Transcript Déclarer un accueil de loisirs périscolaire et extrascolaire

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Le contrôle su
GUIDE EXPLICATIF
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site de la DDC
Déclarer un accueil de loisirs
périscolaire et extrascolaire
PRÉFET DE LA MANCHE
Direction Départementale
de la Cohésion Sociale
5 fiches outils à votre service !
d’organisation retenues pour l’accueil des mineurs, dans le cadre d’un accueil collectif de mineurs,
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ainsi que les déclarations effectuées sont propres à garantir leur sécurité.
« Toute personne organisant l’accueil en France de mineurs mentionné à l’article R. 227-1 doit en faire
Par délégation du Préfet de département, la DDCS de la Manche s’assure que les modalités
Déclarer un Accueil Collect if de Mineurs : une obligat ion
préalablement la déclaration au représentant de l’Etat dans le département.
A ce titre, elle exerce des contrôles sur sites, afin de vérifier la mise en œuvre réelle des conditions de sécurité
Ces déclarations comprennent, notamment, des informations relatives aux organisateurs, aux modalités
au service d’un projet pédagogique de qualité.
d’accueil, au public accueilli, aux personnes concourant à l’accueil, aux obligations relatives au projet éducatif,
au contrat d’assurance et aux locaux. » Article R227-2 du Code de l’Action Sociale et des Familles
Ces contrôles sont aussi des temps d’échanges et de conseils avec le directeur de l’ACM quant à l’organisation,
les intentions éducatives et les méthodes pédagogiques qui sont déclinées.
2
Tout contrôle par un agent de la DDCS donne lieu à un rapport de visite qui est adressé à l’organisateur de
l’ACM.
Déclarer un Accueil Collect if de Mineurs : une téléprocédure
Une téléprocédure (TAM) des déclarations d’Accueils Collectifs
de Mineurs (ACM) a été mise en place au niveau national
depuis 2007. Toutes les déclarations d’ACM doivent être
remplies par voie électronique à partir de l’adresse :
http://extranet.jeunesse-sports.gouv.fr/tam
Lors d’un contrôle, le directeur devra présenter les pièces suivantes :
Seuls les organisateurs
référencés à la DDCS peuvent
accéder à la télé-procédure.
Demandez votre numéro
d’organisateur (cf : fiche outil 2).
• récépissé de déclaration
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• registre nominatif des enfants
• fiches sanitaires de liaison des enfants
Déclarer un Accueil Collect if de Mineurs : des obligat ions déclarat ives
• attestations relatives aux vaccinations obligatoires des enfants et de l’équipe d’encadrement
L’organisateur d’un accueil collectif de mineurs est réputé avoir satisfait à ses obligations déclaratives après avoir
• registre d’infirmerie où est consigné tout soin donné
réalisé deux démarches : le dépôt d’une déclaration préalable et le dépôt des déclarations complémentaires
• attestation d’assurance concernant les activités organisées dans le cadre de l’ACM
pour les périodes d’ouverture de septembre 2014 à août 2015 (périscolaire et/ou extrascolaire).
• photocopie des titres ou diplômes requis
La déclaration se décompose en deux étapes :
• projet éducatif
• une déclaration préalable déposée au plus tard 2 mois avant la date d’ouverture, validée par la DDCS
• projet pédagogique
et ayant fait l’objet d’un récépissé ;
• le règlement intérieur
• une ou des déclaration(s) complémentaire(s) déposée(s) au plus tard 8 jours avant le début de l’activité
et acceptée(s) par la DDCS.
8 - Version 1 / Mai 2014 -
Pour vous aider dans vos démarches de déclaration, ce cahier vous apporte des fiches outils sur :
Création : Bleu-Nacré.com - 06 80 83 68 11
Doivent être obligatoirement affichés les numéros
d’urgence (pompiers, SAMU, centre hospitalier,
centre antipoison, permanence médicale), les
numéros verts (119 enfance maltraitée...) ainsi que
les numéros utiles (DDCS, gendarmerie, PMI...)
Mutualiser les dossiers
d’inscription adressés aux
familles, notamment pour les
attestations de vaccinations.
• FICHE OUTIL 1 : Effectuer la première déclaration préalable en tant que nouvel organisateur
• FICHE OUTIL 2 : Effectuer la déclaration initiale d’un accueil de loisirs extra-scolaire et/ou périscolaire
• FICHE OUTIL 3 : Déclarer un accueil de loisirs sur plusieurs sites (multi-sites)
• FICHE OUTIL 4 : Effectuer la déclaration complémentaire
• FICHE OUTIL 5 : Accueillir la DDCS los d’un contrôle sur site
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GUIDE EXPLICATIF - Déclarer un ACM
PRÉFET DE LA MANCHE
FICHE OUTIL
N°2
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Effectuer la dé
claration initiale
d’un accueil
de loisirs ex tra
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Effectuer la pre
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en tant que
Déclarer son premier ACM, c’est effectuer deux étapes :
1
Obtenir un code organisateur
Étape 1 : Connectez-vous au portail d’accès : http://extranet.jeunesse-sports.gouv.fr/tam
Tout nouvel organisateur doit retourner par courrier le document « déclarer un nouvel organisateur ».
Ce document vous est transmis par la DDCS sur simple demande en contactant :
Étape 2 : La page d’accueil TAM
Danielle KERHIR ([email protected]).
A la réception de ce document, la DDCS crée l’organisateur sur la téléprocédure TAM puis transmet par courrier
le numéro d’organisateur.
2
S’ident if ier sur la téléprocédure TAM :
Étape 1 : Page d’accueil TAM
Permet d’ajouter, modifier ou
supprimer les intervenants
http://extranet.jeunesse-sports.gouv.fr/tam
Cliquez ici pour une
première connexion
Saisissez les déclaration
préalables et complémentaires
Étape 2 : S’enregistrer
Saisissez votre
code organisateur
Contrôlez le visa de la DDCS
« accepté » ou « incomplet »
Vérifiez que tous
les locaux d’acueil
soient déclarés
3 PROFILS DISTINCTS D’UTILISATEURS :
• Profil « Administrateur » : a accès à tous les modules de l’application dont la possibilité
de renseigner la déclaration initiale
• Profil « Gestionnaire » : même droit que « Administrateur » mais ne peut pas ouvrir des
droits à des utilisateurs
• Profil « Directeur de Centre » : n’a accès qu’aux données de son centre. Ne peut pas
effectuer les déclarations préalables.
Étape 4 :
Recevez votre identifiant et votre mot de passe
Gestion des
utilisateurs habilités
à accéder à ATM
Étape 3 : Saisissez le déclarant
Étape 3 : A jouter un accueil sans hébergement
Transmis sur l’adresse
e-mail déclarée
Celui transmis à la DDCS
via « déclarer un nouvel
organisateur »
VOTRE IDENTIFICATION EST TERMINÉE !
Maintenant, vous pouvez effectuer la déclaration préalable puis la déclaration complémentaire
dans le respect des délais impartis.
EN RÉSUMÉ
Demandez votre numéro d’organisateur auprès de la DDCS de la Manche en transmettant le document
« Déclarer un nouvel organisateur ».
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« Accueil de loisirs » : Valeur unique
pour désigner l’accueil de loisirs
extrascolaire ou périscolaire
Cliquez ici !
Tout local qui accueille régulièrement des enfants de moins de 6 ans est
soumis à un régime d’autorisation signé par le Préfet de département.
• Cliquez sur « oui » : si vos locaux ont été déclarés et que vous disposez des
numéros d’habilitation
• Cliquez sur « non » : Si vous avez déposé un dossier d’habilitation pour vos locaux
et que celui-ci est en cours d’instruction.
• Dans les autes cas (ex : pas de dossier d’habilitation déposé) : contactez la DDCS
Contact : Arthur ROME ([email protected])
Suite page suivante >
GUIDE EXPLICATIF - Déclarer un ACM
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PRÉFET DE LA MANCHE
FICHE OUTIL
N°3
Étape 4 : Saisir la période et le nombre maximal d’enfants potentiellement accueillis (en même temps)
Effectuer la dé
claration d’un
accueil de
loisirs sur plus
ieurs sites (mu
lti-sites)
Pas plus de
300 mineurs
pour un accueil
périscolaire
IMPORTANT
Si vous organisez des loisirs éducatifs sur les temps périscolaires et extrascolaires : veillez à déposer deux
déclarations préalables pour séparer les deux temps.
Exemple :
L’accueil de loisirs périscolaire fonctionne simultanément et régulièrement sur différents sites éloignés de
quelques kilomètres. Comment déclarer cet accueil multi-sites ?
Directeur et référent de site : des rôles indispensables
BONNE DÉCLARATION
2 déclarations
Le directeur d’un accueil « multi-sites » doit pouvoir se consacrer exclusivement à ses fonctions de coordination et de
suivi des différents sites, en y assurant notamment une présence régulière. Ce responsable doit être constamment
joignable et disponible en cas de sollicitations de la part d’une équipe d’animation de l’un des sites.
MAUVAISE DÉCLARATION
Chaque site sera placé sous la responsabilité d’un animateur désigné par le directeur.
La qualification des personnes encadrant un accueil « multi-sites » reste conforme aux dispositions de l’article
R. 227-12. Les taux d’encadrement doivent être, quant à eux, respectés sur chacun des sites.
Étape 5 : Saisir le ou les locaux accueillant des mineurs
Tout local qui accueille de manière régulière des enfants de moins de 6 ans doit être déclaré auprès
Procédure pour se déclarer
de la DDCS (Art L. 2324-1 du code de la santé publique).
Étape 1 : Dans l’onglet « déclarations » de la page d’accueil TAM, vous procédez à la déclaration d’un
Afin de vous conseiller sur les conditions de sécurité relatives à l’accueil de mineurs, la DDCS vous
accueil sans hébergement
incite à déclarer les locaux qui accueillent les mineurs de 6 ans et plus.
Étape 2 : Vous saisissez la période d’ouverture, les effectifs prévisionnels, puis cliquez sur
« sélectionner un nouveau local »
Si le local n’est pas encore habilité, vous renseignez
Pour que la déclaration soit acceptée, les locaux
Étape 3 : Vous sélectionnez le site d’accueil avec son numéro de local. Procédez autant de fois que
l’adresse postale du local.
doivent être déclarés avec leur numéro.
nécessaire. Exemple :
La DDCS enregistre la déclaration comme
Exemple :
« incomplète » tant que le local n’a pas été habilité.
Exemple :
Numéro du local
Tout local doit avoir un
numéro de déclaration
Veillez à respecter les
capacités d’accueil pour les
moins de 6 ans
Étape 4 : Lors de la déclaration complémentaire, vous devez :
• renseigner un seul directeur des multi-sites, responsable de l’accueil ;
• préciser les adjoints qui occupent la fonction de référent sur chacun des sites et indiquez dans la partie
« observations » leur lieu d’exercice ;
• déclarer tous les animateurs présents sur les différents sites.
EN RÉSUMÉ
Par sa déclaration, l’organisateur de l’ACM s’engage à ce que :
• le taux d’encadrement et les normes d’encadrement soient respectés ;
• le nombre d’enfants accueillis soit au maximum égal à 300 ;
• les locaux d’accueil des enfants soient déclarés et que la capacité d’accueil soit respectée ;
• les temps d’accueil extrascolaire et périscolaire ne figurent pas sur la même déclaration.
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La déclaration complémentaire doit être effectuée par l’organisateur de l’ACM au plus tard 8 jours
avant le début de l’accueil.
Cette déclaration complémentaire permet à la DDCS de vérifier le respect des normes et des taux
d’encadrement, le bulletin n° 2 du casier judiciaire de chaque intervenant ainsi que de valider les stages
pratiques BAFA.
Le défaut de déclaration peut également avoir des incidences pour l’attribution des aides financières
publiques.
Le code de l’action sociale et des familles prévoit, dans son article L.133-6, un régime d’incapacité à exercer au sein
des ACM, notamment en cas de condamnation pour crime ou pour certains délits ayant donné lieu à au moins deux
mois d’emprisonnement ferme.
Les organisateurs d’ACM ont accès au bulletin n°2 du casier judiciaire des personnes qu’ils recrutent via les services
déconcentrés du ministère chargé de la jeunesse. La procédure de consultation des bulletins n°2 est automatisée
de façon à en déclencher automatiquement la demande pour chaque intervenant sélectionné dans l’équipe
d’encadrement d’un accueil.
Afin d’assurer au mieux votre rôle de protection des mineurs, il est impératif d’être particulièrement vigilant
lors de la saisie de l’identité des personnes intervenants au sein des accueils que vous organisez.
Étape 2 : renseigner la fiche complémentaire
La fiche complémentaire comprend :
• la sélection du local et la saisie des effectifs maximum,
• l’état civil du déclarant et les coordonnées de la personne à prévenir
en cas d’urgence ; l’état civil, la fonction et le diplômes des intervenants.
Il est de votre responsabilité en tant qu’employeur de vérifier la moralité des personnes que vous recrutez.
COMMENT DÉCLARER LE PERSONNEL ?
Les six rubriques suivantes doivent être renseignées Case « PEDT » : ne peut être cochée
que par la DDCS si un PEDT a été
signé par le préfet et le DASEN
Indiquez les dates
précises d’intervention
d’un animateur
Vous devez contrôler le visa « accepté » ou
« incomplet » de votre fiche complémentaire
avant le début de l’activité déclarée. Le motif
du visa « incomplet » est indiqué dans la case
« observations » ».
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lémentaire
Étape 3 : Les règles de saisie pour déclarer le personnel
Étape 1 : à partir de la fiche déclaration
Sur la fiche de la déclaration préalable, dans le tableau des périodes se trouve une colonne « Fiche Compl. ».
Les lettres « FC » sont vertes ou rouges :
si « FC » est rouge : la fiche complémentaire n’a pas été renseignée par l’organisateur de l’ACM ;
si « FC » est vert : la fiche complémentaire a été renseignée par l’organisateur ;
si « FC* » est vert avec une étoile rouge : le ratio Effectifs/Intervenants n’est pas règlementaire.
Respectez les règles de
saisie pour déclarer le
personnel.
(s u it e )
•
•
•
•
Vérifiez l’exactitude des renseignements au
vu de la carte d’identité ou d’un extrait de
naissance.
1/ NOM. Le nom de naissance doit être
obligatoirement renseigné :
Saisir en majuscule, sans mettre d’espace avant la
première lettre du nom ;
Vérifier qu’aucun caractère « parasite » n’a été saisi (en
dehors du tiret et de l’espace qui peuvent être utilisés
pour les noms composés, et de l’apostrophe dans le
corps du nom).
3/ Date de naissance
Format JJ/MM/AAAA
2/PRENOM. Premier prénom de l’état-civil, obligatoire
pour les personnes nées en France :
Saisir en majuscule, sans mettre d’espace avant la
première lettre du nom ;
Vérifier qu’aucun caractère « parasite » n’a été saisi (en
dehors du tiret et de l’espace qui peuvent être utilisés
pour les noms composés, et de l’apostrophe dans le
corps du nom).
6/ Commune de naissance
Le choix du département détermine la sélection de la
liste des communes correspondantes. Ne pas oublier
de saisir la commune de naissance.
4/ Pays de naissance Sélectionner France ou étranger
5/ Département de naissance
Ne pas oublier de sélectionner le département correct
EN RÉSUMÉ
Veillez à effectuer votre déclaration complémentaire au plus tard 8 jours avant le début de l’accueil
Demandez une pièce d’identité pour chaque intervenant
Veillez à renseigner les coordonnées de l’organisateur
Vérifiez le visa « incomplet » ou « validé » porté par la DDCS
GUIDE EXPLICATIF - Déclarer un ACM
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PRÉFET DE LA MANCHE