Faktureres alt på første faktura.
Medlemskortet SKAL merkes
”Bare på første faktura.”
Treningsavgiften SKAL oppgis i månedspris,
og antallet skal settes til
1 (pr.mnd)
Xakt kalkulerer dette opp når fakturaen
lages.
Kontraktmal med sponsing
Slike maler brukes når vi har en avtale med et
firma hvor en hel del personer ansatt der skal
sponses helt eller delvis av en bedrift.
Først må bedriften registreres i kunderegisteret,
og det må merkes av at denne bedriften er
sponsor:
Skal bedriften betale sponsingen med Avtalegiro velges typen her:
Husk å lagre før du forlater dette bildet.
Fortsettes neste side:
Versjon 2010.1
Revidert 15.05.14
Side 11
Ta Xakt i bruk – Artikler og kontrakter
Man kan også sette felles innstillinger på sponsor som vil gjelde alle tilknyttede kontrakter.
Her velger man eventuelt sponset delbeløp, sponset
prosentsats, frekvens på fakturering og om de tilknyttede
medlemmene skal nektes adgang når sponsor faktura ikke er
betalt. Ved eventuelle endringer kan alle tilknyttede
kontrakter synkroniseres.
Vi skal nå lage et kontraktsforslag som vi kan benytte når de ansatte ved firmaet Smith & Smuhle skal inngå
treningsavtale hos oss.
Gå inn på Dataregistre, Kontrakt,
Kontraktsmaler
Klikk på [Ny] knappen.
Så legger du inn et passende navn på
kontraktsforslaget (malen) og opplysningene
som skal være med, f.eks bindingstid og hvor
ofte fakturering skal skje.
Legg også inn varene som skal være med og
eventuell rabatt på treningsavgift.
Trykk så på fanen Sponsing :
Fra nedtrekksmenyen velger du riktig sponsor
for denne malen, og deretter hvor mye
sponsoren skal betale, enten et beløp eller en
prosentandel.
Vi må også merke av hvor ofte sponsoren skal
faktureres.
Trykk nå på [ Lagre ] øverst i skjemaet, og derved er kontraktsmalen klar til bruk når de ansatte fra dette
firmaet melder seg og vil opprette treningsavtale.
Versjon 2010.1
Revidert 15.05.14
Side 12
Ta Xakt i bruk – Artikler og kontrakter
Klar til bruk
Nå er det klart til å begynne å legge inn medlemmer/kunder.
Se derfor dokumentet som omhandler dette.

Versjon 2010.1
Revidert 15.05.14
Side 13