Projet CITYLIGHTS : lancement des commissions de travail avec les instances représentatives du personnel

VENDREDI 18 JUILLET 2014

Projet de procès-verbal

Etaient présents :

Michel BOUCHET – Représentant syndical (Pages Jaunes SA Ile-de-France/Grand Ouest) Sophie BOURG – Responsable communication du pôle annonces Annick BONGIORNO – Représentante syndicale (Pages Jaunes SA Ile-de-France/Grand Ouest) Koné DASSO – Membre du CHSCT (Mappy) Laëtitia DE PERETTI – Représentante syndicale (Pages Jaunes SA Grand Ouest) Christian FELTIN - Architecte (AOS Studley) Sandrine GIRAUD – Directeur des relations sociales (Pages Jaunes SA) Mathieu GIRAULT Alain GUEDON – Membre du CHSCT (Pages Jaunes SA Sèvres) Daniel GUILLIER – Membre du CHSCT (Pages Jaunes SA Sèvres) Kevin HARING – Horyzon Média Grégory JANVIER – Membre des CE et CHSCT (Horyzon Média) Michel JARIEL – Directeur Immobilier Groupe Kouamba KOUANVIH – Membre du CHSCT (Mappy) Isabelle LASCOMBE – Chargée du projet City Lights Gérard LENEPVEU – Directeur de la Marque et de la Publicité Didier MICHEL – Représentant syndical (Pages Jaunes SA Grand Ouest) Lionel PAYEN – Préventeur (Pages Jaunes SA) Delphine PENALVA – Directrice de la communication Groupe Diane QUERENET – Directeur SIRH, Administration du Personnel Laurie ROUBAS – Cabinet Silamir Mariam SENEGA – Membre du CHSCT (Pages Jaunes SA Sèvres)

O RDRE DU JOUR

Comité de coordination Solocal Group I.

II.

III.

IV.

Objectifs et fonctionnement des Commissions ......................................................................................3

Thèmes de travail et calendrier ..............................................................................................................3

Intervention de M. Christian Feltin, Architecte en charge de Citylights chez AOS Studley ....................6

Articulation des commissions .................................................................................................................7

Sèvres, le 18 juillet 2014 2

Comité de coordination Solocal Group

La séance est ouverte à 9 heures 35.

Diane QUERENET présente l’ordre du jour de la réunion.

I.

Objectifs et fonctionnement des Commissions

1.

Objectifs

Diane QUERENET indique que les commissions, au nombre de trois, ont pour objectif :  d’élaborer un état des lieux des modes et environnement de travail de travail, de communication et des moyens de déplacement utilisés sur les sites actuels ;  de faire émerger des idées sur les moyens qu’il conviendrait de mettre en place pour favoriser l’amélioration de ces différents modes ;  de lancer un travail collaboratif qui permette : o à la Direction de mieux connaître et prendre en compte les attentes des salariés représentés par leurs instances ; o aux Représentants du Personnel de mieux appréhender les possibilités et les contraintes techniques, immobilières et légales ainsi que les choix qui devront être effectués en partenariat avec General Electric afin d’émettre des propositions qui puissent être prises en compte. La Direction fournira des documents et informations de nature à alimenter les débats et sur lesquels les Représentants du Personnel pourront travailler en amont de chaque Commission. De plus, des visites de Citylights seront prévues ce jour et ultérieurement lors des séances de travail. Michel JARIEL souhaite connaître le nombre de personnes qui visiteront le site dans l’après-midi. Il constate que 15 participants seront présents.

2.

Fonctionnement

Diane QUERENET explique que chaque Commission constituera u n lieu d’échanges et de débats sur les différents thèmes liés au projet. De plus, elle permettra à la Direction et aux élus de se faire assister par des experts. Enfin, elle d onnera l’opportunité d’identifier collectivement des possibilités réalistes et opérationnelles pour favoriser la mise en œuvre du projet. Ainsi, la Commission n’est ni un lieu de débats d’experts ni une instance de négociation. Les travaux menés par chaque Commission constitueront une base de réflexion permettant d’orienter la Direction dans les choix stratégiques relatifs au projet.

II.

Thèmes de travail et calendrier

1.

Les thèmes de travail

Diane QUERENET présente les thèmes de travail relatifs aux Commissions. La Commission n°1 « Mobilité, Plan de Déplacement Entreprise et accès au site » aura pour objet :  d’élaborer un état des lieux des modes de déplacement actuels et des impacts du projet sur les temps et les modes de trajet ; Sèvres, le 18 juillet 2014 3

Comité de coordination Solocal Group  de proposer des mesures de facilitation d’accès au site ;  de rédiger un plan de déplacement d’entreprise (PDE). La Commission n°2 « Ergonomie et aménagement des nouveaux espaces de travail et des espaces communs » aura pour missions :  de définir le périmètre de la Commission ;  de réaliser un état des lieux des aménagements au sein des différents sites actuels ;  de proposer des idées d’aménagement aptes à améliorer les conditions de travail et l’environnement global de tous. De plus, des visites de Citylights, de sites et de showroom mobilier seront prévues. Les travaux de la Commission n°3 « Communication interne, signalétique et sécurité » - la sécurité étant l’objet d’une sous-commission distincte – porteront sur :  la marque ;  le design de l’aménagement (codes visuels, animation et participation des collaborateurs) ;  la communicatio n interne et l’accompagnement des salariés dans l’organisation de leur déménagement. La sous-commission sécurité sera réunie au cours de trois séances consacrées :  à l’accès physique au site et aux parkings ;  aux badges et aux moyens automatiques par identifications ;  à la sûreté et aux moyens de mesure.

2.

Le calendrier

Diane QUERENET indique que chaque Commission tiendra sept séances dont le calendrier est établi. La première commission sera pilotée par Diane Querenet. Elle se déroulera comme suit :  3 septembre : objectifs et démarche, présentation d’un PDE, définition du « diagnostic déplacement » ;  26 septembre : « diagnostic déplacement », intervention de l’expert, mesures potentielles à mettre en place ;  17 octobre : listes et chiffrage des mesures potentielles, première estimation des impacts CO 2 et énergie ;  7 novembre : bilan chiffré et énergétique des mesures identifiées, première rédaction de la partie « diagnostic déplacement et plan d’action » du PDE ;  28 novembre : réunion sur Citylights, finalisation du « Diagnostic déplacement et plan d’action » du PDE ;  1 er décembre : rédaction des recommandations finales ;  12 décembre : synthèse et r etour d’expérience. Sèvres, le 18 juillet 2014 4

Comité de coordination Solocal Group Kouamba KOUANVIH fait remarquer que la date du 27 septembre correspond à un samedi. Di ane QUERENET précise qu’il s’agit en réalité du 26 septembre. Sandrine GIRAUD rappelle que l’objectif des commissions consiste à alimenter la seconde information consultation sur le proje t de déménagement, qui s’engagera au début du mois de février. Quant au déménagement, il aura lieu au mois d’avril 2016. Michel JARIEL i ndique qu’il animera la deuxième commission. En premier lieu, des visites de sites et de fournisseurs de mobilier seront prévues. Puis, à partir de 26 septembre, le travail s’organisera autour de thèmes tels que :  les nouveaux modes de travail (digitalisation, mode projet…) ;  les besoins d’aménagement pour les différents métiers (avantages et inconvénients) ;  les outils de communication interne (affichages, écrans…) ;  l’ambiance sonore ;  les aménagements des espaces communs (salles de réunion, espaces de pause et détente, cafétérias…)  l’intégration des produits Solocal dans le bâtiment ;  les besoins et les possibilités en termes de mobilier. Enfin, les recommandations devront être rédigées à partir du 1 er décembre. La dernière séance sera consacrée à la synthèse et au retour d’expérience. Delphine PENALVA fait savoir qu’elle animera la troisième commission. Elle ajoute avoir souhaité la présence d’un collaborateur issue d’une filiale, en la personne de Sophie Bourg. Quatre thèmes ont été identifiés :  l ’information ;  la marque ;  l e design de l’aménagement ;  l ’événementiel. Concernant l’information, il s’agira de répondre aux questions que se posent et se poseront les collaborateurs. Par ailleurs, le déménagement incarne la nouvelle histoire du Groupe, qui devra se refléter dans des modes de communication spécifiques. De même, il sera primordial de réfléchir à une communication ciblée sur les partenaires externes (clients, fournisseurs, etc.). S’agissant des thèmes relatifs à la marque et au design de l’aménagement, Gérard LENEPVEU indique qu’un travail sera à effectuer sur les codes et l’identité graphique des espaces. Ces thématiques seront à réfléchir avec la commission n°2. Le graphisme et le design devront refléter l’identité digitale et les valeurs du Groupe. Par ailleurs, la signalétique sera abordée. De plus, un travail autour des outils de communication permettra de définir les espaces comme des lieux d’information. Il sera également pertinent de réfléchir au nommage des salles pour définir des univers de représentation et faire passer un certain nombre de messages. Enfin, un travail sera mené sur l’animation qu’il conviendra de mettre en place pour associer les salariés au choix de leur nouvel univers de vie professionnelle. Sèvres, le 18 juillet 2014 5

Comité de coordination Solocal Group Delphine PENALVA indique que le volet événementiel consistera à accompagner les salariés dans l’organisation de leur déménagement par la mise en place d’événements festifs (

cleaning day

…), à favoriser l’appropriation des nouveaux locaux par toutes les équipes et à communiquer sur l’installation officielle par l’organisation, par exemple, d’une journée interne et/ou d’une inauguration. Lionel PAYEN fait savoir qu’il coanimera avec Michel Jariel la Commission 3 bis « Focus sur la sûreté des personnes au sein du site Citylights ». La séance du 13 octobre sera consacrée à l’accessibilité et à l’entrée dans le bâtiment tandis que la séance du 7 novembre se focalisera sur les alertes et les évacuations. La dernière séance consistera à établir la liste des recommandations. Alain GUEDON souhaite savoir à quel titre intervient le cabinet Silamir. Sandrine GIRAUD précise que le cabinet Silamir accompagne la Direction afin de l’aider à structurer la consultation avec les IRP.

III.

Intervention de M. Christian Feltin, Architecte en charge de Citylights chez AOS Studley

Christian FELTIN rappelle que le site sera partagé avec General Electric. Il est constitué de trois pôles (City 1, City 2 et City 3) reliés par une plate-forme centrale . Citylights se situe au cœur du quartier du pont de Sèvres. Il est desservi par de nombreux transports en commun et axes routiers. De plus, Citylights se caractérise par une démarche environnementale ambitieuse et certifiée. Le site se compose de bâtiments géométriques constitués en « pétales ». Des prestations communes sont proposées telles que des services de restauration, une salle de sport, des salles de réunion, etc. Les aspects de logistique et de fonctionnement seront à réfléchir lors des Commissions. Le niveau Parvis dispose d’une dépose VIP et d’un accès PMR. Le niveau Forum Haut constitue l’espace central unifiant les trois tours. A ce niveau se trouvent de nombreux espaces de restauration ainsi que des commerces. L a partie Agora est couverte d’ensembles paysagers. Concernant City 2, un quatrième pétale est en construction. Un pan d’un pétale peut contenir 30 à 35 salariés. Au total, 66 000 mètres carrés sont dédiés aux espaces tertiaires. Une terrasse végétalisée se situe au niveau 11. Elle pourra se transformer en zone événementielle. Les perspectives intérieures sont volontairement neutres. Elles seront à personnaliser à l’identité du Groupe. Michel JARIEL ajoute que, contrairement aux espaces privatifs, aucun aménagement ne sera possible au sein des espaces partagés avec General Electric. Christian FELTIN précise que la présentation venant d’être projetée n’a aucune valeur contractuelle. De plus, les détails et les informations complémentaires seront communiqués ultérieurement. Laëtitia DE PERETTI souhaite savoir si le document présenté pourra être remis aux participants. Christian FELTIN répond par l’affirmative. Sèvres, le 18 juillet 2014 6

Comité de coordination Solocal Group Mathieu GIRAULT s’enquiert du nombre de mètres carrés par pétale Christian FELTIN indique qu’il oscille entre 1 700 et 1 300 mètres carrés par plateau. L’ensemble des détails chiffrés sera communiqué. Michel JARIEL rappelle que les principaux objectifs du projet consistent à rassembler les équipes en un m ême lieu, dans lequel elles pourront s’épanouir. Dans ce contexte, les commissions auront pour rôle de

designer

l’espace en fonction des besoins futurs de l’Entreprise tout en prenant en compte les contraintes environnementales du site et des espaces partagés. A cet égard, il sera primordial de négocier au mieux les contrats. Par ailleur s, emménager dans un IGH s’accompagne de certaines contraintes au niveau de l’organisation, des espaces et des matériaux. Michel JARIEL souligne que Citylights est un vrai projet d’entreprise au bénéfice des salariés. Il s’agira d’en faire un succès. Christian FELTIN ajoute que le projet devra donner lieu à une réflexion en termes de prospective. Il sera nécessaire d’imaginer les besoins de demain et d’éviter de dupliquer l’existant. Daniel GUILLIER demande si la norme x 35-102 servira de référence. Michel JARIEL répond que tel ne sera pas nécessairement le cas. En effet, l’espace de travail est avant tout défini par un besoin et non par une norme ou par le Code du travail. Daniel GUILLIER estime que le projet pourrait enfin être l’occasion de se conformer à cette norme. Christian FELTIN indique que la norme suppose une standardisation qui peut s’avérer inadaptée aux besoins de l’Entreprise.

IV.

Articulation des commissions

1.

Articulation des commissions avec les autres groupes de travail

Diane QUERENET indique que des groupes de salariés travaillent en parallèle des Commissions sur des thèmes similaires afin de lister les attentes et les idées potentielles des collaborateurs. Annick BONGIORNO groupes. s’enquiert des critères de sélection des salariés faisant partie de ces Diane QUERENET précise que tous les groupes ne son t pas encore définis et qu’aucun critère de sélection n’a été déterminé, hormis pour le groupe « Digital Natives », qui s’est déjà réuni. Trois groupes d’expression se sont également réunis dernièrement. Un groupe était constitué de managers, les deux autres de collaborateurs. Enfin, trois groupes de collaborateurs restent à définir. Un compte rendu des réunions de chaque groupe sera rédigé pour alimenter la réflexion des Commissions. Les groupes de collaborateurs travailleront sur les thèmes suivants :  RSE ;  travail à distance et télétravail ;  p rofils d’activité et modes de travail ;  s implification de l’environnement et travail collaboratif ; Sèvres, le 18 juillet 2014 7

Comité de coordination Solocal Group  affichage et communication dans les différents espaces. Ces thématiques ne sont pas figées mais pourront être amenées à évoluer. De plus, pour assurer une continuité, les animateurs des Commissions piloteront les groupes de collaborateurs. En revanche, le groupe « Digital natives » ainsi que les groupes d’expression seront pris en charge par AOS. Didier MICHEL souhaite connaître les membres de chaque Commission. Sandrine GIRAUD précise que la Commission n°1 sera composée de Laëtitia de Peretti et de Kevin Haring. Les autres participants sont encore à définir. La commission n°2 sera constituée de Koné Dasso, Mathieu Girault et de Michel Bouchet. Les autres participants restent à déterminer. La commission n°3 sera composée de Didier Michel, Kouamba Kouanvih et de Grégory Janvier. Les autres participants restent à définir. Michel JARIEL fait savoir qu’un espace aménagé en configuration réelle sera mis en place par BNP au mois de septembre. Daniel GUILLIER estime que pour attirer les nouveaux talents, les conditions de travail doivent être attractives. Christian FELTIN rappelle que les IGH sont extrêmement normés. Kouamba KOUANVIH locaux. s’enquiert de la date d’arrivée de General Electric dans les nouveaux Michel JARIEL indique que GE emménage six mois avant le Groupe. Christian FELTIN précise que les références doivent être transposées par rapport aux réalités et aux contraintes du bâtiment. Michel JARIEL maintient que l’ergonomie du bâtiment suppose des aménagements spécifiques et contraints. Par ailleurs, l’espace de travail est conditionné par les espaces associés (espaces de détente, de circulation, etc.). Christian FELTIN ajoute que les salariés, au cours d’une journée de travail, seront amenés à se répartir sur différents espaces (coins détente, coins canapés, etc.). Le ratio par personne prendra également en compte le cumul des pourcentages des espaces mutualisés. Daniel GUILLIER rappelle que certaines règles d’ergonomie doivent être respectées. Michel JARIEL indique que les jeunes talents ont une certaine vision de l’ergonomie. Daniel GUILLIER précise qu’une bonne ergonomie participe de la bonne santé du salarié.

La séance est levée à 11 heures 15.

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