Transcript Cahiers des charges recrutement Agence Conseil

TEMPO AFRICELL
Termes de référence pour la sélection
d’une Agence Conseil en Publicité
Cahiers des charges recrutement Agence Conseil en Publicité
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SOMMAIRE
1. Préambule
1.1 Contexte et Objectifs
1.2 Modalités
1.3 Scope de l’AO
2. La marque Tempo Africell au Burundi
3. Description des lots
3.1 Communication
3.2 Production
3.3 Média
4 Réponses des candidats
4.1 Présentation du dossier de réponse
4.2 Réponses au brief
4.3 Rémunérations
Contacts
Annexes
Annexe 1 : Critères d’évaluation des réponses
Annexe 2 : Brief Tempo 5
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CONFIDENTIALITE
•
Le fournisseur devra s’engager à la plus grande confidentialité quant aux
informations qui seront mises à sa disposition, et à ne les divulguer sous
aucun prétexte sauf accord préalable de Tempo Africell et ce, pendant et
après la durée de la consultation.
•
Le soumissionnaire doit respecter l’obligation de secret professionnel.
•
Tous les documents et/ou informations relatifs à cette consultation sont
confidentiels. A ce titre, ils sont protégés par le secret professionnel et ne
sauraient être divulgués à d’autres clients du soumissionnaire, ni même
utilisés par le soumissionnaire à ses fins propres.
•
Le candidat s'engage à respecter cette confidentialité et à la faire
respecter par son personnel et ses éventuels sous-traitants, auxquels le
candidat s'engage à faire signer un engagement de confidentialité absolue
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1. PREAMBULE
1.1 CONTEXTE ET OBJECTIFS
•
Après quelques années de coopération avec une agence locale et
des nouveaux challenges que représentent le développement de la
et des offres sur un marché de plus en plus concurrentiel, Tempo
a jugé opportun d’organiser un appel d’offres pour sélectionner son
conseil en Communication et Média.
•
Cette consultation a pour objet de sélectionner sur la base de propositions
techniques et financières l’agence qui sera à même de proposer les
meilleures modalités pour l’élaboration d’une politique de communication
pour la marque, matérialisée par:
•
•
•
•
au vu
marque
Africell
agence
Des recommandations stratégiques pour la marque tenant compte du
contexte et des spécificités du marché Burundais
Des solutions créatives déclinées de la stratégie de la marque
Un plan d’actions opérationnel et Média pour la mise en œuvre des
recommandations et solutions proposées.
Le présent document a pour objectif de définir les attentes de la
marque Tempo Africell en matière de propositions et livrables pour
les prestations de services à effectuer.
1.2 MODALITES
Avertissement des candidats
Mise à disposition du cahier des
charges
Présentation écrite des éléments de
réponses
Négociations et échanges d’informations
pratiques
Signification de décision aux candidats
Début du contrat
30 août 2010
14H - 10 septembre 2010
17H – 24 septembre 2010
27 septembre au 1er octobre 2010
04 octobre 2010
10 octobre 2010
1.3 SCOPE DE L’APPEL D’OFFRE
Les candidats pourront soumissionner sur 3 lots distincts :
•
Communication
• institutionnelle
• Création de campagnes stratégiques sur la marque,
• Communication sur le sponsoring et le mécénat.
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•
commerciale et promotionnelle
• Accompagnement du lancement des produits et services
• Création de campagnes de promotion (Bonus, SMS,
Acquisition, Rétention…)
• Campagnes de marketing direct
•
Production
•
Média
• Média planning
• Achats et négociation d’espaces Média
Les agences devront démontrer leurs capacités et compétences à répondre au(x)
lot(s) pour lequel(s) elles soumissionnent. Elles s’engageront sur des ressources
et moyens dédiés ainsi que sur les résultats attendus par la marque.
2. LA MARQUE TEMPO AU BURUNDI
De Safaris à Tempo :
•
Créée en 2000, Africa Cellulaire (Africell) Burundi qui opérait sous la
marque SAFARIS a été rachetée en 2008 par le Groupe de
Télécommunications VTEL Holdings dont le siège est à Amman, Jordanie.
A la suite de cet achat la marque changea de nom pour devenir Tempo
Africell
Services et produits :
•
•
Offres de communication mobiles nationales et internationales, prépayées et
postpayées, pour les particuliers et les entreprises
Offres de services mobiles (Internet, SMS, Roaming…etc);
Positionnement de la Marque :
•
Tempo
marque
capital
perçue
Africell est le 2ème opérateur de téléphonie mobile au Burundi. La
est reconnue comme ayant la meilleure couverture réseau sur la
Bujumbura et offrant des services de qualité. Elle est également
comme une marque qui comprend les besoins de ces clients.
Signature de la marque au lancement :
•
•
« A temps et à votre rythme » en anglais « your pace, your way, your
style»
Cette signature de marque n’a pas évoluée depuis lors
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La
de
la
de
marque Tempo est une marque jeune qui se construit. Elle a pour objectif
concrétiser aussi bien en interne que sur le marché Burundais les valeurs et
philosophie de sa maison mère VTEL Holdings. Ces valeurs tournent autour
trois piliers principaux:
L’Ethique
•
•
•
•
Nous
Nous
Nous
Nous
agissons en parfaite intégrité
respectons nos engagements
agissons en parfaite conformité avec la loi
traitons nos clients avec respect et dignité
La Performance
• Nous comprenons nos clients et anticipons leurs besoins
• Nous fixons des buts, objectifs et mesures de performance
exigeants
L’Innovation
• Nous encourageons l’innovation et nous nous efforçons de
trouver des solutions concrètes
• Nous offrons à nos clients des produits et services avec des
avantages compétitifs
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3. DESCRIPTION DES LOTS
LOT N°1 : COMMUNICATION
Conseil : Analyse concurrentielle et recommandations,
Stratégie de communication et de création,
Plan d’actions média et hors média
Prestations générales attendues :
•
•
•
•
•
•
Proposition d’installation de valeurs, d’une identité, d’une tonalité et d’un
style de communication propre à la marque
Création de campagnes stratégiques,
Communication sur le sponsoring et le mécénat…
Accompagnement du lancement de produits et services,
Aspects légaux de création et de production audio-visuelle, en laissant la
latitude à Tempo Africell de choisir le studio de production
Proposition d’adaptation de la stratégie de communication globale de
Tempo et proposition de mise en œuvre sur le territoire national.
Eléments de présentation attendus :
•
Propositions créatives sur l’offre Tempo 5 (cf brief joint en annexe).
LOT N°2 : PRODUCTION
Prestations attendues :
•
•
•
L'Agence s’engage au respect des normes qualité telles que définies par
Tempo Africell.
Tempo ayant défini un processus d’achat pour tous biens et services,
pourra selon son appréciation, laisser à la charge de L'Agence, la
production ou non de tous supports de communications afférentes à une
campagne.
De ce fait :
• L'Agence, en collaboration avec la Direction Commerciale et
Marketing de Tempo Africell définira les formats et les
caractéristiques des supports recommandés.
• La Direction Commerciale et Marketing de Tempo Africell
soumettra le projet de dépense au Département Achats, qui aura
la charge de valider la faisabilité ou non de cette production par
l’Agence tout en tenant compte des contraintes qui pourraient
être exprimées.
• L'Agence sera responsable de la gestion de la photogravure, de la mise à
disposition des cromalins.
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LOT N°3 : MEDIA
•
Prestations attendues :
•
•
•
Média planning
Achats et négociation d’espaces Média
Eléments attendus de présentation :
•
•
Proposition d’un plan Média pour l’offre Tempo 5
Proposition de recommandations Média
• par
type
de
campagne
(Ex.
Institutionnelle
Commerciale et Promotionnelle)
• par zone géographique
• par segment clients
• vis-à-vis du contexte concurrentiel national
vs
• Mise en évidence des:
• Relations et accords existants avec les Média au
Burundi
• Capacité à couvrir l’ensemble du territoire national
• Moyens et outils de contrôle et de mesure d’audience
si possible.
4. REPONSES DES CANDIDATS
Les présentations écrites des agences candidates devront intégrer :
Structure agences
 Historique de l’agence
 Organigramme
 Clients & budgets
 Book agence (création et Média)
 Équipes dédiées et compétences
 Engagement de confidentialité
Réponse au brief Tempo 5
 Communication
 Média
Rémunération
 Honoraires
 Budget proposé pour le brief Tempo 5
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4.1 PRESENTATION DU DOSSIER DE REPONSE
Le dossier de réponse comportera deux (02) volets principaux :
•
Une offre technique qui répond aux trois lots présentés. Elle devra être
suffisamment explicite sur :
•
•
•
•
•
l’approche
méthodologique
pour
la
définition
des
différentes
stratégies
l’approche méthodologique de la gestion des projets clients
les méthodes d’auto évaluation et/ou d’évaluation du succès de la
stratégie mise en œuvre
La composition de l’équipe dédiée, leur attribution, leurs compétences
(curriculum vitae).
Une offre financière, en adéquation avec l’offre technique :
• les montants facturés seront exprimés en FBU.
• Une copie en cours de validité de l’agrément Agence Conseil en
Publicité
• Une copie de l’attestation d’affiliation de l’agence à un réseau
international (éventuellement)
• Une attestation de régularité fiscale.
• L’engagement formel du soumissionnaire à mettre à la disposition
une équipe dédiée retenue à l’issue de l’adjudication
• Les réductions accordées
• Trois (3) exemplaires originaux du dossier de réponse et une copie
sur Compact Disc adressés au Directeur Général de Tempo Africell
• La langue utilisée devra être le Français
• Le soumissionnaire fournira tout autre élément qu’il jugera nécessaire
pour une bonne appréciation de son offre, (par exemple à titre
d’information, il pourra joindre sa grille tarifaire standard)
• A l’issue de l’analyse de leurs différentes offres, les soumissionnaires
pourraient être invités à faire une présentation avant l’adjudication
finale.
• Le dépôt de dossier de réponse devra se faire au Secrétariat de la
Direction Générale de Tempo Africell sise à l’Avenue de la RDC,
BP 2190 - Bujumbura (Burundi)
Validité de l’offre
• L’offre (technique et financière) proposée doit rester valide pendant
12 mois à compter de la date de dépôt au Département des
Achats de Tempo Africell.
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Procédure de la consultation
Rôle et responsabilité des intervenants :
• Le Cahier des Charges est réalisé conjointement par la Direction
Commerciale et Marketing et la Direction Administrative et Financière
(p/c le Département des Achats)
• La Direction Commerciale et Marketing de Tempo Africell sera
chargée de la vérification de la conformité des prestations par
rapport au cahier des charges
• Le Département Achat est chargé de coordonner la consultation
restreinte, il est garant de son bon déroulement, du choix des
candidats retenus pour concourir. Il est chargé de la transmission
aux candidats retenus du cahier des charges, de la réception des
réponses obtenues, de la négociation financière avec les postulants
en
collaboration
avec
la
Direction
Commercial
et
Marketing,
éventuellement de la présentation du dossier au Comité d’Adjudication
chargé du choix final du fournisseur et de la mise en place des
contrats
Evaluation des soumissionnaires :
Les dossiers de candidature seront évalués
définis dans la grille en annexe.
selon les critères
d’évaluations
4.2 REPONSE AU BRIEF
COMMUNICATION
•
Propositions créatives avec la restitution suivante :
• Supports Média
• Supports hors Média
• Budget prévisionnel + retroplanning
• Propositions d’indicateurs de suivi (ex. études)
MEDIA :
•
Proposition Média avec la restitution suivante :
• Recommandations de stratégie Média
• Plan Média détaillé
• Outils de contrôle et de mesure d’audience
• Recommandation budgétaire
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4.3 REMUNERATIONS
•
Proposer un budget réel hors taxe pour le brief :
•
•
•
•
son mode de calcul
ses modalités de déblocage
les rémunérations de l’agence
Indexer la
Arguments.
grille
tarifaire
standard
de
l’agence
avec
les
détails
et
CONTACTS
Pendant l’élaboration de leur offre, les soumissionnaires pourront obtenir tous
Renseignements administratifs et financiers auprès de :
M. Thierry NDABAKWAJE
Département des achats
Tél : 78 252 965
E-mail: [email protected]
Renseignements techniques Communication et brief auprès de :
Mme Kadidja DOUKOURE
Département communication
Tél : 78 252 112
E-mail: [email protected]
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ANNEXE 1 : CRITERES D’EVALUATION DES REPONSES
Les soumissionnaires seront évalués selon les critères ci-dessous :
Lot 1 – Communication
•
•
•
•
•
•
•
•
Respect de la charte de la marque
Compréhension de la problématique
Pertinence des recommandations
Cohérence
entre
la
communication
institutionnelle
/promotionnelle
Cohérence entre les différents éléments de campagne
Originalité du concept
Adaptabilité du concept aux différents Média
Budget
et
commerciale
Lot 2 – Production
•
•
•
•
La qualité des supports utilisés
Le respect des codes couleurs, charte graphique de la marque
L’évaluation des quantités de production (cohérence entre objectifs de la
marque et proposition de L'Agence)
Originalité et innovation des supports utilisés
Lot 3 – Média
•
•
•
Stratégie Média
Optimisation des investissements Média
Créativité et innovation Média budget.
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ANNEXE 2 : BRIEF TEMPO 5
CONTEXTE
•
Environnement socio-politique
• l’environnement socio-politique est perturbé. Nous sommes dans
un contexte électoral où certains partis politiques contestent
l’issue des élections précédentes et invitent leurs membres à
boycotter les prochains scrutins.
• Environnement Économique
• l’environnement économique est dominé par l’entrée du pays
dans la zone de libre échange des biens avec les pays de
la communauté Est Africaine ce qui laisse présager la libre
concurrence pouvant toucher tous les secteurs économiques y
compris celui des télécommunications.
• Environnement des télécoms
• le secteur des télécoms (téléphonie mobile) comprend cinq
opérateurs qui se livrent une concurrence acharnée en
essayant distinguer par l’innovation sur un marché sensible au
prix.
PROBLEMATIQUE
•
Face à un environnement où la population est très sensible à son budget,
quelle offre pourrait attirer la sympathie du Burundais pour notre marque
Tempo et nous permettre ainsi de recruter des clients et de les fidéliser?
DESCRIPTIF DE L’OFFRE
• Dans le but d’attirer les grands utilisateurs du service SMS, nous avons
voulu innover et proposer une offre simple qui leur ressemble.
• L’offre Tempo T5 vient répondre aux attentes de cette clientèle spéciale
«les jeunes burundais» et elle est étudiée suivant leurs besoins
• Cette offre incite à la création d’un réseau de cinq personnes qui pourront
échanger entre elles des SMS à un tarif réduit:
• le SMS local vers les numéros du groupe coûte 5FBU/SMS au lieu de
15FBU/SMS.
• le service GPRS est activé gratuitement pour tous les nouveaux abonnés
T5
• Les abonnés GO « actuels » désirant changer de profil, seront facturés à
un coût de 1.000 BIF.
• La modification d’un numéro du groupe ou des 5 numéros, est facturée à
1.000BIF/numéro.
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• L’offre T5 a les mêmes tarifs que ceux appliqués par l’offre GO. Et la
carte SIM T5 est vendue à 3000fbu
FONCTIONNALITE:
• Pour changer de profil il faut simplement composer le 828 et suivre les
instructions du serveur vocal.
CIBLES :
•
Cible élargie:
• Clients potentiels : primo accédants (non encore équipés), clients de
la concurrence
•
Cœur de cible:
• jeunes élèves et étudiants friands des SMS
budget de communication
et soucieux de leur
POSITIONNEMENT:
• Tempo 5 est une offre spécialement conçue pour les jeunes, utilisateurs
de SMS, à un coût tenant compte de leur budget
OBJECTIFS MARKETING
•
•
•
Recrutement d’un nouveau type de clientèle (plus jeune)
Fidélisation d’une clientèle réputée volatile et très sensible au prix
Réduction du churn
OBJECTIFS DE COMMUNICATION
• Susciter l’intérêt à travers cette offre, pour la marque Tempo
• Pousser la cible à l’essai (recrutement) et l’emmener à adhérer à la
marque (fidélisation)
• Renforcer ou confirmer la notoriété de Tempo Africell comme étant une
marque qui comprend ses clients et leur offre des services adaptés à leur
besoins et à leur budget
DISPOSITIF DE COMMUNICATION SOUHAITE
•
Média
•
•
•
•
Radio
Presse écrite
TV
Affichage
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•
Hors média
• SMS
• Flyers A5
• Posters A2
• Évènements terrain
NOS ATTENTES
•
•
•
•
Proposer une stratégie média et hors média pour le lancement du service
Proposer des axes créatifs en lien avec les valeurs de la marque et
dans le respect de la charte graphique
Proposer un plan d’entretien du service post lancement
Proposer un budget (création + production) et un rétroplanning (calendrier
d’éxécution de la création jusqu’à la production et la livraison des supports
de communication)
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