Transcript Nyheter og forbedringer

Visma Lønn
Nyheter og forbedringer
Oslo, september 2010
1. opplag
All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke
en forpliktelse fra produsenten.
Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program den omhandler, er beskyttet av lov om
opphavsrett og den særskilt inngåtte Avtale om bruksrett og vedlikehold. Alle rettigheter til dette
materiell innehas av Visma Software AS. Enhver kopiering eller gjengivelse av materiell i denne
boken, inkludert uten begrensninger, tekst, skjermbilde utseende, ikoner eller metoder, er
forbudt.
Som en del av den kontinuerlige utviklingen av systemet vil Visma Software AS kunne endre
sammensetningen av pakkeløsninger, moduler og funksjoner.
Visma Software AS fraskriver seg ethvert ansvar for eventuelle feil eller mangler i systemet,
utover hva som uttrykkelig beskrives i den til enhver tid gjeldende Avtale om bruksrett og
vedlikehold.
Bruk av systemet på andre maskiner enn den systemet er lisensiert for, er ulovlig og medfører
anmeldelse og krav om erstatning.
INNHOLD
Innledning ........................................................................................................................ 1
Nyheter ............................................................................................................................. 2
Status min lønnsklient – ”Nøkkeltall” ............................................................................................. 2
Pensjonsrapport - ny bransjestandard .............................................................................................. 2
Oppfølging av sykmeldte ................................................................................................................ 2
Nytt fraværsskjema til NAV (inntekts- og trekkopplysninger) ......................................................... 3
ENDRINGER / FORBERINGER ..................................................................................... 4
Fødselsnummer /Bankkonto på lønnsslipper ................................................................................... 4
Kryptert / passordbeskyttet lønnsslipp (og lønns- og trekkoppgave) ................................................ 4
Ansatt historikk .............................................................................................................................. 4
Rapporten ”Avstemming regnskap” (Visma Global) ....................................................................... 4
Terminoppgave til AltInn, beregningsform EE ................................................................................ 4
Regnskapsbunt ............................................................................................................................... 4
SSB lønnsstatistikk ......................................................................................................................... 5
Import av fraværstransaksjoner ....................................................................................................... 5
Regenerering av lønnsslipp ............................................................................................................. 5
Telepay format V2.01 ..................................................................................................................... 5
SSB egenmeldt fravær / knyttet fravær ............................................................................................ 5
Fraværsregistrering ......................................................................................................................... 5
Visma lønn og personal ABC.......................................................................................................... 5
Hendelsesstyrt varsling (abonnement e-post varsling) ..................................................................... 5
Grunndata og satser .......................................................................................................... 6
Lønnsart ......................................................................................................................................... 6
Kommuner ..................................................................................................................................... 6
INNLEDNING
Dette dokumentet beskriver endringene som er implementert i Visma Lønn versjon 7.50.
Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese igjennom alle punktene før du starter å bruke Visma Lønn
versjon 7.50. Da er du sikker på at du ikke går glipp av rutiner/nyheter som er nyttige for deg og
din bedrift.
De største endringene er:
• Nytt oversiktsbilde ved oppstart av firma ”Nøkkeltall”
•
•
Automatisk oppfølging av sykmeldt ihht lover og regler
Ny pensjonsrapport (ny bransjestandard)
•
•
•
Tilrettelagt for AltInn II
Fødselsnummeret skrives på lønnsslippen
Lønnsslipper på e-post sendes alltid kryptert (lønns- og trekkoppgaver tilsvarende)
Merk: Du må lese "Installasjonsveiledning" nøye før du oppgraderer til versjon 7.50.
Merk: Du må minimum ha versjon 7.45 for å kunne oppgradere til versjon 7.50.
På Visma Infoline kan du lese om lønnsfaglige og programrelaterte emner.
VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer
1
NYHETER
Status min lønnsklient – ”Nøkkeltall”
Ved oppstart av Visma Lønn får du en oversikt over ”statusen” på ditt firma. Oversikten viser
lønnskostnader hittil i år (kontra 2 siste år), antall fraværsdager i inneværende og forrige måned (vs i fjor),
status på dine lønnskjøringer, samt status vedrørende innsendelse av terminoppgaver.
Vedr. lønn og fravær, kan du klikke på ulike felt og selv bestemme hva du vil se av informasjon.
Bildet finner du også i menyvalget ”Forespørsel / Nøkkeltall”.
Hvis du ikke ønsker at dette bildet skal vises ved oppstart, kan du slå det av. Gå til ”Grunndata /
Firmaopplysninger / Oppsett / Info.meldinger” og fjern krysset for ”Vis skjermbilde ved pålogging av
firma”.
Merk! For at oversikten skal vise at lønnsslipper er overført til Visma Ansattportal, må du i tillegg til å
”publisere lønnsslipper”, klikke på ”sjekk status” (knappen under i samme skjermbilde).
Pensjonsrapport - ny bransjestandard
Finansnæringens hovedorganisasjon (FNH) har sammen med de fleste pensjonsaktører utarbeidet en ny
felles pensjonsrapport (OTP). Visma Lønn versjon 7.50 har støtte for den.
Hør med din pensjonsaktør om de har støtte for ny bransjestandard, evt. når det vil skje.
Du finner 2 rapporter i mappen ”Pensjonsrapporter”.
• Rapporten ”FNH bransjestandard” skriver ut data på skjerm / papir.
• Rapporten ”FNH bransjestandard elektronisk” lager ønsket xml fil, som du deretter sender inn.
Når xml-fil skal lages, angir du plassering og ønsket filnavn i feltet ”Filnavn”.
Oppfølging av sykmeldte
Nå kan du bruke Visma Lønn som et godt hjelpemiddel vedrørende oppfølging av sykmeldte!
Systemet har støtte for NAVs krav rundt aktiv oppfølging av langtidssykmeldte ansatte.
Utdrag av regelverket
•
Oppfølgingsplanen skal være ferdig utarbeidet etter 6 uker.
•
Dialogmøte 1 skal avholdes etter 12 uker.
•
Dialogmøte med NAV skal avholdes etter 26 uker.
•
Informasjonsmøte innen 52 uker
Alt dette er det enkelt å få Visma Lønn til å varsle!
Varslingen (oppfølgingen) er basert på samme prinsipper som ”Hendelsesstyrt varsling” (hvor du kan få
Visma Lønn til å sende e-post i forkant av utløpt prøvetid, vikariat, permisjon, jubileer og lignende).
Du registrerer fraværet på vanlig måte, så sender løsningen ut e-post når fraværet når ulik lengde!
I oppsettet angir du hvem som skal få e-posten, for eksempel personalansvarlig eller den ansattes
avdelingsleder.
2
VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer
Oppsett
Under ”Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Oppfølging sykefravær” ligger det ferdig
definert forslag til når fravær skal følges opp.
Du kan selv endre tekst eller antall uker (For eksempel når regelverket endres, slik det er varslet for neste
år).
Du kan legge inn inntil 6 varslinger (hendelser) pr. fraværstilfelle. Visma Lønn legger inn
Oppfølgingsplan, Dialogmøte 1, Dialogmøte 2 NAV og Informasjonsmøte som standard i hendelse 1-4.
Fraværsregistrering
I fraværsregistrering er det lagt inn en ny fane ”Oppfølging sykefravær”. Har du registrert legemeldt
sykefravær vises fraværet i denne fanen. Når du er ferdig med oppfølgingen av en hendelse, angir du dato
for dette, for eksempel i feltet ”Oppfølgingsplan dato”.
Oppfølging av sykefravær
Automatisk oppfølging fra Visma Lønn baserer seg på rutinen ”hendelsesstyrt varsling”, som du kan lese
mer om nedenfor. Der angir du hvor mange dager før siste frist varselet (e-posten) skal gis. Hvis du for
eksempel angir 7 dager, vil det vedrørende. oppfølgingsplan (hvor siste frist er 6 uker), sendes en e-post
når et fravær har vart i 5 uker.
Rapporten ”Oppfølging sykefravær”
Det er lagt inn en ny rapport ”Oppfølging sykefravær” (under fraværsrapporter i utskriftssentralen).
Rapporten viser alt (legemeldt) sykefravær pr. dato som angis i utskriftsdialogen.
Rapporten viser fraværets lengde per. dato (antall uker) og når siste frist for oppfølging av de ulike
hendelser er. Når oppfølging er gjort (dato angitt), vises dette med et kryss (X) i rapporten.
Nytt fraværsskjema til NAV (inntekts- og trekkopplysninger)
Det er to nye skjemaer for ”Inntekts- og trekkopplysninger” for arbeidstakere som skal ha sykepenger,
foreldrepenger, svangerskapspenger, pleie-/opplæringspenger eller omsorgspenger.
Du finner rapportene i fanen "NAV" i fraværsregistreringen.
Skjema for trekkopplysninger 08-30.02 blir skrevet ut etter skjema 08-30.01 dersom de ansatte har
trekkpålegg, bidragstrekk m.m registrert i faste transaksjoner.
Hvis arbeidsgiver forskutterer lønn, skrives kun skjema 08-30.01 ut (inntektsopplysninger).
Det er lagt inn nye felt i utskriftsdialogen:
• Hvor lenge krever du refusjon utbetalt av NAV
• Mottar den ansatte naturalytelser
• E-postadresse” (firmaets kontaktpunkt)
NB! Dersom de ansatte har to eller flere trekk av samme type må du fylle ut skjema 08-30.02 manuelt.
VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer
3
ENDRINGER / FORBERINGER
Fødselsnummer /Bankkonto på lønnsslipper
I tråd med nye lover og regler, skrives fødselsnummer på lønnsslipp.
Bankkonto nummeret viser kun de siste 5 sifrene på lønnslippen.
Kryptert / passordbeskyttet lønnsslipp (og lønns- og trekkoppgave)
Nå blir alltid passord på lønnsslipper og lønns- og trekkoppgaver som sendes på e-post kryptert.
Har du ikke registrert passord på den ansatte er det fødselsnummer til den ansatte som blir brukt som
passord.
Ansatt historikk
Det er lagt inn et nytt felt i Ansattoversikten ”Dato endr. historikk”.
Dersom du endrer i et felt hvor historikk lagres, må du fylle ut dato for når endringen gjelder fra.
Da vil historikken på de ansatte bli oppdatert korrekt.
Historikk gjelder endring av feltene:
Ansettelsesforhold, Arbeidsstatus, Stillingsbrøk, Avdeling, Prosjekt, Stilling, Stillingsbeskrivelse,
Hovedarbeidssted, Kategori, Rapporterer til, Lønnstrinn, Kampanje, Ekstra1, Ekstra2, Ekstra3.
PS! Når data er lagret, vil feltet ”Dato endr. Historikk” i Ansattoversikten (fane 3) igjen være blankt, men
du vil se at historikken er oppdatert (fane 8).
Rapporten ”Avstemming regnskap” (Visma Global)
Oppsettet rapporten ”Avstemming regnskap” mot Visma Global bruker er endret. Du finner oppsettet
under ”Grunndata / Firmaopplysninger / Oppsett / Økonomisystem”.
Det er lagt inn nye felt under ”Visma Global Database”.
Databaseserver:
Database:
I dette feltet registrerer du navnet på serveren hvor SQL basen til Visma Global ligger
Navnet på databasen aktuell Visma Global klient har
(f. eks GlobalDemoGLOBALData – du kan bl.a se databasenavnet i Global.ssc filen)
Databasebruker: Firmanavn (f.eks GlobalDemo)
Databasepassord: I dette feltet legger du inn passordet databasen (Visma Global klienten) har.
Terminoppgave til AltInn, beregningsform EE
Når du har beregningsform EE ”Kun innberetning av forskuddstrekk, ingen avgiftsberegning” blir det nå
lagt ut blankt i felt Del 2 Arbeidsgiveravgift i AltInn.
Regnskapsbunt
Ved korrigering av antall timer (minus) blir ”antall / mengde” overført korrekt til Visma Global og
Visma Business.
4
VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer
SSB lønnsstatistikk
Hvis du hadde stillingsbeskrivelse på over 40 tegn fikk du feilmelding når du sendte SSB-lønnsstatistikk
(RA-0500) til AltInn, dette er nå rettet.
Import av fraværstransaksjoner
Ved import av fraværstransaksjoner CSV-fil, kan feltet ”fraværsgrad” importeres.
Regenerering av lønnsslipp
Ved regenerering lønnsslipper, blir fortegnet på akkumulert forskuddstrekk satt riktig.
Telepay format V2.01
Når du åpner filen i notisblokk vises ”ÆØÅ” riktig.
SSB egenmeldt fravær / knyttet fravær
Fraværsrapportering til SSB teller nå antall tilfeller som en dersom to egenmeldingstransaksjoner er
knyttet sammen. Du kan knytte dem manuelt i fraværsregistreringen eller sette opp kryss for automatisk
knytting på fraværskoden.
Fraværsregistrering
Viser nå riktig feriedager tilgode også før du har begynt å registrere ferie og fravær på nytt år.
Visma lønn og personal ABC
Navn på valget i hotbaren er endret fra ”Visma Lønn ABC” til ”Lønn personal ABC”.
Hendelsesstyrt varsling (abonnement e-post varsling)
Denne rutinen er forenklet.
Når du skal registrere en ny varsling (under Verktøy / Administratorfunksjoner / System / Abonnement epost varsling), gjør du det via knappen øverst til venstre i bildet: "Opprett abonnement e-postvarsel".
Velg hva som skal varsles (varslingstype), og angi hvor mange dager før hendelsen e-posten skal sendes.
Feltene i gruppeboksen "Kriterier for gjentatte varsler" gjelder kun for terminoppgave, skattekort og
brukerdefinerte, slik at disse feltene vil være nedtonet dersom du velger en av de andre varseltypene.
Hvis det IKKE er den ansattes avdelingsleder som skal få varslingen, må du endre e-postmottaker. Dette
gjør du ved å dobbeltklikke (eller trykke <F7>) i feltet ”Varslingstype”.
Varsling er noe du bør sette opp serveren til å gjøre hver dag. Altså sjekk om det er nye hendelser å varsle.
Dette gjør du via knappen ”Registrere planlagt søk”.
Typisk en oppgave man automatiserer til å skje sent hver kveld eventuelt tidlig hver morgen (men ikke på
et tidspunkt hvor Visma Lønn serveren kan være tatt ned pga backup-rutine). IT-ansvarlig eller forhandler
kan hjelpe deg med det tekniske.
NB! For at Visma Lønn skal vite leders e-postadresse, må ansvarlig leder være angitt i avdelingsregisteret
(eventuelt prosjektregisteret). I tillegg må det være angitt e-post adresse på vedkommende i
ansattregisteret.
VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer
5
GRUNNDATA OG SATSER
Lønnsart
Ny lønnsart nr. 138 Trekkpliktig del dekket overtidsmat. Blir lagt inn på nytt firma. Ved bruk av Visma
Travel Expense vil dekket beløp bli splittet i trekkfritt og trekkpliktig beløp i henhold til lover og regler.
Lønnsarten ser slik ut:
Kommuner
Følgende kommuner har fått Adresse = c/o Kemneren i Follo, PB 510, Postnr 1411 Kolbotn.
•
•
•
•
•
•
6
0211 Vestby
0213 Ski
0214 Ås
0215 Frogn
0217 Oppegård
0229 Enebakk
VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer
visma.no
Visma Software AS • Karenslyst allé 56 • Pb. 733 Skøyen • 0214 Oslo • Norge
Tlf: +47 46 40 40 00 • Faks: +47 23 15 80 81 • visma.no