Transcript DIGITALISERING AV ARBEIDS HVERDAGEN
ADVANTAGE
Et magasin fra UNIT4 Agresso
Nr 3, 2014
DIGITALISERING AV ARBEIDS HVERDAGEN
A-meldingen HR Rapportering Elektronisk fatura til privatpersoner
ADVANTAGE
INNHOLD
04
22
07 12
En ny generasjon
04
Agresso Milestone 4 er starten på en ny generasjon ERP-system som skal bidra til å gjøre våre kundevirksomheter til attraktive arbeidsgivere for en ny generasjon brukere.
Digitalisering av arbeidshverdagen
Digitialiseringen av offentlig sektor påvirker alle landets virksomheter.
06
EHF Taken Care Of
07
Slik hjelper UNIT4 Agresso Kundeservice deg å komme raskt i gang med å sende og motta
Agresso eFaktura B2C
Nå kan du sende elektroniske fakturaer til privatpersoner, som de kan betale i nettbanken.
08
A-meldingen
• Snart skal den første a-meldingen sendes
• Stavanger kommune er klare for a-meldingen
• Råd fra IT Nor: Gjør deg kjent med programvaren
• A-meldingen: En ny måte å drive programvareutvikling på
09-17
Fagside HR&Lønn
Børge Danielsen gir deg praktiske tips i forbindelse med a-meldingen
18
Fagside Økonomi
Ingar Slette gir deg praktiske tips om Browser-spørringer mot tabeller i Agresso.
20
HR rapportering
22
Agresso Brukerkonferanse 2014
24
Litt av hvert
QUIZ&KRYSSORD
Send inn løsningsordet og vinn gavekort!
26
27
2
ADVANTAGE Nr 3 – 2014
Ansvarlig utgiver
UNIT4 Agresso AS
Redaktør
Børre Rødal
Redaksjon
Sunniva Sande, Aslak Lid, Nina Borgersen, Marianne Stern, Terje Kaasa, Rolf Skregelid, Anne Strandman, Trygve Lønn, Børre Rødal og Circus Reklamebyrå.
Design/layout
Circus Reklamebyrå
Trykk
Nordby Grafisk AS
Forsidefoto
Arild Braseth, UNIT4 Agresso (Foto: Rasmus Kongsøre)
UNIT4 Agresso AS
Gjerdrumsvei 4, Postboks 4244, Nydalen, 0401 Oslo, Telefon 22 58 85 00, www.unit4agresso.no
UNIT4 Agresso tar forbehold om eventuelle feil i tekstene. Tekster og symboler i dette magasinet som inneholder referanser til andre firmaer, merke- og produkt navn er her ute lukkende brukt for identi fikasjon og kan være varemerker for sine respektive eiere.
LEDER
En ny epoke
Det er med blandende følelser jeg skriver denne lederen. Min gode kollega gjennom mange år, Helge Strypet, har vært administrerende direktør i UNIT4 Agresso AS i 15 år og har skrevet lederen i kundemagasinet. Nå har Helge besluttet å overlate stafettpinnen til noen andre. Inntil denne personen er på plass, ivaretar jeg Helges funksjoner.
La meg begynne med å takke Helge for den fantastiske jobben han har gjort i UNIT4 Agresso AS. Han begynte i selskapet i 1993 og har vært administrerende direktør siden 1999. Under Helges ledelse har selskapet hatt en kontinuerlig positiv utvikling helt frem til i dag. Resul tatene vil også i inneværende år bli meget bra. – Men alt handler ikke om tall. Helge var også en drivkraft bak kompetansehevning og utvikling av gode nettverk med både ansatte, partnere og kunder. Dette ønsker vi å bygge videre på i årene som kommer.
Uten at vi tenker på det til daglig, gjennomføres det nå et gigantisk IT-relatert prosjekt over store deler av verden. Det handler om digitalisering, og utviklingen i forbrukermarkedet har gått rasende fort. Derfor opplever mange en digital nedtur i møte med hjelpemidler og s ystemer på jobben. Denne «luken» er det vår utfordring å tette, og vi er godt i gang. UNIT4 Agresso ønsker å bidra til at våre kunder oppfattes som attraktive arbeids givere. Les mer på side 4.
A-meldingen er også en del av dette store digitale prosjektet. Produktutviklerne våre gjør en stor jobb med å utvikle den nye programvaren. Dette magasinet inne holder mye stoff med tilknytning til a-meldingen som skal sendes inn for første gang innen 05.02.2015. Til slutt vil jeg gratulere den norske Agresso Bruker foreningen med en flott gjennomført brukerkonferanse i september. Samarbeidet med Brukerforeningen er viktig for oss, og brukerkonferansene er arenaer for faglig erfaringsutveksling og et støperi for nye idéer. I evalu eringen etter Brukerkonferansen sa hele 87 % av del takerne at de synes Brukerforeningen gjør en viktig jobb for brukerne av Agresso programvare. Gratulerer!
Mvh Jeremias Jansson Adm. dir. i UNIT4 Norden Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
3
Tekst
Terje Kaasa
Foto
Rasmus Kongsøre
En ny generasjon
ERP programvare skal ikke lenger bare brukes av eksperter på en økonomi-, innkjøps- eller HR&lønn-avdeling. Den skal tiltrekke en ny generasjon arbeidstakere og fungere for folk flest.
Samfunnet vårt endrer seg hele tiden. I noen perioder går det langsomt, i andre perioder skjer endringene hurtig. – Akkurat nå opplever vi en digital revolusjon som kommer til å være en av milepælene når historien om det 21. århundrede skal skrives, sier Trygve Lønn som er produktdirektør i UNIT4 Agresso. Mobile enheter som smarttelefoner og nettbrett har fått en selvfølgelig og sentral plass i livene våre. Det bidar også til å endre fokus for utviklingen av ERP progamvare.
Digital degradering Utvikling og bruk av tjenester basert på mobilteknologi i forbrukermarkedet har gått så fort at mange – spesielt unge arbeidstakere - opplever det som en digital degradering å komme på jobb. Utviklingen av virksomhetens systemer og hjelpemidler har ikke klart å holde samme tempo som forbruker markedet. – Det er ingen tvil om at leverandører av for eksempel ERP- systemer står overfor en utfordring, sier Trygve. – Men UNIT4 har allerede kommet langt i arbeidet med «å tette gapet» og utnytte de fordelene ny tek nologi gir oss. Med Agresso-versjonen Milestone 4 har vi introdusert ny tek nologi som gjør at vi er godt posisjo nert for veien videre – en vei med mer fokus på brukeren og mindre på transaksjon. Den nye plattformen danner fundamentet for den videre produkt- og utviklingsstrategien i UNIT4.
Digital reise – Den nye digitale reisen med brukeren i sentrum har startet. Vi tar mål av oss til å møte krav og behov fra brukere som ofte er på farten og som har et nærmest ubegrenset behov for å ha til gang til data, sier Terje Kaasa, salgs- og markedsdirektør i UNIT4 Agresso AS. – Kontorbegrepet er flytende og gjelder på flyet, toget såvel som hjemme og på hytta. Teknologistøtte og gode verktøy er helt avgjørende for å kunne gjøre jobben på en tilfredsstillende måte. Dette danner grunnlaget for vår løsning og produktstrategi som vi har gitt navnet SMAC. Bokstavene i SMAC står for Social, Mobile, Analytics og Cloud. – Ordene representerer digitale
En ny generasjon
teknologier som vi utnytter i den nye generasjonen Agresso-produkter, forklarer Trygve Lønn. – Social i vår kon tekst handler om å adoptere relevante elementer fra måten individer kommu niserer og samhandler digitalt på og sette dette inn i en Agresso-kontekst som skaper verdi. Eksempler på dette er introduksjon av «communities» for informasjonsutveksling og dialog, samt chat-funksjon for mer effektiv kommu nikasjon mellom Agresso-brukere. – Mobil har til nå vært fokusert på utvikling av apps, mens ny teknologisk plattform muliggjør såkalt responsive design som gjør at den tradisjonelle webklienten i fremtiden kan tilpasse seg og utnytte den enheten du kobler deg til med. Dette er vi kjent med fra f.eks nettaviser hvor man automatisk routes til en mobilversjon hvor innhold og format er tilpasset skjermstørrelsen på f.eks en telefon.
– For brukerne våre handler mye om å foreta riktige beslutninger basert på informasjon i Agresso. Det er en sentral utfordring fremover å transformere denne informasjonen til innsikt og beslutningsgrunnlag på en enkel måte. Det vil skje i form av det vi kaller «Embedded Analytics», dvs å sette data og informasjon inn en sammenheng – og dessuten gjennom generell og forbedret rapportering og analyse.
– Cloud – eller skyen – er den siste store trenden som vil påvirke vår utvikling fremover. Teknologisk om fatter dette arbeid på mange områ der, men for den tradisjonelle brukeren vil den største synlige effekten være at all funksjonalitet som kun er i Desktop klienten i dag vil bli tilgjengelig via web-klienten. For oss i UNIT4 er valg frihet viktig. Derfor er både Cloud og hybridløsninger viktig for oss fremover. Det er kundene selv som tar valget om hvilken løsning som passer best.
En attraktiv arbeidsgiver De unge som nå er på vei inn som arbeidstakere og beslutningstakere i næringslivet har et selvfølgelig forhold til bruk av tildels avansert teknologi. Et enkelt eksempel hvor denne gruppen skiller seg fra brukergruppen vi har vært vant med til nå, er forholdet til, og bruken av e-post. For mange unge er e-postadresse kun en ting som man trenger for å kunne registrere seg som bruker på ulike tjenester, ikke en kommunikasjonsform. Dette gjør at vi må tenke nytt på hvordan vi skal lage en samhandlings plattform som også støtter morgendagens genera sjoners måte å kommunisere på. – Det hersker liten tvil om at verktøyene en arbeids giver kan tilby har betydning for hvilket arbeidssted unge, dyktige arbeidstakere vil velge. Vi ønsker gjennom brukervennlige og velfunge rende løsninger å være med på å bidra til at våre kunder oppleves som attraktive arbeidsgivere, avslutter Terje Kaasa.
Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
5
DIGITALISERING
Tekst
Kristin Harvey
Foto
Rasmus Kongsøre Kristin Harvey, UNIT4 Agresso
Digitalisering av arbeidshverdagen
Tenk på hvordan mobiltelefonen har endret hverdagen vår. Ja, du forstår hvor jeg vil. Mobiltelefonen er kanskje det aller tydeligste eksemplet på hvordan ny teknologi bidrar til å endre vår atferd. Nå vil myndighetene bruke digital teknologi til å effektivisere offentlig sektor. Det vil ikke bare berøre offentlig ansatte, men alle arbeidsgivere og i bunn og alle landets borgere. Som en av Norges største programvareleverandører spiller UNIT4 Agresso en viktig rolle i denne prosessen. Vårt hovedfokus er å sette den enkelte Agresso-brukeren i sentrum når prosesser i programvare digitaliseres.
Fokus på brukervennlige løsninger Det som mange omtaler som den digitale revolusjonen, handler litt enkelt forklart om å innføre den digitale teknologien mange nord menn er vant til å bruke hjemme, til arbeids livet også. I UNIT4 Agresso har vi en utviklings strategi hvor stikk ordene er Social, Mobile, Analytic and Cloud (SMAC). Derfor har vi allerede trukket inn funksjonalitet fra sosiale medier, lagt til rette for bruk av mobil og nettbrett, utviklet løsninger for analyse formål og tilbudt skytjenester i program vareporteføljen vår. Fra og med versjon Agresso Milestone 4 som er på markedet, tilbyr vi en hittil ukjent brukervennlighet i våre ERP-løsninger.
Myndighetene har ambisiøse mål – vi har konkrete løsninger Norske myndigheter har ambisiøse mål for digital iseringen av offentlig sektor. Vi har også ambisiøse mål, og ønsker å ta en ledende posisjon innen elektronisk samhand ling både når det gjelder elektronisk arbeids flyt internt i en virksomhet, men også i
6
ADVANTAGE Nr 3 – 2014 utveksling av tall og handelsdokumenter mellom ulike systemer og ulike virksomheter. Vårt mål er ikke bare å gi kundene program vareløsninger som innfrir myndighetenes krav, men å tilby løsninger som gir kundene våre gevinster i form av spart tid, reduserte kostnader og større arbeidsglede. Digitalisering av offentlig sektor – og jakten på tidstyvene Kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner skal fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor. Som en del av denne planen har han også startet jakten på tidstyvene. Tanken er at nye arbeidsmåter understøttet av teknologi, skal eliminere unødvendig tid på meningsløse oppgaver for ansatte i staten. Det passer som hånd i hanske med de løsnin gene og tjenestene UNIT4 Agresso tilbyr. Med Agresso programvare kan arbeids prosesser og kjedelige rutiner automatiseres, rapportering og analyse forenkles og utveks ling og distribusjon av handelsdokumenter effektiviseres. Les mer på nettsidene våre Les mer om hvordan vår programvare og våre tjenester bidrar til digitaliseringen av offentlig sektor på våre nettsider: www.unit4agresso.no. Velg «Bransjer» i toppmenyen og deretter «Kommunal sektor» eller «Statlig sektor». Her kan du dessuten laste ned et white paper - HVORDAN BIDRAR UNIT4 AGRESSO TIL DIGITALISE RINGEN I OFFENTLIG SEKTOR? – som gir en grundigere innføring og mer detaljert informasjon. På de samme nett sidene følger vi opp «Jak ten på tidstyvene» ved å presentere en rekke Tips&Triks, E-guider, nett seminarer, tekster og produkter.
White paper AGRESSO TIL OR?
fentlig sektor , ,
Foto
Rasmus Kongsøre
Kom i gang med EHF-fakturaer
EHF er en forkortelse for Elektronisk HandelsFormat og benyttes i dag som en betegnelse på elektronisk flyt av fakturarer med dette standardformatet. Siden 1. juli 2012 har staten forlangt at alle leverandører skal sende EHF-fakturaer. Likevel vet vi at enkelte kunder – av ulike grunner - ikke har kommet i gang med en fullstendig elektronisk fakturaprosess. Ved i tilby tjenesten EHF Taken Care Of ønsker vi å hjelpe deg i gang på en trygg og kontrollert måte.
Det er Kundeservice i UNIT4 Agresso som tilbyr tjenesten EHF Taken Care Of. Jonas Kjøniksen er Kundeservice sin teamleder for driftstjenester. Han forteller gjerne mer om hva EHF Taken Care Of egentlig er. – Hovedbudskapet er at vi nå leverer en tjeneste som sikrer kunden en trygg og kontrollert overgang fra papirbasert faktura flyt via Posten til elektronisk fakturaflyt via UNIT4 Tjenestesentral. Vi overvåker prosessene slik at kunden kan være trygg på at alle utgående fakturaer blir sendt og at alle inngående fakturaer blir mottatt.
overvåker distribusjonen av fakturaer ut og inn. Hvis det for eksempel er en feil i kontakt informasjonen på en utgående faktura vil tjenesten identifisere og varsle om dette, slik at feilen blir korrigert og faktura sendt. På samme måte sikrer tjenesten at ingen fakturaer blir liggende på importområdet i Agresso uten å bli behandlet. Tjenesten garanterer altså at dine fakturaer både blir lest korrekt inn i Agresso og sendt til dine kunder, forsikrer Jonas Kjøniksen. I tillegg sikrer tjenesten at kunden alltid har siste versjon av EHF-programvaren, fordi patching av EHF-programvare er inkludert. Full kontroll – inn og ut Programvaren for inngående og utgående EHF er som regel installert lokalt hos kunden og det er ansatte i kundevirksomheten som operativt står for utsendelse og mottak av elektroniske fakturaer. EHF Taken Care Of Hva koster det?
Tjenesten EHF Taken Care Of sparer deg for kostnader til skanner, tolkeprogram mm. Prismodellen er basert på en etablerings kostnad og et beskjedent månedsbeløp.
TA GJERNE KONTAKT
Vi håper du ser at EHF Taken Care Of kan være en interessant tjeneste for deg og din virksomhet. Hvis du har spørsmål eller ønsker mer informasjon, så ikke nøl med å kontakte deres Account Manager i UNIT4 Agresso eller send en e-post til [email protected]
Se også våre nettsider: www.unit4agresso.no
Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
7
DIGITALISERING Elektronisk faktura til privatpersoner
Med programvaren Agresso eFaktura B2C (EN57) kan din virksomhet sende elektroniske faktura til privatpersoner. Mottakeren kan betale den direkte i sin nettbank.
eFaktura har eksistert i mange år allerede, men når den nye løsningen for eFaktura B2C tilgjengeliggjøres for markedet, kan din virksomhet samle hele sin utgående elektro niske fakturaflyt i én kanal. Agresso holder rede på hvilke kunder som skal ha EHF faktura og hvilke som skal ha eFaktura B2C.
Løsningen forutsetter og bygger på funksjo naliteten i produktet Utgående EHF (EN54). Pr i dag er det kun støtte for NETS som fakturahotell, men flere kan komme til i senere versjoner. eFaktura B2C forusetter bruk av UNIT4 Tjenestesentral. Kunder som fra før har kjøpt produktet Salgs ordre BBS eFaktura B2C vil kunne anskaffe eFaktura B2C uten å betale ny lisens.
Oversiktsskjermbilde utgående elektroniske fakturaer:
8
ADVANTAGE Nr 3 – 2014
UNIT4 Agresso
Lokal print Ekstern print EHF eFaktura UNIT4 Tjenestesentral Lokal print Printleverandør Aksesspunkt X Nets
AMELDINGEN
A-meldingen representerer myndighetenes nye krav til alle landets arbeidsgivere om rapportering av lønnsdata og ansettelsesinformasjon. Innen 5. februar 2015 skal den første a-meldingen sendes inn. Det er et stort digitalt løft - og medfører store endringer, betydelige forberedelser og mye arbeid hos både arbeidsgivere, system leverandører og myndig heter. På de følgende sidene finner du nyttig informasjon om prosessen og praktiske tips om a-meldingen og forberedelsene til denne.
• Hva må forberedes?
• Brukerstøtte • Stavanger kommune er klar for a-meldingen • Råd fra IT Nor: Gjør deg kjent med programvaren • En ny måte å drive utvikling på • Konkrete tips
Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
9
A-MELDINGEN
Tekst
Aslak Lid
Snart skal første a-melding sendes
Om ikke lang tid skal første a-melding sendes fra 220.000 opplysningspliktige over det ganske land. De aller fleste er i gang med forberedelsene, men det er ikke bare på avsendersiden det jobbes intenst i disse dager. Det er et komplekst økosystem med mange nye datasystemer som skal samspille når a-ordningen trer i kraft:
EDAGs mottakssystem ELEKTRONISK TILBAKEMELDING ELEKTRONISK TILBAKEMELDING EVENTUELT MANUELL TILBAKEMELDING EVENTUELT MANUELL TILBAKEMELDING EVENTUELT MANUELL TILBAKEMELDING Når de opplysningspliktige har oppdatert alle arbeidsforhold og kjørt lønn generer de en a-melding i sitt Lønns- og personal system (LPS) som de sender elektronisk til Altinn. Ved mottak vali derer Altinn filformatet og sender en elektronisk kvittering tilbake til avsender. I neste steg er det EDAGs mottakssystem (EFF) som utfører kvalitetskontroller på a-meldingen i henhold til et sett med forretningsregler. EFF sender også tilbakemelding til avsender via Altinn. Tilslutt er det hver enkelt av de involverte etater som på bakgrunn av egne regelverk og forskrifter kontrollerer sin del av a-meldingen. Etatene vil melde tilbake til de opplysningspliktige på tradisjonell måte, enten pr. brev eller telefon. Så her er det mange parter som må bidra før a-meldingen er levert og godkjent.
10
ADVANTAGE Nr 3 – 2014
A-melding - hva må være på plass til 1.1.2015?
Det er viktig å være klar over at det er flere forhold som må være på plass for at a-mel dingen skal kunne genereres med korrekt innhold. Nedenfor finner du en liste med de viktigste punktene du må ha kontroll på.
A-meldingen inneholder informasjon om arbeidsforhold og inntektsopplysninger. For å få korrekt informasjon om de enkelte arbeidsforholdene må en del informasjon være på plass i ansattregisteret fra årets begynnelse. Tilsvarende gjelder nye krav til informasjon på transaksjoner fra lønn og reise som må være på plass før en behandler denne type transaksjoner.
kodifisering av lønnarter i Agresso; sett deg inn i de nye beskrivelsene for inntekt, fradrag og ytelser som erstatter dagens lønns- og trekkoppgavekoder. Bruk veiled ningen til a-meldingen og kodespeilet som ligger på altinn.no/a-ordningen, i tillegg til brukerveiledningen som følger med program varen. Pass på ikke å endre lønnarter som er korrekte satt opp i forhold til lønns innberetningen for 2014 før etter at lønns- og trekkoppgaven er ferdigstilt. • Vår erfaring så langt viser at en del kunder må endre interne prosesser for å sikre god data Huskeliste for a-melding frem mot januar 2015: • Organisasjonsstrukturen i Agresso må stemme med Enhetsregisteret. Sjekk brreg.
no for å finne dine registrerte organisasjons numre. Alle ansatte må være knyttet til riktig organisasjonsnummer.
• Ansettelsesforholdene må være gjennom gått og ryddet opp i. Sett sluttdato på ressurser og ansettelser som er avsluttet og sørg for at for eksempel innleide konsu lenter ikke er definert som egne ansatte. • Alle ansatte (og ansettelser for de som bruker Stilling) skal registreres med et minimum sett av opplysninger i a-meldingen: Startdato, stillingsprosent, nye relasjoner for a-melding, yrkeskode (STYRK-kode) og organisasjonstilhørighet som utleder virksomhet (tidligere benevnt som bedriftsnummer).
• Inntektstransaksjonene og transaksjonene for avsatt arbeidsgiveravgift må inneholde informasjon som utleder virksomhet. For kunder som benytter en-klient, gjelder dette også fradrag og forskuddstrekk. • Oppsett av rapporteringsstrukturer og
Har du spørsmål?
etatenes fellesforvaltning).
Opplysningspliktige Lønns- og personaldatasystem Etatenes Fellesforvaltning (EFF) Brukerstøtte Telefon 800 800 80 - innvalg 4.3.3
kvalitet, slik at de får godkjent sin innsending innen rapporteringsfristen. Eksempler på dette kan være informasjon vedrørende nyansettelser, permisjoner, timelister, stillingsendringer, sluttdatoer med videre.
Hva må gjøres i januar 2015 I forbindelse med overgangen mellom gammel og ny rapportering vil det komme et eget supportinfo. Her blir det forklart i mer detalj de ulike stegene som må utføres ved overgang til a-meldingen i forhold til årsavslutning 2014 og første lønnskjøring for 2015.
Spørsmål om Agresso retter du til din tjenesteleverandør (EVRY eller IT Nor) eller direkte til UNIT4 Agresso. Andre spørsmål (se under) rettes til EFF (Brukerstøtte i
Brukerstøtte EDAG
• Generelle spørsmål om a-ordningen • Innlogging og innsending av a-meldingen • Frister, betalinger og sanksjoner • Om arbeidsforhold i a-meldingen • Om rapportering av ytelser (lønn, pensjon, næringsinntekt, etc) • Korrigeringer og tilbakemeldinger • Tekniske feil i a-ordningen Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
11
A-MELDINGEN
Tekst
Hanne Gravem Sagen
Foto
Jan Inge Haga Torill Sandvik Linda Sande EVRY er partner av UNIT4 Agresso og Norges største IT-selskap. Selskapet har gjennom en årrekke foretatt omfattende leveranser av Agresso-løsninger til offentlige virksomheter innen stat, kommune og helsesektor. Torill Sandvik har vært ekstern prosjektleder og Linda Sande har vært konsulent for Stavanger kommune i forberedelsene til a-meldingen.
Stavanger kommune klar for a-ordningen
I mai startet Stavanger kommune analysen av oppsettet i Agresso for å forberede seg til a-ordningen. 11. november sendte de inn og fikk godkjent den første testfilen av a-meldingen i Altinn.
Stavanger er landets fjerde største kommune, med rundt 9500 ansatte, fem tjeneste områder og ca. 170 virksomheter. Prøve innsendingen av a-meldingen er gjort for hovedfirmaet Stavanger kommune, det største av kommunens totalt 19 firmaer som bruker Agresso Lønn. 500 ledere og 230 merkantilt ansatte bruker i dag elektronisk lønnsmelding. I april inngikk kommunen avtale om bistand med tjenesteleverandøren EVRY, og i mai startet analysen av Agresso og forsystemer. lenger er i bruk, blir avsluttet, og vi har gått gjennom lønnartskatalogen og sperret lønn arter som ikke er i bruk og splittet lønnarter som tidligere har hatt flere betydninger, sier Oddgeir Støle, som er systemansvarlig og rådgiver i lønnsavdelingen og prosjektleder for innføringen av a-ordningen.
Kommunen har hatt jevnlige møter med EVRY, som underveis har formidlet erfaringer fra egne og UNIT4 Agressos prøvedriftskunder. EVRY har bistått med konteringsendring for å møte kravet om å rapportere på virksomhets nummer og juridisk foretaksnummer. Ryddet i datagrunnlaget – Vi har gått gjennom datagrunnlaget vårt for å avdekke forhold som vi vet vil gi feil i a-meldingen. En av de viktige endringene vi gjorde, var å legge virksomhet inn i konte ringsstrengen, og for å få plass, måtte vi rydde i den, noe som også har medført endringer i forsystemer. I tillegg har vi ryddet i styrk-koder og i arbeidsstedene våre og sjekket at alle virksomhetsnummer finnes i Brønnøysundregistrene. Stillinger som ikke Tett dialog – Stavanger kommune var en av de første av våre kunder som tegnet en avtale med oss. Vi har tett dialog, og når de tar kontakt, tar vi raskt statusmøter, sier Torill Sandvik i EVRY, prosjektleder for innføring av a-meldingen i Stavanger kommune.
EVRY fungerer også som bindeledd mellom kommunen og UNIT4 Agresso.
– Vi har hatt en veldig god dialog med UNIT4 Agresso gjennom et nettforum der vi raskt får svar på det vi lurer på. Erfaringene fra prøvedriften har sikret god programvare, der feil blir rettet raskt. Det har også vært til stor hjelp å innhente erfaringer fra konsulenter i både UNIT4 Agresso og EVRY som har jobbet med prøvedriftskunder, sier Sandvik.
Konsulent Linda Sande i EVRY, som har bistått Stavanger kommune, sier den største jobben har vært rydding og kontering.
– Lønnarter som tidligere har vært sekke poster, må splittes opp i forbindelse med kodifisering av lønnarter, så her er det viktig å rydde. Man må også sjekke at alle yrkeskoder er korrekte i henhold til SSB sitt yrkeskode register og at alle ansatte har yrkeskoder dersom de skal rapporteres til Altinn. I tillegg bør man foreta en kontroll av ressursregisteret for å sikre at alle opplysninger som a-meldingen krever, er korrekt utfylt. Dersom man benytter stilling (ansettelse), må alle som mottar en ytelse, ha ansettelse, sier Sande.
12
ADVANTAGE Nr 3 – 2014
KUNDEREPORTASJE
Oddgeir Støle og Annbjørg J. Aksnes jobber begge i HR- avdelingen i Stavanger kommune. – Vi har brukt mye tid på å gjøre forbedringer i datagrunnlaget underveis, og råder andre til å gjøre så mye de kan i Agresso før a-ordningen trer i kraft.
Godkjent prøveinnsending 11. november foretok kommunen den første prøveinnsendingen av a-meldingen. Meldin gen ble godkjent av EDAG, men inneholdt 13 tilbakemeldinger om korrigerende tiltak. – Innsendelsen foregår i to steg. Første steg er å generere arbeidsforholds-id, mens andre steg er å generere a-melding. Underveis fikk vi tilbakemeldinger i Agresso, slik at vi kunne korrigere og gå videre. På første generering av arbeidsforholds-id hadde vi over 800 mangelfulle arbeidsforhold, og på første generering av a-melding hadde vi 600 feil i oppsettet. Disse har vi klart å håndtere. Man må regne med en del feilmeldinger og korreksjoner før alt er godkjent, sier Støle.
Kommunen har ennå ikke fått testet alle løsninger, og kommer til å fortsette å gjøre korrigeringer og tilpasse rutiner også etter nyttår. Støle har helt konkrete råd til andre: – Sjekk styrk-kodene for feil – det er enkelt å finne og enkelt å rydde i. Sjekk virksomhets numrene opp mot Brønnøysundregisteret, gå gjennom lønnartene, avslutt dem du ikke bruker og rydd i gamle stillinger. Det er også lurt å sjekke om du har tilgang til alle opplysninger du skal rapportere på, for eksempel når det gjelder permisjons- og stillingsprosenter. Hos oss måtte disse opplysningene ommøbleres litt for at vi skulle være i stand til å rapportere på dem, sier han. Viktig å teste Systemansvarlig og seniorkonsulent i HR avdelingen Annbjørg J. Aksnes understreker at testing i Agresso er viktig også om man ikke kommer så langt som til å sende inn filen via Altinn.
– Vi har brukt mye tid på å gjøre forbedringer i datagrunnlaget underveis. Mitt råd til andre er å gjøre så mye de kan i Agresso før ordnin gen trer i kraft. Veldig mange mangler fanges opp der. Vi er en stor kommune med mange forsystemer og mange mennesker involvert, og kommer fortsatt til å ha fokus på vedlike hold og utvikling, men vi er veldig fornøyde med det vi har fått til og føler oss trygge på at vi kommer i mål, sier Aksnes. Kommunen har i første fase hatt fokus på det tekniske, men har også lagt en plan for å sikre informasjon om a-ordningen ut i organisasjonen.
– Først nå er vi i gang med å informere, for nå har vi oversikt over kravene som kommer og hvilke endringer vi må gjøre i systemene våre. Vi tilbyr brukerstøtte på telefon for ledere, vi har en nettside med video instruksjoner til lønns- og personalsystemet, vi informerer via intranettet og nyhetsbrev, og vi skal holde kurs for ledere og merkantilt ansatte, som er brukere av systemet. For oss har det vært viktig at prosjektet er forankret i toppledelsen og at vi har hatt en styrings gruppe som har vært involvert i hele prosessen, sier Aksnes.
Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
13
A-MELDINGEN
– Datakvalitet er et stikkord i forbindelse med forberedelsene til a-meldingen, sier Merete Lysøbakk, implementeringskonsulent for a-meldingen i IT Nor.
Foto
Therese Alice Sanne
Råd fra IT Nor:
Gjør deg kjent med programvaren
IT Nor har gjennomført forprosjekt på a-melding hos ca. 30 kunder som bruker Agresso Lønn. For å optimalisere forprosjektene brukte de sin egen organisasjon som prøvekanin. – Det ga oss verdifull læring, forteller Merete Lysøbakk som er implementerings konsulent for a-meldingen i IT Nor. – Ved å ta egen medisin, så vi tydeligere hva a-meldingen ville kreve av forberedelser og endringer. Det ga oss også anledning til å påvirke utviklingen av programvaren. For den enkelte virksomhet handler det nå om å ta i bruk programvaren, høste erfaringer og forberede seg best mulig.
Store forskjeller Ingen virksomheter er helt like. Derfor er også omfanget av forbere delsene som må gjøres i forbindelse med a-meldingen ganske for skjellige. – Akkurat nå har vi flere kunder som jobber med å gjøre seg kjent med programvaren for a-melding. Kontroller og tilbakemeldinger i Agresso bidrar til å tydeliggjøre hvilke system-relaterte konsekvenser kravene i den nye rapporteringen til myndighetene medfører, forteller Merete. – På den måten får den enkelte virksomhet også et reellt bilde av hvilket omfang arbeidet med omleggingen representerer for deres del.
14
ADVANTAGE Nr 3 – 2014 Datakvalitet Datakvalitet er et stikkord. Det innebærer blant annet at registrene blir brukt i henhold til retningslinjene, at data registreres korrekt, at ansattinformasjonen er fullstendig og at begreper benyttes konsekvent. – Vi har hatt god hjelp av brukerveiledningen fra Agresso og informasjon fra EDAG. Likevel er det viktig å presisere at nøyaktighet, ryddighet og struktur – som i alt annet lønnsarbeid – er en dyd av nødvendighet. Men heldigvis er jo dette kvaliteter som kjennetegner de fleste menneskene som jobber med lønn, smiler Merete.
INTERVJU
IT Nor selger og implementerer Agresso program vare hos både private og offentlig virksomheter. Gjennom gode implementeringer og høy kunnskap om Agresso-løsningene bidrar de til å effektivisere og digitalisere kundenes virksom heter. IT Nor ser på Agresso-systemet som en investering som skal bidra til bedre oversikt, kvalitative beslutninger og økonomisk kontroll. De ulike fagteamene i IT Nor er satt sammen av ressurser med strategisk forretnings forståelse og praktisk gjennomføringsevne.
RAMMEBETINGELSER
Trondheim Renholdsverk består av 3 selskaper og ca. 200 ansatte. Har brukt Agresso Lønn i ca ett år. Den kommende overgangen til a-meldingen ble delvis hensynstatt da Agresso Lønn ble implementert.
KONSEKVENS
Har lite historikk i systemet og har derfor lite behov for opprydding.
STATUS - PRØVEINNSENDING
Begynte med prøveinnsending for det minste selskapet i oktober og deretter for alle selskapene i november med bistand fra IT Nor. Planlegger å foreta innsending for desem ber på egenhånd.
Prøveinnsending – en fordel, ikke et krav Frem til 31.12.2014 kan arbeidsgiverne foreta prøveinnsendinger. Gjennom prøveinnsendingen får en virksomhet sjekket at data grunnlaget i lønnssystemet oppfyller de nye kravene i a-ordningen. – Jeg vil nok si at det er en fordel å gå gjennom prosessen knyttet til en prøveinnsending, sier Merete, men det er slett ikke et krav fra myndighetenes side. Det viktigste er å gjøre seg kjent med program varen, sette i gang prosessene, foreta kontroller, identifisere hva som må endres og foreta korrigeringer. Og selv om det kan være enkelte spesielle forhold som ikke foreløpig kan testes, er det viktig å gjøre seg ferdig med alle de grunnleggende forberedelsene så tidlig som mulig.
Ulike kunder har ulike utfordringer Merete Lysøbakk har mange prosjekter i gang. For å forklare at alle virksomheter har ulike utfordringer i forbindelse med a-meldingen, trekker hun frem tre kunder – Trondheim Renholdsverk, Reinertsen AS og TrønderEnergi. Alle bruker Agresso Lønn. Alle har høy kompe tanse. Likevel gir omleggingen til a-meldingen dem ganske vesens forskjellige ufordringer. – Det er flere forhold som påvirker omfanget av det arbeidet en virksomhet må utføre for å tilpasse seg kravene i a-meldingen. Som nevnt er datakvalitet et sentralt begrep i denne prosessen. Det innebærer for eksempel at TrønderEnergi som har brukt Agresso Lønn siden 1998, naturligvis har langt mer historikk i systemet enn Trondheim Renholdsverk som tok Agresso Lønn i bruk i fjor. Konsekvensen av det er at TrønderEnergi har en større ryddejobb å gjøre for å innfri kravene til datakvaliteten. Andre parametre som påvirker omfanget av forberedelsene er f.eks. antall ansatte, kompleksiteten i virksomheten, typer arbeidsforhold og så videre.
Prøveinnsending – eller ikke?
Og hva er så rådet til alle som nå jobber intenst med å tilfredstille kravene til datakvalitet? – Gjør deg kjent med programvaren og vær ekstra oppmerksom med kodifisering av lønnarter og generering av arbeidsforhold. Og selv om det ikke er noe krav å ha foretatt en godkjent prøveinnsending,er det nyttig å ha øvd på innsendinger. Det bidrar til å avdekke behov for korrigeringer, avslutter Merete Lysøbakk, implementeringskonsulent for a-meldingen i IT Nor AS.
RAMMEBETINGELSER
2 selskaper med over 2.000 ansatte. Har både timelønn og fastlønn, og ansatte både på land og offshore. En kompleks virksomhet med en stor lønningsavd. som har brukt Agresso Lønn i mange år.
KONSEKVENS
Hadde mye historikk i lønnssystemet. Arbeidet har i hovedsak vært rydding i lønnartsregisteret, kobling av lønnarter samt jobbing med nye relasjoner rundt A-melding.
STATUS - PRØVEINNSENDING
Har sendt og fått godkjent oktoberlønn for begge selskapene med bistand fra IT Nor. Planlegger prøve innsending for november på egen hånd.
RAMMEBETINGELSER
helt siden 1998.
6 selskaper og ca. 400 ansatte. Har brukt Agresso Lønn
KONSEKVENS
Hadde mye historikk i lønnssystemet, og har derfor hatt en betydelig jobb med å rydde i datagrunnlaget – noe er gjort manuelt og noe ved hjelp av sql. De har f.eks. endret både kontering, ansettelse og bruk av satser.
STATUS - PRØVEINNSENDING
Har fått godkjent prøveinnsending for fem av seks selskaper. Planlegger prøveinnsending for november på egenhånd.
Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
15
A-MELDINGEN
Tekst
Hanne Gravem Sagen
Foto
Rasmus Kongsøre
A-MELDINGEN
– EN NY MÅTE Å DRIVE UTVIKLING PÅ
16
ADVANTAGE Nr 3 – 2014
INTERVJU Programvaren til a-meldingen, som innføres fra årsskiftet, kommer med langt hyppigere oppdateringer enn det som tradisjonelt har vært vanlig. – Dette er måten vi vil utføre oppdateringer på i fremtiden, sier utviklingsdirektør Steinar O. Cook.
Fokus på brukervennlige løsninger Det har allerede blitt sluppet flere versjoner av programvaren HN60 a-meldingen. Innen første rapporteringsfrist er det planlagt ytter ligere to hovedoppdateringer, i tillegg til at det vil komme hyppige mindre oppdateringer. Tradisjonelt har programvareoppdateringer gjerne kommet i én stor leveranse, som har krevd store ressurser hos kundene. – Skal man innføre en stor endring, er det mindre risikabelt å innføre den i små steg av gangen enn å gjøre alt på én gang. Det handler om å maksimere kontroll og minimere risikoen for at noe går galt. Samtidig reduserer vi behovet for opplæring og bistand ute hos kundene, sier Steinar O. Cook.
Største prosjekt noensinne Han overtok som utviklingsdirektør 1. mars og fikk ansvar for utvikling av program varen til a-meldingen – det største norske utviklingsprosjektet i UNIT4 Agresso sin historie. Bakgrunnen var nye myndighets krav, og prosjektets omfang og stramme tidsfrister gjorde det tidlig klart at leveran sen måtte deles opp. – Vi ønsket jo å komme i gang så raskt som mulig og spurte oss selv: Hva er det kundene våre trenger aller først, og hva er det enkleste vi kan levere som gir verdi for dem? Svaret var programvaren kundene trenger for å for berede seg. Den største jobben er ikke å sende inn dataene til myndighetene, men forberedelsene. Vi delte derfor program varen opp i to hoveddeler, der del 1 inne holder løsning for nytt a-meldingsoppsett i Agresso. Den var klar 4. april og kan sammenlignes med en enkel bil – den sørger for en sikker transport fra A til B, riktignok uten ekstrautstyr, men vi har laget et solid karosseri, illustrerer Cook.
Gjentagende læring Utviklingsarbeidet knyttet til a-meldingen er basert på såkalt iterativ eller gjentagende læring, der alle parter i prosjektet sam arbeider tett. UNIT4 Agresso har sammen med EVRY, IT Nor, Selvaag Gruppen, Mat tilsynet, Akershus fylkeskommune og Helse Vest deltatt i EDAG sitt prøvedriftsprosjekt. Disse virksomhetene var de første til å ta i bruk den nye programvaren. Erfaringene og tilbakemeldingene fra prøvedriftsdeltakerne har fortløpende blitt tatt med inn i utviklingen. Istedenfor å rulle tilbake programvaren når det oppdages feil, venter man heller til neste versjon fordi det regelmessig kommer nye oppdateringer. – Jeg både forstår og respek terer at mange kunder kan være skeptiske til en helt ny måte å tenke på. Men realiteten er at all program vareutvikling går i denne retningen, fordi programvaren blir mer og mer kompleks. Om vi skulle fortsette på samme måte som før, ville det ta så lang tid å innføre ny programvare at den ville være utdatert idet den ble lansert. Slik sett har vi egentlig ikke noe valg. Ny utgivelse av programvare vil gå fra å være en stor og omfattende hendelse med store ring virkninger, til å bli ren rutine, sier Cook.
A-ORDNINGEN
• A-ordningen trer i kraft 1.1.2015
• A-meldingen skal sendes inn månedlig, senest den 5. i påfølgende måned • Ved innsendelse mottar du en kvittering, ved feil får du beskjed om hva som må korrigeres • Innbetaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift skjer annenhver måned, som før Oppdateringer som rutine Utviklingsavdelingen, som er ansvarlig for norske produkter, tilstreber hyppigere opp dateringer med færre endringer i hver opp datering. På sikt vil dette gjelde all program vareutvikling.
– Historisk sett har store endringer i noen tilfeller også medført store problemer for kundene, det må vi erkjenne. Prøver man å løse alle problemer på én gang, er risikoen for feil betydelig større. Det har vi gjort noe med i utviklingen av a-meldingen. Målet på sikt er at programvareoppdateringer skal bli like dagligdags som å oppdatere smarttelefonen, noe de fleste av oss gjør uten å tenke særlig over det. Så er det vår jobb som leverandør å skape tillit hos kundene til at alt fungerer, avslutter Cook.
Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
17
FAGSIDER
HR & LØNN
Børge Danielsen
Arbeidsforhold i a-meldingen
– hvordan settes start- og sluttdato
I forbindelse med overgang til a-meldingen er det viktig å forstå hvordan startdato og sluttdato settes på arbeidsforholdene som rapporteres. Når man skal rapportere a-meldingen må man først kjøre et eget program som genererer arbeidsforholdene (HN6004). Når det gjelder hvilken startdato og sluttdato som settes på arbeids forholdet, er følgende informasjon avgjørende: • Ressursens dato fra og dato til • Ressursrelasjon som utleder virksomhet • Ressursrelasjon AMARBFORHTYPE (Type arbeidsforhold) Når arbeidsforhold genereres benyttes alltid det ‘snevreste’ av ovennevnte datointervaller for å sette startdato og sluttdato på arbeidsforholdet. Ved bruk av stilling må a-meldingsrelasjonene ligge på ansettelsen. Da vil datoene på ansettelsen også være en del av kriteriene som snevrer inn dette datointervallet, basert på ansettelsens dato fra og dato til. Vi ser nærmere på noen eksempler: Eksempel 1 - Startdato I dette tilfellet er ‘Dato fra’ identisk på alle informasjonselementene (både datoer på ressurs og på relasjonene).
I a-meldingen blir startdato på arbeidsforholdet satt til 01.01.2012. 18
ADVANTAGE Nr 3 – 2014
HR & LØNN
Eksempel 2 - Startdato I dette eksemplet har relasjonen som knytter ressursen til virksomhet ‘Dato fra’ 01.03.2014, dvs. en senere dato enn det som ligger på ressursen (01.01.2012) og relasjonen AMARBFORHTYPE (01.01.2012).
I a-meldingen blir startdato på arbeids forholdet satt til 01.03.2014
Eksempel 3 – Sluttdato I dette eksemplet er det lagt inn en ‘Dato til’ på r essursen 31.08.2014 da ressursen sluttet denne datoen. Brukeren lar relasjonen for virksomhet fortsatt stå åpen (fordi dette er en konteringsdimensjon), men stenger relasjonen for AMARBFORHTYPE (31.08.2014).
til 31.08.2014.
I a-meldingen blir sluttdato på arbeidsforholdet satt
Når lages det et nytt arbeidsforhold for en ressurs?
Det vil genereres et nytt arbeidsforhold dersom relasjonen som utleder virksomhet endres til en annen virksomhet. Prosessen som genererer arbeidsforhold vil da avslutte det tidligere arbeidsforholdet i a-meldingen fra samme dato, og generere et nytt arbeidsforhold for arbeidsforholdet i den nye virksomheten. Også en endring i relasjons verdi for relasjonen AMARBFORHTYPE vil medføre at det opprettes et nytt arbeidsforhold fra datoen for endringen. Oppsummering Når arbeidsforhold genereres benyttes alltid det ‘snevreste’ av følgende datointervaller for å sette startdato og sluttdato på arbeidsforholdet: • Ressursens dato fra og dato til • Relasjon som utleder virksomhet • Relasjon for AMARBFORHTYPE (Type arbeidsforhold) • Ansettelsens dato fra og dato til (ved bruk av stilling) Hvordan kan jeg se hvilke arbeidsforhold som er generert?
Agresso kommer med mange spørringer som viser informasjon om arbeidsforholdene som er generert. I skjermbildet ‘Ressurs- og arbeidsforholdsinformasjon’ kan man også se alle rapporterte arbeidsforhold: Spørringer: Det er viktig at brukeren har et bevisst forhold til disse datoene når han/hun vurderer hvilke datoer som skal legges inn, slik at disse er mest mulig i overensstemmelsene med de datoene som er meldt inn i dagens AA-register. Dette gjelder også dersom denne informasjonen legges inn maskinelt.
Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
19
FAGSIDER
ØKONOMI
Ingar slette
Browser som tabell
Browser kan benyttes til å spørre på nær sagt alt i Agresso. Det finnes imidlertid enkelte unntak hvor det ikke finnes hverken rapporter eller spørrebilder. Da kan det være greit å vite at man kan lage egne Browser spørringer mot en hvilken som helst tabell i Agressos database.
Eksempel på problemstilling Dersom man bruker skjermbildet «Opprydning åpne poster» for enten en kunde eller en leverandør, kan man utligne to eller flere åpne debet- og kreditposter mot hverandre.
Det blir generert et bilagsnummer for utligningen, men det finnes ikke noe spørrebilde hvor man kan slå opp dette nummeret. I spørrebildene for åpne og historiske poster finnes det et verktøyvalg for å se i hvilket bilag en faktura er utlignet. Denne muligheten finnes ikke for fakturaer som er utlignet med «Opprydning åpne poster». Dersom man har behov for å kunne spørre på slike bilag kan man imidlertid lage en Browserspørring mot den bakenforliggende tabellen!
20
ADVANTAGE Nr 3 – 2014
ØKONOMI
Løsning Høyreklikk på «Egne menyer» og velg «Ny meny».
I skjermen som dukker opp angis det som skal bli menyteksten (1). Trykk på «Avansert…» knappen for å få tilgang til å redigere øvrige felt. Funk.type skal være «Browser som tabell» (2) og Argument = «asumatch» (3). Gi til slutt tilgang til aktuelle roller (4). Ved lagring genereres et nytt menypunkt!
Menypunktet er en Browser spørring som inneholder alle kolonnene i den baken for liggende tabellen (asumatch). Ved hjelp av helt vanlig Browser funksjonalitet kan du nå lage en spørremal som viser nøyaktig det du er ute etter. I eksempelet under vises originalt bilagsnummer og utligningsbilag i hver sin kolonne.
Metoden krever en viss kjennskap til tabellene i Agresso. I eksempelet var det tabellen ASUMATCH som ble brukt. Tilsvarende spørring mot kunder benytter tabellen ACUMATCH. Dersom du lurer på hvilke(n) tabell(er) som inneholder informasjonen du er på jakt etter kan du spørre en av våre mange dyktige medarbeidere!
Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
21
HR RAPPORTERING
Foto
Rasmus Kongsøre
Brukervennlig HR-rapportering
Agresso HR Rapportering er et enkelt men kraftfullt datavarehus for HR- og lønnsdata. Her finner du både ferdige rapporter og data tilrettelagt for at du selv skal kunne designe kompliserte rapporter på en enkel måte.
Som løsningsarkitekt er Arild Braseth opptatt av å bidra til at løsningene vi tilbyr våre kun der fungerer i praksis. HR Rapportering er et hel-norsk produkt, utviklet i Norge for norske virksomheter. Sammen med flere kunder og den norske utviklingsavdelingen har Arild del tatt i både design, utvikling, release og imple mentering av Agresso HR Rapportering – som har blitt svært godt mottatt.
Tiltrekke og beholde de rette ressursene - Ja, det er veldig moro at mange umiddelbart ser nytteverdien og betrakter HR Rapporte ring som et verdifullt tillegg til det de allerede har av muligheter i Agresso. Arbeidsgivere av en viss størrelse må tenke langsiktig. Da må man følge med i tiden, skape en spennende arbeidsplass og tenke også på de yngre res sursene, sier Arild. – Mange blir i dag kraftig satt tilbake når de kommer på jobb i forhold til den teknologi og den programvare de helt naturlig omgås i privatlivet. Turnover kan være kostbart. Man må klare å beholde de rette ressursene. Kjedelige arbeidsoppgaver ligger på 4. plass i årsak til at man bytter jobb. Inkludert her er da at man gjør kjedelige arbeidsoppgaver på en tungvint måte i et gammeldags system. Dette er det fort gjort å glemme når man stadig utsetter oppgrade ringer av sine systemer. I tillegg må man klare å tiltrekke seg ønskede ressurser for fremtiden.
Hva koster sykefraværet?
– For veldig mange norske bedrifter er lønn den største posten i budsjettet. Det forplikter med hensyn til å følge opp egne ansatte. Rapportering av HR data har imidlertid vært ganske tungvint. Ta for eksempel sykefravær. Svært få bedriftsledere vet hvor mye dette
22
ADVANTAGE Nr 3 – 2014
Svært få bedriftsledere vet hvor mye f.eks sykefravær egentlig koster i løpet av et år. Hadde de visst det, vil de kanskje prioritert inn noen forebyggende tiltak?
INTERVJU
egentlig koster i løpet av et år. Hadde de visst det, vil de kanskje prioritert inn noen fore byggende tiltak? – spør Arild. – En av de fiks ferdige rapportene som følger med i HR Rapportering, er nettopp en overvåkning av tapte lønnskostnader i arbeidsgiverperioden.
Kort om løsningen med hele 28 ferdige rapporter – HR Rapportering gir deg flere nye spørre bilder for HR data, og intensjonen er å tilby «Hjelp-til-selvhjelp», forteller Arild. – HR data er i sin natur kompliserte. Alt er datostyrt. Det er helt annerledes å rapportere på dette sammenlignet med økonomiske transaksjo ner. Istedenfor å beklage oss over dette, har vi snudd litt på problemet, og tilrettelagt data for rapportering. Slik håper vi å kunne senke brukerterskelen for å lage egne gode rapporter. Det følger forøvrig også med hele 28 ferdige rapporter. Årsverk, Turnover, Lønn, Sykefravær for å nevne noe. De har blitt svært godt mottatt.
På alle versjoner av Agresso – DeskTop Client, Web og App for nettbrett og mobil Selv om Arild Braseth nok skulle ønske at kundene var mer påpasselige med å foreta regelmessige oppgraderinger av program varen, kan han fortelle at HR Rapportering er tilgjengelig på alle versjoner av Agresso, helt tilbake til og med versjon 5.5.3. Og rapportene har du tilgang til via Desktop Client, Web og App for nettbrett og mobil. Det gjelder også de rapportene som du lager selv.
disse tilgjengelige for sine kollegaer. Det er tidsbesparende og sikrer at man faktisk har sammenlignbare resultater for alle enheter i bedriften, sier Arild Braseth.
– Datainnsamlingen skjer via en server prosess som daglig samler inn data til data varehuset for HR Rapportering. Da er det bare gyldige verdier som blir tatt med, f.eks. ressurser, ansettelser, organisasjonsstruktur, satser, verdireferanser, relasjoner og så videre. Ved enkelt og greit å be om en «rapporteringsdato», kan man da ta ut en rapport som viser hva som var gjeldende akkurat på den datoen, ikke alt mulig annet.
Design og praktisk bruk av egne rapporter – HR Rapportering er ikke bare ment for HR avdelingen. Én og samme rapport kan brukes av alle ansatte. Innholdet bestemmes av din rolle. Er du leder, så får du se informasjon om alle dine ansatte. Har du ikke lederansvar, så ser du bare dine egne data. Er du ansatt på HR/Lønnsavdelingen kan du få tilgang til informasjon om alle ansatte. Alt dette er pakket i én og samme rapport. Det forenkler vedlikeholdet betraktelig.
– I tillegg til standardrapportene som følger med løsningen, ønsker vi å bidra til at flere kunder designer gode HR rapporter og gjør Proaktivt og utviklende HR-arbeid – En av flere fordeler med å la en server prosess tilrettelegge data for rapportering, er nettopp at vi kan strukturere data slik at de enkelt kan brukes i for eksempel varslinger på epost. På den måten kan HR-avdelingen få hjelp til å ivareta virksomhetens menneske lige ressurser på en best mulig måte.
– Det er liten tvil om at Agresso HR Rapportering gir virksomheten et betydelig effektiviseringspotensiale og kan bidra til at HR-arbeidet utvikler seg videre. Det vil produktet også gjøre. Det vil komme ny funksjonalitet, nye rapporter og nye muligheter, avslutter Arild Braseth.
Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
23
BRUKERKONFERANSEN 2014
Brukerkonferansen er faglig verdifull
Hvert år bekrefter 97-98 % av evalueringene at Agresso Bruker konferanse er et ‘Meget bra’ eller ‘Bra’ arrangement. I år ble det 98 %. Tilbake meldingene dokumenterer en profesjonell konferanse som er faglig verdifull og gir valuta for pengene! I år svarte dessuten hele 87 % av respondentene at de er HELT ENIGE i at Agresso Brukerforening gjør en viktig jobb for brukerne av Agresso programvare.
Fokus på nettverksgrupper Agresso Brukerkonferanse og Agresso Fagdag er godt markedsførte arrangementer som regisseres i et nært samarbeid mellom Bruker foreningen og UNIT4 Agresso AS, og mange brukere av Agresso programvare forbinder nok primært Agresso Brukerforening med disse arrangementene. Men det er slett ikke alt Brukerforeningen driver med. Akkurat nå har foreningen et sterkt fokus på å etablere og utvikle nettverksgrupper innen ulike fagområder. Flere nettverks grupper er godt i gang og erfaringene er gode: – Deltakerne i nettverksgruppene deler raust både tips, idéer, løsninger og erfaringer, forteller leder i Brukerforeningen Kirsti Omberg.
Sterkt engasjement Nær 80% av deltakerne gjennomførte evalueringen og tilbake meldingene blir tatt på alvor. Derfor representerer evalueringen et
24
ADVANTAGE Nr 3 – 2014
Foto
Peer Rødal Haugen solid underlag for videreutvikling av arrangementet. Av mer enn 400 skriftlige kommentarer, var 60 konkrete ønsker og forslag til innhold på neste års konferanse.
Nye program-elementer Årets nye program-elementer var faglige paneldebatter og et nytt konsept for «Speed Presentations». Begge ble godt mottatt. Konferansens «Speed Presentations» omfattet 9 presentasjoner av Experience Packs som ble holdt samtidig i samme lokale. Hver presentasjon varte i 8 min, slik at hver enkelt kunne få med seg 5 produktpresentasjoner i løpet av en time. Joda, det ble litt støy, det bekrefter evalueringen. Men nær sagt alle har også lagt til: «Mer av dette. Dette var gøy!» En deltaker kommenterte det slik: «Stilig konsept. En del støy rundt presentasjonene gjorde at man ble tvunget til å følge med.»
Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
25
LITT AV HVERT
Agresso Brukerkonferanse 2015
20.-22. september
Neste års Brukerkonferanse blir arrangert på Gardermoen. Sett av datoene.
Agresso Fagdag 2015
12. mai
Neste års Agresso Fagdag blir arrangert i Oslo. Sett av datoen.
Informasjon om Experience Packs
På årets Brukerkonferanse ble det gjort 715 korte visninger av forskjellige Experience Packs. Bruk av ny teknologi bidrar fra og med Agresso Milestone 4-versjonen til å gi brukere av Agresso helt nye muligheter. Les mer om hva dette kan bety for deg på våre nettsider www.unit4agresso.no
BRANSJESIDER PÅ WEB
På nettsidene våre er vi i ferd med å bygge opp bransjesider. Gå inn og ta en titt på www.unit4agresso.no
Styret i Brukerforeningen 2014-2015
Kirsti Omberg er ny leder i Agresso Brukerforening. De øvrige styremedlemmene er:
Verv Navn Bedrift
Leder Kirsti Omberg Akershus fylkeskommune Nestleder Elisabeth Fjeld Sande kommune Kasserer Nettverksansvarlig Henry Hodøl Eidsiva energi Informasjonsansvarlig Per Morten Tallaksen Oslo kommune, Sogn VGS Pål Erik Wæraas Flyktningehjelpen Konferanseansvarlige Laila Morønning Trine Lie Andersen Sekretær Halvard Skjærvø Forsvarsbygg Asker kommune UNIT4 Agresso AS
SendRegning for lag og foreninger
SendRegning satser sterkt på målgruppen lag og foreninger, og har et særlig fokus på å utvikle tjenester som forenkler faktureringen for klubber og idrettslag. SendRegning er integrert med fotballsystemet S2S og golf systemet Golfbox, og stadig flere klubber tilknyttet Norges Fotball forbund og Norges Golfforbund fakturerer med Send Regning. Fordi medlemsinformasjonen kobles til betaling av kontingenter, har de bedre oversikt over innbetalinger og ubetalte krav, samtidig som de fakturerer i sitt eget medlemssystem.
SendRegning er et ledende nettbasert fakturasystem og en avdeling i UNIT4 Agresso.
26
ADVANTAGE Nr 3 – 2014
Nye kunder i 2014
2014 blir et nytt godt år for UNIT4 Agresso AS. Her er noen av de nye kundene vi har knyttet til oss i løpet av året:
Virksomhet Løsning
NRK HR&Lønn Schibsted ERP-løsning NTNU Samfunnsforskning ERP-løsning AltiBygg Campus Christiania Økonomi og prosjekt Nofima HR&Lønn HR&Lønn Lukasstiftelsen ERP-løsning
QUIZ
1.
Fornavn på leder i UNIT4 Norden
2.
Fornavn på løsningsarkitekt i UNIT4 Agresso med etternavn Husås
3.
Ny kunde av UNIT4 Agresso i 2014 som har et navn med bibelsk tilsnitt
4.
Tre-bokstavers forkortelse for virksomhets system eller forretningssystem
KRYSS Vannrett
1 Starter 30. november i 2014 10 Dyresnakk 11 Lukt 12 Blonde 13 Partner av UNIT4 Agresso 16 Samlivspartner 17 Flåte 18 Bak 19 Tre 21 Reiser 22 Offiser (forkortelse) 23 Overlevere 24 Side 25 Høyt oppe 27 Pronomen 28 Bransje (forkortelse) 29 Lure 31 Leverandør av telekommunikasjon 33 Aktiv org under 2. verdens krig (forkortelse) 34 Tiltaksløs 36 Elektronisk måte å be på 38 Org. (forkortelse) 40 Kvinnenavn 41 Tegnene 44 Svar 46 Intensjoner 48 Essensielt i forbindelse med a-meldingen
Vinn gavekort på 1000,–!
Denne gangen handler QUIZ&KRYSSORD om litt av hvert. Løsningsordet finner du ved å sette sammen første bokstav i QUIZ-svarene (fra 1 til 4) med bostavene i de grønne rutene (fra venstre mot høyre og ovenfra og ned innen en kolonne) til ETT ord.
Send løsningsordet til [email protected] innen 20. januar, og vær med i trekningen av tre gavekort á kr 1000,–!
Loddrett
1 Involverer alle landets arbeidsgivere 2 Minus hørsel 3 Månefase 4 Belønningsform 5 Påstår enkelte bensinstasj. at de har 6 Gjør politiet 7 Junior 8 Bibelsk navn 9 Svært gammeldags 14 Virkelighet 15 Sa 20 Måte å bli transportert på 26 To like 30 Student 32 Virus 35 Spansk høyhastighetstog 37 Luring 39 Ånd 42 Alles mor 43 Ferdelsåre 45 Er tilknyttet kongehuset 47 Svar
Vinnerne i forrige nummer Løsningsordet i forrige nummer var ERFARINGSUTVEKSLING
Selv om det var en liten feil i oppgaven hadde flere lyse hoder funnet frem til dette.
Det ble trukket tre vinnere:
Bodil Bø, BKK Produksjon AS Kari B. Lund, Skanska Norge AS Tove Sollihaug, Reinertsen AS Nr 3 – 2014 ADVANTAGE
27
FØRST 2015
DATO STED
26.-29. APRIL SVOLVÆR I LOFOTEN
FØRST står for Forum for økonomi- og ressursstyring, og er EVRY sin årlige konferanse for alle som jobber med økonomi, fakturering, innkjøp, lønn, personal, innfordring og systemstøtte i det offentlige.
Agresso Fagdag 2015
DATO STED
12. MAI RADISSON BLU PLAZA HOTEL, OSLO
Agressodagen hos ITNOR
DATO STED
21. MAI ROCKHEIM, TRONDHEIM
Agresso Bruker konferanse 2015
DATO
20.-22. SEPTEMBER
STED
GARDERMOEN
UNIT4 Agresso AS leverer forretnings systemer som utmerker seg ved at de enkelt lar seg justere til stadig nye behov. I tillegg til ERP-systemet Agresso – som omfatter løsninger innen økonomi, lønn og personal med tilhørende konsulent tjenester og kundeservice - leverer selskapet også Current- produktene, virksomhets styrings systemet UNiT4 Business Analytics og konsoliderings løsningen UNIT4 Consolidation & Cash til det norske markedet. Sammen med sine partnere betjener UNIT4 Agresso rundt 800 kunder i Norge. UNIT4 Agresso AS er et datterselskap av UNIT4 NV.
www.unit4agresso.no
UNIT4 Agresso AS Gjerdrums vei 4 Postboks 4244 Nydalen, 0401 Oslo
T
22 58 85 00
F
22 95 21 50
E