Transcript Note de bilan de stage

Halimata NIANG pour RESOMIP
Bilan de mission :
Définir des indicateurs
de pilotage et de suivi
des activités des
réseaux de santé
Table des matières
Objectif et périmètre du stage .................................................................................................................... 3
Organisation de la mission de stage ......................................................................................................... 3
Bilan ...................................................................................................................................................................... 4
Conclusion du bilan .................................................................................................................................... 5
Points de vigilance .......................................................................................................................................... 6
Proposition d’actions complémentaires ................................................................................................. 6
Objectif et périmètre du stage
Le stage réalisé par Mme Halimata NIANG, s’inscrit dans le cadre de la construction du
système d’information (SI) de RESOMIP. La mission était de définir les indicateurs
nécessaires aux besoins de pilotage des réseaux et aux rapports d’activités. Mais
également tout autre rapport demandé par les tutelles ou autres partenaires.
Organisation de la mission de stage
La mission de stage a été organisée de la manière suivante :
Phase 1 : Prise de connaissance du projet SI RESOMIP
Architecture et urbanisation du SI cible
Cahier des charges SI RESOMIP et annexes réseaux territoriaux
Diagramme modèle conceptuel de données (MCD)
Référentiels
Procédures
Autres documents internes
État des lieux des indicateurs existants (réseaux, ARS)
Phase 2 : Définition et spécification des indicateurs avec les réseaux territoriaux,
régionaux et RESOMIP
Préparation des ateliers (ordre du jour, supports)
Réalisation des ateliers réseaux territoriaux (2)
 Atelier 1 : Recherche des besoins en indicateurs
 Atelier 2 : Présentation des indicateurs définis et validation
Réalisation des ateliers réseaux régionaux (3)
 Atelier 1 : Recherche des besoins en indicateurs
 Atelier 2 : Méthodologie : Suivi et évaluation de projet
 Atelier 3 : Mise en commun des indicateurs de suivi et évaluation de projet
Réunion de travail pour RESOMIP
 Recherche des besoins en indicateurs par domaine fonctionnel
 Proposition d’indicateurs1
Phase 3 : Rédaction des répertoires :
Le répertoire est une compilation d’indicateurs définis et validés soit par l’ARS ou les
réseaux. C’est un guide méthodologique destiné en premier lieu à l’équipe projet
RESOMIP pour l’implémentation des indicateurs dans le SI et dans un second lieu aux
réseaux.
1
Reste à faire
3
Répertoire indicateurs ARS
Proposition : Présentation maquette interface
2
Répertoire indicateurs réseaux territoriaux
Répertoire indicateurs réseaux régionaux « Suivi de projet »
Phase 4 : Réalisation d’une proposition d’un modèle conceptuel des données (MCD)
prenant en compte les données nécessaires à la réalisation des indicateurs.
Phase 5 : Rédaction des documents de conception détaillée (DCD)
Exemple de DCD indicateur ARS « Signalement »
DCD indicateurs ARS
DCD indicateurs réseaux territoriaux
Bilan
La mission de stage s’est articulée principalement autour des ateliers toujours organisés
en deux temps :
Une partie théorique sur la définition et l’utilité des indicateurs leur permettant d’avoir
le même entendement sur le mot « indicateur » et ses fonctions.
Une seconde partie participative (dans un souci d’adhésion des participants) qui a
permis d’avoir des échanges constructifs et de déterminer des indicateurs communs
selon les critères suivants :
La priorité
La capacité à les partager (dans le cadre du processus de coordination et de la
mutualisation des outils)
Leur pertinence
Les réseaux territoriaux :
Les participants étaient principalement des coordinateurs et directeurs de réseaux avec
une très forte mobilisation (6 participants sur 8 réseaux en moyenne). Ils étaient très
impliqués et forces de proposition aux cours des ateliers. Ils ont contribué à renforcer et
la dynamique de groupe. Ils ont aussi permis aux coordinateurs des réseaux de
s’exprimer sur la nécessité d’avoir un SI plus élargie aux différentes fonctions et activités
du réseau.
En effet, la solution actuellement envisagée (SI parcours patient) ne pourra produire
qu’une partie des indicateurs ARS, alors que les besoins en pilotage sont plus importants
et plus larges que celle-ci.
2
En cours de rédaction
4
Les ateliers ont permis la rédaction de deux répertoires (ARS et Réseaux territoriaux),
d’une proposition de maquette.
Les réseaux régionaux :
Contrairement aux réseaux territoriaux, les participants étaient plus hétérogènes
(Directeur, chef de projet, informaticien, coordinateur) et leur participation un peu plus
faible (4 participants sur 8 réseaux). Deux principales raisons expliquent cela :
 Un problème dans la communication, le message n’a pas été compris
 La différence de maturité des réseaux dans l’élaboration et l’utilisation des
indicateurs
Là également on a pu noter une implication totale, les échanges ont été très intéressants
et ont permis la création d’une dynamique de groupe.
Les ateliers ont contribué à la mise en commun d’indicateurs sur la conduite de projet et
sur différentes actions récurrentes. Ce qui donnera lieu à la rédaction d’un répertoire
d’indicateurs.
Conclusion du bilan
Les ateliers ont conduit à :
la réalisation de livrables d’une part : supports des ateliers, comptes rendus,
répertoires d’indicateurs, un MCD et exemple de DCD. Par ailleurs, les répertoires
(réseaux territoriaux et régionaux) serviront de base à la rédaction des supports
de formation et également dans la phase d’implémentation des indicateurs dans
le SI.
Une redéfinition de l’expression de besoins : les indicateurs ont permis de
constater que le projet SI ne prend pas en compte tous les besoins des réseaux tel
qu’il est décliné aujourd’hui. En effet, les réseaux attendent du SI qu’il couvre
différents domaines fonctionnels en plus du parcours patient :
 Médico-économique
 RH
 Gestion de projet
 Mettre à disposition des formulaires … (cf : comptes rendus des ateliers)
Favoriser l’appropriation du projet SI par les réseaux : les ateliers ont contribué à
la mobilisation des réseaux, à développer une dynamique de groupe, à avoir une
vision élargie du SI répondant au mieux à leurs besoins. De plus, ils ont participé
à ce que les réseaux s’approprient le projet SI « élargie », d’avoir une meilleure
compréhension de celui-ci et des enjeux qui en découlent.
Mettre en pratique la mutualisation à travers les indicateurs communs, des
outils. Engager un travail collaboratif dans un cadre d’échange et de dialogue.
5
Ce qui n’a pas pu être réalisé :
La rédaction des documents de conception détaillée (DCD) n’a pas été réalisée, du fait de
la non disponibilité des données sur lesquelles elles tirent leurs sources, du modèle
conceptuel de données non finalisé, ainsi que du manque d’informations sur la
présentation des restitutions. Cependant, un exemple de DCD servant de modèle a été
rédigé pour un indicateur ARS « Signalement ».
Définir les profils et autorisation en fonction des indicateurs
Points de vigilance
Les points de vigilance se déclinent en quatre points :
1. La solution envisagée ne prend pas en compte l’ensemble des besoins en
indicateurs
2. Le projet SI de RESOMIP est un projet d’envergure pour lequel les réseaux ont
des attentes. Ils ont conscience des enjeux qu’il représente pour eux et veulent
ainsi se l’approprier.
3. L’implication des réseaux : la dynamique de groupe est impulsée, mais reste
fragile. Il faut veiller à la maintenir surtout pour les réseaux régionaux en
continuant à les impliquer dans le projet.
4. La communication : elle est très importante dans ce type de projet. un défaut
dans ce sens contribuerait à la démobilisation des réseaux.
Proposition d’actions complémentaires
Afin de répondre aux points levés ci-dessus, RESOMIP pourrait mettre en place les
actions suivantes :
Continuer à rechercher les besoins des réseaux afin être sûre de les avoir tous
pris en compte pour l’évolution du SI
Poursuivre les ateliers à un rythme régulier (1 fois par mois) sur différentes
thématiques en plus de celles relatives au SI, dans le but de consolider les acquis
et maintenir la dynamique de groupe.
Veillez à poursuivre la communication sur l’avancement du projet de façon
régulière à travers tous les canaux dédiés.
Mettre en place une évaluation des indicateurs définis lors des ateliers avec les
réseaux.
6