Transcript NOTUS PORTAL - Kvinnherad kommune

NOTUS PORTAL
Notus Portal er ein Internett-portal med presentasjon av ledige vakter, førespurnad om å ta
vakter og bekreftelse av vakter via Internett og SMS!
Når ei vakt er ledig i Notus, kan denne publiserast som ledig vakt som tilsette kan melda
interesse for, eller ein kan retta førespurnad til bestemte tilsette via SMS (eller mail) i portalen.
I tillegg kan den tilsette sjå eigen turnus, korrigert for ekstravakter og avvik, når ein loggar seg
inn i Notus Portal, markera tilgjengelighet og ein kan godkjenna timelista si med oversikt over
timebank og ferie.
1. BRUK AV NOTUS PORTAL FOR TILSETTE/VIKARAR:
Du loggar deg på Portalen (heime eller på jobb) via Internett ved å skriva inn adressa
http://turnus.kvinnherad.kommune.no i Web-lesaren (Internet Explorer e.l.)
Det første du får opp er ein påloggingsboks:
OBS at det står Kvinnherad kommune i
påloggingsboksen!
Skriv inn K-nummeret ditt som brukarnamn og det
passordet du har fått tilsendt på SMS.
Klikk ’Logg inn’.
Dersom passordet inneheld teikn som er
vanskeleg å få skriva inn, eller du har gløymt
passordet ditt:
Be om nytt passord ved å klikka på lenka
’Glemt passordet ditt?’.
Skriv inn mobiltlf.nr. ditt og klikk ’Nytt
passord’.
Passordet blir sendt deg på registrert
mobilnr.
Du treng altså ikkje ta kontakt med IT-avd. for å få nytt passord
– når du er registrert med k-nummer, administrerer du sjølv kontoen din!
Ver OBS på at Portalen brukar eit 14-sifra telefonnr. !
Kvinnherad kommune – bruk av Notus Portal i Pleie og Omsorg ver03_1111
1
NOTUS PORTAL
Når du har logga på Notus Portal får du først opp ”Heimesida” di:
Heimesida inneheld:





Oppslagstavle der det kan leggast inn meldingar til alle tilsette eller meldingar som er
lagt ut av gruppeleiar til bestemte gruppe(r).
Oversikt over ledige vakter for alle grupper (kan filtrerast).
Kalender med markering av ordinære vakter, ekstravakter og fråver.
Postboks med visning av antall meldingar i portalen.
Dagane framover – blir vist som eit panel 8 dagar framover med dine vakter og ledige
vakter som er publisert – panelet kan filtrerast!
Dette panelet er nytt og viser vaktene dine med svart skrift – ledige vakter dei dagane står
markert med blå skrift – klikk på dei for å få opp detaljar om vakta og evt. søka direkte frå
dette bildet!
Du kan endre personalia med m.a. nytt mobiltlf.nr. og passord. Dette er viktig å vedlikehalda, då
hovudkommunikasjonen vil gå via SMS! (For endring av mobilnr og passord-skifte – sjå lenger
bak, pkt. 1.6.1. og 1.6.2.)
1.1. LEDIGE VAKTER / VIKARSHOP:
Vakter som blir publiserte, er tilgjengelege i Portalen.
Filtrering av tenestestad, vakttype, vekedagar og still.typar kan gjerast av den enkelte sjølv.
I prinsippet vil du ha tilgang til å velja og melda interesse for alle ledige vakter for alle grupper!
Gruppeleiar, eller andre som har ansvar for vikar-booking, tildeler og sender bekreftelse på
vakter som du får, ved hjelp av SMS (og intern mail i Portalen).
Sjekk bildet for ledige vakter ved å klikka i feltet for ledige vakter på ”Heimesida” di eller
bruk menyvalget ’Vikar | Ledige vakter’.
Du kan velja å få ledige vakter presentert i listeform eller månadsvisning:
Kvinnherad kommune – bruk av Notus Portal i Pleie og Omsorg ver03_1111
2
NOTUS PORTAL
I eksempelet her er vist ei ledig vakt med filtrering for tenestestad «Test avd.». Den har status
”Kan søkes”! Dette eksempelet er vist i statusen ListeVisning.
Dersom gruppeleiar har lagt inn kommentarar ved publisering av vakta, blir dette vist med eit
forstørrelsesglas i kolonna Kommentar. Peik, evt. klikk på dette ikonet for å få vist
kommentaren.
Klikk på knappen [Søk] for å melda interesse for vakta!
Du får opp ein tekst-boks der du kan legga inn evt. melding til den som
skal tildela vakta.
Skriv inn ei evt. melding og klikk ’Send’ i boksen!
Statusen for vakta blir endra til ”Under
behandling”.
I MånadsVisning vil du få dette bildet:
Her vil filtrering vera svært nyttig og gje betre oversikt. Filter kan lagrast i ListeVisning, lagrast
og brukast i MånadsVisning og i panelet på start-sida! Filter blir vist oppe til venstre!
I ruta heilt nede til venstre kan du også velja å berre visa dine vakter i kalenderen ved å ta bort
haken for «Vis publiserte vakter».
Kvinnherad kommune – bruk av Notus Portal i Pleie og Omsorg ver03_1111
3
NOTUS PORTAL
1.1.1. Tildeling av vakter:
Når gruppeleiar tildeler ei publisert vakt til deg, får du ein SMS og ei melding i mail-boksen i
Portalen. Ver OBS på at Portalen sender ut SMS frå eit 14-sifra nummer som du må svara tilbake
til! Dette er no eit unikt tlf.nr. for kvar vakt.
SMS’en har teksten: Du har fått tilbud om å ta vakten <V> ved <Turnus> den <dato>.
Svar JA/NEI for å bekrefte at du tar vakten. Husk å svare så snart som mulig!.
Meldinga i Portalen sin mail-boks vil vera tilsvarande.
Du MÅ svara enten på SMS med Ja eller NEI, eller bekrefta ved hjelp av ’Mine søknader’ i
Portalen. Der klikkar du enkelt og greitt på knappen [Ja, tar vakten]
Når du har bekrefta at du tar vakta, vil gruppeleiar bekrefta at vakta er sett opp som ei
ekstravakt i Notus, og du får melding på SMS og i mail-boksen i Portalen at vakta er tildelt deg.
SMS’en vil ha følgjande tekst: Takk! Du er nå satt som vikar på vakten <V> ved <turnus> den
<dato> kl <frå> <til>.
Meldinga i Portalen sin mail-boks vil vera tilsvarande.
1.2. DIREKTE VIKARINNKALLING:
Gruppeleiar, eller den som er ansvarleg for vikar-booking, kan også direkte frå Notus førespørja
ein bestemt tilsett om å ta ei vakt. – Kommunikasjonen vil då typisk gå via SMS!
Du blir markert i Notus som aktuell vikar som skal få ei melding, og SMS’en vil ha følgjande tekst:
”Hei! Har du mulighet til å ta vakten <V> ved <Turnus> den <Dato>.
Da svarer du JA/NEI for å melde din interesse.”
(Det kan vera fleire som blir spurt om same vakta.)
Dersom du bekreftar at du vil ta vakta får du melding tilbake:
”Ditt ønske om å ta vakten <V> ved <Turnus> er registrert – om du blir valgt til å ta vakten
vil du få en ny melding om dette, som du må godkjenne.”
Dersom du svarer nei, vil du få melding om at ditt avslag er registrert!
Når vakta blir tildelt til deg, vil du få ei melding der du blir bedt om å bekrefta:
”Du har fått tilbod om å ta vakten <V> ved <Turnus> den <dato>.
Svar JA/NEI for å bekrefte at du tar vakten.”
Når du då bekreftar vakta, får du til slutt ein endeleg bekreftelse om at vakta er sett opp på
deg!
Kvinnherad kommune – bruk av Notus Portal i Pleie og Omsorg ver03_1111
4
NOTUS PORTAL
Du kan også velja å ta denne kommunikasjonen via mail-boksen i Notus Portal! Meldingar blir
alltid sendt både som SMS og mail!
1.3. MINE SØKNADER:
For å sjå historikken for vakttildeling og søknader, klikk ’Vikar | Mine søknader’:
Du kan velja om du berre vil sjå vakter framover i tid og kva type søknader du vil sjå!
Historikken for kvar vakt kan du få opp ved å klikka på blå tekst i Status-feltet.
1.4. MINE TIMELISTER:
Ved timeliste-avslutning 20. I kvar mnd) vil gruppeleiar kunna publisera timelister. For å sjå
timelistene, klikk ’Lønn/Timeliste | Mine timelister’:
Dersom du er tilsett med fleire løns-ID’ar vil du evt. få opp fleire linjer!
Ofte vil timelistene bli publisert fleire gonger som ved oppretting av enkelt-lister, og då er det
den siste lista som er aktuell!
Klikk ”Vis” på den lista du vil sjå!
Kvinnherad kommune – bruk av Notus Portal i Pleie og Omsorg ver03_1111
5
NOTUS PORTAL
Du får opp timelista for den løns-månaden du valgte:
Denne timelista er den same som blir skriven ut frå Notus. Du kan bekrefta at du har sett
timelista med knappen nede til venstre ’Ja, jeg har sett timelisten’. I tillegg får du status på
timar i timebanken og restferie!
Ver OBS på at oversikt ferie/timebank er status på det tidspunktet timelista blei publisert !!
Dersom du har kommentarar/ikkje er einig i lønsposteringar eller anna, kan du før du bekreftar
lista, skriva ein kommentar som gruppeleiar kan lesa i Notus!
Kvinnherad kommune – bruk av Notus Portal i Pleie og Omsorg ver03_1111
6
NOTUS PORTAL
1.5. MIN TURNUS:
Du kan sjå turnusen din, korrigert for ekstravakter og andre avvik, ved å klikka ’Turnus | Min
turnus’:
Du kan peika på vaktene for å få info om vakta. Avvik er registrert med grå-skraverte vakter og
fråver er registrert med strek over vakta!
Du kan gjera innstillingar i skjermbildet kor mange veker du vil sjå og perioden du vil sjå!
Ved å klikka ’Turnus | Avdelingsturnuser’ vil du kunna henta fram heile turnusen for di
gruppe.
NY FUNKSJON:
Du kan no også markera tilgjengelighet i turnusen di i portalen!
Dette kan du gjera i «Dagene framover»-panelet på Startsida eller i «Min turnus» .
På linja ”Tilgjengelighet” kan du klikka på aktuelle datoar og markera om du er
tilgjengeleg eller ikkje for ekstravakter. Tilgjengeleg gir grøn farge på dagen, og du får
raud farge dersom du markerer med ikkje tilgjengeleg.
Dette blir automatisk overført til kalenderen i Notus turnusplan, slik at ein får det opp på
oversikten i vikarsøk!
Når du står i panelet på Startsida, klikkar du på dagen du vil legga inn tilgjengeleghet for.
Kvinnherad kommune – bruk av Notus Portal i Pleie og Omsorg ver03_1111
7
NOTUS PORTAL
1.6. ENDRE INSTILLINGAR – MOBIL-NR. OG PASSORD
1.6.1. Endring av Mobil-nr:
Klikk på ’Innstillinger’ i menylinja i portalen.
Når du skal bytta mobil-nr, skriv det inn både i ”Mi side” på Intranett i tillegg til i portalen! Dette
sikrar at ein når deg på rett telefonnr. til ei kvar tid!
Klikk på ’Endre personalia’
for å endre mobil-nr:
Klikk Redigere oppe til høgre i
skjermbildet.
Skriv inn nytt nr og klikk
’Lagre endringer’.
1.6.2. Endring av passord:
Klikk på ’Bytt passord’ for å endre passordet:
Skriv inn det gamle
passordet i feltet for
noverande passord (det
du har fått tilsendt på
SMS),
og deretter skriv du det
nye – gjenta det nye i
neste felt!
Klikk ’Lagre nytt
passord’.
Kvinnherad kommune – bruk av Notus Portal i Pleie og Omsorg ver03_1111
8
NOTUS PORTAL
FLYTDIAGRAMMET VISER PRINSIPPA VED BRUK AV PORTALEN.
DEI GULE FELTA VISER DEI TILSETTE SIN AKTIVITET:
LEDIG VAKT
Publiser
vakt
Vikarshopping
Søk på ledig vakt
Send forespørsel
Vurder
tilbud
Svar JA / NEI
på tilbud
Send ut tilbud
Send ut tilbud
Bekreft tilbud
Bekreft tilbud
Send ut endeleg
bekreftelse
Send ut endeleg
bekreftelse
Avvik
registrert i
Notus
Avvik
registrert i
Notus
Kvinnherad kommune – bruk av Notus Portal i Pleie og Omsorg ver03_1111
9