Transcript Hesnes Group_no_web - Software Innovation

Hesnes Group i havn med Business 360˚!
Shippingselskapet Saga Forest Carriers slet
med store mengder eposter og dokumenter
knyttet til selskapets mange havneanløp jorden
rundt. De innførte Business 360˚ som ny løsning for informasjonshåndtering med mål om å
redusere de ansattes daglige epostmengde
som kunne være på 200-300 mailer.
Produkt:
Bransje:
Business 360°
Shipping og transport
Saga Forest Carriers er et dynamisk og globalt selskap som
driver transport- og shippingvirksomhet med kontorer i Rio
de Janeiro, Vancouver, Savannah, Tokyo, Seoul, Shanghai
og Antwerpen. Virksomheten kjennetegnes av et høyt tempo
og høye krav til kvalitet og innovasjon, og den årlige omsetningen til Hesnes Gruppen ligger på rundt 500 millioner
dollar.
Kaos i innboksen
Når Sagas skip er på vei til et nytt havneanløp er det mye
informasjon som må deles, enten det gjelder ankomst, forsinkelser eller andre opplysninger knyttet til overfarten. Tidligere
ble disse meldingene sendt til en felles epost-liste, hvilket
innebar at alle ansatte mottok samtlige mailer, ofte også svar
på mailer, og risikerte å motta opp til 300 eposter på en dag.
-Antall eposter i innboksen var uoverkommelig og vi
opplevde at viktig informasjon forsvant i mengden. Det var
ikke lett å vite hvem som lagret hva i filstrukturen i Outlook,
eller finne igjen mailer med viktige beslutningspunkter. Det
var helt tydelig at vi trengte bedre rutiner og struktur, samt en
ny løsning for informasjonsforvaltning, forteller Egil Bjørkedal,
IT-sjef i Hesnes Group.
SharePoint alene var ikke nok
Hesnes visste at de trengte en ny løsning for informasjonshåndtering, men var ikke helt sikre på hva de var ute etter.
De brukte SharePoint som intranett og til fildeling på tvers
av landegrensene, men var overbevist om at dette ikke var
nok. De startet med å se på CRM-løsninger, men konkluderte raskt med at de trengte noe mer - en løsning som
kunne brukes som plattform for all håndtering og lagring av
dokumenter og eposter.
-Vi sjekket med ulike leverandører og fant ut at Business 360˚
var best egnet til å tilfredsstille våre behov. Det var den eneste
løsningen som i tillegg til å løse det rent dokumenttekniske
behovet også ga oss et verktøy for å strukturere og knytte
informasjon opp mot ulike prosjekter og saker. Det ville gi oss
en bedre oversikt og kontroll over selskapets aktiviteter og
relatert dokumentasjon, forklarer IT-sjefen.
Hesnes Group:
Hesnes Group består av 15 datterselskaper
med fokus på shipping, skipsmegling, investering, oil trading, helikopterservice og flychartering.
Det privateide konsernet har 120 ansatte,
hvorav halvparten jobber fra hovedkontoret
i Tenvik utenfor Tønsberg og resten er spredt
på avdelinger i Rio de Janeiro, Vancouver,
Savannah, Tokyo, Seoul, Shanghai, Hong
Kong, Singapore og Antwerpen. Hesnes
Groups årlige omsetning ligger på 500 millioner
dollar og selskapet kan vise til god vekst og
fremgang siden oppstarten i 1974.
Hesnes Group i havn med Business 360˚!
-Business 360˚ var den eneste løsningen som i tillegg til å
løse det rent dokumenttekniske behovet også ga oss et
verktøy for å strukturere og knytte informasjon opp mot
ulike prosjekter og saker.
Egil Bjørkedal, IT-sjef i Hesnes Group
Valgte kompetanse og trygghet
En viktig dimensjon ved valg av løsning var Software
Innovations høye fagkompetanse og evne til å støtte Hesnes
gjennom hele prosessen, fra forarbeid til implementering og
oppfølging.
-Software Innovation hadde solid erfaring og ekspertise og
kunne hjelpe oss med å kartlegge våre arbeidsprosesser
og informasjonstyper, se helhetsbildet og knytte sammen
de ulike delene. Med en slik prosess ville vi enklere kunne
skissere gode, nye rutiner og struktur for felles informasjonsforvaltning i selskapet, forteller Bjørkedal.
-Det veide også tungt at Software Innovation er et kjent
selskap med lang fartstid, solid økonomi og gode referanser,
og som er der i morgen, understreker han.
-At vi kan sende lenker til dokumenter som er lagret i
Business 360˚ i stedet for å sende vedlegg, skaper bedre
kontroll. Vi har alltid oversikt over siste versjon i stedet for
Egil Bjørkedal, IT-sjef i Hesnes Gruppen
at mange ulike versjoner er i omløp.
Egil Bjørkedal, IT-sjef i Hesnes Group
Hesnes Group består av en rekke selskaper
med tilknytning til transport og shippingindustrien.
Saga Forest Carriers er et internasjonalt
shippingselskap som spesialiserer seg på
transport av skogsprodukter og breakbulk
cargo. Hesnes Shipping driver med skipsmegling i internasjonal biltransport. Hesnes Air,
med egen hangar og VIP-rom på Torp lufthavn,
spesialiserer seg på ulike helikoptertjenester,
utleie av hangar, privat passasjertransport og
chartring av helikopter og fly.
Alle virksomhetene jobber mot den felles
visjonen - «Inspired by the journey».
www.hesnes.com
God involvering og forankring
Få måneder etter avtaleinngåelsen var implementeringen
i gang. Det skjedde etter tre måneder med godt forarbeid,
der Software Innovation bidro med ressurser og råd i workshoper med selskapets ulike avdelinger. For å få de ansatte
til å ta i bruk den nye løsningen, var det viktig å involvere alle
i forarbeidet.
- Som et resultat fikk vi etablert gode retningslinjer for informasjonshåndtering i Hesnes med felles lagringskriterier,
lagringsstruktur og metadata, som dekket alle våre forretningsprosesser. Samtidig fikk de ansatte eierskap til prosessene for informasjonshåndtering og forståelse for hvor viktig
dette er for selskap og ansatte, sier Bjørkedal.
Smart struktur i Business 360˚
Ønskene fra Hesnes kunne enkelt konfigureres i standardløsningen Business 360˚, med en sofistikert og smart
struktur. Bjørkedal forklarer:
Hesnes Group i havn med Business 360˚!
-En reise fra Rio til Antwerpen, et nybygg av et skip eller en
kontraktsforhandling opprettes som et prosjekt, mens hvert
havneanløp er en sak. Et skip eller en havn registreres som
en eiendom, mens en kontrakt er et dokument. Går du da
inn på en havn kan du eksempelvis raskt se alle tilknyttede
anløp.
På denne måten kan dokumenter, eiendommer, saker og
prosjekter enkelt kobles sammen og skape god oversikt og
en helhetlig informasjonshåndtering, forklarer Bjørkedal.
Sak
Dokument
Prosjekt
PROSESS
Kontakt
Aktivitet
Eiendom
Eksempel fra Saga Forest Carriers Intl. AS:
Eiendom:
Skip og den «fysiske» havnen.
Prosjekt:
Skips reise fra A til B, hvor den
anløper flere havner på reisen.
Sak:
Ett havneanløp på en skips reise, dvs at det vil være flere havneanløp «saker» under hver reise (prosjekt).
Med dette kan man se alle reisene «prosjektene» ett
skip gjennomfører og under hver reise «prosjekt» se alle
havneanløp med tilknyttet dokumentasjon.
Hesnes Group i havn med Business 360˚!
En fleksibel standardløsning
Enkelt og tilgjengelig
-Business 360˚ er en fleksibel standardløsning som løser våre
behov uten at det kreves spesialtilpasninger og utviklingsbistand. Alt kan gjøres med enkle konfigureringer og løsningen kan utvides når det er nødvendig. Det er mye tid og
penger spart på det, påpeker han.
Informasjon og aktiviteter som går på tvers av avdelinger
har blitt mer tilgjengelig, dokumenter kan distribueres på en
enklere måte og de ansatte kan samarbeide om dokumenter
og saker.
- Software Innovation var tydelig på hva som krevdes av oss
og hvor lang tid det ville ta. At vi er i drift kun 9 måneder etter
avtaleinngåelse er veldig bra. Implementeringen har gått over
all forventning og under estimert kost, sier Bjørkedal.
Løsningen ble satt i drift i april 2013.
-At vi kan sende lenker til dokumenter som er lagret i
Business 360˚ i stedet for å sende vedlegg, skaper bedre
kontroll. Vi har alltid oversikt over siste versjon i stedet for at
mange ulike versjoner er i omløp, avslutter han.
-Business 360˚ er en fleksibel standardløsning som
løser våre behov uten at det kreves spesialtilpasninger og
utviklingsbistand. Alt kan gjøres med enkle konfigureringer
og løsningen kan utvides når det er nødvendig. Det er mye
tid og penger spart på det.
Egil Bjørkedal, IT-sjef i Hesnes Gruppen
Software Innovation er et skandinavisk programvareselskap med en voksende internasjonal tilstedeværelse. Vi utvikler og selger programvare
for Enterprise Content Management og informasjonshåndtering bygget på Microsoft-teknologi og har nærmere 30 års kompetanse og erfaring
med å levere standardløsninger for dokumenthåndtering, saksbehandling og teknisk dokumentkontroll. Vår misjon er å hjelpe virksomheter med å
gjøre informasjon til sin mest verdifulle ressurs. Software Innovation har rundt 300 ansatte i Oslo, Stockholm og København og et utviklingssenter i
Bangalore. Løsningene selges og leveres også gjennom et internasjonalt partnernettverk. Vi tilbyr produktene ProArc, Business 360°, Public 360° og
DocuLive, som i dag brukes av mer enn 600 virksomheter og 200.000 brukere i privat og offentlig sektor.
Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no