Transcript HÅNDBOK DISTRIKT 2310 2013/14

2013/14
HÅNDBOK
DISTRIKT 2310
Håndbok betegner en bok som inneholder grunnleggende eller
sentrale fakta om et emne eller et fag, og som gjerne er organisert
slik at den egner seg som en oppslagsbok, en bok som er både
praktisk og nyttig “å ha for hånden”.
Denne håndboken er et av distriktets midler til å overdra nødvendig
og tilstrekkelig informasjon, ansvar, plikter og frister.
INNHOLDSFORTEGNELSE
Guvernøren har ordet
3
ROTARY INTERNATIONAL
4
RI Presidenten
4
Slagordet4
ROTARYS FORMÅL
5
4 spørsmålsprøven
5
Yrkeskodeks for Rotarianere
6
PLANVERK7
Distriktets Strategi- og Aktivitetsplan 2013-15
7
RI strategi
8
MÅL FOR ROTARYÅRET
BUDSJETTFORSLAG FOR 2013-14
9
10
ROTARY DISTRIKT 2310
11
Distrikt 2310 – kontaktinformasjon
11
Assisterende Guvernører (AG)
12
Organisasjonskart12
Oslo Rotary Klubb – Guvernørkomité
13
ARBEIDSOPPGAVER13
Assisterende guvernører
13
Klubbpresidenten14
Klubbsekretæren16
Klubbkassereren17
Informasjon fra RI
18
ROTARACT19
ETTÅRIG UNGDOMSUTVEKSLING
20
RYLA22
MEDLEMS- OG MANGFOLDSKOMITEEN
22
THE ROTARY FOUNDATION TRF
23
Prosjekter
24
POLIO25
2
RI EUROPA/AFRIKA – KONTOR
27
FORKORTELSER I ROTARY
Dokumenter på web
27
27
Guvernøren har ordet!
Kjære Rotarykollega
Velkommen til Rotaryåret 2013/14.
Jeg gleder meg til å samarbeide med dere.
Det har vært en lang læringsperiode for oss alle – og nesten plutselig så er
vi der. Vi skal navigere Distrikt 2310 gjennom 55 klubber det kommende år.
For meg er det viktig at vi har en god og åpen dialog. Jeg vil aldri være
mer enn et par tastetrykk unna, og jeg ønsker å svare på henvendelser
innen 24 timer.
Det som imidlertid er viktig er at vi utvikler selvstendighet innenfor gitte
rammer, men rammene skal ikke være strammere enn at vi har stor grad
av fleksibilitet. Det handler om å gjøre det vi oppfatter som det beste for
Rotary og for den klubben en leder.
Målet med håndboken er ment å være et oppslagsverk for klubbpresidenter, innkommende presidenter og støtteapparat. Boken legges også
ut på Distriktets hjemmeside. Det er imidlertid nødvendig å komplettere
innholdet med informasjon fra andre kanaler.
Avslutningsvis i boken vil du også se en rekke dokumenter som kun vil
være tilgjengelig på distriktets web: http://d2310.rotary.no/.
NORFO (Norsk Rotary Forum) utga i 2012 en håndbok for 2012 på vegne
av samtlige 6 distrikter. Denne er også et godt verktøy. Alle klubber har
fått tilsendt denne i fjor, og flere kan kjøpes. All nødvendig og viktig
informasjon vil vi legge på ut distriktets web. I tillegg vil du finne nyttig
og relevant informasjon på Rotary International sin web:
http:www.rotary.org/.
Som guvernør ønsker jeg at Distriktet tilrettelegger for forutsigbarhet,
at vi er inkluderende, at vi tør å utfordre oss selv og samtidig være litt
nyskapende.
Mye kan sikkert gjøres bedre. Men gjennom konstruktive dialoger kan vi
komme frem til løsninger som bidrar til å ta Rotary inn i fremtiden.
Vi får ikke til alt, men det er viktig at vi fremhever alt det vi faktisk får til
gjennom det gode arbeidet vi gjør som medlem av Rotary.
La oss ønske hverandre lykke til med videre forberedelser og gjennomføringen av Rotaryåret 2013/14 – i BEGEISTRINGENS tegn.
Med vennlig hilsen
Marianne Smith Magelie
Distriktsguvernør 2013/14
3
Rotary International (RI)
Slagordet for 2013/14 fra Rotary International og RI - President
Ron D. Burton:
«Engage Rotary - Change Lives»
Vi er blitt enige om følgende nasjonale tolkning av budskapet:
«Det handler om å involvere seg. Jo mer du bidrar desto mer får du
av ditt engasjement. Det blir en forskjell til det bedre for deg selv og
andre.
Aktiviser Rotary – endre liv!»
Dette er spennende budskap fra den påtroppende e RI-presidenten
Ron D. Burton fordi det bærer bud om nytenkning og et mer forpliktende Rotary.
Vi skal bli et mer kunnskapsrikt Rotary:
Arbeidet med å få nye medlemmer slutter ikke når nye medlemmer
kommer til klubben. «Dette arbeidet er ikke avsluttet før det nye
medlemmet er aktiv i Rotary, inspirert av Rotary og bruker Rotarys
servicekraft til å endre liv». Vi går fra å være et medlem av Rotary til å
bli en Rotarianer!
Budskap fra RI
President Ron D. Burton
“If we really want to take Rotary service forward, then we must make
sure that every single Rotarian has the same feeling about Rotary
that each one of us here has today,” Burton said. “We need to make
sure that every Rotarian has a meaningful role to play, that they’re all
making a contribution, and that their contribution is valued.”
Burton applied that lesson also to membership development, which
he insisted is the responsibility of every Rotarian. He told “You have
to ask,” he said. But Burton emphasized that the job doesn’t end
when a new member joins: “It’s not done until that new member is
engaged in Rotary, inspired by Rotary, and uses the power of Rotary
service to change lives.”
4
Rotarys formål
Rotarys formål er å fremme og styrke viljen til å gange andre
som grunnlag for all virksomhet, og spesielt viljen til:
1. Å utvikle vennskap som grunnlag for å gange andre.
3. Å gange andre i privatliv, yrke og samfunnsliv.
2. Å stille høye etiske krav i vårt yrkesliv, vise respekt for
alt nyttig arbeid og bruke hver enkelt rotarianers yrke
som mulighet til å gange samfunnet.
4. Å arbeide for internasjonal forståelse, samhold og fred
gjennom et verdensomspennende fellesskap av personer fra forskjellige yrker forenet i idealet om å gange
andre.
4-spørsmålsprøven
Om saker vi tenker, sier og gjør:
2
Er det rettferdig
overfor alle det
angår?
1
3
Vil det skape
forståelse og
bedre vennskap?
Er det sant?
4
Vil det være det
beste for alle det
angår?
5
Yrkeskodeks for Rotarianere
Som Rotarianer og yrkesutøver forventes det av meg at:
1. Jeg ser mitt yrke som mulighet til å gagne andre.
2. Jeg er trofast mot de etiske retningslinjer for mitt yrke,
mitt lands lover ogde moralske normer i samfunnet.
3. Jeg gjør alt for å holde mitt yrke i ære og fremme mitt
yrkes høyeste etiske standard.
4. Jeg er rettferdig mot min arbeidsgiver, mine arbeidskolleger, forretningspartnere, konkurrenter, kunder,
allmennheten og alle jeg har yrkesmessig forbindelse
med.
5. Jeg erkjenner at alt nyttig arbeid har sin verdi.
6
6. Jeg bruker mine yrkeskunnskaper og min erfaring til å
skape muligheter for unge mennesker,
7. Jeg lindrer andres nød og forbedrer livskvaliteten for
mine medmennesker.
8. Jeg gir allmennheten korrekte og sannferdige opplysninger om mitt arbeid og min yrkesvirksomhet.
9. Jeg hverken ber om eller gir fordeler til en rotarianer
som jeg ikke ville gitt til andre i yrkesmessig
sammenheng.
PLANVERK Rotary International
Rotary Distrikt 2310 – Revidert Strategi- og aktivitetsplan 2013-15
Distriktets reviderte Strategi- og aktivitetsplan for 2013-15
ble vedtatt av Distriktsrådet 28. februar 2013. Distrikt vil i
følge planen arbeide for at vi skal få sterkere og mer synlige Rotaryklubber som samler seg om utvikling av Rotary
og Rotarys prosjekter. Distriktet vil øke sitt arbeid for å synliggjøre hva Rotary står for og har oppnådd både lokalt og
internasjonalt. Nye medlemmer skal oppleve klubbene våre
som gode og attraktive Rotaryklubber. Distriktet vil i perio-
den sette økt fokus på ungdomsaktiviteter, og tiltrekke seg
yngre mennesker. Ungdomstjeneste ble i 2010 den femte
tjenestegren som vil bli sterkere integrert i Rotarys øvrige
aktiviteter. Distriktets aktivitetsplan for perioden vil i større
grad være en operasjonell plan med konkrete mål. Den nye
planen finner du på distriktets web:
http://d2310.rotary.no/
7
RI strategi
8
Rotary International har
3 fokusområder:
1. Støtte og styrke klubbene i utviklingen av bla økt medlemsutvikling.
2. Fokusere på og øke gode prosjekter innen de 6 fokusområdene. Det er tilrettelagt for bedre og enklere
prosesser for klubber å søke om midler.
3. Øke allmennhetens kunnskap og bevissthet om Rotary gjennom omdømme.
Distriktets Strategiplan
Distriktets Strategiplan 2013-15 og Aktivitesplan 2013-15
blir det viktigste basisdokument for kommende Rotaryår.
Den første planen kom i 2011.
Mål for vårt distrikt:
3 globale prosjekter – innen 30.06.2013
10 distrikt/lokale prosjekter – innen 30.06.2013
Etablere Vocational Training Team – mars 2014
Mål
Diskuter i klubben hva som er bra å kunne gjøre sammen,
både lokalt og internasjonalt. Bidra til å tenke lenger frem
enn ett år. Vi er den eneste yrkesorganisasjon hvor nettverk kan utvikles.
Medlemsutvikling
Det er fortsatt medlemsutvikling som står mest sentralt
også i det kommende år. Det gjelder å ta vare på eksisterende medlemmer samtidig som vi skal rekruttere nye.
Gjennomfør gruppearbeid og kartlegg potensielle ”grupper” som dere kan henvende dere til. Og ikke minst tenk på
hvordan du selv kanskje ved en tilfeldighet ble medlem.
Medlemsutvikling er alle sitt ansvar ikke bare en komité
eller ”styret”. Hva kan DU gjøre?
Sett noen mål i klubben
Rotarys mål for 2012 - innen 1/7 2015 er en økning på
3 % årlig vekst - fra 1.2 til 1.3 millioner Rotarianere. For vårt
distrikt har vi ca 2.300 medlemmer.
New Generation for de mellom 12 og 30 år
Engasjer New Generations – la oss I første omgang prioritere Rotaract – vår ungdomsorganisasjon. Spør de unge!
La oss tilpasse oss enkelte aktiviteter som de vil være
med på. De vil være engasjert. Det ser vi gjennom de
ungdomsprogrammene som Rotary har. La de bli medlem
når de først har kommet innenfor, gjennom et program.
Det er kartlagt at Rotarys New Generation har ca 600.000
medlemmer/deltagere – hva med å få disse over til Rotary.
Sakte med sikkert når de er klare. Sett det i system!
Tenk gjennom hvilke prosjekter du har og hvordan du kan
bruke disse til å tiltrekke dere ungdom. Stikkord: Spør i ditt
område – lag en fokusgruppe – hva vil de engasjere seg i
som Rotary kan ta med seg i sine handlinger!
Future Vision – New Vision!
Gi selv før du ber andre gi.
Avtalegiro – gjør en 1:1 oppfølging – gjør noe med det. Alle
har mulighet til å gi noe. Utfordre klubbene på å sette mål.
Polio Update
Det umulige kan bli det mulige – utryddelse innen 2014!
Rotary Club Control – nytt program fra Rotary
Gå inn via member access – statistikk. Et godt verktøy for
bla AGer hvor de kan rapportere sine prosjekter visuelt
hver måned. Målet vårt er at vi i løpet av året har hatt en
gjennomgang for å se hvordan vi kan benytte dette på en
effektiv og god måte.
Public Grants/Sosiale Medier – videreutvikle
omdømme gjennom gode historier
Flere klubber rundt i verden tar i bruk facebook med
kampanjer, bruker boards kampanjer, annonsering og ulikt
materiell for å synliggjøre Rotary - Why Rotary?
Ulike målgrupper – ulike påvirkningskanaler. I Tyskland har
de et tog - avtale over 3 år – Rotary profileres.
Målet for året er å tilrettelegge en søknad for distriktet for
å oppnå midler fra Rotarys Public Grants – her har vi en
spennende utfordring!
Risk Management – best practices Checklist
Vi ønsker å ta en diskusjon om hva vi gjør ”hvis uhellet er
ute” hvem er talsperson hvordan skal klubbene forholde
seg i de ulike saker. Videre ønsker vi også å se over hvordan vi kvalitetssikrer våre ungdomsprogram og arrangement. Det være seg med politiattest, forsikringer med mer.
Det beste vi kan gjøre er å la Rotary vokse!
Det oppnår vi gjennom systematisk og planmessig arbeid
over tid kombinert med entusiasme, glede og begeistring.
9
Budsjett DS 2310, 2013-2014
BUDSJETTFORUTSETNINGER
KOSTNADER
Antall klubber
55
ROTARY NORDEN
Pr medlem
Antall medlemmer
2296
NORFO
Pr medlem
Medlemskontingent
450
Handicamp
Pr medlem
BUDSJETT
2013-2014
BUDSJETT
2012-2013
BUDSJETT
ENDRING
REGNSKAP
2011-2012
1248000
1241750
6250
1265533
Medlemsutvikling og rekruttering
30 000
35 000
-5 000
705 001)
Opplæring og kommunikasjon
105000
85000
20000
48454
Rotary foundation (TRF)
40000
60000
-20000
107520
Samfunnsprosjekter
130000
128000
2000
117650
Distriktsprosjekter(ungdomsprosj)
145000
130000
15000
74147
Administrasjonskostnader
678440
678800
-360
588893
95000
95000
0
80726
SUM DRIFTSKOSTNADER
1223440
1211800
11640
1087890
Overføring til tiltaksfondet
344402)
35400
-960
35440
10000
13000
-3000
27201
120
7550
-7380
169404
SUM INNTEKTER:
Kostnader:
Reisekostnader
Finansinntekter (renter)
RESULTAT (OVERSKUDD)
1)
25.000 av rammebevilgingen ble tilbakeført og er ført under andre inntekter. Videre er ble det gitt 20.500 .- som prosjektmidler til Oslo Internationale
RC. Denne kostnaden ble definert som rekruttering og ført på denne kontoen. Den viktigste innsatsfaktoren er fortsatt klubbenes medlemmer.
2)
Kr 34440 som er kr 15,- pr medlem er en årsoppgjørsdisposisjon.
10
DISTRIKT 2310
Rotary International Distrikt 2310
Oslo, Bærum, Asker, Lier, Hurum, Drammen, Søndre Buskerud og Hallingdal
Marianne Smith Magelie
Skanseveien 1c, 1440 Drøbak
Guvernør 2013/14
Oslo Rotary Klubb – President 2009-10
Mobil: 922 61 332
Mail: [email protected]
Web Distrikt 2310: http://d2310.rotary.no/
Web Rotary: http://www.rotary.org/
DGE
Bjørg Månum Andersson
Grorud RK
Mobil: 908 55 025
Mail: bjorgmanum.andersson@
byr.oslo.kommune.no
D LEDER OPPLÆRING/ KOMMUNIKASJON
Leif Agnar Ellevset
Skaugum RK
Mobil: 913 33 000
Mail: [email protected]
D LEDER MEDLEMSKAP / MANGFOLD
Terje Engelhardtsen
Akersborg RK
Mobil: 918 82 664
Mail: [email protected]
DGN
Trygve Danielsen
Bærums Verk RK
Mobil: 918 81 104
Mail: [email protected]
D LEDER THE ROTARY FOUNDATION,
POLIO PLUS
Sverre Bjønnes
Oslo RK
Mobil: 924 51 518
Mail: [email protected]
Vocational Training Teams (tidligere GSE)
Sverre Bjønnes
Oslo RK
Mobil: 924 51 518
Mail: [email protected]
IPGD
Arild Wilberg
Mjøndalen RK
Mobil: 952 23 333
Mail: [email protected]
D ØKONOM
Per D. Jensen
Ringerike RK
Mobil: 907 45 700
Mail: [email protected]
WEB
Einar Bjune
Mail: [email protected]
D SEKRETÆR
Kristin Hammershaug
Rollag og Flesberg RK
Mobil: 993 97 953
Mail: kristin.hammershaug@
flesberg.kommune.no
D LEDER DISTRIKTPROGRAMMER /
YOUTH SERVICE
Harald Bjørgo
Hønefoss Øst-RK
Mobil: 950 78 373
Mail: [email protected]
RYLA / D KOORDINATOR
Raukvin RK
Erik Ølstad
Mail: [email protected]
D SOSIALE MEDIER / REDAKTØR NETT
Stig Asmussen
Mobil: 906 78 710
Mail: [email protected]
D LEDER PROSJEKTER
Thor Hægh
Eiksmarka RK
Mobil: 908 25 242
Mail: [email protected]
Ungdomsutveksling
Pål Morten Skollerud
Modum RK
Tlf: 32 78 02 31
Mail: [email protected]
DICO
Johnny Rivli
Oslofjord RK
Mobil: 928 58 340
Mail: [email protected]
D LEDER LOVRÅDET
Per Olav Stenseth
Lier Øst RK
Mobil: 901 13 590
Mail: [email protected]
DISTRICT TRAINER
Leif Agnar Ellefset
Skaugum RK
Mobil: 913 33 000
Mail: [email protected]
ROTARACT
Generalforsamling april 2013
11
ASSISTERENDE GUVERNØRER (AG):
REGION 1
Akersborg, Athenæum, Ekeberg, Gimle,
Holmenkollen,Majorstuen, Maridalen,Nord
berg,Oslo,Oslofjord, Oslo St. Halvard, Røa,
Skøyen, Uranienborg, Vestheim.
Grethe Fjeld Heltne
Oslo RK
Mobil: 975 86 176
Mail: [email protected]
REGION 2
Bekkelaget, Bryn, Grorud Groruddalen, Hovin,
Ljan, Nordstrand, Oslo Nord, Østensjø.
Jan Barlindhaug
Oslo Nord RK,
Mobil: 982 29 437
Mail: [email protected]
REGION 3
Bekkestua, Bærum, Bærum Vest, Bærums
Verk, Eiksmarka, Kolsås, Lysaker, Sandvika.
Per O. Aukner
Eiksmarka RK,
Mobil: 901 27 237
Mail: [email protected]
REGION 4
Asker, Hurum, Nesbru, Raukvin, Røyken,
Skaugum.
Tom Werge Johansen
Røyken RK?
Mobil: 952 34 121
Mail: [email protected]
REGION 5
Drammen, Drammen St. Halvard, Drammen
Vest, Drammen-Syd, Konnerud, Lier, Lier Øst.
Erik Werner
Drammen St.Hallvard RK,
Mobil: 404 14 380
Mail: [email protected]
REGION 6
Hokksund, Hønefoss, Hønefoss Øst, Kongsberg, Kongsberg Syd, Modum, Mjøndalen,
Ringerike, Rollag og Flesberg.
Aage Bergerud
Modum RK
Mobil: 900 56 675
Mail: aage.bergerud@lea-no
REGION 7
Geilo, Gol, Nesbyen, Ål.
Trond Kleppen
Ål RK,
Mobil: 993 07 215
Mail: [email protected]
Organisasjonskart
Lovråd
DISTRIKTSÅRSMØTE
Valgkomité
Assisterende guvernører
Distriktsguvernør
Distriktsadministrasjon
LEDERGRUPPE
DS (d.sekretær), DØ (økonomi) ,
DT (opplæring og ledersamlinger),
DICO (webansvarlig) og
redaktør hjemmeside
Distriktet er delt inn i
7 regioner som har sine egne
assisterende guvernør
DG, DGE, DGN og IPDG
DISTRIKTSKOMITEENE
Medlemskap
og mangfold
Opplæring og
kommunikasjon
Distriktsprogrammer
Rotarystiftelsen
(TRF)
Prosjekter
Kompetansehjelp til klubbene
Medlemsutvikling,
nye klubber og
mangfold
12
Opplæring,
kommunikasjon,
samfunnskontakt,
omdømme, web og
sosiale medier
Ungdomsutveksling
RYLA, Roundtrips
og ROTARACT
«Grant»-prosjekter,
Polio-PLUS, bidrag
til TRF, Team
– yrkesrettet opplæring og tilsyn
Prosjektutvikling,
lokale prosjekt og
internasjonale
prosjekt
Oslo Rotary Klubb – Guvernørkomité
Guvernørkomiteen er en arbeidsgruppe på 11 personer
som er kommende guvernørs diskusjonsgruppe med råd
og dåd, og bistår i hennes arbeid i forkant av og under
guvernøråret 2013-14. Arbeidsgruppen har vært i sving
siden våren 2011.
Komiteen består av følgende personer:
Anne-Turid Steinsvik, Christen Fredriksen, Inger-Lise Blakstad, Kerstin Biering, Martha Clabby Kjolseth, Morten Fure,
Ola Kleiven, Sigurd-Armand Hauge, Sturla Hammer og
Sverre Bjønnes. I tillegg deltar påtroppende distriktssekretær Kristin Hammershaug.
Komiteen er med og planlegger og tilrettelegger for gjennomføring av PETS/Distriktssamling, Distriktskonferansen
etc, samt andre oppgaver etter behov.
Assisterende Guvernører (AG)
1. AGs overordnede oppgave er å hjelpe guvernøren
med administrasjon av tildelte klubber, herunder støtte
klubbene i arbeidet med å følge de råd som fremgår av
«Klubbens lederskapsplan» for å bli en effektiv klubb.
Det er viktig å stimulere til samarbeid mellom klubber i
regionen.
2. Oppgaver før Rotaryåret starter 1. juli:
• Som ny AG møte avtroppende for å få informasjon om
hva som forventes av en AG.
• Bidra i påtroppende guvernørs arbeide med mål og
planer.
• Gi påtroppende guvernør råd i ved valg av distriktskomiteer.
• Delta i distriktets utdanningsseminarer, herunder være
gruppeleder for klubber i egen region i samsvar med
seminarprogram.
• Gjennomføre møte(r)med klubbene som gruppe og
eventuelt med enkelte klubber etter behov/ønske. Hensikten er å støtte opp under planarbeidet i den enkelte
klubb og ikke minst å la innkommende presidenter
utveksle erfaringer, hente inspirasjon og stimulere til
samarbeid mellom klubber. Det er hensiktsmessig å
holde et møte med presidenter og innkommende rett
før eller etter PETS.
• Gjøre seg kjent med RIs retningslinjer og policy for
klubber og distrikt (Prosedyrehåndboken).
3. Oppgaver i løpet av Rotary året:
• Følg opp klubbene og samarbeidet mellom dem i løpet
av året ved å samle dem til regelmessige møter (på
høsten tilpasset tidspunkt for Distriktskonferansen og
i løpet av vinteren 1 til 2 ganger etter behov). Saker en
er/blir enige om på møtene bør følges opp med kortfattede referater.
• Planlegge/koordinere guvernørens offisielle besøk til
klubbene.
• Besøke klubbene i egen region i løpet av året.
• Være samtalepartner for presidenter i for eksempel
etiske eller Rotary tekniske spørsmål.
• Vise initiativ ovenfor klubb og guvernør.
• Oppmuntre til å følge guvernørens krav og anbefalinger.
• Tilpasset den enkelte klubbs ønske, gi støtte til å nå mål
for medlemskap, serviceprosjekter, The Rotary
Foundation, klubbadministrasjon og PR.
• Bistå med personlig oppfølging av ”purringer” etter
at normale prosedyrer fra distriktet ikke har hatt den
ønskede effekt.
• Rapportere om tilstanden i klubbene til distriktet, og
om eventuelle ekstraordinære problemer og hendelser.
• Samordne opplæring/seminarvirksomhet fra aktuelle
distriktskomiteer ovenfor klubber i egen region.
• Bidra til å identifisere og motivere framtidige distriktsledere.
• Delta i og oppmuntre til deltakelse på Distriktskonferansen m.m.
• Delta i TRF-program og årlige opplegg for å skaffe
bidrag til organisasjonen, og ved behov andre spesialoppdrag.
• Ved rotaryårets avslutning oversende rapport om
aktiviteten i regionen siste år, samt skjemaet ”PM fra
klubb-besøk” for alle klubbene
På en annen måte kan AG sies å ha følgende roller:
-- Samtalepart
-- Støttekontakt
-- Katalysator
-- Inspirator
-- Kontrollant
-- Pådytter
-- Interessent
13
Klubbpresidenten
Ansvar og oppgaver
Club Presidents Manual side 4, 5 og 6 omhandler klubbpresidentens ansvar og oppgaver før og etter 1. juli. Tiden frem
til tiltredelse 1.juli er viktig for utforming av konkrete og
gjennomførbare mål ref. Rotary Internationals (RIs)
Presidental Citation innenfor:
•
•
•
•
•
•
14
MEDLEMSUTVIKLING
KLUBBMILJØET
YRKESTJENESTEN
SAMFUNNSTJENESTEN
INTERNASJONAL TJENESTE
Ungdomstjeneste
Dette kan virke som et skritt tilbake, men den nye lederskapsplanen hviler på medlemskap og de 5 avenyer, dvs. at
alle de nye komiteene skal ta del i dette. Presidenten må
påse at dette blir ivaretatt eller eventuelt fordele oppgavene på de enkelte komiteer.
Registrer ditt navn og
e-mail adresse på Members
Access for å få adgang til
administrative klubb data.
Dette gjelder også klubbsekretæren og kasserer.
Innkommende president skal innen 30. juni
gjøre følgende:
1. Delta på PrePETS/presidentsamling – arrangeres mellom november-februar hvert år, regionsvis gjennom AG.
2. Oppnevne sekretær - innrapporteres sammen med
president til distriktet innen 31. desember.
3. Oppnevne resten av styret og komitéledere – innrapporteres til distriktet senest 31. mars
4. Delta på PETS og Distriktssamling.
5. Oppmuntre sekretær, kasserer og komité- ledere til å
delta på Distriktssamling.
6. Holde styremøte for å forsikre seg om at klubbens komitéstruktur dekker behovet for rotaryåret.
7. Påbegynne arbeidet med klubbens mål. Assisterende
guvernør (AG) og distriktets komitéledere kan være
behjelpelige.
8. Sende ”Oversikt over KLUBBENS PLANER OG MÅL” til
innkommende Guvernør (DGE), – innrapporteres innen
1. mai til DGE og AG
9. Sende inn medlemskaps rekrutteringsmål, eget skjema
(til DGE senest 1. mai).
10.Utarbeide klubbens budsjett og vurdere hvordan det vil
innvirke på planene for Rotaryåret.
11. Gå gjennom status for løpende klubbprosjekter og
vurdere hvordan de vil virke inn på programmet for
kommende år.
OPPGAVER OG GJØREMÅL BØR DU DELEGERE, – MEN
ANSVARET ER DITT GJENNOM HELE ÅRET!
Presidenten har følgende oppgaver – fra 1. juli:
1. Holde kontakt med guvernør, AG og distriktet, som har
som eneste oppgave å være støtte- og hjelpeorganer
for klubbene i D2310.
2. Bidra til å gjennomføre RI Presidentens motto, Engage
Rotary – Change Lives. Gjennomgå og følge opp RI
Presidentens mål og føringer for rotaryåret.
3. Sørge for at hver komité har klare mål å arbeide mot, i
tråd med klubbens Lederskaps Plan. (KLP), 3 årsplan.
4. Bibeholde/øke medlemstallet.
5. Støtte Rotary Foundation (TRF) og PolioPlus både økonomisk og ved programdeltagelse.
6. Holde klubbsamråd (”Club Assembly”) ved behov, minst
2 ganger i løpet av året.
7. Tilrettelegge guvernørbesøk.
8. Delta på presidentsamling/PrePETS/PETS
9. Sørge for valg av president 2013-14, – innrapporteres til
distriktet sammen med sekretær innen 31. desember.
10.Sørge for å avholde styremøter regelmessig
11. Formidle informasjon fra RI og fra Guvernør til
medlemmer
12. Delta på Distriktskonferansen, og oppfordre flest mulig
av egne medlemmer til å delta.
13. Kontrollere minst en gang pr. måned at sekretærens
rapportering til RI og distrikt er utført.
14.Bør foreta en evaluering av de pågående prosjekter og
komitéaktiviteter.
15. Oppfordre til deltagelse på RI Convention (arrangeres i
juni hvert år, sted ref. www.rotary.org)
16. Utarbeide statusrapport for klubben og sende guvernøren innen 1. juni.
17. Løpende informere/samarbeide med din etterfølger, ref.
KLPs krav om kontinuitet.
18. Lede alle klubbmøter.
Norm for gjennomføring av klubbmøtene (Kan være regler nedfelt i vedtektene, se matrikkelens vedtektsmal)
Ledelsen av klubbmøtene varierer fra klubb til klubb og er gjerne tradisjonsbundet med egen form for åpning,
gjennomføring og avslutning.
Her gjengis Norsk Rotary Årboks Artikkel 15 – ”Forretningsorden for møtene” med justeringer:
• Møtet åpnes
• Introduksjon av besøkende
• Opplyse om fødselsdager og andre merkedager
• Korrespondanse og annen informasjon fra RI og distriktet
• Klubbsaker
• 3 minutter
• Foredrag eller annen form for program
• Avslutning/møtet heves
15
Klubbsekretæren
Informasjon og oppgaver
SEKRETÆRENS HOVEDOPPGAVER Sekretærens oppgaver i henhold til Club Secretary´s Manual
• Føre medlemsfortegnelse
• Føre fremmøte
• Sende innkallinger til klubbmøter, styre- møter og
komitémøter
• Skrive og oppbevare referater fra slike møter
• Sende inn Semi Annual Report, SAR (halvårlig rapport)
innen 1. januar og 1. juli, i samarbeid med kasserer.
-- Faktura endres i samsvar med medlemstall.
-- SAR sendes via [email protected]
-- Får du ikke skjema, be om duplikat fra data@rotary.
org.
-- SAR underskrives av pres og sekr.
• Holde medlemsdatabase på Medlemsnett ajour til
enhver tid.
• Oppdatere fremmøtestatistikken på Medlemsnett
fortløpende, og innen 15. i etterfølgende måned
• Bistå sittende president med det klubben måtte
bestemme i tillegg. F.eks påmeldinger, ansvar for klubbarkiv, forberede guvernørbesøk, forberede årsmøter,
skrive årsmelding osv.
DISTRIKTSSAMLING
Distriktssamling er opplæring for innkommende sekretær,
kasserer, CICO (IKT-ansvarlig) og komitéformenn.
Holdes ofte sammen med PETS (President Elect Training
School). Dato blir formidlet i god tid, og ledes av innkommende guvernør.
MØTEPLIKTEN
Jfr. Norsk Rotary Håndbok 2012.
s. 16, Artikkel 9.
MEDLEMSKORT
Medlemskort utskrives når kontingent er betalt, (konferer
med kasserer) Medlemskortet bør gjelde for et helt Rotaryår.
GJESTEBOK OG FREMMØTEKORT
Sekretæren skal sørge for at alle gjester og fore- dragsholdere skriver seg inn i klubbens gjestebok. Gjestende
Rotarianere skal motta kvittering på fremmøte (fremmøteeller gjestekort).
16
KOMITÉPROTOKOLLER
Sekretær har ansvar for at protokollene blir samlet inn
ved Rotary-årets slutt (før 1. juli) og delt ut igjen til påtroppende komitéledere.
KLUBB OG MEDLEMSDATA OPPDATERES PÅ
HTTP://WWW.ROTARY.NO
FRISTER:
31.5/30.11: Frist medlemsendringer før SAR-rapporten og
kontingent januar- via medlemsnett.
20.12: VALG AV STYRE
Når klubben har valgt styre for Rotary-året i
desember, skal sekretæren oppdatere på
Medlemsnett
31.12: Melde ny innk. pres, sekr. og evt. endret møtetid/sted
til RI- via medlemsnett.
OFFICIAL DIRECTORY
Sekretær får årlig en revidert utgave av Official Directory
(oversikt over alle klubber i hele verden). Medlemmer som
ønsker å møte i klubber i utlandet, bør ta kopi av aktuelle
sider. Boka bør ikke lånes ut.
DIVERSE MATERIELL
Ved årets start bør sekretæren sjekke brevpapir, medlemskort, gjestekort, gaver, oblater etc. og eventuelt erstatte
mangler:
Norsk Rotarys Medlemsservice,
Eggen Press as v/ Kolbjørn Eggen
Postboks 271
1601 FREDRIKSTAD
69 36 89 89 (k), 69 36 89 90 (f)
E-post: [email protected]
Klubbkassereren
Bankkonti og betalingsfrister RI og D-2310
KASSERERENS HOVEDOPPGAVER
• Ta vare på alle midler
• Gjøre regnskap for disse hvert år overfor klubben
• Sørge for betaling av kontingent til RI innen fristen
hvert år
• Sørge for betaling av kontingent til D-2310
• + andre naturlige kassererfunksjoner
• ++ det klubben måtte bestemme i tillegg
Bankkonti og betalingsfrister D-2310
D-2310 - organisasjonsnummer 991 333 428
Kontingent til RI:
Semi Annual Dues: USD 26.50 pr medlem
RI har satt dollarkursen til kr. 5,-/USD
Bankforbindelse:
Nordea Bank Norge AS, Konto nr.:6021.07.19736
Betalt til:
Rotary International
Witikonerstrasse 15, CH – 8032 Zürich
SWITZERLAND
Mottaker:
Rotary distrikt 2310 v/distriktsøkonom Per D. Jensen.
Se kontaktinformasjon i håndboken.
Betalingsfrister:
Betales hvert halvår. Forfall pr. 20. juli og 20. januar.
Årskontingent til distriktet:
Kr. 450 per medlem per år + Handicamp kr. 50,-
Betalingsinformasjon:
Som ved innbetaling til distriktet!
NB: Medlemstall pr. 1.juli og 1.januar skal brukes!
Distriktets kontonummer, for innbetaling fra klubbene:
5082.08.15618
Betalt av:
Klubb: (Klubbens navn) Adresse: (Klubbens adresse)
Betalingsfrist:
Inn på konto innen 31. august og 28. februar.
Betalingsinformasjon:
Melding til mottager: Per capita dues:
Payment reference: Invoice no.: Club no.: (RKxxxxx).
NB! Klubbens medlemstall, oppført i Medlemsnett
1. juli 2013 og 1. januar 2014 skal legges til grunn!
Betalt av:
Klubb: (Klubbens navn) Adresse: (Klubbens adresse)
Fondsbidrag TRF:
Anbefaler minst kr. 300,- pr. medlem
Bankforbindelse:
Nordea Bank Norge AS, Konto nr.: 6021.07.19736
Betalt til:
Rotary International
Witikonerstrasse 15, CH – 8032 Zürich
SWITZERLAND
Betalingsfrister:
Inne på konto: 31. desember
Senest 1. april 2013 for å bli registrert på året
2012-2013. Tilsvarende for kommende år.
Betalingsinformasjon:
Melding til mottager:
The Rotary Foundation Annual giving 2013-14
Club no.: (RKxxxxx). Club name: (Klubbens navn)
Betalt av:
Klubb: (Klubbens navn) Adresse: (Klubbens adresse)
17
Informasjon fra RI
Rotary International forsøker å redusere kostnadene og
forbedre servicen gjennom å endre sine bankrutiner.
RI har derfor innledet et samarbeid med NORDEA, der
RIs bankkonto i de skandinaviske landene samhandles.
I Europa forøvrig og i Afrika har RI valgt å samarbeide
med Deutsche Bank.
Ny og skjerpet rutine ved for sen betaling til RI
“SEMI-ANNUAL” PERIODE 6 MND. SYKLUS
S.A.R (Incudes: - Prorata dues for prvious period,
COL TR subscription
REMINDER (PÅMINNELSE)
Vi ber deg å benytte følgende opplysninger ved innbetaling
til Rotary International og The RotaryFoundation:
TERMINATION
Kontonr:6021.07.19736
Kontoinnehaver: ROTARY INTERNATIONAL
Valuta:NOK
IBAN: NO1660210719736
Swift-adress:
NDEANOKK Branch Code: 6021
Bankens navn: Nordea Bank, Norge ASA Postadresse: Pb.
1166 Sentrum, 0107 Oslo
1. JULI
AUG
SEPT
OKT
NOV
DES
1. JAN
1. JAN
FEB
MARS APR
MAI
JUNI
1. JULI
Vær vennlig å informere klubbens sekretær, kasserer
og revisor om følgende:
WITHIN 9 months (270 days) after due date (90 days from termination)
Club pays:
Amount of termination
+ all accrued dues since termination
+ US$ 10 per member, (reinstatement fee)
• Forandringen av bankrutiner trådde i kraft fra 1.januar
2005. Med riktig informasjon kan klubben nå enkelt
overføre penger til banken gjeldende medlemsavgifter
eller gaver til The Rotary Foundation.
• Pass alltid på tydelig å oppgi på innbetalingen klubbnummeret (RKxxxxx) og hva innbetalingen gjelder.
• Pass også på å etterkontrollere transaksjonen, slik at du
er sikker på at pengene er overført.
Vi takker på forhånd for at du informerer klubbens kasserer, revisor og sekretær om denne forandringen. Kontakt
kontoret i Zürich, eller distriktsøkonom Per D. Jensen.
Vi er overbevist om at dette er en forandring til det bedre
og takker for din hjelp og forståelse.
“REINSTATEMENT REQUIREMENTS”
WITHIN 9 months (270 days) after due date (90 days from termination)
Club pays:
Amount of termination
+ submit application documents
+ charter fees (US$ 25 per member)
1. JAN
1. APR
1. JULI
3 MND (90 DAGER)
1. OKT
NB!: due date = month of billing
Med andre ord:
• Betalingsfrist, - dvs. inne på konto, senest 20. januar og
20. juli.
• Klubben får én påminnelse, - etter 3 måneder.
• Etter 6 måneder. slutter RI sin oppfølging av klubben
• Hvis fristen overskrides, men innenfor 9 måneder:
Klubben skal betale den manglende kontingent + evt.
andre kontingenter utstedt i mellomtiden
+ US$ 10 pr. medlem.
• Hvis fristen overskrides mer enn 9 måneder:
Klubben regnes ikke lenger som Rotaryklubb og vil bli
strøket
Nytt medlemskap må søkes om på nytt => Klubben skal
betale innmeldingsavgift som er US $ 25 pr. medlem.
Moral: Det er dyrt å slurve med betalingstidspunktet!
18
Rotaract
Rotaract startet som et program i regi av Rotary
International i 1968 og har nå vokst frem til å bli
en stor serviceorganisasjon som kan skilte med
nær 180 000 medlemmer knyttet til om lag 7 800
lokale klubber fordelt på 164 land. Vi er politisk
og religiøst uavhengige.
Organisasjon retter seg mot unge kvinner og
menn i alderen 18-30 år og fokuserer på utvikling
av unge voksne som ledere i sine lokalsamfunn
og arbeidsplasser. Klubbene deltar også i internasjonale prosjekter som ledd i en global innsats
for å bringe fred og internasjonal forståelse til
verden.
De fleste av aktivitetene finner sted på klubbnivå.
Disse gir anledning til å være med på en rekke
prosjekter og sosiale arrangementer. Programmet
er en kilde til læring innen lederskap og organisasjonsdrift, man tilegner seg kunnskaper om
bedrifter og organisasjoner i nærmiljøet og kan
selv bidra til å gjøre samfunnet bedre.
Et medlemskap i Rotaract vil kunne gi deg nye
venner, god erfaring med organisasjonsliv og
mange gode opplevelser både nasjonalt og internasjonalt
KLUBBER I DISTRIKT 2310
Drammen Rotaract
www.dract.no
Gimle Rotaract
gimle.rotaract.no
Kolbotn Rotaract
kolbotn.rotaract.no
Oslo Rotaract
oslo.rotaract.no
Victoria Rotaract
victoria.rotaract.no
19
Ettårig Ungdomsutveksling
– en del av Rotarys internasjonale tjeneste
Ettårig ungdomsutvekslingen er et klubb til klubb utvekslingsprogram, hvor distrikt / multidistrikt er sentrale støttespillere og koordinerer arbeidet.
Se: www.rotary.no hvor du under stipend og ungdom finner
nærmere informasjon om ettårsutvekslingen, www.ungdomsutveksling.rotary.no og Distriktets egen webside under
Distriktsprogrammer.
Det er viktig at klubbene har kontinuitet i utvekslingsarbeidet
og de som arbeider med utveksling bør sitte i minimum
3 år, jfr. matrikkelen.
Markedssføring
En vellykket utveksling bør starte med at klubben setter
utveksling på agendaen og at klubbens medlemmer aktivt
søker kandidater. Klubben utpeker selv sin kandidat og ordningen er åpen for alle i alderen 16 – 18 år. Ikke fortrinn for
rotarymedlemmer.
Dette kan gjøres ved oppslag på ungdomsskoler/videregående skoler, ved annonsering eller ved avtalte besøk på skoler
for å informere direkte i klassene.
Utveksling alene eller i samarbeid med naboklubber
Vurder samarbeid med din(e) naboklubb(er) om utveksling,
det gir fordeling av kostnader, ansvar og forpliktelser.
Tidsplan utvekslingsarbeidet
Vår år 1:
• Beslutte utveksling, innarbeide i budsjett og søke kandidater
Høst år 1:
• Intervjue og velge ut kandidat
• 1 november søknadsfrist
• 1 desember søknad oversendt DYEO med alle anbefalinger
Vår år 2:
• Informasjon tilbake om aktuelle utvekslingsdistrikter
• April Distriktet holder ambassadør kurs for utreisende
studenter
• Juni Multidistriktet holder samling for utreisende studenter
Sommer: • Juli/august utreise norske studenter
• August ankomst innkommende studenter.
NB! Ved utveksling mot Australia, Sør Afrika, Argentina vil tidspunktene avvike da utveksling skjer i januar for innkommende
studenter
20
Klubbens aktiviteter og ansvar
• Beslutte utveksling og budsjettere
• Søke kandidater, velge og anbefale
• Skaffe og kvalitetssikre rådgiver. Fortrinnsvis samme
kjønn som student
• Skaffe og kvalitetssikre vertsfamilier NB! Vertsfamilien må
IKKE være rotarytilknyttet, men godkjent av Rotary.
• Skaffe skoleplass, normal frist 1 mars
• Følge opp studenten, skolegang er forutsetningen for
oppholdet
• Informere og støtte vertsfamiliene
• For øvrig se håndbok
• Inviter innkommende student til aktiv deltakelse i klubben, holde foredrag etc.
• Invitere hjemkommende student til å holde foredrag om
sitt avsluttede utvekslingsår.
• Benytte hjemkommet student i markedsføring av neste
utveksling.
Distriktets aktiviteter og ansvar
• Tilrettelegge generelle løsninger for klubbene, markedsføring, informasjon etc
• Støtte klubbene
• Behandle søknader
• Arrangere ambassadørkurs for utreisende studenter
• Delta på PETS, Distrikts samling og Distriktskonferanse.
• Delta på arrangement i regi av Multidistriktet
• Arrangere høstsamling for innkommende studenter og
utvekslingsorganisasjonen (på rundgang)
Multidistriktet
• Felles overbygning for landets 6 distrikter, og koordinator
for alle aktiviteter.
• Koordinerer utvekslingen mot utenlandske distrikter
• Arrangere juni samling for utreisende studenter
• Arrangere/koordinere
a. Språk/kultur leir august/september tilknyttet b.
b. Høstsamling (arr: ulike distrikt)
c. Skicamp, (arr: Nesbyen RK)
d. Holmenkolltreffet, (arr: Kolsås RK)
Økonomi
• Klubbens kostnad ca kr 20.000,a. Lommepenger ca kr 800,-/mnd
b. Nødvendige skolebøker (som ikke dekkes av skole)
c. Busskort etc for skolegang
d. Varierende praksis mobiltelefon
e. Reise og opphold høstmøte og skicamp
f. Reise Holmenkolltreffet
• Tilskudd fra distriktet kr 10.000,-.
• Vertsforeldre holder kost og losji.
• Studenten selv betaler øvrige utgifter f.eks Europaturen
Henvendelser kan rettes til:
Pål Morten Skollerud, Modum RK
Sønsteby Gård, 3360 Geithus
Tlf: 32 78 02 31
E-post: [email protected]
21
RYLA
Rotary Youth Leadership Awards
RYLA har vært et offisielt ungdomsprogram i Rotary siden
1971. Første RYLA-seminaret i Norge, og Norden, ble gjennomført våren 1985 på Nansen-skolen i Lillehammer, etter
initiativ av de daværende distriktsguvernørene Bjørn Dahl
og Harald Hoel.
innen næringsliv, organisasjonsliv og forvaltning.Temaet er
entreprenørskap, ungt lederskap og nettverksbygging for
unge kommende ledere. Vi gleder oss også over positiviteten fra foredragsholdere som i år også holder meget høy
nivå.
RYLA er en suksess i Distrikt 2310 med jevnlig over 40
deltakere hvert år.
Etter seminaret bør vertsklubben invitere den eller de ungdommer som klubben har sponset til å holde et foredrag om
sine opplevelser. Klubben oppfordres også til å holde kontakt med de ungdommene som sendes på RYLA. Om noen
år kan jo noe av disse være potensielle Rotary-medlemmer,
gjerne via Rotaract.
I 2013 blir vi 42 deltakere (7-10 mars) på Thon Vettre Hotell
i Asker hvor vi også planlegger å være i 2014. Arrangerende
klubb er Raukvin RK og vi er meget godt fornøyd med deltakelsen fra klubbene.
Målsettingen med RYLA er å gi dagens ungdom, som blir
fremtidens ledere, impulser og ideer til godt lederskap
Kontakt:
Erik Ølstad, Raukvin RK eller kontaktperson innen regionen.
Medlems- og mangfoldskomiteen
Formål
• Være en ressurs for klubbene i samarbeid med AG i
regionene
• Ha fokus på medlemsutvikling, dvs verving (hunting) og
medlemspleie (farming)
• Være en tankesmie for nytenkning og initiere utviklingsprosjekter knyttet til mangfold, fornyelse og fornyngelse,
ref. mentoring omtalt nedenfor
Oppgaver
• Om mulig årlig arrangere et Distriktstreff (DT) i Oslo
(Grand hotel) med fokus på verving basert på at hver Rotarianer tar med seg en gjest, et potensielt nytt medlem.
• Videre skal medlemmer og gjester få anledning til å mingle, bli kjent og å pleie Rotary nettverket.
• InterCity og Intervalley prosesser:
Helsesjekker (diagnose og terapi) er igangsatt i regionene
2, 6 og 7. Øvrige regioner settes i gang etter hvert. Temaene
er: ”Fornyelse og Mangfold” og ”Medlemskap og Mangfold”.
Hensikten er også å skape bedre samarbeid mellom klubbene i hver region og dermed økt grad av erfaringsutveksling.
• Et tettere samarbeid er satt i gang mellom Rotarctklubbene og Rotaryklubbene i distriktet. Rotary ønsker slik å
bidra til styrking av Rotaractklubbene bl.a med bistand
til den vervekampanjen som Rotarct har satt igang i 2013.
22
• Samarbeidet med NHO Oslo & Akershus fortsetter i forbindelse med mentorer fra oss til deres ”Global Future”
program for ikke-etnisk norske ledertalenter. Mentoring i
ulike former er noe vi ønsker å utvikle videre, ikke minst
brukt som virkemiddel ved verving av yngre yrkesaktive
personer til Rotary. Mentoring blir også et virkemiddel vi
kan gi som tilbud til tidligere Rotarctere, RYLA deltakere
og GSE deltakere som vi ønsker å verve til Rotary.
• Komiteen ønsker å kunne bidra med kunnskap til Rotaryskolen, ref. innføring i mentorrollen og å bidra på ulike
Rotaryarrangementer som PETS og Distriktskonferanser.
• En viktig oppgave blir etterhver å samle ”best practices”
fra klubbene på distriktets hjemmeside og oppfordre til
hyppig besøk på hjemmesiden.
Hvem deltar i komiteen?
• Komiteen består av 14 medlemmer. Det etniske mangfoldet er godt ivaretatt da komiteen har 8 medlemmer som
ikke er født i Norge.
• Rotaract er representert med et medlem
• Alle 7 regionene skal i prinsippet være representert med
et fast medlem og et varamedlem.
The Rotary Foundation
– TRF
The Rotary Foundation er en stiftelse etablert av Rotary, med formål å støtte
Rotarianeres bestrebelser på å fremme internasjonal forståelse, goodwill og fred i
verden gjennom bedring av helse, støtte til utdannelse og lindring av fattigdom.
Stiftelsen er en «non-profit» organisasjon som utelukkende
får frivillige bidrag fra Rotarianere og fra venner av The
Rotary Foundation som deler stiftelsens visjoner om en
bedre verden.
Det foreligger en egen håndbok på norsk som kan lastes
ned fra distriktets hjemmeside og som går grundigere inn
i både bidrags- og tilskuddsordningene gjennom Grants. I
det følgende gjengis en del hovedtrekk og oversikter som
kan ha allmenn interesse for distriktets og klubbenes tillitsvalgte.
Bidrag til TRF kan gis til fire forskjellige fond:
• Annual Program Fund (APF)
-- Finansierer forskjellige prosjekter og tiltak lokalt, nasjonalt og internasjonalt etter nye regler fra juli 2013
(New Vision Plan) i tråd med TRFs krav og målsettinger
• Polio Plus Fund
-- Går utelukkende til å finansiere bekjempelsen av
polio på verdensbasis
• Peace Fund
-- Brukes til å støtte masterstudenter som p.t. kan
studere ved 6 forskjellige universiteter rundt om i
verden.
• The Endowment Fund (– tidl. The Permanent Fund)
-- Selve fondet kan ikke røres, men avkastning fra
fondet kan brukes til ovennevnte prosjekter og til
fondets administrasjon.
Etter norske regler kan innbetalinger til fondene gi
skattefradrag.
SHARE-PRINSIPPET og «tre-års-syklusen»
1. året: Innbetalinger
2. året: Pengene forrentes i TRF
3. året: Beslutning fattes av hvordan innbetalingene
skal brukes
4. året: Pengene brukes på prosjekter
Av det som betales inn til TRF av klubbene og distriktet, går:
• 50 % til the World Fund (WF) som administreres av
TRF sentralt
• 50 % til District Designated Fund (DDF)
Motto:
DOING GOOD
IN THE WORLD
Kvalifisering
Klubbene må fullføre en årlig kvalifiseringsprosess for å
være kvalifisert til å kunne søke om grants. For å kvalifisere seg, må klubbene sende ett eller flere medlemmer
til distriktets TRF-opplæring, signere og rette seg etter en
såkalt MOU for klubber (Club Memorandum of Understanding) og i tillegg innfri de kvalifikasjonskrav som blir satt av
distriktet.
For å delta i District- og Global grants prosjekter må dessuten distriktet selv forplikte seg til å følge og implementere
økonomiske og forvaltningsmessige retningslinjer slik de
er beskrevet i distriktets MOU (District memorandum of
understanding), og sørge for nødvendig opplæring av klubbene i distriktet.
Kravene for kvalifisering er forholdsvis enkle og følger,
enkelt sagt, mer eller mindre kjente krav til normal forretningsdrift.
Rotary Grants
Rotary Grants er TRFs nye modell for å støtte distrikt og
klubber i gjennomføring av prosjekter. Ordningen er et
resultat av at stiftelsen identifiserte et økende behov for å
forenkle sin virksomhet, bedre effektiviteten og ha sterkere
fokus på resultater. Dessuten for å øke offentlighetens oppmerksomhet og kunnskap om Rotary og Rotarys virksomhet.
TRF tilbyr under den nye ordningen to hovedtyper Grants
eller tilskudd:
• District Grants
• Global Grants
District Grants
District grant støtter mindre, kortsiktige aktiviteter både i
lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Hvert distrikt får velge
hvilke aktiviteter det vil finansiere med disse tilskuddene.
District grant kan brukes til å finansiere en rekke aktiviteter, blant annet:
• Humanitære prosjekter, inkludert tjenestereise og innsats i forbindelse med katastrofer
• Stipender for alle nivå, tid, sted og fagområde
• Yrkesrettet opplæring (VTT) uten begrensninger i team
størrelse og tidsperiode
Distrikter må være kvalifisert før de kan administrere
District grants. For å søke om et distrikts tilskudd, sen-
23
der klubben en søknad med finansieringsplan direkte til
distriktet (og ikke The Rotary Foundation), som forvalter og
distribuerer tilskuddsmidlene.
Distriktet kan årlig bruke opp til 50 prosent av sitt District
Designated Fund (DDF) til et ”District Grant”. Distriktet får
denne støtten som et engangsbeløp, som det deretter kan
distribueres til klubber som har søkt om og fått godkjent
prosjekt.
Global Grants
Globalt grants støtter store internasjonale aktiviteter med
bærekraftige, målbare resultater i ett eller flere av de seks
fokusområder (- det er ikke like strenge krav til District
grants):
•
•
•
•
•
•
Fred og konflikt- forebygging / -løsning
Sykdomsforebygging og behandling
Vann og sanitære forhold
Barne- og mødrehelse
Grunnutdanning og leseferdighet
Økonomi- og samfunnsutvikling
Global Grants må:
• Være et internasjonalt partnerskap mellom en Rotary
klubb eller distrikt i landet der aktiviteten foregår og en
Rotary klubb eller distrikt utenfor dette landet
• Være bærekraftig og inkludere planer for langsiktig suksess etter at de globale bevilgede midler har blitt brukt
• Inkludere målbare mål som dokumenteres gjennom
fremdriftsrapporter
• Være i samsvar med en av våre seks satsningsområder
• Dekke reelle behov i lokalsamfunnet
• Inkludere aktiv deltakelse fra både rotarianere og medlemmer av lokalsamfunnet
• Ha et minimum budsjett på $ 30.000
• Oppfyller kravene som stilles for å få tilskudd
Global Grants kan brukes til å finansiere:
• Humanitære prosjekter som støtter målene for ett eller
flere av fokusområdene
• Stipend for akademiske studier på graduate-nivå som
er knyttet til ett eller flere av områdene
• Yrkesopplæring lag (VTT), som er grupper av fagfolk
som reiser utenlands enten for å lære mer om sitt yrke
eller undervise lokale fagfolk innen et bestemt felt.
Dette er på mange måter en restrukturert, videreføring
av Group Study Exchange (GSE)
The Rotary Foundation godtar globale søknader på rullerende basis gjennom hele året. Før et distrikt eller klubb
kan søke om stipend, må kvalifiseringsprosessen være
fullført, og søknaden sendes elektronisk (online).
Global Grants finansieres med en kombinasjon av District
Designated Funds og kontante bidrag og matchende midler
fra TRFs World Fund (WF). WF vil matche 100 prosent av
District Designated Fund og 50 prosent av kontante bidrag.
Den minste beløp fra World Fund er US $ 15.000, noe som
betyr at minimum prosjektbudsjett er $ 30.000.
Packaged Grant
(Tilrettelagte, fullfinansierte prosjekter)
Packaged grant er forhåndsutformet av Rotary og Rotarys
strategiske partnere. Aktiviteter som støttes er på mange
måter lik dem som er finansiert av Global grants: de støtter
TRFs fokusområder, og kan inkludere stipend, humanitære
prosjekter og yrkesopplæring. Men arbeidet med å utforme
aktivitetens overordnede rammer allerede er gjort. Pakket
tilskudd er finansiert av World Fund og den strategiske
partner for tilskuddet.
Dette gjør at klubbene kan fokusere på og legge sin energi
i å få organisert et prosjekt. Med et pakket tilskudd vil
klubbens rolle kunne være:
• Vurdere behov i lokalsamfunnet og identifisere målgrupper som kan ha nytte av et prosjekt
• Velge ut og gi faglig støtte til studenter
• Støtte og veilede team av fagfolk for opplæring av studentene gjennom praktisk veiledning
• Fremskaffe teknisk kompetanse eller gi konkret støtte
• Skaffe publisitet og mediedekning om prosjektet
• Overvåking og evaluering av prosjektet
Stipend
Det foreligger fortsatt mulighet til forskjellige stipendier
enten gjennom District eller Global Grants. Disse er nærmere beskrevet i Håndbok for The Rotary Foundation som
ligger ute på distriktets hjemmeside.
Prosjekter
24
Det oppfordres til alle klubber å ha minst ett levende prosjekt. Distriktets Prosjektkomité kan være behjelpelig med
å gi råd og forslag til prosjekter for de klubber som finner
det vanskelig å komme i gang. Komiteen kan også bistå
med informasjon om forskjellige løsninger der klubbene
selv ikke har økonomi eller ressurser til å gjennomføre de
prosjekter klubben har prioritert.
Komiteen vil også søke å holde oversikt over Distriktets
totale prosjektportefølje basert på rapporter fra klubbene.
Overskuddet fra årets
Distriktskonferanse 19. oktober
går til POLIO
Bare 3 land gjenstår, så er polio utryddet som sykdom på
verdensbasis! Etter at India ble erklært polio-fri den 13. januar i
år, gjenstår nå bare Afghanistan, Pakistan og Nigeria før polio er
utryddet på verdensbasis.
Polio – denne grusomme sykdommen som har drept, paralysert og
forkrøblet millioner av barn opp gjennom årene – er i ferd med å bli
utryddet som epidemisk sykdom. Mange vil ennå huske skrekken for
sykdommen her i Norge etter krigen og rundene med vaksinering i 40og 50-årene, men det var først i 2002 at Europa ble erklært poliofritt!
Rotary satset første gang massivt med vaksineringsinnsats i 1979 og
i 1985 i 1985 erklærte Rotary International at utryddelse av polio på
verdensbasis skulle være organisasjonens fremste, felles mål. I 1988 tok
tok Rotary initiativ til Global Polio Eradication Initiative (GPEI). sammen
med WHO, UNICEF, US Centre for Disease Control and Prevention (CDC),
og siden 2007, Bill & Melinda Gates Foundation, koordinerer GPEI den
verdensomspennende kampanjen for å utrydde polio. Rotary er fortsatt
den fremste pådriver, ”fund-raiser” og vaktbikkje…
Rotary har siden starten samlet inn over 1 milliard US dollar samtidig
som tusenvis av rotarianere har deltatt i vaksineringer verden over. Mer
enn 2 milliarder barn i 122 land er vaksinert. Det man i 1985 trodde var
en 10 års kampanje, har på grunn av fattigdom, kriger og misforståelser/
motstand lokalt, stadig dradd ut i tid. På grunn av flyktningestrømmer og
stor mobilitet i verdensbefolkningen, har polioutbrudd stadig dukket opp
igjen i områder der man trodde sykdommen var utryddet.
PDG Sverre Bjønnes i Agra, India, i 2010
• Rotary startet utryddelse
av polio som globalt
prosjekt i 1985.
• I 1985 var det 350.000
polio-tilfeller i mer enn
125 land
• Siden 1985 er over 2
milliarder barn blitt
vaksinert og antall nye
tilfeller er redusert med
99%.
• Arbeidet koordineres
siden 1988 av WHO,
UNISEF, CDC og Rotary. I
2008 kom Bill & Melinda
Gates Foundation med.
• Rotary har bidradd med
over 1,2 milliarder US
dollar – og tusenvis av
frivillige
• Tre land gjenstår:
Afgahnistan, Pakistan og
Nigeria.
• «Vaksinen» er en dråpeimmunisering som kan
deles ut hvor som helst
uten store hygienekrav.
• Å «gi opp» nå vil koste
langt mer enn å utrydde
polio på verdensbasis, på
grunn av spredningsfaren.
25
«The extraordinary
dedication of Rotary
members has played a
critical role in bringing
polio to the brink of
eradication. Eradicating
polio will be one of the
most significant public
health accomplishments
in history, and we are
committed to helping
reach that goal.»
Bill Gates, Cochair, Bill & Melinda
Gates Foundation
26
«Vaksineringen» i dag er ikke lenger en vaksinering med
sprøyter og høye krav til hygiene, men en langt enklere og
mer praktisk immunisering ved hjelp av 2 dråper i munnen
på barn under 5 år. Gjentatt minst 3 ganger. Med stadig nye
og bedre vaksiner og verktøy, ny arbeidsteknikk lokalt og
ny giv for å sikre støtte fra politiske ledere – ikke minst i de
tre gjenstående landene Afghanistan, Pakistan og Nigeria bør den endemiske polio snart kunne være under kontroll.
Den norske stat har også engasjert seg sterkt i polio-bekjempelsen og bevilget i januar 50 millioner kroner i tillegg
til tidligere 50 millioner kroner. I et brev til statsminister
Stoltenberg i forkant til et møte med Bill Gates i Oslo i år,
der han ble gjort oppmerksom på Rotarys rolle, skrev han
(se faksimile) blant annet følgende tilbake: «…Here, we
recognise the key role played by WHO and Rotary International».
Imidlertid er det to forhold som er viktig i tiden fremover:
Å få kontroll over «the Wild Polio Virus» - plutselig oppblomstring av nye tilfeller i allerede polio-frie områder. Og
å sikre finansieringen av nødvendig beredskap ved slike
uventede utbrudd. Litt konservativt, regner man ikke med
at målet er nådd med en helt polio-fri verden før kanskje i
2027.
En fortsatt konsekvent og iherdig innsats er imidlertid
helt nødvendig fra Rotarys side, for å sikre den siste, helt
vesentlige fasen. En endelig utryddelse vil for øvrig koste
langt mindre enn at alle verdens land – som blant annet
Norge – må holde en høy beredskap for å hindre ukontrollert, ny spredning av polio. Rotary i Norge – din klubb – du
som medlem – er én av mange viktige brikker i denne
kampen. Støtt Polio Pluss/End Polio Now!
ROTARY INTERNATIONAL EUROPE/AFRICA OFFICE
Witikonerstrasse 15
Coordinator Gabriela Gustafsson
CH-8032 Zürich
Telefon: +41 44 387 71 30
Switzerland
E-post: gabriela.gustafsson@
Tel.: +41 44 387 71 11 rotary.org
Fax: +41 44 422 50 41
http://www.rotary.no/innhold/606/
Manager, Foundation Services
kontaktinformasjon-for-rotaryEspen Malmberg
international
E-post: [email protected]
Kontaktpersoner
Financial Department
Club & District Support (CDS)
Rima Gerber
Coordinator Inger Jaray
Telefon: +41 44 387 71 82
Telefon: +41 44 387 71 26
E-post: [email protected]
E-post: [email protected]
Foundation Department
Marta Wild
Telefon: +41 44 387 71 44
E-post: [email protected]
Publications and Order Desk
Marcelo Bottini
Telefon: +41 44 387 71 84
E-post: [email protected]
FORKORTELSER I ROTARY
Her forklares en del av de forkortelsene som er brukt i denne håndboken. For øvrige forkortelser henvises til Norsk Rotary
Håndbok og Rotary Internationals nettside.
AG
Assistant Governor (Assisterende guvernør)
CDS
Club and District Support (Klubb- og distriktsstøtte fra
Zürich-kontoret)
COL
Council on Legislation (Lovrådet i RI)
DDF
District Designated Fund (Del av Rotarys fond som
disponeres av distriktet)
DG
District Governor (Sittende distriktsguvernør)
DGE
District Governor Elect (Innkommende distriktsguvernør)
DGN
District Governor Nominee (Nominert distriktsguvernør, etterfølger DGE)
DGNN
District Governor Next Nominee (Etterfølger DGN)
DICO
District Internet Communication Officer (Distriktets
IT-koordinator)
DK
Distriktskonferansen
DLP
District Leadership Plan ((Distriktets lederskapsplan)
DRFC
District Rotary Foundation Chair (Leder av distriktets
komité for Rotary Foundation)
DS Distriktssamlingen
DSG
District Simplified Grant (Del av DDF som distriktet
disponerer lokalt)
DT
District Trainer (Leder av distriktets komité for opplæring og kommunikasjon)
DTTS
District Team Training Seminar
(Teambyggingsseminar for distriktets ledende personell i forkant av hvert rotaryår)
DYEO
District Youth Exchange Officer (Leder av distriktets
komité for ungdomsutveksling)
EN
English (Forkortelse brukt i forbindelse med språk i
RI-publikasjoner)
GSE
Group Study Exchange (Utvekslingsprogram for unge,
yrkesaktive)
IPDG
Immediate Past District Governor (Sist avgåtte
distriktsguvernør)
KPM
Klubbens planer og mål
MG
Matching Grant (Del av DDF som distriktet disponerer
for å kombinere med bidrag fra Rotary Foundation og
klubber i eget og andre distrikter for internasjonale
prosjekter)
MOP Manual of Procedure (En referansemanual for Rotarys
lover og regler)
NOK
Norske kroner
NORFO
Norsk Rotary Forum (Samarbeidsorgan for de 7 norske rotarydistriktene)
PDG
Past District Governor (Tidligere distriktsguvernør)
PETS Presidents Elect Training Seminar
(Obligatorisk treningsseminar for innkommende
klubbpresidenter) PHF Paul Harris Fellow (Æresbevisning)
RF Rotary Foundation RI
Rotary International RK
Rotaryklubb
RYLA
Rotary Youth Leadership Award (Ledelsesseminar for
ungdom)
SAR
Semi-Annual Report (Medlemsliste for klubbene som
sendes ut fra RI hvert halvår)
SV Svensk (Forkortelse brukt i forbindelse med språk i
RI-publikasjoner)
TRF
The Rotary Foundation
TRS Tall Ships’ Races
UE
Ungt entreprenørskap
USD
Amerikanske dollar
YE
Youth Exchange (Ungdomsutveksling i videregående
skole)
YEO
Youth Exchange Officer (Klubbens leder for ungdomsutveksling)
På distriktets web vil du bl.a. finne følgende oversikter/dokumenter for 2013-14
Presidenter
Klubbsekretærer
Klubbenes kasserer
Oversikt over klubber og møtesteder
Plan for Guvernørens klubbesøk
Distriktets aktivitetskalender
Distriktets Strategiplan 2013-15 og Aktivitetsplan 2013-15
Klubbenes planer og mål – skjema
Avtalegiro – ditt skatterfire bidrag
27
Wittusen & Jensen
DISTRIKT 2310
Marianne Smith Magelie
Guvernør 2013/14
Medlem av Oslo Rotary Klubb – President 2009/10
Mobil +47 9226 1332
Mail: [email protected]
Web Distrikt 2310: http://d2310.rotary.no/
Web Rotary: http://www.rotary.org/