Transcript Elektronisk årsrapportering for Fylkesmannen - FM-nett

Brukerveiledning
Elektronisk årsrapportering for
Fylkesmannen
http://arapp.fylkesmannen.no/
14. november 2011
1
1. Hva er elektronisk årsrapportering?
Frem til årsrapporten for 2008, har Fylkesmannens årsrapport til daværende Fornyings- og
administrasjonsdepartementet (FAD), vært utarbeidet som et ordinært Word-dokument.
Elektronisk årsrapportering, som ble iverksatt fra og med 2008, innebar overgang til en
nettløsning for utarbeidelse og presentasjon av årsrapportene på: http://arapp.fylkesmannen.no/
2. Hvorfor elektronisk årsrapportering?
Før årsrapporten for 2008 måtte oppdragsgiver finne frem 18 årsrapporter og vurdere tekstene
på sitt resultatområde. Lik strukturering gjør imidlertid, dersom malene følges, at forholdene
ligger til rette for å gjøre årsrapporten tilgjengelig etter resultatområde i embetsoppdraget, på
tvers av embetene. For kapittel 2 i årsrapporten legges disposisjonen i tildelingsbrevet til
grunn. Å kunne lese informasjonen i årsrapportene etter resultatområder i stedet for etter
embete utgjør en stor gevinst for oppdragsgiverne, og gjør det også lettere for embetene å
sammenligne seg med hverandre.
FAD gav på denne bakgrunn Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i oppdrag å utvikle en løsning
for elektronisk presentasjon av embetenes årsrapporter på FM-nett. Vi har lagt vekt på at
løsningen må kunne:
 presentere tekst og tallmateriale i tabeller i sammenheng,
 håndtere ressursbruksrapportering på de ulike resultatområdene i embetsoppdraget,
 kunne videreutvikles til rapportering på andre tidspunkter enn årsrapportens,
 ha mulighet for ordinær embetsvis årsrapportsvisning,
 fungere godt i embetets interne arbeid med årsrapporten. Systemet må derfor være lett
å arbeide i og årsrapporten må enkelt kunne skrives ut på papir.
Et eksemplar skal kunne arkiveres av embetet iht arkivlovgivningen.
Godkjenningsmekanismer hindrer at foreløpige versjoner blir liggende ute på FM-nett.
Systemet er fleksibelt slik at endringer i embetsoppdraget kan håndteres uten for stor
ressursbruk, og kan utvikles slik at sammenligninger over tid kan gjøres der
oppgaveporteføljen er stabil.
2
3. Å hente ut informasjon
Gå til følgende nettadresse: http://arapp.fylkesmannen.no/
Vanlig årsrapport fra ett embete
1. Velg embete og år på forsiden, dvs fanen ”Årsrapporter”.
2. Nå kommer .pdf visning av årsrapporten opp.
Skreddersydd delrapport – etter område, for en gruppe av embeter osv
1. Gå inn på fanen ”Sammenstilling”
2. Velg år og kapittel/departementsområde i nedtrekksmenyen.
3. Hak av hvilke resultatområder du vil ha rapportering på.
4. Trykk ”Oppdater Rapport”, vent til rapporten kommer opp.
5. Tabeller kan hentes over til Excel. Klikk på ”Hent som Excel” over hver tabell så skal
resten gå av seg selv.
6. Du kan få rapporten som pdf.fil ved å trykke pdf-symbolet øverst på siden.
7. Rapporten kan skrives ut ved å trykke på printerikonet øverst på sida
8. Det er mulighet for å hente ut rapporter for flere år samtidig.
Merk at det ikke vil ligge tilgjengelig informasjon fra
årsrapporten for 2011 her før den er publisert. Frist for
publisering er 29. februar 2012.
3
4. Innrapportering
Det er lagt opp til at hele embetets arbeid med årsrapporten skjer innenfor dette systemet,
utkast, godkjenning og publisering. Det er altså ikke meningen at man skal lage en kladd i
Word og lime inn teksten etterpå.
Rollefordelingen er i grove trekk slik:
- Den enkelte saksbehandler legger inn data for sitt område. Dette omtales i 4.1.
- Avdelingslederen godkjenner det saksbehandlerne har lagt inn, med evt endringer.
Dette omtales i 4.1. jfr. særlig pkt 6.
- Embetsledelsen, med bistand fra en koordinator, lager innledning og godkjenner
teksten for publisering. Dette omtales i 4.2.
4.1.
Å legge inn tekst og andre data
1. Gå inn på følgende nettadresse: http://arapp.fylkesmannen.no/.Du skal inn på fanen
”Innrapportering” Systemet finner automatisk ut hvilket embete du er ansatt i basert på
IP adresse. Alle som er koblet på nettverket i det aktuelle embete kan rapportere inn på
resultatområdene for det embetet.
2. Valg av område å rapportere på.
a. Først velger du hvilket kapittel du skal rapportere på, til dette brukes fanene på
venstresiden av skjermbildet. Embetet må fordelene oppgavene slik at ikke
flere saksbehandlere rapporterer på samme oppdrag samtidig. I slike tilfeller
blir bare teksten til den som lagrer sist, liggende i databasen. For å skrive
innledningen må du være pålogget med kode, ref kap. 4.2.
b. Deretter velger du, hvis du er på kapittel tre, departementsområde i
nedtrekksmenyen. (På de andre kapitlene, gå rett til c. under)
c. Finn det resultatområdet eller det delkapitlet du vil rapportere på. Trykk på
”Rapporter” til høyre for resultatområdet/delkapitlet. På områdene merket med
rød stjerne er det krav om rapportering i FADs årsrapport. Disse må fylles ut
for å kunne levere årsrapporten. På øvrige områder er det ikke krav til
rapportering i årsrapporten.
d. Hvert resultatområde har også en gitt status. Merk at fra og med 2010 vil kun
godkjente rapporter tas med i den endelige årsrapporten. Dette er av tekniske
4
og layoutmessige grunner(automatisk lagring av kladd, tomme rapporter, dvs.
kun overskrifter for resultatområder.)
3. Du kommer nå direkte til rapporteringsfanen for resultatområdet(tidligere ble man
først vist rapporteringskravene), unntak der det er en tabell å fylle ut.
a. I tekstboksen er det bare å skrive inn på vanlig måte, merk også knappene
øverst som du kan bruke til underoverskrifter, utheving av tekst, lister mv.
b. Rapporteringskravene er tilgjengelige i eget vindu om du trykker på knappen
”Vis resultatområde”
c. Det er mulighet til å hente opp tidligere rapporter ved hjelp av
radioknapper(det er mer enn en i tilfeller der resultatområder er slått sammen)
og knappen ”Vis rapport”. Denne funksjonaliteten er selvsagt kun tilgjengelig
der tidligere rapporter eksisterer.
d. Nytt av året er mulighet til å lime fjorårets rapporteringstekst direkte inn i
teksteditoren. Merk at dette overskriver det som allerede er der, så en bør gjøre
dette før en skriver noe.
e. For resultatområder der det er tvungen rapportering er det lagt in mulighet for å
rapportere om det har vært avvik eller ikke.
f. Hvis du vil fortsette senere, eller hvis teksten er ferdig til godkjenning fra
avdelingsledelsen, trykker du ”Lagre som kladd” nederst i vinduet.
g. Knappene Forrige/Neste side nederst blar gjennom de samme elementene som
finnes i venstresiden. Merk at bruk av disse resulterer i lagring av kladd.
4. Fanen ”Resultatområde” i venstremenyen: Her står rapporteringskravene normalt
nederst. For kapittel 1 og 2 er relevant tekst i tildelingsbrevet gjengitt.
5
5. På enkelte områder i embetsoppdraget er det krav om tallrapportering. På mange av
disse er det lagt opp til egne standardiserte tabeller. Da vil du se en boks med
”Tabelldata” på venstre siden. Klikk på denne og fyll ut tallene. De fleste tabellene
blir lagret ved å bruke ”Lagre som kladd”. Det er enkelte tilfeller der en er nødt til å
benytte seg av andre kontroller enn ”Lagre som kladd”, dette er som regel forklart i
tabellen eller er såpass selvforklarende at videre forklaring er overflødig.
6. ”Godkjenning”-fanen på venstresiden brukes til godkjenning av rapporten. Hva som er
synlig her er avhengig av status og rolle(mer om roller i 4.2). Det er viktig at
godkjenning ikke gjøres før teksten er ferdig fra avdelingens side. Eventuelle
endringer gjøres ved å klikke på rapportering/tabelldata-boksene. Deretter gjøres
endringene på samme måte som når man rapporterer.
Generelt om innrapportering:
 Du kan fritt klikke frem og tilbake i boksene mens du arbeider, hvis du for eksempel
ønsker å skrive etter at du har rapportert tall, eller ønsker å se på embetsoppdraget en
gang til.
6
 Du kan klippe tekst fra andre kilder inn i tekstrapporteringsboksen og vise versa.
Teksteditoren fjerner automatisk unødvendig formatering fra for eksempel Word.
Merk at headere(dvs. overskrifter) ikke blir fjernet før en lagrer(dette er en bug i
teksteditoren). For 2011 er teksteditoren oppdatert, problemet med Header\h-element
eksisterer fortsatt, men langt mer stilformatteringer blir automatisk fjernet.
 Det er imidlertid ikke lagt til rette for å lime inn tabeller, figurer mv i tekstboksene.
Der det er krav om talldata, skal det være lagt inn forhåndsdefinerte tabeller. Unntaket
er kapittel 1 der det er mulighet til å legge til tabeller ved hjelp av
tabellfunksjonaliteten i teksteditoren.
4.2.
Fra utkast til publisering av endelig årsrapport
Systemet er lagt opp slik at den enkelte saksbehandler og avdelingsleder utarbeider
rapportering. Embetsledelsen ser over, evt. endrer og godkjenner før publisering. Det er fra
2010 tre ulike roller: en administratorrolle, en autentisert bruker og en vanlig bruker.
Den vanlige brukeren blir autentisert på bakgrunn av IP adresse, og har mulighet til å skrive
rapporter, fylle inn tabeller/skjema og sende rapporten til godkjenning. Den autentiserte
brukeren er mest tiltenkt avdelingsledere og lignende, og skal primært brukes til godkjenning
av rapporter. Administrator har de samme tilgangene, men i tillegg mulighet til å publisere og
låse opp rapporter som allerede er godkjent.
Vanlige brukere kan nå sende en rapport til godkjenning. Rapporten blir da låst for videre
editering, og den/de som har ansvaret for å godkjenne rapporter kan velge å godkjenne eller
ikke. Når en rapport er godkjent er den låst slik at kun administrator kan låse opp. Blir en
rapport ikke godkjent, blir statusen satt til kladd og den blir åpnet for videre editering.
Dette avsnittet er mest relevant for embetsledelsen og evt. koordinator for årsrapportsarbeidet
i embetet.
Passordbeskyttelse av publiseringsfunksjonen skal sikre at ikke foreløpige versjoner blir lagt
ut på FM-nett.
1. For å sjekke status på de ulike områdene: Gå inn på fanen Publisering. Det vil fra og
med 2010 være to lister, en for områder der det er rapporteringskrav og der rapporten
ikke er godkjent, og en for resultatområder uten rapporteringskrav der status er kladd.
a. Liste 1: Det er altså bare områdene hvor det er rapporteringskrav, merket med
rød stjerne under ”Innrapportering”, som står på denne listen.
b. Liste 2: Viser resultatområder uten rapporteringskrav, der status er kladd.
Denne er lagt til fordi fra og med 2010 vil kun godkjente rapporter bli tatt med
i endelig årsrapport.
c. Når alle områdene hvor det er rapporteringskrav er godkjent fra avdelingenes
side, går embetsledelsen gjennom hele årsrapporten og vurderer om den er klar
for publisering.
2. For å lese utkast til årsrapport: Det er til enhver tid mulig å lese et utkast (bestående
både av det som er lagret som kladd og det som er godkjent i avdelingene). Dette gjør
du ved å velge fanen ”Kladd/utkast”. Nå får du etter litt venting hele utkastet opp på
skjermen. Hvis du ønsker å lese årsrapporten på papir, trykker du på ”som pdf” til
høyre for nedtrekksmenyen embete. Denne er merket med kladd/utkast nederst før
publisering.
7
a. Endre utkast til årsrapport: For å gjøre endringer følges samme logikk som ved
innrapportering, jfr. over. Gå inn på innrapportering, gjør endringene og
godkjenn.
3. Publisering: Gjøres når rapporten er helt ferdig, det vil si at alle områdene med
rapporteringskrav er fylt ut og embetsledelsen har godkjent innholdet:
a. Rapporten publiseres ved å trykke på publiseringsknappen. Knappen kommer
frem som et alternativ når det ikke lengre er noen områder som mangler
godkjenning
b. En melding må gis til [email protected]. FMSF tar ansvaret for å
generere ut en PDF av den ferdige årsrapporten og gjøre den tilgjengelig på
nett.
c. Embetet skal også lagre en versjon som .pdf-fil i eget arkiv, slik at kravene
krav til arkivering er ivaretatt etter arkivloven. Dette gjøres ved å hente ut .pdffilen fra ”Årsrapporter” og lagre den før arkivering i ePhorte.
5. Evt. videreutvikling til årsmelding
Årsrapporten er ment for departementene, jfr utdrag under. I tillegg kan det lages
årsmeldinger. Dette er publikasjoner mer rettet mot almenheten. I slike publikasjoner vil det
ofte være et ønske om bilder, grafikk mv. Årsrapporten kan brukes som grunnlag for en
årsmelding. To fremgangsmåter kan benyttes for å få materialet fra årsrapporten til Word:
1. Gå inn på kladd/utkast når rapporten er ferdig utarbeidet. Marker alt –Kopier – Lim
inn i et word dokument.
2. Samme fremgangsmåte som over, men teksten klippes fra .pdf-filen.
Fremgangsmåten i 1 anbefales fordi den håndterer tabeller og eksisterende formatering på en
langt bedre måte.
Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 1.5.
”Virksomheten skal utarbeide en særskilt årsrapport til departementet som skal være i
henhold til krav i tildelingsbrevet og inneholde annen relevant informasjon av betydning for
departementets styring. Departementet skal fastsette frist for når virksomheten skal legge
fram årsrapporten. Departementet skal sørge for at gjenpart av årsrapporten sendes til
Riksrevisjonen.
Virksomhetens ledelse skal, i samråd med departementet, vurdere behov for å publisere en
egen årsmelding.”
6. Endringer i årsrapporten etter at den er publisert
Dersom det er feil i den publiserte årsrapporten, er rutinen for å rette opp slike følgende:
1. Send en epost med informasjon om hva som er feil, og hva det riktige innholdet skal
være til [email protected]
2. FMSF kontakter FAD med forslag til håndtering. Det skal fremkomme hva som er
endret i forhold til opprinnelig årsrapport. FAD skal godkjenne endringer.
3. Endringer gjennomføres av FAD eller FMSF, som publiserer ny versjon. I den nye
versjonen må det fremkomme hvilke endringer som har blitt gjort.
4. Embetet må arkivere den nye versjonen også, ref. over.
Det er viktig at årsrapporten er korrekt når den publiseres første gang, siden alle etterfølgende
endringer også må kommuniseres til Riksrevisjonen og oppdragsgiverne.
8
7. Hvis du trenger hjelp, kontakt:
epost: [email protected]
9