Transcript Håndbok for kvalitets- og miljøstyringssystemet

Håndbok for kvalitets- og
miljøstyringssystemet
Forord
Vi ønsker å ha en renommé i bransjen som en aktør med høyt fokus på kvalitet i sine
leveranser og med høyt fokus på sine miljø prestasjoner. Vi har et slagord som forteller
at vi skal være den ideelle samarbeidspartner – ellers kan det være det samme! Dette
skal vi etterleve, og derfor har vi utarbeidet et system for kvalitets- og miljøstyring, som
skal hjelpe oss i å nå våre visjoner og målsetninger.
Denne håndboken beskriver kvalitets- og miljøstyringssystemet vårt, og gir oss de
generelle føringene for hvordan vi skal jobbe i vår hverdag. Alle som jobber i TF Anlegg
AS, eller er engasjert av TF Anlegg AS, skal derfor etterleve det som beskrives i denne
håndboken. Vårt kvalitets- og miljøstyringssystem er utviklet og etablert i henhold til
NS-ISO 9001:2004 (Systemer for kvalitetsstyring) og NS-ISO 14001:2004
(Miljøstyringssystemer). Systemet inneholder alle grunnleggende elementer for å kunne
levere kvalitet i våre tjenester, etterleve alle eksterne og interne krav, og ikke minst
benytte tilgjengelig informasjon for å utvikle og utnytte forbedringspotensialene som vi
vet finnes.
Vi skal levere tjenester med høy kvalitet. Vi skal gjøre dette med et fokus på våre
kunders krav og forventninger, det ytre miljøet og ikke minst våre egne krav og
forventninger. Vi skal høre på våre kunder, og vi skal lære av våre kunder. Vi skal
vurdere våre miljø prestasjoner, og vi skal samle informasjon om hva vi oppnår. Vi skal
lære av våre feil og vi skal lære av vår suksess. Dette skal være drivende for vårt
kontinuerlige forbedringsarbeid som både omfatter vårt styringssystem og hva vi levere
og presterer.
Det er vårt alles ansvar å jobbe sammen for å oppnå våre visjoner og målsetninger!
Haugenstua 20/11-2013
Per-Jørgen Melnes
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
2 av 41
Dokumentstatus og revisjonskontroll
Rev.
Nr.:
1.0
2.0
Rev.
Dato:
20/112013
19/122013
Sammendrag av revisjon:
Revidert av:
Godkjent av:
Opprinnelig dokument
Kvalitetsansvarlig
Tabell i kap. 1.1 tatt ut som eget
register, kap. 5.1.1 og 5.3.1
skrevet inn, illustrasjonsbilde i kap.
6.3.1 satt inn og kap. 7 Referanser
er satt inn. I tillegg noen små
tekstendringer uten signifikant
betydning.
Robert Fosen,
Kvalitetssjef
Per-Jørgen
Melnes
Per-Jørgen
Melnes
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
3 av 41
Innholdsfortegnelse
Forord
......................................................................................................... 2
Innholdsfortegnelse ............................................................................................... 4
1.
Dokumentasjon ................................................................................... 6
1.1.
Kryssreferanser og ansvar .................................................................... 6
1.2.
Revisjon av denne håndbok .................................................................. 6
1.2.1.
Revisjonsprosessen ............................................................................. 6
1.3.
Distribusjon av denne håndbok ............................................................. 6
1.3.1.
Distribusjonsprosessen ......................................................................... 6
1.4.
Prosesser og prosedyrer ....................................................................... 7
1.5.
Sjekklister og Registre ......................................................................... 7
1.6.
Maler og skjemaer ............................................................................... 7
1.7.
Dokumentasjon og registreringer .......................................................... 8
2.
System for Kvalitets- og Miljøstyring ...................................................... 9
2.1.
Beskrivelse av systemet ....................................................................... 9
2.2.
Kvalitetspolitikk ................................................................................. 10
2.3.
Miljøpolitikk ...................................................................................... 10
2.4.
Målsetting ........................................................................................ 11
2.4.1.
Kvalitets- og miljømål ........................................................................ 11
2.5.
Overvåking og kontinuerlig forbedring av systemet ................................ 12
2.5.1.
Måling av systemets prosesser og prosedyrer ....................................... 12
2.5.2.
Intern revisjon .................................................................................. 13
2.5.3.
Eksterne revisjoner ............................................................................ 13
2.5.4.
Ledelsens systemevaluering................................................................ 13
2.5.5.
Samsvarsvurdering ............................................................................ 14
2.6.
Organisasjon..................................................................................... 14
2.7.
Ansvar, myndighet og plikter .............................................................. 14
2.8.
Intern kommunikasjon ....................................................................... 15
2.8.1.
Faste møter ...................................................................................... 15
3.
Ressurser og arbeidsmiljø ................................................................... 18
3.1.
Personell .......................................................................................... 18
3.1.1.
Kompetanse ..................................................................................... 18
3.1.2.
Opplæring og trening ......................................................................... 19
3.2.
Anskaffelser og utstyr ........................................................................ 19
3.2.1.
Anskaffelsespolitikk ........................................................................... 19
3.2.2.
Anskaffelsesprosess ........................................................................... 20
3.2.3.
Kontroll med produkter og utstyr ......................................................... 20
3.2.4.
Kontroll og kalibrering med/av måleutstyr ............................................ 21
3.3.
Infrastruktur ..................................................................................... 21
3.3.1.
Infrastruktur IT utstyr ........................................................................ 22
3.3.2.
Avvikling av Infrastruktur ................................................................... 23
3.4.
Arbeidsmiljø og HMS .......................................................................... 23
3.4.1.
HMS Håndbok for Transport-Formidlingen SA og TF Anlegg AS ................ 23
4.
Kunderelasjoner ................................................................................ 24
4.1.
Kommunikasjon med kunder ............................................................... 24
4.2.
Kundenes krav og forventninger .......................................................... 24
4.2.1.
Definere kunders krav og forventninger ............................................... 25
4.2.2.
Verifisere kunders krav og forventninger .............................................. 25
4.2.3.
Jobbe med forventninger .................................................................... 25
4.3.
Kunders tilbakemeldinger ................................................................... 25
5.
Tjenester .......................................................................................... 26
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
4 av 41
5.1.
5.1.1.
5.1.2.
5.1.2.1.
5.1.2.2.
5.1.2.3.
5.1.2.4.
5.2.
5.2.1.
5.2.2.
5.2.3.
5.3.
5.3.1.
5.3.2.
5.3.3.
5.4.
5.4.1.
5.4.2.
6.
6.1.
6.1.1.
6.2.
6.3.
6.3.1.
6.3.2.
6.3.3.
6.3.4.
6.3.5.
6.3.6.
6.3.7.
6.4.
7.
Planlegging av tjenester ..................................................................... 26
Miljøkrav og miljøaspekter .................................................................. 27
Kvalitetsplan ..................................................................................... 27
Hva er en kvalitetsplan? ..................................................................... 27
Oppsett og maler............................................................................... 28
Innhold i en kvalitetsplan ................................................................... 28
Godkjenning og distribusjon................................................................ 29
Forberedelse til oppstart ..................................................................... 30
Risikoanalyse .................................................................................... 30
Mannskap ......................................................................................... 31
Utstyr .............................................................................................. 31
Utførelse og måling av tjeneste ........................................................... 31
Måling av miljøpåvirkning ................................................................... 32
Samle data ....................................................................................... 32
Overvåking/egenkontroll .................................................................... 33
Analyse og forbedring av tjeneste ........................................................ 33
Analysere data .................................................................................. 33
Forbedringsarbeid .............................................................................. 33
Avvikshåndtering ............................................................................... 34
Avvik og uønskede hendelser .............................................................. 34
Kontraktstilpasset avviksbehandling..................................................... 35
Avviksprosessen ................................................................................ 35
System for avvikshåndtering ............................................................... 35
Registrering av avvik. ........................................................................ 36
Korrigerende tiltak ............................................................................. 38
Oppfølging og vurdering av avvik ........................................................ 38
Forebyggende tiltak ........................................................................... 38
Oppfølging av tiltak ........................................................................... 38
Rapportering til kunde........................................................................ 39
Kvalitetsansvarlig .............................................................................. 39
Ulykkesberedskap.............................................................................. 39
Referanser ........................................................................................ 41
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
5 av 41
1.
Dokumentasjon
1.1.
Kryssreferanser og ansvar
Dette systemet er basert på ISO 9001 og ISO 14001, og det er derfor utarbeidet et
register som viser kryssreferansene mellom denne håndbokens kapitler og
underpunktene i de respektive standardene. Samme register inneholder også en oversikt
over hvilke funksjoner som er ansvarlige for hvert kapittel, noe som blant annet
innebærer revisjonsansvaret og bakenforliggende prosedyrer.
Registeret er inkludert under oversikten over sjekklister og registre som beskrevet under
kapittel 1.5, Sjekklister og registre, men kan også nåes direkte gjennom denne linken.
1.2.
Revisjon av denne håndbok
Denne håndboken er underlagt revisjonskontroll, og skal derfor revideres i henhold til
fastsatt revisjonsprosess. Hensikten med denne prosessen er å ha kontroll på hvilken
versjon som til enhver tid er den gjeldende, samt ha historikk for alle tidligere versjoner.
For å skille mellom større og mindre revisjoner av denne boken, skal det benyttes hoved
nummer for store revisjoner (for eksempel Rev. nr. 2.0) og desimalnummer for mindre
revisjoner (for eksempel Rev. nr. 2.3).
Kvalitetsansvarlig er ansvarlig for koordinering og gjennomføring av revisjonene.
1.2.1.
Revisjonsprosessen
Revisjonsprosessen er beskrevet som en frittstående prosess, og finnes inkludert under
kapittel 1.4.
1.3.
Distribusjon av denne håndbok
Det er en forutsetning av alle som jobber for TF Anlegg, eller på vegne av TF Anlegg, har
tilgang til innholdet i denne boken. Det skal derfor alltid følges en fastsatt prosess for
distribusjon av denne boken både ved oppstart og ved senere oppdateringer. Ved
oppdateringer er det også viktig at det blir sendt ut informasjon om hva som er endret
slik at det blir lettere for alt personell å avgjøre om revisjonen er relevant for deres
område.
Alle ledere er ansvarlige for å gjøre denne manualen tilgjengelig for sine medarbeidere.
Kvalitetsansvarlig er ansvarlig for å bistå lederne i sitt arbeidet, samt gjøre håndboken
tilgjengelig for alt personell.
1.3.1.
Distribusjonsprosessen
Distribusjonsprosessen er beskrevet som en frittstående prosess, og finnes inkludert
under kapittel 1.4.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
6 av 41
1.4.
Prosesser og prosedyrer
I tillegg til de prosesser og prosedyrer, heretter benevnt som prosedyrer, beskrevet i
denne håndboken, er det utarbeidet en rekke frittstående prosedyrer. Disse er en del av
systemet for kvalitets- og miljøstyring, og derfor også underlagt samme
revisjonskontroll.
En oversikt over alle frittstående prosedyrer finnes i eget register.
1.5.
Sjekklister og Registre
Som et verktøy for å kvalitetssikre våre prosesser og prosedyrer, er det utviklet en del
sjekklister som skal benyttes under arbeidet.
En oversikt over alle sjekklister tilgjengelig (dokument id som begynner på SL_xx) finnes
i eget register for sjekklister og registre. Dette registret inneholder også en oversikt over
de forskjellige registrene som finnes.
1.6.
Maler og skjemaer
I forbindelse med utarbeidelse av for eksempel en kvalitetsplan, er det utarbeidet en
rekke maler og skjemaer som skal benyttes for å sikre kvalitet, samt et felles utseende
og gjenkjennbar het for alle kvalitetsplaner. Disse malene og skjemaene er hovedsakelig
delt opp i fire grupper, noe som fremgår av ID’en.
Adm_xx
Administrativ rutine
Disse malene er typiske for administrative
prosedyrer som skal tilpasses en spesifikk kontrakt
eller spesifikke kundekrav. De er derfor utviklet som
maler, med en foreslått prosedyre.
HMS_xx
HMS relaterte rutiner
Disse malene er utarbeidet for prosedyrer som
beskriver hvordan HMS relatert arbeid skal utføres
under en spesifikk kontrakt. Malene inneholder
foreslåtte prosedyrebeskrivelser som skal tilpasses
kontraktsspesifikke krav.
P95_xx
Driftsprosedyrer
Dette er prosedyrer direkte rettet mot utførelse av
oppdrag (drift), men som også skal tilpasses
kontrakts spesifikke krav. Også her finnes det
foreslåtte prosedyrer som skal tilpasses.
S_xx
Skjemaer
Denne gruppen inneholder ferdig utviklede
skjemaer, som kan benyttes til for eksempel
rapportering, dokumentering, planlegging osv.
En oversikt over alle maler og skjemaer finnes i eget register for maler og skjemaer.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
7 av 41
1.7.
Dokumentasjon og registreringer
All dokumentasjon og registreringer tilknyttet kvalitets- og miljøstyringssystemet skal
lagres og oppbevares i henhold til fastsatte krav. Felles for all oppbevaring gjelder
følgende:



All papir dokumentasjon skal oppbevares slik at det er beskyttet mot tyveri,
brann eller annen type tap/skade.
All elektronisk dokumentasjon skal lagres med elektroniske sikkerhetskopier.
All dokumentasjon skal være identifiserbar og sporbar.
En oversikt over all definert dokumentasjon og registreringer, inkludert krav til lagring,
finnes i et register for dokumentasjon og registreringer.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
8 av 41
2.
System for Kvalitets- og Miljøstyring
2.1.
Beskrivelse av systemet
Transport-Formidlingen Anlegg AS, heretter kalt TF Anlegg, har utviklet og etablert et
system for kvalitets- og miljøstyring for å ivareta høy kvalitet i alle våre tjenester og
leveranser, samt en miljøprofil som reduserer negative påvirkninger av det ytre miljøet.
Styringssystemet er etablert i henhold til ISO 9001 og ISO 14001 som setter krav til
system for henholdsvis kvalitetsstyring og miljøstyring, og skal vedlikeholdes for å være
i samsvar med disse standardene.
Styringssystemet består av flere elementer, som alle er beskrevet i denne håndboken:
Systemelement
Beskrivelse
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyring
Denne boken beskriver styringssystemene, inklusiv
politikker, målsetninger, kontinuerlig forbedring,
ansvar og myndighet, kompetanse og rekruttering,
ressurser, kommunikasjon, tjenesterealisering,
avvikshåndtering osv.
Prosesser og prosedyrer
Diverse frittstående prosess- og prosedyre
beskrivelser som ikke er inkludert i håndboken.
Oversikt over disse finnes i kapittel 1.4 Prosesser og
prosedyrer.
Prosedyremaler
Forskjellige generiske og dynamiske prosedyrer som
skal tilpasses til spesifikke kontraktbetingelser.
Oversikt over disse er å finne i kapittel 1.6 Maler og
skjemaer.
Sjekklister
Det er utarbeidet flere sjekklister som skal
sikkerstille at definerte prosesser og prosedyrer blir
korrekt utført. Oversikt over disser er å finne i
kapittel 1.5 Sjekklister.
Avvikshåndteringssystem
Verktøy for systematisk rapportering, analyse og
iverksetting av korrigerende og forebyggende tiltak
mot uønskede hendelser. Beskrivelse av
avvikshåndteringssystemet finnes under kapittel 6
Avvikshåndtering.
Dokumentasjon og registreringer
Et register med oversikt over alle dokumenter og
registreringer inkludert i styringssystemet inklusiv
krav til oppbevaring. Beskrivelse av dette er å finne
under kapittel 1.7 Dokumentasjon og registreringer.
Lagringsmedium for
dokumentasjon og registreringer
Både elektronisk og papirarkiv for all
dokumentasjon og alle registreringer inkludert i vårt
styringssystem.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
9 av 41
2.2.
Kvalitetspolitikk
Vårt kvalitets- og forbedringsarbeid er den viktigste forutsetning for lønnsom drift,
fornøyde kunder, tilfredse medarbeidere og deltakere. Våre arbeidsprosesser skal sikre
optimal kvalitet gjennom aktiv deltagelse og støtte fra Ledelse, Medarbeidere, Kunder og
Leverandører. TF Anlegg skal til enhver tid ha følgende fokusområder:






Vi skal imøtekomme våre kunders krav og forventninger da vi forstår at dette er
det viktigste elementet for å skape fornøyde kunder.
Våre prosesser og prosedyrer skal gi grunnlag for at våre tjenester og leveranser
blir utført korrekt og med høy kvalitet.
Vi skal ha fokus på kompetanse og involvering. Våre medarbeidere og partnere
skal alltid ha tilstrekkelig kunnskap om oppdraget, og de skal ha forutsetninger
for å kunne jobbe i henhold til våre etablerte prosesser og prosedyrer.
Våre kunder sitter med verdifull informasjon. Vi skal derfor aktivt innhente
tilbakemeldinger fra våre kunder for å bruke dette i vårt kontinuerlige
forbedringsarbeid.
Vi skal gjennom vårt system for håndtering av avvik jobbe med våre feil slik at vi
kan lære av dem og forhindre gjentakelser, og
Vi skal kontinuerlig vedlikeholde og forbedre vårt kvalitetsstyringssystem i
overensstemmelse med ISO 9001 standarden.
Vi skal gjennom vårt kvalitetsfokus sørge for at vi er et foretrukket alternativ og den
ideelle samarbeidspartner!
2.3.
Miljøpolitikk
TF Anlegg skal gjøre en innsats for å ta vare på det ytre miljø for de neste
generasjonene og vi skal være et godt forbilde innen miljøsatsingen innenfor vår
bransje.
Dette skal vi oppnå gjennom systematisert arbeid og med følgende fokusområder:






Vi skal sette miljø på vår dagsorden.
Våre ansatte og innleide skal få kunnskap om vår miljøpolitikk og våre
satsingsområder.
Vi skal sette oss konkrete målsettinger som vi aktivt skal jobbe med, både på et
kortsiktig og langsiktig plan.
Vi skal kjenne til miljøaspektene i alle våre operasjoner.
Vi skal kjenne til aktuelle miljølover og miljøkrav til alle våre operasjoner, og
Vi skal ta del i våre oppdragsgivere sin miljøsatsing for å felles jobbe for vårt ytre
miljø.
Det er vår satsing og vårt systematiske miljøarbeid over tid som gjør oss til et
miljøbevisst alternativ for våre kunder.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
10 av 41
2.4.
Målsetting
TF Anlegg skal utarbeide mål knyttet til de oppdrag/oppgaver som skal utføres. Det er
ledelsens ansvar at måleparameter og plan for dette utarbeides og følge opp, eller at
ledelsen selv utarbeider dette. Alle mål skal være konkrete og spesifiserte samt kunne
verifiseres eller måles/tallfestes innen en satt tidsfrist. Plan for utarbeidelse av mål og
oppfølging bør inneholde eksempelvis følgende parameter:










Mål nr.
Kategori og eventuell underkategori hvis behov.
Målsetting.
Verdi (kr, tonn, km, stk, meter….).
Tidsfrist for oppnåelse.
Ansvarlig for gjennomføring.
Status/fremdrift.
Oppfølgingstidspunkt.
Er mål oppnådd (Ja/Nei/Dato).
Er mål avsluttet (Ja/nei/Dato).
Hensikten med målsetting er å synliggjøre og konkretisere de mål som TF Anlegg ønsker
å oppnå. Målene kan være følgende:


Overordnede mål.
Kontraktspesifikke mål.
Overordnede mål vil være for TF Anlegg som helhet eller innenfor en avdeling mens de
kontraktspesifikke målene vil være knyttet opp mot en kontrakt eller ett oppdrag. Det
bør og skal søkes å være en sammenheng mellom de overordnede målene og
kontraktspesifikke målene. Dette for å kunne utnytte de prosessene som skapes rundt
det å arbeide mot mål, både generelt i TF Anlegg og helt spesifikt i en kontrakt. Arbeidet
med mål og målsetting skal gi følgende gevinster i TF Anlegg samt hos de
oppdragsgivere og prosjekt/oppdrag TF Anlegg jobber i:







2.4.1.
Økt kvalitet.
Kontinuerlig forbedringsarbeid.
Økt resultat.
God styring på prosjektet.
Gode rutiner.
Utvikling.
Trivsel.
Kvalitets- og miljømål
TF Anlegg vil vurdere i de oppgaver/oppdrag som er til utførelse om det skal fastsettes
konkrete kvalitets- og miljømål. Dette for å kunne verifisere og måle resultat, forbedring
og eventuelle andre tiltak som skal iverksettes eller er iverksatt. Det er ledelsen i TF
Anlegg som setter målene enten alene eller de settes i samsvar med oppdragsgiver eller
kontraktsleder. Ledelsen har det overordnede ansvar for at målene implementeres i
driftsorganisasjon samt sikre at de oppfylles eller følges. Målene kan være kortsiktige
eller langsiktige og skal evalueres med jevne mellomrom, minimum 1 gang pr driftsår,
eller i henhold til oppsatt målstyringsplan S_34 Målstyring. Plan for målstyring arkiveres
i henhold til kapittel 1.7. Dokumentasjon og registreringer.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
11 av 41
2.5.
Overvåking og kontinuerlig forbedring av systemet
Systemet for kvalitets- og miljøstyring er et prosessorientert styringssystem, med et
grunnleggende krav om kontinuerlig forbedring og tilpassing etter bedriften sin utvikling.
Den kontinuerlige forbedring er basert på fire grunnelementer, også kjent som PDCA
syklusen (Plan-Do-Check-Act). Dette innebærer for TF Anlegg:
(P) Planlegge: Etablere nødvendige aktiviteter og prosesser for å oppnå fastsatte mål,
imøtekomme kunders krav og forventninger, være i samsvar med lover og regler, og
ikke minst jobbe etter TF Anlegg sine politikker.
(D) Gjennomføre: Utføre aktiviteter og prosesser i henhold til planen.
(C) Kontrollere: Utføre målinger, overvåking og revisjon av utførte prosesser, prosedyrer
eller tjenester for å kontrollere at det stemmer overens med planlagt og forventet
resultat.
(A) Reagere: Iverksette korrigerende og forebyggende tiltak for å oppnå planlagt og
forventet resultat.
Figuren under illustrerer denne syklusen.
Kontinuerlig forbedring av systemet
Ledelsens
ansvar
Informasjon
Kunder
Ytre miljø
Kunder
Ytre miljø
Måling,
overvåking
og analyse
Ressurs
styring
Realisering
av tjeneste
KRAV
2.5.1.
Informasjon
Tilfredshet
Tjenesteytelse
Måling av systemets prosesser og prosedyrer
Som en kontinuerlig prosess skal det gjøres målinger av fastsatte prosedyrer og
prosesser for å ha indikasjoner på hvordan systemet for kvalitets- og miljøstyring
fungerer. Hva som skal måles og overvåkes og hvordan dette skal utføres skal besluttes
i ledermøtet, og følges også opp i samme møte. Valg at måling og overvåking bør
vurderes opp mot hva som ikke fungerer ønskelig, og hvor det antas å være
forbedringspotensialer. Eksempler på slike målinger kan være:



Prosessen for utarbeidelse av kvalitetsplan.
Prosessen for avvikshåndtering.
Innhenting av kundetilbakemeldinger.
Resultatet av målingene og overvåkingen skal være med å styre den kontinuerlige
forbedringen, samt at det er en input til ledelsens systemevaluering.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
12 av 41
2.5.2.
Intern revisjon
Som et ledd i den nødvendige overvåkingen og kontinuerlige forbedringen av kvalitetsog miljøstyringssystemet, skal det utføres en intern revisjon av systemet minst en gang
per år. Hensikten med denne revisjonen er å kontrollere at definerte prosesser og
prosedyrer blir utført slik de er beskrevet i manualverket, og eventuelt avdekke og
belyse de tilfeller hvor det er avvik mellom beskrivelse og utførelse. Revisjonen vil i
utgangspunktet være en systemrevisjon, noe som innebærer at det er systemet
(kvalitets- og miljøstyringssystemet) som skal revideres, og ikke for eksempel en
spesifikk kontrakt. Revisjonen skal utføres horisontalt, noe som innebærer at det skal
gjøres sjekker av forhåndsdefinerte prosesser eller prosedyrer uavhengig av hverandre,
og derfor ikke nødvendigvis følge den logiske rekkefølge som utføres i det daglige virke.
Hva som skal revideres skal være definert i en revisjonsplan.
Intern revisjonsprosessen er beskrevet som egen prosess og finnes i registeret over
prosesser og prosedyrer (ref. kapittel 1.4, Prosesser og prosedyrer).
2.5.3.
Eksterne revisjoner
I enkelte tilfeller kan det være aktuelt for oppdragsgivere eller andre instanser å utføre
revisjon på TF Anlegg sitt kvalitets- og styringssystem. I slike tilfeller skal vi alltid være
imøtekommende og behjelpelige slik at revisjonen kan utføres etter planen så langt
dette er mulig. Vi skal se på en slik revisjon som en hjelp til å forbedre vårt system, og
vi skal derfor være så ærlige som mulig ved slike revisjoner.
Resultatet fra revisjonen skal behandles på samme sett som ved intern revisjon. Dette
innebærer at hvis det er avvik, skal ledelsen beslutte hvem som skal ta ansvar for
korrigerende og forebyggende tiltak, og eventuelt om det er nødvendig med en
oppfølgingsrevisjon for å kontrollere tiltaket. En oppfølgingsrevisjon vil da i dette tilfellet
være internt.
All dokumentasjon fra eksterne revisjoner, eller etterfølgende aktiviteter, skal
oppbevares og arkiveres i henhold til kapittel 1.7 Dokumentasjon og registreringer.
2.5.4.
Ledelsens systemevaluering
For at ledelsen skal kunne gjøre en helhetlig vurdering av hele systemet for kvalitets- og
miljøstyring, skal det en gang per år utføres en gjennomgang og evaluering av systemet.
Hensikten er å sikre at styringssystemet er velegnet, tilstrekkelig og virker effektivt,
samt gjøre en vurdering av samsvar mellom TF Anlegg sin drift og krav og reguleringer
(både interne og eksterne). Utfallet av denne evalueringen skal være forbedringer og
endringer av systemet, inklusiv politikker og målsetninger, der hvor dette vurderes som
nødvendig. Daglig leder er ansvarlig for at ledelsens systemevaluering blir utført hvert
år.
Prosessen for ledelsens systemevaluering er beskrevet som egen prosess og finnes i
registeret over prosesser og prosedyrer (ref. kapittel 1.4, Prosesser og prosedyrer.)
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
13 av 41
2.5.5.
Samsvarsvurdering
I forbindelse med ledelsens systemevaluering, skal også ledelsen gjøre en vurdering av
om TF Anlegg er i samsvar med alle miljøkrav. Dette innebærer at gjeldende lover og
regler som er aktuelle for TF Anlegg sin miljøpåvirkning må gjennomgås. Videre skal alle
relevante interne prosedyrer og resultater kontrolleres opp mot krav, for å verifisere at
det er samsvar mellom TF Anlegg sine faktiske miljøprestasjoner og det som er påkrevd
(både interne og eksterne krav).
Samsvarsvurderingen er også beskrevet i egen prosedyre (ref. kapittel 1.4, Prosesser og
prosedyrer.)
2.6.
Organisasjon
TF Anlegg er organisert etter følgende
modell:
Daglig leder
Kvalitetsansvarlig
IT/Web ansvarlig
Økonomi
Driftsleder
2.7.
Driftsleder
Støttestab
Støttestab
Arbeidslag
Arbeidslag
Det vil for alle kontrakter defineres en egen
driftsorganisasjon som vil drifte alt som
ligger under den respektive kontrakten (ref.
kapittel 5.1.2, Kvalitetsplan). I en slik
driftsorganisasjon vil det være utpekt en
kontraktsansvarlig. Denne rollen kan enten
ligge på driftsleder, eller den kan legges
under driftsleder, hvor da en av
støttestaben innehar denne rollen.
Arbeidslaget vil i så fall rapportere direkte
til kontraktsansvarlig.
Ansvar, myndighet og plikter
Ledelsen skal sørge for at ansvar og myndighet blir avklart og informert ut i
organisasjonen.
Som ledelsens representant i organisasjonen, har TF Anlegg valgt å utpeke en
kvalitetsansvarlig. Kvalitetsansvarlig er ansvarlig for at kvalitets – og
miljøstyringssystemet vedlikeholdes samt sikre den operative etterlevelsen i
organisasjonen. I dette ligger overvåking, informasjonsaktiviteter og sikring av at
organisasjonen er bevisst kvalitetsarbeid og rutiner. Kvalitetsansvarlig rapporterer
fortløpende til ledelsen. Kvalitetsansvarlig er også ansvarlig for interne revisjoner samt å
koordinere eksterne revisjoner.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
14 av 41
Ledelsen forplikter seg til å forbedre/utvikle og iverksette systemet for kvalitetsstyring
ved å:




2.8.
Sørge for at kvalitets– og miljøpolitikken er etablert og kjent i hele
organisasjonen.
Sørge for at kvalitets – og miljømål er etablert, utinformert og at det aktivt
jobbes for å oppnå riktig kvalitet og miljøprestasjoner i forbindelse med våre
tjenester.
Sørge for at tilstrekkelige ressurser er tilgjengelige.
Gjennomføre årlig gjennomgang av hele kvalitets- og miljøstyringssystemet (ref.
kapittel 2.5.4, Ledelsens systemevaluering).
Intern kommunikasjon
Ledelsen skal sørge for at hensiktsmessige kommunikasjonsprosesser er etablert i
organisasjonen. Intern kommunikasjon kan foregå via e-post, telefoni og møter. Det
vurderes til enhver tid hvilken kommunikasjonsform som er mest hensiktsmessig i
forhold til budskapet som skal formidles.
Ledelsen skal sørge for at følgende informasjonsområder blir ivaretatt:
Område:
Omfang:
Håndboken for Kvalitets- og Miljøstyring
Alle
Tilhørende prosesser og prosedyrer
Relevante personer
Politikker og målsetninger
Alle
Trendanalyser fra avvikssystemet
Relevante personer
Resultater fra Ledelsens systemevaluering
Relevante personer
Resultater fra interner og eksterne revisjoner
Relevante personer
Kundekrav og forventninger
Relevante personer
Når det under omfang står alle, innebærer dette alle som jobber i TF Anlegg eller på
vegne av TF Anlegg (innleide). Relevante personer innebærer de som ledelsen anser at
trenger denne informasjonen for at styringssystemet skal oppnå dets hensikt.
2.8.1.
Faste møter
Følgende møter skal avholdes i henhold til beskrivelsen under, og som en del av den
påkrevde intern-kommunikasjonen i TF Anlegg.
Ledermøte
Hvem?
Ledergruppen
Hva?
Ledermøtet skal legge de overordnede føringene for
videre drift, samt benytte analysedata for å beslutte
forbedringer. Agendaen kan utvides ved behov.
Fast agenda: 1. HMS
2. Personalsaker
3. Kvalitet og Miljø
Referat skal skrives og arkiveres.
Når?
Første tirsdag hver måned.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
15 av 41
Ledelsens systemevalueringsmøte
Hvem?
Ledergruppen og kvalitetsansvarlig
Hva?
Gjennomgang av rapport til systemevalueringen (ref.
kapittel 2.5.4, Ledelsens Systemevaluering).
Samsvarsvurdering skal også utføres under dette møtet
(ref. kapittel 2.5.5, Samsvarsvurdering).
Når?
En gang per år. Dato skal fastsettes av ledermøte.
Driftsmøter
Hvem?
Operativ ledelse definert mot respektiv kontrakt.
Hva?
Dette er et rapporteringsmøte, hvor både fremdrift og
eventuelle avvik/utfordringer skal diskuteres. Møtet skal
tilpasses hver enkelt kontrakt, og kan derfor variere noe
fra dette.
Fast agenda: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Referat forrige møte
HMS
Drift
Økonomi
Forbedring
Eventuelt
Referat skal skrives og arkiveres.
Når?
Ukentlig hvis ikke annet avtales med oppdragsgiver.
Frekvensen skal komme frem av kommunikasjonsplanen
for hver enkelt kontrakt.
Kvalitetsplanleggingsmøte
Hvem?
Operativ ledelse definert mot respektiv kontrakt og
kvalitetsansvarlig.
Hva?
Hensikten med dette møtet er å kvalitetssikre innholdet
i kvalitetsplanen.
Det er ikke behov for referat fra dette møtet, men kan
være formålsmessig hvis det er mye avvik før
kvalitetsansvarlig godkjenner kvalitetsplanen.
Når?
Før oppstart av kontraktsarbeidet.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
16 av 41
Personalmøte
Hvem?
Alle faste ansatte
Hva?
Hensikten med personalmøtet er å gi nødvendig
informasjon, samt gi alle ansatte et forum for å
diskutere eventuelle forbedringer eller utfordringer.
Fast agenda: 1. Referat forrige møte
2. Regnskap
3. HMS
4. Eventuelt
Referat fra møte skal distribueres og arkiveres.
Når?
Fire ganger per år.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
17 av 41
3.
Ressurser og arbeidsmiljø
3.1.
Personell
TF Anlegg vil benytte kompetent og kvalifisert personell knyttet til ledelse, oppfølging og
utførelse i kontraktsarbeidet. Dette gjelder hele linjen med driftsledelsen som omfatter
økonomi, kvalitet, HMS og daglig arbeidsledelse samt ute i den praktiske delen hvor
fagarbeidere, sjåfører og andre utførende innehar nødvendig kompetanse og faglige
kvalifikasjoner. Personellet kan være både egne ansatte og innleide. Kjerneoppgaver,
som driftsledelse, økonomi, HMS og daglig arbeidsledelse, søkes i størst mulig grad å
besettes av egne ansatte. TF Anlegg skal ha tilstrekkelige ressurser knyttet til de
oppdrag/oppgaver eller tjenester som skal utføres. Dette omtales og beskrives nærmere
i kapittel 5.2 Forberedelse til oppstart. TF Anlegg vil sørge for at personellet har den
nødvendige kompetansen og har fått forståelse av hvilken rolle den enkelte har i en
kontrakt eller en oppgave/tjeneste som skal utføres. Dette er viktig for at samspill og
resultatet skal bli slik kontrakt eller oppdragsgiver krever og forventer.
3.1.1.
Kompetanse
TF Anlegg definerer kompetansekrav i to deler, henholdsvis generell kompetanse og
kontraktspesifikk kompetanse. Den generelle kompetanse er i hovedsak knyttet opp mot
ledelse og administrative fagområder. Dette vil også omtales som
kjerneoppgaver/hovedoppgaver for TF Anlegg, samt at dette er områder som vil være
relative like uavhengig av type oppdrag/oppgave eller tjeneste som TF Anlegg skal
utføre.
Kompetanse kan skaffes ved opplæring og trening, som omtales nærmere under kapittel
3.1.2 Opplæring og trening, eller ved innleie av personell med riktig kompetanse. TF
Anlegg vil inneha kompetansen på kjerneoppgavene/hovedoppgaven i en kontrakt eller
ett tjenesteoppdrag. Med kjerneoppgaver/hovedoppgaver menes følgende fagområder
eller oppgaver:






Driftsledelse.
Økonomi.
Kvalitetsstyring.
Miljøstyring.
HMS.
Arbeidsledelse.
Den generelle kompetansen som kreves er, minimum:



Fagkompetanse knyttet til stilling/oppgave.
Førstehjelpskurs.
Nødvendig kurs i henhold til håndbok 051 for å arbeide ute på vei.
For å få oversikt over hvilken kompetanse som kreves omkring en kontrakt/oppgave
eller tjeneste vil kravene omkring oppgavene gjennomgås og analyseres opp mot hvilken
kompetanse som kreves for utførelsen. Dette omtales nærmere i kapittel 5.2
Forberedelse til oppstart. Riktig kompetanse knyttet til de oppgaver som skal utføres i en
kontrakt eller ett oppdrag er avgjørende for ett godt resultat. Dette krever at det er
riktig og god kompetanse i hele kjeden av personell som er knyttet til oppgaven,
tjenesten eller utførelsen. Kompetanseoversikten vil danne grunnlag for hva, hvilken og
når nødvendig kompetanse må skaffes knyttet til utførelsen.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
18 av 41
Kompetanse er ett av de områdene som TF Anlegg har som satsingsområder. Oppgaver
og tjenester skal utføres av kompetent personell og dette innebærer at fokus på
kompetanse skal være høyt og en prioritert oppgave.
Kontraktspesifikk kompetanse kan være på eksempelvis følgende fagområder:





Vinterdrift.
Grønt.
Spesialtransport.
Sikkerhet.
Anleggsvirksomhet.
Kompetanseoversikt vil være arkivert og lagret i henhold til kapittel 1.7 Dokumentasjon
og registreringer.
3.1.2.
Opplæring og trening
TF Anlegg skal sørge for å ha tilstrekkelig med ressurser, med riktig kompetanse, for å
oppfylle kundens krav. TF Anlegg vil søke å gi ansatte og innleide, utover det formelle
kompetansekravet for oppgaven/tjenesten, mulighet til opplæring og trening i de
oppgaver eller tjenester som skal utføres. Dette kan for eksempel være ved egentrening
eller at personell gis anledning til kursing, øvelse eller andre kompetansehevende tiltak
før arbeidet starter. All opplæring trening bør og skal kunne måles eller dokumenteres
med kompetansebevis/kursbevis eller annen form for dokumentasjon. Oversikt over
kompetansen, bevis, kurs og lignende arkiveres i henhold til kapittel 1.7 Dokumentasjon
og registreringer.
3.2.
Anskaffelser og utstyr
3.2.1.
Anskaffelsespolitikk
Alle anskaffelser som gjøres av TF Anlegg eller på vegne av TF Anlegg skal følge fastsatt
prosess for anskaffelser. Anskaffelsesprosessen skal være kjent for alle som utfører
anskaffelser, slik at krav for godkjenning blir overholdt, og godkjenningsprosedyren kan
utføres uten å forsinke anskaffelsen. Krav til godkjenning skal være definert i en
godkjenningsmatrise.
Alle betydelige og store anskaffelser, som definert av godkjenningsmatrisen, skal
inkludere en grundig analyse av behov, type anskaffelse, leverandør og betingelser. Vi
skal gjennom dette analysearbeidet sikre at anskaffelser blir gjort med tanke på riktig
kvalitets- og miljøprofil, for å kunne opprettholde stabil og effektiv drift, og ikke minst
med tanke på en sunn økonomisk drift.
Der hvor det er hensiktsmessig skal vi også vurdere rammeavtaler for å redusere
kostnader og administrativt arbeide i forbindelse med anskaffelsen.
TF Anlegg skal i alle sine bestillinger tilstrebe å sikre god kommunikasjon med sine
leverandører. Dette innebærer å definere bestillingen tilstrekkelig, og ikke minst få
tilbakemelding på at bestillingen er mottatt og forstått. Det samme gjelder alle endringer
til eksisterende bestillinger. For betydelige og store anskaffelser innebærer dette også
skriftlig kommunikasjon.
Vi skal alltid være tydelige i våre krav!
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
19 av 41
3.2.2.
Anskaffelsesprosess
Alle anskaffelser som utføres av eller på vegne av TF Anlegg skal utføres i henhold til
anskaffelsesprosessen (ref. kapittel 1.4, Prosesser og prosedyrer). Med anskaffelser
menes alle varer og tjenester, herunder også kontrahering av tjenester fra
underleverandører. Eventuelle avvik fra denne prosessen skal godkjennes av daglig leder
i hvert tilfelle.
3.2.3.
Kontroll med produkter og utstyr
TF Anlegg skal ha ett register som til enhver tid sikrer oversikt over det utstyr som TF
Anlegg eier og disponerer. Registeret skal gi oversikt om hvor det forskjellige utstyr og
produkter brukes. Oversikten skal inneholde de nødvendige data, tekniske og generelle,
som gir en god beskrivelse av hvilket utstyr og produkt TF Anlegg råder over. Oversikten
skal som ett minimum gi følgende opplysninger:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Leverandør/produsent.
Serienr/produksjonsnr.
Årsmodell.
Type/betegnelse.
Kontraktstilhørlighet.
Bruker.
For måleutstyr kommer følgende i tillegg:
g) Antall kontroller/kalibrering pr periode/år/sesong.
h) Når og resultat.
Alt utstyr som TF Anlegg eier og disponerer skal ivaretas i henhold til de retningslinjer og
prosedyrer som gjelder for de ulike utstyrsgrupper/produktgrupper. I dette register skal
utstyr og produkter som er anskaffet med tanke på utførelsen av de tjenester og
oppgaver som en eventuell kontrakt krever registreres. Dette kan for eksempel være
følgende utstyr:











Biler.
Lastebiler.
Traktorer.
Feieutstyr- / feiemaskiner.
Saltapparat.
Strøapparat.
Ploger.
Freser.
Småanleggsutstyr.
Måleutstyr.
Skiltutstyr.
Rutiner og prosedyrer for utlevering og innlevering, sjekklister og serviceopplegg skal
følges, dette skal være nærmere beskrevet i kvalitetsplanen.
For identifisering av hvilket utstyr og produkt som TF Anlegg eier og disponerer skal
leverandørs eller produsents merking benyttes. Register og utstyr/produkt skal samsvare
med registrert serienr/produksjonsnr fra leverandør/produsent. Dette med bakgrunn i at
det, ved garanti saker, service eller andre henvendelser til leverandør/produsent, vil
være lettere å identifisere utstyr/produkt.
Registeret arkiveres og lagres i henhold til kvalitetsplanens kapittel 1.7 Dokumentasjon
og registreringer.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
20 av 41
3.2.4.
Kontroll og kalibrering med/av måleutstyr
TF Anlegg vil i de kontrakter det er krav om bruk av måleutstyr etablere rutiner og
prosedyrer for å sikre at det måleutstyret vi har, gir korrekte og nøyaktige måleresultat.
Rutiner og prosedyrer vil tilpasses og etableres i henhold til de krav som stilles samt
utstyrets instruksjonsmanual for kontroll og kalibrering. Utstyr som krever regelmessig
kontroll og eventuell påfølgende kalibrering kan være for eksempel friksjonsmålere av
type etterhengende TWO, ViaFriction og enklere bremsemålere.
Utstyr som også kan være aktuelle for kontroll og kalibrering kan være saltapparat og
strøapparat som skal gi en nøyaktig mengde masse utlagt på vei. Dette utstyr krever
rutinemessig og systematisk kontroll og kalibrering opp mot den type masse som til
enhver tid er tilgjengelig og som kan ha ulik egenvekt og struktur. Dette krever ofte
kontroll og kalibrering som er beskrevet i instruksjonsmanualer for de forskjellige
leverandører og produsenter, samt at det kan være egne spesifikke krav i kontrakter
omkring dette, som TF Anlegg vil følge.
Eksempel på dette kan være saltapparat som kreves kontrollert og eventuelt kalibrert
minimum en gang pr måned, eller når nytt salt kjøres inn til lager. Dette for kontrollere
at utlagt mengde salt på veien er i samsvar med det sjåføren stiller inn på saltapparatets
kontrollpanel for ønsket utlagt mengde.
Annet utstyr som krever kontroll og kalibrering kan være vekter på hjullastere,
vektceller på lastebiler som angir hvor mye som er lastet. Dette vil være kontroll og
kalibrering som er regulert i egne retningslinjer og regelverk knyttet opp mot
godkjenning av maskin eller lastebil.
Gjennomføringen er beskrevet i prosedyre P95_26 Kontroll og kalibrering av strøutstyr.
Kontroll og kalibrering registreres og dokumenteres for eksempel på skjema S_32
Kontroll og kalibrering av saltapparat. Skjema for utført kontroll og kalibrering arkiveres
i henhold til kvalitetsplanens kapittel 1.7 Dokumentasjon og registreringer.
Intervall for kontroll og kalibrering vil være oppgitt i TF Anleggs register over utstyr og
produkter som TF Anlegg eier og disponerer. Intervallet vil pr enhet/utstyr/produkt være
i samsvar med gjeldende krav for dette eller i henhold til krav i kontrakt.
3.3.
Infrastruktur
TF Anlegg skal for alle sine kontrakter og oppdrag vurdere behovet for å etablere
ekstraordinær infrastruktur knyttet mot kontrakten eller oppdraget. Dette kan være et
spesifikt krav i en kontrakt, eller det kan være en vurdering basert på kvalitet og
økonomi. Med infrastruktur menes elementer etablert i nærhet av hvor oppdraget fysisk
skal utføres slik som:








Driftskontor.
Oppstillingsplasser.
Deponeringsplasser.
Anleggsplasser.
Transport av varer og personell.
Lagringsplasser.
Tele og data kommunikasjon.
Tilgjengelighet til måleutstyr og verktøy.
Ved vurdering av om dette må etableres for en spesifikk kontrakt eller oppdrag, skal det
tas hensyn til kvalitetskravet for kontrakten/oppdraget, og hvordan dette kan etterleves.
Dette kan for eksempel være behovet for at driftsadministrasjon skal sitte i nærhet av
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
21 av 41
hvor oppdraget utføres, og behovet for å kunne ha møtevirksomhet lokalisert i nærhet
av oppdragsgiver. Andre forhold kan være tidskrav i forhold til oppdragets utførelse, noe
som kan være spesielt aktuelt for vinterdrift. Det skal selvfølgelig også tas høyde for
kostnaden ved etablering av infrastruktur. Er infrastruktur et kontraktspesifikt krav, skal
det gjøres en vurdering av behovet for ytterligere elementer i forhold til det
kravspesifiserte.
Det skal for hver kontrakt eller oppdrag, hvor det er behov for ekstraordinær
infrastruktur, utarbeides en tilpasset prosedyre som beskriver det som skal etableres.
Denne prosedyren skal være en del av kvalitetsplanen for hvert oppdrag, og skal
utarbeides etter malen Adm_09 Etablering av infrastruktur.
3.3.1.
Infrastruktur IT utstyr
Ved opprettelse av ny lokasjon kartlegges behov og deretter mulighet for bredbånd,
kontra mobile bredbåndsløsninger.
I utgangspunktet skal ny fysisk lokasjon utstyres med:







Multifunksjonsskriver, skriver med mulighet til å skanne og sende e-post.
Alternativet til skanner med e-post er å etablere telefonlinje for faks. Da er det
tilstrekkelig med en enkel skriver uten multifunksjonalitet.
Nettverks svitsj, som muliggjør utskrift i nettverk.
Modem, som leveres av bredbåndleverandør (varierer).
En router, sikrer kryptert og sikker kommunikasjon til vår sentrale database.
Trådløs router for distribusjon av kryptert og sikkert nettverk.
Vakttelefon med tilgang til e-post for kontrakt/oppdrag.
Pr medarbeider i driftsadministrasjon:
- En bærbar (fortrinnsvis) PC, med Software som dekker rapporterings- og
driftsbehov.
- Dokking til PC, for tilkobling til skjerm, mus og tastatur.
- Skjerm, mus og tastatur.
Andre eksempler på deler av IT infrastruktur som skal opprettes kan være en egen
bruker (vakt-bruker) som har en egen e-post adresse som kan benyttes for all e-post
korrespondanse for den aktuelle kontrakten. Dette er da en bruker alle ressurser
tilknyttet kontrakten med behov for det, har umiddelbar tilgang til. Hensikten med en
slik bruker er å kvalitetssikre rask respons på henvendelser, samt å samle og gjøre
tilgjengelig all informasjon knyttet opp mot en kontrakt.
For kontrakter eller oppdrag med krav om mobil vaktordning, må det vurderes om
kjøretøyet for eksempel skal utstyres med en trådløs mobil router, med samme
krypteringskrav som ved fast lokasjon. Det kan da knyttes en PC til denne mobile
enheten, fortrinnsvis fastmontert for å sikre verdier, slik at kontraktspesifikke krav kan
etterleves.
TF Anlegg tillater bruk av underleverandørs PC utstyr i kjøretøyet, der montert utstyr
krever dette. I slike tilfeller må PC registreres hos vår hosting-partner, slik at rutiner
rundt forsikring, support og tyverisikring kan ivaretas.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
22 av 41
3.3.2.
Avvikling av Infrastruktur
Ved avslutning av en sesong eller kontrakt, skal det vurderes behovet for avhending av
opprettet infrastruktur. Det skal da tas hensyn til mulighet for fremtidig behov og
kostnad ved å opprettholde den allerede etablerte infrastrukturen når dette vurderes. I
de tilfeller hvor det besluttes å avvikle, skal det tilstrebes å gjøre dette på en kontrollert
måte, noe som blant annet kan innebære:





Avslutning av leiekontrakter i riktig tid.
Varsel til lokal kommune.
Nedrigging av IT infrastruktur og oppsigelse av lisenser og brukere.
Fjerning av alt utstyr.
Opprydding og fjerning av søppel.
Prosedyren i kvalitetsplanen skal benyttes som støtte for dette arbeidet, for å minimere
sannsynligheten for at noe blir utelatt eller glemt.
Under slikt arbeid skal det alltid tas hensyn til ytre miljø og nærmiljøet.
3.4.
Arbeidsmiljø og HMS
TF Anlegg skal ha et trygt og godt arbeidsmiljø, som fremmer kvalitet i arbeidet som
utføres, og sikrer minimering av negativ påvirkning av det ytre miljøet. Alle prosedyrer
og bestemmelser for arbeidsmiljø og HMS er definert i HMS Håndboken for TransportFormidlingen SA og TF Anlegg AS. Håndboken er etablert i henhold til krav i
Internkontrollforskriften.
Et generelt krav er at TF Anlegg sine arbeidsmiljøer skal være tilstrekkelig utformet med
tanke på elementer som støy, temperatur, lys, osv. Dette er en forutsetning for at
utførelsen av tjenesten og tjenestens krav og beskrivelse samsvarer.
3.4.1.
HMS Håndbok for Transport-Formidlingen SA og TF Anlegg AS
HMS håndbok for Transport-Formidlingen SA og TF Anlegg AS finnes under nettadressen
www.tf.no/hms (krever innlogging).
Inne på det overnevnte området, kan man velge mellom håndbøkene HMS og
Personalhåndbok (Phb), og foreta søk i oppdaterte lover og gjeldende regler. Tjenesten
som benyttes er dynamisk, noe som sikrer at gjeldende lover og regler til enhver tid er
nedtegnet. Det er også mulig å kontakte tjenesteleverandøren ved spørsmål, da de
innehar høy kompetanse innenfor fagfeltet.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
23 av 41
4.
Kunderelasjoner
God og effektiv kommunikasjon er et av våre viktigste verktøy i oppgaven med å skape
gode kunderelasjoner!
4.1.
Kommunikasjon med kunder
TF Anlegg skal tilstrebe god kommunikasjon i all kommunikasjon med kunder og
potensielle kunder. I begrepet god kommunikasjon legger vi noen grunnleggende
elementer:






Uttrykk budskapet klart og tydelig med fokus på hvem som skal motta. Dette
innebærer at vi skal tenke gjennom hvilke forutsetninger den som skal lese eller
lytte til budskapet har, og tilpasse språket i forhold til dette.
La den som skal motta budskapet få mulighet til å spørre om det er uklarheter.
Hvis det er skriftlig kommunikasjon, kan det gjerne oppfordres til dette i
kommunikasjonen.
Gjenta gjerne budskapet om det er mistanke om at det ikke er tilstrekkelig
oppfattet.
Be om bekreftelse på budskapet for å kontrollere at forståelsen er korrekt. Ved
skriftlig kommunikasjon kan dette også være en bekreftelse på at budskapet er
både lest og forstått.
Husk at kroppsspråket også er en del av kommunikasjon!
Respekter den det kommuniseres med. Vanlig folkeskikk gjelder både i muntlig
og skriftlig kommunikasjon.
For å systematisere den nødvendige kommunikasjonen med kunder og oppdragsgivere
under aktive oppdrag, skal det i forkant av oppdraget utarbeides en
kommunikasjonsplan (ref. kapittel 5.1.2 Kvalitetsplan). Denne skal være med å sikre at
nødvendig kommunikasjon utføres på den mest hensiktsmessige måte, og den skal
benyttes aktivt gjennom hele oppdragets varighet.
4.2.
Kundenes krav og forventninger
Når TF Anlegg kommuniserer med en kunde, skal vi alltid forstå at en kunde har både
krav og forventninger. Krav er gjerne spesifikke elementer, som både er målbare og
verifiserbare, og kan gjerne være nedfelt i et kontraktsdokument. Kravene er ofte
ufravikelige, og det er ofte kravene det rapporteres mot. Når det gjelder forventninger er
dette en helt annen sak, som verken er definert på et godt sett, som det kan måles mot,
eller som er ufravikelige. Forventninger kan ofte være skjult om ikke det aktivt gjøres en
innsats for å avdekke disse. Forventninger kan gjerne defineres som de kravene kunden
har men ikke uttrykker. Et eksempel kan være et oppdrag som omfatter brøyting av et
boligområde. Kravet er definert i forhold til når brøytemannskap skal utkalles, og hvor
lang tid de har på seg til å brøyte ferdig. Kunden forventer også at snøen skal være
bortkjørt innenfor samme tidskravet, men har ikke definert dette i kontrakten. Dette er
da en forventning kunden har, men det er ikke et krav i henhold til kontrakten. Et
oppdrag kan leveres i henhold til krav men ikke i henhold til kundens forventninger, og
oppdraget er da juridisk sett komplett utført. Det naturlige spørsmålet blir da hvorfor
skal vi da aktivt jobbe med forventninger for å kunne innfri disse også. Svaret er enkelt.
TF Anlegg skal ha fornøyde kunder slik at vi oppfattes som den ideelle
samarbeidspartner.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
24 av 41
4.2.1.
Definere kunders krav og forventninger
I forhold til alle forespørsler, anbudsrunder eller lignende, er det viktig at alle kravene
kunden har blir tilstrekkelig kartlagt, slik at vi har tilstrekkelig informasjon for å
planlegge og beregne oppdraget. TF Anlegg skal derfor i sin kommunikasjon med sine
potensielle kunder ha et fokus på hva kunden ønsker, og hvilke krav kunden legger til
grunn for å oppnå dette. Denne kommunikasjonen er ofte skriftlig i form av
konkurransedokumentasjon fra tilbyder, og krever i de tilfellene at vi setter oss godt inn
i denne dokumentasjonen for å få kontroll over alle krav. I forbindelse med inngåelse av
kontrakter og videre samarbeid, gjelder det samme, men vi skal da også ha et fokus på
forventningene kunden har slik at vi har et utgangspunkt for å jobbe videre med disse.
Alle tjenester skal utvikles for å dekke disse kravene og forventningene, og det er derfor
viktig at dette er tilstrekkelig kartlagt.
4.2.2.
Verifisere kunders krav og forventninger
For å unngå misforståelser og feilaktige antakelser i samtaler og annen kommunikasjon,
skal vi alltid tilstrebe å be om bekreftelse på vår oppfattelse av krav og forventninger.
Dette er en effektiv metode for å tilsikre at kunden har uttrykket sine krav tilstrekkelig,
og at vi har oppfattet kravet korrekt. I forbindelse med inngåelse av kontrakter eller
utarbeidelse av bindende anbud, skal dette gjøres skriftlig i de tilfeller hvor det kan være
tvil om fortolkningen eller hvis det opprinnelige kravet uttrykkes muntlig.
4.2.3.
Jobbe med forventninger
Kunders forventninger kan som tidligere nevnt være skjulte, men de kan også være
urimelige. Det skal derfor jobbes aktivt med å avdekke forventninger, men også sette
forventninger. Det er ikke alltid en kunde er sikker på sine egne forventninger, og det er
da viktig å skape forståelse om hva som kan forventes. Forventninger som settes må
være ærlige og realistiske. Det må ikke settes for høye forventninger i forsøk på å glede
kunden. Dette vil virke mot sin hensikt. Forventninger som en kunde allerede har, men
som ikke kan innfris, bør avklares så snart som mulig. Dette gjøres for å sette det nye
nivået på kundens forventninger. Det er bedre å ta denne samtalen under oppdraget
fremfor i etterkant av oppdraget. Husk at en kunde med innfridde forventninger ofte er
synonymt med en fornøyd kunde!
4.3.
Kunders tilbakemeldinger
For å kontinuerlig kunne jobbe med forbedring av våre tjenester og vårt styringssystem,
skal vi alltid tilstrebe å innhente en tilbakemelding fra våre kunder etter avsluttet sesong
eller kontrakt. Til dette formålet skal det benyttes standard formular for tilbakemeldinger
fra kunde, slik at resultatet blir sammenlignbart og målbart. Dette skal gi grunnlag for
forbedringer, men er også en metode for å måle oss selv. Dette kan derfor også gi
grunnlag for målsetninger i vårt kvalitetssystem. Skjemaet skal sendes kunde, med en
forespørsel om at de fyller ut og returnerer så snart som mulig. Utfylt skjema skal
arkiveres og oppbevares i henhold til kapittel 1.7 Dokumentasjon og registreringer.
Alle tilbakemeldinger fra kunder som kan oppfattes som kundeklager, skal registreres i
avvikshåndteringssystemet (HMS Avvik), og behandles i henhold til den definerte
prosedyren (ref. kapittel 6 Avvikshåndtering). Kundeklager skal også besvares tilbake til
kunde når den er ferdig behandlet, og da innen rimelig tid.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
25 av 41
5.
Tjenester
TF Anlegg skal se helhetlig på alle sine tjenester, og vil derfor til enhver tid jobbe etter
følgende overordnede modell.
God planlegging skal gi en solid plattform for tjenesten, beskrevet i en kvalitetsplan.
Denne skal benyttes for å gjøre alle nødvendige forberedelser, slik at når tjenesten
startes opp, enten som ny kontrakt, eller eksisterende kontrakt men ny sesong, er alle
forutsetninger for riktig kvalitet satt. Det skal gjennom utførelse av oppdraget gjøres
nødvendige målinger og verifikasjoner, og eventuelle avvik skal håndteres etter fastsatt
prosess (ref. kapittel 6 Avvikshåndtering). Dette skal danne et grunnlag for analyse og
forbedring, som både skal benyttes aktivt for å forbedre tjenesten til neste kontrakt eller
sesong, eller i det kontinuerlige forbedringsarbeidet av systemet for kvalitets- og
miljøstyring.
5.1.
Planlegging av tjenester
For å sikre riktig kvalitet i alle tjenester, skal TF Anlegg alltid planlegge sine tjenester
enten ved utvikling av tjenesten, eller i forkant av driftsoppstart for ny kontrakt eller ved
ny sesong. Denne planen skal inkludere både elementer som må utføres i forkant av
oppstart (ref. kapittel 5.3 Forberedelse til oppstart) samt nødvendige elementer under
drift. Gjennom planlegging skal kvaliteten i tjenesten økes, noe som innebærer blant
annet mindre risiko for avvik, lavere kostnader og ikke minst høyere kundetilfredshet.
Planleggingen skal gi et godt grunnlag, men skal ikke være statisk. Dette skal være en
dynamisk (levende) plan, som skal tilpasses og utvikles over tid. Det vil alltid komme
frem nye elementer og ny læring ettersom driften settes i gang, og det skal da tilstrebes
å utvikle planverkene slik at de til enhver tid er oppdaterte og tilpasset virkeligheten.
Kvalitetsplanen er ilagt revisjonskontroll for å ha kontroll med endringer.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
26 av 41
For å utarbeide en god plan, er det viktig å innhente og kjenne til alle krav og
forventninger til tjenesten / kontrakten (ref. kapittel 4.2 Kundens krav og
forventninger). Dette innebærer å kjenne til både kundens krav, lovpålagte krav og egne
krav, men også hva som ligger av uskrevne krav (forventninger). I tillegg til krav og
forventninger skal erfaringsdata fra tidligere tilsvarende tjenester eller kontrakter
benyttes for hele tiden å finne og utnytte forbedringspotensialene.
5.1.1.
Miljøkrav og miljøaspekter
Ved planlegging av tjenester og forberedelse til oppstart skal miljøkrav og miljøaspekter
ved tjenesten gjennomgås. Hensiktet med dette er å definere de ulike miljøaspektene
ved tjenesten for å kunne avgjøre om de har betydelig negativ miljøpåvirkning, samt
kunne avgjøre om det finnes interne eller eksterne krav som regulerer denne
påvirkningen. Ved avdekking av miljøaspekter med betydelig negativ miljøpåvirkning,
skal det også planlegges tiltak og ordninger for å redusere dette.
Eksempler på dette kan være ved snøbrøyting, hvor det tidvis kan bli noe
tomgangskjøring. Tomgangskjøring har to miljøaspekter; støy og avgasser. Hvis vi ser
etter interne og eksterne krav angående dette, finner vi i Forskrift og kjørende og
gående trafikk (Trafikkregler) § 16 at det i eller ved bebyggelse ikke er lov med unødig
tomgangskjøring. Et spesifikt tiltak for å redusere denne negative miljøpåvirkningen kan
være økt fokus på dette aspektet, ved å inkludere det på for eksempel oppstartsmøte
eller løpende kommunikasjon med sjåfører.
Skjema S_12 Miljøaspekter skal benyttes for å dokumentere miljøaspekter, krav og
tiltak.
5.1.2.
Kvalitetsplan
5.1.2.1. Hva er en kvalitetsplan?
En kvalitetsplan for TF Anlegg er en kontraktspesifikk plan som skal utarbeides i henhold
til et gitt format for alle tjenester som utarbeides eller utføres av TF Anlegg. Avvik fra
dette kravet kan gis ved mindre tjenester som for eksempel kun utføres ved ett tilfelle,
og skal da godkjennes av kvalitetsansvarlig. En kvalitetsplan som utarbeides for en
kontrakt, kan dekke flere forskjellige tjenester dersom kontrakten gjenspeiler dette. Alle
kvalitetsplaner som utarbeides ansees som en del av kvalitets- og miljøstyringssystemet,
og skal derfor arkiveres i henhold til kapittel 1.7 Dokumentasjon og registreringer.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
27 av 41
5.1.2.2. Oppsett og maler
Kvalitetsplanen skal settes opp etter følgende disposisjon:
a)
b)
c)
d)
e)
Forside.
Revisjonskontroll.
Innholdsregister.
Innledning og kvalitetspolitikk.
Godkjenning.
(Disse fem elementene finnes i fastsatt mal; ”Kvalitetsplan”.)
Del
Del
Del
Del
Del
Del
Del
1
2
3
4
5
6
7
–
–
–
–
–
–
–
Organisasjon og administrativt
Kommunikasjon og rapportering
HMS
Ressurser
Infrastruktur og anskaffelser
Driftsplan og driftsprosedyrer
Annet kontraktspesifikk informasjon
Under kapittel 1.6 Maler og skjemaer i denne håndboken finnes det en oversikt over
maler som kan benyttes for dette formålet.
5.1.2.3. Innhold i en kvalitetsplan
Innholdet i en kvalitetsplan vil alltid variere avhengig av hva slags tjenester den dekker,
hvilke interne og eksterne krav som finnes for tjenestene, kontraktens utforming og en
rekke andre forhold. Det vil ofte finnes spesifikke krav til innholdet i kvalitetsplanen i
kontraktsdokumentene, noe som må identifiseres og etterkommes. Uavhengig av om
slike krav identifiseres, skal det finnes en grunnstamme i denne planen, som et
minimumskrav til TF Anleggs kvalitetsplaner:
Del 1: Beskrivelse av den tiltenkte driftsadministrative organisasjonen, inklusiv
beskrivelser av roller hvis nødvendig. Denne beskrivelsen skal definere ansvar og
myndighet i forhold til kontrakten for nøkkelpersonellet.
Del 2: Beskrivelse av nødvendig kommunikasjon, både internt og eksternt. Dette kan for
eksempel være en kommunikasjonsplan som tydeliggjør hvilken
kommunikasjonsveier som finnes, samt hva som er påkrevd
kommunikasjon/rapportering og frekvens for dette. Del 2 skal også inneholde en
telefonliste som inneholder viktig telefonnumre for de involverte.
Del 3: Denne delen skal som et minimum inneholde:
a) Risikovurdering – Ved utføring av en slik analyse kan det også fremkomme behov
for mer dokumentasjon, slik som for eksempel Sikker Jobb Analyse (SJA).
b) Avviksbehandling – Dette skal være en prosedyre for hvordan avvik skal
rapporteres under den spesifikke kontrakten. Avviksbehandling beskrevet under
kapittel 6 Avvik i denne håndboken, vil alltid være gjeldende, men det kan i
mange tilfeller tilkomme tilleggsrutiner basert på kontraktenes utforming.
c) Kompetanse – Det skal finnes krav til kompetanse for de involverte i det planlagte
arbeidet, som både dekker de generelle kravene (se krav i kapittel 3.1.1
Kompetanse for de forskjellige ressursgruppene) og eventuelle andre
kompetansekrav regulert av den aktuelle kontrakten.
d) Sikkerhetsutstyr – Minimumskrav til sikkerhetsutstyr (se også gjeldende krav i
HMS håndbok for TF SA) som skal benyttes under kontraktens drift.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
28 av 41
e) Beredskapsplaner – Beskrivelse av beredskap og varsling ved ulykker og
uønskede hendelser. Hensikten med dette er at det ikke skal være noen tvil om
hva som skal gjøre i en slik situasjon, og dette er derfor noe som skal være kjent
for alle som jobber under kontrakten.
Del 4: Av denne delen skal det fremkomme behovet for mannskap og utstyr for å kunne
utføre arbeidet regulert av kontrakten. Det bør derfor finnes både en
mannskapsliste, inkludert kompetanse profil, og en utstyrsliste med beskrivelse
av både eierskap og bruk. Utstyrslistens detaljnivå må justeres etter kontaktens
utforming.
Del 5: Denne delen skal inneholde en beskrivelse av infrastruktur i de tilfeller hvor det
finnes behov for å opprette infrastruktur utover den normale infrastrukturen som
finnes i TF Anlegg. Et eksempel på dette kan være at en kontrakt krever at det
opprettes et fjernkontor, depot eller lignende. Denne delen skal også inneholde en
anskaffelsesplan for eventuelle mangler som fremkommer av utstyrslisten i del 4.
En slik anskaffelsesplan skal utarbeides i henhold til den generelle prosessen
beskrevet under kapittel 3.2.2 Anskaffelsesprosessen.
Del 6: Denne delen skal beskrive planen for hvordan oppdraget er tenkt utført. Avhengig
av kontraktens og arbeidets innhold vil denne delen inneholde alt fra en enkel
plan til et større antall driftsprosedyrer tilpasset arbeidets utforming.
5.1.2.4. Godkjenning og distribusjon
Kvalitetsplanen skal godkjennes av kvalitetsansvarlig før den distribueres første gang.
Hensikten med dette er å kvalitetssikre at innholdet imøtekommer interne og eksterne
krav til kvalitetsplanen.
Når planen er godkjent, skal den distribueres som nødvendig, avhengig av kontraktens
og driftsorganisasjonens utforming. Hvis det ikke er behov for å distribuere hele planen
til alle involverte, er det viktig å vurdere hvilken deler av kvalitetsplanen som må gjøres
tilgjengelig for de forskjellige delene av organisasjonen. Kvalitetsplanen bør også gjøres
tilgjengelig for kunden så snart den er godkjent.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
29 av 41
5.2.
Forberedelse til oppstart
I forkant av driftsoppstart, er det viktig at det blir utført nødvendige forberedelser for å
sikre problemfri oppstart og drift. Kvalitetsplanen vil beskrive en rekke aktiviteter som
skal utføres gjennom denne fasen, og vil derfor være styrende for dette arbeidet.
Graden og omfanget av forberedelsene vil variere basert på omfang og kompleksitet i
kontrakten eller tjenesten, og må derfor tilpasses deretter.
Sjekklisten SL_04 Oppstart av ny kontrakt eller SL_05 Forberedelser før sesong kan
benyttes for å sikre nødvendige tiltak (ref. kapittel 1.5 Sjekklister).
Eksempler på hva som må forberedes er:








5.2.1.
Driftsorganisasjon må etableres.
Kommunikasjonslinjer må opprettes.
Risiko vurdering og nødvendige aktiviteter som følge av dette må utføres (for
eksempel SJA).
Nødvendig mannskap må innhentes og påkrevd kompetanse besørges.
Nødvendig utstyr må fremskaffes og klargjøres.
Infrastruktur må klargjøres (for eksempel opprettelse av driftskontor på
lokasjon).
Nødvendig informasjon om oppdraget må distribueres til involverte (for eksempel
arbeidsinstruksjoner, tilpassede prosedyrer og lignende).
Gjennomgang av oppdrag med kunde for å sikre korrekt forståelse samt
validering av at tjenesten mot kundens krav og intensjoner.
Risikoanalyse
I forbindelse med driftsoppstart og som en del av forberedelsene skal det utarbeides en
overordnet risikoanalyse over de arbeidsoppgaver, arbeidsoperasjoner eller tiltak som vil
kunne medføre risiko ved utførelse. Dette gjelder både menneskelig og miljømessig
risiko. Hensikten med overordnet risikoanalyse er å kartlegge de arbeidsoppgaver,
arbeidsoperasjoner eller tiltak som vil kunne medføre ytterliggere risikovurdering eller
andre spesifikke tiltak før de kommer til utførelse. Dette kan for eksempel være:






Å utarbeide Sikker Jobb Analyse (SJA) for den spesifikke oppgaven.
Innkjøp av materiell knyttet til sikkerhet.
Innkjøp av materiell knyttet til utførelsen (spesialutstyr).
Annen nødvendig opplæring/kursing av personell.
Definere spesifikke rutiner knyttet til varsling eller utførelsen.
Etablere infrastruktur opp mot oppgaven.
En slik overordnet risikovurdering vil gi en god oversikt over farenivået/risikoen ved de
forskjellige arbeidsoppgaver, arbeidsoperasjoner eller tiltak som skal utføres. I arbeid
utover overordnet risikovurdering skal som hovedregel de som skal utføre oppgavene
være deltagende. Dette for å sikre at de er kjent med farene/risikoen samt at de vil
kunne påvirke og sikre at de tiltak som er nødvendige å utføre før oppgaven kommer til
utførelsen blir synliggjort og ivaretatt.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
30 av 41
5.2.2.
Mannskap
Det skal som en del av kvalitetsplanen finnes en oversikt over både behovet for
menneskelige ressurser og kompetansekrav. Dette er elementer som skal sikkerstilles i
den forberedende fasen. Det skal derfor i god tid før driftsstart fremskaffes det riktige
mannskapet, og det skal gjøres en kontroll av kompetanse i forhold til
kompetansekravet beskrevet i kvalitetsplanen. Der det finnes avvik mellom faktisk
kompetanse og påkrevd kompetanse skal dette enten lukkes ved kompetanseheving
eller utskifting til mannskap med korrekt kompetanseprofil.
For å forberede mannskapene på kravet til driften og arbeidsoppgavene de respektive
skal utføre, skal det gjøres tiltak som for eksempel oppdragsbefaring eller annen
gjennomgang av oppdraget sammen med mannskapene før oppdraget starter. I en slik
sammenheng skal det også legges fokus på prosedyrer som er relevante for de
forskjellige arbeidsfunksjonene, for å sikre forståelse av disse. Hvis det er påkrevet av
risikovurderingen, skal også respektivt mannskapet delta på Sikker Jobb Analyser (SJA)
for å minimere risikoer knyttet mot arbeidsoperasjonene.
5.2.3.
Utstyr
På samme sett som at mannskapet skal planlegges og fremskaffes, skal det også
fremskaffes nødvendige maskiner og utstyr i henhold til utstyrslistene i kvalitetsplanen.
Tilgjengelighet av utstyr kan dekkes enten ved hjelp av eget utstyr, gjennom utstyr eiet
av tilknyttede mannskap, eller gjennom annen anskaffelse (ref. kapittel 3.2.2
Anskaffelsesprosess). Utstyret skal så klargjøres for oppdraget, og det skal fordeles til
mannskapet i henhold til gjeldende prosedyrer (ref. kapittel 3.2.3 Kontroll med
produkter og utstyr).
Det er også viktig at alt mannskap har nødvendig personlig verneutstyr tilgjengelig, som
spesifisert i kvalitetsplanen. Eventuelle mangler skal dekkes opp innen oppstart.
5.3.
Utførelse og måling av tjeneste
Forutsetningen for å kunne gjennomføre en aktivitet er at målene er entydig definerte i
kontrakten. For å kunne verifisere at kontrakten eller oppgaven utføres som forutsatt vil
TF Anlegg sette egne realistiske måleparameter hvis dette ikke er klart definert i
kontrakt med oppdragsgiver eller byggherre. Enhver kontrakt har en kontraktsansvarlig
som skal kjenne til de eventuelle krav og kriterier som foreligger i en kontrakt.
Kontraktsansvarlig har det overordnede ansvar for teknisk og økonomisk gjennomførelse
av kontrakten. Formann har det operative/driftsmessige ansvaret.
Alle som utfører et arbeid inn under kontrakten har selv ansvar for å sette seg inn i
relevante krav som stilles. Kontraktsansvarlig skal legge til rette for dette ved bl.a. å
gjennomføre:




Oppstartsmøte for kontraktsarbeidet.
Avholde faste regelmessige driftsmøter.
Fortløpende informere om endringer knyttet til krav og kriterier.
Tilrettelegge for måling av aktiviteten.
Utførelsen av arbeidet skal gjennomføres i samsvar med de planer og retningslinjer som
er utarbeidet. Det være seg kvalitetsplaner, prosedyrer, arbeidsbeskrivelser og HMS.
Kontraktsansvarlig skal sørge for at oppfølging, egenkontroll og dokumentasjon fungerer
tilfredsstillende.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
31 av 41
Endringer/hendelser som kan få tekniske, tidsmessige eller økonomiske konsekvenser er
per definisjon avvik og skal meldes til oppdragsgiver samt registreres i henhold til
gjeldende prosedyre.
5.3.1.
Måling av miljøpåvirkning
For å ha kontroll på negativ miljøpåvirkning, skal det velges ut og defineres hvordan de
viktigste (med størst negativ påvirkning) skal måles og overvåkes. Målingene skal
dokumenteres, og benyttes til blant annet en overordnet måling av miljøprestasjonene i
TF Anlegg.
Ledelsen er ansvarlig for identifisering, definering og oppfølging av miljømålinger.
5.3.2.
Samle data
Generelt er målsettingen at alle aktiviteter/tiltak som gjennomføres skal registreres slik
at de i ettertid kan spores. TF Anlegg må kunne redegjøre for når/hva og hvordan ting
har skjedd.
Data over utførte tjenester, oppgaver og oppdrag skal samles inn og
arkiveres/registreres i henhold til gjeldende prosedyre. Det vil være ulike måter å samle
data inn på. Dette kan gjøres på for eksempel følgende måter:



Automatisk inn via PDA, IPad, Smart-telefon eller annen elektronisk
datainnsamlingsenhet.
Pr telefon (SMS, MMS eller vanlig oppringing).
Manuelle lister og skjema.
Det vil være varierende behov for innsamling av data omkring utførte aktiviteter,
oppgaver, oppdrag eller tiltak. Dette vil styres gjennom kontrakt og avtaler som inngås.
De data som samles inn kan være følgende:







Antall tonn.
Antall kubikk.
Antall kilo.
Timer forbrukt.
Kilometer utført.
Medgåtte mengder.
Antall enheter.
Disse data vil danne grunnlag for fakturering, rapportering, evaluering og eventuell
forbedring av utførelse.
All aktivitet skal rapporteres inn i henhold til definerte tidsfrister.
Avviksskjema skal registreres samlet i et felles arkiv. Arkivet skal samle egenrapporterte
avvik og klager/avvik fra kundene/publikum. Klager/avvik fra kundene skal behandles så
snart som mulig og innenfor frister. Kunden skal alltid gis en respons på klagen innen
rimelig tid.
Kontraktsansvarlig skal ha løpende kontroll og kunne forklare både gjennomførte
aktiviteter og eventuelle avvik.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
32 av 41
5.3.3.
Overvåking/egenkontroll
Overvåking/egenkontroll av utførte tjenester gjøres enten ved visuell inspeksjon, basert
på automatisk innsamling fra teknologi i kjøretøy (GPS) og/eller basert på manuell
innrapportering fra utførende enhet.
Hensikten med overvåking og egenkontroll er at kontraktsansvarlig alltid skal ha
mulighet til å være oppdatert på at utførte tjenester er i henhold til de krav som er stilt.
Dette er derfor et verktøy for å kunne være trygg på at levert tjeneste/produkt
samsvarer med kundens krav og forventninger.
5.4.
Analyse og forbedring av tjeneste
5.4.1.
Analysere data
Data som samles inn i henhold til kapittel 5.3.1 Samle data skal og vil brukes til
avstemming/måling mot planlagte data/mengder/volum og lignende samt mot
erfaringsdata. Kontraktsansvarlige skal til enhver tid ha kontroll og kunne forklare
eventuelle avvik eller unormale data. Tilbakemeldinger fra kunder, oppdragsgivere eller
andre med relevant tilknytning til utførte oppgaver eller lignende som meddeles TF
Anlegg skal samles og være med i evalueringen som foretas. Dette gjelder også for
tidligere og løpende erfaring som utførelsen av en oppgave eller ett oppdrag bringer.
Analyser av data som samles inn vil også brukes i forbedringsarbeidet hos TF Anlegg,
noe som omtales nærmere i kapittel 5.4.2 Forbedringsarbeid.
5.4.2.
Forbedringsarbeid
Forbedringsarbeid er en kontinuerlig prosess. Vi skal hele tiden søke etter å forbedre
våre prosesser og tjenester. I interne ukentlige driftsmøter skal derfor punktet stå på
agendaen.
Etter hver sesong eller etter nærmere fastsatt rutine gjennomgås og evalueres avvikene
samlet av kontraktsansvarlige og annet nøkkelpersonell. Dette vil være en ren intern
evaluering med hovedvekt på lukking av avvikene samt mulig forbedringsarbeid knyttet
til de enkelte registrerte avvikene. Ved behov skal evalueringen ende med en
handlingsplan, med en spesifikk oppfølging og fastsatte frister for lukking eller annen
behandling av de registrerte avvikene. Klager fra kunder og oppdragsgivere, som har en
betydning eller påvirkning på utførelse av oppdraget, skal responderes på umiddelbart
eller innen rimelig tid. Det vil i tillegg også holdes eget evalueringsmøte med
byggherre/oppdragsgiver.
I ønske om å forbedre praksis er det viktig å sikre at man utnytter ressursene riktig.
Medvirkning og involvering er viktig å tilstrebe. Evalueringsmøtene bør derfor favne
bredest mulig. Det er et ledelsesansvar å stimulere til et klima hvor det oppmuntres til
tilbakemeldinger.



Hva fungerte bra?
Hva kunne man gjort bedre?
Hva fungerte ikke?
Forbedringstiltak samles på hver kontrakt/tjeneste og følges opp av ansvarlig.
Prosedyrer oppdateres og opplæring justeres i tråd med ny praksis.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
33 av 41
6.
Avvikshåndtering
TF Anlegg skal jobbe aktivt med alle sine avvik. Dette innebærer at alle avvik skal
registres og behandles systematisk og i henhold til samme prosedyre. Dette skal vi gjøre
for å oppnå fem viktige hovedpunkter:





Økt sikkerhet.
Økt kvalitet.
Økt trivsel.
Redusert negativ miljøpåvirkning.
Redusert kostnad.
Alle som jobber i TF Anlegg, eller for TF Anlegg (under TF Anlegg sitt kvalitets- og
miljøstyringssystem), er ansvarlige for å følge disse prosedyrene, og skal ta sin del i
dette arbeidet. Dette innebærer at alle som oppdager et avvik SKAL melde fra til
ansvarlig leder som skal sørge for at det blir registrert og behandlet. Dette er en
forutsetning for å oppnå våre fem hovedpunkter, og forutsetninger for at vi kan benytte
denne informasjonen for å kontinuerlig forbedre oss selv.
I HMS Håndboken for Transport Formidlingen SA og TF Anlegg AS finnes det ytterligere
informasjon om avvikshåndtering under kapittelet Avviksbehandling.
6.1.
Avvik og uønskede hendelser
Avvik og uønskede hendelser, heretter samlet under begrepet avvik, kan defineres som
en aktivitet som ikke blir utført i henhold til den fastlagte prosedyren eller som gir et
resultat som avviker fra det forventede og definerte resultatet. Det kan også være
ressurser som avviker fra definert eller forventet spesifikasjon, enten det gjelder
personell og kompetanse eller om det gjelder utstyr og utforming/funksjonalitet.
Eksempler på avvik kan være:









Kjøretøy, utstyr eller andre tekniske innretninger som har skader eller som blir
skadet under operasjon.
Produkter som avviker fra krav eller spesifikasjoner.
Utførende personell som ikke har kompetansen som er spesifisert for oppdraget.
Klager fra kunder eller tredjeparter.
Operasjoner som ikke utføres i henhold til fastsatte prosedyrer eller instrukser.
Ulykker eller nesten ulykker (herunder også branntilløp).
Uforutsett betydelig negativ miljøpåvirkning.
Avvik mellom kontraktsfestede krav og gjeldende prosedyrer.
Menneskelig svikt.
Det er viktig å spesifisere at alle avvik skal behandles med fokus på å redusere negativ
konsekvens, redusere faren for gjentakelse og forbedre tjenester samt styringssystem.
Det er derfor ikke en målsetning i avviksbehandlingens analysearbeid å finne en
syndebukk til avviket, men heller å forsøke å forstå hvorfor avviket oppstod for å
benytte denne kunnskapen i forebyggende arbeid.
For å utnytte alle avvik i et aktivt forbedringsarbeid, skal alle typer av avvik registreres i
samme system, og behandles i henhold til samme prosedyre. Dette innebefatter både
HMS avvik, kvalitetsavvik, miljøavvik og andre avvik som ikke sortere inn under noen av
disse tre. Alt skal inn i samme system, og alle skal håndteres i henhold til samme
prosess.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
34 av 41
6.1.1.
Kontraktstilpasset avviksbehandling
I de tilfeller at en kontrakt krever tilpassede avviksbehandlingsprosedyrer, skal dette så
langt det er mulig utformes som tillegg til denne beskrivelsen. Hvis det ikke er mulig å
etterleve et kontraktspesifikt krav uten å endre denne prosessen skal dette godkjennes i
hvert tilfelle.
Kontraktstilpasset avviksbehandling skal være en del av kvalitetsplanen (del 3) for det
aktuelle oppdraget/kontrakten. Dette skal der være beskrevet i en egen prosedyre for
formålet (Avviksbehandling HMS).
6.2.
Avviksprosessen
Prosesskartet under gir en grafisk fremstilling av hvordan avviksprosessen i TF Anlegg er
tenkt å fungere:
AVVIKSPROSESSEN
Person som oppdager avvik
eller uønsket hendelse
Versjon: 1.0
Vurder behov for
iverksetting av
beredskap eller
strakstiltak
Behov for
beredskap?
Avvik eller
uønsket
hendelse!
Om nødvendig,
kontakt nødetat,
deretter ansvarlig
leder.
N
Iverksett nødvendig
strakstiltak for å
kunne opprettholde
drift.
J
J
Behov for
strakstiltak?
N
Skriv melding om
avvik og send til
ansvarlig leder.
Ansvarlig leder
N
Kontroller
avviksmelding i
forhold til
tilstrekkelig info.
Iverksett
beredskapsplan!
Tilstrekkelig
info?
J
Behov for
korrektivt
tiltak?
Planlegg og
iverksett korrektivt
tiltak.
Planlegg og
iverksett preventivt
tiltak.
Gjør en rot-årsaks
analyse og vurder
behov for preventivt
tiltak.
Behov for
preventivt
tiltak?
N
J
Registrer avvik i
avvikssystemet?
Kvalitetsansvarlig
Beredskapsprosessen
J
Vurder behovet for
korrektivt tiltak.
Kunde
Oppfølging av
prosess og
tidsfrister.
N
Send saken til
kvalitetsansvarlig
for godkjenning og
lukking.
Godkjenn og lukk
avviket i systemet.
Informasjon om
avviket.
Ledelsens
evaluering
Informasjon om
avviket.
Klikk på prosesskartet for å åpne større bilde.
6.3.
System for avvikshåndtering
Systemet for all avviksregistrering er en del av Transport Formidlingen SA sine produkter
hos Infotjenester AS (www.infotjenester.no). Systemet heter HMS Avvik, og nås
gjennom brukertilknyttet tilgang fra Infotjenester på www.tf.no/hms (omdirigeres).
Alle som oppnevnes som ansvarlige ledere i forbindelse med rapportering har tilgang til
å registrere et avvik, oppdatere med saksgang (analyse, tiltak osv.) og sette tidsfrister
for saksgang. Det er også oppnevnte systemadministratorer som har alle rettigheter i
forhold til sakene i systemet.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
35 av 41
6.3.1.
Registrering av avvik.
Alle er ansvarlige for å melde fra om avvik. Dette skal
gjøres til ansvarlig leder, og kan blant annet gjøres ved
hjelp av en avviksrapporteringslapp utarbeidet for
formålet. Ansvarlig leder skal defineres og oppnevnes
for alle kontrakter (for eksempel kontraktsleder), og det
er viktig at alle som jobber kjenner til hvem dette er.
Uansett hvilke medium som benyttes for å rapportere
inn et avvik til ansvarlig leder, skal følgende informasjon
inkluderes på rapporten som et minimum:



Dato og klokkeslett for avviket (eller når den ble
oppdaget).
Stedet avviket fant sted (eller ble oppdaget).
Beskrivelse av avviket.
I tillegg oppfordres alle som rapporterer inne avvik å inkludere følgende informasjon hvis
denne er tilgjengelig:
 Navn og telefonnummer på den som rapporterer.
 Korrigerende tiltak hvis dette er utført.
 Årsaken til hendelsen hvis dette er kjent.
 Eventuelt forslag til korrigerende eller forebyggende tiltak.
 Bilde hvis dette kan hjelpe til å beskrive avviket.
 Oppdragsgiver og/eller avdeling for arbeidet utført når avviket oppstod.
 Hvem rapporteringslappen blir levert til.
Den som er oppnevnt som ansvarlig leder skal så snart som mulig og innen rimelig tid
registrere avviket i HMS Avvik systemet i henhold til beskrivelsen under.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
36 av 41
1
2
3
4
5
6
1. Navnet på den som har
rapportert inn avviket
(eventuelt ”N” hvis det er
anonymt innrapportert).
2. Tidspunktet for avviket eller
når det ble oppdaget.
3. Området avviket faller inn
under (evt. Kontrakt).
4. Beskrivelse av avviket,
inkludert stedet avviket fant
sted eller ble oppdaget.
5. Korrigerende tiltak utført på
stedet for å kunne fortsette
operasjonen.
6. Kategorisering av avviket.
7. Eventuelle bildevedlegg.
7
Eventuelle forslag til forbedringer kan registreres inne på avvikssaken etter den er
opprettet.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
37 av 41
6.3.2.
Korrigerende tiltak
Korrigerende tiltak er en type tiltak som iverksettes for å kunne fortsette
operasjonen/aktiviteten. Eksempler på dette kan være reparasjon av ødelagt utstyr eller
å utføre en administrativ prosess som er utført galt på nytt. Hvis behovet for et
korrigerende tiltak er åpenlyst og gjennomførbart, er dette noe som kan gjøres
umiddelbart av den som oppdager avviket. Dette skal i så fall fylles inn i beskrivelse av
avviket. Hvis det ikke blir utført umiddelbart, vil det være et resultat av den analysen
ansvarlig leder gjør for avviket. Ansvarlig leder skal da utpeke ansvarlig for tiltaket og
tidsfrist for når det skal være utført.
6.3.3.
Oppfølging og vurdering av avvik
Ansvarlig leder skal følge opp og sørge for at tiltaket blir behandlet i henhold til denne
prosedyren. Dette innebærer å utføre en analyse av avviket for at forsøke å avdekke den
grunnleggende årsaken til at avviket har oppstått. Dette kan for eksempel gjøres
gjennom å stille spørsmålet hvorfor ved hver årsak for å finne den bakenforliggende
årsaken. Et eksempel på dette kan være at en del av en brøyterode ikke har blitt brøytet
under vinterdriften. Årsaken kan fort antas å være at sjåføren ikke kjente roden godt
nok. Da bør man stille spørsmålet:



Hvorfor gjorde han ikke det? Han var ikke til stede på gjennomgangen i forkant.
Hvorfor ble ikke det fanget opp tidligere? Det var ingen registrering av
deltakerne.
Hvorfor ble ikke det registrert og knyttet opp mot mannskapslisten? Det var ikke
noe system eller prosedyre for å registrere eller kontrollere.
Da er trolig den grunnleggende årsaken avdekket, og et forbyggende tiltak kan
utarbeides på bakgrunn av dette.
Tiltak, analyser og tidsfrister legges inn i systemet under saksgang av ansvarlig leder.
6.3.4.
Forebyggende tiltak
Forebyggende tiltak har til hensikt å hindre at avviket eller tilsvarende avvik gjentar seg.
Når det gjøres en god analyse av årsaken til avviket, er det større sannsynlighet for å
iverksette korrekt forebyggende tiltak. Alle forebyggende tiltak skal beskrives i
avvikssystemet, men hva det innebærer, hvem som skal utføre, når det skal være utført
og hva den forventede effekten av tiltaket skal være. Årsaken til at dette skal registreres
er for å muliggjøre måling av tiltakene mot forventet effekt, og derav kunne fastslå
effektiviteten av avvikshåndteringssystemet.
6.3.5.
Oppfølging av tiltak
Alle avvik med tiltak skal følges opp for å avdekke effekten av systemet. Dette gjøres
hovedsakelig gjennom to prosesser. Den ene er analysearbeidet som utføres etter hver
sesong og i forkant av neste sesong (ref. kapittel 5.4.2 Forbedringsarbeid), og den andre
er gjennom evalueringen ledelsen gjør av hele styringssystemet (ref. kapittel 2.5.4
Ledelsens systemevaluering).
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
38 av 41
6.3.6.
Rapportering til kunde
Alle avvik som har direkte relevans til en kunde eller tredjepart, uavhengig av om det er
regulert av kontrakten eller ikke, skal ha informasjon om avviket, samt hva som er/blir
gjort av tiltak. Ansvarlig leder skal sørge for at denne informasjonen blir gitt.
6.3.7.
Kvalitetsansvarlig
Gjennom hele avvikshåndteringsprosessen ligger det et overordnet ansvar på TF Anleggs
kvalitetsansvarlig i forhold til oppfølging av saksgangen. Eventuelle avvik fra definert
saksgang eller definerte tidsfrister skal avklares med kvalitetsansvarlig.
Kvalitetsansvarlig er også ansvarlig for å holde ledelsen oppdatert i forhold til relevante
avvik.
6.4.
Ulykkesberedskap
For å sikre at større ulykker blir håndtert på riktig sett, er det opprettet et eget
ulykkesberedskaps team, også kalt kriseteam, som har en egen prosedyre for hvordan
de skal agere ved en større ulykke. Med større ulykke menes ulykker hvor det oppstår
alvorlige personalskader eller dødsfall, betydelige negative miljøpåvirkning eller
betydelig negativ påvirkning for lokal infrastruktur.
Følgende ni punkter er benyttet av Arbeidstilsynet for å karakterisere begrepet alvorlig
personskade:









Hodeskade/hjernerystelse (med tap av bevissthet og/eller andre alvorlige
konsekvenser).
Skjelettskade (unntatt enkle brister eller brudd på fingre eller tær).
Indre skader (skader på indre organer som lunger, nyrer, milt osv.).
Tap av kroppsdel (amputasjon av legemsdel eller deler av slike).
Forgiftning (med fare for varige helseskader som for eksempel hydrogensulfidforgiftning).
Bevissthetstap (på grunn av arbeidsmiljøfaktorer som for eksempel
oksygenmangel).
Forbrenning, frostskade eller etseskade (alle fullhudsskader (tredje grad) og/eller
delhudsskader (andre grad) i ansiktet, på hender, føtter eller i
anogenitalområdet, samt alle delhudsskader (større enn fem prosent) av
kroppsoverflaten).
Generell nedkjøling (hypotermi).
Skade som krever sykehusbehandling (unntatt enklere poliklinisk behandling).
Med betydelig negativ miljøpåvirkning menes plutselig og uforutsett forurensning av
betydning som ikke tillates i henhold til forurensningsloven (Lov om vern mot
forurensninger og avfall).
Med betydelig negativ påvirkning for lokal infrastruktur menes typiske veitrafikkulykker
som lammer større trafikkårer, og som krever en ekstraordinær innsats til nødvendig
trafikkavvikling.
Hensikten med dette kriseteamet er at det alltid skal finnes ressurser tilgjengelig som
har tilgang til, og opplæring i, de aktuelle beredskapsprosedyrene ved en større ulykke.
De skal ha tilgang til, å kunne benytte verktøy for å sikre at alle instanser som må
kobles inn blir kontaktet, og de skal ha myndighet til å innkalle nødvendige ressurser for
å minimere negative konsekvenser. De har også et ansvar i forhold til dokumentasjon og
oppfølging i ettertid av ulykken.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
39 av 41
For å sikkerstille at kriseteamet og organisasjonen for øvrig, har kjennskap til de
gjeldende prosedyrene og agerer på korrekt vis, skal det minst en gang per år utføres en
øvelse hvor det simuleres en ulykke i en av kategoriene beskrevet over. Type ulykke og
omfanget av øvelsen bør varieres fra år til år. Beslutning om øvelse, ligger hos ledelsen i
TF Anlegg. Utført øvelse skal dokumenteres i form av en rapport, og denne skal
oppbevares i henhold HMS håndbokens beskrivelse.
Prosedyre for kriseteamet finnes beskrevet i dokumentet HMS_06 Ulykkesberedskap, og
er å finne i HMS håndboken for Transport-Formidlingen SA under kapittelet
Krisehåndtering. Se for øvrig også beskrivelse i HMS håndboken under kapittelet Skader
og ulykker.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
40 av 41
7.
Referanser
Listen under er en oversikt over de mest relevante lover, forskrifter, standarder og
lignende for TF Anlegg.
Lov, forskrift, standard el.:
Relevans:
NS-EN ISO 9001:2008
Setter krav til system for kvalitetsstyring.
NS-EN ISO 14001:2004
Setter krav til system for miljøstyring.
Arbeidsmiljøloven (AML)
Stiller krav for blant annet å sikre et trygge og gode
arbeidsmiljø og samarbeidet mellom arbeidsgiver og
arbeidstaker.
Forurensningsloven
Pålegg om å utføre tiltak for å unngå og redusere
unødig forurensning.
Forskrift om systematisk helse-,
miljø- og sikkerhetsarbeid i
virksomheter
(Internkontrollforskriften)
Stiller krav om aktivt HMS arbeid.
Forskrift om verne- og
helsepersonale
Setter krav om HMS personell.
Forskrift om varsling av akutt
forurensning eller fare for akutt
forurensning.
Beskriver krav om varsling av brannvesenet ved for
eksempel ulykker som medfører akutt og betydelig
forurensning.
Forskrift om begrensning av
støy – tillegg til
helseforskriftene, Oslo
kommune
Definerer blant annet innsovningsperiode, og krav til
redusert støy i denne perioden.
Forskrift om kjørende og
gående trafikk (trafikkregler)
Setter forbud mot unødig tomgangskjøring i bebygget
område.
Forskrift om identitetskort (idkort) på bygge- og
anleggsplasser
Definerer krav til identifikasjonskort ved arbeid i
forbindelse med anlegg.
Forskrift om utførelse av arbeid,
bruk av arbeidsutstyr og
tilhørende tekniske krav
Setter krav til arbeidsutstyr for å sikre forsvarlig bruk
og verne mot skader.
(forskrift om utførelse av
arbeid)
Referanselisten er ikke uttømmende!
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyringssystem
2.0
Robert
Fosen
19/12-2013
41 av 41