Transcript Fiche de poste - Assistant(e) de la DAF PDF

EST VACANT un poste d’assistant(e)
de la directrice administrative et financière
La Fémis est un établissement d’enseignement supérieur placé sous la tutelle du ministère de la
Culture et de la Communication. Installée 6 rue Francœur dans le 18ème arrondissement, l’Ecole a pour
première mission de dispenser, en liaison avec les professionnels, une formation initiale et continue
dans les domaines du cinéma et de l’audiovisuel.
L’Ecole est un EPIC (établissement public industriel et commercial) ; le personnel relève du Code du
travail, et ce statut juridique offre la possibilité d’accueillir des fonctionnaires en détachement.
DESCRIPTION DU POSTE :
Placé(e) sous l’autorité directe du (de la) directeur(rice) administratif(ve) et financier(ière),il (elle)
aura pour mission de l’assister et le seconder dans l’organisation quotidienne de son travail.
Fonction d’assistanat de la directrice
Il (elle) aura notamment en charge :
. Accueil des visiteurs et invités,
. Gestion des appels téléphoniques (filtrage)
. Gestion de ses contacts internes et externes de manière coordonnée avec les services (contacts
téléphoniques, adresses, accès aux plateformes en ligne, …)
. Gestion de l’agenda du(de la) directeur(rice) et planning général de la direction.
. Organisation de rendez-vous et réunions ; appui aux services concernés pour l’organisation et la
préparation matérielle des dossiers des réunions de la DAF (réunions de la direction, comité
financier, comités d’investissement, commission d’ouverture de plis, commissions d’appels d’offres,
CHSCT, DU, …)
. Coordination du courrier, supervision et enregistrement du courrier arrivée et départ, tenue à jour
des outils de gestion (chronos, enregistrement courrier, répertoires, plannings, réservation des salles
de réunion,…).
. Classement et archivage des dossiers du (de la)directeur(rice) et élaboration d’un plan de
classement de la direction. Appui aux services pour le classement des dossiers RH, financiers et
comptables et de l’archivage.
En tant qu’assistant(e) de direction, il (elle) sera également chargé(e) :
. contrôler l’ensemble des documents soumis à la signature du (de la)directeur(rice) ou destinés à la
direction générale
. mettre en forme, rédiger et diffuser courriers, notes, comptes rendus, tableaux de synthèse à la
signature du (de la) directeur(rice)
. collecter des informations, les synthétiser, les mettre en forme en vue de leur exploitation par le
(la) directeur(rice), notamment pour les documents communs à l’ensemble de la direction(ex :
rapport d’activité, élements pour la newsletter, mise à jour du site internet pour la partie DAF, etc.)
. gérer les congés de la direction et synthèse des congés des autres directions
Il (elle) sera chargée d’assurer l’interface de la DAF avec les autres directions.
Assistanat spécialisé RH
Spécialisé(e) en ressources humaines, il(elle) sera en charge de tâches de gestion suivante :
- Coordination de l’organisation de l’accueil des nouveaux arrivants
- Aide au classement des documents liés à la gestion des salariés (contrat, avenants,
documents d’absence, congés, RTT, arrêts de travail, contrat des CDD et CDI, etc.)
- Inscriptions des salariés aux stages validés par la commission de formation, saisie
des dossiers sur le site de l’AFDAS.
D’une manière générale, il(elle) sera chargé(e) de toutes les tâches relevant de son domaine de
compétence et de sa qualification et d’apporter son concours aux autres directions et services de
l’Ecole pour toute question relevant de ses attributions.
Qualités requises :
- Minimum Bac + 2 (diplôme assistanat de direction) ou +3 (licence ou licence professionnelle
de droit, d’administration…)
- Qualités relationnelles et goût pour le travail en équipe
- Aptitudes rédactionnelles et de synthèse
- Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
- Très bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Internet,…)
- Connaissance du domaine RH
- Expérience confirmée dans des fonctions similaires et/ou dans le secteur culturel appréciée.
Situation contractuelle :
- CDI, Poste à temps complet
- Grille agents de maîtrise