Transcript Nytt HELFO-regnskap i Extensor 05

Nytt HELFO-regnskap i Extensor 05
Fra versjon 1.15 (juni 2011) vil man kunne benytte vårt helt nye HELFO-regnskap for faggruppene
leger, fysioterapeuter, manuellterapeuter, psykologer og kiropraktorer. Den største forskjellen fra
det gamle NAV-regnskapet er en helt ny layout samt at fysioterapeuter nå ikke trenger å sende inn
henvisninger sammen med oppgjøret. Det er også en del mindre endringer i funksjonene, samt at
filen som skal sendes inn nå er i xml-format.
I første omgang har vi gjort det valgfritt om man ønsker å benytte det "gamle" HELFO-regnskapet
(tidl. kalt NAV-regnskap), eller det nye, og som standard står det til det gamle. Det betyr at hver
bruker selv må aktivere det nye HELFO-regnskapet, dette gjør man i Systemadm./Oppsett/Regnskap:
Selve grensesnittet i det nye HELFO-regnskapet er gjort helt om, og stikkordet nå er "alt på en plass".
Grensesnittet varierer litt for de ulike faggruppene, men ikke mye, og for alle gjelder følgende
prinsipp: I vindu 1 listes samleregningene. Når man markerer en samleregning, vises alle
enkeltregningene denne inneholder i vindu 2. Når man har markert en enkeltregning vises detaljer og
konsultasjoner på denne i vindu 3. Markerer man en konsultasjon her får man regningskortet med
betalingsinformasjon til denne konsultasjonen i vindu 4. (Merk: Feltene i vindu 4 ikke er redigerbare i
HELFO-regnskapet; evt redigering må gjøres i det “ekte” regningskortet i planleggeren.)
For leger og psykologer vil hver konsultasjon være en regning, og de vil derfor ikke ha vindu 3 i sitt
HELFO-regnskap.
Innstillinger
For å kunne sende inn HELFO-oppgjør,
må de nødvendige innstillingene være
satt. Klikk på koffert-ikonet oppe i
venstre hjørne, og deretter på
knappen "Innstillinger". (For de som
har brukt NAV-regnskapet tas
innstillingene med derfra.)
Har man en standard plassering av
oppgjørsfilene vil man forenkle
oppgjørsprosessen ved å hake på i
boksen “Velg plassering…”.
“Spesialfunksjoner”-knappen nede til
venstre er en egen innstilling for leger
med spesialistgodkjenning.
Skillet mellom "til behandling" og "innsendt"
Vi har valgt å skille på om et oppgjør (samleregning) er innsendt eller "under behandling". Dette
gjenspeiles ved at HELFO- vinduet har to skilleark øverst: Til behandling og Innsendt. I hver av disse
finnes ulike funksjoner og tilhørende knapper. Skillet er også slik at når et oppgjør befinner seg under
Innsendt kan man ikke gjøre endringer på det uten å tilbakeføre det til Til behandling.
Den raske måten
For å lage et nytt oppgjør, klikker du på "Ny". Samtlige enkeltregninger som ikke allerede er tilknyttet
en samleregning vil da vises i oversikten. En regning er valgt (blir med på oppgjøret) når den er
markert med avhaking. Dersom du ønsker at oppgjøret bare skal inneholde regninger for en gitt
periode, klikker du på "Marker". Ønsker du å ta med alle, finnes det en egen knapp som lar deg velge
alle eller ingen. Neste steg er å kjøre en kontroll av oppgjøret; klikk på "Kontrollér". Du blir bedt om å
angi når samleregningen skal stå markert som innsendt, før selve kontrollen starter. Som tidligere vil
denne datoen fungere som en skillelinje for hvilke konsultasjoner som skal være med; konsultasjoner
etter denne datoen blir ikke med på oppgjøret.
Kontrollen vil indikere hvilken regning den
kontrollerer, og markerer med varseltrekant
eller rød sirkel hvis den finner noe du må
korrigere.Lyspære-ikonet indikerer at
regningen er ok.
Alle regninger markert med advarsler må
korrigeres før oppgjøret kan sendes inn.
For å lese hvilke funn kontrollen har gjort
på den enkelte regning, klikker du på regningen
i vindu 2. Under enkeltregningene finnes en
informasjonsboks som forklarer hvilke punkter
kontrollen har reagert på.
Du kan velge å koble fra alle regninger med advarsler, noe som er nyttig dersom du ønsker å få av
gårde et oppgjør raskt med feilfrie regninger. Du må da selvsagt senere lage en egen samleregning
som tar med de enkeltregningene du ikke valgte å ta med denne gangen.
Fysioterapeuter
Nytt av året er at fysioterapeuter slipper å sende inn papirutgaven av henvisning dersom HPRnummer for henviser er angitt. Dette er ivaretatt i denne utgaven av HELFO-regnskap. Ved
oppdatering til versjon 1.15 blir det gjort en kobling mellom de over 50000 HRP-nummer vi har
tilgjengelige, og de henvisere som du allerede har lagt inn, men skulle en slik kobling ikke være gjort,
vil du – når du kjører kontrollen – få varseltrekant på de regningene hvor henvisers HPR-nummer
mangler.
For å legge inn henvisers HPR-nummer manuelt,
klikk på "Henv. fra"-knappen i vindu 3. I
“Kontakter”-vinduet kan man søke opp HPRnummer ved først å klikke på knappen i feltet
"Kode". Så fyller man inn fornavn og etternavn på
henviser og trykker søkeknappen. Får man flere
treff på samme navn, og man er usikker på hvem
som er riktig, anbefaler vi at man heller tar kontakt
med legen og får ber om å få vite HPR-nummeret.
Innsending
Når du har kjørt kontroll og gjort eventuelle korrigeringer, sender du inn ved å klikke på knappen
"Send inn". (Nytt i HELFO-regnskapet – kontra NAV – er at man her kan velge om man vil kjøre en
ekstra kontroll før regningen blir registrert som innsendt.) Samleregningen blir da overført til
Innsendt.
Du kan lage oppgjørsfil herfra. Denne filen kan enten sendes inn elektronisk eller pr. post. Dersom du
skal sende elektronisk, må du signere filen (sett hake under "Signér elektronisk"). For å kunne sende
inn elektronisk, må du ha Buypass-kort, kortleser, og Dips Communicator installert. Ta kontakt med
oss dersom du ønsker mer informasjon om dette.
For de fleste vil det være mest aktuelt å velge “Lag fil til innsending”. Da lager man en oppgjørsfil i
xml-format, og man får mulighet til å lagre filen lokalt på datamaskinen før man brenner den på cd.
Dette kan ofte være lurt med tanke på at man i ettertid kan kontrollere hva den innsendte filen
inneholdt. Alternativt kan man velge “Lag fil til cd”, hvis man ønsker å brenne filen på cd uten å lagre
den lokalt først.
Korrigering av oppgjør
Skulle du mot formodning få avvist deler av et oppgjør er det en enkel sak å gjøre endringer.
Metodikken er den samme som i NAV-regnskapet. Finn aktuell samleregning, og velg "Lås opp".
Samleregningen hopper da tilbake til I behandling. Herfra kan du koble fra de regningene som ble
avvist, og marker oppgjøret som innsendt igjen ved å trykke på “Send inn” (trykk NEI på valget om å
kjøre ny kontroll).
Samleregningen vil da kun inneholde de regninger/konsultasjoner som ble godkjent, og sluttsummen
skal nå stemme med det du fikk utbetalt. Så kan du gjøre dine korrigeringer på avviste regningene
(som du koblet av), og sende disse inn ved neste anledning.
Fysioterapeuter og kiropraktorer kan oppleve å få noen konsultasjoner på en regning avvist, mens
andre konsultasjoner på samme regning ble godkjent. Da blir det et ekstra trinn i
korrigeringsprosedyren; da må man først låse opp samleregningen, så låse opp enkeltregningen, så
koble av de avviste konsultasjonene før man låser enkelt- og samleregning igjen. Deretter oppretter
man nye regninger for de avviste konsultasjonene (og korrigerer disse, selvsagt).