Transcript Forsendelse i Zirius

Forsendelse i Zirius
Forsendelse er en måte for å sende data fra Zirius til kunde eller andre systemer på en automatisert måte. Dette
kan for eksempel være Ordrebekreftelse på epost eller Fakturajournal til regnskapsfører. Dette dokumentet skal gi
bruker innblikk i hvordan tekonlogien brukes og bør settes opp.
Oppskrifter
Grunnoppsett av leveringsoppsett
Start forsendelse automatisk
Epost
SMTP server
Avsender navn
Avsender epost
Brukernavn
Passord
Port
Bruk sikker tilkobling
Lokal fil
Skriv over eksisterende filer
FTP
Skriv over eksisterende filer
Grunnoppsett av formatoppsett
Grupper alle faktura
Erstatter fakturautskrift
Enkoding
Epost tekst
Opprettelse av en faktura forsendelse
Fra Epost forsendelse snarvei i kundebilde
Fra forsendelses tabben
Format oppskrift
Overstyring av verdier fra ajourhold
Forsendelseoppskrift (leveringsoppskrift)
Resultat
Masseopprettelse av epost forsendelser
Finn
Gjøre utvalg
Velg format
Opprett epost jobber
Globale jobber
Manuelle Jobber
Oppskrifter
En forsendelse er delt inn i 2 oppskrifter. En oppskrift på hvordan man skal bestemme innhold,
og en på hvordan man skal levere innhold.
Oppskrifter lagres på kunder, eller globalt i systemet.
Når en oppskrift blir benyttet for å lever innhold til en destinasjon bruker vi navnet
forsendelsesjobb. Disse blir automatisk opprettet av systemet på grunnlag av oppskriftene og
hendelser i systemet.
Eksempel. Kunde har oppskrift på levering av pdf til epost. Når en faktura blir flyttet til utskrevne
lagres det automatisk en forsendelsesjobb. Denne jobben kan kjøres, omkjøres eller slettes
uten at det har noen betydning for oppskriftene som er lagret på kunden.
Dersom en oppskrift på kunden blir endret etter en jobb er opprettet blir ikke gamle jobber
oppdatert. De forblir identiske med slik oppskriften var når de ble opprettet. Du kan når som
helst endre en jobbs oppskrift uten at det har effekt på kundens oppskrift ved å trykke på “endre
jobben”
Grunnoppsett av leveringsoppsett
Grunnoppsettet til alle forsendelsesmetoder finner du på
Ajourhold -> Forsendelser -> Metoder
Forsendelsesmetode forteller programmet hvor og hvordan innhold skal leveres.
Alle forsendelsesmetodeoppsett deles mellom alle brukere
Start forsendelse automatisk
Dette er et kryss du finner på alle forsendelsesmetodene. Det forteller om systemet skal foreslå
å automatisk starte jobbene når de får et oppdrag eller ikke. Dersom det er av blir jobbene
liggende i utboks, dersom det er på startes jobben automatisk, og om den er vellykket blir den
flyttet til utførte. Får den en feil under kjøring blir den liggende i utboks, med feilrapporten lagret.
Epost
Epost er levering av innhold til en eller flere epost addresser. For å benyttet dette må det fylles
inn smtp informasjon. SMTP er måten datamaskinen forteller en server hvor den skal sende
mail, og dette informasjonen får du oppgitt av nettleverandør eller epost leverandøren din.
Dette oppsette benyttes også når du sender epost fra for eksempel Arkivet.
I dette eksemplet benyttes googles smtp server(krever en gmail konto) for sending av mail.
SMTP server
Server adressen til din epost tjener. Dette må du få fra leverandøren av epost tjenesten din. Du
finner innstillingen som regel i ditt vanlige epost program under innstillinger SMTP.
Avsender navn
Navn du ønsker å sende fra. En del smtp servere overstyrer denne verdien.
Avsender epost
Epost du ønsker å sende fra. En del smtp servere overstyrer denne verdien.
Brukernavn
Brukernavn mot smtp serveren. Blankt dersom den ikke krever brukernavn
Passord
Passord for bruker mot smtp serveren. Blankt dersom den ikke krever brukernavn
Port
Port datakommunikasjonen foregår på. Typisk skal denne være 25, med mindre annet er oppgitt
av leverandøren.
Bruk sikker tilkobling
Skal kommunikasjonen krypteres. Dette er en opplysning du får fra epost leverandøren din.
Typisk er denne av.
Lokal fil
Lokal fil sier at innholde skal plasseres på filsystemet på maskinen du sitter på. Det er her viktig
at Operativsystem (windows) brukeren din har skriverettighet til område du velger.
Skriv over eksisterende filer
Forteller om systemet skal erstatte filer som har samme filnavn med den nye.
FTP
Ftp er en protokoll for å flytte filer over nettverk.
Skriv over eksisterende filer
Forteller om systemet skal erstatte filer som har samme filnavn med den nye.
Grunnoppsett av formatoppsett
Formatoppsettene går vi ikke i detaljer på i dette dokumentet, men de viktigste punktene er
beskrevet under.
Grupper alle faktura
Forteller at alle jobbene som kjøres i en bolk skal samles i en fil, istedefor en fil per jobb. Dette
vil typisk bli brukt for globale jobber.
Erstatter fakturautskrift
Forteller at denne jobben er å regne som en fakturautskrift. Ingen print av faktura der det finnes
jobb vil bli utført. Mye sammen med PDF faktura.
Enkoding
Datamaskiner kommuniserer med 0 og 1ere, enkoding er måten man oversetter disse 0’erne og
1’erne til for eksempel latinske bokstaver og tall. Ettersom det finnes utallige forksjellige måter
å gjøre dette på må dette fylles ut på de formatene som benytter tekst. Dersom det er oppdaget
øæå feil er dette typisk en enkoding problematikk. Det kan feks være at du leverer data på UTF8 til et system som forveneter det på ISO-8859-1.
Typiske verdier vil være:
● ISO-8859-1
● UTF-8
● Windows-1252
● UTF-16
● Cp1252
Epost tekst
Epost tekst brukes for å la deg sette opp teksten som vises i eposten. Du kan knytte inn verdier
fra feks faktura hodet ved å høyreklikke og velge felt. Alle felt i tabellene du har tilgang til fra
høyreklikksmenyen er tilgjengelige.
Eksempel på faktura tekst
Opprettelse av en fakturaforsendelse
I dette kapittelet oppretter vi en PDF fakturaforsendelse mot en kunde. Vi følger alle tre
fremgangsmåter får å gjøre dette.
Fra Epost forsendelse snarvei i kundebilde
Trykk på Opprett epost forsendelses knappen på kunden du ønsker jobben på.
Snarvei knappen
Dersom en epost er lagret på kunden blir denne brukt. Dersom det ikke er noen epost lagret får
du spørsmål om å skrive den inn.
Det neste som skjer etter epost er valgt er at du velger format. Du får spørsmål om 2 formater.
PDF ordrebekreftelse og PDF faktura. Velg PDF faktura.
Det er nå opprettet en pdf fakturaforsendelse mot kunden.
Fra forsendelsestabben
Fra kundebilde på kunden du ønsker jobben på besøker du “Forsendelser” tabben og trykker
på knappen “Ny Forsendelse”. I denne forsendelsen skal vi også legge ved en e2b faktura for
mestergruppen som er et (e2b er et xml format som mange norske erp systemet kan lese inn).
Forsendelses tabben og ny forsendelsesknapp
Format oppskrift
Fra dette bilde velger du formatgruppe: Faktura, og PDF faktura, deretter trykker du på
knappen med et pluss ikon, en ny tabb kalt ekstra dukker opp, og i denne velger du format:
(Mestergruppen faktura (e2b)). Vi lar alle verdier på mestergruppen formatet være standard
som satt opp i ajourhold.
Forsendelses oppskrift
Overstyring av verdier fra ajourhold
Enkelte verdier på et format kan vedlikeholdes fra Ajourhold -> forsendelser -> formater, men
også styres per den enkelte oppskrift. For de aller fleste vil det være naturlig å ikke endre noe
på disse innstillingene, og kun vedlikeholde dem fra ajourhold, men i visse tilfeller kan det være
nødvendig å opprette en unntaksregel for en bestemt kunde.
Det første krysset forteller at “Denne oppskriften overstyrer innstillingen fra ajourhold” det andre
krysset inneholder den faktiske verdien du overstyrer det med.
På andre felter kan du se en avhukningsboks med et tekstfelt eller nedtrekksmeny bak. Samme
prinsipp gjelder her. Avhukingsboksen forteller om du overstyrer verdien fra ajourhold, mens
tekstfeltet forteller hva den faktiske verdien er.
Overstyring av verdier fra ajourhold
Forsendelseoppskrift (leveringsoppskrift)
Vi skriver inn epost addresssen til kunden og velger om vi skal starte automatisk eller ikke.
Forsendelsesmetodeoppsett
Resultat
Slik ser eposten kunden får ut:
Mottatt epost som vist i Chrome fra gmail
Masseopprettelse av epost forsendelser
Fra Ordre -> forsendelser er det mulig å opprette forsendelser bulkvis. Trykk på snarveien på
velkomstsiden som sier Opprett Epostforsendelser
Masseopprettelse av epost
Finn
Du kan skrive inn fra til kunde, samt velge om de må ha fylt ut epost feltet for å dukke opp i
listen. Når du har gjort utvalget ditt, trykk på finn og en tabell med kunder dukker opp.
Du får også en kort oversikt over hvilke jobber de har på seg fra før i kolonnen “Eksisterende
jobber”.
Gjøre utvalg
Vi kan i tabellen over kunder skrive inn epost addresse manuelt dersom den ikke er fyllt inn.
Til venstre i griden kan du huke av for de kundene du ønsker å opprette. Det er mulig å merke
mange rader med shift eller control klikking, deretter høyreklikk “Merk for opprettelse”/”Fjern
merking for opprettelse”.
Velg format
Du har her samme mulighet som i forrige kapittel. Du har her også muligheten til å velge om
forsendelsen skal automatisk starte eller ikke.
Velging av format for masseopprettelse
Opprett epost jobber
Når alt er valgt og klart kan du trykke på opprett epostjobber. du får da vite hvor mange jobber
som ble opprettet.
Globale jobber
Globale jobber er jobber som ikke er knyttet mot en bestemet kunde. Eksempler på dette
kan være fakturajournaler, factoring selskaper eller lignende. Du har alle de samme
konfigurereingsmulighetene her som på kundejobber.
Manuelle Jobber
Manuelle jobber er jobber som kun utføres når du manuelt kjører dem. For eksempel komplett
eksport av vareregister til ftp. Disse er kun tilgjengelig fra globale jobber.