Transcript OneNote veiledning

OneNote veiledning
Innhold
Starte programmet .................................................................................................................................. 2
Programvinduet....................................................................................................................................... 2
Skrive notater .......................................................................................................................................... 3
Tekst .................................................................................................................................................... 3
Tabeller og lister .................................................................................................................................. 3
Tabell ............................................................................................................................................... 3
Liste ................................................................................................................................................. 3
Koder ................................................................................................................................................... 4
Administrere koder ......................................................................................................................... 4
Søk etter koder ................................................................................................................................ 4
Sette inn mer plass .............................................................................................................................. 5
Søk ....................................................................................................................................................... 5
Skjermutklipp og utskrift (send til OneNote) .......................................................................................... 5
Sette inn skjermbilde........................................................................................................................... 5
Sette inn filutskrift ............................................................................................................................... 6
Koblinger til Outlook (send til OneNote) ................................................................................................. 6
Møtenotater ........................................................................................................................................ 6
Oppgaver ............................................................................................................................................. 7
E-post................................................................................................................................................... 7
Kontakter ............................................................................................................................................. 8
Tillegg ...................................................................................................................................................... 8
Utskrift ................................................................................................................................................. 8
Koblinger ............................................................................................................................................. 8
Sidemaler............................................................................................................................................. 9
Kategorien Logg ................................................................................................................................... 9
Passordbeskytte notater ................................................................................................................... 10
Fjerne/endre passord .................................................................................................................... 10
Passordalternativer ....................................................................................................................... 10
Dele notater ...................................................................................................................................... 11
Innstillinger ........................................................................................................................................ 11
Send til OneNote ........................................................................................................................... 11
Mer informasjon.................................................................................................................................... 11
Side 1 av 11
Starte programmet
 Trykk Start-knappen
 Skriv OneNote
 Klikk på OneNote 2013
Når OneNote startes første gang vil du bli bedt om å koble
til skyen.
Lukk denne dialogboksen ved å klikke krysset oppe i høyre
hjørnet.
Programvinduet
OneNote er en digital notatblokk hvor du kan samle informasjon og notater på ett sted. En side har
ubegrenset plass, du kan organisere notatene som du vil, og programmet lagrer automatisk.
1. Notatblokker (nye lages fra Fil | Ny)
OBS! Nye notatblokker kan gjerne lagres på OneDrive for Business.
2. Inndelinger, og knapp for å lage nye.
3. Sider og undersider, samt knapp for å lage nye. Høyreklikk på en side i dette feltet for å gjøre
den til underside eller hovedside.
OBS! Sider og inndelinger kan flyttes ved å høyreklikke på inndelingen (2) eller sidenavnet (3) og
velge Flytt eller kopier.
Side 2 av 11
Skrive notater
Tekst
Klikk der du ønsker at notatene skal plasseres, og skriv
inn det du ønsker.
Det opprettes en plassholder som inneholder notatet.
Trykk Enter for nytt avsnitt, Shift + Enter gir ny linje i
samme avsnitt (begge fungerer som i Word).
Klikk og dra på topplinjen for å flytte notatet til et
annet sted.
Klikk og dra på ikonet til venstre for et avsnitt for å
flytte det til en annen plassholder.
Tabeller og lister
Tabell
Klikk Sett inn | Tabell
Velg størrelse på tabellen.
Hurtigtast:
OBS! Dersom du trykker tabulator-tasten når markøren
står bak tekst, blir dette også starten på en ny tabell.
Bruk kategorien Oppsett til å gjøre endringer på tabellen. Denne kategorien er kun tilgjengelig når
markøren står i en tabell.
Liste
Bruk en av listeknappene på kategorien Hjem for
å opprette en ny liste eller formatere en
eksisterende.
Hurtigtaster:
*mellomrom gir kulepunkt.
-mellomrom gir strekpunkt.
1.mellomrom gir nummerert liste.
Side 3 av 11
Koder
Med koder kan du merke notatene som f.eks. et spørsmål, noe viktig, et telefonnummer osv. Dette
kan gjøre det enklere å finne igjen/ holde oversikt over viktige notater.
Plasser markøren i avsnittet du ønsker å legge til en kode (eller merk
avsnittene dersom det skal være samme kode på alle).
På kategorien Hjem: Klikk en av kodene i skjermbildet eller Merknappen og velg fra listen.
Administrere koder
Dersom det er koder på listen som ikke er aktuelle å bruke kan disse
fjernes ved å høyrelikke på den aktuelle koden, og velge Slett denne
koden.
Ved å klikke Mer-knappen for koder og velge Tilpass koder kan man
omorganisere listen, flytte koder opp/ ned, slette, endre
eksisterende, og lage nye koder.
For å opprette en ny kode, velg:



Visningsnavn (navnet som vises i listen)
Hva slags symbol koden skal ha. Dette vises til venstre for
notatet koden blir knyttet til.
Skriftfarge og evt. uthevingsfarge.
Klikk OK for å lagre koden.
Søk etter koder
På kategorien Hjem finner du knappen Søk etter koder.
I oppgaveruten på høyre side vises kodene notater, med mulighet til
å gruppere på ulike måter (1), og hvor det skal søkes etter kodene
notater (2).
Side 4 av 11
Sette inn mer plass
Velg Sett inn | Sett inn mellomrom
Pek ned på siden, klikk og dra for å sette inn mer plass.
Denne funksjonen benyttes også for å fjerne plass.
Tips! Dersom du skal fjerne plass under eller til høyre for notater,
kan det være en fordel å scrolle til enden først.
Søk
Klikk i søk-feltet oppe i høyre hjørnet og skriv inn.
Via nedtrekkspilen på høyre side av søk-feltet kan
søkeområdet endres.
Tips! Tekst i bilder kan også være søkbart i OneNote.
Skjermutklipp og utskrift (send til OneNote)
Sette inn skjermbilde
Når du ser det du vil ha et skjermutklipp av på skjermen:
 Trykk
-tasten + Shift + S.
Skjermen toner ned, og du kan klikke og dra en ramme rundt det du vil ha bilde av.
Side 5 av 11
Når skjermbildet er tatt vises en dialogboks med
notatblokkene som er åpne i OneNote, og
tilhørende inndelinger.
 Velg hvilken notatblokk og inndeling
skjermutklippet skal plasseres i.
 Klikk Send til valgt plassering.
Tips! Funksjonen for skjermutklipp kan også
brukes til å ta et skjermbilde som skal plasseres
på utklippstavlen. Deretter limes inn i et hvilket
som helst program.
Sette inn filutskrift
Alle programmer som kan skrive ut kan skrive ut
elektronisk til OneNote. Dette gjøres ved hjelp av en «Send
til OneNote 2013» skriver.
 Åpne dokumentet som skal skrives ut til OneNote.
 Klikk Skriv ut, og velg deretter «Send til OneNote
2013» som skriver.
 I dialogboksen, velg hvilken notatblokk og
inndeling utskriften skal plasseres i, og klikk OK.
Et bilde av utskriften vises i OneNote.
Tips! Tekst i bilder kan også være søkbart i OneNote.
Alternativ:
Utskrifter kan også settes inn direkte fra OneNote, via Sett inn | Filutskrift.
Koblinger til Outlook (send til OneNote)
Alle type elementer i Outlook, med unntak av notater, kan kobles eller sendes til OneNote. Resultatet
av å bruke en av OneNote-knappene i Outlook vil variere for de ulike typene.
Møtenotater
Knappen for møtenotater i kalenderelementene er
tilgjengelig for hendelser, avtaler og møter. Den vil gi
muligheten til å opprette notater i OneNote, enten
personlige eller delte, med en hyperkobling tilbake til
kalenderelementet. Notatsiden i OneNote vil også
inneholde informasjonen som er registrert i Outlook.
Etter å ha klikket møtenotater vises en dialogboks hvor en
kan velge om det skal opprettes en side for personlige
notater eller for deling med møtedeltakerne. For å
opprette delte møtenotater må det være tilgang til en delt
notatblokk i OneNote.
Side 6 av 11
Når du har valgt hva slags notatside som skal opprettes
vises en dialogboks med de åpne notatblokkene i
OneNote.
 Velg aktuell notatblokk og inndeling
 Klikk OK
Dersom du valgte «Del notater med møtet» i forrige steg
vises kun delte notatblokker som er åpne i OneNote i
denne dialogboksen.
Siden opprettes i den valgt inndelingen med innholdet fra
Outlook elementet.
Dersom du senere klikker knappen Møtenotater i Outlookelementet vil det ikke opprettes en ny notatside, men
derimot vise den eksisterende siden.
Ved å opprette delte møtenotater settes det inn to linker i
Outlook. En for å åpne siden i OneNote, og en for å åpne
den i OneNote Online.
Oppgaver
Et avsnitt i OneNote kan legges til i oppgavelisten i Outlook
via knappen Outlook-oppgaver. Ved å velge et av de fem
øverste alternativene på menyen (1) opprettes det en ny
oppgave i Outlook med valgt start- og forfallstidspunkt, og
uten påminnelse. Velges Egendefinert (2) åpnes
oppgavevinduet og du kan legge inn start- og
forfallstidspunkt, og påminnelse før den blir lagret.
Avsnittet får et flagg-ikon i OneNote, og ved å peke på
ikonet vises informasjon om oppgaven.
Håndtering av oppgaven har med dette blitt flyttet over til
Outlook, og den behandles der på samme måte som
vanlige Outlook-oppgaver.
Når oppgaven markeres som fullført i Outlook vil det vises
en grønn hake i stedet for flagget i OneNote for å indikere
at denne er utført.
E-post
E-poster kan sendes til OneNote, enten ved hjelp av OneNote-knappen inne i en åpen e-post, eller
ved å merke elementet og bruke den tilsvarende knappen på kategorien Hjem i programvinduet.
Side 7 av 11
Det vises en dialogboks hvor du kan velge hvilken notatblokk og inndeling e-posten skal sendes til.
Det opprettes en ny side med informasjonen fra e-posten, inklusive eventuelle vedlegg.
OBS! Dersom du sender den samme e-posten til OneNote flere ganger opprettes det en ny side pr.
gang. Det er altså ingen kobling mellom e-posten og notatsiden etter at den har blitt sendt til
OneNote.
Kontakter
Dersom det er behov for å holde oversikt over notater knyttet til en kontakt i Outlook kan det
opprettes en side i OneNote for koblede kontaktnotater.
Deler av kontaktinformasjonen kopieres til en ny side på valgt
plassering i OneNote, og det opprettes en kobling mellom
kontakten i Outlook og siden i OneNote.
Tillegg
Utskrift
 Velg Fil -> Skriv ut
Her ligger valgene Skriv ut og forhåndsvisning. Forhåndsvisningen inneholder også innstillinger for
utskriftsområde, papirstørrelse, papirretning og bunntekst.
Via Skriv ut kan du velge hvilken skriver du ønsker å benytte.
MERK! Utskrift i de andre Office-programmene finnes på samme sted, men der vil innstillinger for
forhåndsvisning være i samme skjermbilde.
Koblinger
I notatene kan det settes inn koblinger til andre notater, nettsider og andre filer.
 Velg Sett inn | Kobling
Side 8 av 11
1. Her vises alle notatblokker som er åpne i
OneNote. Naviger frem til ønsket side.
2. Felt for å søke etter notater.
3. Åpne nettleseren for å finne en side. Kopier
adressen til ønsket side og lim inn i feltet
Adresse (5).
4. Knapp for å sette inn kobling til en annen fil.
5. Her vises adressen til valgt notat eller fil.
Adresse til nettside kan limes inn i dette
feltet.
6. Teksten som vises på notatsiden.
Tips! Det kan også opprettes en kobling til et avsnitt, en side, en inndeling eller en notatblokk ved å
høyreklikke på det aktuelle stedet i OneNote.
Sidemaler
Ved å velge Sett inn | Sidemaler har du muligheten til å bruke de innebygde sidemalene i OneNote,
og lage egne maler. Dette kan være praktisk og tidsbesparende dersom det ofte er behov for nye
sider med et fast oppsett.
For å lage en ny mal:
1. Lag en ny side
2. Sett inn tekst, tabeller, koder osv. med det
oppsettet som skal gjenbrukes.
3. Velg Sett inn | Sidemaler
4. Klikk Lagre gjeldende side som en mal. (Nederst i
høyre hjørnet i programvinduet.)
5. Gi sidemalen et navn, og velg evt. om den skal
være standardmal for nye sider i gjeldende
inndeling.
Egendefinerte sidemaler plasseres øverst i oppgaveruten
Maler.
For å slette en egendefinert mal:
Høyreklikk navnet på malen og velg Slett.
Kategorien Logg
Spesielt i delte notatblokker er kategorien Logg viktig for å
få enkel oversikt over endringer gjort i notatblokken siden
sist man var inne.
Gruppen Ulest:
Her kan du gå til neste side som inneholder uleste notater og merke disse som lest. Uleste notater
vise med grønn bakgrunnsfarge på notatsidene.
Side 9 av 11
Gruppen Forfattere:
Funksjoner for å finne endringer som er utført innenfor et tidsrom, og endringer pr. person. Begge
disse funksjonene starter et søk i den aktuelle notatblokken. «Skjul forfattere» gir muligheten til å
vise eller skjule informasjon om hvem som har opprettet/ endret til ulike notatene i notatblokken.
Forfatterinformasjonen vises med en vertikal farget strek til høyre for hvert notat og initialene til
forfatteren. Ved å peke på initialene vises hele navnet og tidspunkt for siste endring.
Gruppen Logg:
Sideversjoner gir muligheten for å se hvordan ulike sider har vært tidligere, og gjenopprette disse
dersom det er behov for det. I papirkurven ligger sider og inndelinger som har blitt slettet i
notatblokken, og det vises informasjon om hvordan disse kan gjenopprettes. Innholdet her fjernes
automatisk fra papirkurven etter 60 dager.
Passordbeskytte notater
Dersom det er behov for å sikre private notater kan inndelinger beskyttes med passord. Merk at
passordbeskyttelse ikke kan brukes på en hel notatblokk eller en individuell side, men kun på en
inndeling.
Passordbeskyttede inndelinger blir ikke inkludert i et søk dersom de ikke er låst opp før søket
gjennomføres.
For å beskytte en inndeling:
 Høyreklikk inndelingen
 Velg Passordbeskytt denne inndelingen
 I oppgaveruten Passordbeskyttelse:
Klikk Angi passord
Dersom en inndeling er låst vises meldingen til høyre
når du åpner inndelingen.
Fjerne/endre passord
 Høyreklikk inndelingen og velg Passordbeskytt denne inndelingen
 Dersom inndelingen er låst må den først låses opp med passordet.
 I oppgaveruten Passordbeskyttelse: Klikk Endre passord eller Fjern passord
Passordalternativer
For å endre hvordan beskyttede inndelinger skal fungere:
 Velg Fil | Alternativer | Avansert
Side 10 av 11
Dele notater
Dersom du har notater som skal deles med andre er det en rekke ulike måter å gjøre dette på.
 Klikk Fil
Deling:
Valgene her er ulike avhengig av hvor notatblokken er
lagret. Dersom den er lagret på f.eks. OneDrive vil det
være valg for å invitere andre, er notatblokken lagret
på din PC vil det være valg for å flytte den til f.eks.
OneDrive.
Eksporter:
Eksportere side, inndeling eller notatblokk til ulike
formater, f.eks. PDF eller Word.
Send:
Sende gjeldende side til Word, eller som vedlegg eller
innhold via e-post.
Innstillinger
Dialogboksen for å endre innstillinger i programmet kan hentes opp ved å velge:
 Fil | Alternativer
Send til OneNote
Dersom du har valgt en fast plassering i en av Send til OneNote funksjonene, eller ønsker å forandre
hvordan en av disse skal brukes, kan dette gjøres i dialogboksen Alternativer for OneNote.
Mer informasjon
For elektronisk dokumentasjon, korte «how to» videoklipp og ytterligere informasjon om Office 365:
http://www.knowledgegroup.no/origo2
Side 11 av 11