Transcript Økonomiblekka

Økonomiblekke for lokallag i PRESS
Formålet med denne blekka er å gi leseren litt informasjon om hvordan lokallag i PRESS kan styre
sin økonomi på en god måte. Her kan du blant annet lære deg hva alle de vanskelige
økonomiordene betyr, hvordan man kan sette opp budsjett og føre regnskap, og hvordan du får tak i
penger til lokallaget. Hvis du har spørsmål, ring Cathrine på 992 19 588 eller send en epost til
[email protected].
Definisjoner
Budsjett
Oversikten over hvordan dere mener at økonomien kommer til å se ut i året som kommer. Før
lokallaget setter opp budsjettet er det viktig å tenke nøye gjennom alle inntekter og utgifter
(kostnader) dere tror dere kommer til å ha i løpet av året, slik at budsjettet blir så realistisk som
mulig. Budsjettet skal godkjennes av årsmøtet i lokallaget før pengene brukes.
Revidert budsjett
Når dere er en stund ut i budsjettperioden, kan det være tid for å se på budsjettet og sammenligne
med virkeligheten: Hvordan står det til med økonomien til lokallaget – er faktiske inntekter og
utgifter omtrent som satt opp i budsjettet? Har dere fått mer eller mindre pengestøtte enn dere håpet
på?
Det er ikke noe krav at du lager et revidert budsjett, det er mest for deres egen del.
Regnskap
Regnskapet viser en oversikt over hvordan dere faktisk har brukt penger, i motsetning til hvordan
dere planla å bruke penger (les: budsjett). Regnskapet settes opp på samme måte som budsjettet,
med inntekter og utgifter. Både inntekter og utgifter må kunne dokumenteres, slik at den voksne
personen dere har valgt til å godkjenne regnskapet kan se hva pengene har blitt brukt til. Det er både
tidsbesparende og svært viktig at dere fører regnskap gjennom hele året, slik at styret har kontroll på
at pengene går til det de skal. Regnskapet legges fram for årsmøtet.
Revisor
Den som ser igjennom og godkjenner regnskapet. Revisor må være en myndig person som ikke
jobber i lokallaget. Revisor velges av årsmøtet for ett år av gangen.
Bilag
Det er gjennom bilagene du dokumenterer inntekter og utgifter.
For inntekter: Innskuddsbilag kommer fra banken når noen har satt inn penger på kontoen deres.
Har dere fått et tilskuddsbrev som sier at dere kommer til å motta penger, er dette fint å legge ved
sammen med bilaget som viser at pengene faktisk har kommet inn.
For utgifter: Stift/lim kvitteringene på et av skjemaene (reiseregningsskjema, bilagsskjema eller
andre typer), og skriv hva dere har handlet og hvorfor. Bilaget skal underskrives av den som har
betalt. Hvis dere ikke ønsker å bruke standardskjemaene kan dere bare bruke et vanlig ark. Det
viktigste er at det er tydelig hva som har blitt kjøpt, hvor mye det kostet, når det ble kjøpt, og hvem
som har gjort kjøpet.
Kontoutskrift:
Oversikt over aktivitetene på kontoen deres. Hvis noen betaler inn penger rett på kontoen deres er
det kun på kontoutskriften dere vil se innbetalingen. Den skal da brukes som bilag. Kontoutskriften
1
skal legges ved regnskapet og er grei å ha for å kontrollere at dere har fått med dere alle inn- og
utbetalingene.
Kvitteringer
Beviset på at dere har lagt ut penger. Kassalappen dere får i matbutikken eller billetten på toget, det
er disse papirene som er så utrolig viktig å holde orden på slik at regnskapet går opp. Kvitteringer
stiftes/klistres på skjemaene.
Faktura – inngående og utgående
Faktura er det vi på godt norsk kaller en regning – noe dere får når dere skylder noen penger, eller
noe dere selv sender ut hvis det er noen som skylder dere penger.
Kasse
Løse penger, eller kontanter om du vil. Det kan være greit å ha en kasse (= et pengeskrin) slik at
dere slipper å gå i banken for hver gang dere skal kjøpe en bussbillett. Husk imidlertid alltid å ta
vare på kvitteringer! Ha til enhver tid oversikt over hvor mye penger det er i kassen, og skriv opp
alle pengene som går inn og ut av skrinet. Og her, som på alt annet: Bare to personer bør ha tilgang
til kassa – leder/kontaktperson og økonomiansvarlig.
Innskudds- og betalingskort
Dersom lokallaget vil er det også mulig å få et kort tilknyttet sin lokallagskonto. Dette kan brukes
som et vanlig betalingskort, og det er også mulig å bruke det til innskudd dersom dere har fått
inntekter i form av kontanter. Lokallagskort settes i den kontoansvarliges navn, som må ha fylt 18
år. Dersom dere ønsker et slikt kort er det bare å ta kontakt med daglig leder, så fikser han det for
dere.
Det er selvfølgelig veldig viktig at et slikt kort oppbevares på en forsvarlig måte. Som et minimum
må man være minst like påpasselig ved oppbevaring og bruk av lokallagskortet som man er med sitt
eget bankkort! Det er kun økonomiansvarlig og/eller leder som skal ha tilgang til kortet. Dere må
selvfølgelig også ta vare på alle kvitteringer når dere bruker kortet. Dersom den som har kortet i sitt
navn flytter eller slutter i lokallaget, er det viktig at dere sier i fra til daglig leder eller banken slik at
dere får et nytt kort i en annen sitt navn.
Hvordan sette opp et budsjett og føre regnskap
Viktig 1: To ansvarlige
For å unngå problemer må dere ha en person i lokallaget som har ansvar for økonomien, og som
sammen med kontaktperson/leder disponerer kontoen deres, samler inn kvitteringer og fører
regnskap. Disse bør også være involvert når lokallaget skal søke om Frifondstøtte eller andre
tilskudd.
Viktig 2: Lokallagskonto
For å åpne konto i DnB gjennom PRESS sin bedriftsavtale, er det bare å ta kontakt med daglig leder
så fikser hun dette for dere. Den som står ansvarlig for kontoen må være over 18 år, og skal helst
være økonomiansvarlig eller leder, selv om dette ikke er en absolutt regel. Snakk med daglig leder
og hør hvordan dere gjør det. For deres egen skyld kan det være lurt at det alltid er to som er med
når dere skal ta ut penger eller gjør andre ting knyttet til økonomien, slik at ikke én person blir
stående med hele ansvaret alene.
Viktig 3: Kontinuerlig regnskapsføring
Ikke vent til slutten av året med å føre regnskap! Ta vare på alle kvitteringer, bankutskrifter osv.
2
som tilhører lokallaget og sett dem inn i økonomipermen fortløpende. Selv om det kan være mest
fristende å legge alt i en plastpose og vente til desember, blir det ikke lettere å huske hvordan ting
egentlig var et halvt år senere.
Viktig 4: Kvitteringene
Ikke bruk penger uten å få kvittering tilbake. Det er svært viktig at man aldri gir penger fra
lokallagets kasse/konto uten at man får kvitteringer for det. Hvis noen har reist med tog i et ærend
for PRESS, men mistet billetten, så kan de ikke få penger av lokallaget for da går ikke regnskapet
opp. Det er strengt, men det må det være når man disponerer penger i organisasjoner. De som gir
dere penger, det være seg kommunene, LNU, PRESS sentralt eller andre, skal kunne være trygge på
at dere bruker pengene slik dere har skrevet at dere skal gjøre i budsjettet og søknader. Regnskapet
er måten dere viser lokallagets støttespillere at alt har gått riktig for seg.
… og til slutt: En enkel måte å sørge for at folk passer på kvitteringene sine når de har kjøpt noe for
lokallaget, kan være å vente med å gi dem penger til du har kvitteringene i hånda.
Forslag til hvordan et budsjett kan se ut:
Inntekter
Overført fra fjoråret (= på konto 1. januar)
Inntekt Frifond
Inntekt kommune
Andre inntekter
Totale inntekter
Regnskap 2013
3 699
15 000
3 500
1 500
23 699
Budsjett 2014
3 557
20 000
0
1 000
24 557
Utgifter
Leie lokaler
Lokallagsmøter (mat o.l.)
Reiseutgifter
Kampanjer
Kontorrekvisita
Andre utgifter
Totale utgifter
Regnskap 2013
10 000
2 412
3 697
2 699
998
336
20 142
Budsjett 2014
11 000
3 000
4 000
3 500
500
500
22 500
3 557
2 057
Resultat
Budsjett
Dette er et forslag til hvordan budsjettet kan se ut. Jeg har lagt inn noen vanlige inntekter og utgifter
for at dere skal få et inntrykk av hvordan budsjettet skal se ut. Dere må selv sette inn de postene
som er aktuelle for deres lokallag.
Budsjettet sier noe om hvordan økonomien i den neste perioden (året) blir, og hva dere har tenkt til
å bruke penger på. Det er viktig å tenke nøye gjennom alle inntekter og kostnader (utgifter) dere tror
dere kommer til å ha før dere setter opp budsjettet, slik at det blir så realistisk som mulig. Det er
vanlig å ta utgangspunkt i fjorårets regnskap når man setter opp budsjett. Er lokallaget deres
nystartet, kan det være lurt å høre med andre lokallag hvor mye de bruker på forskjellige ting.
3
Budsjettet skal godkjennes på årsmøtet i lokallaget før pengene brukes.
Forslag til hvordan et regnskap kan se ut:
Inntekter
Overført fra fjoråret (= på konto 1. januar)
Inntekt Frifond
Inntekt kommune
Andre inntekter
Totale inntekter
Budsjett 2013
3 699
15 000
3 500
1 000
23 199
Regnskap 2013
3 699
15 000
3 500
1 500
23 699
Utgifter
Leie lokaler
Lokallagsmøter (mat o.l.)
Reiseutgifter
Kampanjer
Kontorrekvisita
Andre utgifter
Totale utgifter
Budsjett 2013
10 000
2 500
3 500
2 500
1 000
500
20 000
Regnskap 2013
10 000
2 412
3 697
2 699
998
336
20 142
3 199
3 557
Resultat
Kommentarer fra revisor:
Dato/sted:
_____________________________ [signatur]
[Navn på revisoren]
4
Regnskap
Regnskapet settes opp på samme måte som budsjettet, med inntekter og utgifter. Både inntekter og
utgifter må kunne dokumenteres, slik at lokallagets revisor kan se igjennom regnskapet deres og
godkjenne det. En lur måte for å holde oversikten er å skrive ut kontoutskrifter hver måned og
sjekke at dere har kvitteringer for alle inntekter og utgifter som står i utskriften.
Det er svært viktig at dere fører regnskap gjennom hele året, slik at dere har kontroll på at pengene
går til det de skal. Før regnskapet skal legges fram for årsmøtet, regner dere sammen alle inntektene
og utgiftene for hele året og fører dem inn i en oversikt, som vist i eksempelet nedenfor.
Revisoren deres skal se igjennom hele regnskapet (med alle bilagene) før årsmøtet, og underskrive
på at dere har brukt pengene slik dere i regnskapet sier at dere har. Revisor skal også kommentere
eventuelle avvik.
Innen 1. mars året etter skal det godkjente regnskapet, uten bilagene, og årsrapport sendes inn til
Press sentralt. Husk også at dersom dere har fått penger fra Press sentralt gjennom
Frifondordningen, må disse pengene være brukt opp senest 30. juni året etter at dere fikk de!
Hvordan søke støtte?
Det hjelper ikke så mye å være god i økonomistyring dersom dere ikke har noen penger. Lokallaget
er selv ansvarlig for å ha de pengene dere trenger til rådighet. Det finnes flere kilder til finansiering:
Frifond:
Frifond er den viktigste kilden til penger for lokallagene. Press sentralt mottar hvert år ganske mye
penger fra LNU som vi ikke har lov til å bruke på kontoret i Oslo, men som skal fordeles mellom
lokallagene. Vi mottar disse midlene i juni/juli og de skal være fordelt til lokallagene våre innen 10.
desember. Lokallag kan søke Press sentralt om å få disse midlene fram til 1. november. Etter dette
er det i utgangspunktet ikke mulig å få Frifondpenger fra Press sentralt, men det kan gjøres unntak
dersom det er gode grunner for det .
For å søke sender dere inn et enkelt søknadsskjema som dere finner på www.press.no, eller som
daglig leder kan sende til dere. Det er Sentralstyret i Press som behandler søknadene og avgjør hvor
mye hvert enkelt lokallag får. Søknadsskjemaet skal altså sendes til PRESS sentralt og ikke til
LNU!
Adressen til PRESS er:
PRESS – Redd Barna ungdom
Postboks 6902 St. Olavsplass
0130 OSLO
Kommune/fylkeskommune:
Noen kommuner og fylkeskommuner har en del penger som de fordeler til gode ungdomstiltak
lokalt. Hvis aktiviteten(e) deres er noe som kommer flere deler av lokalbefolkningen til gode, for
eksempel en sommerfest for lokalmiljøet rundt et asylmottak eller et dagsseminar for skoleelever,
5
burde det være gode muligheter for finansiering fra lokale myndigheter. Kommunen eller
fylkeskommunen kan også eie lokaler som kan være til nytte for dere, enten som kontor eller som
samlingssted dersom dere skal arrangere seminarer eller liknende. Sjekk med lokallagets
kommune(r) om de har slike ordninger!
Få ting gratis!
Noen ganger kan det være mulig å få støtte fra andre steder, enten gjennom pengegaver eller man
kan få ting gratis. Ikke glem at vi er Redd Barnas ungdomsorganisasjon! Mange bedrifter o.l.
kjenner godt til moderorganisasjonen vår, og blir kanskje lettere overbevist om at vi er en seriøs,
uavhengig ungdomsorganisasjon dersom de blir kjent med at vi springer ut fra Redd Barna.
Hver gang dere skal kjøpe noe anbefaler vi også at dere hører med bedriften om det er mulig å få
prisavslag eller produktene gratis. Dette gjelder alt fra ting dere vil trykke opp og mat til seminarer
(hør med bakerier som kaster masse bakverk hver dag!), til leie av lokaler, innkjøp av
kontorrekvisita, lyd og lys til arrangementer og mange andre ting.
Til slutt…
Dette var en kjapp innføring i økonomistyring i lokallag. Det er kanskje ikke så lett å bli en mester i
økonomistyring på 1-2-3, men det er heller ikke nødvendig. Riktignok er det dere i lokallaget som
må gjøre jobben med lokallagsøkonomi, men trenger dere hjelp er det bare å spørre oss på kontoret.
Og hvis dere lurer på noe, er det bedre at dere spør mange ganger enn at dere ikke klarer å føre
regnskapet skikkelig
6