Transcript Atelier - Simplifier la gestion du Fonds social européen

"Simplifier la
gestion du Fonds
social européen"
Elsa Kmiecik, DG Emploi, Affaires sociales et Inclusion, unité de coordination FSE
[email protected]
1
Réduction
de la durée
de rétention
des
documents
Plus grande
flexibilité dans
l'organisation
des
programmes et
des systèmes
SIMPLIFICATION
Alignements
des règles
des Fonds
Proportionnalité
accrue
Allègement
de l'exercice
de compte
rendu
2
Financement à taux
forfaitaire
Art.67d) CPR
Options de
coûts simplifiés
Barèmes standard de
coûts unitaires
Art.67b) CPR
Montants forfaitaires
Art.67c) CPR
3
Financement à taux
forfaitaire
Art.67d) CPR
Options de
coûts simplifiés
Barèmes standard de
coûts unitaires
Art.67b) CPR
Montants forfaitaires
Art.67c) CPR
4
D’un système de coûts réels…
Coûts justifiés intégralement sur base réelle
Coûts indirects = 1 000 €
Coûts directs = 6.000 €
1. Dépenses de personnel
Personnel interne – rémunération
Pers. int. - trajet domicile/travail
Pers. int. – déplacement
Personnel externe – rémunération
Personnel externe - déplacement
2. Participants
2. Développement produit
Dépenses non amortissables
Publicité
Coûts organisationnels
Autres coûts
5.000
3.500
200
300
1.000
0
0
1 000
200
150
650
0
Frais de personnel (management)
Équipement et autres immobilisations
(amortissements)
Frais de gestion interne, comptabilité,
management
Doc. générale et publicité pour les
formations et la structure
Fourniture de bureau
Frais postaux et télécom
Taxes et assurances
Matériel mobilier (amortissement)
Biens immobiliers
Honoraires comptables (externes)
Autres coûts
350
25
120
65
110
20
150
85
0
75
0
Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 €
5
…à un taux forfaitaire pour les coûts
indirects
Coûts justifiés intégralement partiellement sur base réelle
Coûts indirects = 1 002 €
Coûts directs = 6.000 €
1. Dépenses de personnel
Personnel interne – rémunération
Pers. int. - trajet domicile/travail
Pers. int. – déplacement
Personnel externe – rémunération
Personnel externe - déplacement
2. Participants
2. Développement produit
Dépenses non amortissables
Publicité
Coûts organisationnels
Autres coûts
5.000
3.500
200
300
1.000
0
(méthode de calcul à justifier):
Coûts indirects = 16.7% des coûts directs
6.000 x 16.7% = 1.002 €
0
1 000
200
150
650
0
Total coûts : 6.000 + 1.002 = 7.002 €
6
…à un taux forfaitaire pour les coûts
indirects
Coûts justifiés intégralement partiellement sur base réelle
Coûts indirects = 1 002 €
Coûts directs = 6.000 €
1. Dépenses de personnel
Personnel interne – rémunération
Pers. int. - trajet domicile/travail
Pers. int. – déplacement
Personnel externe – rémunération
Personnel externe - déplacement
2. Participants
2. Développement produit
Dépenses non amortissables
Publicité
Coûts organisationnels
Autres coûts
5.000
3.500
200
300
1.000
0
Utilisation de l'Article 68(1) (b) CPR
Coûts indirects = jusqu'à 15% des coûts
directs de personnel sans justification
4.500 x 15 % = 675 €
0
1 000
200
150
650
0
Total coûts : 6.000 + 675 = 6.675 €
7
……à un taux forfaitaire de 40% des
dépenses directes de personnel
Coûts justifiés intégralement partiellement sur base réelle
Coûts directs de personnel = 4.500 €
1. Dépenses de personnel
Personnel interne – rémunération
Pers. int. - trajet domicile/travail
Pers. int. – déplacement
Personnel externe – rémunération
Personnel externe - déplacement
2. Participants
4.500
3.500
200
300
1.000
0
Autres coûts =
Jusqu’à 40% des dépenses directes de
personnel
4.500€ x 40% = 1.800€
0
Total coûts : 4.500 + 1.800 = 6.300 €
8
Financement à taux
forfaitaire
Art.67d) CPR
Options de coûts
simplifiés
Barèmes standard de
coûts unitaires
Art.67b) CPR
Montants forfaitaires
Art.67c) CPR
9
D’un système de coûts réels…
Coûts justifiés intégralement sur base réelle
Coûts indirects = 1 000 €
Coûts directs = 6.000 €
1. Dépenses de personnel
Personnel interne – rémunération
Pers. int. - trajet domicile/travail
Pers. int. – déplacement
Personnel externe – rémunération
Personnel externe - déplacement
2. Participants
2. Développement produit
Dépenses non amortissables
Publicité
Coûts organisationnels
Autres coûts
5.000
3.500
200
300
1.000
0
0
1 000
200
150
650
0
Frais de personnel (management)
Équipement et autres immobilisations
(amortissements)
Frais de gestion interne, comptabilité,
management
Doc. générale et publicité pour les
formations et la structure
Fourniture de bureau
Frais postaux et télécom
Taxes et assurances
Matériel mobilier (amortissement)
Biens immobiliers
Honoraires comptables (externes)
Autres coûts
350
25
120
65
110
20
150
85
0
75
0
Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 €
10
… à des barèmes standards de coûts
unitaires
Coûts justifiés intégralement sur base réelle calculée
Coût unitaire
La formation coûte 1,000€ par personne ayant finalisé le parcours
Réalisation prévue
7 personnes suivront la formation= Un total de 7 personnes auront finalisé le parcours
Montant maximum de la subvention
7 personnes x 1,000€ = 7,000€
Réalisation effective
1 participant a décroché au milieu du parcours = 6 personnes formées
Dépenses éligibles retenues
6 personnes formées x 1,000€ = 6,000€
11
Financement à taux
forfaitaire
Art.67d) CPR
Options de coûts
simplifiés
Barèmes standard de
coûts unitaires
Art.67b) CPR
Montants forfaitaires
Art.67c) CPR
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D’un système de coûts réels…
Coûts justifiés intégralement sur base réelle
Coûts indirects = 1 000 €
Coûts directs = 6.000 €
1. Dépenses de personnel
Personnel interne – rémunération
Pers. int. - trajet domicile/travail
Pers. int. – déplacement
Personnel externe – rémunération
Personnel externe - déplacement
2. Participants
2. Développement produit
Dépenses non amortissables
Publicité
Coûts organisationnels
Autres coûts
5.000
3.500
200
300
1.000
0
0
1 000
200
150
650
0
Frais de personnel (management)
Équipement et autres immobilisations
(amortissements)
Frais de gestion interne, comptabilité,
management
Doc. générale et publicité pour les
formations et la structure
Fourniture de bureau
Frais postaux et télécom
Taxes et assurances
Matériel mobilier (amortissement)
Biens immobiliers
Honoraires comptables (externes)
Autres coûts
350
25
120
65
110
20
150
85
0
75
0
Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 €
13
… à des montants forfaitaires
Coûts justifiés intégralement sur base réelle calculée
Réalisation prévue
La formation aura lieu
Montant forfaitaire
La formation devrait coûter 7,000€
Dépenses éligibles
Formation= 7,000€
Réalisation effective
(1) La formation a lieu
(2) La formation n’a pas lieu ou a lieu partiellement
Dépenses éligibles retenues
(1) La formation a lieu = 7,000 €
(2) La formation n’a pas lieu ou a lieu partiellement= 0€
Max: 100,000 EUR14
contribution publique!
Sur quoi sont fondés les coûts
simplifiés?
Sur la base d’une méthode de calcul juste, équitable et
vérifiable
Sur la base d’une méthode applicable aux politiques de
l’Union pour le même type d’opération et de bénéficiaire
Sur la base d’une méthode applicable aux subventions
100% EM pour le même type d’opération et de bénéficiaire
Sur la base des taux et des méthodes fixées par les
règlements
Sur la base d’un projet de budget (FSE, < 100.000 EUR de
soutien public)
15
Pourquoi utiliser les coûts simplifiés ?
Réalisations et
résultats
Taux d'erreur
Charge
administrative
16
La simplification du FSE ?
C'est à vous de jouer !
17
L'approche "audit" des
Coûts simplifiés
Evénement de lancement du
Programme opérationnel national FSE 2014-2020
Paris, 1er décembre 2014
Gueorgui Kostov, DG Employment, Audit FSE
[email protected]
• Les avantages de l'utilisation des coûts
simplifiés sont évidents…
Moins de
charge
administrative
Réduction des
erreurs
Contrôle et
vérification
simplifiés
Accent sur la
réalisation et
les résultats
• …mais il faut être aussi attentif aux risques
qui y sont liés!
Risques:
Montants
forfaitaires
Barèmes
standards de
coûts unitaires
Financement à
taux forfaitaire
•
Différentes interprétations de la définition des
réalisations;
•
Montants déclarés ne reflétant pas les réalisations
effectuées;
•
"Ecrémage" des participants;
•
Discrimination de certains opérateurs
• Répartition incorrecte de coûts
• Déclaration de coûts non éligibles
• Non-respect des taux fixés
Conseils:
Montants
forfaitaires
Barèmes
standards de
coûts
unitaires
• Description claire et détaillée des résultats
attendus;
• Préciser les participants ciblés;
• Prendre en considération les "facteurs externes"
pouvant influencer la réalisation/résultats de
l'opération et établir ex ante un % de variation
accepté
• Définition détaillée des coûts éligibles et
distinction claire entre coûts directs/indirects;
Financement
à taux
forfaitaire
• Vérification des coûts déclarés servant de base au
calcul du taux forfaitaire;
• Vérifier si le taux forfaitaire utilisé et les résultats
de la méthodologie de calcul appliquée sont
cohérents
Compatibilité avec les Aides d'Etat
La conformité avec les règles d'aides d'État applicables doit être
assurée.
Dans le cadre des fonds ESI le contrôle se fait au niveau de
l'autorité de gestion.
Autorité de gestion
Vérifier le respect de l'intensité maximale de l'aide et seuils de
notification en cas de présence d'aide d'Etat
 La méthodologie doit permettre d'identifier clairement les
coûts éligibles utilisés pour définir la valeur de l'option
choisie, afin de pouvoir exclure les coûts non-admissibles en
vertu des règles d'aides d'État.
Compatibilité avec les Marchés publics
Opération ou projet
100% externalisée via
marché public
Opération ou projet
en partie externalisée
via marché public
 Les Options de coûts
simplifiés de l'art.
67§1 b)-d) sont non
applicables
 Le bénéficiaire doit
garder le contrôle de
la gestion et la mise
en œuvre du projet
Approche général de l'audit
Autorité de Gestion/Organisme intermédiaire
Vérification de la méthodologie utilisée pour les Coûts
simplifiées
Piste d'audit:
Conservation du dossier complet sur la méthodologie et la
base utilisée pour définir les OCS
Approche général de l'audit
Bénéficiaire
Vérification de la correcte application de la méthodologie
Piste d'audit:
Le bénéficiaire assure une piste d'audit adéquate et conserve les
pièces justificatives pour les:
 Réalisations/résultats : si application des montants
forfaitaires ou des barèmes standard de coûts unitaires
 Coûts réels – uniquement si cette catégorie de coûts a servi
de base pour le calcul d'un taux forfaitaire
Audit des opérations
• Mise en œuvre correcte de la méthode de calcul des coûts
simplifiés
• Vérification des pièces justificatives:
- réalisations/ résultats - montants forfaitaires, barèmes
standards de coûts unitaires;
- coûts réels - si ont servi de base pour un taux forfaitaire
• Pour les montants forfaitaires, les coûts unitaires ou la
catégorie calculé par taux forfaitaire: pas d'audit des coûts
réels ni des documents financiers sous-jacents.
• Le projet doit être en conformité avec les règles UE et
nationales sur les marchés publics, les aides d'Etat, etc…
• Utilisation obligatoire des Couts simplifiés pour un soutien
public <50.000 EUR (FSE)
Audit des Plans d'Action Communs
• L'audit financier se rapporte seulement aux conditions de
paiement définies dans la Décision de la Commission:
réalisations et résultats
• Cela présuppose des systèmes fiables pour recueillir et
conserver les données et une interprétation commune des
indicateurs.
• Concernant les dépenses encourues par le bénéficiaire,
les pratiques nationales de comptabilité s'appliquent. Elles ne
sont pas soumises à l'audit de l'autorité d'audit ni de la
Commission.
Merci pour votre attention.
Des questions?