Transcript Kurs i bruk av eKirkebok - De kirkelige registre

Kurs i bruk av eKirkebok
Høst 2012
Innhold
Dette kurset vil det bli lagt vekt på praktisk bruk av eKirkebok.
Målgruppe: Saksbehandlere i sokn, fellesråd og servicetorg.
Innhold:
- Bakgrunn og erfaringer
- Bruk av MinID, dåp, konfirmasjon, vigsel, gravferd, innmelding,
utmelding, søk/endre handlinger, slett tilhørig og korriger feil i
medlemsskapsstatus.
- Kirkeloven (bare de viktigste paragrafene)
- Forskrift for medlemsregister (bare de viktigste punktene)
- Gjennomgang av ofte spurte spørsmål
- Feil og endringer
Litt status om bruk
• Siden produksjonsetting av eKirkebok 30. januar 2012 er det
registret ca 50.000 handlinger av ca 1000 ulike kirkelige enheter
(fellesråd/sokn). . Det er registrert 17.000 dåp, 11.000
konfirmasjon, 7.200 gravferd 2.000 vigsel og diverse 3000.
• Første versjon av eKirkebok som var i produksjon fra januar til
april hadde enkel funksjonalitet og gav kun støtte for registrering
av kirkelige handlinger.
Ved innføring av eKirkebok var det også dessverre noen feil og
mangler. Feil og mangler er rettet fortløpende og i juni 2012 ble
det lansert en ny versjon som rettet vesentlige feil og innførte
nødvendig bedre støtte til registeringen i systemet.
Ofte stilte spørsmål
• Spørsmål:
Hvorfor må vi vente på to-veisintegrasjon når brukerne ønsker at
integrasjon mellom lokale fagsystemer og eKirkebok?
• Svar:
Det er i 2011 og 2012 gjennomført nødvendige eKirkebok
tilpasninger til kirkeregistrene og toveis tjenester (web services)
er utviklet til å kunne brukes mot ulike fagsystemer. Det vil si at
to-veisintegrasjon nå kan gjennomføres dersom dette finansieres.
Veien frem mot toveisintegrasjon
2009
Strategigruppen:
To veisintegrasjon
gjennomnføres i
to faser.
Holdningen til
strategigruppen er
at
medlemsregisteret
må inneholde et
grensesnitt (web
services) som kan
tilbys alle
3’partsleverandør
er på lik linje;
uavhengig av
Duplo og Kardinal.
Det som lages må
tilrettelegge for at
alle tilbydere kan
konkurrere fritt.
2011; Ekirkebok
ble finansiert og
to-veisintegrasjon
utvikles som en
del av løsningen
Nasjonal IKTsatsing i Den
norske kirke
Beslutningsunderla
g for eierne: Trinn 1
– februar 2011:
”Elektronisk
kirkebok”. Den
”elektroniske
kirkeboken”
realiseres i to trinn,
hvor det første
representerer er en
minimumsløsning.
Også her ser vi for
oss at datafangsten
skjer i de lokale
fagsystemene.
2012 Trinn 1
innføres og trinn
2 forberedes
eKirkebok fase 1 er
satt i produksjon og
det arbeides videre
med avtaler,
finansiering og
teknisk
løsning/prosjektplan i samarbeide
med eiere av lokale
fagsystemer.
Gjenstående
hovedutfordring
er videre
finansiering av
investeringen og
driftsmidler
deretter.
2013 Innføring?
SHJ, 12.09.2012 v1.0
De kirkelige registrene og kommunikasjonspartnerne
Min ID
Lokale saksbehandlersystemer
De kirkelige registrene
Enhetsregisteret
Medarbeideren
Medlemsregister
Labora
Kardinal
Det sentrale
folkeregisteret
Matrikkelen
eKirkebok
Datautveksling
Gravlund
Ecclesia
Sentral
eKirkebok
Hvordan logge seg på
-
Direkte inn i det gamle medlemsregisteret
Bruke MinID
-
Startsiden
Finne brukerveiledninger og kvikkguider
http://register.kirken.no
8
http://register.kirken.no
9
Steg 1: Velg elektronisk ID
Elektronisk Kirkebok
Velg MinID.
Buypass og/eller Commfides
kan også brukes hvis du
allerede har en av disse.
10
Steg 2: Fødselsnummer og Passord
Elektronisk Kirkebok
Førstegangsregistrering for
nye brukere av MinID
Bestille brev med PIN-koder.
Brevet sendes alltid til din
folkeregistrerte adresse
Når du trykker her vil du få en SMS
(tekstmelding) med engangskode dersom
mobilnummeret ditt er registrert på din MinID
profil og du har aktivert engangskoder der
11
Steg 3: Engangskode via SMS
Elektronisk Kirkebok
Trykk her hvis du foretrekker
å bruke PIN-koder fra PINkodebrevet eller ikke har
tilgang til din mobiltelefon
Engangskoden kommer som
SMS (tekstmelding)
Logger deg inn via MinID. Du
blir da videresendt til
Elektronisk Kirkebok
12
Steg 3: Engangskode – PIN-kodebrev
Dette er et alternativt steg 3, hvor
du har valgt å bruke PIN-koder i
stedet for engangskode via SMS
Elektronisk Kirkebok
Logger deg inn via MinID. Du
blir da videresendt til
Elektronisk Kirkebok
13
Steg 4: Sjekk registrerte opplysninger
Elektronisk Kirkebok
Videresender deg
Elektronisk Kirkebok
14
Registrer MinID-bruker
15
Endre kontaktopplysninger
16
Bestill PIN-koder
17
Slik ser PIN-kodebrevet ut
18
Startsiden
Hvordan registrere dåp
Forskrift om Den norske kirkes medlemsregister.
§ 2. Medlemsregisteret skal inneholde opplysninger om den
registrertes navn, adresse, fødselsnummer, kode for
familietilhørighet, kirkelig status (medlem/hørende inn under), dato og
sted for dåp eller innmelding, valgkrets og hvilket sokn
vedkommende er bosatt i ut fra folkeregisteret.
Registreringen av kirkelige handlinger, jf. § 1 andre ledd, skal omfatte
følgende opplysninger:
a) dåp: navn og fødselsnummer på den døpte, navn og
fødselsnummer på foreldre og navn på faddere, samt dato og sted for
dåpen
Dåp
Start med å taste inn
11 sifret fødselsnr.
21
Dåp - søk etter person
22
Dåp - skriv ut attest
Hvordan registrere Konfirmasjon
Forskrift om Den norske kirkes medlemsregister.
§ 2. Medlemsregisteret skal inneholde opplysninger om den
registrertes navn, adresse, fødselsnummer, kode for
familietilhørighet, kirkelig status (medlem/hørende inn under), dato og
sted for dåp eller innmelding, valgkrets og hvilket sokn
vedkommende er bosatt i ut fra folkeregisteret.
Registreringen av kirkelige handlinger, jf. § 1 andre ledd, skal omfatte
følgende opplysninger:
b) konfirmasjon: navn på, fødselsnummer og dåpsdato for
konfirmanten, samt dato og sted for konfirmasjonen
Konfirmasjon
25
Hvordan registrere Vigsel
Forskrift om Den norske kirkes medlemsregister.
§ 2. Medlemsregisteret skal inneholde opplysninger om den
registrertes navn, adresse, fødselsnummer, kode for
familietilhørighet, kirkelig status (medlem/hørende inn under), dato og
sted for dåp eller innmelding, valgkrets og hvilket sokn
vedkommende er bosatt i ut fra folkeregisteret.
Registreringen av kirkelige handlinger, jf. § 1 andre ledd, skal omfatte
følgende opplysninger:
c) vigsel: navn og fødselsnummer for brudefolkene, samt dato og
sted for vigselen
Vigsel
Vigsel
Hvordan registrere Gravferd
Forskrift om Den norske kirkes medlemsregister.
§ 2. Medlemsregisteret skal inneholde opplysninger om den
registrertes navn, adresse, fødselsnummer, kode for
familietilhørighet, kirkelig status (medlem/hørende inn under), dato og
sted for dåp eller innmelding, valgkrets og hvilket sokn
vedkommende er bosatt i ut fra folkeregisteret.
Registreringen av kirkelige handlinger, jf. § 1 andre ledd, skal omfatte
følgende opplysninger:
d) gravferd: navn på og fødselsnummer for avdøde, dato for dødsfall
og dato og sted for jordfestelse (gravferdsseremoni)
Gravferd
30
Innmelding
Utmelding
Slett tilhørig
Søk/endre handlinger
34
Søk/endre handlinger
35
Korriger feil i medlemskapstatus
Skriv ut attest
Slette handling
37
Skriv ut attest
38
Hvilke attester kommer
Attestene kommer på disse språkene:
Nynorsk, bokmål, samisk og engelsk
Attestene er:
Dåpsattest, innmeldingsattest, utmeldingsattest,
medlemsskapsattest,
Veien videre
Hva ønsker du som bruker?
Sikkerhertsorganisasjon
Rolle
Oppgave
Klageinsans?
• Lovgivning
• Rammer for sikkerhetsarbeid
• Erstatningspliktig?
Sentralt
behandlings
ansvar
Kvalitetsansv
• Forvalte rutiner
• Forvalte datakvalitet
Personvernombud
• Avviksbehandling
• Kontrollerende sikring
• Utforming av rutiner
• Autoriseringsregler
Brukerstøtte
• Rolletildeling til lokale admin.
• Løsning av problemer lokalt
• Taushetserklæring *
Lokalt
behandlings
ansvar
• Forvalte lokale rutiner
• Forvalte lokal kvalitetssikring
Lokal
administrator
• Forvalte lokal rollefordeling *
• Ev. lokal taushetserklæring *
Seksbehandler
ansvar
• Lokal kirkebokføring
Ansatt
Utførende stilling
Statsråden
• Strafferettslig ansvarlig
• Risikoanalyse
• Overordnet kvalitetskontroll
• Styrende sikring
Sikkerhetsansv • Utførende sikring av registeret
• Lokal oppdatering av andre
data (ansatte, org.enhet mm)
• Lesetilgang til registeret
06.07.2010, versjon 1.9a, OIB/KKl/MSy/SHJ
Kirkemøtet
Kirkerådets direktør
Kirkeavd. direktør
Personvernombud?
Personvernombud
Ikke
instruksjons
myndighet
Kirkens brukerstøttesenter
Krikevergen
Kirkevergen
IT-kyndig i
fellesråd
Sjømannkirkens
generalsekretær
IT-kyndig i
fellesråd
Saksbehandler
i fellesråd …
Ansatt
IT-kyndig i
fellesråd
Saksbehandler
i fellesråd
Saksbehandler
i sjømannskirke
Ansatt
Ansatt
SHJ, 12.09.2012 v1.0
De kirkelige registrene og kommunikasjonspartnerne
Lokale saksbehandlersystemer
Medarbeideren
Labora
Kardinal
eKirkebok
Datautveksling
Gravlund
Ecclesia
Sentral
eKirkebok
data
SHJ, 12.09.2012 v1.0
De kirkelige registrene og kommunikasjonspartnerne
Min ID
Lokale saksbehandlersystemer
De kirkelige registrene
Enhetsregisteret
Medarbeideren
Medlemsregister
Labora
Kardinal
Det sentrale
folkeregisteret
Matrikkelen
eKirkebok
Datautveksling
Gravlund
Ecclesia
Sentral
eKirkebok
Brukerstøtte er å treffe på:
Epost: [email protected]
Telefon: 23 08 12 34
Fra kl 09.00 til 15.00