Transcript Utvidet styremøte referat 30092014.pdf

Styremøte i Linjeforeningen Delta
Bendik Deraas
30.09.2014
Til stede: Per-Dimitri, Joakim Fremstad, Kjerstin Skarpnes, Fride Grøtte, Ulrikke Bing, Frode
Børseth, Eirik Myrvoll-Nilsen, Erik Jørgensen, Petter Taule, Ole Martin Kringlebotn, Patrick
Jackobsen, Elise Wright, Bendik Deraas, Vala Maria Valsdottir.
Mangler: Simon Solheim, Esten Kyrkjebø.
Del 1
1
Godkjenning av innkalling og saksliste:
• Godkjent.
• Gjennomgang av møteregler.
2
Godkjenning av referat fra forrige møte:
Godkjent.
3
Gjennomgang av nestlederordningen
Per-Dimitri utreder for nestlederordningen.
• Alle nestledere er med i dibsegruppa på facebook. Det er en ordning for å sende en
stedfortreder på arrangementer styret er invitert på.
• Når vi sender nestledere, vil vi gi bedskjed til arrangøren at vi sender stedfortredere.
Notert: Frode melder bekymring rundt ordningen, fordi styret blir eksplisitt invitert.
1
Eirik redegjør for økonomikomiteens funksjon. Komiteen er til for å få god informasjonsflyt
mellom komitene, spesielt angående søknader.
(ref: møteinnkallingen. )
4
Redegjøring av undergrupper rundt bordet
Webansvarlig(Joakim Fremstad): Gruppen er godt i gang med ny nettside, men ingen tidramme
er satt.
Ekskursjonskomitéansvarlig (Erik Jørgensen):
• Først opp i ekskursjonskomiteen skal det stemmes over hvor vi skal dra.
• Budsjett vil bli satt opp, og alternative planer vil bli utredet for de mest populære destinasjonene.
• Overskuddet til Linjeforeningen Delta vil bidra til å sponse en ekskursjonstur.
Kompendiumansvarlig (Petter Taule):
• Det er i dag 9-10 stykker i gruppen.
• Planen er å lage kompendium i Analyse 2.(Som skal være ferdig til mars-april (2015).
• Det blir utredet en plan om å lage kompenide for fysikkfag for sivinglinjene.
• Overskuddet fra salg av kompendier vil primært gå til sponsing av ekskursjonstur.
5
Gjennopplivning av “realfagsdagen”
Per-Dimitri redegjør for planer om å gjennopplive realfagsdagen i jubileumsuka 2015.
6
Erfaringsflyt
Erfaringsskriv må inn. Dato for innlevering av erfaringskriv fra fadderperioden: 1.Januar.
Per-Dimitri informerer den nye faddersjefen om oppgavene, og skaper en god informasjonsflyt
til neste faddersjef.
Bendik Deraas skal sette opp hierarki av tilgang på driven.
Del 1 av møtet er hevet
2
Del 2
Til stede: Per-Dimitri, Kjerstin Skarpnes, Frode Børseth, Eirik Myrvoll-Nilsen, Petter Taule,
Patrick Jackobsen, Vala Maria Valsdottir, Bendik Deraas.
Mangler: Esten Kyrkjebø (Petter Taule er stedfortreder).
7
Godkjenning av innkalling, saksliste, og referat:
Godkjent Forrige referat godkjent.(under tvil av Per-Dimitri)
8
Runden rundt bordet
8.1
Arrkomsjef Vala:
Økonomisk status: Det er litt trurig, vi går 600 minus for julebord. Dette er et mysterium inntil
videre. Arrkom vil prøve å gjøre opp for dette tapet ved salg av kaker. Vala har kommunikasjon
med Eirik ang budsjett. Eirik skal revidere budsjettet til Vala. Det blir ingen kompensasjon for
at det ikke ble julemat på julebordet, vi ville ikke ødelegge forholdet til Clarion, og vi vil ikke
pushe mer på det. Vi ble kompensert for de 5 som ikke kom.
• Det må redegjøres for tapet som ble gjort på julebordet.
• Alle må bleste 40 årsdagen, også personer utenfor Delta.
• Vi har også skaffet et 3Dprintet segl til invitasjonene for jubileum.
• Har funnet mange gamle deltaere å invitere til jubileum.
• Prinsen er booket, 3 retters og velkomstdrink. Det vil bli satt opp scene og alt går generelt
på skinner hittil.
8.2
Bedkom (Petter):
Lenge siden forrige møte og arbeidet har stagnert litt.
• Hans Olav har undersøkt hvilke bedrifter som ansetter fysikere og matematikere.
• Esten jobber med bedpress fra Schlumberger,
• Plan om å kontakte doktorstipendiater o.l (Patrick kjenner Torkil, om spurt kan han ta
kontakt)
• Saksopplysning fra Vala: I sammenheng med jubileet vil bedkom ha muligheten til å
komme i kontakt med svært mange gamle deltaer som nå er i arbeidslivet.
3
8.3
Redaksjonen (Frode):
Siste utgave er sendt til trykk. Forventet å motta i morgen. Ribbons kostnader ble høyere enn
forventet, pga toll. Frode mener ribbons har hatt en god effekt på redaksjonen, og dette vil
fortsette.
Spørsmål om Patrick tar hånd om distribusjon av ribbons. Dette vil forekomme med umiddelbar
virkning.
• Utdeling vil skje to ganger i semestret.
• Kostnader hvert semester? Ser for oss 20 ribbons pr semester(25kr pr stk.), denne utgiften
vil da havne på 500kr pr semester.
• Vi må finne et bedre navn på utmerkelsene.
• For å finanisere ribbons er Frode villig til å åpne for reklame i avisen.
• Frister må overholdes.
8.4
Kvinnekom (Kjerstin):
• Søknaden for Kvinnekom er fortsatt til revidering, og den vil bli sendt. Ansvar for dette
skal Eirik og Kjerstin overta som deres ansvarsoppgave.
• Søknaden skal være opp til revidering i styret.
• Søknaden må forandres til å innebære to faglige arrangement i semestret, for å oppnå
støtte.
• Søknaden skal visstnok ikke være sendt, men er ferdig.
Første arrangement ble gjennomført på Tirsdag. Dette var en suksess, og funket godt. Neste
arrangement vil bli et kræsjkurs for jentene i Delta. (Det er flere jenter som stryker enn gutter).
Det vil bli jentekollokvie i eksamensperioden. Det vil bli arrangert pepperkakehuskonk. Første
møtet vil bli åpent for alle jentene.
8.5
Komkom (Patrick):
Det er blitt fordelt ansvarsområder innad i Komkom:
• Det er enda ikke brukt tildelte midler.
• Simon Solheim er nestleder(Og dermed er økonomiansvarlig).
• Håvard Haugen er kontoransvarlig.
• Ole Martin er shopansvarlig.(Dette innebærer ølkom)
• Fredrik Storehaug er Spillmeister.
4
Planer for hva som vil bli gjort i komkom neste år:
• Det vil bli arrangert pokerturnering neste år.( Dette vil også innebære kræsjkurs.)
• Prisliste for profileringsartikkler vil komme når produktene kommer. (Trofee vil bli brukt
for slipsnålene, dette er fordi de har en svært rimelig pris.)
• Prispakker vil bli opprettet.
• Det må håndheves strengre på rydding av kontoret. Det vil bli laget en streng post.
• Til våren er Patrick gira på å opprette kjøretimer. Dette er alle svært positiv til, fordi
flere i styret har ikke lappen.
• Kjerstin foreslår å sende ut et dokument om kontorregler, og at disse må følges, til alle
komiteemedlemer. Burde være kort og konsist.
Styret gir klarsignal til patrick på å bestille slipsnålene. ( pris vil bli satt på 60kr) Patrick
foreslår å legge ut personlig (2600kr). Få et shoputvalg i avisa.
8.6
Økonomi (Eirik)
Økonomi: Faktura er laget. Søknadsmål er satt, (se tidliger post av Ulrikke). Bankbytte er i
boks.
Frode nevner at han kjøpte ribbons og lurer på om det skal innom delta økonomien.Dette er
kjøpt privat og er dermed et unntak.
• Private kjøp er et unntak, og trenger derfor ikke å gå innom Linjeforeningen Deltas
Økonomi.(Er man usikker på hva som teller som et privat kjøp, er det viktig å spørre
økonomiansvarlig)
9
Søknadesprosessen
• Frifondsøknader må samkjøres.
• Må lages oversikt over søknader til band .
• Eirik skal ringe å høre med frifond hvor mange søknader en organisasjon kan komme med.
10
Info ang inkassosak som er blitt oversett
Per har funnet en postkasse hvor det ikke har blitt hentet post på et år. Det ligger det inkassobrev fra NTNU trykk. Dette endte opp på 4200kr, denne har blitt betalt(30.09.2014) fra
deltakontoen, uten at Eirik har hatt oversikt. Eirik trodde dette var frifond, men det viste seg
å ikke være tilfellet. Dette har ikke blitt tatt opp i styret. Det er en forvirring fra en sak med
frifond.
• Per vil ringe frifond angående en inkasso fra frifond, er den betalt?
• Regningene som er funnet i postkassa må bli organisert.
• Per skal utrede et system for postkasseordning.
5
11
Gjennomgang av komiter
• Veldig bra jobba av Arrkom hittil. God kontroll, fin størrelse, og bra drifting generelt.
• Redaksjonen har fungert veldig bra, godt med sosiale arrangementer og kult med ribbons.
Hittil gode utgivelser og bra utvikling.
• Kvinnekom fungerer bra.
• Komkom er blitt organisert bra, og vi venter på vafeldag. Spent på framtidige prosjekter,
vi gleder oss veldig.
• Økonomikom, godt at de er i gang.
• Bedkom:
– Leder har et inntrykk av at aktiviteten i Bedkom har stagnert. Dette bekreftes av
Petter Taule, stedfortreder for bedkomsjef, Esten.
– Leder anser det som bekymringsverdig at det ikke har vært noe arrangementer for
linjeforeningen i regi av Bedkom, siden 2013. Dette setter Delta i dårlig lys relativt
til andre linjeforeninger, og er en negativ faktor i kampen mot frafall.
– Per og Bendik blir med i Bedkom for å se til at Bedkom følger opp sitt mandat som
bindeledd mellom næringslivet og studentene i linjeforeningen.
12
Bedriftsdag
Per redegjør planer for å arrangere en bedriftsdag, i likhet med de fleste andre linjeforeningene
på gløshaugen.
• Ikke samarbeid med Naturviterne. (De gir lite tilbake)
• Ikke legg det etter Nablas bedriftsdag.
• Bedriftsdagen skal være koblet opp mot ekskursjon.
• Vi har ikke rettigheter for “realfagsdagen”. (Dette ble sjekket opp i etterkant, og stemmer
ikke, vi eier rettighetene til navnet)
• Vala blir med i arbeidsgruppa.
• Frode stiller avisa til disposisjon.
13
DKP systemet
Har ikke hat virkelig bruk for det enda, men det kommer med jubileumsessongen. Folk er
generelt positiv til ordningen så langt, og den er preferert ovenfor dibsemåten.
• Det vil i første omgang ikke bli utgitt straff i systemet, men heller belønning for godt
arbeid, og godt engasjement.
• Vi innfører plusspoeng for å møte opp på styremøter.
• Ingen definitiv konklusjon på straffespørsmålet.
6
14
Kaffeordning
Patrick har snakket om å skaffe oss ca 18kilo kaffe fra sin arbeidsplass. Frode stiller avisa til
disposisjon for å gi tilbake. Patrick vil holde kontakt med obs! og snakke om sponsing.
15
Komitedalje (I bronsje)
Forslag å opprette en komitédalje med samme form som styredaljen, i bronse. Styret er positiv
til ideen.
• Forslag om forskjellig oppheng mellom daljene.
• Vi er tom for styredaljer, og skal bestille opp flere.
• Forslag om å legge til hvite striper i opphenget på daljene. Dette vil skille daljene fra
hverandre. ( 1 stripe for styredalje, 2 for komitedalje) vil se hva trofe har å tilby.
• Det blir samme design som gamle styredaljer og prisen på komitedaljer vil bli på 50kr.
• Tidsramme: Før jubilet.
• Delta er villig til å legge ut for daljer.
16
Jubileumspotten
Vi sitter på 45 000kr som kommer fra realfagsdagen. Dette er reservert til jubileum. Det er
greit å bruke noe av dette til å legge ut for realfagsdagen. Vi vil spare disse pengene så mye
som mulig.
• Linjeforeningen Delta vil begrense utgiftene til jubilieet, og det skal ikke bli brukt mer
enn 20 000kr på jubileet.
Delta skal legge ut for bassgitar. (ut ifra de 20k som blir satt av ) Forslag: (Vala)30kr ekstra
for ytrefilet, Vala foreslår at medlemmene blir påspandert dette av delta. (For å holde prisen
under 500)
17
Deltagenseren
Delta skal bestille et opplag av hettejakker. Dette krever forhåndsbetaling av 65 personer, noe
Per mener er risky. Per vil sette en grense hvor over 45 forhåndsbestiller så vil Delta legge ut.
(5000kr)
• Det vil bli satt opp en påmelding. (Patrick og Ole har ansvar)
• Patrick foreslår buffer fra kaffekopp og slipsnål salget.
• Det skal begynnes blesting. Det vil bli satt opp en bindende påmelding via Email, eller
lignende.
• Delta er villig til å legge ut 5000 kr om vi ikke får tilstrekkelige bestillinger.
• Patrick får ansvar for å informere Shopansvarlig, Ole Martin, om dette.
7
18
Eventuelt
• (Ulrikke Bing): Dersom vi har en revy har vi en mulighet til å være med i et studieforbund,
hvor vi kan søke penger. Det er sett på forskjellige måter å komme inn i studieforbund.
Dette vil bli tatt opp til vurdering i økonomikomtieen.
DELTA
Org. nr: 996510352
Bendik Deraas
Trondheim
8
30.09.2014