Transcript Traitement en 2014 des charges à payer constituées en 2013

Traitement des
charges à payer
sur N+1
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Guide méthodologique destiné aux gestionnaires financiers
k
1
Direction des Finances/Agence comptable
03/02/2014
Préambule
de présenter le traitement en N+1 des charges à payer constituées en N
d’identifier les cas particuliers de traitement des écarts
Rappel sur le calendrier :
Charges à payer en fonctionnement
du 09 au 17 janvier 2014, mise en qualité des services faits
17 janvier 2014, date limite de réception à l’Agence comptable
Charges à payer en investissement
13 janvier 2014, date limite de réception des formulaires à la Direction des
Finances.
Le traitement des charges à payer sur l’exercice 2014 est à finaliser pour le 30 avril 2014.
(Relancer vos fournisseurs)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Le présent document a pour objectif :
2
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Principe:
Une charge à payer en fonctionnement est constituée à partir de la saisie du
service fait valorisé (transaction MIGO) sur les comptes 40810000 (biens et services)
en date comptable du 31/12/N.
Une charge à payer en investissement est constituée par la saisie d’un service fait au
compte 40840000 (immobilisations) en cas de service fait valorisé et par la saisie d’une
MIRO au compte 408410000 en cas de service non valorisé en date comptable du
31/12/N.
Le principe est de poursuivre le flux Dépenses et de solder la charge à payer constatée
sur l’exercice N au fur et à mesure de sa facturation sur l’exercice N+1.
La charge à payer sera régularisée sur l’exercice N+1 mais affectera les crédits de
l’exercice N.
Dans le cas où le montant de la facture est supérieur à celui du service fait, l’écart
existant sera imputé sur les crédits N+1 (écart positif = charges complémentaires)
Dans le cas où le montant de la facture est inférieur à celui du service fait, l’écart
existant sera imputé sur les crédits N+1 (écart négatif = recettes)
3
Plan du document
fait est égal au montant de la facture.
b) Charge à payer en fonctionnement avec écart de montant en positif : le montant
de la facture est supérieur au montant du service fait valorisé
c) Charge à payer en fonctionnement avec écart de montant en négatif : le montant
de la facture est inférieur au montant du service fait valorisé
II. Charges à payer en investissement
III. Traitement des charges à payer suite à changement de structure en 2014
IV.
a)
b)
c)
Cas particuliers
Non facturation de la charge à payer
Changement de code de TVA à la facturation
Gestion des avoirs de CAP
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
I. Charges à payer en fonctionnement avec service fait valorisé
a) Charge à payer en fonctionnement sans écart de montant : le montant du service
4
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Périmètre et paramétrage
Périmètre :
Les factures de fonctionnement et d'investissement des pôles financiers mutualisés
(Descartes, Campus Historique, Central et Immobilier seront traitées par le service
facturier.
Paramétrage :
Avant de commencer la saisie de la facture via la transaction MIRO, il faut cocher une
option qui permettra de sélectionner une mise en forme particulière lors de la saisie de la
facture.
Cliquer sur
clés… »
puis sur Option, dans l’onglet « Experts » cocher le champ « Afficher
Valider l’option par ENTREE
5
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – SANS ECART
fait est égal au montant de la facture
Exemple commande sur un secteur exonéré (TVA non déductible) :
- montant de la commande saisie sur l’exercice 2013 : 1 000 € HT soit 1 196 € TTC
- montant du service fait saisi sur l’exercice 2013 : 1 000 € HT donc charge à payer
constatée à hauteur de 1 196 €
- montant de la facture reçue sur l’exercice 2014 : 1 000 € HT soit 1 196 € TTC
Etape 1 (jusqu’au 17 janvier 2014)
Saisie du service fait via transaction MIGO : base du constat de la charge à payer avec
date comptable au 31/12/2013 et date de pièce <= au 31/12/2013.
L’écriture comptable sur l’exercice 2013 est : débit classe 6 pour 1 196 € et crédit 4081
« facture non parvenue » pour 1 196 €
4081 (FBL3N)
Classe 6
1196
1196
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
a) Charge à payer en fonctionnement sans écart de montant : le montant du service
6
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – SANS ECART
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Etape 2 ( à faire dès réception de la facture)
Saisie de la facture fournisseur via la transaction MIRO sur l’exercice 2014
La saisie de la facture s’effectue de la même façon qu’une facture classique.
NE PAS MODIFIER LA DATE COMPTABLE (= date du jour)
Indiquer dans le champ « Texte » la mention « TRAITEMENT CAP N° 300XXXXX »
Les écritures comptables sont :
4081 (FBL3N)
1196
Fournisseur XXX
N° de pièce du service fait (CAP)
1196
Commande qui a fait l’objet
de la CAP
7
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART POSITIF
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
b) Charge à payer en fonctionnement avec écart de montant en positif : le montant de
la facture est supérieur au montant du service fait valorisé
Exemple commande sur un secteur exonéré (TVA non déductible) :
- montant de la commande saisie sur l’exercice 2013 : 1 000 € HT soit 1 196 € TTC
- montant du service fait saisi sur l’exercice 2013 : 1 000 € HT donc charge à payer
constatée à hauteur de 1 196 €
- montant de la facture reçue sur l’exercice 2014 : 1 010 € HT soit 1 207,96 € TTC.
Ecart de 10 € HT soit 11,96 € TTC.
Etape 1 (jusqu’au 17/01/2014) :
Saisie du service fait par la transaction MIGO : base du constat de la charge à payer
avec date comptable au 31/12/2013.
L’écriture comptable sur l’exercice 2013 est : débit classe 6 égal au crédit du 4081
facture non parvenue
Classe 6
1196
4081 (FBL3N)
1196
8
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART POSITIF
Etape 2 (à faire dès réception de la facture)
Saisie de la facture fournisseur via la transaction MIRO sur l’exercice 2014.
Montant de la facture reçue sur l’exercice 2014 : 1 010 € HT soit 1 207,96 € TTC.
Ecart de 10 € HT soit 11,96 € TTC
La saisie de la facture s’effectue de la même façon qu’une facture classique.
NE PAS MODIFIER LA DATE COMPTABLE (= date du jour)
Indiquer dans le champ « Texte » la mention « CAP » (voir ci-dessous)
N° de pièce du service fait (CAP)
Commande qui a fait l’objet de la CAP
9
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART POSITIF
La pièce est équilibrée.
Saisie du montant HT de la facture reçue.
Cliquer sur
pour vérifier les écritures comptables.
10
Comptabilisation de la facture avec solde du
compte 40810000 et imputation de l’écart positif
sur le budget 2014 sur l’adresse budgétaire de
la commande 2013.
Les écritures comptables sont :
Débit 40810000 pour la valeur initiale,
Débit classe 6 : le système impute automatiquement sur le budget 2014 le montant
de l’écart, soit 11,96 € sur le secteur exonéré (TVA non déductible).
Crédit fournisseur pour le montant TTC.
Afin d’assurer un traitement
prioritaire des factures il est
Sauvegarder
important d’apposer la mention
CAP sur la liste.
Edition de la liste des dépenses pour transmission à l’agence comptable
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART POSITIF
11
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART POSITIF
Déséquilibre entre le montant du service fait et le montant de la facture saisie en 2014.
L’écart positif d’un montant de 11,96 € a été imputé sur le budget de l’exercice 2014.
Consultation du budget via la transaction FMKFR01, il s’agit d’un écart positif (= dépense
complémentaire) donc sélectionner la variante « Réalisation dépenses » sur l’exercice
2014.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Consultation de l’historique de la commande via la transaction ME23N.
12
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
c) Charge à payer en fonctionnement avec écart de montant en négatif : le montant
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
de la facture est inférieure au montant du service fait valorisé.
Cette procédure est valable quelque soit le secteur de TVA (exonéré, taxé ou mixte)
Dans le cas où le montant de la facture 2014 est inférieur à la charge à payer constatée
en 2013, l’écart négatif ne doit pas être comptabilisé au crédit de l’imputation d’origine
mais sur un compte de recette dédié 75830000 en raison du changement d’exercice.
Voir ci-après les démonstrations.
Etape 1 (jusqu’au 17 janvier 2014) :
Saisie du service fait par la transaction MIGO : base du constat de la charge à payer
avec date comptable au 31/12/2013.
L’écriture comptable sur l’exercice 2013 est : débit classe 6 égal au crédit du
40810000 (compte 408 = « facture non parvenue »).
Etape 2 (à faire dès réception de la facture) :
Saisie de la facture fournisseur via la transaction MIRO sur l’exercice 2014.
Les écritures comptables sont alors :
Débit 40810000 pour la valeur initiale,
Crédit Tiers avec centralisation au 40110000. Montant TTC payé au fournisseur,
Crédit 75830000 pour l’écart de prix (montant crédité sur le budget 2014).
13
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exemple d’une commande d’achat créée en N avec une quantité de 1 et prix unitaire de
200 € sur un secteur taxé (tva déductible intégralement)
Service fait valorisé total constaté en N
Le montant facturé est < au montant valorisé
Facture réceptionnée pour un montant TTC de 227,24 € TTC soit 190 € HT
écart de prix négatif de 10 € HT
14
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
Saisie de la facture via transaction MIRO
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
c
a
N° de pièce du service fait (CAP)
b
a. Saisie de la facture en date comptable du jour avec saisie du montant TTC et de la TVA
b. Rapatriement automatique du service fait valorisé
c. Ecart négatif correspondant à la différence entre les 200 € HT du service fait et les 190 € HT facturé
15
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
d
d. Validez le message pour gestion de l’écart
e
e. Sélectionnez la mise en forme Z_ECARTS_CAP
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sélection de l’onglet ‘Compte général’ pour imputation de l’écart
16
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Avant modification
f
Après modification
f. Il faut obligatoirement saisir dans la colonne :
• Cpte gén. : 75830000,
• Montant dev. Pièce : le montant HT de l’écart,
• Supprimer la valeur dans centre de coût
• Compte bud. : 7583.
• Domaine fonctionnel : RZREGU
Ne pas modifier les autres données budgétaires.
ENTREE après la saisie des nouvelles valeurs
La pièce est équilibrée.
17
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
pour vérifier les écritures comptables.
Comptabilisation de la
facture avec solde du
compte
40810000
et
imputation de l’écart négatif
sur le compte en recette sur
le 75830000.
Sauvegarder
Afin d’assurer un traitement
prioritaire des factures il est
important d’apposer la mention
CAP sur la liste.
Edition de la liste des dépenses pour envoi à l’agence comptable
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Cliquer sur
18
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
Equilibre entre le montant du service fait et le montant de la facture.
L’écart négatif d’un montant de 10 € a été imputé sur le budget de l’exercice 2014.
Consultation du budget via la transaction FMKFR01, il s’agit d’un écart négatif donc
sélectionner la variante « Réalisation recettes » sur l’exercice 2013
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Consultation de l’historique de la commande via la transaction ME23N.
19
La saisie des charges à payer en investissement sera effectuée par la Direction
des Finances.
Aucune modification de la commande ne doit être effectuée une fois le formulaire
envoyé à la Direction des Finances.
Dès réception, les originaux de factures sont à transmettre au Département de
l’Animation du Réseau et du Contrôle Interne (DARCI), Direction des Finances, pour
saisie sur l’exercice 2014.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
II. CHARGES A PAYER EN INVESTISSEMENT
20
III. CHANGEMENT DE STRUCTURE – SFV – AVEC ECART
Commande créée en N avec service fait valorisé en N et imputation sur un centre de coûts
non « reconduit » sur N+1 avec facturation en N+1 avec écart de prix positif.
b) Ecart négatif
Commande créée en N avec service fait valorisé en N et imputation sur un centre de coûts
non « reconduit » sur N+1 avec facturation en N+1 et écart de prix négatif à imputer sur le
compte dédié 75830000 sur des objets d’imputation pertinents sur N+1.
Traitement :
Contacter l’assistance SIFAC avec transmission d’un scan de la facture, la régularisation
sera effectuée par la Direction des Finances.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
a) Ecart positif
21
IV. CAS PARTICULIERS
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
a)
Non facturation de la charge à payer
La non facturation totale en 2014 d’une charge à payer constatée en 2013 doit rester très exceptionnelle. Il est
impératif de relancer le fournisseur pour avoir la facture.
L’annulation du service fait en MIGO ne doit pas être effectuée!
Si vous rencontrez ce cas le formulaire « Annulation d’une charge à payer » est à compléter et à retourner à
Christelle Morel, Bureau du budget.
Un point régulier sera effectué par les services de l’Agence comptable et de la Direction des Finances sur
l’avancement du traitement des charges à payer.
b)
Changement de code de TVA à la facturation
Vous êtes en secteur mixte ou exonéré et le taux de TVA de la facture est INFERIEUR à celui saisi dans la
commande (provoquant une baisse du montant HTR)
Lors de la facturation par la transaction MIRO, le système recalcule le montant de TVA et impute le montant de
l’écart sur le compte de charge. Or, dans le cadre d’une charge à payer, la diminution de la charge ne doit pas
entrainer un crédit sur le compte de charge d’origine mais un crédit sur le compte 7583
Si vous rencontrez le cas merci d’envoyer une demande d’assistance.
c)
Gestion des avoirs de charge à payer
La saisie d’un avoir (type d’opération « AVOIR ») via la transaction MIRO entraîne automatiquement une annulation
du service fait.
Sifac crédite automatiquement le compte de charge d’origine or ce montant doit créditer OBLIGATOIREMENT le
compte 7583.
Si vous rencontrez ce cas contacter l’assistance Sifac.
Si l’avoir est daté de 2014, il devra être saisi en flux classique recette sur l’article G7583 selon la procédure
habituelle.
22