Transcript Regler for god opptreden Compass Group PLC

Regler for god opptreden
Compass Group PLC
Februar 2011
INNHOLD
Introduksjon
Melding fra Richard Cousins Regler for god opptreden Få hjelp og råd Speak Up 3
4
5
6
Visjoner og verdier 7
Compass-metoden
Matsikkerhet Ansvarlig leveringskjede 8
9
Personlig integritet
Interessekonflikter Innsidehandel Gaver og gjestfrihet 10-11
11
12-14
Kommersiell integritet
Konkurranse og monopol Hvitvasking av penger Bestikkelse og korrupsjon Nye territorier, nye sektorer, agenter og konsulenter Rapportering og regnskap Datavern 15-16
16
17-18
18
19
20
Ansettelse
Helse og sikkerhet Rettferdig behandling og like muligheter Jobbe uten trakassering/mobbing 21-22
23
24
Selskapets aktiva
Merkevarebeskyttelse Konfidensialitet Realverdier Informasjonssikkerhet 25
26
26
27
Ekstern aktivitet
Kontakt med regjerings- og offentlig regulerende organer Samfunns- og veldedighetsaktivitet Politisk aktivitet Ekstern kommunikasjon Miljø 28
29
30
31
32
Referanse
Policyer og mer informasjon Kontakter 33
34
INTRODUKSJON
Melding fra Richard Cousins
Som verdensledende næringsmiddel og supporttjenestebedrift, har vi fremsett
de aller høyeste standardene for kvaliteten på servicen vi gir og måten vi driver
virksomheten vår på. Enten du jobber i Compass Group, for Eurest, ESS,
Restaurant Associates, Medirest, Morrison, GRSA, Chartwells, Sofra Yemek
eller noe annet medlem av Compass Group PLC, kan handlingene dine påvirke
hvordan vi blir ansett. Vår suksess og fremtid er avhengig av at hver av oss
handler profesjonelt, ansvarlig og i samsvar med standardene som fremgår av Reglene for god opptreden.
Reglene for god opptreden viser vår forpliktelse til måten vi driver forretning på, og behandler alle – kunder, kollegaer,
investorer, leverandører og underleverandører, så vel som det bredere samfunnet – med ærlighet, integritet og respekt.
Hver enkeltperson i Compass Group deler ansvaret med å jobbe etter standardene som fremgår av Reglene for god
opptreden og utføre virksomheten på en profesjonell, trygg, etisk og ansvarlig måte. Dette er uten unntak eller kompromiss.
Reglene for god opptreden samler våre policyer om overholdelse og etiske spørsmål, og skal følges av alle ansatte i hele
Gruppen. Vennligst vær sikker på at du gjør deg kjent med Reglene for god opptreden og policyene som omtales i den.
Reglene for god opptreden er basert på våre overbevisninger og verdier og viser vår forpliktelse til å leve ut de verdiene
på samme måte som vi driver forretning. Reglene for god opptreden henviser også til Compass Speak Up-programmet,
som gir ansatte i bransjen mulighet til å snakke med noen uavhengig og i fortrolighet hvis de er usikre på hva de skal gjøre
i bestemte omstendigheter eller er bekymret for at reglene for god opptreden ikke er overholdt. Vi har alle et ansvar for å
“si vår mening”.
Reglene for god opptreden støttes fullt ut av Compass Group PLCs styre og toppledelse.
Richard Cousins
Konsernets direktør
Februar 2011
Spørsmål: Hvorfor trenger vi Regler for god
opptreden?
Spørsmål: Hvordan gjelder Reglene for god
opptreden i forskjellige land?
Svar: Reglene for god opptreden er en
demonstrasjon av vår forpliktelse til å oppnå
og opprettholde det høyeste nivået av etiske
standarder der vi driver forretning. Reglene for
god opptreden fremsetter det som Compass
forventer av sine ansatte, forretningspartnere
og leverandører og gir veiledning i hvordan
ansatte i Compass skal praktisere Compass’
verdier i sitt hverdagsarbeid over alt i verden.
Svar: Som global virksomhet som opererer i
mange land over hele verden, innser Compass
at lovene og forskriftene varierer fra land til
land, til og med fylke til fylke. Hver av oss må
ta ansvar for å sikre overholdelse med lovene
i landet der vi jobber. Hvis det finnes konflikt
mellom veiledningsprinsippene som fremgår
av Reglene for god opptreden og lokale lover i
landet der du jobber, skal du følge og anvende
det som fremsetter høyest standard for atferd.
INTRODUKSJON
Regler for god opptreden
Reglene for god opptreden gjelder alle som jobber for Compass, uten unntak. Dette
inkluderer midlertidige ansatte og kontraktpersonale og uavhengig av sted, rolle eller
ansenitetsnivå. Hver av oss er ansvarlig for at vi kjenner til innholdet i Reglene for
god opptreden. Hvis det er noe du er usikker på, bør du snakke med din linjesjef.
Hver av oss skal forsikre oss om at vi forstår fullt ut hva som forventes av oss i våre
roller, og hvordan policyene som står i Reglene for god opptreden gjelder oss.
Vi bør ikke engasjere Compass-ansatte, entreprenør, agent, konsulent, leverandør, klient, forretningspartner eller noen
annen tredjepart hvis forretningspraksis strider mot Reglene for god opptreden.
Hvis du engasjerer en tredjepart til å handle på vegne av Compass, er det ditt ansvar å forsikre deg om at de gjøres
oppmerksom på Reglene for god opptreden og at de samtykker i å handle i samsvar med dem. Når det er mulig, bør du
inngå kontraktfestet avtale med dem om å overholde Reglene for god opptreden og du bør aktivt styre tredjeparten for
å sikre at de fortsetter å handle i samsvar med dem. All mislighold hos tredjeparter av Reglene for god opptreden eller
eksempler på atferd som er i strid med Compass' verdier (som fremgår senere) skal rapporteres til din linjesjef. Du bør
fjerne all slik atferd og vurdere oppsigelse av forholdet når det er nødvendig.
Vennligst husk også at utnevnelsen av profesjonelle rådgivere eller konsulenter må først godkjennes i samsvar med Konsernets
godkjenningshåndbok. Ingen konsulenter eller profesjonelle rådgivere kan utnevnes uten denne forhåndsgodkjenning.
I land der vi driver et prosjektsamarbeid, vil vi bestrebe oss på å anvende Reglene for god opptreden som om vi drev forretningen
i sin helhet, og vil proaktivt jobbe for å få innflytelse over våre forretningspartnere for å innføre lignende prinsipper.
Alle ansatte er pålagt å følge Reglene for god opptreden og policyene som står deri (inkludert nyansatte som blir med i
Compass-konsernet gjennom oppkjøp eller kontraktfestede avtaler. Hvis ikke Reglene for god opptreden følges, kan det
resultere i disiplinærtiltak opptil og inkludert oppsigelse.
Hvis du er ansvarlig for å lede eller ha tilsyn
med kollegaer i Compass, har du flere
ansvarsområder for å sikre at:
• du er en god rollemodell for de som
rapporterer direkte for deg og et godt
eksempel, som utviser god etisk atferd;
• Alle de som rapporterer direkte til deg
er klar over Reglene for god opptreden
og har muligheten til å drøfte hvordan
det virker i sin rolle – og selvsagt alle
bekymringer de kan ha – du vil kanskje
vurdere å gjøre dette til en del av den
årlige evalueringen; og
• Reglene for god opptreden blir faktisk
fulgt av de som rapporterer til deg – tenk
på dette når du legger frem målsettinger
og arbeidsprosjekter og handle raskt
hvis du blir oppmerksom på eventuelle
brudd på Reglene for god opptreden,
ved straks å eskalere saken til din egen
linjesjef eller lokale juridiske avdeling .
INTRODUKSJON
Få hjelp og råd
Det kan kjennes enklere å være taus eller overse uetisk atferd, men vår forpliktelse til integritet betyr at ingen av oss bør
overse et juridisk eller etisk problem som bør behandles.
Hver av oss er ansvarlig for å rapportere potensielle eller reelle mislighold av Reglene for god opptreden eller all atferd som
er i strid med Compass' verdier og forretningsprinsipper. Denne plikten gjelder uansett om det gjelder deg direkte eller om
du gjøres oppmerksom på et problem med en kollega eller en tredjepart som er knyttet til Compass.
Når det er mulig, bør du først vurdere å snakke med din linjesjef om et eventuelt juridisk eller forretningsrelatert problem.
Hvis du synes det er ubekvemt å snakke med linjesjefen eller det ikke er passende under de aktuelle omstendighetene,
kan du også få råd og veiledning fra:
•
•
•
•
•
ditt lokale juridiske team;
juridisk gruppe;
personalavdelingen;
Konsernets internrevisjon; eller
din lokale toppledelse.
Referanse-delen som står på side 33 i slutten av Reglene for god opptreden, inneholder nyttig kontaktinformasjon.
Du kan også benytte deg av vår Speak Up-avdeling, som du finner mer informasjon om på side 6.
Spørsmål: Inneholder Reglene
opptreden alt jeg trenger å vite?
for
god
Svar: Gjennom hele samlingen av Regler for god
opptreden vil du finne eksempler på situasjoner
som kan oppstå i løpet av ditt ansettelse,
i tillegg til veiledning i hvordan Compass
forventer at du skal handle i slike situasjoner.
Det er imidlertid umulig å dekke ethvert mulig
scenario som kan oppstå. Som ett av verdens
ledende profesjonelle organisasjoner, forventer
Compass at alle sine ansatte tar personlig
ansvar for å handle i samsvar med prinsippene
som står i Reglene for god opptreden.
Avsnittet "Spørsmål og svar" skal både gi svar
på spesifikke spørsmål som kan oppstå, og
illustrere mer generelt hvordan vi forventer at
du oppfører deg.
INTRODUKSJON
Speak Up
‘Speak Up’ er en konserndekkende funksjon i Compass som våre ansatte kan bruke
til å fortrolig ta kontakt for å rapportere handlinger og atferd som de mener kan være
uriktige, usikre, uetiske eller til og med ulovlige; saker som de ikke synes de kan ta
opp med sin linjesjef eller via vanlige kanaler. Ansatte kan gjøre dette via en fortrolig
telefon-supportlinje og nettside, som drives av en uavhengig spesialistleverandør og
er tilgjengelig 7 dager i uken, 24 timer om dagen.
Vårt omdømme er basert på standardene vi setter for kvaliteten på tjenestene vi tilbyr, våre driftskontroller og -praksis; og
vår etikk og integritet. Hvis disse standardene blir kompromittert, underminerer vi vårt omdømme og utsetter forretningens
sikkerhet og fremtidige suksess for risiko. Vi kan ikke tillate at dette skjer. Vi deler alle ansvaret for å gjennomføre
virksomheten vår på en profesjonell, trygg, etisk og lovlig måte.
For å oppnå dette, er det svært viktig med en kultur for åpen, ærlig kommunikasjon, der våre ansatte føler at de har muligheten
til å ta opp med sine linjesjefer eller overordnede aktiviteter eller atferd som de føler bryter med disse standardene, og
potensielt utsetter dem selv, deres kollegaer, våre klienter og kunder, vår forretning og vårt omdømme, for risiko.
Selv om vi tror vi har en slik kultur, ønsker vi å forsikre oss om at hver og en av våre ansatte føler man kan "si fra" i forhold til
disse sakene. Det er imidlertid ikke alltid like enkelt. Det er mange årsaker til at folk noen ganger synes at de ikke kan "si fra".
Programmet Speak Up gir en fortrolig kanal for å ta opp problemer når man synes ens egen sikkerhet, sikkerheten til
kollegaer eller våre klienter, kunder og forretningspartnere, våre standarder eller vårt omdømme utsettes for risiko.
Alle saker behandles av uavhengige spesialister, som ikke er ansatt i Compass-konsernet. Kontakt med Speak Up er
helt konfidensielt og det er ingen krav til at du skal gi opplysninger om deg selv, med mindre du synes det er greit å gjøre
det. Det ville imidlertid være av større nytte i en fullstendig undersøkelse dersom du oppgir dine personlige opplysninger.
en rapport videresendes til en spesielt opplært “saksbehandler” som gjennomfører en konfidensiell undersøkelse av den
rapporterte saken.
I mange land er supportlinjen Speak Up blitt satt opp på mer enn ett språk, f.eks. Kazakstan, der det finnes operatører som
snakker kazak, russisk og engelsk.
Hvis du ønsker tilbakemelding eller oppdatering, kan du kontakte Speak Up på nytt med et unikt ID-nummer ca. 14 dager
etter at du registrerte saken. Compass vil ikke tolerere noen represalier for å rapportere et problem, ta opp en bekymring
eller bistå i en undersøkelse. Alle som er involvert i represalier mot en person som har meldt en sak i god tro, vil være
gjenstand for disiplinærtiltak.
Sjefen min har bedt meg gjøre noe som jeg
ikke synes er riktig. Jeg prøvde å ta det
opp med ham, men han sa bare at jeg
skulle sette i gang. Jeg er bekymret for at
sjefen min vil gjøre det svært vanskelig
for meg eller at jeg vil miste jobben hvis
jeg tar kontakt med Speak Up om dette.
Svar: Vi ville alltid oppmuntre deg til å snakke med
noen hvis du blir oppmerksom på et problem
som uroer deg. Hvis du ikke kan snakke med
linjesjefen din om dette eller med noen andre
ledere, anbefaler vi deg å ta kontakt med
Speak Up. Alle problemer du rapporterer eller
reiser spørsmål om vil bli undersøkt, og vi vil
ikke tolerere noen represalier mot deg for at du
har rapportert saken.
En link til mer informasjon om programmet
Speak Up står i Referanse-delen i Reglene
for god opptreden på side 32.
VISJON OG VERDIER
Våre visjoner og verdier setter ord på den ånd som preger Compass
og det vi står for. De veileder våre folks beslutninger, handlinger og
atferd; viser seg i våre kunders opplevelse av servicen vi yter hver dag
over hele verden, og driver våre resultater og vekst.
Vår visjon – fremsetter det vi ønsker å være
Vi vil være en leverandør i verdensklasse av kontraktmessig matservice, kjent for våre utmerkede representanter, vår
enestående service og våre flotte resultater.
Vår misjon – fremsetter hvordan vi skal oppnå dette
Alle i Compass er forpliktet til å levere konsekvent overlegen service på den mest effektive måten, til fordel for våre kunder,
andelseiere og ansatte.
Våre ledende prinsipper – disse fremsetter hva det er som leder vår beslutningstaking
Sikkerhet, helse og miljø først – aldri å inngå kompromiss med våre kunders og ansattes helse og sikkerhet, og styre
ansvarlig innvirkningen som vår forretning har på miljøet.
Levere for klienter og kunder – å gjøre oss fortjent våre kunders vedvarende lojalitet ved stadig å demonstrere hvorfor vi
er førstevalget for kvalitet, service, verdi og innovasjon.
Utvikle våre folk og verdsatte mangfold – å verdsette våre ansattes mangfold og bidrag. Vi skaper et arbeidsmiljø som
er utfordrende og gir muligheter og støtte for alle til å utvikle seg, lære og lykkes;
Lønnsom vekst – å gi andelseieren verdi gjennom disiplinert, bærekraftig vekst, støttet av sterk styring, som bidrar til og
påvirker fordelene med vårt globale omfang; og
Konstant fokus på resultat og effektivitet – å levere den høyeste kvaliteten og ytelsen, mens vi aldri slutter å bestrebe
oss på å være leverandøren som koster minst og som er mest effektiv.
Våre verdier – disse viser det vi samlet tror på og som styrer vår atferd.
Åpenhet, tillit og integritet – vi har alltid de høyeste etiske og profesjonelle standardene for det vi gjør.
Vi ønsker at alle våre relasjoner skal være basert på ærlighet, respekt, rettferdighet og forpliktelse til åpen dialog og
gjennomsiktighet;
Lidenskap for kvalitet – vi er lidenskapelige i forhold til å levere overlegen mat og service og er stolt av å oppnå dette. Vi
bestreber oss på å kopiere suksess, lære fra våre feil og utvikle ideene, innovasjonen og praksisen som vil hjelpe oss å
forbedre oss og lede an i markedet;
Vinne gjennom lagånd – vi oppmuntrer til individuelt eierskap, men jobber i team. Vi verdsetter ekspertisen, individualitet
og deltakelsen hos alle kollegaer, og jobber for å støtte hverandre og villig dele god praksis i arbeidet for å nå felles mål;
Ansvar – vi tar ansvar for våre handlinger, individuelt og som konsern. Hver dag, og over alt, ønsker vi å gjøre et positivt
bidrag til helse og velvære hos våre kunder, samfunnene vi jobber i og verden vi bor i; og
Positiv innstilling – Vi inntar en positiv og kommersielt bevisst tilnærming til mulighetene og utfordringene vi står overfor.
Hvis du står overfor en situasjon der du er
usikker på hva du skal gjøre, kan du synes
det er nyttig å stille deg selv følgende
spørsmål:
1. Er handlingen lovlig?
2. Er den i tråd med Compass' verdier?
3.Er den i strid med våre ledende
prinsipper?
4. Hva ville andre synes om dette ? og
5. Ville du synes det var greit om det ble
rapportert i en avis?
Hvis du fortsatt gjør deg tanker etter
å ha vurdert disse spørsmålene, ta
kontakt med din overordnede, din lokale
personalavdeling eller din lokale juridiske
avdeling.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
VISJON OG VERDIER
Compass er stolt av sin utsøkte mat og enestående service. Vi jobber med noen av
verdens best kjente kokker og ansetter dem som vi mener er industriens beste.
Menyene og rettene som våre kokker skaper, gir et utvalg av høy kvalitet, næringsrik
og godt balansert mat. Det er vår innovasjon som gjør oss til en markedsleder.
Vi jobber hardt for å levere den beste kvaliteten på den mest effektive måten.
Matsikkerhet
Først og fremst er vi opptatt av at maten vi serverer er tilberedt etter de aller høyeste standardene med kvalitetsprodukter
og -ingredienser. Som et minimum vil vi overholde alle relevante matsikkerhetslover og godkjente regler for god praksis.
For å sikre best praksis, har vi utviklet en felles minimumsstandard for drift og et sett med regler for atferd som må følges
overalt der vi driver forretning. Disse er basert på sunn fornuft, lovbundne krav og best praksis i industrien.
Vi måler regelmessig overholdelse av disse standardene og implementerer mål for ytelse for å gjøre våre klienter og kunder
trygge på at vi leverer mat som er trygg å spise, samtidig som at vi oppfyller deres forventninger til kvalitet.
Alle ansatte som jobber med mat, forventes å sørge for at:
• Maten alltid er tilberedt under hygieniske forhold så den ikke utsettes for risikoen for kontaminasjon
• De får den informasjonen, opplæringen og verktøy som er nødvendig for å gjøre jobben på en hygienisk måte og i tråd med
standardene
• De overholder alle selskapets matsikkerhetspolicyer og prosedyrer.
Ledelsen har tilsynsrollen for våre ansatte for å sikre overholdelse og samsvar med disse standardene.
Spørsmål: Jeg har lagt merke til at det hender
at en av kollegaene mine glemmer å
vaske seg på hendene før vedkommende
tilbereder mat.
Svar: Hendene dine sprer lett bakterier rundt
omkring i kjøkkenet og til mat. Derfor er det
svært viktig at du alltid vasker deg godt på
hendene før og etter tilberedning av mat,
og når du har vært på toalettet eller berørt
avfallsdunker/søppelbøtter. Vennligst minn din
kollega om dette og, om nødvendig, ta opp
saken med din overordnede.
Du finner en link til vår Uttalelse om
matsikkerhetspolicy i Referanse-delen i
Reglene for god opptreden.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
COMPASS-METODEN
Ansvarlig leveringskjede
Som konsern, kjøper Compass varer og tjenester fra mange forskjellige leverandører fra store internasjonale organisasjoner
til lokale spesialistleverandører over hele verden.
Når det er mulig, skaffer vi mat og ingredienser fra produsenter i nærheten av anleggene våre, kjøper fra organiske
produsenter og deltar i fair trade-initiativer. Vi legger stor vekt på bærekraftig uthenting.
Vi innser at det vil være leverandører i noen land som vil synes det er vanskeligere å oppfylle de strenge standardene som
forventes av store, internasjonale konserner. I de tilfellene vil vi forvente at slike leverandører oppfyller Compass' krav til
små og mellomstore bedrifter og utvise kontinuerlig forbedring.
Vår anskaffelsesaktivitet vil i det minste overholde de relevante standardene for matsikkerhet og helse, regler for god
opptreden, selskapets forskrifter, lover og standarder i land der vi driver virksomhet og vil avspeile vår vedvarende forpliktelse
til bærekraftig anskaffelse av mat og konsernansvar (“CR”).
Compass bestreber seg konstant på å finne den riktige balansen mellom å utvikle langsiktige relasjoner med leverandører,
basert på kompatible verdier og atferd, så vel som kvalitet og pris.
Leverandører velges og beholdes gjennom en ikke-diskriminerende anbuds- og budgivningsprosess. Vårt positive utvalg
av leverandører inkluderer, der det er gjennomførbart, en gjennomgang av leverandørens policy og aktiviteter i forhold til
god kredittpraksis. Vi forventer at våre større leverandører oppfyller et solid sett med kredittkriterier. Vi oppmuntrer til og
bistår i innføringen av best praksis blant alle leverandører og forventer at alle våre leverandører følger loven og holder seg
til våre etiske regler.
Hvis din rolle medfører valg av eller arbeid med leverandører, bør du forsikre deg om at din relasjon gjennomføres i samsvar
med ledende prinsipper med ansvar og etisk handel, helt fra søk- og utvelgelsesprosessen til levering og betaling.
Vi vil som minimum handle innenfor grunnkoden for etisk handel, som er en internasjonalt anerkjent kode for arbeidspraksis.
Hovedelementene er:
•
•
•
•
•
•
•
•
Organisasjonsrett og retten til kollektive lønnsforhandlinger respekteres;
Arbeidsforholdene er trygge og hygieniske;
Barnearbeid skal ikke benyttes;
Det blir betalt lønn til å leve av;
Utilbørlig arbeidstid benyttes ikke;
Ingen diskriminering blir praktisert;
Fast ansettelse blir tilbudt; og
Ingen hard eller umenneskelig behandling er tillatt.
Du får mer informasjon om vårt arbeid med leverandører ved å lese vår Kjøps- og leveringspolicy. Du finner en link til dette
i avsnittet Referanse i Regler for god opptreden.
Spørsmål: En av leverandørene som tilbyr
tjenestene sine til Compass har indikert at
hvis vi forteller ham hvilken pris de andre
potensielle leverandørene tilbyr, vil han
garantere å tilby oss større besparelser.
Dette kan være gode nyheter fra et
økonomisk perspektiv for Compass, men
jeg kjenner meg litt urolig for det. Hva bør
jeg gjøre?
Svar: Du gjør rett i å være urolig for dette.
Hvis det er noe som ikke kjennes riktig ut,
er det sannsynligvis fordi det ikke er det.
Samtidig som at det er viktig til enhver tid
å ivareta Compass’ interesser, bør du aldri
dele leverandørinformasjon med andre
leverandører. Ikke bare vil det være brudd
på konfidensialitet, men det vil kanskje også
være ulovlig. Du bør forklare Leverandøren
at det han har foreslått er uetisk og ikke tillatt
av Compass. Du bør rapportere saken til din
linjesjef, og du vil kanskje vurdere om det er
denne leverandøren du ønsker å fortsette å
gjøre forretninger med.
Hvis du har gjort deg tanker om atferden
blant våre leverandører eller noen
relasjon mellom en Compass-ansatt og
leverandører, ber vi deg snakke med din
linjesjef eller din lokale innkjøpssjef.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
PERSONLIG INTEGRITET
Interessekonflikter
Ansatte må være nøye med å forsikre seg om at ingen interessekonflikt – reell eller
oppfattet – oppstår mellom sin plikt som Compass-ansatt og interesser utenfor
arbeidsplassen.
Interessekonflikter kan oppstå på mange måter:
Andre arbeidsinteresser og tilknytninger: arbeid for andre selskaper under
ansettelsesforhold med Compass eller tilknytning til andre organisasjoner kan skape
interessekonflikter. For eksempel:
•
•
•
•
å ha en økonomisk interesse i et annet selskap eller en organisasjon;
besitte posisjon som styremedlem eller konsulent;
utføre tjenester utenfor din rolle i Compass; eller
ha en jobb på si'.
En interessekonflikt kan oppstå dersom noen av ovennevnte gjelder et selskap eller en organisasjon som kan anses for å
være en konkurrent med Compass eller en klient, entreprenør eller leverandør til Compass.
Noen ordninger av denne typen er aldri tillatt – du kan ikke jobbe eller yte tjenester til noe selskap eller noen organisasjon
som du forholder deg til gjennom din rolle ved Compass. Hvis du vurderer å påta deg tilleggsarbeid utenom Compass som
kan resultere i en oppfattet eller reell interessekonflikt, bør du orientere din linjesjef om dette og be om skriftlig godkjenning
for å fortsette med det du har planlagt.
Arbeide med nære slektninger: Hvis du blir oppmerksom på at en nær slektning jobber for eller yter tjenester til en
konkurrent, klient, entreprenør eller leverandør, skal du drøfte dette med din linjesjef.
Som generell regel, skal ingen slektning ha noen forretningsavtaler med deg eller, der det er mulig, med noen i din avdeling
eller noen som rapporterer til deg. Med henblikk på Reglene for god opptreden, regner vi at en "nær slektning" ville være en
ektefelle, partner, forelder, steforelder, barn, stebarn, søsken, stesøsken, nevø, niese, tante, onkel, besteforelder, barnebarn
eller svigerfamilie.
Styre
Vi innser at som profesjonell organisasjon, kan det hende våre ansatte vil bli bedt om eller invitert til å være styremedlem
i en annen organisasjon. I noen situasjoner kan dette medføre interessekonflikt eller juridisk spørsmål. Før du aksepterer
en posisjon som styremedlem for en organisasjon (inkludert nonprofit-selskap), bør du først få skriftlig godkjenning fra din
nasjonale leder.
Spørsmål: Vi ønsker å rekruttere ytterligere
catering-personale
i
avdelingen
der
jeg jobber. Min datter er på jakt etter
deltidsarbeid før hun begynner å studere
ved universitetet igjen, og jeg lurer på om
jeg kan legge inn navnet hennes for en
rolle?
Svar: Hvis du tror din datter er egnet for ledig stilling
og har de riktige personlige egenskapene og
erfaringen, vil vi oppmuntre deg til å snakke
med din linjesjef og anbefale henne. Du må
gjøre det klart at dere er i slekt, at du ikke
bør være involvert i rekrutteringsprosessen,
og at den ledige stillingen bør være for en
du ikke har direkte tilsyn med eller jobber tett
sammen med.
Du kan få ytterligere rådgivning og støtte
vedrørende interessekonflikter fra din
linjesjef, ditt lokale juridiske team eller din
lokale personaleavdeling.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
PERSONLIG INTEGRITET
Interessekonflikter (forts.)
Investeringer
Interessekonflikter kan oppstå hvis investeringer gjøres i konkurrenter, leverandører eller kunder. Alle "betydelige interesser"
i en konkurrent, leverandør eller kunde forutsetter skriftlig forhåndsgodkjenning fra din nasjonale sjef.
Med henblikk på Reglene for god opptreden, betyr en "betydelig interesse" enhver økonomisk interesse som kan være en
reell eller oppfattet påvirkning av din bedømmelse. Investeringer i aksjeselskaper som er notert på en anerkjent aksjebørs
(for eksempel CAC 40, NYSE eller London Stock Exchange), der du eier mindre enn 1 % av det selskapet, er akseptable.
Mange reelle eller potensielle interessekonflikter kan løses på en måte som er akseptabel både for Compass og for individet.
Det viktige er å fremheve den potensielle konflikten slik at man kan bli enige om et hensiktsmessig tiltak.
Hvis du er bekymret for at du (eller en kollega) kan ha en interessekonflikt, må du underrette din linjesjef om dette. Hvis ikke
du informerer om en interessekonflikt, kan det føre til et disiplinærtiltak.
Innsidehandel
Handel med "innsideinformasjon" er en forbrytelse i Storbritannia, USA og i mange andre land. Innsideinformasjon er
vesentlige opplysninger om et selskap som er kjent for styremedlemmer og ansatte i selskapet, men som ikke er offentliggjort.
Det kan også gjelde et annet børsnotert aksjeselskap. Det er forbudt å dele innsideinformasjon eller bruke den til å kjøpe
eller selge aksjer.
Du må ikke kjøpe eller selge Compass-andeler (eller andeler i et annet børsnotert selskap) hvis du har kjennskap til
innsideinformasjon. Du må ikke be andre handle på dine vegne eller dele med andre innsideinformasjonen du har.
Ingen innsideinformasjon skal gis videre til noen forretning uten skriftlig forhåndsgodkjenning enten fra konsernets
administrerende direktør, konsernets avdeling for investorrelasjoner, konsernets mediarelasjoner eller selskapets
foretningsfører som vil:
• sørge for at innsideinformasjonen er gjort tilgjengelig i samsvar med loven;
• frigi innsideinformasjonen via London Stock Exchange (eller annen lignende tillatt mekanisme); og
• Gjøre kunngjøringer tilgjengelige på Compass Group PLCs webside.
Fullstendig kontaktinformasjon for disse avdelingene står i referansedelen av Reglene for god opptreden.
Spørsmål: Vi har jobbet med å bli enige
om en samarbeidsavtale med en ny
forretningspartner som, hvis den lykkes,
kan føre til at begge selskapenes virksomhet
virkelig vokser. Jeg er klar over at min søster
og svoger har noen andeler i det andre
selskapet, som de vurderer å selge. Jeg vil
gjerne forsikre meg om at de får best mulig
pris for sin investering og be dem holde på
andelene inntil forretningssamarbeidet er
offisielt. Vil jeg få problemer med å gjøre
dette?
Svar: Ja. Informasjonen du har om det nye
samarbeidsprosjektet er konfidensiell og må
ikke gis videre. Det vil sannsynligvis regnes
som materiell informasjon, da investorer
(for eksempel din familie) sannsynligvis ville
vurdere informasjonen når en beslutning skal
tas i forhold til deres andeler. Du må ikke gi
informasjonen videre.
Materiell informasjon er informasjon
som sannsynligvis vil påvirke selskapets
andelspris når den gjøres kjent for
allmennheten. Informasjon for eksempel
om en omstrukturering av ledelsen,
produktinformasjon, viktige nye kontakter,
rettstvister eller fortjenesterapporter eller
-prognoser.
Du kan få ytterligere rådgivning og
støtte
vedrørende
interessekonflikter
og innsidehandel fra din linjesjef, ditt
lokale juridiske team eller din lokale
personaleavdeling.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
PERSONLIG INTEGRITET
Gaver og gjestfrihet
Vi anerkjenner at gaver som gis og mottas eller gjestfrihet kan bidra til å
utvikle velvilje i forretningsrelasjoner, men det er passende bare under enkelte
omstendigheter.
Under ingen omstendigheter skal noen ansatt tilby, gi eller ta imot noen
gave eller gjestfrihet, ansett verdi, som kan oppfattes slik at den påvirker en
forretningsbeslutning.
Vurder følgende når du står overfor en mulighet til å gi eller ta imot gaver eller gjestfrihet.
• Hva er din hensikt med å tilby en gave eller gjestfrihet eller hva tror du er hensikten til forretningspartneren når det
samme blir tilbudt deg?
• Er hensikten å utvikle en forretningsrelasjon eller å påvirke en beslutningsavgjørelse som for eksempel tildeling av en
kontrakt som er lagt ut på anbud?
• Er gaven eller gjestfriheten av beskjeden verdi eller kan det føre til at du (som mottaker) kjenner deg forpliktet til å gi
noe tilbake?
• Har du sjekket for å se om gaven / gjestfriheten er lovlig både i mottakerens og i tilbyderens land? Vær spesielt forsiktig
når du vurderer å gi gaver eller gjestfrihet til statlige embetspersoner, da dette er forbudt i enkelte land.
• Har du sjekket om mottakeren av gaven eller gjestfriheten har lov til å ta imot?
• Kjennes det greit for deg å gi eller ta imot gaven? Hvis ikke det kjennes greit, er det sannsynligvis ikke det.
Spiller det noen rolle hvilken type gave eller gjestfrihet jeg tilbyr?
Det finnes noen typer gaver eller gjestfrihet som aldri bør anses som akseptable. Du bør ikke gi, tilby, ta imot eller
godkjenne noen:
• Gaver eller gjestfrihet som involverer tredjeparter som har deltatt i en anbudskonkurranse eller anbudsprosess som du
er – eller kan anses for å være – involvert i;
• Gaver eller gjestfrihet som ville være ulovlig under lokal lovgivning, for eksempel å gi en gave til en statlig embetsperson
som kan forstås som bestikkelse etter lokal lovgivning – sørg for at du gjør deg kjent med dine lokale juridiske forpliktelser;
• Betaling av kontanter (eller likvide midler) eller betaling av andres personlige regninger eller omkostninger;
• Enhver gjestfrihet som kan være brudd på disse Reglene for god opptreden eller som kan anses for å være uanstendige
eller upassende som ledd i et forretningsforhold eller som kan ha en negativ innvirkning på Compass’ omdømme; og
• Gaver eller gjestfrihet som du ikke er innstilt på å rapportere eller søke intern godkjenning for, uansett om du benytter
personlig eller selskapets gjestfrihet.
Spørsmål: Jeg har snakket i mange måneder
med et lokalt regjeringsorgan uten å
hente inn supporttjenester. Nå er jeg
invitert i bryllupet til datteren av en lokal
embetsmann. I min kultur forventer man at
gjester gir kontanter i gave i bryllupet. Er
dette akseptabelt?
Svar: Vi forstår at kulturforskjeller kan stille oss
i vanskelige situasjoner. Selv om vi ønsker å
alltid være forståelsesfulle for dette, er det
strengt forbudt å gi kontanter i gave, uansett
omstendigheter. Det kan være passende å tilby
en gave som ikke består av kontanter, men
først må du snakke med din overordnede om
dette og få hans/hennes godkjenning før du gir
noen gave.
PERSONLIG INTEGRITET
Gaver og gjestefrihet (forts.)
Du må alltid innhente forhåndsgodkjenning fra din overordnede før du tilbyr eller tar imot noen gave eller gjestfrihet.
For topp 10 land
Du må alltid innhente godkjenning fra din administrerende direktør (eller annen representant utnevnt av administrerende
direktør) før du tilbyr eller tar imot noen gave eller gjestfrihet som ikke er ført i budsjettet* som kan overstige, for hver
mottaker, følgende grenser i en gitt 12-måneders periode som starter 1. oktober hvert år.
Gjestfrihet (inkludert måltider) som overstiger nedre grense på (a) GBP 3 000 eller (b) den nedre lokale grensen satt av
administrerende direktør i landet der du jobber;
Gaver verdsatt til mer enn GBP 100 (eller lavere lokal grense); eller
Reise eller losji gitt eller tilbudt i form av gjestfrihet.
Tidligere godkjenning må også innhentes fra konsernets administrerende direktør for a) all gjestfrihet til en verdi på mer enn
GBP 5 000 (for opptil 5 personer); b) all gjestfrihet verdsatt til mer enn GBP 7 500 (for mellom 6 - 10 personer) eller c) gaver
verdsatt til mer enn GBP 500. AIC-godkjenning må alltid innhentes for gaver verdsatt til mer enn GBP 2 000 og gjestfrihet
verdsatt til mer enn GBP 75 000.
For alle land utenom de topp 10
Du må alltid innhente godkjenning fra din administrerende direktør (eller annen representant utnevnt av administrerende
direktør) før du tilbyr eller tar imot noen gave eller gjestfrihet som ikke er ført i budsjettet* som kan overstige, for hver
mottaker, følgende grenser i en gitt 12-måneders periode som starter 1. oktober hvert år.
Gjestfrihet (inkludert måltider) som overstiger nedre grense på (a) GBP 1 500 eller (b) den nedre lokale grensen satt av
administrerende direktør i landet der du jobber;
Gaver verdsatt til mer enn GBP 100 (eller lavere lokal grense); eller
Reise eller losji gitt eller tilbudt i form av gjestfrihet.
Tidligere godkjenning må også innhentes fra konsernets administrerende direktør for a) all gjestfrihet til en verdi på mer enn
GBP 2 500 (for opptil 5 personer); b) all gjestfrihet verdsatt til mer enn GBP 5 000 (for mellom 6 - 10 personer) eller c) gaver
verdsatt til mer enn GBP 250. AIC-godkjenning må alltid innhentes for gaver verdsatt til mer enn GBP 1 000 og gjestfrihet
verdsatt til mer enn GBP 75 000.
Topp ti land: USA, Canada, Brasil,
Tyskland, Spania, Frankrike, Storbritannia,
Italia, Australia og Japan.
* Gjestfrihet (enten den tilbys et sted som
er drevet av konsernet eller kjøp fra en
tredjepart) som allerede har vært inkludert
i et kostnadsbudsjett, som er godkjent som
en del av miljøet for det regnskapsårets
budsjett
av
det
aktuelle
landets
styre og som er underlagt periodiske
gjennomganger i løpet av regnskapsåret,
er ikke underlagt de økonomiske grensene
som fremgår overfor og anses for allerede
å ha mottatt et egnet nivå av gjennomgang
og autorisasjon. Denne policyens krav i
forhold til tidspunktet da gjestfriheten tilbys
og så videre (f.eks. ikke under et anbud),
gjelder.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
PERSONLIG INTEGRITET
Gaver og gjestefrihet (forts.)
Vær oppmerksom på at disse verdiene er konsern-standarder som fremgår av konsernets håndbok for godkjenninger,
som kan være underlagt endringer fra tid til annen. Den lokale policyen for gaver og gjestfrihet i landet der du jobber, kan
fremsette strengere grenser som du må overholde. Det er ditt ansvar å gjøre deg kjent både med grenser som er aktuelle i
landet der du bor, og grensene som fremgår av konsernets håndbok for godkjenninger.
Ta imot gaver
Vi forstår at det i noen land og kulturer kan oppfattes som en fornærmelse å takke nei til en gave som tilbys deg, men som
ville være brudd på Reglene for god opptreden. I slike omstendigheter kan du ta imot gaven, men du må straks rapportere
det til din overordnede som vil fortelle om du kan beholde gaven, om den bør returneres til giveren eller selges til inntekt
for veldedighet.
Du skal ikke under noen omstendigheter ta imot kontanter i gaver (eller likvide midler som en banksjekk, pengeanvisninger,
investeringspapirer eller betaling av personlige regninger eller utgifter).
Besøk av delegater fra regjering, samarbeidspartnere, delegater fra offentlige og
statlig eid selskap
På grunn av vår forretnings natur, hender det vi får besøk av delegater fra regjering, samarbeidspartnere eller statlig eide
selskaper til våre kontorer eller anlegg der vi driver virksomhet over hele verden. Samtidig som at det er akseptabelt å
fremme, demonstrere og forklare fordelene med tjenestene som Compass tilbyr, skal det ikke være noe forsøk på å påvirke
noen beslutninger ved å tilby personlige fordeler.
Dokumentasjon og
gaver og gjestfrihet
godkjenning
av
Alle gaver, gjestfrihet og forretningsmåltider
som tilbys til eller av Compass-ansatte
(enten de tas imot eller avlås), må
godkjennes av din overordnede. Du bør
oppbevare kopi av alle kvitteringer. Disse
vil utgjøre en effektiv dokumentasjon av
gaver eller gjestfrihet som du gir. Hvis du
selv får tilbud om gaver eller gjestfrihet,
må du også informere din overordnede
slik at det kan registreres, uansett om du
tar imot tilbudet eller ikke. Alle overordnede
bør registrere alle gaver og gjestfrihet som
tilbys dem eller de som rapporterer til dem.
Et eksempel på en slik registrering fås fra
konsernets juridiske avdeling.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt med
Speak Up.
Du må få forhåndsgodkjenning fra din
overordnede før du samtykker i å betale for
reise, losji eller utgifter for noen besøkende
embetsmann eller regjeringsmedlem.
KOMMERSIELL INTEGRITET
Konkurranse og monopol
Compass tar sin overholdelse av konkurranserett – noen ganger omtalt som monopolrett – svært
alvorlig. Brudd på konkurranserett vil ikke bli tolerert.
Lovene om konkurranse kan variere fra land til land og noen lover kan til og med gjelde forretning
som utføres utenfor opprinnelseslandet. Konsekvensene av brudd på konkurranserett kan være
alvorlige både for selskaper og individer. I EU kan et selskap bøtelegges med opptil 10 % av
sitt konserns årlige omsetning for å engasjere seg i konkurransehindrende atferd. I noen land, inkludert USA, Brasil og
Storbritannia, kan individer som dømmes for konkurransehindrende praksis, få fengselstraff.
En av faktorene som ofte vurderes av myndighetene ved gjennomgang om et selskap har handlet på en konkurransehindrende
måte, er markedsandelen som selskapet har. Det er ulovlig i mange jurisdiksjoner å bruke konkurransehindrende midler
til å skaffe eller opprettholde et monopol eller dominerende posisjon. Du bør rådføre deg med din juridiske avdeling hvis
forretningsområdet der du driver virksomhet har en betydelig markedsandel.
Hvis du tar forskjellige priser fra forskjellige kunder, kan det i noen land anses for å være konkurransehindrende. Hvis du
er med og bestemmer prisen for varer eller tjenester i ditt forretningsområde, må du gjøre deg kjent med lokale gjeldende
lover. Vennligst rådfør deg med din lokale juridiske avdeling.
ALDRI:
• avtal (eller til og med bare snakke med konkurrenter om) prisen som Compass vil selge varer eller tjenester for;
• prøv å diktere for kunder hvilken pris de skal selge varene eller tjenestene videre for, som Compass har levert til dem;
• innfør automatisk leverandørens veil. utsalgspriser - ta din egen beslutning om pris og registrer den;
• avtal å dele opp et marked på kunstig måte f.eks. ved å avtale hvordan kunder/kontrakter med et annet selskap enn
Compass skal deles eller ved å parsellere ut forskjellige eksklusive territorier til hverandre;
• fikse anbud eller ha kommunikasjon med konkurrenter i forhold til anbud (bortsett fra, f.eks., i forbindelse med et offisielt
fellesbud eller felles samarbeidsprosjekt som behandles av din lokale juridiske avdeling); og
• avtal med noe annet selskap å begrense kunstig produksjonen av varene eller leveringen av tjenestene.
IKKE GJØR NOE AV FØLGENDE UTEN FØRST Å RÅDFØRE DEG MED DIN JURIDISKE AVDELING:
• ta priser som er lavere enn totale kostnader i den hensikt å skyve en konkurrent ut av markedet;
• nekte å levere til en eksisterende kunde (bortsett fra hvor kunden for eksempel nekter å betale regninger);
• inngå eksklusive kontrakter som varer i mer enn 5 år; og
• inngå avtale som gir Compass forkjøpsrett for fremtidige mattjenester og supporttjenester på en gitt sted.
Vær oppmerksom på at du bør rådføre deg med konsernets juridiske avdeling hvis du ikke har en lokal juridisk avdeling
i landet der du driver virksomhet.
Spørsmål: Vi har fått litt påtrykk fra klienter
om å gå gjennom våre kontrakter etter
den senere tidens økning i matkostnader,
spesielt hvete. Det ville være virkelig nyttig
å forstå hva våre hovedkonkurrenter gjør,
da vi trenger å være konkurransedyktige
samtidig som at vi sikrer at vi tilbyr klientene
våre den best mulige prisen. Det er jo i våre
klienters beste interesser om vi kan snakke
om dette med våre konkurrenter og komme
til en slags generell enighet?
Svar: Det ville være ulovlig for å deg å snakke
med våre konkurrenter om prisplaner eller
muligheten for å fikse prisene, selv om du tror
at dette ville være nyttig for våre klienter. Du
ville utsette deg selv og selskapet for høy risiko
for strafferettslig forfølgelse dersom du gjorde
dette, i tillegg til at du ville skade Compass’
omdømme.
Konkurranserett regulerer handel med
konkurrenter, kunder, distributører og
andre tredjeparter rundt om i verden.
De forbyr avtaler, ordninger og samlede
forretningspraksis
som
forhindrer,
begrenser eller forvansker konkurranse
(eller har til hensikt å gjøre det).
KOMMERSIELL INTEGRITET
Konkurranse og monopol (forts.)
Bransjeforeninger
Ansatte i Compass må være spesielt forsiktige når de vurderer å delta i en
bransjeforening, slik at de passer på så de ikke utsetter seg for risikoen av å engasjere
seg i, eller bli oppfattet som å engasjere seg i, noen konkurransehemmende
atferd. Du bør ikke bli med i noen bransjeforening uten godkjenning fra din nasjonale leder, som vil henvise saken til
konsernets juridiske avdeling for bekreftelse. Ansatte rådes til å føre nøye dokumentasjon av alle møter med representanter
for konkurrenter.
Handelsforeninger skal ikke brukes som forum for å avtale en felles tilnærming til en handelssak som prisrabattering. Selv
passiv deltakelse i møter når samtaler finner sted om f.eks. prisavtaler for markedet, kan utsette deg selv og Compass for
høy risiko. Du bør gjøre det klart at du ikke føler deg komfortabel med samtalene og forlate møtet umiddelbart. Deretter bør
du straks rapportere saken til din lokale juridiske avdeling.
Du bør rådføre deg med din lokale juridiske avdeling hvis du er i tvil om du bør delta i møter i handelsforeninger.
Hvitvasking av penger
Det forventes av oss alle at vi overholder lover for å forhindre hvitvasking.
Det er Compass’ policy å ikke ta imot betaling for varer eller tjenester utført under kontrakt fra våre klienter (i motsetning til
sluttkunder) i kontanter, reisesjekker, tredjepartsbetalinger eller pengeanvisninger. Vi vil vanligvis forvente at betalinger fra
klienter trekkes på bankkontoer i navnet på klienten som er fakturert.
Enhver betaling som Compass utsteder til en leverandør eller en annen tredjepart, må også utstedes til en bankkonto med
navnet på den innleide tredjeparten. Alle unntak fra dette må være godkjent skriftlig på forhånd enten av din lokale juridiske
avdeling eller din økonomiansvarlige.
Det er den lokale ledelsens ansvar å forsikre at Compass utfører sin virksomhet i samsvar med alle lokale juridiske krav,
inkludert overholdelse av alle krav til valutarapportering.
Spørsmål: En av våre mindre klienter har
nylig kontaktet meg for å spørre om de
kunne gjøre opp fakturaen vår fra en rekke
forskjellige kontoer. Er dette i orden?
Svar: Det er riktig av deg å sjekke om dette er
akseptabelt. Vi må være svært forsiktige med
en slik type forespørsel, da det kan tyde på
hvitvasking. Rapporter denne saken til din
linjesjef eller lokale juridiske avdeling før du
svarer klienten, da det kan være en legitim
grunn til klientens forespørsel.
Pengevask
er
prosessen
hvorved
kriminelle prøver å skjule og forkle det
virkelige opphavet og eierforholdet av
penger som er tjent gjennom kriminelle
aktiviteter og kan også gjelde finansiering
av terrorhandlinger. Penger kan filtreres
gjennom en rekke transaksjoner for å
"rense" dem og la det se ut som om de har
et legitimt opphav.
Du kan få ytterligere råd og støtte i
forhold til konkurransen, monopolsaker
og hvitvasking fra din lokale juridiske
avdeling eller ved å ta kontakt med
konsernets juridiske avdeling. Fullstendig
kontaktinformasjon står i referansedelen
av Reglene for god opptreden.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
KOMMERSIELL INTEGRITET
Bestikkelse og korrupsjon
Bestikkelse er å gi eller ta imot en gave, betaling eller annen fordel for å oppnå en kommersiell fordel. En bestikkelse trenger
ikke nødvendigvis bli utbetalt – det er nok at den tilbys eller etterspørres. En bestikkelse kan være et problem uansett om
den involverer privat næring eller statlig virksomhet.
Bestikkelse eller korrupsjon er uakseptable i alle former og vi er forpliktet til gjennomsiktighet i all vår virksomhet. De
fleste land har lover som forbyr korrupsjon. Brudd på noen av disse lovene er en alvorlig forbrytelse, som kan medføre
bøtelegging for Compass og fengselstraff for individer.
Vi er forpliktet til å skape et arbeidsmiljø der alle vi jobber med følger de høyeste standardene for integritet og profesjonalisme.
Dette er spesielt viktig når vi handler med representanter for statlige, nasjonale, offentlige og lokale myndigheter i et land.
Du bør alltid overholde følgende grunnleggende regler, uansett om du handler med noen i privat næringsliv eller i staten:
•
•
•
•
Aldri tilby eller gi uautoriserte betalinger;
Aldri prøv å få noen til å gjøre noe ulovlig eller upassende;
Alltid rapporter alle mistanker eller kjennskap til at feilaktige utbetalinger tilbys eller mottas; og
Aldri tilby eller ta imot penger (eller noe av verdi), gaver eller provisjon for å oppnå kontrakter eller forretningsavtaler.
Spørsmål:
Jeg
driver
for
tiden
en
anbudsprosess blant leverandører av
poteter. En av de potensielle leverandørene
har tilbudt meg billetter til en stor
fotballkamp i helgen. Han kan ikke være
der, men har sagt at jeg kan få to billetter
og ta med meg noen. Kan jeg ta imot disse
billettene?
Svar: Du bør være svært varsom med å ta
imot disse billettene. Da du står midt i en
anbudsprosess, kan det oppfattes at du tar imot
bestikkelse, og invitasjoner som dette bør du
takke høflig nei til så lenge anbudsprosessen
pågår. Du bør ikke tilby eller ta imot gaver eller
gjestfrihet som kan anses for å påvirke en
forretningsbeslutning. Se Policy for gaver og
gjestfrihet (du finner en link til denne policyen i
Referanse-delen i Reglene for god opptreden)
for mer informasjon.
Compass-konsernets policy ved svindel
bekrefter konsernets null-toleranse for
bedragersk, uærlig eller misvisende
aktiviteter eller atferd og er tilgjengelig
på Mercury for alle ansatte så de kan slå
opp etter behov. Du finner også en link til
den i Referanse-delen. De etiske reglene
forsterker konsernets generelle tilnærming
til å drive forretning på en etisk måte.
De er også tilgjengelige for alle ansatte
på Mercury, og en link til den finnes i
Referanse-delen av Reglene for god
opptreden.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
KOMMERSIELL INTEGRITET
Bestikkelse og korrupsjon (forts.<)
Fasiliteringsbetalinger
Fasiliteringsbetalinger er betaling av pengesummer til en offentlig embedsperson (eller annen person) for å sikre at
vedkommende utfører sin plikt enten raskere, eller bare utfører den. Det kan f.eks. være for å sikre rask frigivelse av varer
som står i tollen.
Det er forbudt for ansatte i Compass å gi fasiliteringsbetalinger. Du bør ikke utføre slike betalinger, selv om de er for
nominelle beløp eller er "normal" praksis i landet der du driver virksomhet.
Nye territorier, nye sektorer, agenter og konsulenter
Som en del av vår risikoevalueringsprosedyre, må etablering av en virksomhet i et nytt land eller territorium der Compass
for tiden ikke har virksomhet, eller introduksjonen av en ny forretningssektor/linje i et eksisterende land, godkjennes av
konsernets administrerende direktør og økonomisjef med prosedyren som fremgår av konsernets håndbok for godkjenninger.
I tillegg til dette, er prosessen endret for utnevnelsen av konsulenter og agenter til å handle på vegne av Compass (som
også fremgår av konsernets håndbok for godkjenninger).
Vennligst se i konsernhåndboken for godkjenninger for å forstå de nyeste økonomiske grensene for når godkjenning
må innhentes. Disse har vært betydelig redusert siden 1. februar 2011.
Spørsmål: Vi har mottatt et stadig økende
antall besøk fra statlige representanter som
er ansvarlige for å utstede våre helse- og
sikkerhetslisenser. De forventer å bli tatt
med ut på middag, og har bedt om sigaretter
og av og til kontanter. Jeg er redd for at hvis
jeg avslår, vil de ikke gi oss lisensene så
vi kan drive forretningen vår. Hva bør jeg
gjøre?
Svar: Samtidig som at det er avgjørende at vi
driver våre forretningsenheter med alle de
riktige lisensene og godkjenningene, er det
strengt forbudt å tilby gaver eller kontanter for
å få utstedt lisenser. Du bør straks rapportere
en slik sak til din linjesjef.
Du kan finne ut mer om denne policyen
om bestikkelse og korrupsjon ved å
forsikre deg om at du er kjent med de
etiske reglene (du finner en link til denne i
Referanse-delen av disse Reglene for god
opptreden) og ved å søke veiledning fra din
lokale juridiske avdeling.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
KOMMERSIELL INTEGRITET
Rapportering og regnskap
Det er avgjørende at Compass registrerer sin økonomiske og annen informasjon
på en nøyaktig og objektiv måte.
Regnskapsavleggelse
Alle regnskaper, registre og kontoer må være i samsvar med Compass' håndbok for regnskapspraksis og prosedyrer.
Håndboken er én enkelt referansekilde om samsvar med internasjonale standarder for økonomisk rapportering, rapportering
for alle områder av virksomheten og gjør at alle Compass-avdelinger kan rapportere i henhold til ett enkelt, tydelig definert
sett med policyer.
Husk følgende grunnregler:
• Alle dokumenter må være nøyaktige og fullstendige og de skal gi mulighet for en nøyaktig visning av forretningen på
ethvert tidspunkt;
• Støttende dokumentasjon skal innhentes på tidspunktet for en transaksjon;
• Regnskapsbilag og dokumentasjon skal oppbevares i samsvar med lokale juridiske og regnskapsmessige krav, men
uansett for ikke mindre enn seks år;
• Årlige regnskapsrapporter og dokumenter vedrørende oppkjøp og andre viktige transaksjoner bør oppbevares permanent; og
• Samarbeid fullstendig med alle interne eller eksterne revisjoner, der du forsikrer deg om at du gir revisorene nøyaktig
informasjon og gir dem ubegrenset tilgang til dokumenter og kollegaer (alltid underlagt juridiske begrensninger).
Du må aldri:
• Forfalske noe dokument – økonomisk eller annet,
• Avhende eller på annen måte overføre Compass-aktiva uten riktig dokumentasjon og autorisasjon i henhold til konsernets
håndbok for godkjenninger,
• Lage falske eller villedende konteringer eller utgiftsposter, eller
• Ødelegge informasjon for å skjule dårlig praksis.
Hvis du er redd for at riktige økonomiske prosesser ikke etterfølges eller at noen form for feil eller misvisende konteringer blir
foretatt, skal du straks rapportere dette til din linjesjef. Hvis du føler deg ukomfortabel med å ta opp saken med linjesjefen
din, kan du vurdere å snakke med din lokale økonomisjef, personalavdelingen eller Speak Up.
Spørsmål: Vi har hatt et virkelig fremgangsrikt
halvår der vi har overgått våre mål. Vi
forventer ikke at det skal bli så enkelt de
neste månedene, og jeg lurer på om jeg
skal legge noe av inntekten på nye klienter
inn i tallene for neste kvartal for å jevne ut
de faktiske tallene. Jeg tror ikke dette vil få
noen negativ innvirkning på klienten, og
jeg vil ikke endre de reelle tallene. Er dette
i orden?
Svar: Nei. All aktivitet som tar sikte på å skifte salg
eller fortjeneste mellom rapporteringsperioder
kan resultere i en feilaktig fremstilling av vår
økonomiske posisjon og er uakseptabelt.
Vennligst sørg for at all rapporteringen er
nøyaktig og ikke villedende.
Du kan få flere råd og mer support om
nøyaktig rapportering og regnskaper
fra din linjesjef, lokale eller konsernets
økonomiavdeling.
Konsernets håndbok for regnskapspraksis
og prosedyrer inneholder ytterligere
informasjon og veiledning i dette temaet
og kan fås tilgang til via Mercury eller via
linkene som står i Referanse-delen av
Reglene for god opptreden.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
KOMMERSIELL INTEGRITET
Datavern
Som bedrift oppbevarer Compass personlige data om ansatte, våre klienter,
leverandører og andre tredjeparter. Denne informasjonen kan lagres på utskrift så vel
som elektronisk. Det er vesentlig at vi sikrer at konfidensialiteten i slike personlige data
er sikret til enhver tid.
I noen land er overholdelse av datavernforskrifter påkrevd ved lov, og enhver
forsømmelse med å overholde disse kan resultere i økonomisk og strafferettslig pågang både for Compass og individet.
Alle personlige data som vi lagrer må bare brukes til forretningsformål, og vi må sikre at de er:
•
•
•
•
•
•
Skaffet på lovlig vis;
Behandlet kun med henblikk på det som de var skaffet for;
Nøyaktige og relevante for formålet;
Ikke lagret lenger enn nødvendig;
Lagret på sikker måte; og
Ikke overført til andre land uten tilstrekkelig beskyttelse.
I tillegg til ovennevnte punkter, er hver av oss ansvarlig for å sikre at individer som oppgir personlige data til oss er informert
om hvem som vil ha tilgang til de dataene, og til hvilket formål.
Pass alltid på å overholde følgende grunnregler:
• Bare de som er autorisert til det skal ha tilgang til personlige data, og da bare for forretningsformål;
• Personlige data skal aldri gis til uautoriserte personer i eller utenfor Compass uten nødvendig samtykke og kontrakter på
plass, for å sikre at de også behandler personlige data med samme nivå av konfidensialitet; og
• pass alltid på at personlig data lagres sikkert, med begrenset tilgang.
Hvis du mottar noen formelle lovbestemte forespørsler eller klager fra enkeltpersoner som har tilgang til den personlige
informasjonen som vi lagrer i forhold til dem, må du først rapportere saken til din lokale juridiske avdeling eller de som er
ansvarlig lokalt for å behandle datavernsaker.
Spørsmål:
Jeg
ønsker
å
kjøre
en
markedsføringskampanje
lokalt
for
å promotere vårt nye tilbud med
supporttjenester. Kan jeg bruke navnene og
adressene som ligger i klientdatabasen vår
for å sette sammen noen forsendelser?
Svar: Du må bare sende ut markedsføringsmateriale
til individer som har akseptert å få tilsendt
denne typen informasjon, ellers kan det være
brudd på lokale datavernlover. Dataene som
ligger på en klientdatabase kan ha blitt samlet
for et annet formål, derfor kan du ikke uten
videre anta at de er greie å bruke. Du bør
snakke med linjesjefen din eller din lokale
markedsføringsavdeling for mer informasjon.
Du kan få mer støtte og veiledning om
datavern fra din linjesjef eller lokale
juridiske avdeling.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
ANSETTELSE
Helse og sikkerhet
Hos Compass vil våre folk gjøre oss ikke bare til et godt selskap å jobbe for og drive forretning
med, men et flott selskap med omdømme for høye standarder og kvalitet.
Våre folk er vårt mest verdifulle aktivum. De er vesentlig for at forretningen skal lykkes. Det
er hver enkelt sjefs ansvar å sikre at de leder på en slik måte at de fostrer, motiverer og
inspirerer våre medarbeidere, uten unntak, for å gi enestående service for hverandre, våre
klienter og våre kunder.
Det er vår moralske forpliktelse å sikre hverandre, våre kunder og miljøet ved å operere i en arbeidsplass som er fri for
skader, er sunn og serverer mat som alltid er trygg å spise og som minimerer effektene på miljøet.
Helse og sikkerhet er fortsatt vår fremste prioritet i driften vår. Alle ledermøter i hele Compass' apparat har en helseog sikkerhetsoppdatering som en av de første postene på dagsorden. Våre helse- og sikkerhetspolicyer gjennomgås av
Compass-konsernets PLC-styre på årlig basis for å sikre at de fortsetter å oppfylle behovene til bedriften og de aktuelle
juridiske kravene.
Compass er forpliktet til å gi et trygt og sikkert arbeidsmiljø til alle ansatte og å fremme best praksis gjennom hele Compass.
Vi har utviklet en policy, minimumsstandarder for drift og atferd som stadig implementeres gjennom hele Compass'
virksomhet. Helt konkret vil vi:
•
•
•
•
Forhindre skade på ansatte, kunder eller leverandører,
Gjennomføre en full risikoevaluering så snart som det er praktisk gjennomførbart når en ny kontrakt inngås,
Vurdere sikkerhetsimplikasjonene av våre beslutninger om oppkjøp; og
Sikre at alle ansatte får riktig opplæring for å utføre arbeidet sitt på en trygg måte.
Vi forventer også lignende høye standarder fra våre leverandører og entreprenører.
Vi jobber hardt for stadig å forbedre våre resultater innen helse og sikkerhet og vi har begynt å måle resultatene mot et sett
med klare mål for å forsikre kundene våre og andre som jobber med oss om at vi har et så trygt miljø som mulig.
Vi tror at en forpliktelse til sikkerhet forutsetter en balansert tilnærming fra både ledelse og ansatte.
ANSETTELSE
Helse og sikkerhet (forts.)
Som en del av denne tilnærmingen, forventer Compass at ledelsen på alle nivåer vil:
•
•
•
•
•
Sikre overholdelse av helse- og sikkerhetsstandarder,
Gi og opprettholde et trygt arbeidsmiljø til enhver tid,
Utvikle, fremme og implementere helse- og sikkerhetssystemer og praksis i selskapet,
Effektivt bruke Compass-ressurser for å oppfylle våre standarder og mål for helse og sikkerhet, og
Lære opp alle ansatte så de kan jobbe på en trygg og effektiv måte.
I tillegg til ovennevnte, forventer Compass at alle ansatte skal:
•
•
•
•
•
•
•
•
Vise en "aktsomhetsplikt" for seg selv og andre ved å sørge for et trygt arbeidsmiljø,
Rapportere straks eventuelle utrygge handlinger eller forhold til sin linjesjef,
Aktivt bidra med ideer for å gjøre arbeidsplassen tryggere og mer produktiv,
Snu aldri ryggen til en usikker handling eller fare. Hvis du ser at noen andre utfører en usikker handling, skal du forklare
for den personen hvorfor det er usikkert og be om at de slutter med det. Hvis de nekter, er det ditt ansvar å rapportere
dette videre til din overordnede.
Ikke komme på jobb under innflytelse av reseptfrie legemidler eller alkohol.
Bruk alltid riktig verneutstyr.
Pass på at du vet hva du skal gjøre hvis det oppstår en nødssituasjon på din arbeidsplass, og
Følg trygge arbeidsprosedyrer til enhver tid.
Spørsmål: Jeg organiserer et stort team med
midlertidig personale som skal hjelpe meg
ved et kommende idrettsarrangement. Vi
har virkelig dårlig tid og forventer å få det
utrolig travelt. Jeg planlegger å kutte ned på
helse- og sikkerhet og nødprosedyren, da
de fleste av den midlertidige arbeidskraften
har jobbet for meg tidligere. Er dette i
orden?
Svar: Nei. Vi har alle ansvar for å sikre et trygt
og sikkert arbeidsmiljø for alle som jobber
for Compass. Det er viktig at du bruker noen
minutter på å informere teamet og skissere
prosedyren som skal følges ved brann eller
annen nødssituasjon.
Du kan få mer informasjon eller veiledning
om helse- og sikkerhetsspørsmål fra din
linjesjef, din lokale personalavdeling, lokalt
HSE-team eller konsern-HSE.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
ANSETTELSE
Rettferdig behandling og like muligheter for ansettelse.
Compass respekterer og verdsetter individualiteten og mangfoldet som hver
medarbeider bringer til virksomheten, og vi ønsker å skape et positivt, åpent
arbeidsmiljø overalt der vi driver virksomhet.
I forhold til våre ansatte:
• Er vi forpliktet til å basere våre relasjoner med våre ansatte på respekt for individets verdighet og rettferdig behandling
for alle,
• Tar vi sikre på å rekruttere og forfremme ansatte på grunnlag av deres egnethet for jobben, uten å diskriminere og
• Tolererer vi ikke noen form for diskriminering eller seksuell, fysisk, mental eller annen trakassering av noe slag av våre
ansatte.
For å hjelpe oss å oppnå våre mål, har vi utviklet et enkelt rammeverk av mål, tiltak og handlinger som fokuserer på de fem
viktigste områdene for personalledelse og utvikling:
•
•
•
•
•
Trekke til seg – rekruttere de riktige menneskene, på riktig måte og avspeile mangfoldet av samfunnene som vi jobber i,
Beholde – ha de riktige belønningene og fordelene og arbeidsmiljø, så våre medarbeidere vil ønske å fortsette hos oss,
Utvikle – sikre at personer får de riktige ferdighetene til å gjøre jobben sin og utvikle sin karriere hos oss,
Engasjere – koble alle til målene våre, motivere dem til å oppnå dem og anerkjenne deres resultater, og
Yte – ha prosessene på plass til å styre og kontinuerlig forbedre individuell ytelse.
Som ansatt må du:
• Behandle kollegaene dine rettferdig, og med verdighet og respekt, Ingen diskriminering av noe slag vil bli tolerert,
• Følge alle gjeldende lover for arbeid og ansettelse i landet der du jobber, Sørge for at du gjør deg kjent med gjeldende
lokal lovgivning – ta kontakt med din lokale personalavdeling for mer informasjon, og
• Rapportere alle tilfeller av brudd på vårt engasjement for like muligheter. Ikke vær redd for å snakke ut - vi har alle ansvar
for å ta opp problemer som vi blir klar over.
Spørsmål: Jeg søkte nylig om en ny rolle
i vår virksomhet som ville ha vært en
forfremmelse for meg. Jeg var i intervju,
i tillegg til fire andre interne kandidater,
men jeg fikk ikke jobben. Jeg ble fortalt
"uoffisielt" at de så etter en mann for rollen,
da den involverer mye reising i utlandet, og
de tror ikke kvinnelige ansatte ville være
villige til eller i stand til å forlate en ung
familie. Hva kan jeg gjøre?
Svar: Det er uakseptabelt at du diskrimineres
på grunn av kjønn. Alle kandidater for ledige
stillinger bør bedømmes på sine kvalifikasjoner
og egnethet for rollen. Du bør ta opp dette med
linjesjefen din eller personalavdelingen. Hvis
du føler deg utilpass ved dette, kan du kontakte
Speak Up.
Du kan få mer støtte og veiledning
om
rettferdig
behandling
og
like
muligheter som vi opererer under fra din
overordnede, lokale personalavdeling eller
personalavdelingen på konsernnivå.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
ANSETTELSE
Jobbe uten trakassering/mobbing
Vi forventer at alle ansatte skal behandles rettferdig og med respekt. Vi vil ikke tolerere trakassering eller mobbing av noe
slag av våre ansatte - eller våre leverandører, forretningspartnere eller klienter på arbeidsstedet.
Vennligst forsikre deg om at du alltid overholder disse grunnreglene:
• Ikke fleip med rase, etnisitet, religion, alder eller seksuell legning.
• Ikke del ut, vis eller oppbevar i bedriftens lokaler noe materiale som kan anses for å være støtende, inkludert e-post,
tegneserier, bilder, osv.
• Ikke spre ondsinnede rykter eller bruk e-post, talepost eller andre måter å formidle nedsettende eller diskriminerende
kommentarer på.
• Behandle alltid personlige opplysninger som konfidensielle. Ikke misbruk dem, og husk:
• Støtende, truende, fornærmende eller ondsinnet atferd av alle slag vil ikke bli tolerert.
Alle typer trakassering eller misbruk er mot selskapets policy og vil ikke bli tolerert. Hvis du mobbes eller trakasseres, eller
er klar over at noen andre blir det, ber vi deg si fra til din overordnede eller en annen i toppledelsen. Du kan også ta kontakt
med Speak Up.
Spørsmål: Noen av kollegaene mine på jobb
har gjort narr av dialekten min. Jeg forstår
at dette startet som uskyldig moro, men
kommentarene har utviklet seg til å bli mer
personlige, og jeg synes det er opprørende.
Jeg ønsker ikke å skape problemer for
noen, men jeg hadde villet at det skulle ta
slutt. Hva bør jeg gjøre?
Svar: Vi vil oppmuntre deg til å snakke med dine
kollegaer og forklare effekten som atferden
deres har på deg. Hvis du synes det er ekkelt å
gjøre dette, eller det ikke fører til atferdsendring,
bør du snakke med din overordnede eller
personalavdelingen. Ingen diskriminering av
noe slag vil bli tolerert.
Du kan få mer støtte og veiledning fra din
overordnede, lokale personalavdeling eller
personalavdelingen på konsernnivå om
arbeid uten trakassering og mobbing.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
SELSKAPETS AKTIVA
Merkevarebeskyttelse
Vårt omdømme er en sentral faktor i tiltrekking av klienter og forbrukere til Compass, og det er
avgjørende at verdien og velviljen i dette omdømmet beskyttes og fremmes på behørig måte
ved bl.a. å iverksette tiltak for å beskytte og forvalte våre merkevarer på riktig måte.
Som markedsleder i matservice- og supportservicesektoren, produserer vi ofte oppskrifter,
prosesser, ikke-offentlige ideer og strategier som tilhører Compass og som vi må beskytte. Bruken av en merkevare i
forbindelse med vår virksomhet og tjenester utvikler betydelig velvilje, omdømme og merkevareverdi. Vi må også beskytte
annen fortrolig informasjon, som kundedata og personlige opplysninger og sikre at det behandles konfidensielt.
Våre handelshemmeligheter, som informasjon som finnes i Compass' servicerammeverk eller oppskrifter og prosesskart,
bidrar til å skille oss ut fra våre konkurrenter og opprettholde et konkurransefortrinn i markedet.
Du bør rådføre deg med din juridiske avdeling hvis du vurderer å utvikle en ny merkevare eller teknologi der du ønsker å
benytte immaterielle rettigheter. Se også Compass-konsernets policy for immateriell eiendom (du finner en link til denne i
Referanse-delen i Reglene for god opptreden).
Husk alltid følgende grunnregler:
• Gå aldri med på å levere våre immaterielle rettigheter til klienter, kunder eller andre tredjeparter uten først å rådføre deg
med din lokale juridiske avdeling.
• Ikke gå med på å formidle noe av vår immaterielle eiendom eller fortrolig informasjon uten først å forsikre deg om at en
godkjent konfidensialitetsavtale er på plass. Rådfør deg med din overordnede eller din lokale juridiske avdeling dersom
du er usikker.
• Bruk aldri Compass' immaterielle eiendom eller konfidensiell informasjon for personlig gevinst eller av grunner som ikke
er tilknyttet din rolle hos Compass.
Vi er forpliktet til å respektere den immaterielle eiendommen og tredjeparters konfidensielle opplysninger. Du må følge disse
grunnreglene:
• Bare kopier dokumenter og materiale når du har konkret tillatelse til å gjøre det.
• Ikke bryt med viten og vilje en patent, merkevare eller annen immateriell rettighet tilhørende en tredjepart. Rådfør deg
med din lokale juridiske avdeling hvis du er i tvil.
• Ikke bruk noen tredjeparts konfidensielle informasjon med mindre du er autorisert til det i en undertegnet
konfidensialitetsavtale som oppfyller lokale, interne retningslinjer.
• Ikke last opp noen ulisensiert programvare på noen datamaskin eller annet utstyr som tilhører Compass.
Hvis du har spørsmål, ta kontakt med din overordnede eller rådfør deg med din lokale juridiske avdeling.
Spørsmål: Jeg har nylig blitt ansatt i Compass,
og kommer fra en av deres største
konkurrenter. Før jeg forlot min forrige
arbeidsplass, tok jeg kopier av kjøpsdata,
inkludert prisinformasjon, som jeg tror kan
være fordelaktig for mitt nye team å få del
i. Bruk av denne informasjonen vil sikkert
være i Compass' beste interesser?
Svar: Nei! Ikke bare bryter du sannsynligvis din
taushetsplikt overfor din forrige arbeidsgiver
og prinsippene som står i Reglene for
god opptreden, men det er mulig du også
bryter loven. Du må ikke ta med eller bruke
noen fortrolig informasjon fra noen tidligere
arbeidsgiver. Dette betyr ikke at du ikke kan
bruke generell kunnskap eller ekspertise som
du har lært hos en tidligere arbeidsgiver. Hvis
du er i tvil, ber vi deg rådføre deg hos din lokale
juridiske avdeling.
Du kan få mer støtte eller veiledning om
merkebeskyttelse fra din overordnede,
lokale
markedsføringsavdeling,
markedsføringsavdelingen på konsernnivå
eller konsernets juridiske avdelinger.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
SELSKAPETS AKTIVA
Konfidensialitet
Ingen ansatt skal gi videre noen konfidensiell informasjon om noe selskap i Compass eller dens virksomhet utenfor
konsernet, uten konkret autorisasjon til å gjøre det.
Når konfidensiell informasjon må gis videre til en annen part, skal den frigis kun basert på betingelser i en skriftlig
konfidensialitetsavtale eller foretak inngått med den andre parten.
Hvis du må gi videre konfidensiell informasjon underlagt betingelsene i en bestilling av et pågjeldende statlig, regulerende
eller tilsynsorgan, bør du først underrette din lokale juridiske avdeling og søke deres godkjenning før du frigir informasjonen.
Ansatte skal ikke bruke Compass’ konfidensielle informasjon for sin egen personlige fordel, eller for venner eller slektninger.
Du bør også forsikre deg om at du er kjent med din lokale IT-policy og følge disse retningslinjene i forhold til sikkerhet og
bruk av Compass' IT-systemer. Husk at selskapet kan overvåke og registrere din bruk av IT-systemene når som helst og
uten forhåndsvarsel.
Realverdier
Vi har alle et ansvar for å forsikre at Compass' eiendom som vi bruker eller kommer i kontakt med som en del av jobben vår,
ikke blir skadet, misbrukt eller spilt. Vi har også ansvar for å rapportere andres misbruk av Compass- eiendom.
Forsikre deg også om at all Compass' eiendom som du bruker holdes godt ved like så det kan brukes trygt og på riktig måte.
Spørsmål: Da jeg tok ut papir til resirkulering,
fant jeg en pose med lister over ansatte og
informasjon om deres lønn. Jeg er redd
for at hvem som helst kunne ha sett disse
opplysningene. Hva bør jeg gjøre?
Svar: Du bør ta med deg papirene til
personalavdelingen og rapportere saken til din
overordnede eller personalavdelingen. Vi er
alle ansvarlige for å opprettholde sikkerheten
og verne konfidensiell informasjon, og du har
rett til å være bekymret over det du har funnet.
Personalavdelingen vil forsikre seg om at
papirene makuleres på riktig måte og passe
på at den som har lagt papirene på feil sted,
minnes om sine plikter i så henseende.
Konfidensiell informasjon er informasjon
eller kunnskap som, hvis den gis videre
utenfor Compass, kan kompromittere
Compass' interesser. Eksempler inkluderer
(men er ikke begrenset til):
• materiale om nye produkter eller
utvikling av tjenester,
• upubliserte økonomiske data,
• forretningsideer,
prosesser
eller
strategier,
• salg,
markedsføring
og
andre
bedriftsdatabaser, og
• personaldata .
Du kan få mer informasjon eller veiledning
i
konfidensialitetsspørsmål
fra
din
overordnede, din lokale juridiske avdeling
eller konsernets juridiske avdeling.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
SELSKAPETS AKTIVA
Informasjonssikkerhet
Compass’ systemer – det vil si vår IT-maskinvare, programvare, kontorutstyr, telefon- og
e-postsystem - er alt beregnet brukt til å utføre arbeid for Compass. Hver bruker må til
enhver tid benytte utstyret på en profesjonell og ansvarlig måte.
For å beskytte både Compass og enkeltpersoner som bruker våre IT-systemer, bør du alltid forsikre deg om at din bruk av
Compass- IT-systemer:
• ikke bryter loven i landet der du jobber,
• ikke risikerer å bringe vanære til Compass' navn og
• ikke skader eller forstyrrer Compass’ ‘virksomhet.
I enkelte omstendigheter kan misbruk av enten Internett eller e-post utgjøre en kriminell overtredelse. Hver av oss har
ansvar for å forsikre at vi forstår de juridiske restriksjonene som gjelder i landet der vi jobber, og passe på at vi følger dem.
Ta kontakt med din lokale juridiske avdeling for mer informasjon om juridiske begrensninger som kan gjelde i landet der du
jobber.
Vennligst forsikre deg om at du alltid overholder disse grunnreglene:
• Ikke installer eller bruk uautorisert maskinvare eller programvare på noe Compass-system.
• Beskytt alle brukernavn eller passord du får tildelt og ikke del dem med andre.
• Ikke åpne eller last ned, opprett eller videresend e-post, dokumenter eller bilder som kan virke støtende eller trakasserende
på andre.
• Begrens din bruk av Compass-systemer for personlig bruk til et minimum.
• Pass på at du lagrer og tar sikkerhetskopi jevnlig av all data eller alt arbeid som er lagret på systemet ditt, i samsvar med
din lokale IT-avdelings anbefalinger.
Spørsmål: Jeg driver en liten forretning
hjemmefra om helgene og selger håndlagde
smykker. Det er ingen konflikt mellom
dette og mitt arbeid for Compass (jeg
har sjekket dette med min overordnede)
og det får vanligvis ingen innvirkning på
mitt arbeid. Jeg har et stim av ordrer for
øyeblikket og vil gjerne bruke lunsjpausen
min til å gå på websiden for å sjekke noen
kundebestillinger. Er dette tillatt?
Svar: Selv om Compass tillater kort og spredt
personlig bruk av Internett, tillater ikke vår policy
at ansatte bruker Internett på arbeidsplassen til
personlige økonomiske interesser eller gevinst.
Du må drive din “hjemmevirksomhet” hjemme.
Dette må leses i sammenheng med
Compass' policy for akseptabel bruk av
IT (som du kan se via Mercury). Du finner
også en link til denne i Referanse-delen
av Reglene for god opptreden. Ta kontakt
med din overordnede hvis noe er uklart.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
EKSTERN AKTIVITET
Kontakt med regjeringer og offentlige regulerende
organer
Du kan komme i kontakt med statlige embetspersoner eller representanter for offentlige regulerende organer under ditt
arbeid for Compass. Hvis du blir bedt om å gi dem informasjon i forbindelse med forespørsel eller granskning, er du
forpliktet til å være sann og presis, og beskytte Compass’ rettmessige interesser.
Alltid ta kontakt med din lokale juridiske avdeling før du besvarer forespørsel om informasjon fra uventet hold. Du bør forsikre
deg om at all informasjon eller alle filer som er relevante for granskningen er lagret og ikke makulert. Dette inkluderer å
forsikre deg om at alle elektroniske systemer for avhending av dokumenter blir midlertidig suspendert for å sikre at aktuelle
dokumenter ivaretas.
Ansatte i Compass forventes å samarbeide fullt ut med granskningen. Du må ikke forhindre innsamlingen av informasjon
av behørig autoriserte personer eller gjengjelde mot noen som samarbeider med granskningen.
Hvis statlige embetspersoner kommer til ditt kontor eller din avdeling og ber om informasjon, pass på at du følger disse
grunnreglene:
•
•
•
•
Ta straks kontakt med din lokale juridiske avdeling.
Be om å få se legitimasjon og ta kopi av den.
Få informasjon fra vedkommende om hvilken organisasjon de representerer, om beskaffenheten av granskningen og
pass på at representantene ikke etterlates uten følge.
Du skal ta kontakt med din lokale juridiske avdeling hvis du er i tvil, og pass på at du er kjent med den nødvendige lokale
prosedyren ved eventuell kontakt med lokale statlige og offentlige regulerende organer.
Spørsmål: Der jeg jobbet tidligere, ble vi rådet
til å ikke formidle noen informasjon til
eksterne parter, uansett hvem de var. Jeg
ønsker ikke å komme i uføre for å bryte
konfidensialitetsavtaler. Hva er det riktige
å gjøre?
Svar: Det første du bør gjøre er å kontakte din
lokale juridiske avdeling – de vil gi deg råd i
forhold til hvilken informasjon som kan gis til
en tredjepart og hva som ikke kan formidles
videre.
Du kan få mer informasjon eller veiledning
i
konfidensialitetsspørsmål
fra
din
overordnede, din lokale juridiske avdeling
eller konsernets juridiske avdeling.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
EKSTERN AKTIVITET
Samfunns- og veldedighetsaktivitet
Suksess i forretningen beror på overholdelse av juridiske pålegg, i tillegg til følsomhet for
lokal skikk og bruk vedrørende forretningsrelasjoner. Samfunnene der vi driver virksomhet
(og som vi henter medarbeidere fra) er viktige for oss.
Compass er forpliktet til å skape et positivt bidrag til den bærekraftige utviklingen av
samfunnene der vi driver forretning. Vi bestreber oss på å ta hensyn til det bredere samfunnet - inkludert nasjonale og
lokale interesser - i alt det vi gjør. Vi bruker vår ekspertise til å bidra til samfunnets velvære på en måte som er egnet for
våre forretningsmål.
Det er viktig for oss å respektere kulturene og lokale tradisjoner i andre samfunn og land, og alltid følge lokale lover.
Enkelte typer forretningspraksis som kan være akseptable i ett land, kan være uakseptable i et annet. Når du er klar over
forskjellene, kan det påvirke måten du driver forretning på.
Alle Compass-ansatte forventes å overholde følgende grunnregler:
• Alltid respekter kulturen og forretningsskikkene til samfunnene og landene der du jobber (forutsatt at de ikke er i strid med
prinsippene i Reglene for god opptreden).
• Alltid overhold lokale lover og forskrifter – ta kontakt med din lokale juridiske avdeling hvis du trenger assistanse til dette.
• Hold alltid din overordnede informert om planlagt kommunikasjon med utpekte organer som ikke er statlige, og få
vedkommendes godkjenning før du involverer deg med disse partene.
Gjennom sine donasjoner og sponsoravtaler, ønsker Compass å forbedre sin effekt på miljøet der den driver forretning og
samfunnene den tjener, til gagn for alle sine andelseiere.
Spørsmål: En klient har tatt kontakt med
meg, og bedt oss være vert for en
veldedighetsmiddag på vår restaurant.
Kan jeg gjøre dette?
Svar: Vennligst ta kontakt med din overordnede før
du samtykker i å hjelpe. Compass oppmuntrer
til å støtte samfunns- og veldedighetsaktiviteter,
men det er viktig å forsikre seg om at
godkjenningsprosessen følges, spesielt da
forespørselen er kommet fra en klient.
Compass har en godkjenningsprosess
som må følges før noen donasjoner kan
bli gitt til veldedighetsarbeid. Gjør deg
kjent med Compass' policy for donasjoner
til veldedighetsarbeid (du finner en link til
dette i Referanse-delen i Reglene for god
opptreden).
Alle veldedighetsbidrag som er gitt av
en Compass-bedrift må være fullstendig
dokumentert i regnskapet. Der det er
påkrevd, må det også noteres offentlig
enten av Compass eller mottakeren.
Du kan få mer informasjon eller veiledning
i våre samfunns- og veldedighetsaktiviteter
fra din overordnede, din lokale juridiske
avdeling eller konsernets juridiske avdeling.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
EKSTERN AKTIVITET
Politisk aktivitet
Som en del av forretningsdrift, engasjerer Compass seg noen ganger med statsorganer, offentlige interessegrupper,
bransjeforeninger og andre lignende organer over hele verden. Samtidig som at vi gjør dette, må vi sikre overholdelse med
lokale lover som styrer politisk aktivitet.
Det er ikke Compass' policy å gi donasjoner til politiske partier. Det er derimot mulig at enkelte rutinemessige aktiviteter
foretatt av Compass kan utilsiktet falle innenfor det brede omfanget av britiske juridiske lover som styrer politiske donasjoner
og forbruk som vi må overholde. Alt slikt forbruk må først godkjennes av Compass Group PLC-andelseiere og vil bli lagt
frem i årsrapporten.
Ansatte i Compass må ikke være delaktig i lobbyvirksomhet eller ha kontakt med lovgivere, politiske kandidater, statsansatte
eller offentlige interessegrupper, med mindre det skjer under tilsyn av konsernets PR-avdeling, investorrelasjoner eller
juridiske avdeling. Se Bedriftens kommunikasjonsregler (du finner en link til denne policyen i Referanse-delen i Reglene for
god opptreden) for mer informasjon.
Vennligst forsikre deg om at du følger disse grunnreglene:
• Ikke prøv å gi en donasjon på vegne av Compass til noen politisk organisasjon som fremmer partipolitiske aktiviteter.
• Vennligst hold alle personlige politiske aktiviteter atskilt fra arbeidet ditt. Ikke benytt tiden du er på jobb i selskapet og våre
ressurser til å støtte dem - vennligst se delen Interessekonflikt i disse reglene for mer informasjon; og
• Pass på at du rådfører deg med konsernets mediarelasjonskonsulent, investorkonsulent eller juridiske avdeling før du tar
kontakt med noen regjering, lovgivere eller lobbyvirksomheter på vegne av Compass.
Spørsmål: Jeg er blitt kontaktet av en
lobbyvirksomhet som lager en kortfilm om
effekten av éngangsbegre på miljøet. Jeg
tror dette virkelig kan hjelpe oss å fremme
vårt utmerkede omdømme for miljøsaker.
Jeg tror de har tenkt å vise denne filmen til
regjeringen. Betyr det at jeg ikke kan delta
i filmen?
Svar: Det er riktig at du reiser spørsmål om dette.
Du bør komme i kontakt med konsernets
mediarelasjonsansvarlig og drøfte forslaget
nærmere med dem. Sammen med konsernets
juridiske avdeling, kan de råde deg til hvordan
du kan svare og på eventuelt hvilket nivå du
kan ha av aktivitet.
Du kan få mer informasjon eller veiledning
i Compass' politiske aktivitet fra din
overordnede, din lokale juridiske avdeling
eller konsernets juridiske avdeling.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
EKSTERN AKTIVITET
Ekstern kommunikasjon
Som et ledd i vårt daglige arbeid, kan vi komme i kontakt med sentrale interessenter
– det inkluderer ansatte, forretningspartnere, klienter, kunder, investorer, media,
samfunn og regjeringer. Det er avgjørende at våre kommunikasjoner med
interessenter håndteres i henhold til Compass' regler for kommunikasjon.
Du må aldri snakke med journalister eller investeringsanalytikere om Compass' virksomhet, enten formelt eller uformelt.
Bare utnevnte personer er autorisert til å snakke med eksterne grupper, for eksempel markedet, analytikere, investorer og
pressen. Dette betyr:
•
•
•
•
•
Vår administrerende direktør, konsernets økonomisjef og Compass Group PLCs styre;
Direktør for bedriftsstrategi, investor- og mediarelasjoner;
Konsernansvarlig for mediarelasjoner;
Konsernets hovedstyre og styresekretær; og
andre personer som uttrykkelig er autorisert av personene som er oppgitt ovenfor.
Kontaktinformasjon for ovennevnte personer finnes i Referanse-delen av Reglene for god opptreden. Det er forbudt for alle
andre ansatte å gi viktig informasjon til noen utenfor Compass uten skriftlig forhåndsgodkjenning fra en autorisert person. Hvis
en ekstern part tar kontakt med deg for å få informasjon om virksomheten vår, bør du straks henvise til en autorisert person.
Operatørselskaper har ikke anledning til å frigi noen uttalelse, pressemelding eller presentasjon internt eller eksternt, som
kan inneholde eller utgjøre innsideinformasjon (som sannsynligvis vil ha en betydelig effekt på prisen på andeler i Compass
Group PLC) uten forhåndsgodkjenning fra konsernets investorkonsulenter, som vil ordne med frigivelse til markedene.
Se også delen Innsidehandel i Reglene for god opptreden for mer informasjon.
Spørsmål: Jeg la merke til en artikkel i en avis
i helgen om Compass, som inneholdt noen
unøyaktigheter. Kan jeg ta kontakt med
avisen og be de korrigere rapporten?
Svar: Det er flott at du er oppmerksom på denne
typen situasjon, men ta ikke kontakt med
avisen selv. All mediakommunikasjon bør
håndteres via konsernets avdeling for eksterne
kommunikasjoner. Deres kontaktopplysninger
står i referansedelen av Reglene for god
opptreden.
Compass' regler for kommunikasjon er gitt
for å sikre en jevn strøm av kommunikasjon
innen Compass og selskapets interne og
eksterne grupper. Du finner en link til
denne i Referanse-delen av Reglene for
god opptreden.
Du kan få ytterligere støtte eller
veiledning om ekstern kommunikasjon
fra din overordnede, den lokale juridiske
avdelingen eller konsernets investorog mediakonsulentteam eller juridiske
avdeling.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
EKSTERN AKTIVITET
Miljø
Miljøet er ingen sektor, men en holdning og tilnærming som representerer en
nødvendig del av alle våre aktiviteter. Kort sagt, er det viktig at alle utviser
miljøansvar der forholdene er innenfor deres kontroll, uavhengig av posisjon.
Som en av verdens største bedrifter innen matservice, innser Compass at de har en innvirkning på de lokale miljøene der
den opererer, samt det generelle globale miljøet.
I tillegg til å overholde all relevant miljølovgivning, har Compass utviklet sitt eget felles sett med atferd som introduseres i all vår
virksomhet. Vi fortsetter å arbeide for forbedring i hele virksomheten, spesielt i leveringskjedeområder og miljøprestasjoner.
På de fleste av våre avdelinger der vi ikke er direkte ansvarlige for anskaffelse av hjelpesystemer, utstyr, drivstoff, osv.,
jobber vi tett sammen med våre klienter for å vurdere hvordan vi best skal forbedre våre operatørers miljøprestasjoner.
Grunnregler du må følge:
• Alle ansatte må overholde selskapets regler og prosedyrer i forhold til miljøsaker;
• Pass på at du er utstyrt med den riktige informasjonen, opplæringen og verktøyet som er nødvendig for å implementere
ansvarlig miljøpraksis;
• Pass på at du forhindrer eller minimerer utslipp av forurensning i miljøet som følge av dine arbeidsaktiviteter;
• Pass på at du avhender alt avfallsmateriale på riktig måte og viser behørig hensyn til god praksis for avfallsbehandling.
Du bør kjenne til det beste miljøalternativet for avhending av bestemt avfallsmateriale på arbeidsplassen din. Alle ansatte
som har avhendet avfallsmateriale på uriktig eller ulovlig måte kan være gjenstand for disiplinærtiltak.
• Alle ansatte skal vurdere energieffektivitet i alle aspekter av sitt arbeid og iverksette tiltak for å spare energi der det er
praktisk gjennomførbart;
• Alle ansatte bør bruke resirkulert materiale i sin arbeidsaktivitet når det foreligger, og bør resirkulere alle passende
artikler i tråd med lokale eller nasjonale resirkuleringsordninger som kan finnes; og
• Alle ansatte skal forsikre seg om at de ikke utfører aktiviteter som fører til sløsing av vann.
Spørsmål: Vil det få konsekvenser om jeg tar
opp spørsmål om helse og sikkerhet der jeg
jobber? Vi er blitt bedt om å avhende brukt
matolje ved å helle den i avløpene utenfor.
Svar: Helse og sikkerhet er Compass’ fremste
prioritet. Hvis det er noe du tenker på
vedrørende helse- og sikkerhetsspørsmål, bør
du straks rapportere dem til din overordnede
og, om aktuelt, avslutte arbeidet eller avstå
fra aktiviteten som gjør deg urolig. Hvis du
synes det er ubehagelig å snakke med din
overordnede, kan du ta kontakt med din lokale
juridiske avdeling, personalavdelingen eller
Speak Up. Vi vil ikke tolerere represalier av
noe slag mot noen som tar opp slike saker.
Med miljø mener vi alle steder som kan
påvirkes av det vi gjør, for eksempel:
• våre umiddelbare omgivelser som kan
påvirkes av støy, lukt og damp ;
• det lokale miljøet som kan påvirkes av
forurensning, trafikk og avhending av
vår avfall; og
• det globale miljøet som kan påvirkes
ved å bruke energi fra fossile brensler
eller ved å bruke enkelte kjemikalier,
kan skade atmosfæren.
Du kan få mer støtte eller veiledning
om miljøspørsmål fra din overordnede,
din lokale juridiske avdeling eller
personalavdeling. Du finner også en link til
vår miljøpolicyuttalelse i Referanse-delen i
Reglene for god opptreden.
Glem ikke at du alltid kan ta opp anliggender
eller problemer du kan ha, ved å ta kontakt
med Speak Up.
REFERANSE-DEL
Linker til policyer og mer informasjon
Offentlig tilgjengelige dokumenter på Compass Group PLCs webside (www.compass-group.com)
1.Etiske regler
2.Uttalelse om matsikkerhetspolicy
3.Miljøpolicyuttalelse
4.Uttalelse om kjøp og leveringskjede
Dokumenter kun for interne formål (vennligst ikke distribuer disse eksternt) kan lastes ned fra
Policyer-delen på Mercury (http://mercury.compass-group.com)
1.Compass-konsernets svindelpolicy
2.Compass-konsernets gave- og gjestfrihetspolicy
3.Compass-konsernets policy for immateriell eiendom
4.Compass' policy for akseptabel bruk av IT
5.Compass-konsernets policy for donasjoner til veldedighet
6.Konsernets regler for kommunikasjon
7.Compass-konsernets Speak Up-program
8.Konsernets håndbok for godkjenninger
9.Compass' håndbok for regnskapspraksis og prosedyrer
REFERANSE-DEL
Kontakter
Konsernets juridiske avdeling
Mark White Konsernets hovedadvokat og styresekretær
[email protected]
+44 (0) 1932 573006
Stuart Pain Hovedadvokat-deputy
[email protected]
+44 (0) 1932 573013
Konsernets personalavdeling
Jane Kingston Konsernets personalsjef [email protected]
+44 (0) 1932 573103
Intern revisjon
Trevor Gelnar Konsernets internrevisjonsansvarlig [email protected]
+44 (0) 1932 573158
Bedriftsstrategi, investor- og mediarelasjoner
Sarah John Ansvarlig for bedriftsstrategiavd., investor- og mediarelasjoner [email protected]
+44 (0) 1932 573064
Interne kommunikasjoner
Katie Burke Konsernets interne kommunikasjoner [email protected]
+44 (0) 1932 574173
Konsernets HSE
Nicki Crayfourd Ansvarlig for helse, sikkerhet og miljø [email protected]
Annet
Speak Up
www.compass-speakup.com
+44 (0) 1932 573141