Transcript Physique statistique

PROCEDURE
PRQ42001
QUALITE
MAÎTRISE DES DOCUMENTS
AGENCE NATIONALE DE L'AvIATION
PROCEDURE
MAITRISE DES DOCUMENTS
Ré!.
PRQ42001
Index
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CIVILE
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PROCEDURE QUALITE
PRQ42001
1.
MAÎTRISE DES DOCUMENTS
OBJET
La présente procédure définit les règles pour assurer la maîtrise de tous les documents (internes et externes) requis
pour le système de management de la qualité de l'ANAC.
Elle annule et remplace la procédure SQ-PRO-001-A-10GESTIONDE LA DOCUMENTATION du 23 mars 2010
2.
CHAMP D'APPLICATION
La présente procédure s'applique à l'ensemble des documents qualité de l'ANAC : Manuel Qualité, fiche d'identité de
processus, procédures, cartes de travail, enregistrements ... etc., ainsi que les documents d'origine externe.
3.
DOCUMENTS
DE RÉFÉRENCE
Norme ISO 9001-2008
ET SUPPORTS
: 4.2.3
«Maîtrise des Documents»
Norme ISO 9000-2005.
3.1. FORMULAIRES
4.
-
FRM42001 « Fiche de Diffusion des Documents»
-
FRM42002 « Liste des Documents Internes»
-
FRM42003-« Fiche de proposition
-
FRM42004
DÉFINITIONS
DÉFINITIONS
•
Document:
Un document
•
de diffusion
& ABRÉVIATIONS
4.1.
formes:
« Fiche
Enregistrement:
Un enregistrement
valider et/ou
des documents
»
Qualité»
:
est un support
papier, support
de documents
qui contient
numérique,
et véhicule des données et qui peut être
photographie
d'une action ou d'un événement.
les données relatives à cette action ou à cet événement
revue ... ), quelle que soit la forme (papier, support informatique
•
Système de Management
Système permettant
•
Processus(PRP):
Ensemble d'activités
•
•
•
corrélées ou interactives
qui transforment
les tâches permettant
des éléments
le bon déroulement
dans le but de vérifier méthodiquement
d'entrée
en éléments de sortie.
une règle écrite d'organisation
qui décrit
les
d'une activité.
les étapes nécessaires d'une procédure
pour qu'elle se
de sécurité.
Manuel de Management de la Qualité (MMQ):
Document décrivant le SMQ de l'ANAC et son fonctionnement
Traçabilité :
Aptitude
de
compte rendu,
ou check-list (LV ou CKL):
déroule avec le maximum
•
1/permet de conserver,
(visa, vérification,
de la Qualité (S M Q) :
d'établir une politique et des objectifs qualité et de les atteindre.
Carte de travail (CT) :
Manière détaillée décrivant
Document construit
•
différentes
.. .).
Procédure (PRQ) :
Manière spécifiée d'accomplir une activité ou un processus. C'est
démarches à entreprendre pour obtenir un résultat fixé.
Liste de vérification
sous
...
est la preuve de l'accomplissement
de protéger
présenté
à retracer l'historique
de la mise en œuvre
global.
ou l'emplacement
de ce qui est examiné.
4.2.ABRÉVIATIONS:
RQ : Responsable Qualité
5.
RESPONSABILITES
Le Responsable Qualité est responsable de la vérification de l'application et de la mise à jour de la présente procédure.
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DISPOSITIONS APPLICABLES
6.1. STRUCTURE DOCUMENTAIRE
MANUEL
QUALITE
PROCESSUS
PROCEDURES
CARTES DE TRAVAIL
-INSTRUCTIONS
- FORMULAIRES
ENREGISTREMENTS
- CHECK-LIST
- RAPPORTS
6.2. MAÎTRISE DES DOCUMENTS EXTERNES
Les documents d'origine externe et requis pour le Système Management de la Qualité, listés ci-dessous, sont
enregistrés comme suit:
Nature du document externe
Responsable de l'enregistrement
Annexes de l'CACI
Cellule qualité
Documents de l'CACI
Cellule qualité
Documents émanant des organismes d'état (lois, ordonnances, décrets,
Direction des affaires juridiques
arrêtés, etc.)
Documentation,
émanant de l'industrie aéronautique
aériens, fournisseurs
de services de navigation
(exploitants
aérienne,
Direction concernée
gestionnaires
d'aéroport, etc ...).
La Documentation
6.2.1.
émanant des fournisseurs
Direction administrative et financière
IDENTIFICATION
Les documents d'origine externe sont identifiés par type, intitulé et version.
6.2.2.DIFFUSION
Après réception par la Cellule Qualité les directeurs correspondants en définissent les destinataires puis les
diffusent selon le document de référence avec le FRM42001 « Fiche de Diffusion des Documents», une copie du
FRM42001est transmise à la Cellule Qualité.
Les documents diffusés uniquement pour consultation (exemple: Journal officiel ... etc.) sont classé au niveau
du secrétariat de la Direction générale.
6.2.1.
ENREGISTREMENTS
Les documents externes sont listés par le RQdans le logiciel de gestion de la qualité QUALlBCX, rubri
à la bibliothèque de l'ANAC pour tout ce qui concerne la documentation de l'
« Document - GED»et
Le RQ est le responsable de l'élimination des versions périmées.
6.2.2.MISE
À JOUR
Une fois par an ces documents sont contrôlés par le responsable qualité pour s'assurer de sa validation ou de son
actualisation.
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QUALITE
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6.3. MAÎTRISE
DES DOCUMENTS INTERNES
Les documents
internes
(les documents
(RAG), sont les documents
Internes».
administratifs
établis et gérés par chaque direction.
Une copie du FRM42002 est transmise
Les documents
relatifs à l'organisation,
les Règlements
aéronautiques
gabonais
Ils sont listés dans le FRM42002 «Liste des Documents
à la Cellule Qualité:
du SMQ sont listés par le RQ dans le logiciel de gestion de la qualité QUALIBOX,
rubrique
« Document-
GED».
6.4. ÉLABORATION
6.4.1.
DES DOCUMENTS
(RÉDACTION,
DOCUMENT NIVEAU 1 : MANUEL
La rédaction
VÉRIFICATION
QUALITÉ
du Manuel de Management
de la Qualité est confiée à la Cellule Qualité.
-La VÉRIFICATION du contenu (exactitude,
-Le MMo,
6.4.2.DoCUMENT
ET APPROBATION)
complet, réalisable) est assurée par le RQ
est revu en Revue de direction
et APPROUVÉ par le Directeur général.
NIVEAUX 2 ET 3 : PROCESSUS ET PROCÉDURES
-Le DÉCLENCHEMENT de la rédaction
des processus, procédures est assuré par le RQ suite à un audit, une
nouvelle exigence ou à un besoin.
-La RÉDACTION de ces documents
avec le directeur
est confiée à toute personne compétente
concerné.
- La VÉRIFICATION du contenu
(exact, exhaustif,
en œuvre et APPROUVÉ par le Directeur
6.4.3.DoCUMENT
désignée par le RQ en concertation
réalisable)
NIVEAU 4 ET 5: LES DOCUMENTS OPÉRATIONNELS
-Les documents
opérationnels
-Les documents
nécessaires à la formation,
est assurée par le Directeur
général après visa du Responsable
concerné
par sa mise
Qualité.
ET LES ENREGISTREMENTS
nécessaires: Cartes de travail, instructions,
à l'exploitation,
listes de vérification,
etc ....
etc ...
-Les documents d'enregistrement
nécessaires à la démonstration d'obtention de la qualité requise: listes de
vérification renseignées, comptes rendus de Revues de Direction, rapports d'audits, rapports d'inspections,
etc ...
Toute personne
proposition
peut suggérer
de documents
la création
d'un document
», si la suggestion
avec le RQ désigne alors la personne
La gestion des enregistrements
des Enregistrements»
est retenue
en remplissant
par le Directeur
le formulaire
concerné.
FRM42003-«
Fiche de
Ce dernier, en concertation
ou le groupe qui va rédiger le document.
(conservation
jarchivage)
est spécifiée dans la procédure
PRQ42002«
Maîtrise
6.5. RÉDACTION/VÉRIFICATION
La RÉDACTION DU CONTENU des procédures
Directeur
l'activité
de la structure
concernée
concernée,
et aux exigences
ou des documents
opérationnels
est en premier
lieu du ressort du
qui s'assure de la COHÉRENCE et de la CONFORMITÉ des données par rapport
internes
et externes.
Par ailleurs la VÉRIFICATION DE LA FORME est du ressort du Responsable
Qualité.
Celui-ci veille à :
La cohérence du document
La conformité
du document
La forme du document
Le vérificateur
exigences
des documents
Qualité.
par rapport aux normes, ainsi qu'à la Politique Qualité de l'ANAC.
par rapport aux règles définies dans la présente procédure.
d'un document
particulières
avec l'ensemble
modifié
doit avoir la même fonction
que le vérificateur
du document
à sa création
sauf
du RQ.
La remise en service d'un document supprimé, avec ou sans modification,
nécessite une nouvelle vérification. Le
vérificateur du document remis en service doit avoir la même fonction que le vérificateur du document à sa création
sauf exigences
particulières
du RQ.
6.6. ApPROBATION
L'APPROBATION
CONSISTE EN UNE AUTORISATION
D'UTILISATION
DU DOCUMENT
Agence Nationale de l'Aviation Civile
à
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Tout document qualité, une fois vérifié par le RQ, est présenté au Directeur général pour approbation. Ce dernier
vérifie la cohérence de son contenu par rapport aux objectifs escomptés.
Une fois que le document est approuvé, le Directeur général appose la date et sa signature sur le cartouche inférieur
de la page de garde.
Les documents rédigés par la Cellule Qualité sont vérifiés par le RQ et approuvés par le Directeur général.
L'original du document est conservé dans un classeur par le Responsable Qualité.
L'application d'une procédure devient effective dès l'approbation du document, confirmée par son identification dans
le contenu des listes de diffusion FRM42004 « Fiche de diffusion des documents Qualité».
Les enregistrements des procédures et des documents opérationnels, se font conformément à la procédure
PRQ42002 « Maîtrise des enregistrements »,
6.7.
DIFFUSION DES DOCUMENTS
LERESPONSABLE
QUALITÉ
ESTRESPONSABLE
DELA DIFFUSION
DUDOCUMENT.
Il est interdit de diffuser un document sans son
autorisation. Cette autorisation est matérialisée par son visa sur le cartouche
La diffusion d'un exemplaire, papier ou électronique, d'un document existant sous forme électronique est réalisée à
partir de l'exemplaire vérifié et approuvé du document électronique (sauf l'exemplaire papier du responsable qualité
réalisé précédemment pour la vérification et l'approbation du document).
Le RQ gère la transition entre l'ancien et le nouveau document.
Le RQ détermine les destinataires de la diffusion du document.
Les personnes chargées par le RQ de la diffusion du document s'assurent que les précautions nécessaires à sa
préservation sont prises.
Les personnes chargées par le RQ de l'élimination des exemplaires périmés s'assurent de leur destruction
6.8.ARCHIVAGE,
DIFFUSION & DESTRUCTION:
Le RQ conserve l'originale de tous les documents relatifs au Système Management de la Qualité pour une durée
d'archivage déterminée selon la procédure PRQ42003 « Archivage »,
Il récupère les versions périmées des structures et les détruit par déchiquetage mécanique.
L'ensemble des documents et la dernière version est disponible sur le serveur ou sur QUALIBOX par type de
documents et par domaine.
Un exemplaire de tous les documents périmés à la version N-1est archivé sous forme informatique par le responsable
qualité
pour permettre
6.8.1.
DIFFUSION
de retrouver
un historique
de chaque document.
& DESTRUCTION:
Après l'approbation par le responsable qualité de la modification ou de la création d'un document, ce dernier est mis
en ligne sur le serveur en lecture seule. Il est donc accessible à l'ensemble du personnel. Un message d'avertissement
est envoyé sur la messagerie de l'ensemble du personnel pour l'avertir. Chaque personne est responsable de la
destruction de l'ensemble des documents périmés en sa possession, l'édition de ces derniers étant sous sa
responsabilité.
6.9. IDENTIFICATION
DES DOCUMENTS:
L'identification des Règlements aéronautiques gabonais (RAG) est définie par la directive RAG-D-GENo01-AProcédure
pour l'élaboration des éléments indicatifs en matière d'aviation civile.
6.9.1.CODE
Le responsable qualité attribue au document un code de la forme AAAXXYYV.
Les 3 lettres AAA précisent la nature du document:
-
MMQ pour le « Manuel de Management de la qualité
»,
PRPpour les processus qualité,
PRQpour les procédures qualité,
ERQpour les enregistrements qualité,
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FRM pour les formulaires qualité.
Les 2 chiffres XX représentent le numéro du chapitre et du sous-chapitre
ISO 9001 - 2008 correspondant au document.
(0
si pas de sous-chapitre) du référentiel
Les 3 chiffres YYY représentent le premier numéro libre dans l'ordre croissant en commençant par
001.
Le code d'un document supprimé ne peut être réutilisé sauf pour une remise en service du document, avec ou
sans modification.
6.9.2.1NDICE
L'indice d'un document à sa création est
L'indice passe de
01
à
02
01.
lors de la première modification du document puis 03,
...
La remise en service d'un document, avec ou sans modification, nécessite un changement d'indice.
6.9.3. ÉCRITURE
Le code s'écrit en majuscule sans séparation entre les groupes de caractères (exemple: PRQ42001).
On peut écrire le code et l'indice sous une forme abrégée en réunissant le code, le caractère
seul groupe (exemple: PRQ42001.01).
«, »
et l'indice en un
6.9.4.DATE
La date d'approbation d'un document modifié est la date d'approbation de la modification.
La date d'approbation d'un document remis en service, avec ou sans modification, est la date de remise en service
du document.
6.10.
STRUCTURE DES DOCUMENTS
La structure des RAGest décrite dans le règlement RAG 0 : Généralités
Tous
6.10.1.
LES DOCUMENTS
•••••• C'
LA NATURE
i;(-<
~
DU DOCUMENT
LE NOM DU DOCUMENT
Date
Ré!.
Version
Page
PRQ52002
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Sur l'entête de toutes les pages figurent:
,/
Le logo de l'AN AC.
,/
La nature du document (ex: Manuel de management de la Qualité, Procédure, Instruction, etc. .. )
,/
Le nom du document
,/
La référence du document (codification)
,/
La version (numéroté de
,/
La date de la version
,/
Le numéro de page (lin pages)
01
à nn)
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Version
PRQ42001
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Date
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Sur ce pied de page figurent:
Un tableau de l'état des révisions:
./
L'indice de révision
./
La nature de la révision: Création, modification ... etc.
./
Date d'application:
date d'application de la procédure
Un tableau de validation:
Où sont mentionnés le rédacteur, le vérificateur et l'approbateur du document avec leur nom, fonction, visa et
la date.
7.1.1.LES
PROCÉDURES
Le contenu d'une procédure est structuré de la manière suivante:
1.
But:
Définir les objectifs à atteindre par la procédure.
2.
Domaine d'application:
Définir les limites d'application de la procédure (où, quand et pourquoi).
3. Documents
de référence
et supports:
Citer les normes et les documents internes qui régissent la procédure.
Citer les supports (formulaires, liste de vérification, ... ) requis par la procédure.
4. Définitions et abréviations:
Définir précisément les termes spécifiques utilisés dans les procédures ainsi que les abréviations
employées.
5. Responsabilité:
Chaque responsable de structure veille à l'application des documents relatifs au Système Management
de la Qualité, ainsi qu'à leur mise à jour.
6. Dispositions applicables:
Il s'agit d'identifier le qui fait quoi, comment, où, quand et pourquoi les activités sont réalisées.
Le rédacteur définit les moyens et enregistrements à utiliser, ainsi que les résultats à obtenir.
Le contenu d'une procédure peut être: un texte ou un texte accompagné d'un logigramme, ou un
logigramme uniquement.
7.1.2.LES
PROCESSUS
La fiche d'identité du processus, généré par QUALIBOX se présente de la manière suivante:
Agence Nationale
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Civile
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PROCEDURE QUALITE
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Date
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FICHE D'IDENTITE DU PROCESSUS
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FICHE D'IDENTITE DU PROCESSUS
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Agence Nationale de l'Aviation Civile
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le logigramme
du processus: Schématisation du processus par un diagramme.
Voici comment Concevoir un logigramme :
CONVENTION POUR lE~lOGIGRAMME
Exprim é en term es d'événem ent déclenchant
l'application de la procédure
Exprimé en terme d'action: Elaborer,
planifier, fabriquer, analyser
Action
Non
Exprimé sous forme d'interrogation;
alternatives:
Oui/Non
rédiger,
deux
Action 2
Oui
Triangle tête en bas: pour une entrée dans
une procédure en venant d'une autre procédure
Triangle tête en haut: sortie vers une autre procédure
Action 1
FIN
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