Transcript Leietakerhåndbok

Leietakerhåndbok
Sørlandets
Teknologipark
J. B. Ugland Eiendomsforvaltning AS
Postboks 501, 4898 Grimstad
Tlf. 37 29 20 00
www.jbu.no
2
Innhold
1. Velkommen til oss! .......................................................................... 3
2. Organisering .................................................................................... 4
3. Kontaktinformasjon ......................................................................... 4
4. Adkomst / parkering ........................................................................ 5
5. Tjenester og fasiliteter..................................................................... 6
5.1. Kantine............................................................................................ 6
5.2. Trimrom .......................................................................................... 7
5.3. Møterom.......................................................................................... 7
5.4. Resepsjonstjenester ...................................................................... 7
5.5. Kreativt Møtesenter ....................................................................... 8
6. Renhold og avfallshåndtering......................................................... 8
7. Post................................................................................................... 9
8. Brannvern......................................................................................... 9
9. Skilting ........................................................................................... 10
10. Alarm .............................................................................................. 10
11. Felleskostnader ............................................................................. 10
J. B. Ugland Eiendomsforvaltning AS
Postboks 501, 4898 Grimstad
Tlf. 37 29 20 00
www.jbu.no
3
1. Velkommen til oss!
Vi ønsker velkommen som leietaker her
hos oss i Sørlandets Teknologipark!
Denne leietakerhåndboka er ment som en
brukerveiledning til de lokalene dere leier,
og til de felles fasiliteter dere har tilgang til.
Leietakerhåndboka vil dere også finne på
vår hjemmeside, www.jbu.no i tillegg til
ytterligere informasjon om byggene og vår
organisasjon.
Hvem er vi?
J. B. Ugland Eiendom AS har sin
hovedaktivitet i Grimstad, der selskapet
utvikler og forvalter eiendommer i og rundt
Sørlandets Teknologipark. Sørlandets
Teknologipark er en del av Campus
området i Grimstad, hvor Sørlandets
nyeste universitetsbygg stod ferdig høsten
2010. J. B. Ugland er entreprenør og eier
av det nye universitetsbygget, som leies ut
til kunnskapsdepartementet på en 30 års
avtale.
Campus området er i dag bebygd med ca.
100.000 kvm, hvor det er et ytterligere
potensial på 400.000 kvm eiendom.
J. B. Ugland Eiendomsforvaltning AS
Postboks 501, 4898 Grimstad
Tlf. 37 29 20 00
www.jbu.no
Sørlandets Teknologipark består av
totalt 3 frittliggende kontorbygg i tillegg til
Universitetsbygget. Alle tre er knyttet
sammen med gangbroer slik at man kan
gå tørrskodd mellom dem.
Jon Lilletuns vei 3: går ofte under navnet
"FOU-bygget". Er det bygget som ligger
nærmest UiA, og har flest kontorer
tilpasset mindre leietakere. Egen
parkeringsplass med bom.
Jon Lilletuns vei 1: vårt største bygg på
hele 16.000 kvm. Dette bygget ble
ferdigstilt rundt år 2000 da det ble leid i sin
helhet av Ericsson. I dag er Skatteetaten
en stor leietaker i dette bygget sammen
med bl.a. Sykehuspartner og Lockless.
Terje Løvås vei 1: vårt nyeste bygg som
ble tatt i bruk desember 2012. Her finner
man også det spennende Kreative
Møtesenteret i underetasjen, og bygget
har en flott takterrasse med grillmuligheter.
4
2. Organisering
Det er selskapet J. B. Ugland Eiendomsforvaltning AS som har ansvar for forvaltningen av
eiendomsmassen i Sørlandets Teknologipark.
Selskapene er organisert slik:
J. B. Ugland Eiendom
AS
J. B. Ugland
Eiendomsforvaltning
AS
Jon Lilletuns vei 1 AS
Jon Lilletuns vei 3 AS
J. B. Ugland
Eiendomsutvikling AS
Terje Løvås vei 1 AS
J. B. Ugland
Entreprenør AS
Jon Lilletuns vei 9 AS
Universitetet
3. Kontaktinformasjon
Christel Stendal
Porteføljeansvarlig
Tlf.: 948 52 952
[email protected]
Svein Myklebust
Driftsansvarlig, Jon Lilletuns vei 3
Tlf.: 911 63 460
[email protected]
Roald Thorsen
Driftsansvarlig, Jon Lilletuns vei 1 og Terje
Løvås vei 1
Tlf.: 901 97 241
[email protected]
J. B. Ugland Eiendomsforvaltning AS
Postboks 501, 4898 Grimstad
Tlf. 37 29 20 00
www.jbu.no
Torstein Salvesen
Vaktmesterassistent
Tlf.: 476 60 097
[email protected]
Marith Lorentsen
Husvert / resepsjonist
Tlf.: 378 00 000 / 454 10 999
[email protected]
[email protected]
5
4. Adkomst / parkering
Jon Lilletuns vei 1 og Terje Løvås vei 1
har felles adkomst fra Terje Løvås vei.
Disse byggene har også felles
parkeringsplass. Alle leietakere får utdelt
parkeringsbevis som må legges i bilen ved
bruk av denne plassen.
Jon Lilletuns vei 3 har adkomst fra Jon
Lilletuns vei (veien opp mot Universitetet).
Dette bygget har egen parkeringsplass
med bom. Alle leietakere får kort som
anvendes for å åpne bommen.
Det finnes egne merkede gjesteparkeringsplasser på utsiden av alle tre
bygg, og vi minner om at disse IKKE skal
brukes av leietakere, selv ikke for en kort
stund.
Terje Løvås vei
P-Plass
TLV 1
JLV 3
J. B. Ugland Eiendomsforvaltning AS
Postboks 501, 4898 Grimstad
Tlf. 37 29 20 00
www.jbu.no
6
5. Tjenester og fasiliteter
Sørlandets Teknologipark ønsker å tilby et
bredt tilbud av tjenester og fasiliteter til
sine
5.1.
leietakere. Under finnes en oversikt over
de tilbud man har, samt litt om hvordan de
er organisert/finansiert.
Kantine
Felles kantine for alle tre byggene i 1.
etasje i Jon Lilletuns vei 1. Denne betjenes
av en hyggelig og serviceinnstilt gjeng fra
ISS. De tilbyr 2 varmretter hver dag i
tillegg til salatbuffet og mange varianter av
ferdigsmurt mat.
Det finnes tre hovedordninger for rabatter /
betaling i kantina:
1. Man betaler full pris for alle
varer ihht. prisliste.
2. Man får en redusert pris på
mange av varene mot at
bedriften betaler et årlig bidrag
pr. ansatt (dette ligger på ca. kr
1.700,- pr. år).
3. Man får en strekkode som
benyttes ved kjøp av mat.
Kjøpet blir da registrert og
fakturert videre til bedriften en
gang pr. måned.
4. Fri drikke. De ansatte kan da
fritt forsyne seg så mye de vil
av kaffe og drikke fra
dispensere i kantina (juice og
melk). Kostnaden fordeles ut
pr/hode i de bedriftene som har
slik ordning.
J. B. Ugland Eiendomsforvaltning AS
Postboks 501, 4898 Grimstad
Tlf. 37 29 20 00
www.jbu.no
Alle som skal benytte kantina oppfordres
til å benytte løsningen med å bruke
adgangskortet sitt som betalingskort. Dette
kan "lades" i kantina tidlig på dagen eller
rett før stengetid (når det er lite folk). Dette
gjelder ikke for dem som har alternativ 3
over.
Kantinens åpningstider er fra kl. 07.30 –
14.00
Kantina tar også i mot bestilling på
møtemat, kaker osv. Ta kontakt med dem
på
Tlf.: 37 04 59 96 eller mail:
[email protected]
7
5.2.
Trimrom
I underetasjen på Jon Lilletuns vei 1 finnes
det garderober for dem som eventuelt
sykler til jobb eller trener før / etter
arbeidstid.
Her finnes det også et velutstyrt trimrom
med bl.a. tredemøller og sykler. For å få
tilgang til dette, må man være med å
betale for leasing av utstyr. Dette utgjør
ca. kr 400,- pr/hode pr/år. Leietakere i alle
tre bygg kan benytte tilbudet, men det må
gjelde for alle ansatte i hver enkelt bedrift.
5.3.
Møterom
Leietakere i Jon Lilletuns vei 1 og 3 har
flere møterom i fellesarealene som fritt kan
benyttes av leietakerne på disse to
byggene. Det finnes møterom av
varierende størrelser, og også et
auditorium med plass til 130 personer.
Nærmere oversikt over de enkelte
møterommene finnes på vår hjemmeside
under eiendom / eiendomsportefølje. Velg
så et av de to byggene, og valget
"møterom i Sørlandets Teknologipark" i
5.4.
Resepsjonstjenester
Resepsjonen i Jon Lilletuns vei 1 er
betjent mellom kl. 08.00 – 16.00.
Tjenester som tilbys i resepsjonen:
 Sentralbordfunksjon
 Henting / bringing av post
 Frankering
Dette er tilleggstjenester som kan velges
av alle våre leietakere, se priser i
tjenesteavtale.
Tlf: 378 00 000
[email protected]
J. B. Ugland Eiendomsforvaltning AS
Postboks 501, 4898 Grimstad
Tlf. 37 29 20 00
www.jbu.no
lista til høyre. Her kan man også booke
møterom direkte.
Leietakere i Terje Løvås vei 1 forutsettes å
ha dekket sitt møteromsbehov innad i
egne lokaler. Utover dette har de
anledning til å leie møterom i Jon Lilletuns
vei 1 og 3 etter nærmere avtale, ta kontakt
med Christel Stendal eller resepsjonen.
8
5.5.
Kreativt Møtesenter
I underetasjen på Terje Løvås vei 1 har
Johan Benad Ugland etablert et helt unikt
møtesenter. Dette er gjort med den hensikt
å forsøke å bruke fortid og gamle
gjenstander til å gjøre vår historie levende,
samt oppmuntre til dialog og skape energi
og kreativitet på tvers av grenser.
For leietakere i Sørlandets Teknologipark
er mulig å leie dette Kreative Møtesenteret
for konferanser, seminarer osv.
6. Renhold og avfallshåndtering
Renhold
Vi har tegnet avtale med ISS vedrørende
vask av fellesarealer i alle våre bygg. Det
sørges også for en utvendig vindusvask
minimum en gang pr. år (vår). Kostnadene
dekkes via felleskostnader.
slik at vi begrenser antall firmaer/utøvere
som får tilgang til byggene og
bøttekott/utstyr m.v.
Den enkelte leietaker har selv ansvar for
renhold av de leide lokaler. Som utleier
foretrekker vi at ISS benyttes også her,
Kontaktinfo til ISS:
Leietaker tegner selv avtale med ISS.
Hilde Eivindsen
Tlf.: 400 11 857
Mail: [email protected]
Avfall
Det er felles avfallssortering I Jon Lilletuns
vei 1. I tillegg står det dunker for
oppsamling av papiravfall og restavfall i
varelageret / garasjen på Jon Lilletuns vei
3.
Det er normalt ISS som bringer rest- og
papiravfall fra kontorlokalene og ned til
J. B. Ugland Eiendomsforvaltning AS
Postboks 501, 4898 Grimstad
Tlf. 37 29 20 00
www.jbu.no
Jon Lilletuns vei 1, se for øvrig avtale som
tegnes direkte med ISS.
Spesialavfall som batterier og el-avfall må
leveres direkte nede på varelageret i Jon
Lilletuns vei 1.
9
7. Post
I Jon Lilletuns vei 1 og Terje Løvås vei 1
har vi valgt å ikke montere postkasser for
leietakerne. Det vil si at som leietaker i
disse byggene, må man enten:
1. være med på felles ordning med
henting/bringing av post. Da kan man
benytte en felles postboks som
postadresse (eller man kan benytte
egen postboks). Posten blir da levert i
resepsjonen hver morgen hvor den
sorteres. Leietaker henter da posten i
resepsjonen, og kan levere utgående
post i resepsjonen før kl. 14.00. Se
priser i tjenesteavtale.
2. ha egen postboks som man selv
tømmer på postkontoret hver dag.
For levering av aviser til leietakere i disse
to byggene, benyttes gateadressen Jon
Lilletuns vei 1, 4879 Grimstad. Disse blir
da levert i resepsjonen, og leietaker må
hente dem her.
I Jon Lilletuns vei 3 får alle leietakere
enten en postkasse eller en posthylle i
felles postrom i 1. etasje. I tillegg har hver
leietaker en postkasse på utsiden av
bygget som benyttes ved levering av
aviser (aviser leveres så tidlig at bygget
ikke har åpnet når budet kommer).
Postadressen til dette bygget er Jon
Lilletuns vei 3, 4879 Grimstad.
8. Brannvern
Alle leietakere plikter å følge de
retningslinjer som gjelder i forhold til
brannsikkerhet og rømningsveier. Alle
leietakere skal snarest mulig etter
innflytting velge en brannansvarlig som
følger opp brannvernarbeidet i bedriften,
både internt og i samarbeid med huseier
og de andre leietakerne i bygget.
Det er krav til eier og bruker om
brannforebyggende tiltak i et hvert
brannobjekt. Den som har bruksrett til et
brannobjekt har plikt til å innrette sin
virksomhet slik at brann ikke lett kan
oppstå.
Tidsur bør monteres på kaffetraktere,
kopimaskiner osv., og det bruk av levende
lys bør unngås.
Bruker er forpliktet til å føre tilsyn med at
de bygningstekniske brannverntiltak og
øvrige sikringstiltak ikke forringes. Bruker
J. B. Ugland Eiendomsforvaltning AS
Postboks 501, 4898 Grimstad
Tlf. 37 29 20 00
www.jbu.no
har plikt til å rapportere til eier alle forhold
av betydning som forringer
sikringstiltakene.
Ansvarlig brannvernleder for bygningen er
den driftsansvarlige for hver enkelt bygg,
se side 3.
§1-3 i Forskrift om brannforebyggende
tiltak og brannsyn, FOBTOT, viser hvilke
ansvar du har som bruker. Brukerne må gi
sine ansatte opplæring i brannvern (dette
gjelder i alle brannobjekter ihht FOBTOT §
1-3, veiledningen). Dette må
dokumenteres med navn til hver enkelt
deltaker, tidspunkt og hva opplæringen
inneholdt. Vi anbefaler at nyansatte og
vikarer vises rømningsveier, møteplass
ved brannalarm og branntekniske
installasjoner før de settes i arbeid. Bruker
skal ha egen brannvernansvarlig.
10
Om bruker leier flere etasjer, anbefales det
å opprette etasjeansvarlig som har som
primæroppgave å kontrollere at etasjen er
forlatt ved brannalarm. Er han/hun usikker
på dette, må dette meldes til
brannvesenet.
Brannbok
Alle eiendommene skal være utstyrt med
egen brannbok med branntekniske
opplysninger om bygget og generelle
opplysninger om leietakerne.
For større leietakere er det vanlig at
leietakeren i tillegg har sin egen brannbok
for sin egen interne brannvernoppfølging.
I brannboken skal det også ligge
branntegninger av bygningen som viser
hvilke vegger som har brannbegrensende
funksjon (branncellevegg eller brannvegg).
Branntegningene viser også plassering av
slukkemidler, brannmeldere, alarmklokker,
rømningsveier osv.
9. Skilting
Alle leietakere har rett til skilting med
firmanavn på de aktuelle informasjonsskilt
både inne i og utenfor bygningene. I tillegg
har leietaker anledning til skilting ved sin
inngangsdør. All skilting skal følge utleiers
retningslinjer for dette, og det må
10.
Det er også mulig å få lysskilt på vegg på
enkelte av byggene etter nærmere avtale.
Alarm
Det er alarm i Jon Lilletuns vei 1 og Terje
Løvås vei 1. Alle leietakere med ansatte
plikter å sette seg inn i alarminstruksene
på anlegget. Ved feilutløste alarmer, står
11.
innhentes godkjenning fra utleier.
Bestilling av skilt går derfor gjennom
utleier, men kostnaden belastes leietaker.
leietakeren som utløste denne selv
ansvarlig for evt. kostnader som påføres
ved utrykning av vaktselskap.
Felleskostnader
Tilleggstjenester som er nevnt under pkt.
5, faktureres etter avtale fra J. B. Ugland
Eiendomsforvaltning AS. Det faktureres et
akonto-beløp hvert kvartal, og det foretas
en avregning to ganger i året.
Felleskostnader faktureres fra samme
selskap som husleien. Denne faktureres
J. B. Ugland Eiendomsforvaltning AS
Postboks 501, 4898 Grimstad
Tlf. 37 29 20 00
www.jbu.no
også med et akonto-beløp hvert kvartal,
for deretter å avregnes to ganger pr. år, pr.
31/6 og ved årets slutt.
Se for øvrig egen oversikt over
felleskostnader i leiekontrakt.