Transcript Versjonsdokumentasjon for eksterne brukere for DI

Versjonsdokumentasjon for
eksterne brukere
for DI-PaperLess 4.5.2
V.10 - build 3584
PaperLess Software Europe Ltd.
110 Amiens Street,
Dublin 1, Republic of Ireland
[email protected]
www.paperless.no
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
19 February 2015
Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program den omhandler, er beskyttet av lov om opphavsrett og den
inngåtte avtale om disposisjonsrett til programvare og vedlikehold for sluttbruker av PaperLess Dokumentsenter.
Alle rettigheter til dette materiell innehas av PaperLess Innovation Ltd. Enhver kopiering eller gjengivelse av
materiell i denne dokumentasjonen, inkludert tekst, skjermbildeutforming eller rutiner, er forbudt.
PaperLess er et registrert varemerke fra PaperLess Innovation Ltd. Windows og Excel er registrerte varemerker
fra Microsoft. This program uses ImageLib Corporate Suite by SkyLine Tools. This program uses OE6 by
Korbitec (Pty) Ltd. This program uses Recognition Toolkit, a registered trademark from Exper-OCR. All rights
reserved. This program uses Raize Components 3.0 by Raize Software, Inc. This program uses XLSReadWriteII
2.0 by Axolot Data. All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer
ikke en forpliktelse fra PaperLess Innovation Ltd.
Om dette dokumentet
Denne dokumentasjonen kan distribueres til vanlige brukere av DI-PaperLess og inneholder
alt av ny funksjonalitet, endringer og korrigeringer. Den inneholder ikke spesielle forhold som
gjelder oppsett og bruk sammen med DI-Business. Det vises til annen
versjonsdokumentasjon på kundeportalen til Visma DI for det dokumentet.
I de første avsnittene finner du praktisk informasjon om versjonen samt muligheter for
bilagsregistrering som nå kan utføres direkte i DI-PaperLess som skaper bunt i DI-Business.
Pålogging første gang etter oppgradering til 4.5.2 kan ta tid
Det er foretatt endringer i klientdatabasen for å tilrettelegge for raskere søk i
Regnskapsarkiv. Derfor vil det ved førstegangs pålogging til hver klient ta tid før du kommer
inn i klienten. Tiden det tar avhenger av hvor stor klientdatabasen er. Vær tålmodig og ikke
kontakte systemadministrator for å restarte PaperLess på serveren.
Bilagsregistrering
Du kan i versjon 4.5.2. kontere alt av bilag i PaperLess og forretningslogikken rundt
validering av kontoder foretas i PaperLess basert på de regler som er i DI-Business. Du kan
nå også skrive direkte til bunt i DI fra PaperLess, noe du gjør med hurtigtasten {Ctrl+Shift+B}
eller klikke på rutinen til venstre i PaperLess.
Det er mulig å kontere et bilag i PaperLess over flere regnskapsperioder samt forskjellige
bilagsarter slik at f.eks. betaling kan føres sammen med leverandørakturaen.
Kontering i PaperLess har mange muligheter, og merk deg hurtigtastene for å legge til
konteringslinjer {Ctrl+N}, slette konteringslinjer {Ctrl+Delete } og kopiere konteringslinjer
{Ctrl+Shift+C}. Du kan også gjenta verdi fra felt i linjen over med {/} (skråstrek) på ditt
nummeriske tastatur.
Ønker du å kopiere innholdet fra ett felt til et annet, eller til annen applikasjon, så tast {F2} og
du går i endremodus der du kan taste {Ctrl+C} etterfulgt av {Linjeskift}. Da har du verdien i
minnet og kan lime inn i et felt i PaperLess eller i annen applikasjon.
Merk deg også hurtigtasten {Shift+{+}} (Shift og tasten + på nummerisk tastatur) som går til
neste bilag i listen og plasserer markøren i første felt i hodet. Dette er raskere enn {Ctrl+L}
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
2
for å gå til dokumentlisten, taste {PilNed} og så bevege deg til første feltet. Husk også {Tab}
og {Shift+Tab} for å gå fra hodet til linjenivå og motsatt.
Du har også Fakturatolk > Massoppdatering av konteringsfelt der du kan endre ett
konteringsfelt av gangen på alle markerte bilag. Praktisk dersom du må endre
regnskapsperiode (som styres av feltet Regnsk.dato) på en rekke bilag, eller må påføre en
avdelingskode på en rekke bilag samtidig.
En annen praktisk sak for kontering er Rapport > Konteringsoversikt som viser deg direkte i
Excel alle konteringer for de bilag du velger i dokumentlisten. Der får du en lettfattelig
oversikt over alt før postering til DI {Ctrl+Shift+B}.
Ønskes det å kontere manuelt i DI, så er det eget valg i Rutine til venstre for dette, noe som
gjør at bilaget flyttes til handlingen Bilag til bokføring. Det er også hurtigtast {Ctrl+Shift+D} for
dette. (Merk at tasten {mellomrom} ikke lenger gjør klar for manuell bokføring i DI, men
validerer alle konteringslinjer for å sjekke om det kan overføres til bunt i DI-Business.)
Konteringsmal og periodisering
Under menyen Fakturatolk er det mulig å opprette konteringsmaler som kobles til kundeeller leverandørkontokode. Fakturatolk vil alltid bruke en kontringsmal koblet til kunde/leverandørkontokoden, og dersom en konteringsmal er benyttet ser du kontokoden i blå
skrift. Konteringsmalene lagres pr. klient.
Det er fint mulig å sette opp konteringsmal som ikke er linket direkte til kunde- eller
leverandør, og det gjøres ved opprette en «blank» kunde- eller leverandørkontokode. Du
kan f.eks. lage en kunde som heter «Konteringsmal månedlig avskriving» og du velger da
denne kundekontokoden i hodetfeltet i DI-PaperLess og du vil få hele konteringsmalen frem.
Etterpå sletter du bare kundekontokoden med {Delete}.
Det er nå også mulighet til å angi periodisering av hovedbokskonto som ved skriving til bunt i
DI-Regnskap {Ctrl+Shift+B} vil sørge for periodering i DI. Du må hente frem feltene ‘Per.
startdato’ og ‘Period. mnd’ der du angir startdato, som angir regnskapsperioden, og antall
måneder du ønsker å periodisere. Du må også passe på å tillate periodisering for
hovedbokskonto i kontoplanen i DI. Sett hake ved Periodiseringskonto og spesifiser balanse
-og resultatkonto.
Kontroll av regnskapsperiode
I DI-PaperLess bestemmes perioden bilaget skal føres på ut fra feltet Regnsk.dato (ValDt).
Du kan pr. bilagsdokument i PaperLess ha forskjellig periode fra bilagsdato, samt at du kan
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
3
ha forskjellige bilagsarter for konteringslinjene. Ved skriving av bunt i DI vil DI-PaperLess
sørge for at bilag grupperes pr. regnskapsperiode selv om du markerer bilag i DI-PaperLess
som er fra forskjellige regnskapsperioder.
Det er ikke kontroll i DI-PaperLess på lukkede perioder, men bunten blir nektet oppdatert i DI
dersom regnskapsperiode på bunten ikke er åpen. Dermed kan du gå inn i bunten i DI og
endre bunthodet.
Dersom du som regnskapsfører vet at en regnskapsperiode er stengt før skriving av bunt i
DI fra PaperLess, så kan du bruke menyvalget Fakturatolk > Masseoppdatere
konteringsfelt på valgt(e) dokument(er) for å endre feltet Regnsk.dato på nødvendige
bilag før skriving DI.
Registrering av betalinger m.v. og feltet Motreferanse
For registrering av betalinger brukes feltet ‘Motreferanse’ som må hentes frem.
Du kan gjøre {F3}-oppslag i feltet og har du angitt kunde/leverandør så finner du kun poster
for den kunde/leverandør. I tillegg kan du skrive inn fakturanummer direkte og det hentes
forslag til konteringsdata fra motposteringen.
Versjonsnotater 4.5.2 build 3582
I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build 3582.
Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret
funksjonalitet i 4.5.2 build 3576. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese
gjennom og så fortsette på de neste avsnittene.
Ny funksjonalitet
Regnskapsarkiv
oppgave
#6742
Lagt til mulighet for brukere til å søke etter dokumenter basert på
feltet Text/Beskrivelse (PLAcLn.Txt) i dokumenter de har vært
involvert i dokumentflyten for, noe som gjøres i Regnskapsarkiv og
første skilleark '1. Søk i arkiverte bilag'. Tidligere var dette kun mulig i
de øvrige skillearkene 2-5 som kun er tilgjengelig for brukere med
Brukerrettighet som har tilgang til hele Regnskapsarkiv (med mindre
man har begrenset ved hjelp av Fil > Tilgangskontroll
Regnskapsarkiv.
Endret funksjonalitet
Fakturatolk OCR:IE
oppgave
#6741
Basert på innsendte fakturaeksempler forbedret
hvordan MVA-registreringsnummer blir funnet for irske
fakturaer.
Fil > Bytt firma
oppgave
#6791
Tidligere når man var i Regnskapsarkiv og valgte å
bytte til annet klient så ble alle søkeverdier du hadde i
den foregående klienten beholdt og søk aktivert, noe
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
4
som førte til at du måtte vente til søket var ferdig.
Dersom du stod i første skilleark og ikke hadde angitt
søkeverdier så ville det føre til at alle dokumenter ble
hentet, noe som kan ta lang tid. Endret nå slik at kun
Regnskapsår beholdes og at søket ikke automatisk
utføres.
Dokument > Snu
dokumentnummerrekkefølge
saksnr.
#SRX08096
Endret slik at denne funksjonaliteten kun kan benyttes
for TIF-filer ettersom det var det derfor den ble skapt,
nemlig å endre rekkefølgen dersom man skannet inn
dokmenter i feil rekkefølge. Det kommer melding
dersom kan forsøker å kjøre rutinene på andre typer
dokumenter enn TIF:
Dokumentflyt
saksnr.
#SRX08479
Korrigert slik at det ikke lenger er mulig å sette på
hakene samtidig for valgene 'Automatisk overføre til
økonomisysemet etter siste mottaker' og 'Automatisk til
bokføring etter siste mottaker' (som plasserer
dokumentet i handingen Avventer synkronisering/Bilag
til bokføring). Dette gjelder både i Dokumentflyt >
Tilknytt mottakere {Ctrl+T} og i Brukerinnstillinger >
Dokumentflyt.
Korrigering av eksisterende funksjonalitet
Fakturatolk > Lagre
konteringsmal for
leverandør/kunde
{Ctrl+Shift+T}
saksnr.
#SRX08465
Korrigert slik at konteringsmalen lagres med
konteringslinjene i samme rekkefølge som du hadde da
malen ble lagret. Tidligere kunne det skje at rekkefølgen
ble lagret annerledes.
Handlingen Legg inn
dokumenter
saksnr.
#SRX08353
Korrigert feilsituasjon som kunne oppstå når det var satt
feil Windows-rettigheter til PaperLess sin dokumentmappe,
noe som ville slette dokumentet ved kjøring av Behandle
TIF > Splitt valgt dokument {Ctrl+Shift+Y}.
OCR:EUR
saksnr.
#SRX08083
Basert på innsendte fakturaeksempler forbedret måten å
finne tyske IBAN.
OCR:EUR
saksnr.
#SRX08112
Basert på innsendte fakturaeksempler forbedret måten å
finne nederlandske IBAN.
Overføre til
økonomisystemet
{Ctrl+Shift+B}
saksnr.
#SRX08491
Korrigert slik at det kun kommer melding for opp til første
20 valideringer som feiler ved overføring av bilag til
økonomisystemet fra PaperLess. Dette for å sikre at
meldingsboksen ikke blir større enn skjermen. Når det blir
liggende igjen dokumenter i dokumentlisten etter
overføring av bilag til økonomisystemet skyldes det at
valideringen har feilet, og du kan da velge et mindre antall
dokumenter og forsøkee igjen for å se alle
valideringsmeldinger.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
5
Regnskapsarkiv
oppgave
#6698
Korrigert slik at kolonnen "Utg. saldo" i skillearkene 2, 3
and 4 viser korrekt utgående saldo for kontokodene når du
velger flere år i søkefilteret, som 2014-2015. Tidligere ble
det vist korrekt utgående saldo når ett år ble angitt selv om
Rapport > Kontoutskrift ville viser korrekt.
Versjonsnotater 4.5.2 build 3576
I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build 3576.
Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret
funksjonalitet i 4.5.2 build 3574. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese
gjennom og så fortsette på de neste avsnittene.
Korrigering av eksisterende funksjonalitet
XML-fakturaer
saksnr
#SRX08062
Korrigert problem med innhenting av XML-filer som kunne oppstå
når XML-filene var av EHF-format, men ikke inneholdt innebygd
(embedded) dokument.
Også forbedret slik at man kan hente inn miks av XML og andre
dokumenter samtidig fra mappe og inn i PaperLess.
Versjonsnotater 4.5.2 build 3574
I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build 3574.
Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret
funksjonalitet i 4.5.2 build 3569. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese
gjennom og så fortsette på de neste avsnittene.
Korrigering av eksisterende funksjonalitet
Legg inn dokumenter
saksnr.
#SRX07974
Tidligere ved bruk av PaperLess i Sikkermodus
(Klientaksess) ble ikke rotering av sider lagret når
dokumentet var overført til sentral server.
Legg inn dokumenter
saksnr
#SRX08053
Korrigert slik at når du blar gjennom dokumenter som
befinner seg lokalt hos en bruker (ved bruk av
PaperLess i Sikkermodus (Klientaksess) så vises det
korrekt hos hvilken bruker dokumentet befinner seg.
Tidligere ville det ikke endre seg i dokumentviseren
dersom det var forskjellige brukere og man måtte gå
tilbake til et dokument som lå på serveren og så klikke
direkte på dokumentet med hodet på seg for å se
hvilken bruker som hadde dokumentet lokalt hos seg.
Koble til mappe i
saksnr.
#SRX07986
Korrigert feil som enkelte tilfeller kunne føre til at man
ikke kunne velge brukere som kun skal ha tilgang til
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
6
Øvrige dokumenter {Ctrl+F}
dokumentet.
Dokumentoversikt
saksnr
#SRX08023
Fjernet menyvalgene for slå sammen og splitt fra
menuen Behandle TIF fra handlingen
Dokumentoversikt da de ikke hadde noen funksjon
fordi dokumentene skal forberedes før dokumentflyt
aktiveres.
XML-fakturaer
saksnr
#SRX08024
Korrigert problem med tilgangsrettigheter som kunne
oppstå i nettverksmiljø og stoppet innleggelse av XMLfaktura til PaperLess med en BugReport-feilmelding.
Dokumentflyt
saksnr
#SRX08017
Korrigert så sletting av dokumentflytgruppe som er satt
som standardmottaker for en leverandør ikke fører til at
dokumentflyt neste gang blir opprettet med kun
pålogoget bruker satt som "Registrert." Kombinert med
brukerregel kunne dete føre til at dokumentflyt ble
aktivert uten at dokumentet ble synlig i mottakerens
handling Min arbeidsliste.
Fakturatolk {Ctrl+F5}
saksnr.
#SRX07960
Korrigert slik at leverandørkode blir korrekt funnet i
spesielle tilfeller der to leverandører har samme
organisasjonsnummer og en av leverandørene
samtidig har identisk bankkontonummer som en tredje
leverandør.
Versjonsnotater 4.5.2 build 3569
I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build 3569.
Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret
funksjonalitet i 4.5.2 build 3554. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese
gjennom og så fortsette på de neste avsnittene.
Ny funksjonalitet
Fakturatolk
saksnr
#SRX07488
Forbedret måten fakturabeløp blir funnet på når det er en
alfanummerisk verdi foran beløpet slik at det nå hoppes over og
beløpet blir funnet.
Kontering
saksnr
#SRX07523
Lagt til funksjonalitet slik at klienter som ikke har MVA kan konteres
korrekt i PaperLess for skriving av bunt direkte til Visma DI. Dersom
klienten er satt opp til ikke å ha MVA så legges det likevel til
avgiftskode '9 Ingen avgift'.
Skrive til bunt i
DI-Business
{Ctrl+Shift+B}
saksnr
#SRX07573
Lagt til ny funksjonalitet etter ønskemål slik at bruker blir sperret fra
å skrive faktura til bunt i Visma DI når fakturanummeret er identisk
for leverandør. Dette for å hindre dobbeltføring av faktura og
ønskes det å postere likevel så må det legges til et siffer eller
lignende for å kunne skrive til bunt. Bruker har også fått advarselen
ved enten kontering i PaperLess eller ved fakturatolk. Det er mulig
ta til manuell bokføring i Visma DI.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
7
Endret funksjonalitet
Fakturatolk
saksnr
#SRX07645
Basert på innsendte fakturaer med dårlig skanningskvalitet har vi
endret regel for gjenfinning av nederlandske IBAN-numre slik at når
IBAN starter med NL og two tall, dernest 4 bokstaver, så vil resten bli
tolket som kun tall.
Fakturatolk
saksnr
#SRX07645
Basert på innsendte fakturaer med dårlig skanningskvalitet har vi
endret regel for gjenfinning av nederlandske IBAN-numre slik at når
IBAN starter med NL og two tall, dernest 4 bokstaver, tolk vi funnet 1tall som i i boktavene.
Korrigering av eksisterende funksjonalitet
Kontering av valuta
og postering til bunt i
Visma DI
oppgave
#5899
Korrigert slik at fakturaer med utenlands valuta skrives
korrekt til bunt i Visma DI. Tidligere ble fakturaer med
valutatype der kurs der definert i 100, som f.eks. SEK
skrevet feil til bunt i DI og beløpet med multiplisert med
100.
Rapport > Åpne
poster på kunder og
leverandører
oppgave
#5931
Korrigert slik at transaksjoner som har blank verdi i feltet
Restverdi ikke kommer med i rapporten da disse
transaksjonene er oppgjort, men ligger igjen i påvente av
etterskuddsberegning av renter i Visma DI.
Min arbeidsliste
saksnr
#SRX07450
Brukere som kjører PaperLess i Sikkermodus
(Klientaksess) kan nå rotere dokumentet i handlingen Min
arbeidsliste selv om dokumentet er på serveren. rotasjonen
påvirker kun visningen da dokumentets rotasjon settes før
aktivering av dokumentflyt i handlingen Legg inn
dokumenter.
Fakturatolk
OCR:EUR
saksnr
#SRX07499
Forbedret hvordan VAT-numre blir funnet for britiske
fakturaer når man bruker OCR:EUR. Det er dog alltid
anbefalt å bruke landsspesifikt OCR-språk, i dette tilfellet
OCR:GB.
XML-fakturatolk
saksnr
#SRX07459
Korrigert slik at KID med modulus som gjør at siste tegn
blir - (bindestrek) blir korrekt funnet i XML-fakturatolk.
Kontering
saksnr
#SRX07481
Korrigert feilmelding som kunne oppstå ved tasting {F3} for
oppslag når man var på konteringslinje.
Kontering
Forfallsdato
saksnr
#SRX07509
Korrigert slik at fri måned + xx dager fungerer ved
kontering. Dette fungerte ikke i tidligere builds av 4.5.2 pga
endring i betalingsbetingelseformat i Visma DI. Man må
kjøre Fil > Oppdatere faste opplysninger {Ctrl+Shift+S} for
kontokode Leverandør slik at betalingsbetingelser på
leverandør blir oppdatert.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
8
Øvrige dokumenter
saksnr.
#SRX07536
Tidligere kunne det være et problem dersom brukernavn
var registrert med store boktstaver i Fil > Klient- og
brukeroppsett og brukeren logget på med små bokstaver. I
handlingen Øvrige dokumener ville ikke nyopprettede
mapper vises til brukeren som måtte logge inn med samme
små/store bokstaver. Dette er nå korrigert ettersom
brukernavn ikke skal være sensitiv for små/store
bokstaver.
Fakturatolk
saksnr
#SRX07643
Basert på innsendte fakturaer, forbedret tolking av datoer
når det involverer måneden juli.
Fakturatolk
saksnr
#SRX07626
Endret slik at rekkefølgen på OCR-spåkene i
Brukerinnstillinger > Fakturatolk er den samme som den
nede til høyre på statuslinjen.
Skrive til bunt i DIBusiness
{Ctrl+Shift+B}
saksnr
#SRX07571
Korrigert slik at prosjektbeløpet skrives korrekt inn i DIProsjekt når det skrives til bunt i Visma DI via DI-XML. I
tidligere build ble det skrevet feil beløp da integrasjonen
ikke tok hensyn til MVA.
Fakturatolk
OCR:EUR
saksnr
#SRX07656
Forbedret det å finne østerrisk MVA-nummer.
Fakturatolk
saksnr
#SRX07655
Korrigert feil som kunde føre til at kundefakturatolk måtte
kjøres to ganger dersom det var lagret
leverandør/kundespesifikke alias eller OCR-mal.
Fakturatolk PaperLess Printer
oppgave
#6201
Korrigert en oppfriskningsfeil som kunne oppstå etter at du
hadde skrevet ut faktura til PaperLess Printer og kjørt
automatisk fakturatolk fordi bilagstype var satt i forkant. Det
så ut som om ingen verdier ble funnet, og du måtte klikke
på annet dokument og tilbake igjen for å se verdiene
funnet.
Kontering
oppgave
#6393
Dersom det ikke var noen kontokode tilgjengelig for et
konteringsfelt, f.eks. Leverandør (PLAcLn.Sup) og du
hadde gjort oppslag {F3} i feltet og fått meldingen "Ingen
poster å vise" ville du ved postering {Ctrl+Shift+B} få
beskjeden "Du har glemt å taste {Enter} for å lagre verdien
du har registrert. Vennligst bekrefte verdien først siden alle
verdier må bekreftes med {Enter} for å bli lagret.". Eneste
måte var å gå til annet dokument og tilbake igjen. Dette er
nå korrigert.
XML-faktura
saksnr
#SRX07753
Korrigert hvordan XML-faktura av type EHF 2.0 blir vist når
det er inkludert (embedded) flere dokumenter i XML-filen.
Dersom ett av de dokumentene dokumentene er merket
som "commercial invoice" så blir den plassert først,
etterfulgt av de andre dokumentene.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
9
Versjonsnotater 4.5.2 build 3554
I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build 3554.
Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny
funksjonalitet i 4.5.2 build 3551. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese
gjennom og så fortsette på de neste avsnittene.
Ny funksjonalitet
Fakturatolk - OCR:PL
oppgave #5833
Introdusert støtte for polske faktuarer som har standard
datoformat ååååmmdd.
Korrigering av eksisterende funksjonalitet
Behandle TIF > Splitt
valgt dokument med
skilleark
saksnr.
#SRX07171
Korrigert slik at det ikke kommer feilmelding dersom enten
første eller siste side er blanke i TIF-dokumentet som skal
splittes. Tidlgiere ville dette gi en feilmelding.
Fakturatolk
oppgave
#5772
Fakturatolk
saksnr
#SRX07317
Korrigert slik at tegnet / (skråstrek) ikke blir filtert ut som
ugyldig tegnfor feltet Fakturatnummer (PLAcLn.InvoNo) da
tegnet ofte blir brukt som fakturanummer i enkelte land.
Basert på innsendte fakturaer forbedret hvordan beløp blir
funnet når det er i nærheten av en ramme/linje. Tolken ville
da finne for eksempel 102.61 1. Nå fjerner vi tall utover to
desimaler.
Fakturatolk - OCR:NL
saksnr
#SRX07267
Lagt til ny forkortelse 'mrt' for måneden mars så
fakturadato kan bli funnet.
Fakturatolk OCR:NO
saksnr
#SRX07257
Forbedret fakturaotlk av norske fakturaer der KID kunne bli
funnet med flere tegn enn tillatt. Samtidig korrigert slik at
manuell inntasting av KID når tolkespråket OCR:NO
brukes ikke kan være lenger enn 25 sifre.
Fakturatolk /
Kontering
saksnr
#SRX07257
Basert på innsendt fakturaeksempler forbedret folk av KID.
Samtidig også korrigert slik at ugyldig KID, altså at KID
ikke er grønn, ikke skrives til bunt i DI.
Fakturatolk > Rediger
OCR-mal
saksnr
#SRX07284
Basert på innsendte fakturaer forbedret hvordan verdier blir
funnet ved hjelp av OCR-mal.
Kontering
oppgave
#5730
Korrigert slik at Forfallsdato (PLAcLn.DueDt) kun blir
utregnet og skrevet til feltet for bilagsarttyper som har med
fakturaer å gjøre. Tidligere ble feltet også beregnet og
skrevet ved bruk av andre bilagsarttyper som f.eks. bank,
noe som førte til at dokumentet kunne bli uthevet (fet skrift)
fordi dokumentet blir uthevet 5 dager før registrert
forfallsdato.
Legge til og skanne
dokumenter
saksnr.
#SRX07166
Når man setter bilagstype i feltet Bilagstype/Text i
handlingen Legg inn dokumenter før man legger inn
dokumenter så vil alle dokumenter som leggess inn få den
bilagstypen og man behøer ikke å lege {Ctrl+A} etterpå. I
tillegg er standard at fakturatolk iverksettes, noe man kan
styre selv i Brukerinnstillinger > Fakturatolk > Automatisk
fakturatolk av nye dokumenter. Korrigert slik at alle
dokumenter som legges inn på denne måten blir kjørt
fakturatolk på, og ikke kun siste dokument.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
10
Masseoppdatere
konteringsfelt
saksnr
#SRX07094
Korrigert slik at det ikke kommer feilmelding dersom du
velger å masseoppdatere feltene Debit (DbAcNo) og Kredit
(CrAcNo) med kontokode for kunde eller leverandør.
Tidligere var det kun mulig å oppdatere med kontokode for
hovedbok, og det kom feilmelding dersom man forsøke
med kunde- eller leverandørkontokode.
PaperLess i
Sikkermodus
(Klientaksess)
saksnr
#SRX07279
Deaktivert Behandle TIF i Regnskapsarkiv når brukeren
logger på utenfra, altså med PaperLess i Sikkermodus
(Klientaksess). Tidligere ville brukeren få melding om at
filen måtte lastes ned lokalt først, noe som kunne gjøre
brukeren forvirret siden nedlastning i Sikkermodus kun er
mulig i handlingen Legg inn dokumenter.
PaperLess Web
saksnr
#SRX07292
Tidligere var det slik at når man i PaperLess Web klikket
på handlingen Oppdaterte bilag så ble alle posterte bilag
vist i listen. Dette førte til at PaperLess Web kunne bli
ventende lenge dersom det er større mengde bilag, og
kombinert med ustabile kommunikasjonslinjser kunne dette
i spesielle tilfeller føre til heng i PLserver. Dette er endret
slik at brukeren minst må angi én filterverdi for å kunne
søke i oppdaterte bilag.
PLServerSetup.exe
saksnr
#SRX07253
Korrigert feil som kunne oppstå dersom man forsøkte å
endre org.nr. for en klient der enten databasen ikke
eksisterer eller klienten ikke var opprettet ennå i
PLServerSetup > Diverse > Endre org.nr. Klient.
Regnskapsarkiv
saksnr
#SRX07237
Redusert hastigheten det tar for å vise transaksjonene for
en kontokode i Regnskapsarkiv > Hovedbok, Kunde og
Leverandør.
Skrive til bunt i DIBusiness
{Ctrl+Shift+B}
oppgave
#5783
Korrigert feilmelding som kunne oppstå ved skriving til bunt
i DI-Business dersom feltet Ak (avgiftskode) var blankt. Nå
kommer det istedenfor en forklarlig melding.
Velg synlige
konteringsfelt {Ctrl+U}
oppgave
#5752
Korrigert feil ved lagring av synlige konteringsfelt når det
ikke valges settes hake for lagring verken på valgt klient
eller valgt bilagsart. Korrigert slik at når du tar bort et felt
som synlig så dukker ikke feltet opp igjen ved neste
pålogging.
XML-fakturaer
oppgave
#5776
Korrigert hvordan XML-faktura blir vist når det er inkludert
(embedded) flere dokumenter i XML-filen. Dersom ett av
de dokumentene dokumentene er merket som "commercial
invoice" så blir den plassert først, etterfulgt av de andre
dokumentene.
Versjonsnotater 4.5.2 build 3551
I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering som har kommet
i senere fiksversjoner enn 4.5.2 build 3546.
Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort seg kjent med alt av ny
funksjonalitet i 4.5.2 build 3546. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese
gjennom og så fortsette på neste avsnitt som viser alt som var endret fra versjon 4.4.3 til
4.5.2 build 3546.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
11
Ny funksjonalitet
Synkronisering
av
Regnskapsarkiv
med DIBusiness
Forbedret synkronisering av Regnskapsarkiv slik at det tas vare
på hvilken bruker som oppdaterte buntene i DI i sin tid. Dette
ble tidligere ikke gjort og feltet 'Linjeeier' (PLAcLn.ChUsr) i
Regnskapsarkiv ble satt til den brukeren som kjører
synkronisering da bilagshistorikken som ligger i DI-Business
ikke lagrer brukeren som oppdaterte bunten. Har nå kodet slik
at dette håndteres og tas vare på av PaperLess.
Fakturatolk
saksnr.
#SRX07052
Forbedret slik at det kan lages OCR-maske for KID
(PLAcLn.CID) når leverandøren ikke har sørget for at KID er en
sammenhengende verdi. Du kan nå opprette en OCR-maske
med {Ctrl+Shift+R} for slike leverandørfakturaer.
Oppdatering av
faste
opplysniger
{Ctrl+Shift+S}
ønske 635
Du kan nå velge hvilken type faste opplysninger (kontokoder)
som ønskes oppdatert. Dette er spesielt praktisk for klienter der
det er mange kunder eller større mengde av andre kontokoder.
Endret funksjonalitet
Fakturatolk av
kundefakturaer
saksnr.
#SRX07010
Fakturatolk av
XML-faktura
Det er ikke lenger eget menyvalg for kundefakturatolk da det
er bilagsarttypen som styrer dette Det er opprettet egen avsnitt
om dette i denne versjonsdokumentasjonen.
Lagt til støtte for ny type XML-faktura med innebygd
(embedded) bilde slik at dokumentet vises som det skal i
PaperLess.
Konteringsfelt
'Anmerkning'
oppgave
#5597
Endret slik at korrekt verdi fra feltet Anmerkning i bunt i DI
kommer inn i Regnskapsarkiv. Tidligere ble Anmerkning kuttet
til 30 tegn. Fra nå av importeres Anmerkning som det ligger i
bunten i DI, opp til 80 tegn og dersom den er blank så settes
navnet på bilagsart. Endret slik at det blir likt for oppdatering
av bunt som ved bruk av Fil > Synkronisere Regnskapsarkiv
med DI-Business.
Konteringsfelt
‘Motreferanse’
saksnr.
#SRX06901
Endret slik at Fakturanr. istedenfor Bilagsnr. lagres ved valg av
Motref. for kobling av betalinger mot fakturaer.
Flytt valgt(e)
dokument(er) til
annet firma
Oppgave
#5579
Introdusert slik at du ser nummer og navn på firma som du
valgte å flytte dokument(er) i siste spørsmål Ja/Nei for å
bekrefte flyttingen.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
12
Øvrige versjonsnotater for versjon 4.5.2 build 3546 som viser ny
funksjonalitet, dernest endret funksjonalitet og korrigeringer i
eksisterende funksjonalitet.
Ny funksjonalitet
Klientaksess
mot flere
PaperLessinstallasjoner
Lagt inn støtte for at brukere som bruker Klientaksess med én
exe-fil kan koble seg mot flere installasjoner av PaperLess.
Det kan f.eks være en revisor som skal revidere regnskap for
flere kunder som bruker PaperLess, eller en regnskapsfører
som jobber mot flere kunder som har PaperLess. Ved oppstart
av PLDCenter.exe kan man sette kryss for å legge til ny
PaperLess-server og ved pålogging kan man velge fra en liste
med PaperLess-servere.
Dokument >
Koble
dokument(er) til
bilag i
Regnskapsarkiv
{Ctrl+Shift+V}
saksnr.
#SRX06119
Det er nå mulig å koble dokument til bilag i Regnskapsarkiv fra
handlingene Ferdige dokumenter og Bilag til bokføring.
Tidligere kunne dette kun gjøres fra handlingen Legg inn
dokumenter, noe som gjorde at man f.eks. ikke kan sende på
flyt og dernest koble til bilag i Regnskapsarkiv.
Dokumentflyt E-postvarsling
om nye
dokumenter til
godkjenning
oppgave
#4340
Interne brukere vises snarvei til PLDCenter.exe dersom stien
til PLDCenter.exe i PLServerSetup > Nettverk er en
nettverkssti.
Dokumentflyt >
Automatisk til
bunt i DI etter
siste mottaker
oppgave
#5059
Da det nå er mulig å skape bunt i DI-Regnskap så er det også
mulig å sette at et bilag skal automatisk skrives til bunt når
siste mottaker har behandlet. Dette gjøres i Dokumentflyt >
Tilknytt mottaker(e) {Ctrl+T}. Det foretas en validering av
bilaget og dersom det er noe som må korrigeres for å kunne
skrives til bunt så får brukeren beskjed om dette og må enten
korrigere selv, eller overføre til annnen bruker som har
rettigheter til å endre konteringslinjer.
Drag & drop ut
av PaperLess
ønske 293
Du har nå muligheten til å bruke drag&drop av dokumenter ut
fra dokumentlisten i de ulike handlingene, inkludert
Regnskapsarkiv og Øvrige dokumenter og slippe dem inn i et
program som kan motta dokumentet, for eksempel Windows
Utforsker og DI-Office Byrå. Tidligere måtte du gjøre dette i to
trinn; Først bruke Dokument > Lagre som og velge for
eksempel Windows-skrivebordet og flytte dokumentet derfra.
Når du er i Sikkermodus (ekstern pålogging) og bruker
drag&drop ut, vil du se en melding som informerer deg om at
dokumentene vil bli lastet ned lokalt og spør om du vil
fortsette. Dette skyldes det faktum at når du arbeider i
Sikkermodus, jobber du gjerne eksternt og kanskje over en
treg internettforbindelse. Avhengig av størrelsen og mengden
av dokumenter som skal lastes ned og også avhengig av
hastigheten på internettilkoblingen, kan dette ta litt tid.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
13
Drag & drop ut
av PaperLess
ønske 506
Lagt til drag & drop funksjonalitet ut fra PaperLess i
Dokumentviservinduet (oppslag fra økonomisystemet via
{Ctrl+P})
E-post via
SMTP
oppgave
#2972
Du kan nå sende e-post direkte fra PaperLess uten å ha
MAPI-kompatibel e-postklient på datamaskinen du kjører
PLDCenter.exe på. Dette krever at SMTP er satt opp korrekt i
PLServerSetup > E-post. Husk at du må sette haken på for
'Aktiver e-postvarsling' slik at du kan sette opp SMTP. Dersom
du ikke ønsker å ha e-postvarsling for godkjenning av
dokumenter så kan du etterpå fjernen haken igjen. SMTPkonfigurasjonen vil da fortsatt være gjeldende.
Denne nye funksjonaliteten er praktisk for
terminalserversesjoner, etc. der brukeren ikke har en epostklient, eller der det er noe feil med lokalinstallert MAPIkompatibel e-postkient (typisk Outlook). Når du bruker
PaperLess i Sikkermodus så sparer det deg også
nedlastingstid da dokumentene blir sendt fra PaperLess
Server.
Du kan registrere flere e-postmottakere separert med
semikolon eller linjeskift. Dersom du velger å slå sammen
valgte dokumenter, så vil du ikke se de individuelle
dokumentene i e-postdialogen. E-posten vil alltid bli sendt som
blindkopi til e-postadressen som ligger på PaperLess-brukeren
sin brukerkonto. Dette sikrer at brukeren som sender e-post
får e-post inn i sitt e-postsystem.
Fakturatolk
Introdusert nytt fakturatolkspårk OCR:GB (Storbritannia) for
britiske faktuarer, samt OCR:MT (Malta) og OCR:IE (Irland).
Fakturatolk >
OCR
Tidligere, når Fakturatolken fant datoer ville den tolke "/" som
"1". Vi har forbedret håndtering av OCR og datoen leses nå i
et gyldig format.
Fakturatolk >
OCR:EUR
oppgave
#3070
Lagt til OCR:EUR som skal brukes for fakturaer som kommer
fra EU-land der vi ikke har landsspesifikk OCR-språk i
PaperLess. Det sjekkes for moduluskontroll når det blir funnet
EU-momsnummer. Følgende land sine momsnummer blir
kontrollert: Østerrike (AT), Belgia (BE), Bulgaria (BG), Kypros
(CY), Tsjekkia (CZ), Tyskland (DE), Danmark (DK), Estland
(EE), Hellas (EL), Spania (ES), Finland (FI), Frankrike (FR),
Storbrittania (GB), Ungarn (HU), Irland (IE), Italia (IT), Latvia
(LT), Litauen (LU), Luxembourg (LV), Malta (MT), Nederland
(NL), Norge (NO), Polen (PL), Portugal (PT), Romania (RO),
Slovenia (SI), Slovakia (SK), Sverige (SE), Sveits (CHE).
I motsetning til OCR:EUR så validerer fortsatt ikke OCR:INT
funnet organisasjonsnummer ut fra kontrollsiffer, men bruker
funnet verdi ut fra definert alias. Det nye fakturatolkspråket
OCR:EUR bruker dog samme definerte aliaser som OCR:INT
så det er ikke behov for å definere alias på nytt.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
14
Fakturatolk >
OCR:INT
oppgave
#4153
Basert på innsendte fakturaer fra kunder samt at EU
introduserer at det er pliktig med IBAN fremfor lokal
bankkontonummer i EU så har vi forberedret fakturatolken av
internasjonale fakturaer, fakturatolkespråket OCR:INT og
OCR:EUR. IBAN som blir funnet av tolken blir validert ut fra
gjeldende valideringsregler for IBAN. Når funnet bankkonto blir
validert som IBAN vises det på statuslinjen, 'IBAN
NO452373101161053' sammenligned med Bxxxxx dersom
funnet bankkonto ikke er gyldig IBAN (og Pxxxxx for enkelte
fakturatolkspråk).
Fakturatolk av
IBAN
saksnr.
#SRX05989
Vi har nå introdusert validering av IBAN ved bruk av alle
fakturatolkspråk utenom OCR:NO. Tidligere var dette kun for
OCR:EUR, men på grunn av EU pålegger alle
fakturautstedere til å ha IBAN fra 01.01.2014 så er dette nå
lagt til. Tidligere ble kun innenlandsk bankkontonummer
funnet. Nå kan man bestemme selv om man ønsker IBAN eller
innenlands bankkontonummer ved å definere rekkefølgen på
alias i ordlisten.
Fakturatolk >
Oppdatere
bankgironr. og
org.nr på
leverandør
Har forbedret funksjonaliteten Fakturatolk > Oppdatere
bankkontonr og org.nr. på leverandør {Ctrl+Shift+U} slik at
dette skrives direkte på leverandøren i DI-Business, noe som
skjer ved overføring til bunt i DI-Business {Ctrl+Shift+B}. Inntil
det er skapt en bunt med faktura fra leverandøren vil det ikke
oppdateres bankkonto og/eller org.nr. i PaperLess fra
leverandørkortet i DI ved Fil > Oppdatering av faste
opplysninger {Ctrl+Shift+S}, og er altså låst i påvente av at DIBusiness skal oppdateres med bankkontonr./org.nr. som
allerede er oppdatert i PaperLess ved {Ctrl+Shift+U}.
Fil > Oppdatere
faste
opplysninger
Hurtigtastkombinasjon {Ctrl+Shift+S} som henter alle faste
data fra DI-Business fremfor tidligere eksport av data som
måtte foretas manuelt i DI-Business. Husk at gamle koder ikke
slettes fra PaperLess, men må fjernes av klientadministrator
ved å bruke Fil > Slette kontokoder og så kjøre oppdatering.
Fil > Oppdatere
faste
opplysninger
ønske 481
Ved import av hovedbokskontoer fra DI-Business vil
avgiftskoder, inklusive egendefinerte avgiftskoder bli importert
og man vil få opp denne koden ved kontering av
hovedbokskontoer. Dette kan selvsagt overstyres før skriving
til bunt i DI-Business {Ctrl+Shift+B}. Merk dog at det ikke er
mulig å benytte avgiftskode 0, som da må endres til en annen
verdi for å kunne brukes i PaperLess.
Fil > Oppsett
kostnadsbæreransvarlig
ønske #366
Du kan i klientinnstillingene i Fil > Klient- og brukersoppsett
aktivere denne funksjonaliteten for en klient. Med denne nye
funksjonaliteten kan du registrere en bruker eller
dokumentflytgruppe som ansvarlig for en kostnadsbærer.
Dette sikrer at den bruker/flytgruppe definert som ansvarlig
alltid vil motta faktura når en kostnadsbærer blir registrert i
Kontering.
Når du er i Gå til > Legg inn dokumenter blir
kostnadsbæreransvarlig lagt til som mottaker når du konterer
kostnadsbærerkoden. Dersom du f.eks. registrerer Prosjekt
100 så vil den ansvarlige for dette prosjektet lagt til som første
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
15
eller neste mottaker i flyten. På denne måten slipper du å finne
ut hvem som er anvarlig for Prosjekt 100.
Dersom noen brukere forsøker å kontere på et prosjekt hvis
ansvarlig ikke allerede er mottaker i flyten, vil brukeren som
forsøker å kontere kosnadsbærerkoden få spørsmål om de
virkelig ønsker å kontere på den kostnadsbærerkoden.
Dersom brukeren svarer ja så blir kostnadsbæreransvarlig lagt
til som neste bruker i flyten. Dette sikrer at
kostnadsbæreransvarlig alltid vil få fakturaene til godkjenning.
En bruker som er kostnadsbæreransvarlig, uavhengig av
Brukerrettighet, kan gjøre endringer på konteringslinjer der
vedkommende er kostnadsbæreransvarlig for en
kostnadsbærer på den linjen. Dette fordi brukeren er ansvarlig
for den kostnadsbæreren og må kunne gjøre nødvendige
endringer.
Fil >
Tilgangskontroll
Regnskapsarkiv
oppgave
#1422
Du kan nå begrense hvilke transaksjoner enhver bruker kan se
i Regnskapsarkiv. Tidligere kunne en bruker enten ha tilgang
til alle skilleark i Regnskapsarkiv, noe som gir tilgang til alle
transaksjoner, eller bare skilleark '1. Søk i arkiverte bilag' der
brukeren kan søke i alle dokumenter der brukeren har vært
involvert i dokumentflyten.
Tilgangsbegrensningen vil gjelde for enhver Brukerrettighet,
men merk at Brukerrettighetene 'Klientadministrator' og
'Administrator' har tilgang til dette menyvalget fordi de skal
kunne definere for andre brukere, noe som gjør at slike
brukere alltid selv kan gå inn og endre slik at de ikke har
begrensning.
Du kan begrense ut fra Kunde, Leverandør, Hovedbok og
kostnadsbærerne som er aktive for det integrerte
økonomisystemet. Brukeren blir begrenset til å finne de bilag
som tilfredsstiller de begrensningen som er definert, men når
bilaget vises i Regnskapsarkiv så vil alle bilagslinjer vises som
vanlig i skillearket 'Bliagsinformasjon' så brukeren ser hvordan
bilaget er bokført i økonomisystemet. Brukeren har uansett
tilgang til å se hele dokumentet til bilaget og skal da også se
hvordan det er bokført.
MERK: Når du først begrenser til en kontokodeverdi, f.eks.
begrense bruker TORBEN til bare kunne se Hovedbok 3000
Salg, så vil TORBEN ikke ha tilgang til noen annen kontokode,
altså ingen tilgang til kunde eller leverandør. Du må da legge
til de kunde-/leverandørkonti du ønsker at TORBEN skal ha
tilgang til. Når man først begrenser så må man legge til alle
kontokoder som brukeren skal ha tilgang til. Dette er kodet for
å hindre at nye kontokoder som lages blir synlige for alle
brukere. Dersom du laget ny kontokode, f.eks. hovedbok eller
prosjekt, som du ønsker at en bruker skal ha tilgang til, så må
du legge til de kontokodene i listen over kontokoder som
brukeren skal ha tilgang til.
Hjelp > Support
> Send
supportfiler via
e-post
saksnr.
#SRX05439
Du kan nå bruke Hjelp > Support > Send supporfiler via e-post
til å sende filer til support fremfor å hente frem manuelt
dersom det kommer spørsmål om å få innstillingsfiler for DIPaperLess.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
16
Klient- og
brukeroppsett Brukerregel for
Legg inn
dokumenter
Klient- og
brukeroppsett >
Brukere >
Brukerregel
Har lagt til funksjonalitet som gjør at brukere kun kan se sine
egne dokumenter når de legger til dokumenter i PaperLess.
Dette styres av brukerregler og styres pr. klient. Dette er
praktisk når flere jobber med samme klient og vil da ikke se
dokumenter som annen bruker arbeider med.
ønske #541
Laget ny Brukerregel 'Deaktivere håndtering av dokumentflyt"
(altså ikke en ny Brukerrettighet, men ny Brukerregel). En
bruker som har satt denne brukerregelen på har kun mulighet
til å kjøre menyvalget 'Aktivere dokumentflyt' fra alle valgene
på Dokumentflyt. Brukeren får beskjed om at vedkommende er
begrenset fra å kjøre menyvalgene dersom brukeren forsøker
å kjøre andre menyvalg fra menyen Dokumentflyt.
Regnskapsarkiv
- Koble til
mappe i Øvrige
dokumenter
Lagt til muligheten til å koble dokumenter i Regnskapsarkivet
til mapper i Øvrige dokumenter med {Ctrl+F}. Praktisk når du
f.eks. trenger ett bilag til å dokumentere balansepost og knytte
til mappe for Avstemming og velge korrekt konto, år og
periode.
Kontering
Lagt til muligheten til å slette alle konteringslinjer samtidig.
Hvis man står i bilagshodet og trykker {Ctrl+Delete} får man
spørsmål om man vil slette alle konteringslinjene.
Kontering
ønske 486
Lagt inn støtte for blant annet periodisering og tettere
integrasjon med de faste opplysningene i DI-Business og
forretningslogikken som f.eks om det er tillatt å føre på
avdeling og prosjekt eller om kontoer er sperret for bokføring.
For å hente frem nye felt, benytt Brukerinnstillinger > Kontering
> Hente frem konteringsfelt {Ctrl+U}. Det vil ikke gis beskjed
når det konteres slik konto i PaperLess, og brukeren må selv
huske å hente frem feltene ‘Per.startdato’ og ‘Period. mnd’.
Kontering
ønske 507
Det er mulig å kontere forskjellige regnskapsperioder og
bilagsarter innenfor ett PaperLess-bilag så lenge det
balanserer debet/kredit innenfor hver periode.
I forbindelse med direkteoverføring til bunt {Ctrl+Shift+B}, må
periodedatoen settes riktig ved kontering i PaperLess slik at
dette blir riktig ved overføring til bunt i DI-Business. Dette er nå
endret slik at ved f.eks kontering av Dato 03.02.2012 blir
Regnsk.dato satt til 28.02.2012.
Kontering >
Valuta
ønske 484
Har lagt inn støtte for føring på valuta i DI-PaperLess. Dette
betinger at du har satt dette under Egenskaper > Felles >
Generelle i DI-Business.
Kontering av
kreditnotaer
ønske 480
Tidligere kunne man ikke håndtere kreditnotaer på en korrekt
måte og måtte selv skrive inn minus foran beløpet for at f.eks
leverandør skulle bli kontert i Debetkonto og kostnadskontoen
i Kreditkonto. Dette blir nå håndtert riktig da vi nå sjekker
behandlingskoden som er satt på bilagsarten i DI-Business slik
at både inngående og utgående fakturaer/kreditnotaer blir
håndtert korrekt på konteringslinjene i DI-PaperLess.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
17
Masseoppdatere
konteringsfelt
oppgave
#1663
Menyvalget Fakturatolk > Masseoppdatere konteringsfelt på
valgt(e) dokument(er) kan brukes til å oppdatere samme
konteringsfelt på flere dokumenter samtidig. Et eksempel på
dette kan være at du ønsker å oppdatere alle konteringslinjer
med avdeling 1, eller endre Bokføringsdato (ValDt) for alle
dokumenter da en periode har blitt lukket. Disse endringene
blir som om du skulle ha tastet dem inn selv. Endrer du f.eks
på fakturadato vil dette kunne påvirke forfallsdato. NB! Det er
derfor viktig å være klar over at en endring av et felt, vil kunne
påvirke verdier i andre felter, likt som når du taster inn
manuelt.
Du kan velge om du vil oppdatere kun bilagshodelinjen som er
typisk for faktura, kun konteringslinjene eller alle linjer i et
dokument, altså både hodet og linjenivå. Alle feltene som du
finner i Brukerinnstillinger > Kontering > Velg synlige
konteringsfelter {Ctrl+U} er tilgjengelig felter du kan oppdatere
med denne funksjonen.
PaperLess
Printer
I forrige versjon ved utskrift til PaperLess Printer kunne du kun
ha ett PaperLess-vinduet åpent av gangen. Nå kan du ha flere
PaperLess-vinduer åpent, og første forekomst av
PLDCenter.exe du vil få spørsmål om å hente dokumenter fra
PaperLess Printer. Lukker du vinduet, så vil den eldste åpne
forekomsten av PLDCenter.exe vil hente dokumenter fra
PaperLess Printer.
PLDCenter.exe i
Sikkermodus
oppgave
#4202
Kodet slik at et dokument som er midlertidig lastet ned av en
bruker som kjører PLDCenter.exe i Sikkermodus (altså alene i
en mappe uten andre PaperLess-filer) vil forbli på serveren
som en sikkerhetskopi i dokumentstien til PaperLess. Dersom
en bruker som logger på i Sikkermodus skulle slette
dokumentet eller aldri laste opp dokumentet til serveren igjen,
så kan bruker med Brukerrettighet 'Administrator' markere
dokumentet og via menyvalget Dokument > Endre
dokumentstatus fjerne haken for 'Lagret lokalt hos bruker'.
Dokumentet blir da gjenopprettet til slik det var før brukeren
lasted ned.
Rapport >
Konteringsoversikt
oppgave
#2931
Ny rapport som gir deg alle konteringsfelt i Excel for valgte
dokumenter. Rapporten er tilgjengelig fra alle handligner som
er relatert til dokumentflyten, fra Legg inn dokumenter til
Avventer synkronisering. Veldig praktisk verktøy for å få en
oversikt, eller gå gjennom, alle konteringslinjer for valgte bilag.
Siden du får alt direkte i Excel kan du der enkelt sortere,
summere, etc. som du ønsker.
Rapport >
Kontoutskrift
oppgave
#5379
Introdusert slik at Rapport > Kontoutskrift tar hensyn til filterte
verdier utover Regnskapsår og Periode når du kjører rapporen
fra skilleark 2. Hovedook. Transaksjonene i rapporten vil nå
vise kun transaksjoner ut fra angitt filterverdier, noe som åpner
opp for at du kan få nøyaktig rapport, f.eks. per avdeling.
Rapport > Åpne
poster på
kunder og
leverandører
ønske 478
Laget en rapport som viser åpne poster for kunder og
leverandører. Rapporten henter data direkte fra DI-Business
via DIBusinessExchange.dll. Husk at du må oppdatere
PaperLess-buntene i DI for at åpne poster skal oppdateres.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
18
Rapporter
oppgave
#4156
Nye rapporter for oversikt over innstillinger for Brukerregler,
Tilgangskontroll Regnskapsarkiv, Kostnadsbæreransvarlig,
Tilgang til mapper i Øvrige dokumenter og
Dokumentflytgrupper.
Regnskapsarkiv
- Søk etter
PaperLessdokumentnummer i
Regnskapsarkiv
og Øvrige
dokumenter
ønske #220
Lagt til mulighet for å søke etter det unike PaperLess
dokumentnummer (PLDNO) i både Regnskapsarkiv og Øvrige
dokumenter. I Regnskapsarkivet kan du søke etter
dokumentnummer i skillearkene '1. Søk i arkiverte bilag' og '5.
Enkeltbilag'. Søkefeltet for dokumentnummer er også
tilgjengelig i Øvrige dokumenter, under feltet 'Mappe'. Fra
tidligere kan du søke etter dokumentnummer i søkefeltet
'Bilagsart/Tekst' da det feltet søker i hele dokumentteksten i
dokumentlisten.
XML-faktura
EHF
saksnr.
#SRX05038
Lagt inn støtte for ny måte å ha et PDF-dokument som
tilknyttet dokument for XML-faktura i formatet EHF.
XML-faktura
inneholdende
PDF-fil
saksnr.
#SRX05429
Lagt til støtte for nytt XML-fakturaformat der visning er i form
av PDF som er innebygd i XML-filen.
XML-faktura
med PDFvedlegg
ønske #212
Lagt til mulighet for PDF i tillegg til TIF som vedlegg
'Attachments' i XML-fakturaer i formatet 'e2b'.
Endret funksjonalitet
OCR:NL
saksnr.
#SRX06537
Lengden på nederlandske bankkontonummer må nå være 9
eller 10 siffer for å kunne valideres korrekt.
PaperLess
Printer
saksnr.
#SRX03833
Fikset metoden for import av dokumenter skrevet ut til
PaperLess Printer slik at disse havner i riktig rekkefølge.
Tidligere kunne dokumentene komme i en annen rekkefølge
enn det de ble skrevet ut i. OBS! Du må installere PaperLess
Printer på nytt for at rekkefølgen skal bli korrekt ved import til
PaperLess.
Dokument >
Koble
dokument(er) til
bilag i
Regnskapsarkiv
{Ctrl+Shift+V}
oppgave
#4102
Endret navn på menyvalget Dokument > Flytt til oppdaterte
bilag{Ctrl+Shift+V} og laget bedre beskrivelse av
funksjonaliteten i skjermbildet.
Nytt navn er Dokument > Koble dokument(er) til bilag i
Regnskapsarkiv {Ctrl+Shift+V}.
Dokument >
Koble
dokument(er) til
bilag i
Regnskapsarkiv
{Ctrl+Shift+V}
Har lagt inn en melding som forteller at brukeren må kjøre Fil >
Importere bilagstransaksjoner hvis det ikke er bilag å knytte
dokumentene mot.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
19
Dokument >
Lage kopi av
valgt(e)
dokument(er) til
Legg inn
dokumenter /
Dokument >
Hent inn
dokument(er) /
Drag&drop
saksnr.
#SRX03689
Når du importerer visse TIF filer med LZW komprimering, blir
ikke bildet i PapirLess vist korrekt. Dette er fordi TIF filer med
LZW komprimering ikke er støttet i denne versjonen av
PapirLess (som iht. teknisk dokumentasjon). Det er lagt inn en
melding slik at når du importerer TIF filer med LZW
komprimering, blir brukeren informert om dette, og brukeren
kan bestemme om man vil fortsette eller ikke. Videre kan
brukeren avgjøre om ikke å vise denne meldingen i fremtiden.
Denne meldingen kan også aktiveres og deaktiveres fra
Brukerinnstillinger > Ikke vis LZW komprimering advarsel.
Dokumentflyt Tilknytt
mottakere
{Ctrl+T}
Når brukeren er i vinduet Dokumentflyt - Tilknytt mottakere
{Ctrl + T} og velger avkrysningsboksen "Automatisk overføre til
økonomisystemet etter siste mottaker", vil innstillingen "Må gå
i null debet/kredit før siste behandling" bli automatisk valgt
(avmerket).
Dokumentflyt –
Tilknytt mottakere {Ctrl+T}
Endret tabulatorrekkefølgen i Dokumentflyt > Tilknytt
mottakere {Ctrl+T}
Ekstern bruker
(Klientaksess)
med Brukerrettighet
Regnskapsfører
saksnr.
#SRX04353
Det har alltid vært slik at brukere med Brukerrettighet
"Regnskapsfører', uavhengig av hake for 'Ekstern bruker'
kunne overføre bilag til bokføring i økonomisystemet. via
menyvalg Dokument > Overføre valgte bilag til
økonomisystemet {Ctrl+Shift+B}, men valget var likevel ikke
synlig i Rutine for eksterne som for interne brukere. Dette er
nå korrigert og valget er synlig i Rutine i PLDCenter.exe.
Fakturatolk
saksnr.
#SRX05878
Basert på mottatt fakturaeksempler forbedret fakturatolk av
kostnadsbærerere (R1-R12) ved bruk av OCR-maske.
Fakturatolk bruk av OCRmaske
oppgave
#4119
Forbedret måten Bilagsdato (VoDt) blir funnet på via OCRmaske slik at det tillater at det er en ugyldig verdi rett foran
funnet dato, noe som kan skje spesielt på fakturaer som ikke
er av beste kvalitet. Tidligere førte dette ugyldig funnet dato.
Fakturatolk >
OCR:NOR
saksnr.
SRX03920
Har forbedret fakturatolken når den skal lete etter KID-nummer
på faktura.
Fakturatolk
OCR:NO
oppgave
#4890
Basert på innsendte fakturaer fra kunder korrigert slik at
valideringen er sterkere av KID fra giro på norske fakturaer når
man bruker OCR:NO som fakturatolkspråk. Dette spesielt når
utsteder av faktura ikke følger reglene om at girolinjedata skal
være justert korrekt i forhold til H-feltet og klemmetegnene <>.
Fakturatolk
OCR:SE
Fakturatolk
OCR:SE
Har forbedret OCR:SWE slik at organisasjonsnummer blir
funnet hvis det er formatert slik: SE-000000000000, SE0000000000-00, SE0000000000-00 eller SE000000000000.
saksnr.
#SRX05128
Korrigert måten fakturatolken validerer bankkonto basert på
mottatt fakturaeksempler fra kunder.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
20
Fakturatolk- og
programspråk
oppgave
#4154
Endret så navnet på fakturatolkspråkene og programspråkene
er i henhold til internasjonale ISO-koder. Fakturatolkspråket
OCR:INT beholdes siden dette er det generelle
fakturatolkspråket for at fakturatolken skal finne
organisasjonsnummer (foretaksnummer eller
momsregistreringsnummer, dersom land har slikt skille) på
tvers av land fremfor the landsspesifikke (f.eks. OCR:NOR)
som har to tegn. ENG beholdes for engelsk programspråk da
det er offisielt språk for flere land.
Fil > Endre
passord for
pålogging
oppgave
#4868
Lagt til strengere passordhåndtering så en bruker ikke kan
endre sitt eget passord til blankt, noe som var mulig i tidligere
builds. Et passord som blir endret av brukeren må fra nå av ha
minst seks bokstaver/tegn og to bokstaver.
Kontering
oppgave
#4730
Korrigert slik at markøren blir nullstilt når du skifter til et nytt
dokument slik at markøkren går til første feltet i hodet og på
konteringslinjenivå når man bruker {Tab} og {Shift+Tab}. Dette
for å gjøre bokføringen raskere. Tidligere ble markøren
stående etter siste registrerte felt, selv når du byttet til neste
dokument, noe som gjorde at du måtte bruker piltastene mer.
Husk at du kan definere det feltet du ønsker markøren skal
plasseres i for nye konteringslinjer i Brukerinnstillinger >
Kontering > Velge synlige konteringsfelt {Ctrl+U}.
Kontering identisk
fakturanummer
for leverandør
oppgave
#4491
Tidligere fikk du beskjed når fakturatolk fant forfallsdato eller
du tastet inn fakturanummer etter å ha registrert
leverandørkoden. Nå gir vi også beskjed dersom du jobber i
motsatt rekkefølge, altså taster inn fakturanummer først og
dernest leverandørkoden
PaperLess
Printer
saksnr.
3514
Tidligere, hvis man f.eks sto i handlingen Legg inn dokumenter
og valgte å skrive ut to eller flere dokumenter til PaperLess
Printer, fikk man feilmelding ved import av disse dokumentene.
Dette har nå blitt endret, slik at man får en melding om at man
ikke kan skrive ut dokumenter til PaperLess Printer av
PaperLess, men at man skal bruke menyvalget Dokument >
Lage kopi av valgt(e) dokument(er) til Legg inn dokumenter.
PLDCenter.exe i
Sikkermodus
(Klientaksess)
oppgave
#5406
Endret plassering av PLDCenter.exe på PaperLess sin
hjemmesider og introdusert at oppdatering av PLDCenter.exe i
Sikkermodus først forsøker å laste ned fra hjemmesidene og
dernest laster ned fra installasjonsserver dersom
hjemmesidene ikke kan nås. Tidligere ble det alltid lasted ned
fra server der PaperLess er installert.
PLDCenter.exe i
Sikkermodus
(Klientaksess)
saksnr.
#SRX04866
Introdusert en advarsel og korrigert slik at du ikke kan overføre
et dokument til server dersom dokumentet ikke er fysisk er i
brukerens mappe LocalDocs der PLDCenter.exe kjører.
Tidligere, dersom brukeren logget på fra forskjellige lokasjoner
med samme brukernavn og glemte å overføre dokumentet til
server fra en av lokasjonene, så kunne et dokument bli satt
som lastet opp til server mens det faktisk fortsatt var lagret
lokalt på en av lokasjonene. Eneste mulighet til å korrigere
dette var å logge på med Brukerrettighet 'Administrator' og
bruke Dokument > Endre dokumentstatus og endre verdien
'Lagret lokalt på arbeidsstasjon'.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
21
Rapport >
Dokumentoversikt pr.
mottaker
Har utvidet kolonne Leverandør (kolonne E) slik at
leverandørnummer på inntil 10 tegn vises
Rapport >
Resultat- og
balanserapport
oppgave
#3045
Skjult menyvalget Rapport > Resultat- og balanserapport for
alle applikasjonsspråk enn norsk (NOR) fordi denne rapporten
er spesialtilpasset norske kunder og var feilaktig gjort
tilgjengelige for andre land og språk. Alt av inngående og
utgående saldo for kunder, leverandører og hovedboks-konti
er tilgjengelig i Rapport > Saldolist. For brukere som arbeider
med norske økonomisystemer, men med annet applikasjonsspråk, må endre til (NOR) for å kjøre rapporten.
Regnskapsarkiv
saksnr.
#SRX04268
Tidligere var valget Behandle TIF > Slett sider fra-til... synlig i
Regnskapsarkiv selvom ingen sider ble slettet likevel for andre
brukerrettigheter enn Administrator. Nå er dette valget fjernet
fordi det ikke skal være mulig å benytte dette i
Regnskapsarkiv.
Regnskapsarkiv
oppgave
#4708
Lagt til støtte for å søke etter beløp formattert med mellomrom
som tusenseparator. Et eksempel er at du kopiere Beløp fra
skillearket Kontering i PaperLess og limer inn i søkefelt for
Beløp i Regnskapssarkiv. Når du limer inn kan formatet på
beløpet bli "3 500,35". Tidligere ga dette feilmelding ved søk.
Regnskapsarkiv
saksnr.
#SRX05206
Siste Regnskapsår som ble brukt i søkefilteret i
Regnskapsarkiv huskes nå pr. bruker og pr. klient.
XML-fakturaer
For XML-faktuarer som inneholder PDF og/eller TIF inne i
selve filen så har vi lagt til at dokumenttypen blir brukt til å
legge til filendelse på filnavnet til den innebygde filen. Tidligere
ville kun XML-data vises fremfor bilde av fakturaen. Det er
også nå støtte for at det ligger flere filer i XML'en fremfor én fil
som har flere sider.
XML-fakturaer
Endret så første treff blir brukt av et definert XML-felt i de
tilfeller der leverandør ikke sørger for å ha unike XML-felt i sin
XML-faktura. Dette førte til verdien ikke ble funnet av
fakturatolken da den forutsatte unike XML-felt.
© PaperLess Innovation Ltd. 2014
22