Transcript Bruker håndboken for Fagadmin kasse

FagAdmin Brukerhåndbok
Programversjon:
4.0
Håndbok, versjon:
4.0
Antall sider:
95
Dato:
22.08.2012
Innhold
4.
5.
6.
7.
FORORD ................................................................................... 4
VELKOMMEN TIL FAGADMIN .................................................. 5
REGNSKAP / REVISJON ............................................................. 6
GENERELT ............................................................................... 6
AVDELINGER ........................................................................... 6
LØNNSBEREGNING ................................................................... 6
HISTORIKK .............................................................................. 6
VARELAGER ............................................................................ 6
DAGSOPPGJØR ......................................................................... 6
KLARGJØRING AV FAGADMIN ................................................. 8
INSTALLASJON ......................................................................... 8
FASTE REGISTRE .................................................................... 12
KUNDER ................................................................................ 12
KONTOPLAN .......................................................................... 14
SALGSGRUPPER ..................................................................... 17
VAREGRUPPER....................................................................... 20
MEDARBEIDERE .................................................................... 22
LEVERANDØRER .................................................................... 24
VARELAGER .......................................................................... 26
AVDELING ............................................................................. 27
PRODUKTER........................................................................... 29
DAGLIG BRUK ........................................................................ 36
SALG ..................................................................................... 36
BETALING .............................................................................. 40
TILGODELAPP ........................................................................ 42
ELEKTRONISKE GAVEKORT.................................................... 42
PÅ VENT ................................................................................ 43
KREDITERING AV SALG .......................................................... 45
SIKKERHETSKOPI ................................................................... 46
DAGSOPPGJØR ....................................................................... 47
TIMEBOK ............................................................................... 47
OPPSETT ................................................................................ 47
FEILHÅNDTERING .................................................................. 47
SUPPORT................................................................................ 48
RAPPORTER ........................................................................... 49
GENERELT ............................................................................. 49
BOKFØRINGSRAPPORT SAMMENDRAG ................................... 51
BOKFØRINGSRAPPORT DETALJERT......................................... 52
PRISLISTE .............................................................................. 53
VARELAGER .......................................................................... 54
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
1.
2.
3.
2
FA Systemer AS
DEKNINGSBIDRAG ................................................................. 55
LAGERENDRING ..................................................................... 56
VARETELLINGSLISTE ............................................................. 57
USOLGTE ............................................................................... 58
KVITTERINGSLISTE ................................................................ 59
KREDITERINGER .................................................................... 60
SLETTET FRA PÅVENT ........................................................... 61
DAGENS OMSETNING ............................................................. 62
OMSETNINGSRAPPORTER ....................................................... 63
TOTALRAPPORT ..................................................................... 64
NØKKELTALL ........................................................................ 65
OMSETNING PR BETALINGSTYPE, DETALJERT ........................ 66
TOTAL OMSETNING ................................................................ 68
MEST SOLGTE PRODUKTER .................................................... 69
OMSETNING PR. PERIODE ....................................................... 70
ANTALL KUNDER PR PERIODE ................................................ 71
BUDSJETT .................... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT.
SALG PR ANSATT ................................................................... 75
FRAVÆR ................................................................................ 76
MEDARBEIDERKONTO ........................................................... 78
TIDSREGISTRERING ................................................................ 80
KUNDEHISTORIE .................................................................... 81
KUNDELISTE .......................................................................... 85
SPESIFISERT SALG PR KUNDEFEIL!
BOKMERKE
ER
IKKE
DEFINERT.
8. MS EXCEL: NOEN TIPS & TRIKS ............................................ 88
TOTALSUMMER ..................................................................... 88
TALLFORMAT ........................................................................ 89
9. SIKKERHETSKOPI ................................................................... 91
10. HVA GJØR JEG…? KRISEHJELP! ............................................. 94
FagAdmin Brukerhåndbok
3
Avsnitt
1. Forord
Informasjonen i dette dokumentet kan bli forandret uten forvarsel.
Alle navn på kunder og medarbeidere benyttet i denne håndboken er
fiktive hvis ikke annet er beskrevet. Ingen del av denne håndboken
eller tilhørende programvare, CD-er, disketter eller annet materiale
tilhørende FagAdmin™ kan kopieres eller benyttes i noen sammenheng uten på forhånd skriftlig tillatelse fra FagAdmin AS.
Dataprogrammet FagAdmin ™ er beskyttet ifølge lover om opphavsrett og internasjonale konvensjoner, herunder lov av 12. mai 1961 nr.
2 om opphavsrett til åndverk m.v. For fullstendig lisens og bruksvilkår: se FagAdmin LISENSAVTALE.
FA Systemer AS
MS-Windows® er registrert varemerke av Microsoft Corporation.
Copyright© 1997-2012 – FA Systemer AS – Alle rettigheter reservert.
FagAdmin Brukerhåndbok
4
Avsnitt
2. Velkommen til FagAdmin
Takk for at du valgte FagAdmin™ som administrasjonsverktøy i din
butikk/salong!
FagAdmin ™ kan hjelpe deg i å effektivisere din salong og få mer ut
av arbeidstiden og gi deg mer fritid. Mange prosesser du gjør i dag vil
enkelt kunne utføres ved hjelp av FagAdmin ™ programmet som for
eksempel utregning av lønn og provisjon, oversikt over varelager og
økonomidata.
FA Systemer AS
Er du kjent med MS-Windows-95 eller MS-Windows-98 vil du raskt
kunne forstå hvordan man opererer FagAdmin™ . Kjenner du ikke
MS Windows fra før anbefaler vi at du får en rask gjennomgang eller
melder deg på et startkurs for MS Windows som en del av å ta i bruk
FagAdmin™ i din salong.
FagAdmin Brukerhåndbok
5
Avsnitt
3.
Regnskap / revisjon
Generelt
Dette programmet er ikke et regnskapsprogram! Det holder oversikt
over hva som er solgt i en bedrift til enhver tid så lenge de ansvarlige i
bedriften legger inn salgene som dokumentert i denne manualen.
Avdelinger
Programmet opererer med avdelinger. En avdeling er å betrakte som
en selvstendig bedrift. Alle avdelinger vil ha selvstendige dagsoppgjør
og konti. De benytter samme kontoplan, salgsgrupper, kunder,
produkter og leverandører, men alle salg vil bli bokført på den
medarbeider og således den avdeling denne medarbeideren tilhører.
Man kan ta ut rapporter over avdelinger så vel som medarbeidere.
Lønnsberegning
Programmet har en modul for beregning av lønn og provisjon. Dette er
laget som et verktøy for å forenkle arbeidet, men vil ikke lagre
lønnskjøringene. Det finnes derfor ingen historikk over hva som er tatt
ut.
Historikk
Når data er lagt inn kan de i ettertid ikke forandres av brukeren. Salg
som skal annulleres blir kreditert og historiedata blir liggende i
databasen. Alle krediteringer kommer frem på kundehistorien i
kundekortet ved at de er merket med grønn og rød K.
Varelager
Programmet har varelagerstyring. Det er mulig å selge en vare selv
om programmet ser at innlagt varebeholdning er 0, men dette er kun
mulig dersom streng varelageroppfølging er slått av! Du bør til enhver
tid ha en lagerbeholdning i kassesystemet som stemmer med
virkeligheten. Man kan således ta ut rapporter som viser lagerbeholdning til enhver tid.
Dagsoppgjør
Dagsoppgjør må gjøres for hver dag som inneholder transaksjoner.
Dagsoppgjør kan foretas når man vil, men man kan ikke hoppe over et
dagsoppgjør, da systemet vil påse at alle dagsoppgjør gjøres
kronologisk.
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
Oppgjørene har fortløpende nummer med en dato for hvilken dag det
er tatt dagsoppgjør for, samt klokkeslett og medarbeidernummer for
den person som har avsluttet dagen. På rapporten "Bokføringsrapport
detaljert" vil alle dagsoppgjør komme etter dato. Er det en dato uten
dagsoppgjør har det ikke vært foretatt noen bokførte salg på denne
datoen.
6
Det er mulig å slette dagsoppgjør. Disse vil bli kopiert til et eget
register slik at man senere kan ta disse ut som en egen rapport. Det er
imidlertid ikke mulig å manipulere dagens omsetningstall, men kun
posteringer om bank, terminal etc.
Programmet tilfredsstiller Forskrift nr. 2 i lov om merverdiavgift §5
om MVA på kvitteringer.
FA Systemer AS
Programmet tilfredsstiller krav til personvern ved lagring av
opplysninger om kunder og salg/behandlinger tilknyttet disse.
FagAdmin Brukerhåndbok
7
Avsnitt
4.
Klargjøring av FagAdmin
Installasjon
Dersom du har behov for å vite mer om selve den tekniske
installasjonen av programmet FagAdmin på PC, kan du lese mer om
dette i egen dokumentasjon av Installasjon av FagAdmin.
Oppstart av FagAdmin
FagAdmin™ startes som alle andre programmer via Windowsmenyen når FagAdmin™ er installert.
I nederste venstre hjørnet av skjermen finner du startknappen. Velg så
de blå valgene og FagAdmin™ vil starte opp.
FA Systemer AS
Som en sikkerhet for deg selv er programmet og dermed dine data
passordbeskyttet. Dette vil hindre at uvedkommende har adgang til
dine økonomidata. Før programmet slipper deg inn vil du bli
presentert for følgende påloggingsbilde.
FagAdmin Brukerhåndbok
8
Programmet leveres med 2 passord. Disse passordene er unike for din
salong. Husk å holde passordet hemmelig overfor uvedkommende, da
du ikke kan skifte dette selv.
Det første passordet, ofte referert til som "påloggingspassord" benytter
du ved oppstart av programmet.
Det andre passordet benyttes inne i programmet for å låse opp
funksjoner som for eksempel rapporter med provisjonsoversikt, med
mer. Dette passordet bør kun brukes av de ansvarlige personene i din
bedrift – det må benyttes hvis du for eksempel skal endre provisjon på
medarbeidere i bedriften og det er derfor ikke hensiktsmessig at alle
kan dette passordet.
I bildet over taster du inn påloggingspassordet og trykker tasten Enter
(eller klikker på knappen [OK]. Passordet vil ikke vises på skjermen i
klartekst, men fremkommer som en prikk for hvert tastetrykk, som
vist i eksempelet over.
Har du glemt passordet står dette på lisenskortet ditt.
Bli kjent med startbildet
Når programmet er ferdig oppstartet vil du komme inn i kundekortet.
Kundekortet ser ut som følger :
I listen til venstre er alle kundene plassert i en liste.
FA Systemer AS
Øverst til høyre finner du detaljene plassert inn i feltene tilhørende
den kunde du velger i listen.
Under til høyre finner du de salg og behandlinger du har gjort for
denne kunden.
FagAdmin Brukerhåndbok
9
Generelt om innlegging av data i FagAdmin
programmet.
Før vi går i gang med innleggelse av data er det noen rutiner som går
igjen i alle skjermbildene. Det er derfor lurt å bruke noen minutter på
å lese igjennom dette avsnittet da alle standard operasjoner ikke alltid
forklares i detalj senere i håndboka.
NY benyttes når man skal legge inn nye data, som for
eksempel kunder, konti etc. Trykk på denne knappen før du begynner
å taste inn nye data. Denne knappen vil blanke ut eventuelle data som
står i feltene fra før. Markøren (den blinkende streken som angir hvor
bokstavene kommer når du trykker på tastaturet) vil stå i første feltet.
De GULE feltene MÅ fylles ut. De HVITE kan fylles ut etter behov.
LAGRE benyttes etter at du har fylt inn alle de GULE
feltene og de HVITE som du ønsker i tillegg. Først nå vil data bli
lagret i databasen. Dette vil du kunne se ved at det nye navnet vil bli
synlige i listen lengst til venstre. Har du glemt å fylle inn noen av de
GULE feltene og allikevel trykker LAGRE vil systemet spørre etter
det som mangler.
SLETT benyttes når en kunde etc. ikke lenger er
nødvendig å vise frem. Det du sletter vil ikke bli slettet fra databasen,
men vil ikke vises lenger. Dette er gjort slik at selv om du har for
eksempel gamle kunder så skal fortsatt rapportene kunne gi deg et
riktig bilde av det som har skjedd.
FA Systemer AS
NB! Det går an å hente frem slettede elementer. Er det en slettet kunde
du skal hente frem igjen går du til kundebildet, er det et slettet produkt
du skal hente frem igjen går du til produktbildet etc. Når du er i rett
register (kunde, produkt…) klikker du på knappen papirkurv oppe i
ikonmenyen – eller velg Rediger  Angre sletting… fra menyen.
Du vil så få opp en liste over alle kunder eller produkter eller… (hva
du nå skal gjenopprette) som ser noe slik ut:
FagAdmin Brukerhåndbok
10
Merk av linjen du skal gjenopprette og klikk på knappen Gjenopprett.
I dette tilfellet er det et produkt som skal gjenopprettes, og produktet
du nettopp gjenopprettet vil bli borte fra denne listen og vises i
produktlisten i stedet. Du må selv lukke vinduet for å komme tilbake
til produktlisten.
Teksttyper
I FagAdmin finner du forskjellige farger på teksten i skjermbildene.
Gule og hvite felt: I skjermbildene er det både gule og hvite felt hvor
teksten skal skrives inn.
De gule feltene viser hvilke felter som MÅ fylles ut før du kan lagre.
De hvite kan fylles ut hvis dette er ønskelig, og ofte er det for å
enklere kunne skille for eksempel kunder fra hverandre ved at man
også skriver inn fornavn og adresse inn i de hvite feltene.
FA Systemer AS
Grå og svart tekst: Normalt er teksten svart på hvit eller gul bakgrunn.
I noen felter vil teksten være grå. Dette betyr at du ikke kan
redigere/endre denne teksten, av systemtekniske grunner.
FagAdmin Brukerhåndbok
11
Avsnitt
5.
Faste registre
I dette kapitlet går vi igjennom alle innleggelser i de faste registrene
og klargjør systemet for bruk i salongen. FagAdmin™ kommer med
en del ferdig definerte data slik at man slipper å taste inn alt på nytt.
Kunder
Kundekortet er veldig likt de andre kortene/registreringsbildene
systemet består av. Du finner igjen Ny, Lagre og Slett knappene
øverst til høyre, totallisten vil venstre og detaljene rett under. Nederst
finner du alle behandlinger og salg for valgte kunde. Vi skal nå gå
igjennom noen eksempler på hvordan man opererer FagAdmin når det
kommer nye og kjente kunder.
Du vil registrere ny kunde
Hvis du ikke allerede står i kundekortet velges dette ved å trykke på
kundeknappen (evt. trykk på Ctrl+K). Følgende bilde kommer opp:
Maskinen er nå klar til å registrere data.
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
NB! Når det kommer en kunde som du ikke ønsker å registrere med
spesifikt navn, men ønsker å registrere salg på DROP IN i stedet for,
følger du fremgangsmåten under "Det kommer en kunde som har
vært her før". Det er ikke nødvendig å legge inn DROP IN hver gang
det kommer en "DROP IN" kunde. På denne måten har du derfor
KUN èn DROP IN linje i kundelisten som du legger inn alle salg og
behandling på.
12
Registrere en NY kunde
 Velg ny ved å trykke på [Ny] knappen.
 Detaljfeltene vil nå blankes ut og streken vil stå og blinke i
fornavnfeltet.
 Fyll ut fornavn og etternavn og eventuelt andre detaljer som
adresse, postnummer og sted, telefon og ev. bursdag
 Trykk på knappen [Lagre] for å lagre den informasjonen du har
skrevet inn.
Du har nå lagt inn en ny kunde som du vil finne igjen nederst på
kundelisten. Neste gang kundekortet åpnes vil listen sorteres
alfabetisk.
Fortsett nå under neste avsnitt. Fremgangsmåten vil være den samme
som for å finne igjen eksisterende kunder.
Det kommer en kunde som har vært her før
Det finnes to typer kunder
 .Drop in – de som ikke lagres med navn
 Navngitte kunder som er faste og som man ønsker å lagre opplysninger om til senere bruk
FA Systemer AS
Alle kunder sorteres alfabetisk på etternavn i listen til venstre, såfremt
du ikke selv har sortert den annerledes. Dette betyr at kunder som har
et etternavn som starter med A kommer høyere opp i listen enn en
kunde med et etternavn som starter på B. Og her er det viktig å vite at
et etternavn som starter på . (punktum) kommer foran A!!! Dette betyr
at for å få for eksempel kunden DROP IN helt først i listen kan du
registrere dette med å skrive ”.DROP IN” (OBS! Punktum foran
DROP! – ikke skriv tegnene ” ”) i Etternavn. Fornavnet kan være
blankt. Kryss samtidig av i feltet Skrivebeskyttet. Da vil du alltid ha
DROP IN-kunden øverst i kundelisten, samtidig som du har gjort det
vanskelig å overskrive navnet når du glemmer å trykke på knappen Ny
når du skal registrere en ny kunde…
FagAdmin Brukerhåndbok
13
Kontoplan
FagAdmin leveres med et ferdig oppsett til kontoplanen i henhold til
norsk standard, men man kan selvsagt tilpasse denne til kontoplanen i
eget regnskapsprogram. Kontoplanen bør gjennomgås sammen med
regnskapsfører!
NB!! Du bør nøye vurdere forandringer før dette gjøres slik at dette
ikke senere skaper problemer for deg og/eller økonomioversikten.
Noen konti må alltid være tilstede i programmet og kan ikke endres
uten videre.
Konti du ikke må slette er:
 2700 – UTGÅENDE MVA
 Alle konti som er definert som særskilte konti
 Alle konti som benyttes av salgsgruppe
Kontoplanen tar du opp med å klikke på Registre i menyen, og
deretter velge Kontoplan.
Innlegging av ny konto
Ved innlegging av ny konto gjør du følgende:
 Trykk på knappen Ny oppe til høyre.
 Alle felter er nå blanke. Fyll ut alle de gule feltene!
 Trykk på knappen Lagre for å lagre denne kontoen.
Kontoen du laget vil vises i listen til venstre, og er nå klar til bruk.
FA Systemer AS
Sletting av konto
Det er viktig at du ikke sletter en konto med mindre det er 100%
sikkert at denne ikke lenger skal benyttes.
NB! Kontonummeret vil ikke bli frigjort når kontoen du ikke lenger vil
bruke er slettet. Dvs. at du ikke kan opprette en ny konto med et
nummer likt en slettet konto. Den slettede kontoen må du i så fall
hente opp fra papirkurven for å gjenbruke den.
FagAdmin Brukerhåndbok
14
For å slette en konto gjør du følgende




Finn kontoen du vil slette i lista til venstre.
Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
Konto detaljene vises nå i kortet til høyre.
Trykk på knappen Slett for å slette kontoen. Bekreft slettingen når
du får spørsmål om dette.
Kontoen er nå slettet.
Redigere / endre en konto
For å endre en konto gjør du følgende:




Finn kontoen du vil endre i lista til venstre.
Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
Kontodetaljene vises nå i kortet til høyre.
Endre den teksten du ønsker. Du kan ikke endre kontonummeret
da dette er benyttet som nøkkel i økonomisystemet.
 Trykk knappen Lagre oppe til høyre for å lagre de nye detaljene.
Kontoteksten er nå lagret.
NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker du
bare på en annen konto i listen til venstre. Etter at du har lagret kan
du ikke angre!
Særskilte konti
Systemet er avhengig av
å kjenne til spesielle
konti. For å gjøre
endringer på disse må
du først trykke på
knappen Rediger under
disse kontiene. Når du
så har gjort dine
endringer må du trykke
på knappen Lagre (ved
siden
av
knappen
Rediger!) for å lagre
endringene. Du kan
KUN velge blant de
konti som kommer opp i
listen! ALLE disse
kontiene må fylles ut
med et gyldig kontonummer!
 Tilgodelapp
Kontonummer som salg av og betaling med
gavekort skal registreres på. Dersom Gavekort
selges og/eller gavekort kan benyttes som
betalingsmiddel MÅ du registrere hvilken
konto som skal benyttes her!
Kontonummer som bruk av tilgodelapp skal
registreres på, på lik linje med bruk av
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
 Gavekort
15










FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS

gavekort. Dersom tilgodelapp kan skrives ut
og/eller tilgodelapp kan benyttes som
betalingsmiddel MÅ du registrere hvilken
konto som skal benyttes her!
Øreavrunding
”Sekkepost” hvor øreavrundinger skal
registreres, slik at dagsoppgjøret ikke skal
kunne vis at du mangler 17 øre i kassa…
Kasse
Konto for å kunne postere endringer i
kassebeholdning.
Terminalinnskudd Kontonummer hvor alt salg som betales med
kreditkort eller bankkort skal registreres på.
Må registreres dersom betaling med kreditkort
eller bankkort skal tillates, uavhengig av om
terminalen er fullt integrert med kassen eller
frittstående terminal.
Reserveløsning
Tilsvarende som terminalinnskudd, men
benyttes kun dersom terminalen registrerer
reserveløsning. Må ikke registreres dersom
kassen ikke har integrert betalingsterminal.
Kundeforskudd
Benyttes ofte i forbindelse med deponering av
beløp hos for eksempel optikere ved bestilling
av briller; beløp som skal være et forskuddsbetaling av et produkt som en kunde har
spesialbestilt.
Kundefordring
Som regel et beløp som er fakturert en kunde,
og som ikke er registrert betalt.
Morarenter
Renter fakturert en kunde på ubetalt faktura.
Purregebyr
Purregebyr på faktura.
Tap på fordringer Når en faktura må avskrives som tap (fjerner
fakturaen fra listen over ubetalte fakturaer) vil
fakturabeløpet fremkomme i dagsoppgjøret på
denne kontoen. Originalfaktura må da legges
ved dagsoppgjøret som bilagsgrunnlag for
regnskapsfører, men påskrift om at denne
tapsføres.
Kassa avvik
Ved avvik mellom det beløp som FagAdmin
beregner SKAL ligge i kassen ved dagens slutt
og det beløp som FAKTISK ligger i kassen
ved dagens slutt, skal dette beløpet føres til
denne kontoen fir Kasse avvik.
Elektronisk gavekort
SALG av elektroniske gavekort som skal
føres inn og UT samme dag. Her spesifiseres
kontoen dette skal føres på. Husk at elektroniske gavekort som skal selges må knyttes opp
mot en SALGSGRUPPE som igjen er knyttet
opp mot DENNE kontoen!
16
Salgsgrupper
Salgsgrupper er et begrep for å samle ulike produkter i grupper
avhengig av om dette er behandling, salg eller avgiftsfritt salg. Dette
gir bedre oversikt, og man kan raskt få oversiktlige rapporter.
NB! Skulle det være ønskelig med flere salgsgrupper bør du tenke
nøye igjennom behovet før du går i gang. Mange salgsgrupper kan gi
uoversiktlige rapporter. Vurder om en oppdeling i flere varegrupper
kan gi deg den ønskede funksjonaliteten som et alternativ til altfor
mange salgsgrupper!
Hver salgsgruppe er knyttet til en konto for salg, dvs. de konti som er i
kontogruppe 3xxx. Disse knytningene er også definert på forhånd. Du
kan endre dette, men vær klar over at dette kan gi konsekvenser for
din økonomioversikt senere. Oppsett av salgsgrupper kan med fordel
gjøres i samarbeid med regnskapsfører!
Innlegging av ny salgsgruppe
Ved innlegging av ny salgsgruppe gjør du følgende:
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
 Trykk på knappen Ny oppe til høyre.
 Alle felter er nå blanke. Fyll ut alle de gule feltene!
 Salgsgruppenavn: Skriv det navnet på salgsgruppen som skal
fremkomme i produktbildet og på rapporter.
 Konto for salg: Her velger du fra listen hvilke konto som denne
salgsgruppen skal knyttes til. Denne kontoen vil senere bli benyttet
ved dagsoppgjør og kontonavnet vil bli bokført i hovedboken.
 Kryss av i rubrikken hvis denne salgsgruppen skal momsavregnes.
Dersom du krysser av her må du også fylle ut de to siste feltene.
Krysses det IKKE av, skal de to siste feltene heller IKKE fylles ut.
17
 Konto for utg. mva: Ved kryss i feltet over må du velge utgående
mva konto som er definert i systemet med kontonummer i området
2700-2799.
 Moms sats: Du må da også velge hvilken sats det skal svares mva
etter. Prosentsatsen vil endre seg automatisk når du oppgraderer
systemet etter en mva-justering.
 Trykk på knappen Lagre for å lagre denne kontoen.
Kontoen du laget vil vises i listen til venstre, og er nå klar til bruk.
Salgsgruppen du nå laget vil vises i listen til venstre og er nå klar til
bruk.
Sletting av salgsgruppe
Det er viktig at du ikke sletter en salgsgruppe med mindre det er 100%
sikkert at denne ikke lenger skal benyttes. Du kan ikke slette salgsgrupper du har tilordnet produkter til. Du ser i listen til høyre om det
er produkter tilordnet gruppen.
NB! Du kan benytte samme navn en gang til straks det er frigjort, men
dette vil ofte skape forvirring ved rapportering da man ikke lenger har
mulighet for å se forkskjell på slettet og "ny" salgsgruppe. Tallene vil
se ut som om de ikke lenger stemmer.
For å slette en salgsgruppe gjør du følgende:




Finn salgsgruppen du vil slette i lista til venstre.
Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
Detaljene vises nå i kortet til høyre.
Trykk på knappen Slett for å slette. Bekreft slettingen når du får
spørsmål om dette.
Salgsgruppen er nå slettet.
Redigere / endre en salgsgruppe
For å endre en salgsgruppe gjør du følgende:
 Finn salgsgruppen du vil endre i lista til venstre.
 Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
 Detaljene vises nå i kortet til høyre.
 Endre den teksten du ønsker.
 Trykk knappen Lagre oppe til høyre for å lagre de nye detaljene.
Salgsgruppeteksten er nå lagret.
FA Systemer AS
NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker du
bare på en annen salgsgruppe i listen til venstre. Etter at du har lagret
kan du ikke angre!
Skriv ut alle produkter i en salgsgruppe
Nede til høyre i salgsgruppevinduet, under listen over de produkter
som inngår i den valgte salgsgruppen, finner du en knapp ”Skriv ut”.
FagAdmin Brukerhåndbok
18
Denne knappen åpner et nytt vindu som forhåndsviser er rapport som
viser alle produktene innen den valgte salgsgruppen:
Her kan du bla mellom de enkelte sidene (se øverst til høyre i dette
vinduet) ved å angi hvilken side du vil se. Eller du kan trykke på
printer-ikonet øverst til venstre for å skrive ut denne listen på en
printer. Ved siden av printeren ser du et forstørrelsesglass, som kan
øke – evt. redusere – skriftstørrelsen på skjermen (ikke på papir…).
For å lukke dette vinduet kan du trykke på knappen Close, som du
også ser øverst i vinduet.
FA Systemer AS
Du vil kunne finne denne måten å skrive ut slike lister på også i andre
vinduer. Allerede under Varegrupper vil du finne denne muligheten.
Fremgangsmåten for å forstørre, skrive, lukke dette vinduet er den
samme i alle slike vinduer.
FagAdmin Brukerhåndbok
19
Varegrupper
Varegrupper benyttes til å bygge opp salgsbildet og til rapporteringsformål. Under vises hvordan man legger inn varegrupper. Etter at du
har lagt inn de varegrupper du trenger så bestemmer du hvilke som
skal benyttes i salgsbildet.
Har du for mange varegrupper kan dette gi et uoversiktelig salgsbilde,
da hvert enkelt produkt innen en varegruppe får en knapp på
skjermen. Samtidig vil hver varegruppe ha en knapp. Har du for
eksempel 15 varegrupper og varegruppe 4 består av 52 produkter må
du da ha plass til minst 15+52 knapper=67 knapper i salgsbildet!
Innleggelse av ny varegruppe
Ved innlegging av en ny varegruppe gjør du følgende:
 Trykk på knappen Ny oppe til høyre.
 Alle felter er nå blanke. Fyll ut de gule feltene.
 Gruppenavn: Her skriver du inn varegruppenavnet. Pass på at
navnet ikke blir for langt slik at det passer inn på knappene i
salgsbildet.
 Kodabas id: Denne må føres manuelt slik at Kodabas kan gjenfinne
korrekt varegruppe ved prisimport. Dersom du ikke importerer fra
Kodabas trenger du ikke å bry deg om dette datafeltet!
 Skal vises på salgsbildet: Kryss av her hvis du vil at denne
salgsgruppen skal bli tildelt en grå hovedknapp på salgsbildet.
 Trykk på knappen Lagre for å lagre denne gruppen.
Varegruppen du nå laget vil vises i listen til venstre og er klar til bruk.
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
Sletting av en varegruppe
Det er viktig at du ikke sletter en varegruppe med mindre det er 100%
sikkert at denne ikke lenger skal benyttes. Sletter du en varegruppe
med produkter tilordnet vil disse produktene umiddelbart endres til
ikke å tilhøre noen varegruppe. Når du har slettet varegruppen kan du
ikke angre at produktene får fjernet varegruppen.
20
NB! Du kan benytte samme navn en gang til straks det er frigjort, men
dette vil ofte skape forvirring ved rapportering da man ikke lenger har
mulighet for å se forkskjell på slettet og "ny" varegruppe. Tallene vil
se ut som om de ikke lenger stemmer.
For å slette en varegruppe gjør du følgende:




Finn varegruppen du vil slette i lista til venstre.
Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
Detaljene vises nå i kortet til høyre.
Trykk på knappen Slett for å slette. Bekreft slettingen når du får
spørsmål om dette.
Varegruppen er nå slettet.
Redigere / endre en varegruppe
For å endre en varegruppe gjør du følgende:
 Finn salgsgruppen du vil endre i lista til venstre.
 Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
 Detaljene vises nå i kortet til høyre.
 Endre den teksten du ønsker.
 Trykk knappen Lagre oppe til høyre for å lagre de nye detaljene.
Varegruppeteksten er nå lagret.
NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker du
bare på en annen varegruppe i listen til venstre. Etter at du har lagret
kan du ikke angre!
FA Systemer AS
Skriv ut alle produkter i en varegruppe
Nede til høyre i varegruppevinduet, under listen over de produkter
som inngår i den valgte varegruppen, finner du en knapp ”Skriv ut”.
Benytt samme fremgangsmåte som er beskrevet i avsnittet over om
salgsgrupper.
FagAdmin Brukerhåndbok
21
Medarbeidere
Systemet krever at de ansatte legges inn for at hver enkelt ansatt skal
kunne tildeles de rettigheter de skal ha i forhold til FagAdmin. I
tillegg kan det her defineres også en del annen informasjon om den
ansatte, så som navn, adresse, telefon, ansatt dato, bankkonto etc.
Se også egen Brukerhåndbok for lønnsberegning!
Det er 3 felt som må fylles ut:
 Ansattnr
Den enkelte ansattes ansattnummer.
 Etternavn
Den ansattes etternavn.
 Tilgang i FagAdmin Tilgangsnivå i FagAdmin. Se nedenunder.
Du bør ikke tildele et ”brukt” ansattnummer til nyansatte selv om de
overtar jobben etter en som har sagt opp. Dette vil i så fall hindre deg i
å beholde en reell historikk – ved senere behov for dokumentasjon av
et hendelsesforløp.
Definering av tilgangsnivå
En ansatt kan defineres med ulike sikkerhetsnivå. Les mer om dette i
håndbok for oppsett.
Innleggelse av ny medarbeider
Ved innlegging av en ny medarbeider gjør du følgende:
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
 Trykk på knappen Ny oppe til høyre.
 Alle felter er nå blanke. Fyll som minimum ut de gule feltene.
 Ansattnummer: Hver ansatt tildeles et ansattnummer. Dette
nummeret identifiserer den ansatte i alt han/hun gjør i FagAdmin
og skal ikke endres på noe tidspunkt. Du bør ikke tildele et brukt /
slettet ansattnummer til en nyansatt. Dette vil i så fall hindre deg i å
beholde en reell historikk – ved senere behov for dokumentasjon av
et hendelsesforløp.
 Fornavn: Kan legges inn, men kan også stå blankt.
 Etternavn: Den ansattes etternavn. Dette feltet må legges inn, og du
kan ikke lagre dataene dersom dette feltet ikke er utfylt.
 Feltene adresse, Postnummer/-sted, Telefon, e-post adresse, bankkonto, ansattdato og sluttdato kan legges inn.
 Strekkode for ansatt benyttes dersom den ansatte skal identifisere
seg ved innslag på kassa med strekkode.
 Passord for ansatt er viktig at den ansatte ikke forteller andre, da
andre i så fall kan misbruke dette til for eksempel å åpne kassen for
22
å forsyne seg av innholdet og kaste mistanken over på den som er
registrert som den som åpnet kassen…
 Trykk på knappen Lagre for å lagre medarbeiderdataene.
Medarbeideren du nå lagret vil vises i listen til venstre og er klar til å
bruke systemet.
Sletting av medarbeider
NB! Medarbeidernummeret vil ikke bli frigjort selv om du sletter en
medarbeider! Vil du slette en medarbeider fordi han/hun har sluttet;
Pass på at du først registrerer sluttdato på den ansatte!




Finn medarbeideren du vil slette i lista til venstre.
Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
Detaljene vises nå i kortet til høyre.
Trykk på knappen Slett for å slette. Bekreft slettingen når du får
spørsmål om dette.
Medarbeideren er nå slettet, men kan hentes frem fra papirkurven.
Redigere / endre en medarbeider
For å endre en medarbeider gjør du følgende:
 Finn medarbeideren du vil endre i lista til venstre
 Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå
 Detaljene vises nå i kortet til høyre
 Endre den teksten du ønsker.
 Trykk på knappen Lagre for å lagre de endrede medarbeiderdata.
Endret medarbeider er nå lagret.
FA Systemer AS
NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker du
bare på en annen medarbeider i listen til venstre.
FagAdmin Brukerhåndbok
23
Leverandører
Leverandører er dine lokale leverandører. Det er ikke noe eget register
for produsenter, slik at du må evt. lage denne sammenhengen under
leverandører, om du også ønsker å registrere produsenten. Det er
selvsagt ikke noe i veien for at du her kan registrere produsenten i
stedet for leverandøren; Vurder hva som er mest hensiktsmessig for
DEG! Ved siden av at produktregisteret krever at dette registeret fylles
ut, kan du også benytte dette registeret til å lagre nyttig informasjon
om den enkelte leverandør.
Innlegging av ny leverandør
Ved innlegging av ny leverandør gjør du følgende:
 Trykk på knappen Ny for å registrere ny leverandør.
 Alle felter er nå blanke. Leverandørnavnet må som minimum fylles
ut!
 Navn: Her skriver du inn navnet på leverandøren.
 Kontaktperson: Fyll evt. inn navnet på din kontaktperson hos denne
leverandøren.
 Adresse og postnummer: Fyll ut leverandørens adresse.
 Telefon1, telefon2 og faks: Telefonnummer kan evt. fylles ut.
 E-post: E-post adresse kan også fylles ut.
 Notater: Her kan du notere andre ting du trenger å ta vare på mht.
denne leverandøren.
 Trykk på knappen Lagre for å lagre leverandørdata.
Sletting av en leverandør
For å slette en leverandør gjør du følgende:
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
 Finn leverandøren du vil slette i lista til venstre.
 Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
 Detaljene vises nå i kortet til høyre.
 Trykk på knappen Slett for å slette.
 Bekreft at valget er riktig ved å trykke på OK.
Leverandøren er nå slettet
24
Redigere / endre en leverandør
For å endre en leverandør gjør du følgende:
 Finn leverandøren du vil endre i lista til venstre.
 Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
 Detaljene vises nå i kortet til høyre.
 Endre den teksten du ønsker.
 Trykk på knappen Lagre for å lagre de nye detaljene.
Endret leverandør er nå lagret.
FA Systemer AS
NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker
du bare på en annen leverandør i listen til venstre. Etter at du har
lagret kan du ikke angre!
FagAdmin Brukerhåndbok
25
Varelager
Dersom du skal ha produkter, må du også definere et (eller flere)
varelager. Varelageret kan gjerne være lokalisert til hyllene i butikken
som du for eksempel kan kalle ”eget lager”, eller ”Butikk” eller hva
du måtte ønske. I tillegg kan du kanskje også ha et fjernlager som du
også vil ha telling på – eller din kollega, som driver selvstendig, men
deler lokaler med deg, har kanskje sitt lager som han/hun ikke vil
blande med ditt lager. I slike tilfeller opprettes flere lagre.
Innlegging av nytt varelager
Ved innlegging av nytt varelager gjør du følgende:




Trykk på knappen Ny for å registrere nytt varelager.
Alle felter er nå blanke. Lagernavnet må som minimum fylles ut!
Navn: Her skriver du inn navnet på varelageret.
Ett av varelagrene er ”standard” varelager. Det er dette lageret som
antas brukt når du skal legge inn nye varer i produktregisteret, og
skal søke frem produktet på strekkode.
 Trykk på knappen Lagre for å lagre lagerdata.
Sletting av et varelager
For å slette et varelager gjør du følgende:
 Finn lageret du vil slette i lista til venstre.
 Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
 Detaljene vises nå i kortet til høyre.
 Trykk på knappen Slett for å slette.
 Bekreft at valget er riktig ved å trykke på OK.
Varelageret er nå slettet
Redigere / endre et varelager
For å endre informasjonen om et varelager gjør du følgende:
FA Systemer AS
 Finn lageret du vil endre i lista til venstre.
 Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
 Detaljene vises nå i kortet til høyre.
 Endre den informasjonen du ønsker redigert.
 Trykk på knappen Lagre for å lagre de nye detaljene.
Endret lager er nå lagret.
NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker
du bare på et annet varelager i listen til venstre.
FagAdmin Brukerhåndbok
26
Avdeling
FagAdmin registrerer ethvert salg på en avdeling. Dersom din butikk /
salong består av kun en juridisk enhet, oppretter du en avdeling, som
alle ansatte knyttes opp mot. Men du kan også dele butikken i ulike
avdelinger. Hver avdeling henter sine produkter fra ett lager, og hver
avdeling må ta sine egne dagsoppgjør. De kan også få egen
fakturanummerering uavhengig av nummereringen i de øvrige
avdelinger, dersom du også har installert fakturamodulen. Det enkleste
for deg som kun skal selge fra en juridisk enhet er å kun opprette en
avdeling, selv om du i prinsippet kan opprette en avdeling pr. ansatt.
Du vil nederst her få opp en liste over alle ansatte i den avdelingen du
ser på. Denne listen kan skrives ut på printer.
Innlegging av ny avdeling
Ved innlegging av ny avdeling gjør du følgende:




FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
Trykk på knappen Ny for å registrere ny avdeling.
Alle felter er nå blanke. Navnet må som minimum fylles ut!
Navn: Her skriver du inn navnet på avdelingen.
Varelager er det lageret det skal tas produkter fra når en av de
ansatte i denne avdelingen gjør et salg.
 Organisasjonsnummer bør være det samme nummeret den juridiske
enheten er registrert med i Brønnøysundregistrene.
 Kontonummer er bankkontonummeret som det skal fremkomme på
bankgiroblanketter.
 Dersom du har installert fakturamodulen, kan den enkelte avdeling
ha sin egen fakturanummerrekke. Her kan fakturanummeret på
neste faktura som skal skrives ut, bestemmes. Dersom det her står 0
antas 1 – ellers får neste faktura det nummer du har angitt.
27
 Dersom du skal eksportere data til et regnskapssystem, er det
mange av disse som krever et eget klientnummer. Siden regnskap
føres på avdelingsnivå, fyller du ut dette her.
 Ved regnskapseksport er det dagsoppgjøret som skal overføres. Her
kan du angi hvilket bilagsnummer i dagsoppgjøret som er det neste
(første) som skal overføres ved neste overføring. Ved overføring til
regnskap overføres da dette bilagsnummeret og alle påfølgende
bilagsnumre frem til dagens dato, såfremt det ikke har vært
månedsskifte i mellomtiden. Da sendes kun data fra resten av
måneden og gjør systemet klart til å sende for påfølgende måned i
neste overføring.
 KundeId hos BBS: Angis dersom du benytter Fakturamodulen i
FagAdmin og har OCR-avtale med BBS. Denne får du fra BBS.
 Trykk på knappen Lagre for å lagre lagerdata.
Sletting av en avdeling
For å slette en avdeling gjør du følgende:
 Finn avdelingen du vil slette i lista til venstre.
 Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
 Detaljene vises nå i kortet til høyre.
 Trykk på knappen Slett for å slette.
 Bekreft at valget er riktig ved å trykke på OK.
Avdelingen er nå slettet
Redigere / endre en avdeling
For å endre informasjonen om en avdeling gjør du følgende:
 Finn avdelingen du vil endre i lista til venstre.
 Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
 Detaljene vises nå i kortet til høyre.
 Endre den informasjonen du ønsker redigert.
 Trykk på knappen Lagre for å lagre de nye detaljene.
Endret avdeling er nå lagret.
FA Systemer AS
NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker
du bare på en annen avdeling i listen til venstre. Etter at du har lagret
kan du ikke angre!
FagAdmin Brukerhåndbok
28
Produkter
Dette vinduet gir deg en totaloversikt over de produkter du skal selge.
Her finner du knytning mot regnskap, leverandør, lager, priser etc.
Listen til venstre viser deg alle de produkter du har i ditt sortiment,
men utelater ikke varer du er tom for på lager. Den eneste måten å få
et produkt til å forsvinne fra listen på er å slette det!
Innlegging av nytt produkt
Ved innlegging av nytt produkt gjør du følgende:
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
 Trykk på knappen Ny for å registrere nytt produkt.
 Alle felter er nå blanke. Produktnavn og salgsgruppe må som
minimum fylles ut! Vær oppmerksom på at deler av den
informasjonen du kan ønske å registrere kan ligge innunder en av
mappene nederst i dette vinduet!
 Artikkelnummer: Her skriver du inn ditt interne artikkelnummer
dersom du benytter den slags.
 Produktnavn: Navn på produktet slik det skal fremstå på
kvitteringen, fakturaen etc.
 Visningsnavn: Dersom produktet skal vises som en knapp i
salgsbildet, kan det ofte være en fordel og gi produktet et ”kortnavn”, slik at teksten på selve knappen blir så kort at den kan stå
inne i knappen. Dette navnet kan du angi her. Dette navnet vil da
ikke bli vist på dokumenter du gir fra deg til dine kunder.
 Leverandør er for å holde oversikt over hvem som leverer akkurat
dette produktet til deg: hvor du skal bestille nye varer når du går
tom for produktet.
 Salgsgruppe sier hvordan et produktsalg skal posteres i regnskapet.
Dersom salg av produktet skal føres konto 3000, og salgsgruppen
SALG er knyttet nettopp til konto 3000, knytter du produktet opp
mot salgsgruppen SALG. Få gjerne din regnskapsfører med på å
sette opp korrekt salgsgruppe på dine varer.
29
 Vektpris: Dersom prisen som angis er etter vekt (oppgitt pris = pris
for 1 hel enhet som vekta viser), krysser du av her.
 Kostpris er pris inn til din butikk – eksklusive mva!
 Salgspris eks. mva er det dine kunder må betale deg – når man ser
bort fra mva. Mao: ditt dekningsbidrag er Salgspris eks. mva –
Kostpris
 Salgspris inkl. mva er hva dine kunder faktisk må betale for
produktet. Når du angir prisen inkl. mva vil du se en automatisk
justering av beløpet eks. mva – og vice versa.
 Feltet fortjeneste i kr og % er kun visningsfelter, og viser dekningsbidraget.
 Varegruppe: Dette feltet benyttes til å bygge opp knappene på
touchbildet. Se tidligere punkt om varegrupper. Varegrupper
benyttes også til å sette sammen rapporter basert på gruppering av
ulike produkter.
 Bruk varetelling: Ja / Nei for hvorvidt et produkt skal telles ned fra
varelager, eller kun regnes som ”Tilgjengelig / Ikke tilgjengelig”.
For eksempel er det ikke hensiktsmessig å bruke varetelling på
massasje – om du da ikke kun har et gitt antall massasjer å gi… 
 Ikke beregn provisjon: Kryss av dersom dine ansatte lønnes ut fra
provisjon av det salg de genererer, samtidig som akkurat dette
produktet IKKE skal generere provisjon. Eksempel på dette kan
være gavekort, som ikke genererer noe salg, selv om det genererer
en inntekt - som en annen ansatt kanskje får provisjon for på et
senere tidspunkt da gavekortet brukes. Andre eksempler: Tilbud på
produkter hvor produktet selges til kostpris for å tømme lageret, og
andre produkter ”som selger seg selv”.
 Trykk på knappen Lagre for å lagre leverandørdata.
Sletting av et produkt
For å slette et produkt gjør du følgende:
 Finn produktet du vil slette i lista til venstre.
 Trykk på teksten (i listen) slik at linjen i lista blir blå.
 Detaljene vises nå i kortet til høyre.
 Trykk på knappen Slett for å slette.
 Bekreft at valget er riktig ved å trykke på OK.
Produktet er nå slettet
Redigere / endre e t produkt
For å endre informasjonen om et produkt gjør du følgende:
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
 Finn produktet du vil endre i lista til venstre.
 Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå.
 Detaljene vises nå i kortet til høyre.
 Endre den informasjonen du ønsker å redigere.
 Trykk på knappen Lagre for å lagre de nye detaljene.
Endret produkt er nå lagret.
30
NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker
du bare på et annet produkt i listen til venstre. Etter at du har lagret
kan du ikke angre!
Endre beholdning på varelager
Merk av det varelageret du vil endre beholdningen i. I eksempelet
under vil du endre beholdningen på laget nr. 0; Eget lager fra 55 til 75:
Etter at du har merket linjen med rett varelager, klikker du på knappen
[Legg inn varer] (eller dobbeltklikker på linjen). Du får da opp dette
vinduet:
Her fyller du (som det
allerede er gjort i dette
bildet) ut feltet endring
med det antallet lageret
skal endres med. Får du
20 produkter du skal legge
inn på lager i tillegg til det
som ligger der fra før,
skriver du 20 i feltet (altså
IKKE 75 – som er det nye, korrekte antallet, men kun økning i antall).
Dersom du har foretatt en varetelling og funnet at du har 53 – og ikke
55 – på lager, kan du skrive -2. Klikk på OK for å lagre endringen.
Du ser også her når produktet sist ble solgt til en kunde, samt for hvert
varelager vil du se når det sist ble gjort en endring av beholdningen på
varelageret utenom salg av produktet.
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
Endre strekkode
Normalt vil et produkt i et land kun ha en strekkode. Denne
strekkoden skal entydig definere produktet, og består av en rekke tall,
som bl.a. identifiserer land produktet skal omsettes, produsent og
selve produktet. Men iblant går leverandøren tom for produktet, og
ringer sin samarbeidspartner i nabolandet, som straks sender en pall
med samme produkt til leverandøren. I slike tilfeller vil disse
produktene være utstyrt med strekkode (såkalt EAN-nummer)
tilpasset det land varen kommer fra. Når du da mottar dette produktet,
vil den strekkoden som DU har oppgitt på produktet (og som alltid har
fungert – så langt) ikke være nok til å identifisere produktet. Du må
legge til også den utenlandske strekkoden for å finne igjen produktet –
og kunne ta vare på den nye strekkoden i tilfelle din leverandør gjør
deg samme peket en gang til…
31
For å legge til en ny strekkode skriver / skanner du inn
strekkodenummeret (etter at du har klikket på fanen ”Strekkoder”
nederst i produktvinduet) og trykker på knappen [Lagre ny strekkode].
Deretter vil du finne 2 linjer i tabellen i figuren rett over.
Det finnes ingen funksjon for å endre strekkode. Har du behov for å
endre strekkode, må du legge til ny strekkode og slette den gamle
strekkoden. Når du sletter strekkoden blir koden halt borte fra
databasen; det vil si at en sletteprosess ikke kan angres!
Strekkoder
Iflg. Wikipedia er en strekkode
bygget opp av 0 (hvit strek) og 1
(svart strek), slik at hvert siffer
består av 7 0’er og 1’ere. En
strekkode starter med en startkode
og avsluttes med en sluttkode. I
midten finnes en midtkode. Det
finnes
ulike standarder på
strekkoder; ofte benyttes EAN-13
som består av 12 sifre + et kontrollsiffer, men man finner også Code
128, EAN 8, UPC E, UPC A, JAN, PostBar etc. Eksempelet over er
det benyttet EAN/USS-12. Strekkoder er benyttet i varehandelen siden
1974, selv om systemet ble patentert allerede i 1949.
Samleprodukter
Et produkt som er definert som et samleprodukt, må du også oppgi
hvilke produkter som inngår i samleproduktet.
Klikk først på fanen
”Inngår
i
samleprodukt”, og klikk
deretter på knappen
Rediger for å legge til
enkeltprodukt.
FA Systemer AS
 Er samleprodukt: Kryss av dersom produktet egentlig er en samling
produkter som hver for seg skal telles. Eksempel på samleprodukt
er ”Pølsemeny”, som kan bestå av produktet Pølse m/brød, samt
produktet Brus. Men det er IKKE et samleprodukt når du skal selge
en tilbudspakke fra en leverandør som alltid skal selges samlet; for
eksempel sjampo og balsam.
Da får du opp et nytt vindu for å legge til enkeltprodukter:
Klikk på produktet i listen til venstre, og klikk deretter på knappen
[Legg til>>] for å legge produktet inn under samleproduktet. Dette
enkeltproduktet kan selvsagt fortsatt selges separat, men kan nå også
FagAdmin Brukerhåndbok
32
selges som en av flere bestanddeler i samleproduktet du har definert.
Listen til høyre skal, når du er ferdig, og klikker på knappen Lagre,
inneholde alle de produktene som inngår i samleproduktet.
Måltall
Enkelte data som omhandler data som kan måles, og blir importert fra
Kodabas for hvert enkelt produkt angis her.
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
Annet
Generell informasjon om produktet som normalt ikke detaljregistreres
så ofte er lagt inn under mappen Annet. Av beskrivelsen under vil det
fremkomme hvilken informasjon dette dreier seg om.
33
Billett
Dersom produktet er en billett som skal skrives ut på en bestemt
skriver, gjøres dette enkelt ved å registrere hvilken skriver billetten
skal skrives ut på og hvilken fil som danner malen for billetten. En
slik malfil må ligge lagret med rtf-format (Rich Text Format). Filen
kan inneholde bitmaps, så vel som koder for data som skal skrives ut.
Følgende koder kan benyttes i disse mal-filene:
Kode
<%NR>
<%CO>
<%TX>
<%DT>
<%KL>
Betydning
Billettnummer
Utsalgspris
Navn på produktet
Dagens dato
Klokkeslett billetten skrives ut
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
En fil med rtf-format kan opprettes med de fleste tekstbehandlere, som
for eksempel MS Word. Men pass på at formatet på dokumentet er likt
med papirformatet på billetten!
34
… og den vil se slik ut når den skrives ut:
FA Systemer AS
Billettfilen lagres slik:
FagAdmin Brukerhåndbok
35
Avsnitt
6.
Daglig bruk
Salg
Velg den kunden salget skal registreres på (spesifikt kundenavn, eller
.DROP IN). Alternativt kan du søke etter et kundenavn, eller
telefonnummer ved å skrive dette i feltet over listen. Du VELGER en
kunde ved å klikke med musepekeren på kundens navn i kundelisten.
Når du har funnet riktig kunde og denne har blå (eller grå) bakgrunn
vil detaljene vises i detalj delen av kortet
Trykk nå på den store grønne knappen Salg til høyre i kundevinduet
for å starte registreringen av hva kunden skal betale for.
Det første du må gjøre er å
identifisere deg. Det skal alltid
være mulig å etterspore hvem som
har foretatt et salg! Du kan enten
velge navnet ditt fra utvalgslinjen /
nedtrekkslinjen, eller du kan skrive
inn ansattnummeret ditt på
tastaturet eller via knappene i dette
vinduet. Dersom utsalgsstedet
benytter passord på den enkelte
ansatte må dette også skrives inn.
Trykk på knappen OK for å fortelle
PC’en hvem du er.
FA Systemer AS
Så snart systemet har sjekket at du hal lov til å utføre salg, får du opp
selve salgsbildet med de knapper og funksjoner som ligger inne til
dette formålet. Antall knapperader og –kolonner kan du sette opp i
oppsettet for det enkelte kassapunktet, sammen med en del andre
funksjoner, som du kan lese mer om i Brukerhåndbok for oppsett.
FagAdmin Brukerhåndbok
36
Overstående salgsvindu er spesielt bygget opp for touchskjerm, men
fungerer fint også om man vil benytte mus til å trykke med. De grå
knappene du ser i de to øverste radene er definert vha varegrupper (se
tidligere), de øvrige knappene (rad 3-5) er definert vha produktarket
hvor man forteller hvilken varegruppe et produkt tilhører.
Produktknappene kan du selv definere farge på både bakgrunn og
skrift. Eksempelet over er satt opp med 10 knapperader og 5 knapper
pr. rad. Den første og siste produktknappen er det angitt særskilt farge
for.
Når en kunde skal kjøpe et (eller flere) produkt, kan enten strekkoden
på produktet skannes inn med strekkodeskanner, eller du kan trykke
på knappen som tilsvarer det produktet kunden skal ha.
Skal kunden ha mer enn 1 produkt, kan du – så snart du har trykt på
produktknappen (og produktlinjen i kassalappen oppe til venstre, rett
under kundenavnet, er markert) – angi antall i ”kalkulatoren” rett
under kassalappen. Om du ikke har strekkodeskanner, og produktet
ikke finnes som egen knapp, kan du søke deg frem til rett produkt ved
å trykke på knappen [Fra liste]. Du får da opp dette vinduet:
Her kan du søke deg frem til rett produkt dersom du vet leverandøren
av produktet. Velg produkt og trykk på knappen [OK]. Vær klar over
at det finnes en knapp i dette bildet som også viser produkter som
IKKE er definert med leverandør.
Redigere
Dersom det i oppsettet er krysset
av for “Redigering av produkttekst
mulig ved varesalg” kan du
redigere produktet:
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
Trykk / klikk på knappen “Endre”.
Du vil så få opp et nytt bilde på
skjermen hvor du kan endre
Produkttekst, pris, og evt. angi rabatt på produktet:
37
I realiteten er det kun ved behov for å kunne redigere produktnavnet at
dette bildet trengs å åpnes:
Rabatt
Skal det gis rabatt på et eller flere produkt er den enkleste måten å
trykke på den grønne knappen merket “Rabatt” bak totalprisen. Da får
du opp et nytt bilde:
Rabatt kan gis enten i kroner eller prosent. Standard er at rabatt kun
skal gis på den markerte linjen i salgsbildets “kassalapp”, men du kan
overstyre dette:
Rabatt i KRONER:
FA Systemer AS
 Du kan fordele rabatten du oppgir på alle varelinjer. Om en linje er
rabattert fra før gis det rabatt på det rabatterte beløpet!
 Du kan gi rabatt på alle ordrelinjer, men slik at du kun gir rabatt på
den opprinnelige prisen, slik at kunden ikke får dobbelt rabatt.
Rabatt på alle linjer fordeles på de enkelte produktene vektet ut fra
hvert produkts salgspris.
Rabatt i PROSENT:
FagAdmin Brukerhåndbok
38
 Som for kronerabatt kan du gi rabatt på alle linjer – slik at allerede
rabatterte produkter gis rabatt på den rabatterte prisen
 Rabatt kan gis som en fast prosentsats på ALLE ordrelinjenes
opprinnelige, urabatterte pris.
 Rabatt kan eventuelt gis KUN på de ordrelinjer som ikke rabattert
fra før.
Registrere salg på flere ansatt e
I en del bransjer får de ansatte provisjon av det salg de gjør. Og i slike
tilfelle kan ett salg måtte fordeles over flere ansatte; for eksempel i
frisørbransjen: mor og datter klipper seg, men ikke av samme frisør.
Når mor skal betale starter en av frisørene med å identifisere seg, for
deretter å registrere det salg vedkommende er ansvarlig for. Deretter
må neste frisør registrere hva vedkommendes behandlinger. Men før
han / hun slår inn dette må han/hun trykke på knappen [Velg ansatt],
slik at de påfølgende produktene / behandlingene blir registrert på
korrekt ansatt. På dagsoppgjøret vil da disse salgene komme fordelt
korrekt på den enkelte ansatt. Men dersom de to ansatte tilhører hver
sin avdeling, og kunden betaler med bank- eller kreditkort, vil dette
beløpet komme inn på den konto som tilhører avdelingen som den sist
påloggede ansatte tilhører! Med andre ord: I disse tilfellene må det til
en intern fordeling av penger mellom avdelingene i etterkant, eller
salget må slås inn pr. avdeling.
Funksjonene som ligger i knappene øverst i dette vinduet er som
følger:
 Regning
Kan benyttes til restaurantversjonen, og krever en
egen kjøkkenskriver installert. En kjøkkenskriver kan
enten være en ”vanlig” Windows-definert skriver eller
en kvitteringsskriver av samme type som selve
kvitteringsskriveren.
Dersom
kvitteringsskriver
benyttes som kjøkkenskriver må denne defineres med
en egen COM-port utgang.
Funksjon for å skrive ut regning FØR salget avsluttes.
Denne funksjonen er spesielt tiltenkt spisesteder, og
knappen vises kun dersom du har krysset av for
”Restaurantversjon” i oppsettet, under fanen Program.
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
 Kjøkken
39
 Deponere
 Bytt ansatt
 Notat
 Fra liste
 På vent
 Betale
 Avbryt
Dersom det skal deponeres på et beløp før salget
avsluttes, benyttes denne knappen; for eksempel vil
optikere ofte kreve et beløp for å dekke inn brilleglass
ved varekjøp når brillen bestilles for å dekke inn sine
kostnader, selv om salget først avsluttes når kunden
kommer og henter sine briller senere, eller en
klesbutikk vil ha et beløp for å dekke risiko ved
hjemlån. Normalt legges denne type salg ”på vent”
etter deponering. Dersom du har krysset av i oppsett
(under Program) for å kunne skrive ut signaturkvittering ved hjemlån skrives også en kvittering som
kunden kan kvittere på for hjemlån. Denne signaturkvitteringen bør du ta vare på som grunnlag for
fakturering av kunden i etterkant, og/eller som bevis
på hva kunden har tatt med seg.
Se eksempelet over hvor flere ansatte skal dele ett
salg (eksempelet med mor / datter som klippes).
Klikk på denne knappen dersom du vil skrive inn et
kort notat koblet opp mot dette konkrete salget. Du vil
kunne se notatet enten ved å se på salget i etterkant,
eller i listen under arkfanen ”Kundenoteter” på
kunden.
Vel produkt fra liste (se eksempel over).
Dersom du har registrert ordrelinjer (og kanskje også
notat) på en ordre (et salg), men ikke kan terminere
salget – for eksempel ved at kunden finner ut at
han/hun skal ha mer, og du ikke vil slå alt inn på nytt
senere, kan du legge salget / ordren ”på vent”. Du kan
senere hente frem igjen denne ordren.
Når du har registrert alt kunden skal betale for, og er
klar til å motta betalingen: Tykk på denne knappen.
Avbryt salget og gå tilbake til kundelisten. Alle
innslag blir borte.
Funksjonene ”På vent” og ”Betale” behandles på de påfølgende sidene
i denne dokumentasjonen.
Betaling
En kunde kan betale på ulike måter:
Kontant
Terminal
Gavekort
Faktura
 Tilgodelapp
Beløp som betales med ”gammeldagse penger”.
Beløp som skal trekkes fra bank- eller kreditkort.
Beløp som betales med gavekort.
Beløp som skal faktureres kunden. Dette krever at
du også har kjøpt fakturamodulen, som gjør at du
kan skrive ut faktura direkte fra kassen.
Ved kreditering av tidligere varekjøp kan kunden får
tilgodelapp i stedet for pengene-tilbake, men en 13sifret strekkode med 17 som de to første sifre. De
resterende sifre er nummeret på tilgodelappen.
Denne lappen kan benyttes som betalingsmiddel ved
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS




40
senere varekjøp (normalt innen en gitt tidsfrist). Ved
betaling eller delbetaling med tilgodelapp, må
tilgodelappen trekkes separat. Dette fordi systemet
må kunne sjekke om tilgodelappen er gyldig, og evt
hvor mye som kan trekkes på denne.
Når du trykker på knappen [Betale] i salgsbildet, vil du få opp dette
bildet:
Du kan i oppsettet definere hvor beløpet normalt skal komme når dette
vinduet åpnes; enten kontant, terminal eller andre. Dersom de aller
fleste kundene pleier å betale med kort, kan du sette standard
betalingsformat i oppsettet under fanen Kassapunkt.
Betaler kunden med kort, vil du se på skjermen hva som vises i
displayet på betalingsterminalen!
Du kan godt fordele totalbeløpet med ulike betalingsmåter; For
eksempel kan et beløp på kr 3480 deles opp med:
 Gavekort kr 500
 Kontant
Kr 500
 Terminal kr 2500
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
I dette tilfellet vil det stå under kontant-beløpet: Gi tilbake kr 10,00.
Dette feltet vil alltid inneholde hva du skal gi tilbake til kunden,
dersom kunden betaler for mye for en vare. Du trenger altså ikke selv
å regne ut hva kunden skal ha tilbake når kunden i overstående
eksempel (totalpris kr 3480) ber deg trekke kr 3700 på kortet (om du
aksepterer å betale mellomlegg når bankkort benyttes – vær
oppmerksom på at du selv kan måtte betale evt. gebyrer hos
kreditkortselskap ved denne type oppgjør). Du vil i dette tilfellet få
beskjed om å gi tilbake kr 220,-.
41
Tilgodelapp
Dersom kunden skal betale med tilgodelapp – enten HELE beløpet
skal trekkes fra tilgodelappen ELLER kun deler av beløpet skal tas
derfra, må betaling med tilgodelappen skje separat – det vil si FØR
den øvrige betalingen – ved å trykke på knappen Tilgodelapp. Dette
kan virke tungvindt, men årsaken er at når tilgodelapp skal benyttes
må systemet først sjekke om tilgodelappen er gyldig, og eventuelt
finne ut hvor mye som gjenstår på tilgodelappen. Når systemet har
godkjent beløpet tilgodelappen skal trekkes for kan resten av beløpet
eventuelt fordeles på kontant / terminal / gavekort / faktura. Dette
fører da til at forretningen til enhver tid kan få ut en oversikt over
utestående beløp på tilgodelapper. Systemet trekker automatisk så
stort beløp som mulig fra tilgodelappen før kunden evt. blir bedt om
ytterligere betaling.
Når du trykker på knappen ”Betal med Tilgodelapp”, får du opp dette
vinduet:
Skriv inn (eller skanne inn) tilgodelappnummeret. Dermed vet
systemet:
 Er tilgodelappen fortsatt gyldig?
 Hvor mye kan trekkes fra tilgodelappen? Systemet trekker
automatisk maksimalt beløp fra tilgodelappen. Beløp under 1 krone
slettes automatisk.
Når du trykker [Enter] får du
automatisk opp hvor mye som
står tilbake på gavekortet / til
godelappen. I dette tilfellet er
gavekortet oppbrukt og den
resterende betalingen må skje på normalt vis. Gavekortbetalingen vil
komme som egen linje på kundens kvittering.
FA Systemer AS
Elektroniske gavekort
Dersom kunden vil del-betale med elektronisk gavekort, må dette
gjøres ved å trykke på knappen ”Delt betaling med flere
kort”. Det samme gjelder dersom et kjøp skal betales med
mer enn ett kreditkort.
For å gjøre dette litt klarere i et litt komplisert eksempel: En kunde
kommer og handler for kr 6000, hvorav:
FagAdmin Brukerhåndbok
42
 1000 skal trekkes fra et elektronisk gavekort
 2000 trekkes fra et VISA-kort
 1500 trekkes fra et Diners kort
 500 betales med tilgodelapp
 Og de resterende 1000 kroner betales kontant
Må dette gjøres slik:
 Først trykker du på knappen Delt Betaling. Registrer der de første
1000 kroner og be kunden dra gavekortet. Kvittering skrives ut og
du kommer automatisk tilbake til salgsbildet. Nå gjenstår det bruk
av 2 elektroniske kort, en tilgodelapp samt kontantdel.
 Trykk på ny på knappen Delt Betaling og registrer kr 2000 og be
kunden dra sitt Visa-kort. Igjen skrives kvittering ut. Nå gjenstår
det bruk av ett elektroniske kort, en tilgodelapp samt en kontantdel.
 Velg til slutt EN av følgende valg:
1. OBS! Benytter dere ikke nummererte gavekort og/eller
tilgodelapper KAN du slå inn de 500 kronene under Gavekort,
dersom Gavekort og Tilgodelapp skal registreres på samme
konto, slik at du da registrerer Dinerskortet på 1500 under
Terminal, 500 på Gavekort og 1000 på kontant. Trykk på Betal
for å få avsluttet salget.
2. Ønsker dere å kunne følge opp gavekort / tilgodelapper må
dere trykke på knappen Tilgodelapp for å registrere betalingen
på kr 500. Se i avsnittet om Tilgodelapp rett før dette avsnittet
for å få beskrevet der hva som skjer. Deretter (når
tilgodelappen er behørig registrert…) registrerer du Dinerskortet på 1500 under Terminal og 1000 på kontant. Trykk på
Betal for å få avsluttet salget.
På vent
Du kan, som tidligere nevnt, legge et salg på vent. Når kunden er klar
til å betale kan du hente opp igjen det lagrede salget fra kundebildet:
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
Trykk på knappen [På vent] i menylinjen, og du får opp en oversikt
over alle salg som ligger på vent. Denne listen kan du sortere på ulike
kriterier, og du kan begrense listen til kun å vise salg som en enkelt
ansatt er ansvarlig for. Merk av ordren og klikk på knappen [Rediger].
Da får du salget opp i det normale salgsbildet igjen, hvor du tidligere
startet salget, og du kan fortsette – enten med å supplere salgslisten,
eller ved å registrere betaling. Skal salgslisten suppleres, kan salget
enten legges tilbake til ”På vent”, eller betales.
43
I dette tilfellet er listen sortert på dato; Nyeste ordre først.
Ved å trykke på knappen Slett vil ordren fjernes fra listen, og du vil
ikke kunne ta betalt for denne ordren i fremtiden, da alle data om
salget slettes.
Du kan også endre kunde her; Ved å klikke på knappen “Endre
kunde” får du spørsmål om kundenavn skal endres til den kunden du
har markert i kundebildet (ligger bak – vises ikke her…).
Du kan også skrive ut ordren som den ligger på vent som et
ordregrunnlag:
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
Forskuddsbetaling/Depositum
Dersom det angis i oppsett (mappen Program) at depositum eller
delbetaling er tillatt vil du i salgsvinduet få en ekstra knapp:
Deponere. Når du har registrert hva kunden skal kjøpe, uten at kunden
skal betale det hele der og da – men kun en del av totalbeløpet, kan du
trykke på denne knappen og du får da opp kalkulatoren (over) for å
registrere betaling, og også hvordan betaling skjer. Når du så vender
tilbake til salgsvinduet ser du på ”kassalappen” oppe til venstre hva
kunden faktisk har betalt. Slik delbetaling kan skje med flere terminer.
Men når delbetaling er skjedd legges ordren automatisk ”på vent”!
Når så betaling av alt resterende skal skje må ordren tas ut fra på vent
og kalkulatoren vil ta hensyn til tidligere innbetalinger.
44
Før slik delbetaling kan benyttes må du passe på:
I kontoplanen vil en konto være definert blant de særskilte kontiene
for kundeforskudd. Sjekk med din regnskapsfører at det faktisk er
denne kontoen slik deponering skal registreres på. Ved avslutning av
salget vil denne kontoen motposteres for det deponerte beløpet.
Dersom det er hjemlån det er snakk om, og kunden kommer tilbake
med varen, vil du få beskjed om å betale kunden tilbake beløpet
han/hun har betalt som depositum dersom ordren slettes fra PåVent.
Kreditering av salg
Når du har slått inn feil eller kunden vil ha igjen penger og du har
skrevet ut kvitteringen må du KREDITERE hele – eller deler av ordren. Du gjør følgende:
Hent frem kunden fra kundebildet
Og merk av linjen som skal krediteres i oversikten over kundens
ordre. Trykk så på knappen [Se på ordre].
FA Systemer AS
Er du usikker på hvilken ordre det er som skal krediteres, men vet
hvilken dag kunden (som kanskje kun ble registrert som ”kontantkunde”) handlet, kan du trykke F6 (eller fra menyen velge Rediger 
Søk etter behandling/Salg) og få opp et søkebilde du kan legge
begrensninger på; for eksempel ved å velge kun å vis behandlinger en
konkret dato:
FagAdmin Brukerhåndbok
45
Her vil det da straks bli enklere å finne korrekt ordre. Også fra dette
vinduet må du merke av linjen med salget som skal krediteres og
klikke på knappen [Se på ordre]. Da vil du kunne ta opp salgsbildet i
”se-på modus”:
Skal HELE ordren krediteres?
Klikk på knappen med rød K opp til høyre; Krediter ordre. Krediterer
du en ordre som er betalt med gavekort eller kreditkort/bankkort vil
systemet forutsette at du betaler tilbake i kontanter! Dette fordi det er
lagt inn sikkerhet i systemet som gjør at du ikke skal kunne fylle opp
andres kreditkort kun ved å ”kreditere feil ordre”…
Skal kun en ordrelinje krediteres?
I en krediteringssituasjon kan det være at kunden har kjøpt feil
produkt, kommer tilbake med produktet i uåpnet pakke og vil ha
tilbake pengene / kjøpe nytt produkt. I begge disse tilfellene er det
naturlig å kreditere salget av det ene produktet før du registrerer
byttingen som salg av et nytt produkt.
For å kreditere en linje, for eksempel den nederste linjen i eksempelet
over, må du klikke på knappen [Krediter linje] bak på akkurat den
ordrelinjen du vil kreditere. Du kan kreditere flere linjer på dette viset,
men skal du kreditere alle linjene bør du bruke den røde K’en øverst
til høyre, som beskrevet rett over.
På dagsoppgjøret denne dagen vil slike krediteringer fremkomme på
Debet-siden på salgskontoen (normalt konti i 3000-serien).
Sikkerhetskopi
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
Med alt teknisk utstyr – så vel mekanisk som elektronisk utstyr – vil
feil iblant forekomme. Jo mer avansert utstyret er, desto større er
sannsynligheten for at du en dag opplever en feil du ikke helt vet
hvordan du skal håndtere. Og den kanskje største faren er tap av data.
46
 Ta derfor backup / sikkerhetskopi HVER DAG (som det siste du
gjør før du lukker).
 Ta med deg sikkerhetskopien ut av huset.
 Ikke ta sikkerhetskopi kun til samme medium (zip-disk, USB-pen
etc.) hver dag, men bytt på slik at en evt. feil på backup-enheten
ikke hindrer deg i å kunne legge tilbake sikkerhetskopi.
Snakk gjerne med våre selgere eller supportpersonell om gode råd i
forhold til sikkerhetskopirutiner.
Dagsoppgjør
Se egen Brukerhåndbok for Dagsoppgjør.
Timebok
Se egen Brukerhåndbok for Timebok.
Oppsett
Se egen Brukerhåndbok for Oppsett.
Feilhåndtering
FA Systemer AS
Under utviklingen av dataprogram oppstår det gjerne feil eller
mangler i programmet; Dette skyldes gjerne at systemet ikke har tatt
høyde for alt det utstyr den enkelte bruker kan ha tilkoblet sin maskin,
eller at brukeren bruker programmet på en måte programutvikler ikke
har tenkt på, eller at ting rett og slett blir oversett under tilvirkningen
av programvaren. For å ”luke ut” alle slike feil har vi her lagt inn et
bilde som vises i det øyeblikk en programfeil oppstår. Dette bildet ser
slik ut (teksten i de hvite feltene vil variere):
Selv om denne meldingen i aller høyeste grad kan se kryptisk og
uforståelig ut er det svært viktig at du sender denne meldingen til FA
FagAdmin Brukerhåndbok
47
Systemer. Dersom dette betyr at det er feil i programmet vil det gi FA
Systemer mulighet til å rette opp feilen – og du få nu / korrekt versjon
av programmet. Og om feilmeldingen skyldes at du har feil i dine data
vil du få melding om hva du må gjøre for at dine grunnlagsdata skal
bli korrekte. Du sender meldingen til FA Systemer enten ved at du
trykker på knappen [Send Mail] (om du har internett-tilkobling og et
e-post program du benytter) eller på knappen [Skriv ut]. Sistnevnte
knapp skriver ut feilsituasjonen på printer (i blant med noe mer
informasjon enn hva du kan se i overstående vindu), og dette må enten
sendes via telefaks eller brev til FA support (se adresse på
utskriftsarket). Bare ved at du sender dette kan vi stadig gi deg et
bedre og tryggere verktøy å jobbe med!
Support
FA Systemer AS yter telefonsupport til sine kunder. Denne supporten
er en tjeneste som i utgangspunktet ytes uten ekstra kostnad for
brukere av FagAdmin produktene overfor de kunder som har betalt
lisensavgiften for inneværende år.
 Support ytes på spørsmål om bruk og installasjon av ditt FAprodukt, samt feil som oppstår ved bruk av programvaren.
 Har du også kjøpt maskinvare (hardware) av FA Systemer AS ytes
det også support på dette utstyret i henhold til garantiavtaler, men
om slikt utstyr leveres av andre må support vedrørende det tekniske
utstyret gis av den som har solgt utstyret.
Supportavdelingen i FA Systemer AS har følgende åpningstider:
Mandag – Fredag
Lørdag
Søndag
kl 08:30-20:30
kl 10:00-16:00
Stengt
Ønsker du ”på-stedet-support”; at vi rykker ut og yter bistand i dine
lokaler, må vi ta oss betalt for denne typen bistand, om ikke annet er
spesifikt avtalt på forhånd.
PC-nett
Dersom du kjører FagAdmin på flere kassapunkter og du kjører mot
en felles database som enten ligger på ett av kassapunktene eller på en
egen dedikert server, eller du har knyttet en såkalt ”bakroms-PC” opp
mot FagAdmin databasen: Da har du knyttet maskinene opp i et PC
nettverk.
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
Selve drifting av et slikt PC-nett faller utenfor supporttjenesten FA
Systemer AS tilbyr, om ikke annet er spesifikt avtalt skriftlig. Det kan
i slike tilfeller kunne være formålstjenelig for bedriften at du oppretter
en avtale med en lokal driftsansvarlig om levering av tjenester som
driften av et PC-nettverk krever – herunder også med garantier om ”på
stedet service” innen et garantert tidsrom.
48
Avsnitt
7.
Rapporter
Systemet består av er rekke rapporter du kan skrive ut både som bilag
til regnskap og som informasjon til å styre bedriften bedre.
Generelt
Dialogboksen hvor du forteller hva du skal se på er stort sett bygget
opp på samme vis:
Til venstre velger du rapporttype ved å klikke på linjen med
rapportnavnet. Øverst til høyre kan du begrense utvalget rapporten
skal vise data om, for eksempel angi en eller alle avdelinger, data i et
gitt tidsrom etc.
Nede til høyre vil du finne noen knapper, som går igjen i rapportene:
Til Excel viser rapportdata i form av et MS Excel regneark. Dette
krever at du har MS Office installert på kassen / arbeidsstasjonen.
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
Forhåndsvis viser rapporten slik den vil se ut når den evt. skrives ut.
Du må ha installert Acrobat Reader installert for å bruke denne
(Acrobat Reader er et gratisprogram og er sannsynligvis installert hos
deg – bruk helst versjon 10 eller nyere!). Når rapporten kommer opp
på skjermen din kan du skrive den ut ved å velge Fil  Skriv ut fra
menyen, eller trykke <Ctrl> P, eller klikke på printerikonet oppe i
ikon-menyen. Du kan også lagre rapporten som en PDF-fil ved å velge
fra menyen: Fil  Lagre Som  PDF (eller trykke <Skift> <Ctrl> S
på tastaturet). Vær da oppmerksom på at den filmappen du får opp er
en «Temporær filmappe» (svært vanskelig å finne igjen!!!). Velg en
annen filmappe å lagre dokumentet i, og gi filen et «normalt» navn!
49
Du kan sende rapporten med Epost ved å velge fra menyen: Fil 
Legg ved i epost. Klikk bare på Legg ved dersom du har et epostprogram (MS Outlook), eller velg alternativt «Bruk Adobe SendNow
Online».
Alle åpne rapporter og regneark må DU lukke etter bruk, da de ikke
lukkes automatisk – heller ikke når FagAdmin lukkes!
Noen rapporter har et format som var standard i versjon 3. Disse
rapportene vil også bli skrevet om i tiden fremover. Disse har dette
standard-utseendet:
Og til høyre har du øverst i en del rapporter mulighet til å begrense
utvalget rapporten skal vise data om, for eksempel en eller alle
avdelinger, salgsdata i et gitt tidsrom etc.
Nede til høyre vil du finne noen knapper, som går igjen i rapportene:
Vis rapport viser hvordan rapporten ser ut
når du har fylt ut utvalgskriteriene.
Du kan lagre rapporten på din egen disk,
formatet på den lagrede rapporten
bestemmer du; PDF, Word (doc), Excel
etc.
Ofte er alt du ønsker å gjøre å skrive
rapporten ut på papir – via din normale
A4-skriver…
FA Systemer AS
I stedet for å skrive ut rapporten kan den sendes til en e-post mottager.
Enkelt…?
Når du er ferdig lukker du rapporten og kan registrere videre på
kassen din.
FagAdmin Brukerhåndbok
50
Bokføringsrapport sammendrag
Denne rapporten gir deg et sammendrag av flere dagsoppgjør, med
totalsummer for de enkelte konti i et gitt tidsrom
Utvalg
Rapporten kan skrives ut for en enkeltavdeling
eller for hele bedriften totalt.
Det må angis et tidsrom for utplukk av data til
rapporten.
Innhold
Rapporten summerer alle dagsoppgjør innen et gitt tidsrom konto for
konto. Dersom flere avdelinger posterer salg, må alle avdelingene
benytte samme kontoplan, slik at dette ikke byr på ekstra problemer.
Alle tall skal stemme med det du selv kommer frem til ved å summere
hvert eneste dagsoppgjør innen samme periode som oppgitt over.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
51
Bokføringsrapport detaljert
Denne rapporten gir deg en utskrift av de enkelte dagsoppgjør for et
gitt tidsrom. Hvert dagsoppgjør skrives ut for seg.
Utvalg
Rapporten kan
enkeltavdelinger.
skrives
ut
for
alle
Det må angis et tidsrom for utplukk av data til
rapporten.
Innhold
Du kan skrive ut ett eller flere dagsoppgjør fra denne rapporten. Ut fra
rapporttype skrives ulike utplukk:
Gjeldende dagsoppgjør: Alle gyldige dagsoppgjør skrives ut. Slettede
dagsoppgjør vises ikke.
Alle dagsoppgjør: Samme som over, men denne tar også med slettede
dagsoppgjør.
Slettede dagsoppgjør: Viser kun de dagsoppgjør som er slettet i
perioden.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
52
Prisliste
Rapporten skriver ut gjeldende priser, fordelt på varegruppe.
Utvalg
Du kan skrive ut liste for en enkelt varegruppe
eller alle varegruppene.
Innhold
Denne rapporten gir deg en prisliste med gjeldende priser på det
tidspunktet du skriver ut rapporten. Listen kommer sortert på
varenavn.
Eksempel
BUTIKKEN MIN A/S
Rapport: Prisliste
MAT
Pris
218.00
15.50
2.50
86.80
28.30
FA Systemer AS
Produktnavn
BIFF I SNADDERSAUS
DAGENS PØLSESNABB
GRÆNDIOSA I BITER
SURE OG SALTE POTETER
ØSTERS I KARRYSAUS
FagAdmin Brukerhåndbok
53
Varelager
Varelager er en samlingsbetegnelse på 4 rapporter:
 Dekningsbidrag
 Lagerendring
 Varetellingsliste
 Usolgte varer
Du kan gjøre utplukk fra de utplukkskriteriene som ikke er «grået ut»
- mao: De utvalgsboksene med tydelig sort skrift (i eksempelet over:
Ikke Avdeling og Varelager, men Leverandør, Varegruppe og periode.
FA Systemer AS
Den grønne streken nederst i vinduet viser hvor langt i prosessen
programmet er kommet med å behandle de enkelte utplukksdata. Vær
oppmerksom på at noen rapporter kan ta lang tid, og noen kort tid!
FagAdmin Brukerhåndbok
54
Dekningsbidrag
Rapporten skriver ut antall kjøpte og solgte produkter i en periode,
samt varer på lager ved utgangen av perioden og
dekningsbidrag/dekningsgrad
på
de
solgte
produktene.
Dekningsgraden er avhengig av at det er registrert varetransaksjoner i
gjeldende tidsrom (varetransaksjoner er et begrep som ble innført i
versjon 3.1). Dersom det ikke er registrert endring av antall på
varelager for et produkt vil ikke dekningsgraden fremkomme.
Dekningsbidrag er definert som Total salgsinntekt – Total
innkjøpspris, og skal vise hva du sitter igjen med av fortjeneste etter at
en vare / en gruppe varer er solgt.
Dekningsgraden er et uttrykk for hvor stor del av total salgsinntekt
som blir igjen etter at de variable kostnadene er dekket. Vi kan også si
at dekningsgraden er dekningsbidraget målt i forhold til inntekten.
Den regnes ut slik: Totalt dekningsbidrag * 100 / Total salgsinntekt.
Utvalg
Du kan skrive ut liste for et enkelt varelager eller alle varelagre.
Du kan begrense utskriften til varer fra en enkelt leverandør, men kan
også skrive ut for alle.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
55
Lagerendring
Rapporten skriver ut en kvitteringsliste på alle varer det er gjort
lagerendring på en bestemt dato. Slike lagerendringer skjer normalt
ved at man legger til / fjerner varer med produktregisterets knapp
«Legg til varer» i mappen Varelager.
Listen viser antall varer som er lagt inn på lager, samt kostpris (totalt
og pr enhet) for hver vare. Produktgruppen varer tilhører fremkommer
også i listen.
Utvalg
Du kan skrive ut liste for et enkelt varelager eller alle varelagre.
Du kan begrense utskriften til varer fra en enkelt leverandør, men kan
også skrive ut for alle.
Du kan begrense utskriften til varer fra et enkelt lager, men kan også
skrive ut for alle.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
56
Varetellingsliste
Rapporten skriver ut antall produkter på lager som lagerbeholdningen
er på det tidspunktet listen skrives. Listen kan foreløpig ikke skrive
ut lagerbeholdning for et annet tidspunkt enn utskriftstidspunktet.
Listen viser beholdning, kostpris pr. produkt, salgspris pr produkt,
total kostpris, total salgspris samt dekningsgrad og stekkode.
Utvalg
Du kan skrive ut liste for et enkelt varelager eller alle varelagre.
Du kan begrense utskriften til varer fra en enkelt leverandør, men kan
også skrive ut for alle.
Du kan gruppere utskriften på Leverandør, Varegruppe eller
salgsgruppe.
Krysser du av for ”Fjern blanke” blir ikke produkter med beholdning
mindre eller lik 0 skrevet ut. Ellers skrives også disse ut.
Den siste kolonnen (strekkode) kan (via utvalgsboksen Sortering)
byttes ut med Leverandør, Varegruppe, Salgsgruppe eller siste
telledato. I så fall vil listen inneholde delsummer for hver enkelt verdi
av sorteringskriteriet.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
57
Usolgte
Rapporten skriver ut alle produkter som ikke er solgt noe av i en gitt
periode. Dette kan benyttes for å vise på ukurante produkter / lagerlik
(produkter du har på lager, men ikke er solgt i løpet av de siste 2 år –
eller mer). Rapporten gis også eg godt indisium på hvilke varer som
med fordel kan selges ut til redusert pris som tilbudsvare.
Hvilket lager det usolgte produktet ligger på, leverandør av produktet,
varegruppe, samt antall produkter på lager ved periodens utløp.
Utvalg
Du kan begrense utskriften til varer fra en enkelt leverandør, men kan
også skrive ut for alle. Tilsvarende også for varegruppe og avdeling.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
58
Kvitteringsliste
Rapporten skriver ut en kopi av alle kvitteringer ut på skriver;
tilsvarende en tradisjonell Z-rapport.
Utvalg
Listen kan skrives ut for en eller alle ansatte.
Du kan også begrense listen til en enkelt
avdeling om du velger alle ansatte.
Listen skriver ut kvitteringer i et gitt tidsrom
(fra-og-med / til-og-med).
Innhold
Eksempelet under viser en liste over innslag gjort av alle ansatte 3.
februar 2009. Hvert innslag er registrert med ordrenummer, tidspunkt,
kunde, ansatt, totalpris og detaljerte ordrelinjer.
Hver ordrelinje inneholder produktnavn, antall, rabatt, mva og pris.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
59
Krediteringer
Rapporten skriver ut en kvitteringsliste av alle krediteringer ut på
skriver.
Utvalg
Listen kan skrives ut for en eller alle ansatte.
Du kan også begrense listen til en enkelt
avdeling om du velger alle ansatte.
Listen skriver ut kvitteringer i et gitt tidsrom
(fra-og-med / til-og-med).
Innhold
Eksempelet under viser en liste over krediteringer gjort av ansatt Anne
Janna Stubsveen i løpet av februar 2009. Hvert innslag er registrert
med ordrenummer, tidspunkt for krediteringen, kunde, ansatt, totalpris
og detaljerte ordrelinjer.
Hver ordrelinje inneholder produktnavn, antall, rabatt, mva og pris –
mao originaldata som er blitt kreditert. Vær obs på at antallet på
krediteringene vil være negative!
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
60
Slettet fra PåVent
Rapporten skriver ut ordre som er slette fra PåVent i et gitt tidsrom.
Utvalg
Listen kan skrives ut for en eller alle ansatte.
Du kan også begrense listen til en enkelt
avdeling om du velger alle ansatte.
Listen skriver ut kvitteringer i et gitt tidsrom
(fra-og-med / til-og-med).
Innhold
Eksempelet under viser en liste over krediteringer gjort av ansatt Anne
Janna Stubsveen i løpet av februar 2009. Hvert innslag er registrert
med ordrenummer, tidspunkt for krediteringen, kunde, ansatt, totalpris
og detaljerte ordrelinjer.
Hver ordrelinje inneholder produktnavn, antall, rabatt, mva og pris –
mao originaldata som er blitt kreditert. Vær obs på at antallet på
krediteringene vil være negative!
Eksempel
Rapport: Slettet fra på vent
Periode: 12.11.2009 – 12.11.2009
Avdeling: <ALLE AVDELINGER>
Ansatt:
<ALLE ANSATTE>
DENNE ORDREN ER KANSELERT (SLETTET FRA PÅ VENT)
Ansatt: Sandra Salamander
Mva prosent
Sum
25 %
450,00
25 %
100,00
550,00
FA Systemer AS
Ordrenr: 32784
Dato: 12.11.2009 14:21:13
Kunde: Adam Røyse
Produkt
Antall
Pris
Rabatt
MINNEPENN 16GB USB FLASH
1,00
450,00
0,00
DVD-R BOKS A 100
1,00
105,00
5,00
FagAdmin Brukerhåndbok
61
Dagens omsetning
Rapporten skriver ut en omsetningsliste for de ansatte en enkelt dag.
Utvalg
Listen kan skrives ut for en eller alle
avdelinger.
Listen skriver ut omsetningstall for en enkelt
dag.
Innhold
Eksempelet under omsetningen 3. februar 2009 fordelt pr. ansatt, og
pr salgsgruppe for den enkelte ansatte.
Listen viser også totalomsetningen pr salgsgruppe både inklusive og
eksklusive mva.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
62
Omsetningsrapporter
Dette valget inneholder en mengde rapporter som er relatert til
omsetningen:
 Totalrapport på ulike grupperinger
 Nøkkeltallsrapport
 Omsetning pr betalingstype
 Totalomsetning
 Mest solgte produkter
 Omsetning pr gruppe i en periode (I MS Excel fremkommer disse
som pivot-tabeller)
FA Systemer AS
Du kan gjøre utplukk fra de utplukkskriteriene som ikke er «grået ut»
- mao: De utvalgsboksene med tydelig sort skrift. Se også forklaringen
på varelagerrapportene tidligere i dette avsnittet.
FagAdmin Brukerhåndbok
63
Totalrapport
Rapporten skriver ut en total omsetning av produkter fordelt på en
gruppering; Ansatt / Avdeling / Leverandør / Varegruppe /
Salgsgruppe
Utvalg
Du velger hvordan du vil ha listen gruppert ved å klikke på den
totalrapporten du vil se, og deretter angir du periode og øvrige
utvalgskriterier..
Listen skriver ut totalsummer for en periode ut fra den gruppering du
valgte. Listen gir oversikt over de salg som er gjort for den enkelte
undergruppe.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
64
Nøkkeltall
Rapporten gir en oversikt over hva de enkelte ansatte har omsatt for,
summert for flere dager. Tallene er inklusive mva.
Utvalg
Listen kan skrives ut for en eller alle avdelinger.
Listen skriver ut sum av omsetningstall for en periode. Perioden kan
selvsagt være kun en dag; Da setter du samme dato i både fra- og tildatofeltet.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
65
Omsetning pr betalingstype, Detaljert
Rapporten skriver ut en tabellarisk oversikt over hvert salg hvordan
salget er betalt (kontant, kreditkort, gavekort, faktura etc.).
Tabellen viser dato salget skjedde, hvilket ordrenummer det har i
FagAdmin, hvilken ansatt som foresto salget (ansattnr av plasshensyn)
samt hvordan salget ble betalt. Det fremgår også av listen hvor mye
som ble gitt tilbake fra kassa dersom kunden f.eks. trakk mer fra sitt
bankkort enn hva totalbeløpet lød på.
Vær derfor klar over at du ikke uten videre ser omsetningen her, men
du ser derimot strømmen på pengene / betalingsmidlene.
Utvalg
Tabellen kan skrives ut for en eller alle avdelinger / ansatte /
kundegrupper
Listen skrives ut for en periode med totalsum for perioden.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
66
Omsetning pr betalingstype
Rapporten viser det samme som foregående rapport, men summert pr
dag. Denne rapporten viser heller ikke hva som ble betalt tilbake om
en kunde betalte mer med f.eks. bankkort enn hva totalbeløpet tilsa.
Her også må du være klar over at du ikke ser selve omsetningen her,
men du ser derimot strømmen på pengene / betalingsmidlene.
Utvalg
Tabellen kan skrives ut for en eller alle avdelinger / ansatte /
kundegrupper
Listen skrives ut for en periode med totalsum for perioden.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
67
Total omsetning
Rapporten skriver ut omsetningstall, hentet fra godkjente dagsoppgjør,
med en linje pr dag. Du får også antall ordre pr. dag, samt:
Kolonne
Total omsetning
Bet. m/gavekort
Kreditsalg
Bet. kontant
Bet via terminal
Bet.
m/tilgodelapp
Varekjøp
Kasse endring
Betydning
Kredit – Debet for alle konto 3000-3999
Alt som er slått inn under “Gavekort” ved salg
Alt som er slått inn under “Faktura” ved salg
Alt som er slått inn under “Kontant” ved salg
minus de kontantbeløp som er gitt tilbake til
kunden ved alle salg denne dagen – uansett
betalingsmåte.
Alt som er slått inn under “Terminal” ved salg,
uansett om salget er resultert i reserveløsning, og
uansett hva slags kort som er benyttet.
Alt som er slått inn under “Betal med tilgodelapp”
ved salg
Kredit – Debet for alle konto 4000-7790
Veksel ved dagens slutt – Veksel ved dagens start
på dagsoppgjøret denne dagen.
Kredit – Debet for konto 7791 samt det
Avvik
kontonummer som i kontoregisteret er satt opp
som Kassa avvik under “Særskilte konti”
Denne rapporten kan til en viss grad sammenholdes med dagsoppgjørene, dog med en del gitte begrensninger og forutsetninger. Du må
selv slå sammen tall i dagsoppgjøret for å finne de tilsvarende tallene i
denne rapporten, samtidig som det forutsetter at du ikke har gjort store
endringer i kontoplanen.
Utvalg
Du må først velge avdelingen du skal se på. Rapporten kan kun
skrives ut for enkeltavdelinger i et gitt tidsrom. Har du flere
avdelinger vil hver avdeling fremkomme som en linje pr avdeling.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
68
Mest solgte produkter
Rapporten skriver ut en tabellarisk oversikt over de produkter som er
mest solgt i en gitt periode. Rapporten sorteres enten på antall (kryss
av for «Antall»), eller Salgspris total (IKKE kryss av…). Standard er
Antall.
Utvalg
Tabellen kan skrives ut for en eller alle avdelinger, evt. en eller alle
ansatte.
Rapporten kan begrenses til kun å vise salg på produkter fra en
leverandør og/eller fra kun en varegruppe.
Salgsperioden må oppgis.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
69
Omsetning pr. periode
Rapporten skriver ut omsetningen i en gitt periode med en linje pr.
tidsperiode fordelt på enten ansatte eller salgsgruppe.
Utvalg
Rapporten kan tas ut for EN eller ALLE ansatte eller Avdeling.
Den kan fordele omsetningen pr time, pr dag, pr måned eller
sammendratt pr år.
Eksempel
FA Systemer AS
Eller…:
FagAdmin Brukerhåndbok
70
Antall kunder pr periode
Rapporten skriver ut antall kunder med en linje pr. tidsperiode fordelt
på ansatte.
Utvalg
Rapporten kan tas ut for EN eller ALLE ansatte / avdeling.
Den summeres kolonnevis pr. ansatt.
Rapporten skrives ut for en gitt periode.
Den kan fordele omsetningen pr time, pr dag, pr måned eller
sammendratt pr år.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
71
Omsetningsrapporter
Dette valget inneholder rapporter
regnskapsfører, og kan liste ut
 Gyldige gavekort
 Gyldige tilgodelapper
som
primært
er
tiltenkt
FA Systemer AS
Du kan gjøre utplukk fra de utplukkskriteriene som ikke er «grået ut»
- mao: De utvalgsboksene med tydelig sort skrift. Se også forklaringen
på varelagerrapportene tidligere i dette avsnittet.
FagAdmin Brukerhåndbok
72
Gyldige Gavekort / tilgodelapper
Disse to rapportene ser i utgangspunktet like ut, bortsett fra
overskriften. Derfor vises de her kun i en av «versjonene».
Rapporten viser alle tilgodelapper (/gavekort) som er gyldige på en
konkret dato. Den kan begrenses til kun å skrive ut kort generert i en
konkret avdeling eller kun for en kundegruppe.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
73
Budsjett
Det finnes to ulike budsjettrapporter; En rapport som viser budsjett
månedlig pr salgsgruppe sett opp mot reell omsetning, og en rapport
som viser de samme tall spesifisert pr ansatt.
Utvalg
Tabellen kan skrives ut for en eller alle
avdelinger.
Rapporten vises for den tidsbegrensede
perioden du ber om. Du bør imidlertid
passe på at du også har spesifisert budsjettet
til å passe inn med ønsket periode. Typisk
nok bør du her skrive ut fra den 1. i en
måned til den siste dato i samme eller en
senere måned!
Innhold
Totalrapporten viser budsjetterte tall for en og en salgsgruppe:
budsjett pr. måned, omsetning samme måned og avviket, med totaltall
pr år. Rapporten gir også en grafisk oversikt over de grupperte tallene.
Rapporten som viser de budsjetterte tall pr ansatt viser det samme,
men viser den tilsvarende tabellen for hver enkelt ansatt. Du kan
imidlertid ikke begrense rapporten til kun å gjelde en enkelt ansatt.
FA Systemer AS
Eksempel
Eksempel på rapportene vil komme i en senere versjon av
brukerhåndboken!
FagAdmin Brukerhåndbok
74
Salg pr ansatt
Denne rapporten gir en spesifisert liste over de salg den enkelte
ansatte har gjort i en periode.
Utvalg
Tabellen kan skrives ut for en enkelt ansatt.
Rapporten vises for
perioden du ber om.
den
tidsbegrensede
Innhold
Rapporten gir alle ordrelinjer, og viser totaltall pr. dag og for hele
perioden som helhet. Krediteringer inngår i oversikten!
Eksempel
Rapport:
Spesifisert salg per ansatt
03.02.2009 – 03.02.2009
Ansatt:
DRÅPEN, MAIA
Ordrenr
122
125
125
125
128
Dato
Ansattnr Kunde
03.02.2009 11:56:21
12 William Franzen
03.02.2009 12:15:58
12 Mor Monsen
03.02.2009 12:15:58
12 Mor Monsen
03.02.2009 12:15:58
12 Mor Monsen
03.02.2009 13:49:27
12 Helle Vatten
Produkt
Klipp Herre
Klipp føhn og styling
Kurbehandling
Hull i ørene
Shimmer
SUM
SUM TOTAL PERIODE
Antall
1
1
1
1
1
5
Betalt
310,00
510,00
155,00
210,00
305,00
1 490,00
5
1 490,00
FA Systemer AS
Periode:
FagAdmin Brukerhåndbok
75
Fravær
Denne rapporten gir en spesifisert liste over de salg den enkelte
ansatte har gjort i en periode.
Utvalg
Tabellen kan skrives ut for en eller alle
ansatte i en avdeling – evt. alle ansatte i alle
avdelinger.
Rapporten vises for den tidsbegrensede
perioden du ber om.
Du kan gruppere rapporten enten på ansatte
eller på fraværstype.
Innhold
Rapporten gir alle fravær i den gitte perioden men fraværstype, lengde
på fraværet og hvem som har vært fraværende.
FA Systemer AS
Eksempel
Fordelt pr ansatt:
FagAdmin Brukerhåndbok
76
Fordelt pr fraværstype:
FA Systemer AS
Det totale antall fraværsdager er likt i de to rapportene (her: 432), men
den første rapporten viser HVEM som er fraværende, og den siste
viser HVORFOR de er fraværende.
FagAdmin Brukerhåndbok
77
Medarbeiderkonto
Denne rapporten er en omfattende rapport som gir både totaltall og tall
spesifisert pr ansatt for en gitt periode, fordelt på salgsgruppe.
Innhold
Hvem rapporten skal vises for er avhengig av hvem du markerer i
listen til venstre. Umiddelbart får du da opp for perioden:







Totalomsetning
Antall besøk (antall kundesalg)
NYE kunder registrert i perioden
Gjennomsnittlig salg pr. kunde
Antall timer innstemplet
Gjennomsnittlig salg pr time innstemplet
Antall kundesalg pr time.
Med andre ord vil denne oversikten si noe om effektiviteten totalt i
bedriften og effektiviteten til den enkelte ansatte – dog med det for
øyet at ikke alle ansatte er dedikert å drive salg like mye som alle
andre…
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
Denne funksjonen vil også kunne skrives ut: Trykk på [Kjør rapport]
mens rapporten ”Medarbeider rapport” er valgt i rullegardinsmenyen
over knappen. Eksempel på denne rapporten følger under. Du kan
også her skrive ut en toppliste for omsetning innen de enkelte
salgsgruppene. De samme tallene rapporten under gir får du også opp
under de fanen ”Solgte prod/Beh” i skjermbildet over, mens fanen
78
FA Systemer AS
”Innslag” gir en detaljert kvitteringsliste. Denne rapporten kan kreve
litt ”prøving og feiling” før du ser hele nytteverdien på alle
funksjonene…
FagAdmin Brukerhåndbok
79
Tidsregistrering
Dersom de ansatte benytter stemplingsfunksjonene i FagAdmin, vil du
med denne rapporten få ut en oversikt over den registrerte tiden,
fordelt på den enkelte ansatte pr dag.
Utvalg
Tabellen kan skrives ut for en eller alle
ansatte i en avdeling – evt. alle ansatte i alle
avdelinger.
Rapporten vises for den tidsbegrensede
perioden du ber om.
Innhold
Rapporten gir alle fravær i den gitte perioden men fraværstype, lengde
på fraværet og hvem som har vært fraværende.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
80
Kunderapporter
Kunderapporter er en samlingsbetegnelse på 4 rapporter og 2 DMfunksjoner:
 Kundehistorie
 Salg pr kunde
 Toppliste kunder
 Kundeliste
 Masseutsending SMS
 Masseutsending E-post
FA Systemer AS
Du kan gjøre utplukk fra de utplukkskriteriene som ikke er «grået ut»
- mao: De utvalgsboksene med tydelig sort skrift. Se også forklaringen
på varelagerrapportene tidligere i dette avsnittet.
FagAdmin Brukerhåndbok
81
Kundehistorie
Rapporten skriver ut alle notater på en gitt kunde.
Rapporten skriver ut alle notater sortert på dato med de eldste først.
Fritekstfeltet på kunden tas IKKE med i rapporten, da dette er et
tekstfelt som primært er ment å inneholde INTERNE notater om
kunden (av type ”Finner ALLTID en feil ved produktet han skal ha
rabatt på” / ”Grinebiter” / ”Moren syk – hør om hun er frisk når
kunden er tilbake” etc.)
Mens notatene som skrives ut er gjerne notater knyttet til enkeltsalg /
behandlinger som kunden KAN se.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
82
Salg pr kunde
Rapporten skriver ut alle salg (ordrelinjer) på en eller flere kunder /
kundegrupper og/eller avdelinger.
Rapporten skriver ut alle notater sortert på dato med de eldste først.
Fritekstfeltet på kunden tas IKKE med i rapporten, da dette er et
tekstfelt som primært er ment å inneholde INTERNE notater om
kunden (av type ”Finner ALLTID en feil ved produktet han skal ha
rabatt på” / ”Grinebiter” / ”Moren syk – hør om hun er frisk når
kunden er tilbake” etc.)
Mens notatene som skrives ut er gjerne notater knyttet til enkeltsalg /
behandlinger som kunden KAN se.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
83
Toppliste kunder
Rapporten rangerer kundene etter hvem som har handlet for mest
kroner i løpet av en periode på en eller flere kundegrupper, ansatte
og/eller avdelinger.
Rapporten kan være et godt grunnlag for å se hvem som skal få en
ekstra hilsen til jul etc.
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
84
Kundeliste
Dette utplukket skriver IKKE ut noen rapport, men genererer et MS
Excel regneark som gir et utplukk over alle dine kunder som oppfyller
de kriterier du setter til utplukket.
Du kan velge å begrense utplukket på postnummer, bursdag,
varegruppe, ansatt, avdeling og kundegruppe.
Årsaken til at data kun sendes til et regneark er at dette utplukket er
primært egnet som flettegrunnlag for utsendelse av brav (MS Word).
Eksempel
Listen kan benyttes som grunnlag for å lage for eksempel brev i MS
Word hvor du kan flette inn informasjonen i de enkelte kolonner:
FA Systemer AS
Når du har valgt de kundene du ønsker å ta med i listen, klikker du
først på knappen [Vis rapport]. Om du så er fornøyd med utplukket
som du ser det på skjermen, klikker du på knappen [Lagre]. Pass på å
lagre rapporten med filtype ” Microsoft Excel (*.xls)”. Etter at du har
lagret rapporten, må du starte MS Excel, åpne filen du nettopp lagret
og redigere rapporten slik at alle headinger fjernes. Når du så sitter
igjen med en rapport hvor de enkelte felt ligger innenfor hver kolonne,
kan regnearket benyttes som flettekilde på normal måte. Les evt. mer
om fletting i lærebøker om MS Word.
FagAdmin Brukerhåndbok
85
Masseutsening SMS
Det samme utplukket som i kundelisten foran kan også benyttes som
grunnlag for en masseutsenelse av SMS’er. Her vil da kun de kundene
som er lagret med informasjon om mobilnummer inngå i utplukket.
Du kan kun skrive ut salg på EN kunde i et gitt tidsrom, men det kan
begrenses til salg på kun EN (eller alle) ansatt(e).
Når du har gjort utplukket, og FagAdmin har sjekket at du har mange
nok SMS’er på kontoen din – og du har akseptert at så mange skal
sendes ut (du får opp et vindu hvor det står: «Du har hentet XX
adressater. Vil du sende så mange SMS’er? Etter sending vil det
gjenstå YY SMS’er på din konto», og du MÅ trykke Ja for å sende!),
får du opp et vindu hvor du kan skrive inn teksten på SMS’en. I det
øyeblikket du trykker SEND-knappen kan ikke denne funksjonen
angres!
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
86
Masseutsening Mail
Det samme utplukket som i kundelisten foran kan også benyttes som
grunnlag for en masseutsenelse av Epost. Her vil da kun de kundene
som er lagret med informasjon om mobilnummer inngå i utplukket.
Du kan kun skrive ut salg på EN kunde i et gitt tidsrom, men det kan
begrenses til salg på kun EN (eller alle) ansatt(e).
Når du har gjort utplukket, og du har akseptert at så mange skal sendes
ut (du får opp et vindu hvor det står: «Du har hentet XX adressater.
Vil du sende så mange mailer?», og du MÅ trykke Ja for å sende!),
får du opp et vindu hvor du kan skrive inn teksten i Mailen. I det
øyeblikket du trykker SEND-knappen kan ikke denne funksjonen
angres!
Her forutsettes det at du har Microsoft Outlook for å kunne dra full
nytte av funksjonaliteten. Uten dette programmet er det ikke sikkert at
du kan sende mails…!
FA Systemer AS
Eksempel
FagAdmin Brukerhåndbok
87
Avsnitt
8.
MS Excel: Noen tips & triks
En del av rapportene kan nå skrives ut ENTEN på papir, som en
«vanlig» papir-rapport, ELLER åpnes med Microsoft Excel®. Dersom
du vil åpne rapporten i MS Excel forutsetter det to ting:
 Først og fremst: Du MÅ ha MS Excel installert på din
arbeidsstasjon/kasse. Dersom du benytter andre typer regneark er
det ikke sikkert at de påfølgende tipsene vil virke. MS Excel er en
del av Microsoft Office, og kan kjøpes hos din IT-leverandør; FA
Systemer AS.
 Dernest: Du må ha basis-kunnskaper i bruk av Excel, og vite bl.a.
hvordan du merker av celler m.m., selv om du får deler forklart her.
Ingen av regnearkene som åpnes har totalsummer, som de
fremkommer i papirutgaven av rapporten. Dette fordi regnearket skal
være ditt verktøy til å utvide informasjonen til å kunne gi mer enn
kun tall, samtidig som totalene i så fall ville kommet som tall og ikke
som formler.
Totalsummer
Hvordan definerer jeg totalsummer både horisontalt og vertikalt – som
på rapporten?
Merk først av hele området som utgjør tallområdet i regnearket, og
gjør plass til totalsummene:
FA Systemer AS
Trykk
på
«Autosummer»
knappen
i
«Hvem»menymappen oppe til høyre:
FagAdmin Brukerhåndbok
88
Resultatet blir en rapport med totalsummer både pr ansatt og dag:
Om du da føyer til teksten Totalsum i celle F1 og A9 blir tabellen mer
forklarende. Legg merke til at summene skrives i ytterkanten av det
merkede området, slik at du evt. kan legge til en blank linje mellom
detaljtall og sum (som over i rad 8).
Tallformat
Dersom din tabell består av desimaltall, kan det også gi større
lesbarhet:
La området i regnearket over fortsatt være markert (du har dratt
markøren fra det øverste venstre hjørnet i talldelen av regnearket til
nedre høyre hjørne (i eksempelet over: Fra celle B2 til F9). Så kan du
klikke på symbolet «000» i Hjem-fanen i menyen, under valget
«Tall»:
Da får du 2 desimaler og mellomrom mellom tusentallene.
FA Systemer AS
Dersom du også merker av cellene med sumtallene og trykker F-tasten
på tastaturet mens du holder Ctrl-tasten nede (<Ctrl> F) får du også
uthevet (Fet skrift), og tabellen ser mye penere ut… 
FagAdmin Brukerhåndbok
89
FA Systemer AS
FagAdmin Brukerhåndbok
90
Avsnitt
Sikkerhetskopi
Under menyen Fil | Ta sikkerhetskopi av databasen kan du lage en
kopi av dine data og legge disse ut på et egnet medium. I oppsettet kan
du sette hvor du normalt skal lagre dine sikkerhetskopier. Se brukerhåndboken for Oppsett (under Sikkerhet) hvordan du gjør dette.
Vanligvis vil dette være en annen disk en din egen harddisk, og den
vil også normalt ha samme diskbetegnelse fra gang til gang. I motsatt
fall kan du selv fortelle systemet hvor kopien skal lagres – dersom du
er kjent med hvordan for eksempel MS Word eller MS Excel lagrer
sine filer, vil dette være kjent stoff for deg. Sikkerhetskopien lagres
som en ZIP-fil. Du må IKKE gå inn i denne filen og endre noe har. Da
vil du ødelegge sikkerhetskopien din!
Gå bestandig ut fra at den ene dagen du har behov for å legge tilbake
sikkerhetskopien er i morgen – og ta derfor sikkerhetskopi HVER
DAG (som det siste du gjør før du lukker)!
Dersom du må legge tilbake sikkerhetskopi vil alle data som er lagret
fra det tidspunktet sikkerhetskopien opprinnelig ble tatt og frem til det
tidspunktet du legger tilbake sikkerhetskopien bli borte – tapt for
alltid! Nettopp derfor er det så viktig å ta sikkerhetskopi daglig.
Ta også vare på flere sikkerhetskopier. Det kan hende at akkurat den
minnepennen hvor du lagret sikkerhetskopien på i går er blitt ødelagt
– og da kan det være godt å ha en annen minnepenn hvor du også har
en sikkerhetskopi (selv om denne kopien skulle være litt eldre). Ha
gjerne 2 eller flere minnepenner, og ta backup på disse i en
forhåndsdefinert sekvens (kanskje en mandags-penn, en tirsdagspenn,
en… - du ser bildet…?) Og ta med deg minnepennen ut av
salgslokalet!!! Ved tyveri: Tror du tyver tar ut sikkerhetskopien som
sitter i maskina og legge den på disken før han/hus stikker av med
maskinen din? Eller ved brann: Tror du USB-penner er brannsikre…?
Slik tar du sikkerhetskopi
Klikk på menyvalget Fil og velg Ta sikkerhetskopi av databasen.
FA Systemer AS
9.
Du vil da normalt bli spurt om hvem du er som vil ta backup. Etter å
ha identifisert deg, får du opp dette vinduet:
FagAdmin Brukerhåndbok
91
Her klikker du ganske enkelt på knappen [Start Backup]. Du vil så bli
spurt om hvor sikkerhetskopien skal lagres:
I dette tilfellet lagres den på den disken som er satt opp til å romme
sikkerhetskopi i oppsettet, filmappen FA_BackUp med filnavn
MinButikk.zip. I dette tilfellet ligger det allerede en fil med samme
navn i filmappen. Denne vil da bli overskrevet. Vi kan evt. gi vår
backup et annet navn, for eksempel et navn som inneholder dato slik
at vi kan lagre flere sikkerhetskopier på samme USB-stick!
FA Systemer AS
Når du klikker på knappen [Lagre] starter kopieringen, og den grønne
”streken” i bildet under fyller sin hvite bakgrunn.
Når sikkerhetskopien er ferdig får du beskjed om dette på skjermen:
”Database backup complete”.
FagAdmin Brukerhåndbok
92
Skal du legge tilbake en sikkerhetskopi – for eksempel etter at det har
oppstått en eller annen feil i databasen, er dette en enkel sak å gjøre:
I oppstartsmenyen din på Start-knappen til MS Windows finner du
programmet DatabaseAdmin. Start dette programmet, og du får opp
dette vinduet:
FA Systemer AS
Du må først fortelle programmet hvor selve SQL Serveren er. Det gjør
du ved å velge ETT av valgene i det øverste feltet (nedtrekkslisten).
Vanligvis skal du her velge det valget hvor ”\FASQL” står til slutt i
navnet, og navnet på arbeidsstasjonen (om du kjenner dette) står foran
denne teksten! Pass på at du haker av i ruten bak den røde teksten!
Klikk kun på knappen [Kjør].
FagAdmin Brukerhåndbok
93
Avsnitt
Hva gjør jeg…? Krisehjelp!
Selv om du mener du har ”rimelig god” forståelse for dagsoppgjør
etter å ha lest denne håndboken, kan det fortsatt være tilfeller hvor du
føler at ”noe er galt”, uten at du helt vet hva. Herunder håper vi å sette
deg på sporet etter en løsning. Prøver du selv å løse problemet før du
ringer support, kan du risikere å lære noe nyttig… 
Kundelisten vises ikke alfabetisk i kundebildet
Dersom du har noen få kunder først i kundelisten som ikke er korrekt
sortert, skyldes dette etter all sannsynlighet at det står et tegn foran
første bokstav i etternavnet (listen sorteres på etternavn). Om du ikke
ser noe slikt tegn: pass på at det ikke står et mellomrom før første
bokstav i etternavnet!
Jeg har to kasser, og når jeg lagrer en kunde på en
kasse vises den ikke umid delbart på den andre.
For å unngå at kassene skal stå å sjekke all verdens muligheter for
endring utenfra – og dermed gi DEG en kasseløsning som vil gå
urimelig tregt, oppdateres ikke kundelisten annet enn i 2 tilfeller:
 Når du starter FagAdmin
 Når du trykker på Oppdater knappen over listen
Det samme er tilfelle med andre registre – bortsett fra at de oppdateres
hver gang registervinduet åpnes.
Jeg har glemt å føre bank i går slik at kassa beholdningen nå er altfor stor.
Legg inn en ekstra linje på dagens dagsoppgjør og før opp gårsdagens
bankoverføring der med kommentar om at posteringen gjelder
gårsdagens bankinnskudd.
Kassabeholdningen stemmer ikke med det som står i
utgående veksel i kasse.
Legg inn en ekstra linje på dagens dagsoppgjør og før opp beløpet
som kassaavvik (normalt: Konto 7791 – KASSA AVVIK). Har du for
mye penger i kassa, føres det avvikende beløpet på Kredit, for lite
penger føres på Debet. Er dette beløpet stort vil det være naturlig at
regnskapsfører og/eller revisor ber om en forklaring, og evt. også
dokumentasjon, på det avvikende beløpet! Se ellers eksempelet
tidligere i denne brukerhåndboken.
Dagsoppgjøret viser ingen linjer når jeg trykker på [Se
på]. Likevel får jeg ingen feilmelding. Og datofeltet
HAR grå bakgrunn. Hvorfor?
Kanskje det ER rett? Kanskje har noen i din avdeling tatt ut varer til
bruk internt til driften på søndag med redigert pris lik 0? Da vil
dagsoppgjøret ikke inneholde data i visningsbildet. Sjekk derfor hva
slags dag det var den datoen som vises i datofeltet. Er dette en dag det
FagAdmin Brukerhåndbok
FA Systemer AS
10.
94
egentlig ikke skal være noen omsetning, så trykk på knappen
[Godkjenn]. Her vil da evt. slike uttak vises… Og om dette da ser ut
til å stemme: Skriv ut dagsoppgjøret og la det inngå som bilag til
regnskapet.
FA Systemer AS
Jeg får ikke v elge dato. Datofeltet har grå bakgrunn.
Tykk på knappen Vis tidligere oppgjør, og velg datoen du vil se på
oppgjøret for.
FagAdmin Brukerhåndbok
95