Transcript VERDAL ORIENTERINGSKLUBB INVITERER TIL

VERDAL ORIENTERINGSKLUBB
INVITERER TIL
EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE 2013
Skihytta Volhaugen
Mandag 9. september kl. 19.00
Saksliste
1.
Åpning
2.
Valg av dirigent og referent.
3.
Godkjenning av innkalling og saksliste
4.
Fremtidig drift av skihytta
5.
Verdal o-klubb avdeling skihytta
6.
Avslutning
Kaffeservering.
Saksfremlegg
1. Åpning
Det foretas formell åpning av det ekstraordinære årsmøte
2. Valg av dirigent og referent.
Det velges dirigent og referent blant de oppmøtte
3. Godkjenning av innkalling og saksliste
Eventuelle merknader til innkallelse og saksliste må fremføres i forbindelse med sak 3.
4. Fremtidig drift av skihytta
Verdal o-klubb har siden fusjonen med Volhaugens Venner i 2001 drevet skihytta på
Volhaugen hver vinter. Driften av skihytta har vært, og er en dugnadsjobb. De siste årene har
vi benyttet tråkkemaskin for å legge spor opp til skihytta, og videre rundt Marsteinsvola.
Volhaugen er «Verdals bymark» og er til glede for alle både sommer og vinter og gagner
folkehelsen i Verdal, Inderøy og Steinkjer.
Fremtidig drift av skihytta på Volhaugen var temaet når vi hadde medlemsmøte på skihytta
søndag den 18. august d.å. Under medlemsmøte gikk diskusjonene frem og tilbake hvorvidt
Verdal o-klubb skal redusere vinteraktiviteten på skihytta, eventuelt øke sommeraktiviteten
eller om o-klubben skal opprettholde dagens tilbud med preparerte løyper hver helg og åpen
skihytte både lørdag og søndag om vinteren. Det medlemsmøte var samstemt i er at vi i
Verdal o-klubb er en orienteringsklubb og at hovedaktiviteten til o-klubben skal være
tilrettelegging av orienteringsrelaterte aktiviteter som o-løp, o-tekniske treninger, tur-o,
klubbturer, vintertreninger o.l. Tilretteleggingen og drift av skihytta på Volhaugen om
vinteren må ikke gå på bekostning av orienteringsrelaterte aktiviteter.
Hvis vi skal opprettholde dagens tilbud og aktivitetsnivå på skihytta med åpen skihytte lørdag
og søndag om vinteren må vi få på plass en permanent løsning som inkluderer at
tråkkemaskin blir benyttet hver helg for oppkjøring av løypenettet på Volhaugen. Det har
vært, og vil fortsatt være en målsetting for o-klubben at kostnadene med å benytte
tråkkemaskin skal dekkes opp med eksterne midler i form av tilskudd fra kommunen,
sponsing fra næringslivet o.l. Det må ikke bli slik at kostnadene skal dekkes av midler fra
klubbkassen, opptjent gjennom orienteringsrelaterte aktiviteter. Disse midlene skal benyttes til
tilrettelegging for orientering.
Dette var tilbakemeldingene fra medlemsmøte den 18. august. Med bakgrunn i dette har styret
vært i kontakt med Verdal kommune for å diskutere mulige løsninger. Styret har ved flere
anledninger diskutert spørsmålet med kommunen, siste gang i et møte tirsdag den 27. august
2013. Kommunen har signalisert at de er negativ til å gå inn i et driftsselskap, men har
ovenfor Verdal o-klubb foreslått følgende:
 Volhaugen er Verdals «Bymark» og er av svært stor betydning for folkehelsen i
Verdal. Verdal kommune er derfor innstilt på å kjøpe inn en ny tråkkemaskin som
Verdal o-klubb disponerer for oppkjøring av løypenettet på Volhaugen. Det skrives en
ti års avtale med kommunen og etter ti år er tråkkemaskinen nedskrevet og overføres
vederlagsfritt til o-klubben. Kommunen bekoster selve tråkkemaskinen og betaler
forsikringen av tråkkemaskinen, men Verdal o-klubb tar driftskostnadene. Dette er et
forslag fra administrasjonen i kommunen og det forutsettes at løsningen godkjennes
politisk i forbindelse med behandlingen av kommunebudsjettet for 2014.
 Løypetilskuddet fra kommunen bortfaller. Vi fikk kr. 50.000,- i tilskudd i 2012/13.
Signalene fra tidligere årsmøter og fra medlemsmøte den 18. august 2013 er at kostnadene
med å benytte tråkkemaskin skal dekkes opp med eksterne midler. Under styremøte torsdag
den 29. august 2013 ønsker styret i Verdal o-klubb å være tydelig på at dette skal følges opp.
Styret foreslår derfor at dette blir synliggjort i de vedtakene som fattes under det
ekstraordinære årsmøte. Kjell Lundsaunet har på vegne av styret laget et driftsbudsjett for
tråkkemaskinen for vinteren 2014. Driftsbudsjettet viser at o-klubben vil få årlige kostnader
på ca. 40.000,- inkludert lagringskostnader (se vedlegg). Ståle Ravlo er kontaktet og
tråkkemaskinen vil mest sannsynlig kunne lagres på Kvam. Kostnadene til reparasjoner og
vedlikehold vil kunne være mindre enn budsjettert de første årene på grunn av ny maskin med
garantier, serviceavtaler o.l. Imidlertid bør det skaffes tilveie eksterne midler tilsvarende kr.
40.000,- fra første driftsår, slik at mindre driftskostnader de første årene kan muliggjøre
oppbyggingen av et fond for å dekke inn kostnadene med løypekjøringen.
Styret for Verdal o-klubb foreslår følgende vedtak:
Verdal-o-klubb opprettholder vinteraktiviteten på skihytta på minimum dagens nivå under
forutsetning av følgende:
 Verdal kommune kjøper inn en tråkkemaskin som Verdal o-klubb disponerer fritt for
oppkjøring av skiløyper på Volhaugen. Verdal kommune bekoster innkjøpet og
forsikringen av tråkkemaskinen. Det skrives en ti års avtale med kommunen og etter ti
år er tråkkemaskinen nedskrevet og skal overføres vederlagsfritt til o-klubben.
 Driftskostnadene med å benytte tråkkemaskinen skal dekkes opp med eksterne midler.
Skihyttekomitéen og løypegruppen skal i forbindelse med behandlingen av budsjettet
for 2014 i ordinært årsmøte synliggjøre at driftskostnadene dekkes opp med eksterne
midler.
I følge VOKs lov § 16 er det o-klubben som står som ansvarlig for økonomien til alle
komiteer og avdelinger. Hvis de eksterne midlene ikke dekker opp utgiftene med løypekjøring
vil dette i første omgang gå ut over eventuelt overskudd for skihytta. Hvis det blir underskudd
på skihytta må dette dekkes opp av klubben.
Hvis styrets forslag ikke blir vedtatt:
Hvis det ekstraordinære årsmøte vedtar å ikke gå inn for en avtale med Verdal kommune om
innkjøp av en tråkkemaskin ber det ekstraordinære årsmøte om at skihyttekomitéen og
løypegruppen legger frem en plan for den videre driften av skihytta under o-klubbens
ordinære årsmøte i november. Planen skal være i henhold til vedtektene for o-klubben (VOKs
lov), som i § 1 (Formål) sier at o-klubben skal tilrettelegge for mosjonsaktiviteter gjennom
bl.a. drift av skihytta.
5. Verdal o-klubb avdeling skihytta
Hvis det ekstraordinære årsmøte går inn for å opprettholde vinteraktiviteten på minimum
dagens nivå foreslår styret at arbeidet med driften av skihytta og løypenettet organiseres med
en egen avdeling av Verdal o-klubb i henhold til VOKs lov § 16 (Grupper/avdelinger), og at
denne avdelingen jobber uavhengig av hovedstyret. Bakgrunnen for dette er at styret ønsker å
synliggjøre at VOKs formålsparagraf i VOKs lov § 1 er todelt:
1.
fremme orienteringsidretten i Verdal
2.
samordne interessene til friluftsfolk, grunneiere og andre interessenter i
Volhaugen friluftsområde, og tilrettelegge for mosjonsaktiviteter gjennom bl.a.
drift av Skihytta.
Det vil derfor være styrets målsetting at hovedstyret fremmer orienteringsidretten i Verdal og
at arbeidet med driften av skihytta og tilrettelegging for friluftsliv på Volhaugen både sommer
og vinter fremmes av «avdeling skihytta».
Med bakgrunn i dette foreslår styret følgende:
 Med hjemmel i VOKs lov § 16 (Grupper/avdelinger) opprettes det en egen avdeling
med ansvar for driften av skihytta og løypenettet på Volhaugen. Avdelingen består av
en skihyttegruppe og en løypegruppe. Leder av skihyttegruppen er leder for
avdelingen.
 Avdelingen jobber uavhengig av hovedstyret.
 Leder av avdeling skihytte sitter ikke i hovedstyret.
 Leder av hovedstyret har møte- tale og forslagsrett i avdeling skihytta.
 Hovedstyret og avdeling skihytta har felles kasserer.
 Budsjett, regnskap og årsmelding for «avdeling skihytta» skal godkjennes av årsmøte
i Verdal o-klubb.
Opprettelsen av «avdeling skihytta» skjer med hjemmel i VOKs lov § 16
(Grupper/avdelinger) og krever ingen endringer i VOKs lov. For avdelingens økonomiske
forpliktelser hefter hele laget, og avdelingen kan ikke inngå avtaler eller representere laget
utad uten styrets godkjennelse (Jf. VOKs lov § 16). Dette betyr at «avdeling skihytta» ikke
kan inngå avtaler som går ut over Verdal o-klubb sitt vedtatte budsjett for «avdeling skihytta».
Slik er det for så vidt i dag også, slik at dette ikke medfører noen endring. Hvis skihytta går
med underskudd så er det laget som må dekke dette underskuddet. Overskudd/underskudd går
inn i totalregnskapet for Verdal o-klubb som tidligere.
6. Avslutning
Det ekstraordinære årsmøte heves.