Transcript Procédure d`audit DDFIP en EPLE et synthèse des points de vigilance

L’audit des établissements
publics locaux
d’enseignement
L’audit des EPLE
• 1ère partie : le déroulement d’une mission d’audit
• 2ème partie : les principaux constats
MNA - 06/03/2015
2
L’audit des EPLE – Plan de la première partie
• 1ère partie : Le déroulement de la mission d’audit
Thème 1 : l’organisation de l’agence comptable
Thème 2 : l’enregistrement des opérations
Thème 3 : les opérations comptables
Thème 4 : les opérations financières
Thème 5 : les opérations patrimoniales
L’audit des EPLE – Le déroulement de la mission d’audit
• Thème 1 : organisation de l’agence comptable
Environnement juridique
Pertinence de l’organisation
Dispositif de contrôle interne
Sécurité passives et sécurité informatique
L’audit des EPLE – Le déroulement de la mission d’audit
Thème 2 : l'enregistrement des opérations
Exécution des opérations budgétaires et financières
Opérations de dépenses
Opérations de recettes
Recouvrement
La gestion des fonds sociaux
La gestion des voyages scolaires
L’audit des EPLE – Le déroulement de la mission d’audit
• Thème 3 : les opérations comptables
L'enregistrement des écritures en comptabilité générale
Les opérations sur compte de tiers
L’audit des EPLE – Le déroulement de la mission d’audit
• Thème 4 : les opérations financières
Les opérations en numéraire
Les opérations bancaires
Les régies et opérations assimilées
Les valeurs inactives et assimilées
L’audit des EPLE – Le déroulement de la mission d’audit
• Thème 5 : les opérations patrimoniales
Gestion de l'actif
Gestion du passif
Gestion des stocks
Gestion des concessions de logement
L’audit des EPLE – Deuxième partie
2éme partie : Les principaux constats
La périodicité des arrêtés comptable : ils doivent
être quotidien.
Décompte des intérêts moratoires : obligation
conformément à l’article 9 du décret n°2013-269 du 29 mars
2013.
Cautionnement : obligation réglementaire.
L’audit des EPLE – Deuxième partie
Assurer un suivi régulier des dossiers transmis
aux huissiers de justice et s'assurer de la non-prescription
de l'action en recouvrement
Apurer des reliquats qui peuvent être anciens sur
certains comptes de tiers : subventions, excédents non
affectés ...
Taxe d'apprentissage : utilisation et non
thésaurisation
Rétablir une situation patrimoniale conforme à la
réalité
L’audit des EPLE – Synthèse des observations les
plus courantes

Organisation et contrôles internes en agence comptable

le dispositif de contrôle interne préconisé par l’Education Nationale doit être mis en œuvre en mettant
l’accent sur l’utilisation de l’organigramme fonctionnel, sur l’exploitation de l’outil ODICE et sur la
formalisation des contrôles effectués par l’agent comptable
Etablir un organigramme fonctionnel décrivant la répartition des taches ( titulaires et remplaçants) et des
responsabilités ( habilitations, délégations..)
Aboutir à une cartographie des risques et élaborer un plan de contrôle interne

Ces outils de pilotage: Organigramme fonctionnel, plan d’actions..doivent être
portés à la connaissance de l’équipe ( réunions de service à tenir régulièrement)
Lister les contrôles de supervision à effectuer
Etablir un document précisant le type de contrôles réalisés avec les dates ainsi que les mesures
correctives engagées le cas échéant

L’agent comptable doit veiller à ce que les régisseurs aient bien constitué leurs cautionnements
auprès de l’AFCM et que les montants de la régie soient conformes à la réalité des opérations (montant
maximum de l’avance pouvant être consentie et montant moyen des recettes effectuées
mensuellement).Arrêté du 28 MAI 1993

Les délégations de signature doivent être formalisées et précises
RAPPEL : Il est rappelé que conformément à la circulaire n°2005-156 du 30 septembre 2005, le chef
d’établissement ne peut pas accorder de délégation de signature à l’agent comptable pour les
actes relevant de l’ordonnateur, notamment l’engagement des dépenses, sauf si une décision
d'engagement a été prise préalablement par l'ordonnateur (marché à bon de commandes, menu
…).
L’audit des EPLE – Synthèse des observations les
plus courantes

Organisation et contrôles internes en agence comptable

Sécurité informatique
Il est rappelé que les mots de passe doivent être personnels et changés
régulièrement (à minima une fois par an)
Une sauvegarde informatique, sur clé USB devra être conservée au coffre (dans un
endroit ignifugé).Mettre en place un protocole de sauvegarde pour l’ensemble des
établissements rattachés)

Sécurité passive
Veiller à changer la combinaison du coffre-fort (1 fois/an ) ou à dissimuler la clef
dans un lieu connu des seuls collaborateurs habilités
L’audit des EPLE - Synthèse des observations les
plus courantes

Gestion des voyages scolaires

Disposer d’ une charte des voyages scolaires pour chaque établissement

Chaque dossier voyage doit être complet : Les dossiers doivent comprendre les
modalités de prise en charge financière du personnel d’encadrement, la liste des
participants et la date des paiements, la création éventuelle d'une régie, les modalités
de remboursement dans l’éventualité d’une annulation individuelle et en cas d'excédent
à l'issue du voyage ainsi que le bilan financier des voyages lorsque ceux-ci sont
terminés. Ce dernier point semble être très rarement réalisé par les gestionnaires
en conseil d'administration.
RAPPEL : Le reversement aux familles pour les reliquats inférieurs à 8€ n’est pas
obligatoire. Mais l’agent comptable doit prévenir les familles qui disposent d’un
délai de 3 mois pour demander le remboursement. En l’absence de réponse dans
le délai requis, les sommes sont définitivement acquises par l’EPLE. Le CA peut
décider librement de son affectation.

Les voyages doivent être individualisés dans des 4682 et 4686 subdivisés afin de
garantir la traçabilité des opérations.

Le paiement d’acompte aux voyagistes doit être réalisé par ordre de paiement au 4091

L’agent comptable doit refuser d’encaisser des recettes pour un voyage si le CA n’a
pas fixé avec précision le montant de la participation des familles.
L’audit des EPLE – Synthèse des observations les
plus courantes

Disponibilités, valeurs, régies et stocks

Un contrôle inopiné annuel des régies est conseillé, une trace écrite sera conservée.
Veiller à harmoniser le fonctionnement des régies de l’agence comptable

L’agent comptable doit effectuer des contrôles périodiques sur les virements. Cette
procédure doit être initiée, par sondage, dans le cadre du contrôle interne, et formalisée
notamment sur les opérations à risques (remboursement de cautions, de reliquats sur
les voyages ou sorties scolaires, de bourses…) par un rapprochement entre les
bénéficiaires des versements et leur relevé d’identité bancaire.

Il est rappelé que le compte 5117 n’est qu’un compte transitoire qui doit être soldé dans
un délai de 30 jours. Pour les rejets de chèques, l’agent comptable a la possibilité de
représenter le chèque à l’encaissement. Dans l’hypothèse d’un nouveau rejet le
redevable doit être informé. Enfin, à l’issue du délai de 30 jours le compte 5117 doit
être soldé et la dette du redevable re-constatée avant l’engagement de poursuites. Par
ailleurs, lors de la régularisation par le redevable d'un chèque rejeté, celui-ci doit lui être
restitué.