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X-infos
L’AcTUALITé DE LA SPL-XDEMAT > N°2 MARS 2014
Édito
Tous a vos agendas !
La société SPL-Xdemat s’apprête à vivre pour la première fois de sa
jeune existence, les élections municipales.
Et compte tenu du grand nombre d’actionnaires concernés, cette
échéance est loin d’être négligeable en terme d’organisation pour
notre société : nouveaux représentants à l’Assemblée générale et aux
Assemblées spéciales à désigner, vente de certificats électroniques
aux nouveaux élus, et peut être… arrivée de nouveaux adhérents…
J’invite l’ensemble des communes, groupements de communes
et syndicats à effectuer dès le mois d’avril 2014, c’est-à-dire dès
l’élection du nouveau maire ou du nouveau Président, les différentes
démarches précisées dans la présente Newsletter.
Elles sont indispensables
- à la désignation mi mai, de vos nouveaux représentants au Conseil
d’administration,
- à l’organisation de la prochaine Assemblée générale prévue le
mercredi 25 juin 2014 à 18h00 au tout nouveau Centre de congrès
de l’Aube à Troyes
- et d’une manière générale, au bon fonctionnement de la société
SPL-Xdemat.
Je vous demande d’ores et déjà de noter cette date dans vos
agendas respectifs car j’ai besoin de votre présence à cette réunion
annuelle pour mener à bien le nouveau projet de la SPL : l’archivage
électronique, sujet qui doit tous nous préoccuper face à la montée
en puissance des flux dématérialisés générés par tous les outils
proposés par la société… flux qu’il convient de conserver dans les
meilleures conditions possibles.
Je vous remercie tous, d’avance, de votre implication ces 3 prochains
mois et du respect des démarches et des délais qui vous seront
demandés.
Votre investissement permettra de poursuivre la grande aventure
que nous avons commencé ensemble à savoir la dématérialisation.
En attendant, je vous donne rendez-vous à tous le 25 juin 2014…
Alain BALLAND
Sommaire
page 1
É d i to
• Tous à vos agendas !
page 2
e n d i r e c t d u CA
• Le conseil d’administration
de mars
page 3
focus
• Incidences des élections
municipales sur la SPL
page 5
i n f o s a ppl i
• X POSTIT, le memento
dématérialisé
page 6
DU COTÉ DES COLLECTIVITÉS
• Bouziane Ouahba, DGS
page 7
v e i ll e r É gl e m e n ta i r e
• Urgence marchés publics :
recensement avant le 31 mars
2014 !
Président du Conseil d’administration de la société SPL-Xdemat
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E n d i r e c t d u c o ns e i l d ’a d m i n i st r at I o n
Résumé du conseil
d’administration
du 17 mars 2014
c
Trois nouveaux membres ont intégré le Conseil
d’administration :
Madame Djamila HADDAD, Monsieur Christian
NAMY et Monsieur Franck ADAM, représentent
respectivement la Région Champagne-Ardenne,
le Département de la Meuse et les collectivités et
groupements de collectivités haut-marnaises.
Le nombre de sièges au Conseil d’administration est
donc porté a 17, répartis de la manière suivante:
> Département de l’Aube: 5,
> 2 pour chaque département des Ardennes et de la
Marne,
> 1 pour chaque département de la Haute-Marne,
de l’Aisne, de la Meuse et pour la région Champagne
-Ardenne.
> Enfin 1 représentant pour chaque assemblée
spéciale départementale sauf celles de l’Aisne et de
la Meuse dont le représentant n’est pas encore élu.
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c
Au 12 mars, la société compte 681 actionnaires,
répartis de la manière suivante :
> Département de l’Aisne : 9
> Département des Ardennes : 44
> Département de l’Aube : 493
> Département de la Marne : 55
> Département de la Haute-Marne : 78
c
Prochaine assemblée générale
Elle est programmée le 25 juin à 18 h au centre
des congrès de l’Aube de Troyes. L’ensemble des
documents et informations concernant cette
assemblée générale sera présenté dans une
prochaine lettre « Xinfos »
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c
Grille tarifaire
Pour rappel, le tarif des prestations est resté constant
pour l’année 2014.
Le conseil a décidé de fixer le tarif du parapheur
électronique (Xparaph) à 10% de la cotisation de
base.
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c
NOUVEAUX développements
En 2014, les outils de dématérialisation suivants
vont être développés :
> Xconvoc à savoir un outil de convocation
dématérialisée de réunions avec création d’un ordre
du jour et envoi des convocations avec documents
liés le cas échéant, par mail et SMS, si la collectivité
le souhaite. Xconvoc sera proposé à un tarif
correspondant à 5 % de la cotisation de base (coût
de SMS non inclus).
> Xtdt à savoir le nouveau tiers de télétransmission
au contrôle de légalité et des flux comptables.
L’outil Xsacha d’archivage électronique sera proposé
dans le second semestre 2014 après validation de
l’apport en nature par le Conseil général de l’Aube à
la société SPL-Xdemat.
> Département de la Meuse : 1
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> Région Champagne-Ardennes : 1
c
------------------------------------------------------------------
c
Comptes annuels de l’exercice 2013
Les comptes établis par le cabinet comptable de
la société, la SARL SECIF AUDIT, font apparaître un
bénéfice de 20 997 euros. Sa mise en réserve sera
proposée à la prochaine assemblée générale. Ces
comptes seront à approuver lors de la prochaine
assemblée générale.
Futures élections,
futures délibération à passer
Suite aux élections municipales, les nouveaux
conseils municipaux et conseils communautaires
auront une délibération à prendre afin que le
fonctionnement de la SPL puisse se poursuivre. Cette
délibération vous est présenté dans la rubrique
« Focus » de ce numéro d’Xinfos.
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FOC Us
Les formalités à accomplir après les élections
municipales, pour la société SPL-Xdemat
Les élections municipales nécessitent que les communes,
communautés de communes et syndicats accomplissent diverses
formalités pour le bon fonctionnement de la société SPL-Xdemat et
la continuité de l’utilisation des outils de dématérialisation.
Ces formalités sont obligatoires. La société compte donc
ELECTIONS
sur vous tous pour votre collaboration par la passation
de la délibération proposée et sa transmission rapide au
Département situé sur votre territoire.
2014
c
Quelque soit le résultat
des élections
c
Les autres sujets à inclure
dans la délibération
Que le maire ou le Président sortant soit de nouveau
élu ou que vous connaissiez un changement
d’exécutif, il convient que vous désigniez le nouveau
représentant au sein des instances de la société
c’est-à-dire au sein de l’Assemblée générale et de
l’Assemblée spéciale.
Enfin, la société SPL-Xdemat souhaite profiter de
la délibération devant être passée par chaque
commune, communauté de communes et syndicat,
pour y inclure deux sujets importants pour l’avenir
de la société et nécessitant l’accord préalable de
l’ensemble de ses actionnaires.
> Rappel : Ce représentant doit impérativement
être un élu et peut être celui qui représentait déjà
votre collectivité avant les élections municipales,
notamment en cas de réélection du maire ou du
président.
> Limiter la durée de la convention
de prestations intégrées
Un modèle de délibération vous est proposé à ce
titre par la société, sur le site www.spl-xdemat.fr/
election.php.
La personne désignée dans la délibération sera
invitée dès le mois de mai à participer à l’élection
dématérialisée du nouveau représentant au sein
du Conseil d’administration de l’Assemblée spéciale
à laquelle appartient votre collectivité. Il lui sera
également proposé, au préalable, de porter sa
candidature à cette élection.
Cette personne sera également conviée à participer
à la prochaine réunion de l’Assemblée générale de la
société qui aura lieu le 25 juin 2014 à 18h00, au Centre
de congrès de l’Aube à Troyes et qui aura à connaître
ses comptes pour l’année 2013.
Pour l’organisation de cette élection et de cette
réunion, il est impératif que vous transmettiez
votre délibération rendue exécutoire, le plus
rapidement possible (au plus tard fin avril 2014) à
vos interlocuteurs habituels au sein du Département
situé sur votre territoire.
Suite à la récente jurisprudence du Conseil d’Etat
sur l’exercice du contrôle analogue dans une société
publique locale et en attendant la transposition
de la directive européenne en droit français sur les
marchés publics contenant des dispositions souples
sur ledit exercice, le Conseil d’administration réuni le
17 mars dernier, a décidé de limiter la durée restante de
l’ensemble des conventions de prestations intégrées
passées par la société avec ses actionnaires, à 3 ans,
afin que ce délai actuellement de 99 ans, soit plus
raisonnable et donc plus acceptable juridiquement.
Cette préconisation découle d’une étude réalisée par
un avocat de droit public, mandaté par la société et du
risque de voir en cas de contentieux, ces conventions,
requalifiées en marchés publics.
Au terme de ces 3 années, une nouvelle convention
pourra être passée entre la société SPL-Xdemat et
votre collectivité pour continuer à bénéficier des
outils de dématérialisation mis à votre disposition.
Cette limitation de durée nécessite une délibération
de votre part ainsi que la signature d’un avenant. Cette
délibération pourra être commune à celle relative à la
désignation de votre nouveau représentant au sein
des instances de la société.
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FOC Us
Le modèle de délibération proposé par la société,
sur le site www.spl-xdemat.fr/election.php inclut ce
point sur votre convention de prestations intégrées.
Vous trouverez également sur ce lien, le modèle
d’avenant à passer.
> Approuver l’augmentation du capital social
de SPL-Xdemat
Le Conseil d’administration réuni le 17 mars 2014, a
décidé de proposer en complément du processus
d’approbation des comptes, à la prochaine Assemblée
générale une augmentation du capital social de la
société SPL-Xdemat par le biais d’un apport en nature
du Conseil général de l’Aube.
Cet apport en nature serait constitué d’une licence
d’exploitation de l’outil d’archivage électronique créé
par ce Conseil général, appelé Xsacha et évalué à
31 000 *.
La société doit en effet, proposer ce nouvel outil
de dématérialisation à ses actionnaires pour leur
permettre de remplir leur obligation d’archiver
les documents nativement électroniques issus de
l’utilisation des outils Xmarchés, Xactes et Xfluco.
Pour que cette augmentation de capital puisse se
réaliser lors de la prochaine assemblée générale
de la société, il convient que chaque assemblée
délibérante des actionnaires approuve au préalable
ladite augmentation et cet apport en nature et
donne pouvoir à son représentant pour voter cette
modification le 25 juin prochain.
Le modèle de délibération proposé par la société,
sur le site www.spl-xdemat.fr/election.php inclut ce
point sur l’augmentation de son capital social.
En conclusion, votre délibération comprendra
donc les 4 points suivants :
1 la désignation de votre nouveau représentant au
sein des instances de la société SPL-Xdemat,
2 la limitation par avenant, de la durée restant de
votre convention de prestations intégrées,
3 l’approbation de l’augmentation du capital social
de la société par le biais d’un apport en nature par le
Département de l’Aube, d’une licence d’exploitation
de son outil d’archivage électronique, appelé Xsacha,
4 le pouvoir donné au représentant de la collectivité,
pour voter cette augmentation.
Pour tout renseignement complémentaire, n’hésitez
pas à appeler vos interlocuteurs habituels présents
au sein du Conseil général situé sur votre territoire.
Le Conseil d’administration de SPL-Xdemat et la
direction générale, vous remercient par avance
pour votre collaboration, indispensable au bon
fonctionnement de la société pour les mois et années
à venir.
m Suite aux élections municipales, la SPL proposera
des réunions d’information sur les territoires
départementaux. Leur organisation sera précisée dans
le prochain numéro d’Xinfos.
Nouvel exécutif, nouveau certificat electronique
Si le maire de votre commune ou le Président de votre structure intercommunal ou syndicat a
changé et que vous possédiez à son nom, un certificat électronique pour la transmission des actes
au contrôle de légalité, pour la dématérialisation des marchés publics ou tout autre outil utilisé, il
vous appartient de demander un nouveau certificat électronique via Xmanager pour ce nouvel élu.
En effet, le nouveau maire ou président ne pourra en aucun cas utiliser le certificat de son
prédécesseur, sous peine d’irrégularité. Un certificat est lié à une personne physique et non à une
fonction, au regard d’une délégation donnée par l’assemblée délibérante de sa collectivité.
Aussi, la transmission des délibérations suite aux élections, au contrôle de légalité préfectoral, ne
pourra donc se réaliser que par papier, en attendant la création du nouveau certificat électronique.
Suite à la transmission de votre demande et du dossier complet, le certificat pourra être retiré sous
un délai de 10 jours, par le nouvel élu, dans les locaux du Département situé sur votre territoire.
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i n f o s a ppl i
Xpostit
La solution qui simplifie le suivi
des dossiers dématérialisés !
Il n’est toujours pas aisé de suivre l’évolution des dossiers
dématérialisés. Le flux-comptable est il bien arrivé à la
trésorerie ? Les documents mis à la signature sont ils signés ?
Y a t il des demandes d’inscriptions sur les listes électorales à
traiter ? En effet pas de dossier sur les bureaux ou de courriers
qui viennent informer d’une tâche à réaliser. Xpostit propose
des solutions pour rendre le suivi des dossiers plus facile.
Le point sur cette nouvelle solution...
Jusqu’à présent soit il fallait ouvrir chaque application l’une après l’autre pour voir les tâches à réaliser
soit consulter les messages de la boite mail et là nous
savons tous combien la messagerie est vite encombrée et qu’il est difficile de hiérarchiser les priorités à
partir de celle-ci.
Xpostit apporte la réponse à ce difficile suivi des dossiers. Xpostit est une application de création d’alertes
qui permet aux agents des collectivités d’être informés automatiquement sur des actions à entreprendre en fonction des applications autorisées pour
chacun d’entre eux.
Comment cela fonctionne ?
Au démarrage de l’ordinateur une fois connecté à
la plateforme SPL-Xdemat, vous trouverez à côté de
l’application Xpostit un numéro indiquant le nombre
d’alertes en attente d’une action de votre part, à la
manière des post-it que chacun utilise pour se rappeler des tâches à réaliser. Il n’est plus nécessaire de
consulter la boite mail ou de faire le tour des applications !! C’est l’utilisateur qui supprime la fiche quand
il le veut.
Compte tenu de l’intérêt de cette application et du
confort d’utilisation qu’elle peut procurer, le Conseil
d’administration a décidé de mettre cet outil à disposition de l’ensemble des actionnaires, sans surcoût,
dans le pack minimal de base comprenant déjà Xactes
et Xmarchés. Il n’y aura donc aucune démarche à effectuer pour en bénéficier.
Les inscriptions sur liste électorale, le recensement
citoyen obligatoire et « Je Change de Coordonnées »
(changement d’adresse), 3 flux venant de MonServicePublic.fr sont les 3 premières applications reliées.
Arrivera ensuite les anomalies de XFLUCO, les questions posées par les entreprises sur des consultations
en cours, des taches administratives à réaliser (valider les mouvements de l’INSEE par exemple, renouveler la convention avec la SPL)...
XFluco, Xactes....
retrouvez en un clic toutes
les fiches descriptives des
applications sur :
www.spl-xdemat.fr/adhererSPL-Xdemat-51.html
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D u c ot é d e s c o ll e c t i v i t é S
I n te rv i e w
Bouziane Ouahba, Directeur Général
des Services de la commune de Fagnières
Le nombre d’adhérents à la SPL-Xdemat ne cesse de progresser. C’est très
encourageant et cela démontre les vrais besoins qu’ont les collectivités en
matière d’outils de dématérialisation. La SPL-Xdemat compte aujourd’hui
681 actionnaires. X infos a souhaité recueillir le temoignage d’un nouvel
actionnaire. Rencontre avec Bouziane Ouahba, directeur des services de la
commune de Fagnières, dans la Marne.
X-infos : Pourquoi avez-vous rejoint la SPLXdemat ?
Je viens d’une collectivité où l’on pratiquait déjà
la dématérialisation et il est difficile de ne plus
avoir ces outils. J’ai regardé ce qu’il existait et en
recherchant un tiers de télétransmission, je suis
arrivé sur la SPL-Xdemat. J’ai pris contact avec le
Directeur général qui m’a parfaitement expliqué
comment cela fonctionnait. Je n’ai pas eu de mal à
convaincre les élus et le maire en avait aussi entendu
parler au Conseil général de la Marne. Ils se sont
sentis rapidement impliqués dans ce projet, et il n’y
a eu aucune réticence pour devenir actionnaire de
la SPL-Xdemat. Des outils développés par des agents
territoriaux pour des collectivités restent un gage de
confiance.
X-infos : Quels outils de la SPL-Xdemat
utilisez-vous ?
Nous les avons tous pris pour un abonnement
annuel de 786 €. Nous avons commencé par mettre
en place Xactes pour les délibérations à transmettre
au contrôle de légalité.
Nous utilisons aussi Xelec. Il nous a bien été utile
le dimanche 23 mars. Nous recherchions des
informations que nous n’arrivions pas à retrouver.
Une collègue depuis son domicile s’est connectée
à la plateforme. Elle a réussi à nous renseigner très
rapidement grâce au fonctionnent en mode « full
web » de Xelec. Pour faciliter le travail, nous projetons
d’équiper les 4 bureaux de vote d’une tablette tactile
connectée à Internet.
Xmarchés n’est pas encore utilisé mais dès que des
premiers marchés seront prêts, bien entendu nous
l’utiliserons.
Pour Xfluco, nous avons engagé des démarches auprès
de la trésorerie. Nous réalisons actuellement un
toilettage de la base des tiers et avons mis en place le
mode SEPA. Très prochainement nous transmettrons
nos premiers flux pour tester le système d’envoi.
Enfin Xsip démarre le mois prochain pour le paiement
en ligne des prestations de la crèche municipale et de
la garderie.
X-infos : Comment cela s’est passé pour
l’installation et la prise en main ?
Contrairement à ce que je pensais au départ, il n’y a pas
besoin de formation. Les outils sont d’une utilisation
facile et très intuitive. Actuellement 5 agents les
utilisent au quotidien pour la gestion des ressources
humaines, l’état civil, l’administration générale et les
finances. Je me connecte aussi régulièrement.
Pour la prise en main, il n’y a besoin d’aucune
installation, un navigateur Internet suffit. Nous
utilisons uniquement Xmanager pour donner les
droits d’accès aux agents selon leur besoin. En
complément nous avons acheté à la SPL-Xdemat
3 certificats électroniques.
X-infos : Recommanderiez-vous à d’autres communes
de devenir actionnaires de la SPL-Xdemat ?
Oui sans hésitation. Une fois que la démarche est
entreprise vers la dématérialisation, on ne peut plus
revenir en arrière et on ne le veut surtout pas.
Fagnières express...
> 5 000 habitants
> 3eme ville de la communauté d’agglomération
Cités en Champagne
> Alain Biaux, maire et conseiller général
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Comme vous le rappelait la 1ère newsletter
de janvier 2014, vous devez en
application de l’article 133 du Code
des marchés publics et de son arrêté
d’application du 21 juillet 2011, publier
sur le support de votre choix, la liste des
marchés que vous avez conclus en 2013.
Cette liste doit indiquer de manière séparée, les
marchés relatifs aux travaux, aux fournitures et aux
services.
Pour chacun de ces trois types de prestations, les
marchés doivent être regroupés en fonction de leur
prix selon les tranches suivantes :
c
Pour les fournitures et les services :
> de 20 000 * HT à 89 999,99 * HT ;
> de 90 000 * HT à 199 999,99 * HT ;
> à partir de 200 000 * HT.
c
Pour les travaux :
> de 20 000 * HT à 89 999,99 * HT ;
> de 90 000 * HT à 4 999 999,99 *€HT ;
> à partir 5 000 000 * HT.
Pour chacun des marchés, vous devrez indiquer
son objet, sa date de notification, le nom de son
titulaire et le code postal de ce dernier s’il est établi
en France ou le pays de son principal établissement
s’il n’est pas établi en France.
La société SPL-Xdemat vous aide à remplir cette
obligation réglementaire, en vous permettant sur
votre plate-forme de dématérialisation des marchés
publics :
> de trouver un modèle de liste au format excel que
vous pouvez remplir,
> d’insérer votre liste des marchés recensés,
> de la publier gratuitement sur la plate-forme.
RDV à la rubrique Recensement… avant le 31 mars
2014.
À noter sur vos agendas Le Conseil d’administration
a fixé la prochaine réunion
de l’Assemblée générale le
mercredi 25 juin 2014 à 18 h
au Centre de congrès de l’Aube,
2 rue Pierre Labonde à Troyes
X-INFOS
N°2 • mars 2014 • Trimestriel d’information édité par la SPL-Xdemat
Directeur de la Publication : Philippe RICARD • tél. 03 25 42 51 79 • mail : [email protected]
> Toutes les coordonnées de vos contacts locaux sur www.spl-xdemat.fr
C 100
M0
Y 56
N 69
C0
M 27,5
Y 100
N 34
C0
M 23,5
Y 100
N 30,5
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